Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng MỤC LỤC PHẦN I 6 LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 7 1.1. Những vấn đề chung về văn phòng 7 1.1.1. Khái niệm 7 1.1.2 Chức năng của Văn phòng 7 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 8 1.2. Những vấn đề về CNTT 11 1.2.1. Khái niệm 11 1.2.2. Một số khái niệm liên quan đến tin học 12 1.3. Tác động và ý nghĩa của CNTT đối với công tác văn phòng 16 1.3.1. Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin 16 1.3.2. Trong công tác soạn thảo văn bản 16 1.3.3. Trong công tác lưu trữ 17 1.3.4. Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo 17 PHẦN II 18 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG CỤC AN TOÀN LAO ĐỘNG 18 2.1. Khái quát về Cục an toàn lao động 18 2.1.1 Quá trình thành lập và phát triển của Cục An toàn lao động 18 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Cục An toàn lao động 19 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Cục An toàn lao động 21 2.1.4. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Cục An toàn lao động 23 2.2. Tổ chức bộ máy của Văn phòng Cục An toàn – Lao động 27 2.2.1. Chức năng 27 2.2.2 Nhiệm vụ 28 2.4. Cơ cấu tổ chức của bộ máy của Văn phòng Cục An toàn - Lao động 28 2.3. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 2010 và phương hướng nhiệm vụ công tác 2011 của Cục An toàn lao động 31 2.3.1. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 2010 của Cục An toàn lao động 31 2.3.2 Một vài đánh giá về hoạt động của Văn phòng tại Cục An toàn lao động.37 2.4. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Cục An toàn lao động 38 2.4.1. Trang thiết bị kỹ thuật thông tin 38 2.4.2. Tổ chức công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng 40 2.4.3. Hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 40 2.4.3. Công tác lập kế hoạch, tham mưu 43 2.4.4. Thực trạng về đội ngũ cán bộ trong Văn phòng Cục 45 2.5. Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Cục An toàn lao động 46 2.5.1. Ưu điểm: 46 2.5.2. Hạn chế: 46 2.5.3. Nguyên nhân: 47 PHẦN III 49 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC AN TOÀN LAO ĐỘNG 49 3.1. Những phương hướng chung nhằm tăng cường hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Cục An toàn lao động 49 3.1.1. Tập trung chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách thủ tục hành chính nhà nước 49 3.1.2. Ứng dụng CNTT phục vụ việc thực hiện Chính phủ điện tử 50 3.1.3. Ứng dụng CNTT tăng cường hiệu quả hiệu lực của Cục nói chung và của Văn phòng nói riêng 50 3.1.4. Thực hiện Luật cán bộ công chức 50 3.2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Cục An toàn lao động 51 3.2.2. Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin 55 3.2.3. Xây dựng các phần mềm ứng dụng 57 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………… 60 LỜI ĐẦU Đất nước ta đang từng bước chuyển mình cùng với sự chuyển mình của nền kinh tế thế giới. Đặc biệt sau khi ra nhập tổ chức thương mại WTO thì nền kinh tế nước ta ngày càng có những bước tiến rõ nét hơn. Có được những kết quả như vậy là nhờ Đảng, Nhà nước ta xác định xây dựng nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, trong đó Đảng và Nhà nước ta đặc biệt coi trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào phát triển kinh tế đất nước Như vậy ta đã biết được cuộc cách mạng công nghiệp đã chuyển nền kinh tế nước ta từ nền kinh tế công nghiệp lạc hậu sang nền kinh tế tri thức với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin. Từ việc sử dụng phương tiện liên lạc chỉ bằng điện tín, điện thoại thì giờ đây các phương tiện khác như: vô tuyến điện tử, tin học, viễn thông, internet đang ngày càng chiếm ưu thế và trở thành một phương tiện không thể thiếu đối với nhu cầu của mọi tầng lớp nhân dân đặc biệt là đối với doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế - xã hội. Có những kết quả trên là nhờ vào chính sách mở cửa, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế của Đảng, Nhà nước ta.Góp phần vào đó có sự đóng không nhỏ của các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp trong đó bộ phận văn phòng giữ vị trí quan trọng. Ngoài việc ham mưu cho lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn,văn phòng là mắt xích quan trọng, là cánh tay đắc lực,là trái tim khối óc cho người lãnh đạo, là cầu nối giữa các bộ phận trong cơ quan và giữa cơ quan với nhau.Vì vậy công tác văn phòng được quan tâm đổi mới cho phù hợp với yêu cầu của công việc cũng như vị trí, vai trò của nó qua mọi thời đại. Với mong ước được trao đổi thêm thức và ứng dụng những kiến thức đã học trên giảng đường đại học vào thực tế, em đã chọn thực tập tại văn phòng của Cục An toàn lao động thuộc Bộ Lao động – Thương binh xã hội. Qua bước đầu tìm hiểu sự hướng dẫn chỉ đạo của Khoa kinh tế - Quản trị kinh doanh, các thầy cô giáo cùng với phương pháp quan sát và thu nhập thông tin em đã từng bước tiếp cận với thực tế và có được những đánh giá hiểu biết sơ bộ về hoạt động của cơ quan nói chung cũng như của văn phòng nói riêng. Qua đây em nhận thấy hoạt động của văn phòng cần được quan tâm nhiều hơn nữa trong đó công việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũng cần phải được thực hiện thật tốt sao cho phù hợp với xu hướng phát triển chung của thế giới và phù hợp với việc cải cách nền kinh tế nước ta. Do vậy thời gian có hạn em chỉ tập trung nghiên cứu vào việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại cơ quan Cục. Qua đây em cũng xin đưa ra đề tài:”Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng tại Cục An toàn lao động” Báo cáo chuyên đề của em gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Chương II: Thực trạng ứng dụng CNTT tại văn phòng Cục An toàn lao động. Chương III: Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Cục An toàn lao động Báo cáo chuyên đề của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu xót, hạn chế. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn các thầy trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, giảng viên hướng dẫn, cô chú lãnh đạo và nhân viên trong Cục An toàn lao động để tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thiện báo cáo chuyên đề này. PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Những vấn đề chung về văn phòng 1.1.1. Khái niệm Hiện nay văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan tổ chức.Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng: - Theo nghĩa rộng văn phòng là bộ máy, bộ phận giúp việc cho cơ quan,lãnh đạo cơ quan, để chỉ đạo, điều hành công việc do cơ quan đặt ra. - Theo nghĩa hẹp văn phòng là bộ phận của cơ quan để quản lý công tác công văn giấy tờ và công việc hành chính – quản trị của cơ quan Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu nhập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan, tổ chức đó. 1.1.2 Chức năng của Văn phòng 1.1.2.1.Chức năng tham mưu: Đây được coi là một trong các chức năng chính của văn phòng.Bộ phận văn phòng cần phải phối hợp với các bộ phận trong cơ quan tham vấn,có ý kiến đối với các vấn đề mà lãnh đạo đưa ra nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả.Ta đã biết quyết định là một quyết sách có ảnh hưởng đến sự sống còn hay sự tồn tại của một cơ quan, tổ chức, một doanh nghiệp. Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yêu tố chủ quan( thuộc về yếu tố quản lý) bởi vậy muốn ra quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý,của người trợ giúp.Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc đế đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án, phán quyết kịp thời và đúng đắn. Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho lãnh đạo, quản lý công tác của văn phòng 1.1.2.2 Chức năng tổng hợp: kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo, quản lý.Qúa trình thu nhập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan đơn vị( lợi thế của thông tin).Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn phòng cho kịp với phát triển của thời đại. 1.1.2.3 Chức năng hậu cần hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…Những cái đó thuộc về công việc hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng Trên cơ sở chức năng chung, cơ bản của mình văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ chính 1.1.3.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Mọi tổ chức ra đời và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân thủ những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện duy trì hoạt động. Nhưng ở mỗi cơ quan, tổ chức khác nhau thì có điều kiện, cơ sở vật chất cũng như tính chất công việc khác nhau nên mỗi tổ chức đều phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Các công việc như: xây dựng hội thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. 1.1.3.2. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các cơ quan, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển. Chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10 – 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 3 năm,1 năm, quý, tháng, tuần, ngày, cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể, kế hoạch của 1 đơn vị kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, tài chính Mỗi loại kế hoạch trên đều được giao cho một bộ phận chuyên trách và xây dựng chỉ đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động thì phải biến các khâu nối, các kế hoạch trên trở thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ cùng nhau hoạt động. 1.1.3.3. Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yêu cầu tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường ,những thông tin chỉ đạo: thông tin phản hồi, thông tin thực thể, thông tin dự báo, Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự thu nhập xử lý thông tin được mà cần phải có những người trợ giúp trong lĩnh vực này gọi đó là văn phòng.Văn phòng được coi là “ cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. 1.1.3.4. Trợ giúp về văn bản Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội phải tuân theo các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quan trọng liên quan tới hoạt động kinh tế - xã hội của đơn vị, tổ chức như hợp động kinh tế, hợp đồng dân sự. 1.1.3.5. Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại hoạt động đều phải có các yếu tố vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn với môi trường, đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của các tổ chức tới mục tiêu kinh tế - xã hội. Các yếu tố vật chất, kỹ thuật, tài chính mà các cơ quan cần hoạt động gồm có:nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận truyền và truyền tin, các công cụ truyền tin, các công cụ lao động, các phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục. 1.3.6.Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây.Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống.Tuy nhưng cũng nhận thấy tính thống nhất đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra của công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc. 1.1.3.7. Duy trì hoạt động thường xuyên của văn phòng Khác với hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực [...]... khác 1.2 Những vấn đề về CNTT 1.2.1 Khái niệm Công nghệ thông tin bao gồm tất cả các hoạt động và các công nghệ chứa đựng các nội dung xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử, từ việc thu nhập lưu trữ, tìm kiếm truyền dẫn đến sử dụng thông tin trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và đời sống con người Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện công cụ kỹ thuật hiện... công tác thông báo và Điểm hỏi đáp về Hàng rào kỹ thuật trong thương mại của Bộ, quản lý cơ sở dữ liệu thông tin và trang web về TBT của Bộ (5) Phòng thông tin, tuyên truyền, huấn luyện - Nghiên cứu, xây dựng chương trình Cục + Chương trình, kế hoạch dài hạn và hàng năm, dự án, đề án về thông tin, tuyên truyền, huấn luyện an toàn lao động, bảo hộ lao động + Các văn bản quy phạm pháp luật về thông tin, ... nghĩa của CNTT đối với công tác văn phòng Trước đây do CNTT chưa phát triển, mọi công việc phải sử dụng sức lao động của con người là chính Vì thế đôi khi công việc không được thực hiện theo đúng tiến độ Hiện nay cùng với sự phát triển của CNTT thì các hoạt động trong công tác văn phòng cũng có những thay đổi đáng kể 1.3.1 Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin Trước đây, mọi thông tin đều được thu thập... ngân sách cho các mặt công tác của Cục - Tổ chức phối hợp công tác các đơn vị công tác trong Cục, quản lý và thực hiện công tác hành chính, quản trị - Thực hiện công tác tài chính trong triển khai chương trình, đề tài, dự án của Cục - Tổ chức phối hợp công tác giữa các đơn vị của Cục trong công tác Bộ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đối với các tổ chức phi Chính phủ hoạt động về an toàn lao động,bảo... độ tin học: + Văn phòng B: 6 người + Văn phòng: 3 người - Trình độ quản lý Nhà nước + Chuyên viên chính:1 người - Trình độ chính trị + Sơ cấp: 1 người 2.3 Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 2010 và phương hướng nhiệm vụ công tác 2011 của Cục An toàn lao động 2.3.1 Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 2010 của Cục An toàn lao động 2.3.1.1 Thực hiện chức năng quản lý nhà nước a Công tác xây dựng văn. .. Công tác Thông tin tuyên truyền, quản lý nhà nước về huấn luyện Công tác thông tin, tuyên truyền được đẩy mạnh và đa dạng hóa, đặc biệt đã là hệ thống truyền thông đại chúng Các cơ quan quản lý và các tổ chức liên quan đã phối hợp Tổ chức thành công Tuần lễ quốc gia về An toàn - Vệ sinh lao động và Phòng chống cháy nổ lần thứ 12 tại Thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên Phối hợp với các cơ quan thông. .. mặt công tác của Cục - Tổ chức phối hợp công tác giữa các đơn vị trong Cục, quản lý và thực hiện công tác hành chính, quản trị - Thực hiện công tác tài chính trong triển khai các chương trình, đề tài, dự án của Cục - Tổ chức phối hợp các đơn vị của Cục trong công tác giúp Bộ thực hiện chức năng quản lý của nhà nước đối với tổ chức phi Chính phủ hoạt động về an toàn lao động, bảo hộ lao động - Quản lý. .. trữ trên thì các thông tin quan trọng được lưu trữ trong máy tính, trong các tệp tài liệu đã được mã hóa Như vậy các thông tin luôn được bảo quản một cách tốt nhất, đảm bảo tính bí mật của thông tin 1.3.4 Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo Mọi thông tin về thời gian, địa điểm họp luôn được thông báo một cách cụ thể thông qua các phương tiện như: máy fax, máy in, máy điện thoại, tin nhắn Nhờ đó... thông nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội Công nghệ thông tin là một khái niệm bao hàm các khoa học, công nghiệp, phương tiện và máy móc nhằm thực hiện các quy trình thông tin trên cơ sở tích hợp của ba lĩnh vực: công nghiệp điện tử, tin học và viễn thông Công nghệ. .. truyền huấn luyện về an toàn lao động, bảo hộ lao động + Chương trình Quốc gia về bảo hộ lao động, an toàn lao động,vệ sinh lao động,Tuần lễ quốc gia về an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng cháy nổ và triển khai thực hiện phân công của Cục - Tổ chức công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến,giáo dục pháp luật về an toàn lao động, bảo hộ lao động theo phân công của Cục - Quản lý công tác huấn luyện . Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng MỤC LỤC PHẦN I 6 LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 7 1.1. Những vấn đề chung về văn. ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Cục An toàn lao động 38 2.4.1. Trang thiết bị kỹ thuật thông tin 38 2.4.2. Tổ chức công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng. cáo chuyên đề này. PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Những vấn đề chung về văn phòng 1.1.1. Khái niệm Hiện nay văn phòng là một bộ phận không