Nghi thức giao tiếp trong kinh doanh

Lời nói đầu 1 I. Nghi thức chào hỏi 2 1. Thứ tự chào hỏi 2 2. Các cách chào: 3 a. Chào bằng cử chỉ: 3 b. Chào bằng lời 3 3. Chú ý về tư thế khi chào hỏi 4 II. Nghi thức giới thiệu 5 1. Tự giới thiệu bản thân 5 a. Giới thiệu trước đám đông 5 b. Giới thiệu khi phỏng vấn 5 c. Tự giới thiệu bản thân qua điện thoại 6 2. Giới thiệu người này với người khác 6 a. Thứ tự giới thiệu 6 b. Ngôn ngữ hình thể: 7 3. Khi được người khác giới thiệu 7 III. Nghi thức bắt tay 8 1. Các trường hợp nên bắt tay: 8 2. Ai nên chủ động bắt tay trước ? 9 IV. Nghi thức danh thiếp 11 1. Cách trao danh thiếp 12 a) Các bước để đưa danh thiếp 12 b) Đưa danh thiếp đúng người, đúng tình huống 13 c) Hình thức danh thiếp 14 2. Cách nhận danh thiếp 14 3. Xử trí những trục trặc khi trao đổi danh thiếp 15 V. Kết luận 16 Lời nói đầu Giao tiếp luôn là cầu nối để gắn kết các mối quan hệ, đặc biệt là trong kinh doanh. Ngày nay, giao tiếp và các nghi thức giao tiếp cơ bản trong kinh doanh đã trở thành một phần không thể thiếu làm nên thành công của cá nhân và tổ chức, tạo ra thương hiệu và đẳng cấp không chỉ cho doanh nhân mà cả giới nhân viên. Bởi vì, chúng ta đang sống trong một thế giới mà mỗi cá nhân và tổ chức đều quan tâm đến ý thức cũng như thương hiệu. Bước vào môi trường kinh doanh, mỗi chúng ta có thể bắt gặp những nghi thức xã giao đầy tính thuyết phục và đi vào lòng người của một đối tác, đồng nghiệp hay cấp trên, cấp dưới,…Tại sao họ làm được điều đó? Để có một nền tảng kiến thức vững chắc và các kĩ năng nhằm trả lời cho câu hỏi trên, nhóm chúng em đã thực hiện tiểu luận với chủ đề “Nghi thức giao tiếp trong kinh doanh” dưới sự hướng dẫn của cô Nguyễn Lê Xuân Phương – giảng viên bộ môn Giao tiếp kinh doanh trường Đại học Kinh tế TP. HCM. Trong quá trình chuẩn bị không thể tránh khỏi sai sót, chúng em rất mong nhận được sự ủng hộ và đóng góp ý kiến của cô cùng các bạn. Xin chân thành cảm ơn TP. Hồ Chí Minh, ngày 15 thánh 4 năm 2014 Nhóm sinh viên …………….…………….   NGHI THỨC GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH I. Nghi thức chào hỏi Chào hỏi là nghi thức cơ bản và được sử dụng phổ biến nhất trong các nghi thức giao tiếp. Chào hỏi giúp chúng ta bắt đầu quá trình giao tiếp, rút ngắn khoảng cách với đối tác giao tiếp, thu hút sự chú ý và tạo bầu không khí cho cả quá trình giao tiếp. 1. Thứ tự chào hỏi Theo lễ nghi thì đàn ông chào đàn bà trước, người nhỏ tuổi chào người lớn tuổi hơn, nhân viên chào sếp, … Tuy nhiên, trong từng hoàn cảnh cụ thể và mối quan hệ giữa những người tham gia quá trình giao tiếp, người bắt đầu chào trước có thể là người cấp dưới hay nam giới. Ví dụ: Trong công sở: không có quy định phụ nữ phải chào sếp là người cùng tuổi hay trẻ hơn trước. Trong đám đông, sếp cần phải chào nữ nhân viên của mình trước. Khi một người trẻ hơn bạn hoặc giữ chức vụ thấp hơn bạn trong đám đông với một phụ nữ hoặc nhiều phụ nữ thì người phải chào trước nhất thiết phải là bạn. Khi trong phòng làm việc có đám đông tụ họp, thì người vào sau nhất thiết phải chào những người có mặt. Khách đến, khi mọi người đã ngồi hết cả vào bàn rồi, trước tiên phải chào phụ nữ, sau đó mới chào đến đàn ông. Nếu có người thân với mình cũng ngồi ở đó thì càng thân thiết càng chào sau cùng. Thứ tự ưu tiên chào: • Nhân viên chào cấp trên trước, khi được chào, cấp trên chào lại. • Đồng nghiệp cùng cấp: người ít tuổi chào người nhiều tuổi trước. Việc tuân theo những nghi lễ chào hỏi sẽ tránh cho bạn những sự hiểu lầm trong gặp gỡ hàng ngày. Đồng thời thể hiện sự tôn trọng, mong muốn thiết lập, củng cố, phát triển và duy trì mối quan hệ với người khác. 2. Các cách chào: a. Chào bằng cử chỉ: Nếu là đàn ông, có đội mũ, khi chào cần giơ mũ lên khỏi đầu, làm một vòng nhỏ gần ngang mặt, không thấp hơn, bằng cánh tay phải. Nếu bạn đang đi với một phụ nữ hoặc đang xách một vật nặng phải giơ mũ bằng tay kia (tay trái). Không được giữ mũ lâu trên tay, phải đội mũ lên ngay khi người kia đi qua. Khi người đàn ông không đội gì trên đầu chỉ cần cúi đầu chào. Nếu bạn chào người bên kia đường thì phải cúi đầu đủ để người kia nhìn thấy. Không nên cúi chào ở khoảng cách xa quá hơn ba mươi bước. Tránh gọi to qua đường để chào. Bạn vào nhà, hay cơ quan công sở, bạn phải bỏ mũ ra, bằng cử chỉ này, bạn chứng tỏ cho chủ nhà biết rằng bạn tôn trọng họ. b. Chào bằng lời Khi chào hỏi bằng lời, quan trọng nhất là chào đúng đại từ nhân xưng. Trong giao tiếp trước hết phải hiểu tính chất của mối quan hệ giữa những người giao tiếp với nhau, từ đó mới có thể xưng hô đúng, tức là tự xưng mình và gọi người giao tiếp với mình như thế nào, nói cách khác có được câu chào chuẩn mực và kèm theo là hành vi cư xử đúng đắn. Đại từ nhân xưng của Việt Nam rất phức tạp: anh, chị, cô, chú, ông, bà, bác, con, em, tôi, ngài, … Hệ thống xưng hô này có các đặc điểm : • Có tính chất thân mật hóa (trong tình cảm), coi mọi người trong cộng đồng như bà con họ hàng trong một gia đình. • Có tính chất xã hội hóa, cộng đồng hóa cao – trong hệ thống từ xưng hô này, không có cái “tôi” chung chung. Quan hệ xưng hô phụ thuộc vào tuổi tác, địa vị xã hội, thời gian, không gian giao tiếp – chú khi ni, mi khi khác. Cùng là hai người, nhưng cách xưng hô có khi đồng thời tổng hợp được hai quan hệ khác nhau : Chú – con, bác – con, bác – em, anh tôi,… • Thể hiện tính tôn ti kĩ lưỡng: người Việt Nam xưng và hô theo nguyên tắc xưng khiêm hô tôn (gọi mình thì khiêm nhường, còn gọi đối tượng giao tiếp thì tôn kính). Cùng một cặp giao tiếp, nhưng có khi cả hai đều cùng xưng hô là em và đều cùng xưng là em và đều gọi nhau là chị. Thông dụng nhất trong giao tiếp xã giao, người ta thường tự xưng là Tôi, gọi đối tác là Anh, Chị hoặc Ông, Bà có kèm chức danh (nếu có), ví dụ như: Thưa giáo sư, thưa bác sỹ, thưa sếp, thưa trưởng phòng, thưa giám đốc,… 3. Chú ý về tư thế khi chào hỏi  Dáng đứng: đứng thẳng, hai chân trụ rộng bằng vai (độ rộng của chân có thể nhỏ hơn đối với người nữ) hoặc đứng bước một chân về trước, 80% cơ thể đặt vào chân trước (chân tựa ở phía sau không nên quá dài, càng ngắn thì dáng đứng càng vững).  Tay: nên để hai tay úp vào nhau và để phía trước bụng  Mắt: phải nhìn vào đối tượng giao tiếp, khuôn mặt phải thể hiện sự tôn trọng, vui vẻ nhưng không quá đà và thể hiện được sự chân thành trong ánh mắt, nét mặt. (Khi người được chào đang bận giao tiếp với người khác, có thể chỉ cần cười hoặc gật đầu thể hiện sự nhận biết đối tượng.) II. Nghi thức giới thiệu 1. Tự giới thiệu bản thân a. Giới thiệu trước đám đông Nguyên tắc khi nói trước đám đông là bạn phải biết mình nói gì . Những thông tin cơ bản bắt buộc phải có: họ tên, chức vụ, công việc, vấn đề phải trình bày. b. Giới thiệu khi phỏng vấn Khi bạn bắt đầu giới thiệu về bản thân, cũng là lúc nhà tuyển dụng chuẩn bị cho các câu hỏi tiếp dựa trên phần trả lời của bạn. Bởi vậy, chuẩn bị cho một câu trả lời thông minh sẽ là giải pháp hiệu quả giúp bạn chủ động hơn trong cuộc phỏng vấn. Nhà tuyển dụng muốn nghe gì ở bạn?  Một phần giới thiệu ngắn gọn về quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc.  Những điểm mạnh của bản thân có liên quan đến vị trí công việc mà bạn đang phỏng vấn.  Thành quả bạn đã đạt được trong công việc trước đó, và sự hiểu biết của bạn về những nhiệm vụ bạn sẽ phải làm ở vị trí công việc sắp tới, cùng với bản ghi nhận thành tích cá nhân.