Đang tải... (xem toàn văn)
Phân tích và đánh giá các rủi ro hoạt động mua hàng và thanh toán của Công ty TNHH ống théo Hòa Phát . Khái quát hoạt động mua hàng và thanh toán Lưu đồ quá trình mua hàng và thanh toán Công ty TNHH ống thép Hòa Phát: Lập Yêu cầu mua hàng Các phòng ban khi có nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, tài sản, nguyên vật liệu sẽ hoạch định các thông tin những mặt hàng như mã hàng, số lượng, ngày cần... làm yêu cầu gửi cho phòng mua hàng để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, các phiếu yêu cầu này do trưởng phòng hay người có trách nhiệm đã duyệt. Mỗi mặt hàng, dịch vụ sẽ có yêu cầu, tiêu chuẩn khác nhau. Công ty sẽ cần xác định các yêu cầu đối với đơn đặt hàng cụ thể tránh mua nhầm hàng hóa, dịch vụ không cần thiết. Ví dụ: xưởng cơ khí H của công ty cần mua 1 số NVL thì cần làm rõ là mua bao nhiêu cái, chủng loại gì, chiều cao, kích cỡ bao nhiêu, các yêu cầu khác như thế nào… và cũng cần làm rõ về giới hạn ngân sách chi cho hàng hóa, dịch vụ. Điều này sẽ giúp nhân viên mua hàng đánh giá và lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu đơn hàng. Khi có “Yêu cầu mua hàng”, phòng mua hàng tiến hành phân công cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá các mặt hàng. Lập Đề nghị báo giá Từ “Yêu cầu mua hàng”, Phòng mua hàng tiến hành lập “Đề nghị báo giá” hoặc “Thư hỏi giá” gửi các nhà cung cấp truyền thống hoặc các nhà cung cấp mới, đã tìm kiếm được theo các điều kiện các phòng ban đã yêu cầu.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN - - BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: KIỂM TỐN NỘI BỘ Đề tài Phân tích đánh giá rủi ro hoạt động mua hàng tốn cơng ty cổ phần thép Hịa Phát Trình bày thủ tục kiểm tốn hoạt động kiểm toán nội hoạt động mua hàng toán Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hà Hà Nội – 2022 MỤC LỤC PHẦN PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ CÁC RỦI RO HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG VÀ THANH TỐN (Cơng ty CP thép Hịa Phát) 1.1 Khái quát hoạt động mua hàng toán 1.2 Phân tích đánh giá rủi ro 1.2.1 Mục tiêu kiểm soát 1.2.2 Các rủi ro thường gặp quy trình mua hàng, tốn chế kiểm soát tương ứng 1.2.3 Một số thủ tục kiểm soát khác………………………………………………………… PHẦN THỦ TỤC KIỂM TOÁN TRONG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 2.1.Mơ hình đầu vào – đầu 2.2.Tính kinh tế ……………………………………………………………………………… 2.3 Tính hiệu 2.4.Tài liệu tham khảo KẾT LUẬN LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế mở hội nhập với kinh tế giới, nước ta nay, thành phần doanh nghiệp ngày đa dạng hơn, phong phú Đặc biệt, vài năm trở lại đây, số lượng doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực thương mại hàng hóa tăng với mức độ đáng kể Các doanh nghiệp muốn khẳng định vị mình, muốn hoạt động có hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao, điều tất yếu doanh nghiệp phải nắm bắt quản lý tốt q trình lưu thơng hàng hóa doanh nghiệp từ khâu mua tới khâu bán Hàng hóa khâu chủ chốt đơn vị sản xuất kinh doanh, đơn vị thương mại, đặc biệt kinh tế mở việc đẩy mạnh tốc độ mua bán hàng hóa việc sống cịn tất đơn vị, cá nhân ngồi doanh nghiệp Có thể nói hoạt động mua hàng tốn đóng vai trị quan trọng q trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Nhận thức tầm quan trọng hoạt động mua hàng toán, với kiến thức học ghế nhà trường, qua trình tìm hiểu hoạt động mau hàng tốn giúp nhóm chúng em có nhiều điều kiện tiếp cận thực tế, vận dụng kiến thức học để hiểu rõ thêm kiến thức thực tiễn cơng tác mua hàng tốn Do đó, nhóm chúng e phân tích đề tài: “Phân tích đánh giá rủi ro hoạt động mua hàng tốn Trình bày thủ tục kiểm toán hoạt động kiểm toán nội hoạt động mua hàng toán” Phần 1: Phân tích đánh giá rủi ro hoạt động mua hàng tốn Cơng ty TNHH ống théo Hịa Phát Cơng ty TNHH ống thép Hịa Phát Cơng ty TNHH ống thép Hòa Phát thành viên Cơng ty Hồ Phát, bao gồm ống thép Hịa Phát, nội thất Hòa Phát, máy xây dựng Hòa Phát… Ngành nghề kinh doanh Cơng ty ống thép Hịa Phát sản xuất loại sản phẩm thép ống Phân tích đánh giá rủi ro hoạt động mua hàng toán 1.1 Khái quát hoạt động mua hàng tốn Lưu đồ q trình mua hàng tốn Cơng ty TNHH ống thép Hịa Phát: Lập Yêu cầu mua hàng Các phòng ban có nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, tài sản, nguyên vật liệu hoạch định thông tin mặt hàng mã hàng, số lượng, ngày cần làm yêu cầu gửi cho phòng mua hàng để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, phiếu yêu cầu trưởng phòng hay người có trách nhiệm duyệt Mỗi mặt hàng, dịch vụ có yêu cầu, tiêu chuẩn khác Công ty cần xác định yêu cầu đơn đặt hàng cụ thể tránh mua nhầm hàng hóa, dịch vụ khơng cần thiết Ví dụ: xưởng khí H cơng ty cần mua số NVL cần làm rõ mua cái, chủng loại gì, chiều cao, kích cỡ bao nhiêu, yêu cầu khác nào… cần làm rõ giới hạn ngân sách chi cho hàng hóa, dịch vụ Điều giúp nhân viên mua hàng đánh giá lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu đơn hàng Khi có “Yêu cầu mua hàng”, phịng mua hàng tiến hành phân cơng cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá mặt hàng Lập Đề nghị báo giá Từ “Yêu cầu mua hàng”, Phòng mua hàng tiến hành lập “Đề nghị báo giá” “Thư hỏi giá” gửi nhà cung cấp truyền thống nhà cung cấp mới, tìm kiếm theo điều kiện phịng ban u cầu Thơng thường cơng ty xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ Trường hợp chưa tìm nhà cung cấp ưng ý phịng mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp qua tìm kiếm trực tuyến; tham dự triển lãm thương mại liên hệ trao đổi qua điện thoại Theo dõi “Báo giá NCC” - Nhận báo giá từ nhà cung cấp Những báo giá NCC BLĐ xét duyệt dựa thông tin sau: + So sánh báo giá, điều kiện mua hàng loại mặt hàng nhà cung cấp không giống + So sánh báo giá với báo giá cũ cho sản phẩm nhà phân phối không giống - Đánh giá nhà cung cấp có khả đáp ứng tốt tiêu chí điều kiện xây dựng Ví dụ: Báo giá từ nhà cung cấp Cơng ty CP Công nghiệp Thương mại LIDOVIT - Lựa chọn nhà cung cấp cuối Sau tìm thấy số nhà cung cấp, doanh nghiệp sử dụng nhiều tiêu chí khác để đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn đối tượng phù hợp với doanh nghiệp Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp tiềm cho doanh nghiệp kể đến mức độ uy tín, thời gian hoạt động thị trường, khả đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ - Căn vào báo giá yêu cầu phê duyệt, Phòng Mua hàng tiến hành lập theo dõi “Hợp đồng/Đơn đặt hàng mua” Tùy theo đặc thù doanh nghiệp, tính chất mua bán mà lập Đơn hàng hay Hợp đồng mua chứng từ xác nhận Khi chọn nhà cung cấp Công ty CP Công nghiệp Thương mại LIDOVIT, phòng mua hàng tiến hành lập Đơn đặt hàng, ghi chép thơng tin báo giá, điều khoản chi trả, lịch chuyển hàng gửi đơn đặt mua hợp đồng cho đơn vị cung cấp, làm ký kết đơn bán hàng hai bên - Chuyển “Hợp đồng/ đơn bán mua” cho phịng ban liên quan theo dõi: Kế tốn chi trả, theo dõi cơng nợ, phịng ban kho theo dõi trình nhập hàng kho Lập “Đề nghị nhập hàng” “Đề nghị kiểm hàng” Để xếp cho khâu nhập hàng theo lịch, phòng mua hàng lập “Đề nghị nhập hàng” “Đề nghị kiểm hàng” gởi phận liên quan theo dõi làm - Nhập kho - Khi hàng vận chuyển đến kho, thơng tin Hợp đồng/ đơn hàng hóa mua (số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách…) thực để phòng ban Kho kiểm tra mặt hàng khơng đạt chuẩn mực góp ý cho Phòng mua hàng Phòng mua hàng tiếp nhận làm bước trả lại NCC Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn tiến hành nhập kho – Khi hàng nhập kho, phòng ban kho nhập số lượng, phòng mua hàng bổ sung thơng tin giá Thanh tốn - Căn vào điều khoản hợp đồng, giấy tờ biên liên quan, phòng mua hàng lập hồ sơ chi trả - Phịng Kế tốn tiếp nhận, rà sốt lại, hợp lệ tiến hành tốn cho nhà phân phối cịn khơng phản hồi lại phòng Mua hàng bổ sung/ chỉnh sửa 1.2 Phân tích đánh giá rủi ro hoạt động mua hàng toán 1.2.1 Mục tiêu kiểm soát Mục tiêu kiểm soát hoạt động mua hàng - Mục tiêu phát sinh quyền kiểm soát: + Kiểm soát vật tư chặt chẽ từ khâu mua Từ đó, giảm thiểu độ lãng phí vật tư, giảm thiểu chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn cấu sản xuất công ty +Kiểm tra việc thực mua vật tư chi nhánh Đảm bảo việc mua hàng nhu cầu cấp phê duyệt: Phòng quản lý chất lượng đưa yêu cầu chất lượng: nguồn nguyên liệu ổn định, phôi thép ổn định chất lượng Quặng sắt chế biến lựa chọn đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, tổng hợp loại có độ hạt chưa phù hợp đưa vào lò thiêu kết vẽ viên để tạo độ phù hợp - Mục tiêu đầy đủ + Các đơn mua hàng kiếm soát chặt chẽ, tránh tình trạng “hàng mua đường” khơng thời hạn + Lượng hàng nhập kho ghi mã, đơn chứng từ - Mục tiêu xác + Đảm bảo hàng mua mua với giá cạnh tranh nhất, tiết kiệm ghi nhận giá gốc xác, phù hợp với phương pháp tính giá gốc cơng ty + Giảm thiểu khoản chi khơng hiệu quả, tăng xác đáng tin cậy việc ghi chép sổ sách kế toán + Đối chiếu so sánh giá chi nhánh cho mục đích kiểm sốt giá Mục tiêu kiểm soát hoạt động toán - Mục tiêu phát sinh + Chứng từ chi lập có Biên nhận hàng; chứng từ mua hàng kiểm tra đối chiếu; sô tiền hố đơn tính lại duyệt chi + Chứng từ chi tiền phải tham chiếu đến hoá đơn mua hàng tương ứng 10 - Luân chuyển chứng từ phận cơng ty… Một số thủ tục kiểm sốt khác - Các báo cáo biến động bất thường : + Số mua hàng với nhà cung cấp + Tình hình giao hàng trễ + Các đơn hàng chưa thực hiện(Báo cáo bất thường) - Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho - Phân tích tỷ lệ lãi gộp (sử dụng tiêu) - Phân tích số ngày trả tiền bình quân (sử dụng tiêu) 1.2.3.2 Các thủ tục nghiệp vụ toán - Ở phận kế toán nợ phải trả, tất chứng từ cần đóng dấu ngày nhận chứng từ khác phát sinh phận phải đánh số liên tục để kiểm soát - So sánh số lượng hóa đơn với số lượng báo cáo nhận hàng mục đích để khơng tốn vượt số lượng đặt hàng số lượng thực nhận - So sánh giá chiết khấu đơn đặt hàng hố đơn để đảm bảo khơng toán vượt số nợ phải trả người bán - Đối với việc xét duyệt chi quỹ toán cho người bán phận tài vụ đảm nhận Nhưng phải tách rời hai chức : + Kiểm tra chấp thuận toán: phận kế toán đảm nhận + Xét duyệt chi quỹ toán: phận tài vụ đảm nhận - Bộ phận tài vụ có nhiệm vụ kiểm tra mặt nghiệp vụ, đầy đủ, hợp lý hợp lệ chứng từ Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu chứng từ để chúng không bị sử dụng để tiếp tục chi quỹ lần - Cuối tháng, phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu sổ chi tiết người bán với sổ Việc đối chiếu thực bảng tổng hợp chi tiết Bảng lưu lại để làm chứng đối chiếu, tạo thuận lợi hậu kiểm - Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê nhà cung cấp với sổ chi tiết để tìm sai biệt có, sửa chữa sai sót sổ sách thông báo cho nhà cung cấp Thủ tục kiểm toán hoạt động hoạt động mua hàng tốn 2.1 Mơ hình đầu vào – đầu Cơng ty TNHH ống thép Hịa Phát 15 Thủ tục kiểm toán hoạt động xem xét, đánh giá thủ tục phương pháp hoạt động phận doanh nghiệp nhằm mục đích đánh giá tính kinh tế, tính hiệu quả, tính hiệu lực hoạt động đó, từ đưa kiến nghị để cải tiến, hoàn thiện hoạt động doanh nghiệp Khi đánh giá tổ chức hoạt động mua hàng: KTV phải xem xét vấn đề sau: - Quan hệ phận mua hàng phận khác (có quan hệ chặt chẽ với phận khác như: phận sản xuất, phận tiêu thụ, phận kế toán,….) Các phận ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng chịu tác động ngược lại - Phạm vi quyền hạn thu mua: liên quan đến việc xác định quản lý phạm vi quyền hạn nhóm thu mua, cần xác định phòng cung ứng phụ trách thu mua loại Khi phân tích q trình mua hàng: - Kiểm toán nội cần thực phân tích hoạt động thu mua doanh nghiệp - Việc phân tích q trình thu mua thực theo trình tự kiểm sốt nghiệp vụ mua gồm giai đoạn Đánh giá hiệu nghiệp vụ mua hàng: KTV cần xác định tiêu chuẩn sử dụng đánh giá hiệu nghiệp vụ mua hàng thay đổi theo hoạt động mục tiêu doanh nghiệp Trong q trình đánh giá, KTV sử dụng số tiêu chuẩn mang tính khách quan chủ quan để đánh giá hiệu nghiệp vụ mua hàng MƠ HÌNH ĐẦU VÀO – ĐẦU RA Chi phí đầu vào TÍNH KINH TẾ Đầu vào Q trình thực Đầu TÍNH HIỆU QUẢ 16 Mục tiêu/Kết dự kiến TÍNH HIỆU LỰC Cụ thể: Chi phí đầu vào: Chi phí trả trước dài hạn (a) Công cụ dụng cụ Công cụ dụng cụ bao gồm tài sản, công ty nắm giữ để sử dụng trình hoạt động kinh doanh bình thường, tư liệu lao động khơng có đủ tiêu chuẩn giá trị thời gian sử dụng quy định tài sản cố định Nguyên giá công cụ dụng cụ phân bổ theo phương pháp đường thẳng thời gian tối đa năm (b) Chi phí đại tu, sửa chữa lớn Chi phí đại tu, sửa chữa lớn tài sản bao gồm chi phí phát sinh định kỳ thời gian sử dụng tài sản Các chi phí ghi nhận ban đầu theo nguyên giá phân bổ vào báo cáo kết hoạt động kinh doanh hợp thời gian từ đến năm (c) Chi phí đất trả trước Chi phí đất trả trước bao gồm tiền thuê đất trả trước, kể khoản liên quan đến đất thuê mà Tập đoàn nhận giấy chứng nhận quyền sử dụng đất không đủ điều kiện ghi nhận tài sản cố định vơ hình theo quy định hành, chi phí phát sinh khác liên quan đến việc bảo đảm cho việc sử dụng đất thuê Các chi phí ghi nhận vào báo cáo kết hoạt động kinh doanh hợp theo phương pháp đường thẳng dựa thời hạn hợp đồng th đất (d) Chi phí giải phóng mặt Chi phí giải phóng mặt phản ánh chi phí bồi thường giải phóng mặt Tập đồn chi trả Các chi phí ghi nhận theo giá gốc phân bổ theo phương pháp đường thẳng dựa thời hạn thuê đất (e) Chi phí trước hoạt động Chi phí trước hoạt động hạch tốn vào báo cáo kết hoạt động kinh doanh, ngoại trừ chi phí thành lập, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh từ ngày thành lập ngày bắt đầu hoạt động Các chi phí ghi nhận chi phí trả 17 trước dài hạn, phản ánh theo nguyên giá phân bổ theo phương pháp đường thẳng thời gian tối đa năm Các khoản phải trả người bán khoản phải trả khác Các khoản phải trả người bán khoản phải trả khác thể theo giá gốc (Theo Thuyết minh BCTC hợp cho năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2019/ Mẫu B 09 – DN/HN (Ban hành theo Thông tư số 202/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính)) Đầu vào: Với tâm huyết dẫn đầu chất lượng, công ty TNHH ống thép Hịa Phát ln đầu tư ứng dụng công nghệ ưu việt hoạt động sản xuất kinh doanh mình, đảm bảo cung cấp cho thị trường sản phẩm chất lượng, có giá trị bền vững (a) Thép xây dựng: Hòa Phát sản xuất thép từ quặng sắt theo cơng nghệ lị cao tuần hồn khép kín 100% Tồn khí thải, bụi, nhiệt nước sản xuất thu gom xử lý tái sử dụng khâu sản xuất, không xả môi trường Đặc biệt lượng nhiệt dư sinh trình luyện than coke tận dụng để vận hành máy phát điện, giúp tự chủ từ 50-70% nguồn điện sản xuất, tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng năm, đồng thời giảm tiêu hao điện năng, bảo vệ môi trường tốt (b) Ống thép: Các nhà máy Cơng ty TNHH Ống thép Hịa Phát trang bị dây chuyền công nghệ đại, trình độ tự động hóa cao Đức, Italia, Đài Loan,… Từ nguyên liệu đầu vào thép cuộn cán nóng, Ống thép sản xuất qua 05 bước tẩy gỉ, cắt xả băng, uốn ống hàn định hình, cơng đoạn mạ (với ống mạ nhúng nóng) làm mát phủ dầu chống han gỉ (với ống thép đen hàn ống thép cỡ lớn) Tất cơng đoạn sản xuất tự động hóa cao, đáp ứng tiêu chuẩn khắt khe Việt Nam, Mỹ, Anh,… kiểm soát nghiêm ngặt hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 Đầu ra: 18 • Sản xuất kinh doanh thép: luyện gang thép, đúc gang, sắt, thép, buôn bán xuất nhập thép, vật tư thiết bị luyện, cán thép, sản xuất thép công nghiệp, bao gồm thép tấm, thép cuộn cán nóng, thép cuộn cán nguội, thép ống hàn, phế liệu phôi thép, sản xuất kinh doanh thương mại ống thép, sản xuất máy rút thép sợi; • Sản xuất công nghiệp khác: sản xuất thiết bị xây dựng kinh doanh thương mại máy móc thiết bị xây dựng, sản xuất kinh doanh thương mại sản phẩm nội thất sản phẩm điện lạnh Mục tiêu/Kết dự kiến: Hòa Phát lọt vào Top 50 Doanh nghiệp Thép lớn giới với doanh thu 100.000 tỷ đồng năm Tầm nhìn: Trở thành Tập đồn sản xuất cơng nghiệp với chất lượng dẫn đầu, thép lĩnh vực cốt lõi 19 Sứ mệnh: Cung cấp sản phẩm dẫn đầu, góp phần nâng cao chất lượng sống, đạt tin yêu khách hàng Định vị: Hòa Phát – Thương hiệu Việt Nam, đẳng cấp tồn cầu Tập đồn Hịa Phát – Hịa hợp phát triển Giá trị cốt lõi: Giá trị cốt lõi Tập đồn Hịa Phát triết lý Hịa hợp Phát triển Điều thể mối quan hệ cán công nhân viên, Tập đồn đối tác, đại lý, cổ đơng cộng đồng xã hội, đảm bảo hài hịa lợi ích bên liên quan thuyền, hướng tới phát triển bền vững Đặc biệt Tập đoàn Hòa Phát xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững, lâu dài, tin tưởng người nhà với đại lý bán hàng song hành Tập đoàn từ ngày đầu thành lập Trước diễn biến kinh tế giới Việt Nam, Hòa Phát xác định năm 2020 năm đặc biệt thách thức, nhiên, tâm đồng lòng 22.300 cán nhân viên, Hòa Phát tin tưởng khó khăn vượt qua, trở ngại tiến bước 2.2 Tính kinh tế Theo chuẩn mực kiểm tốn tính kinh tế hiểu tối thiểu hóa chi phí nguồn lực để đạt mục tiêu hoạt động (chương trình, dự án…) đảm bảo chất lượng đầu (cơng trình, sản phẩm, dịch vụ) Đó q trình tối thiểu hóa việc chi dùng nguồn lực mà không làm ảnh hưởng đến yêu cầu, chất lượng hoạt động Như tính kinh tế nhấn mạnh đến chi phí đầu vào, việc tối ưu hóa giải pháp tiết kiệm q trình thực Tính kinh tế (So sánh chi phí đầu vào hoạt động mua hàng – toán) - KTVNB thực kiểm tốn khoản mục mục chi phí hoạt động mua hàng: Giá mua, chi phí vận chuyển, khoản thuế đầu vào, khoản giảm giá, chiết khấu mua, chiết khấu tốn, … Ví dụ: Để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng tốn hạch tốn vào sổ xác, KTV đối chiếu sổ sổ chi tiết hàng hóa KTV nghiệp vụ mua hàng khơng bị chênh lệch Tuy nhiên nghi ngờ hoạt động mua hàng toán này, KTV kiểm tra chứng từ liên quan đến hoạt động mua hàng KTV nhận thấy có bất thường thư báo giá hóa đơn mua hàng nhà cung cấp quặng sắt Rio Tinto Cụ thể 20