PHẦN III CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN (16 tiết) BÀI 1: LÀM QUEN VỚI WORD Microsoft Word là một chương trình xử l ý văn bản. Nó cho phép bạn tạo lập một cách nhanh chóng và dễ dàng các bản ghi nhớ, báo cáo, thư từ, sơ đồ và bản tin. Bạn cũng có thể đưa đồ hoạ hoặc chuyển dữ liệu vào trong tài liệu Word. Ngoài ra, Word cũng còn cho phép bạn kiểm tra chính tả và chỉnh sửa lại tài liệu trước khi in. Bài học này giúp bạn làm quen với Microsoft Word thông qua các thao tác cơ bản như: đóng, mở Word, nhập văn bản vào tài liệu Word, lưu văn bản vào đĩa cứng. Nội dung bài học bao gồm : o Khởi động Word. o Các thành phần cửa sổ Word. o Nhập văn bản vào tài liệu. o Lưu tài liệu. o Đóng tài liệu v à ra khỏi Word. Sau khi hoàn thành bài học, bạn có khả năng : o Tạo một t ài liệu Word đơn giản và lưu tài liệu mới soạn dưới dạng một tệp tin trên đĩa cứng để có thể sử dụng về sau. 76 1.1 KHỞI ĐỘNG WORD Bạn thực hiện các bước sau đây để khởi động Word: 1) Nhấp chuột vào biểu tượng Start để hiện thị thực đơn Start . 2) Chọn Programs . 3) Chọn thực đơn con Microsoft Office rồi chọn biểu tượng Microsoft Office Word 2003 . Chú ý: Phụ thuộc vào phiên bản hệ điều hành mà biểu tượng Microsoft Office Word 2003 có thể được đặt tại các vị trí khác nhau. Bạn cũng có thể khởi động Word bằng cách nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt của Microsoft Office Word 2003 trên màn hình nền. 1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ WORD Sau khi khởi động, màn hình làm việc của word được hiển thị như sau. 77 Thanh tiêu đề Thanh thực đơn Thước kẻ Thanh công cụ Vùng soạn thảo Thanh cuộn dọc Thanh trạng thái Thanh cuộn ngang Cửa sổ Word gồm các th ành phần cơ bản như sau:  Thanh tiêu đề: Hiển thị biểu tượng, tên ứng dụng và tên tài liệu hiện thời.  Thanh thực đơn : chứa các nhóm lệnh: File , Edit , View , Insert , Format , Tools , Table , Window và Help .  Các thanh công cụ: chứa các nút được gắn sẵn chức năng lệnh.  Thước: hiển thị độ đo theo đơn vị cm hoặc inch .  Vùng soạn thảo: là nơi hiển thị nội dung tài liệu đang soạn thảo.  Thanh trạng thái: cho biết con trỏ nhập dữ liệu đang ở dòng nào, trang nào, cột nào… của tài liệu.  Thanh cuộn: Gồm thanh cuộn dọc và thanh cuộn ngang, cho phép bạn dễ dàng di chuyển lên xuống hoặc sang ngang trong quá trình soạn thảo. 1.3 NHẬP VĂN BẢN Có nhiều cách để nhập văn bản vào tài liệu, nhưng cách thông dụng nhất là nhập văn bản từ bàn phím. Trong vùng văn bản, điểm chèn (insert point) là 78 một thanh đứng mầu đen, nhấp nháy. Điểm ch èn đóng vai trò xác đị nh vị trí ký tự mà chúng ta muốn đưa vào vùng soạn thảo. Vị trí điểm chèn được xác định duy nhất bởi cặp số thứ tự của dòng và cột. Điểm chèn chỉ di chuyển được trong phạm vị vùng soạn thảo. Điểm chèn văn bản Ln 1: Dòng 1; Col 2: Cột 2 Khi bạn gõ văn bản và điểm ch èn đạt tới lề phải, Word sẽ tự động xuống dòng. Khi muốn bắt đầu một đoạn mới hay ch èn thêm dòng trống , bạn nhấn phím Enter . Word dùng các lề trang trái v à phải cỡ 1,25 inch và lề đỉnh và đáy cỡ 1 inch theo mặc định; tuy nhiên, bạn có thể đặt lại các lề trang. Khi bạn gõ văn bản, điểm chèn chuyển đi, chỉ ra vị trí cho kí tự tiếp. Nếu bạn nhầm, nhấn Backspace để xoá các kí tự ở bên trái của điểm chèn, hay nhấn Delete để xoá kí tự ở bên phải điểm chèn. 1.4 LƯU TÀI LIỆU Trong quá trình soạn thảo, nội dung tài liệu được lưu trong bộ nhớ trong của máy tính. Để giữ tài liệu này cho việc sử dụng trong tương lai, bạn phải cất 79 giữ t ài liệu vào đĩa cứng. Mỗi t ài liệu Word được lưu trên đĩa cứng dưới một tệp tin có phần mở rộng là .doc . Bạn thực hiện các bước sau để lưu tài liệu: 1) Chọn lệnh Save trong thực đơn File hoặc nhấp nút Save trên thanh công cụ. Hộp thoại Save as xuất hiện. 2) Định vị thư mục lưu tài liệu thông qua thực đơn thả xuống Save in . 3) Nhập tên cho tài liệu vào ô File Name . 4) Nhấp nút OK. Định vị thư mục lưu tài liệu Nhập tên tệp tin Chú ý: Sau khi đã lưu tài liệu, n ếu bạn thực hiện bất kì thay đổi nào đối với một tài liệu và nhấp nút Save , word sẽ tự động lưu phiên bản mới nhất của tài liệu mà không hiển thị hộp thoại Save As nữa. 1.5 ĐÓNG TÀI LIỆU VÀ RA KHỎI WORD Sau khi soạn thảo xong tài liệu, bạn có thể đóng nó lại để làm việc vớ i các tài liệu khác hoặc đóng cửa sổ Word. Bạn thực hiện một trong 2 cách sau để đóng tài liệu Word: 1) Chọn lệnh Close trong thực đơn File . 80 2) Nhấp nút Close Windows nằm ở góc tr ên bên phải màn hình và nằm dưới thanh tiêu đề. Nút đóng chương trình Word Nút đóng cửa sổ tài liệu hiện thời TỔNG KẾT B ÀI HỌC Trong bài học này, bạn đ ã học:  Cách khởi động Word.  Các thành phần chính của cửa sổ Word.  Cách nhập văn bản vào tài liệu Word.  Cách lưu tài liệu.  Cách đóng tài liệu và ra khỏi Word. CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Hãy liệt kê hai cách bạn có thể sử dụng để đóng tài liệu Word. 2. Làm thế nào để lưu bản sao của tài liệu hiện thời mà không làm thay đổi bản gốc. 3. Khởi động word. Soạn thảo một tài liệu mới gồm vài dòng văn bản. Lưu tài liệu vào thư mục My Documents trong tệp tin có tên Bai1.doc. 4. Mở t ài liệu thứ hai. Quan sát tên mặc định mà Wo rd tự đặt. 81 BÀI 2: BIÊN TẬP TÀI LIỆU Bài này giúp bạn làm quen với các thao tác cơ bản khi bắt đầu việc soạn thảo văn bản, chẳng hạn cách mở một tệp văn bản đã có, cách di chuyển qua lại trong tài liệu Word và cách cuộn văn bản. Nội dung bài học bao gồm : o Mở một tệp văn bản đã có. o Di chuyển qua lại trong tài liệu Word. o Cuộn qua văn bản. o Nắm được c ác chế độ nhập văn bản. o Lựa chọn văn bản. o Biên tập t ài liệu bằng việc xoá và khôi phục văn bản. o Lưu tệp tin bằng t ên khác. Kết thúc b ài học bạn có thể: o Mở một tệp văn bản đ ã có, chẳng hạn cuốn Luận văn tốt nghiệp. o Sử dụng bàn phím, chuột để di chuyển qua lại trong một tài liệu nhiều trang. o Biết cách chọn văn bản, chẳng hạn chọn một từ, chọn một câu, chọn một đoạn văn…, để có thể thực hiện các thao tác định dạng. o Phân biệt được sự khác nhau giữa hai chế độ nhập văn bản, đó là: chế độ chèn và chế độ ghi đè. o Biết cách xóa văn bản sử dụng hai phím: Delete và Backspace trên bàn phím. o Biết cách sử dụng hai chức năng thường sử dụng khi soạn thảo là: Làm lại (Undo) và hoàn tác (Redo) để hủy bỏ thao tác vừa thực hiện và thực hiện lại một thao tác vừa hủy bỏ. o Biết cách lưu văn bản dưới một tên khác để có thể giữ lại phiên bản cũ của văn bản. 82 2.1 MỞ TỆP TIN Để mở một tài liệu Word đã có, bạn thực hiện các bước sau: 1) Nhấp chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ hoặc chọn lệnh Open trong thực đơn File . Hộp thoại Open xuất hiện. 2) Định vị thư mục chứa tài liệu thông qua thực đơn thả xuống Look In . 3) Nhấp đúp v ào tệp tin cần mở hoặc chọn tệp tin rồi nhấp Open . 2.2 DI CHUYỂN QUA LẠI TRONG TÀI LI ỆU Để thay đổi văn bản hay để soạn thảo, bạn phải di chuyển điểm ch èn về vị trí bạn muốn thay đổi. Con trỏ chuột, các phím mũi t ên trên bàn phím và các thanh cuộn l à các công cụ điều hướng giúp bạn di chuyển qua lại trong tài liệu. Để di chuyển điểm chèn bằng chuột, bạn di chuột (con trỏ chuột trông như chữ I hoa) đến vị trí cần thay đổi rồi nhấp chuột. Bạn cũng có thể sử dụng bàn phím để di chuyển điểm chèn. Bảng sau liệt kê từng phím hay tổ hợp phím có thể được dùng để di chuyển nhanh chóng điểm chèn. 83 Phím/tổ hợp phím Tác dụng Phím mũi tên trái Sang trái một kí tự. Phím mũi tên phải Sang phải một kí tự. Phím mũi tên xuống Xuống một dòng. Phím mũi tên lên Lên một dòng. Ctrl + Mũi tên trái Sang trái một từ. Ctrl + Mũi tên phải Sang phải một từ. Home Về đầu dòng hiện thời. End Về cuối dòng hiện thời. Ctrl + Home Về đầu tài liệu. Ctrl + End Về cuối tài liệu. Page Up Lên một màn hình đầy. Page Down Xuống một màn hình đầy. Ctrl + Page Up Về đầu trang trước. Ctrl + Page Down Về đầu trang tiếp. Thao tác N ú t Nhấp mũi tên cuộn lên Nhấp mũi tên cuộn xuống Nhấp mũi tên cuộn trái Nhấp mũi tên cuộn phải 2.3 CUỘN VĂN BẢN Cửa sổ tài liệu thông thường chỉ hiển thị được một phần nội dung của trang tài liệu. Do vậy, để xem được các phần hoặc trang khác, bạn phải cuộn tài liệu bằng thanh cuộn ngang và cuộn dọc . 84 Kéo hộp cuộn đứng Liên tục tiến tới hay lui qua tài liệu Kéo hộp cuộn ngang Liên tục sang trái hay phải qua tà i Nhấp nút trang trước Về đầu trang trước. Nhấp nút trang sau Về đầu trang tiếp. Bảng dưới đây liệt kê các công cụ cuộn sẵn có và chức năng của chúng. 2.4 CÁC CHẾ ĐỘ NHẬP VĂN BẢN Có hai chế độ nhập văn bản vào tài liệu, đó là chế độ chèn ( Insert ) và chế độ ghi đ è ( Overwrite ). Trong đó, chế độ ch èn là chế độ mặc định của Word.  Chế độ ch èn Ở chế độ chèn, ký t ự nhập được chèn ngay tại vị trí điểm chèn và điểm chèn dịch sang phải một cột. Nếu trước khi chèn, tại vị trí điểm chèn đã có ký tự thì ký tự đó c ùng với các ký tự bên phải nó (nếu có) sẽ dịch sang phải một cột. Trước khi chèn Sau khi nhập thêm ký tự x  Chế độ ghi đè Ở chế độ ghi đè, ký tự nhập được chèn ngay tại vị t rí điểm chèn và điểm chèn dịch sang phải một cột. Nếu trước khi ghi đè, tại vị trí điểm chèn đã có một ký tự thì ký tự đó biến mất, các ký tự bên phải của nó (nếu có) giữ nguyên vị trí. Trước khi chèn Sau khi nhập thêm ký tự x 85 Khối văn bản Thao tác Một từ Nhấp đúp từ này. Một dòng Nhấp miền chọn ở bên trái dòng này. Một câu Nhấn phím Ctrl và nhấp bất kì đâu trong câu. Một đoạn Nhấp đúp miền chọn bên trái của bất kì dòng nào trong đoạn, hay nhấp ba lần bất kì đâu trong đoạ n này. Dãy văn bản b ất Nhấp chuột vào ký tự đầu dãy rồi di chuột đến ký tự Toàn bộ tài liệu Nhấn phím Ctrl và nhấp bất kì đâu trong miền lựa chọn, hay nhấp ba lần vào bất kì đâu trong miền chọn. Chú ý: Để thay đổi giữa hai chế độ, bạn bấm phím Insert. 2.5 CHỌN VĂN BẢN Để thực hiện thao tác sao chép, cắt hoặc xóa dữ liệu, bạn cần biết cách chọn khối văn bản cần thao tác. Bảng sau tóm tắt các phương pháp bạn có thể 2.6 XÓA VÀ KHÔI PHỤC TÀI LIỆU  Xóa tài liệu Hai phím bấm trên bàn phím có tác dụng xóa văn bản là: Delete và Backspace . 86 Để xoá một kí tự, bạn định vị điểm ch èn vào bên trái của kí tự và nhấn Delete, hay vào bên phải của kí tự và nhấn Backspace . Để xoá toàn bộ từ bằng bàn phím, bạn định vị điểm chèn vào bên trái của từ và nhấn Ctrl + Delete , hay vào bên phải của từ và nhấn Ctrl + Backspace . sử dụng để chọn các khối văn bản. [...]... văn bản và đối tượng Bạn sẽ thực hành sao chép và dán văn bản giữa các tài liệu khác nhau Bạn cũng sẽ học cách sửa đổi dáng vẻ của đoạn bằng việc dóng thẳng văn bản ài học Nội dung b bao gồm: o Định dạng phông chữ o Căn lề văn bản o Cắt, sao chép và dán văn bản o Tìm và thay thế văn bản o Chèn ký tự đặc biệt vào văn bản o Áp dụng kiểu dáng cho văn bản o Xem trước tài liệu o In ấn tài liệu Kết thúc bài... BÀI 4: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Trong bài học này, bạn sẽ học cách áp dụng định dạng để làm cho văn bản đậm, gạch dưới, và nghiêng, và bạn sẽ học cách đổi kích cỡ và kiểu dáng phông chữ của văn bản Khi bạn soạn thảo một tài liệu, bạn thường cần di chuyển hay sao chép văn bản hoặc các đối tượng từ chỗ này sang chỗ nọ Trong bài học này, bạn sẽ học các phương pháp khác nhau để cắt và dán văn bản và đối tượng...Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng các thao tác chọn văn bản ở phần trên để chọn khối văn bản cần xóa Sau đó bấm Delete hoặc Backspace để xóa khối văn bản vừa chọn  Khôi phục tài liệu Word theo dõi những thay đổi soạn thảo mà bạn thực hiện và cho phép bạn dễ dàng loại bỏ những thay đổi để phục hồi văn bản về tình trạng trước lúc thay đổi Word hỗ trợ hai chức năng là hoàn tác... là trình cài đặt hoạt động thông qua quá trình hỏi và nhận thông tin từ phía người sử dụng trên từng phần của văn bản trong khi khuôn mẫu hiển thị và cho phép thay thế thông tin trên từng vùng điền thông ti n của văn bản Trong ví dụ dưới đây, bạn sử dụng trình cài đặt sẵn có Memo Wizard để tạo một bản ghi nhớ: 1) Mở thực đơn File Chọn New Một tài liệu mới xuất hiện 2) Chọn On my computer trong phần. .. có ình cài đặt sẵn có o Cách tạo văn bản từ tr CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1 Hãy kể tên năm khuôn mẫu sẵn có của word 2 Sự khác biệt giữa khuôn mẫu và trình cài đặt là gì? 3 Khi tạo một văn bản mới từ một khuôn mẫu, làm thề nào để đảm bảo bạn lưu văn bản hiện hành chứ không phải lưu khuôn mẫu được dùng để tạo ra văn bản đó? 4 Dùng Fax Wizard và các thông tin sau để tạo một bản fax sẽ được in ra với nội dung... chọn các hiệu ứng font chữ 4.3 CĂN LỀ VĂN BẢN Word cho phép bạn căn lề văn bản theo nhiều cách: căn trái (chế độ mặc định), căn phải, căn hai bên và căn giữa Để căn lề văn bản, trước tiên bạn cần 99 căn lề trên chọn khối văn bản cần căn lề, sau đó nhấp chuột các biểu tượng thanh công cụ Formatting Canh trái Canh hai bên Canh giữa Canh phải 4.4 CẮT, SAO CHÉP VÀ DÁN VĂN BẢN Word cung cấp ba chức năng: cắt... kiếm và thay thế văn bản o Cách chèn ký tự đặc biệt vào văn bản o Cách áp dụng kiểu dáng cho văn bản o Cách xem trước tài liệu o Cách in ấn tài liệu À BÀI TẬP CÂU HỎI V ãy trình bày hai cách định dạng kiểu chữ gạch chân 1 Bạn h sao chép văn bản là gì? 2 Sự khác biệt giữa cắt và ào cho phép bạn kiểm tra khi in 3 Chức năng n lại lề trang trước 4 Trong word có bao nhiêu kiểu căn lề? ãy trình bày cách chèn... cm)  Sử dụng tab để soạn thảo đoạn văn bản dướ i đây: MỤC LỤC Bài 1: Làm quen với Word 3 Bài 2: Biên tập tài liệu 10 Bài 3: Sử dụng khuôn mẫu và trình cài đặt 19 Bài 4: Định dạng văn bản 24  Chèn số trang vào tài liệu  Thêm nội dung cho đầu trang là: “Tin học căn bản ” và được căn lề phải 116 BÀI 6: LÀM VIỆC VỚI ĐỒ HỌA Các tài liệu chỉ chứa văn bản có thể cung cấp... này bạn có thể: o Định dạng phông chữ, căn lề văn bản, thêm ký tự đặc biệt và áp dụng kiểu dáng để trình bày văn bản đẹp mắt và chuyên nghiệp o Rút ngắn thời gian và công sức soạn thảo bằng cách s ử dụng các chức năng: cắt, sao chép Word cung cấp o In tài liệu của bạn ra giấy 97 4.1 THANH CÔNG CỤ ĐỊNH DẠNG Với Word, bạn có thể thay đổi dáng vẻ của văn bản theo nhiều cách khác nhau, tuy nhiên việc dùng... cho phần văn bản; định dạng đoạn văn bản để văn bản trông đẹp mắt hơn; thay đổi hướng giấy, nằm ngang hoặc nằm dọc để phù hợp với kiểu tài liệu bạn đang soạn o Sử dụng dấu Tab để tạo mục lục cho cuốn tài liệu của bạn o Tạo đầu trang và chân trang cho tài liệu của bạn 5.1 ĐIỀU CHỈNH LỀ TRANG 107 Mỗi trang tài liệu gồm 4 lề: Trái, phải, trên và dưới Lề được đo bằng khoảng cách từ các mép giấy đến vùng soạn . PHẦN III CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN (16 tiết) BÀI 1: LÀM QUEN VỚI WORD Microsoft Word là một chương trình xử l ý văn bản. Nó cho phép bạn. ngang trong quá trình soạn thảo. 1.3 NHẬP VĂN BẢN Có nhiều cách để nhập văn bản vào tài liệu, nhưng cách thông dụng nhất là nhập văn bản từ bàn phím. Trong vùng văn bản, điểm chèn (insert. bản khi bắt đầu việc soạn thảo văn bản, chẳng hạn cách mở một tệp văn bản đã có, cách di chuyển qua lại trong tài liệu Word và cách cuộn văn bản. Nội dung bài học bao gồm : o Mở một tệp văn