MẪU QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU TỔNG CỤC HẢI QUAN ppt

13 745 5
MẪU QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU TỔNG CỤC HẢI QUAN ppt

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

TỔNG CỤC HẢI QUAN TÊN CƠ QUAN QLHCNN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số Lần ban hành QT 01 01 Ngày ban hành Trang Soạn thảo Chức vụ Chữ ký Họ tên ……/…/2011 1/4 Soát xét Phê duyệt THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi MỤC LỤC MỤC ĐÍCH Quy định cách thức kiểm soát tài liệu - đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật - thuộc hệ thống quản lý chất lượng Cơ quan PHẠM VI Áp dụng tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng Cơ quan TÀI LIỆU VIỆN DẪN ▪ Điều 4.2.3 - ISO 9001:2008 THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA ▪ Tài liệu nội bộ: tài liệu thiết lập ban hành nội Cơ quan liên quan đến HTQLCL ▪ Tài liệu bên ngoài: tài liệu thiết lập ban hành tổ chức bên liên quan đến HTQLCL ▪ Tài liệu kiểm soát: tài liệu Cơ quan cần kiểm sốt tính xác, cập nhật tính hành tài liệu theo gốc lưu giữ đơn vị giao kiểm soát tài liệu ▪ Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc Cơ quan ▪ ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo ▪ HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng NỘI DUNG QUY TRÌNH TT Hoạt Trách động Mơ tả nhiệm 5.1 Kiểm sốt tài liệu nội 5.1 Nhu Mọi cán Khi có nhu cầu thiết lập tài liệu mới, cán bộ, công cầu chức có nhu cầu đề xuất với ĐDLĐ tài liệu nội thiết cần ban hành lập/ sửa đổi tài liệu Nếu ĐDLĐ chấp thuận, cán triển khai theo bước Ngược lại, trình kết thúc Khi thiết lập tài liệu phải đánh mã số, cách đánh mã số thực theo nguyên tắc sau: + Các quy trình chung hệ thống quy trình tác nghiệp lấy ký hiệu … + Sổ tay chất lượng: ký hiệu STCL + Mã số quy trình: QT xy.wz - QT chữ viết tắt chữ Quy trình - xy ký hiệu viết tắt Cơ quan - wz số thứ tự quy trình từ 01 -> 99 Ví dụ: Quy trình Kiểm sốt tài liệu quy trình chung hệ thống, mang số hiệu QT 01 + Mã số biểu mẫu: BM xy-wz - BM chữ viết tắt chữ Biểu mẫu - xy số thứ tự quy trình - wz số thứ tự biểu mẫu từ 01÷99 5.1 Thiết Người lập/Sử a đổi Thiết lập/ sửa đổi tài liệu theo nhu cầu định tài liệu 5.1 Xem ĐDLĐ ĐDLĐ người ủy quyền có trách nhiệm xét và/ xem xét dự thảo tài liệu phê Lãnh đạo duyệt CQHCN tài liệu N • Nếu chấp nhận, chuyển tài liệu cho Lãnh đạo Cơ quan phê duyệt • Nếu khơng chấp nhận, ĐDLĐ u cầu cán phân cơng chỉnh sửa, hồn thiện chấp nhận Chu trình thực theo ý thứ Trách nhiệm xem xét phê duyệt tài liệu quy định sau: TT Loại tài liệu Thẩm Thẩm quyền xem quyền phê xét duyệt Sổ tay chất lượng ĐDLĐ Lãnh đạo Thủ tục, quy trình ĐDLĐ Lãnh đạo Thủ tục cấp phòng Trưởng đơn vị/ĐDLĐ ĐDLĐ Lãnh đạo Các Hướng dẫn Trưởng đơn công việc ĐDLĐ vị 5.1 Lập Văn Văn thư Cơ quan cập nhật tài liệu phê duyệt danh phòng theo BM 01.01 - Danh mục tài liệu nội để theo dõi mục, toàn tài liệu ban hành Cơ quan tài theo liệu phân phối cho Lãnh đạo Cơ quan dõi Văn thư cập nhật lần ban hành tài liệu Lần ban tình hành có số thứ tự 01, với lần có sửa trạng đổi, ban hành lại số lần ban hành tăng lên 01 đơn vị Phân phối đơn vị trực thuộc cá nhân liên quan theo tài liệu 5.1 Văn thư Phân phối tài liệu phê duyệt tới BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu Lưu Các đơn Trưởng phòng ban/bộ phận đảm bảo Danh giữ tài vị liên mục tài liệu nội hành phải cập nhật theo liệu quan BM 01.01 - Danh mục tài liệu nội Từng tập Tài liệu phải lập gáy Folder theo mẫu BM 02.04 5.1 Thu Văn thư Khi có yêu cầu phân phối tài liệu sửa đổi/ban hồi tài hành lại ĐDLĐ Lãnh đạo Cơ quan, Văn liệu phòng thu hồi tài liệu nội cũ tất đơn vị phân phối dựa vào BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu phân phối tài liệu hành Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời 5.2 Kiểm sốt tài liệu bên ngồi 5.2 Thu Mọi cán Mọi cán bộ, nhân viên thu thập, phát tài thập liệu liên quan có trách nhiệm thơng báo gửi cho ĐDLĐ tài liệu liên quan 5.2 Lập ĐDLĐ ĐDLĐ xem xét định tài liệu cần danh Văn thư theo dõi kiểm soát mục, theo dõi ĐDLĐ đạo Văn thư lập BM 01.03 - Danh mục tài liệu bên Cơ quan tài liệu cần thiết phân phối tới phận, phịng ban tình cá nhân liên quan theo BM 01.02 - Sổ phân phối tài trạng liệu Từng tập tài liệu phải lập gáy Folder theo mẫu BM Phân 02.04 phối tài liệu Lưu Các đơn Trưởng đơn vị đảm bảo Danh mục tài liệu giữ tài vị liên bên hành phải cập nhật theo BM liệu 5.2 quan 01.03 - Danh mục tài liệu bên sử dụng đơn vị 5.2 Văn thư Thu Khi tài liệu khơng cịn giá trị sử dụng, nghĩa hồi tài sử dụng, Văn phòng thu hồi tài liệu bên cũ liệu tất đơn vị phân phối dựa vào BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu phân phối tài liệu hành Các tài liệu lỗi thời phải đóng dấu “Tài liệu lỗi thời” HỒ SƠ TT Tên tài liệu cần lưu giữ Trách nhiệm Thời gian lưu lưu Danh mục tài liệu nội Các đơn vị Theo văn Sổ Phân phối tài liệu Văn thư Lâu dài Danh mục tài liệu bên Các đơn vị Theo văn BIỂU MẪU TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu BM 01.01 Danh mục tài liệu nội BM 01.02 Sổ phân phối tài liệu BM 01.03 Danh mục tài liệu bên DANH MỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ HIỆN HÀNH ĐƠN VỊ: _ STT Tên tài liệu Mã số Lần ban Ngày ban hành hành Ghi BM 01.01 - Danh mục kiểm soát tài Ngày ban hành: liệu nội SỔ PHÂN PHỐI TÀI LIỆU STT Tên tài liệu Mã số Lần Ngày Nơi Ngày Người ban ban nhận nhận nhận hành hành BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu Ngày ban hành: DANH MỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU BÊN NGOÀI HIỆN HÀNH ĐƠN VỊ: _ Tên tài liệu Mã Nơi ban Ngày ban số/ký STT hành hành Ghi hiệu BM 01.03 - Danh mục kiểm soát tài liệu bên Ngày ban hành: ... quan liên quan đến HTQLCL ▪ Tài liệu bên ngoài: tài liệu thiết lập ban hành tổ chức bên liên quan đến HTQLCL ▪ Tài liệu kiểm soát: tài liệu Cơ quan cần kiểm sốt tính xác, cập nhật tính hành tài. .. hiệu STCL + Mã số quy trình: QT xy.wz - QT chữ viết tắt chữ Quy trình - xy ký hiệu viết tắt Cơ quan - wz số thứ tự quy trình từ 01 -> 99 Ví dụ: Quy trình Kiểm sốt tài liệu quy trình chung hệ thống,... hồi tài liệu nội cũ tất đơn vị phân phối dựa vào BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu phân phối tài liệu hành Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời 5.2 Kiểm sốt tài liệu

Ngày đăng: 18/06/2014, 18:20

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan