Đang tải... (xem toàn văn)
Bảng tính Excel là một công cụ tiện ích để thực hiện công việc thống kê, kế toán trong một đơn vị, doanh nghiệp. Nó cho phép nhanh chóng thực hiện các phép tính thông thường để kết xuất dữ liệu. Đồng thời còn có nhiều tính năng nâng cao khác như: tạo những đồ thị, biểu đồ minh hoạ số liệu, tạo biểu mẫu phân tích tổng kết, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu.
Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel LỜI MỞ ĐẦU Chương trình đào tạo "Tin học văn phòng chuyên nghiệp" được Công ty Điện toán và truyền số liệu (VDC) xây dựng và phát triển theo các chuẩn quốc tế về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho các đối tượng người dùng (end user). Chương trình cung cấp kiến thức về các khái niệm của CNTT, các kỹ năng sử dụng máy tính cá nhân và các phần mềm ứng dụng chung ở mức từ cơ bản đến nâng cao. Tài liệu học tập và giáo trình bằng tiếng Việt, luôn được cập nhật các công nghệ mới nhất, được cung cấp miễn phí cho học viên khi đăng ký học trên lớp hoặc đăng ký thi học phần. Chương trình "Tin học văn phòng chuyên nghiệp" gồm 7 học phần, mỗi học phần cung cấp cho học viên một nội dung kiến thức cụ thể, độc lập. Hệ thống thi sát hạch hoàn toàn độc lập với quá trình học trên lớp. Khi đăng ký thi sát hạch, học viên được phát miễn phí tài liệu học tập, học viên có thể tự học và tham dự kỳ thi sát hạch mà không cần phải đến lớp học. Học viên phải thực hiện một bài thi thực hành trên máy tính trong vòng 120 phút và một bài thi lý thuyết trực tuyến trên mạng trong 60 phút. Điểm đạt yêu cầu là 70/100 điểm cho bài thi thực hành và 60/100 điểm cho bài thi lý thuyết. Các học phần này gồm: 1- Các khái niệm cơ bản về CNTT 2- Sử dụng hệ điều hành và quản lý máy tính 3- Soạn thảo văn bản (MS Word) 4- Bảng tính điện tử (MS Excel) 5- Kỹ năng trình diễn (MS PowerPoint) 6- Cơ sở dữ liệu (MS Access) 7- Ứng dụng của mạng LAN và mạng Internet trong công việc Chương trình “Tin học văn phòng chuyên nghiệp” đầu tiên được khai giảng vào ngày 15/08/2005, có các lớp học sáng, chiều và tối, tuần học 3 buổi. Các học viên sẽ được tư vấn đầy đủ về nội dung học, thời gian học, hình thức thi…Mọi chi tiết xin liên hệ: TRUNG TÂM ĐÀO TẠO CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Toà nhà Fafilm, Tầng 4, số 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội Tel: (04) 5 680 373 Fax: (04) 5 680 374 Email: itcvdc1@vnn.vn http://www.itc.vdc.com.vn 3 Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel 4 Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 3 MỤC LỤC 5 Chương 1 9 CÁC KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG CƠ BẢN 9 1.1. Khởi động 9 Hình 1.2 9 1.2. Màn hình 9 Hình 1.6 14 1.3. Ra khỏi Excel 14 1.4. Các thao tác với bảng tính 14 1.5. Quản lý màn hình hiển thị 18 BÀI TẬP CHƯƠNG 1 20 Chương 2 21 XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 21 2.1. Các kiểu dữ liệu 21 2.2. Các toán tử trong công thức 22 2.3. Nhập dữ liệu 23 2.4. Sửa, xoá dữ liệu 29 2.5. Các thao tác với khối 29 2.6. Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính 32 2.7. Định dạng dữ liệu 40 2.8. Đặt tên cho ô 46 2.9. Ghi chú cho ô 49 2.10. Bảo vệ ô 50 BÀI TẬP CHƯƠNG 2 52 Chương 3 55 HÀM TRONG EXCEL 55 3.1. Quy tắc sử dụng hàm 55 3.2. Nhập hàm vào bảng tính 56 3.3. Một số hàm thường dùng 58 3.3.1. Hàm ngày tháng 58 3.3.2. Hàm ký tự 58 3.3.3. Hàm toán học 60 3.3.4. Hàm Logic 64 3.3.5. Hàm thống kê 65 3.3.6. Hàm Tìm kiếm và Tham chiếu 69 BÀI TẬP CHƯƠNG 3 73 Chương 4 77 5 Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel BIỂU DIỄN ĐỒ THỊ TRONG EXCEL 77 4.1. Các bước tạo đồ thị mới 77 4.2. Thiết lập lại đồ thị 80 4.3. Chỉnh sửa đồ thị 80 BÀI TẬP CHƯƠNG 4 85 Chương 5 86 QUẢN TRỊ DỮ LIỆU 86 5.1. Khái niệm cơ bản 86 5.2. Tạo cơ sở dữ liệu trong Excel 86 Hình 5.2 87 5.3. Sử dụng form để nhập liệu và tìm kiếm bản ghi dữ liệu 87 5.4. Sắp xếp dữ liệu 88 5.5. Lọc dữ liệu 89 5.6. Sử dụng chức năng Subtotal để nhóm và thống kê dữ liệu 95 5.7. Sử dụng chức năng đánh giá dữ liệu Validation 97 5.8. Tổng hợp dữ liệu sử dụng PivotTable 100 BÀI TẬP CHƯƠNG 5 108 Chương 6 111 TRÌNH BÀY TRANG TRONG IN ẤN 111 6.1. Chọn cỡ giấy, hướng in 111 6.2. Đặt lề 111 6.3. Tạo tiêu đề đầu / cuối trang 112 a. Chọn tiêu đề đầu / cuối trang theo mẫu 112 b.Tự tạo tiêu đề đầu / cuối trang 113 6.4. Chèn / xoá dấu ngắt trang 114 6.5. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang 114 6.6. Không in lưới có sẵn của bảng tính 115 6.7. In ấn 116 BÀI TẬP CHƯƠNG 6 118 Chương 7 119 CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO KHÁC 119 7.1. Kiểu trình bày 119 7.1.1. Tạo một kiểu trình bày mới 119 7.1.2. Áp dụng một kiểu trình bày 120 7.2. Macros 121 7.2.1. Ghi một Macro mới 121 7.2.3. Chạy Macro 122 7.2.4. Xoá Macro 122 7.3. Tạo thanh công cụ tùy chọn 122 7.4. Làm việc với nhiều bảng tính 124 7.4. Trao đổi thông tin với Word 126 6 Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel 7.4.1. Chuyển các kết quả của Excel cho Word 126 7.4.2. Chuyển bảng đã gõ bằng Word cho Excel 127 BÀI TẬP THỰC HÀNH ÔN TẬP 128 7 Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel 8 Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel Chương 1 CÁC KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG CƠ BẢN Bảng tính Excel là một công cụ tiện ích để thực hiện công việc thống kê, kế toán trong một đơn vị, doanh nghiệp. Nó cho phép nhanh chóng thực hiện các phép tính thông thường để kết xuất dữ liệu. Đồng thời còn có nhiều tính năng nâng cao khác như: tạo những đồ thị, biểu đồ minh hoạ số liệu, tạo biểu mẫu phân tích tổng kết, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu…. 1.1. Khởi động Trên máy tính của bạn đã cài đặt bộ chương trình ứng dụng Microsoft Office. Để khởi động Microsoft Excel, ta có thể thực hiện theo một số cách sau: • Trên màn hình Desktop, nếu có biểu tượng Microsoft Excel thì kích đúp chuột vào biểu tượng đó để khởi động chương trình Hình 1.1: Biểu tượng chương trình Excel trên màn hình Desktop • Hoặc kích chuột vào Start Programs Microsoft Excel như hình 1.2 Hình 1.2 1.2. Màn hình a. Các thành phần của màn hình Excel 9 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel Mn hỡnh ca Excel l mt ca s ó c phúng to v trụng gn ging mn hỡnh ca Word, bao gm cỏc thnh phn sau (Hỡnh 1.3) Hỡnh 1.3 Thanh tiờu (Title bar): dũng trờn cựng ca mn hỡnh, khi mi khi ng Excel ti õy ghi Microsoft Excel - Book1, khi ta t tờn cho bng tớnh, tờn ny kốm theo phn m rng . XLS s thay th t Book1. Cỏc thanh thc n (Menu bar), Cụng c (Standard bar), nh dng (Formating bar) ging nh ca Word. Phn ln cỏc biu tng trờn cỏc thanh ny cú cụng dng ý ngha nh trong Word. í ngha ca mt s biu tng dựng riờng cho Excel c trỡnh by phn d, e di õy. Thanh Cụng thc (Formula Bar) : l dũng th nm ca mn hỡnh, hin th ta (a ch hoc tờn) ụ, nỳt hu b , nỳt la chn , ni dung d liu trong ụ hin ti (ụ cú khung vin chung quanh) . Thanh Trng thỏi (Status bar): l dũng cui cựng hin th cỏc ch hot ng ca Excel: + Ready: ang sn sng lm vic 10 Thanh công thức Thanh nh dng Thanh Tiêu đề Thanh thực đơn Thanh Cụng c Trang bảng tính Trang bảng tính Trang bảng tính Trang bảng tính Thanh cuốn ngang, dọc Thanh trạng thái Thanh thẻ tên bảng tính Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel + Enter: Đang nhập dữ liệu hay công thức + Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ + Edit: Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại - Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs): là dòng ngay trên thanh Trạng thái, hiển thị tên của các bảng tính (khi chúng chưa được đặt tên, tại đây ghi Sheet1, Sheet2, , Sheet16). Bên trái là các nút chuyển tới các bảng tính. • Thanh cuộn Dọc (Vertical scroll bar), Thanh cuộn Ngang (Horizontal scroll bar) giống như trong Word. • Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) chiếm phần lớn màn hình, dùng để nhập dữ liệu, tính toán, vẽ đồ thị,… b. Cấu trúc bảng tính • Bảng tính (Sheet): Trong hình trên ta có một trang bảng tính trắng sau khi khởi động Excel. Như vậy, một bảng tính gồm nhiều ô, có thể có trên 4 triệu ô, mỗi ô chứa một dữ liệu như một đơn vị nhỏ nhất. Có thể nhập dữ liệu hoặc tính toán đối với dữ liệu trong các ô. • Sổ bảng tính (Workbook): Nhiều bảng tính tạo thành một sổ bảng tính. Một sổ bảng tính có thể gồm từ 1 đến 255 bảng tính (sheet) riêng biệt. Trong hình vẽ trên ta có một sổ bảng tính trắng vừa được tạo ra gồm 3 bảng tính, được đặt tên mặc định lần lượt là sheet1, sheet2, sheet3. Có thể đặt tên cho các bảng tính này bằng cách: nhấn đúp chuột vào thẻ tên bảng rồi gõ tên mới. Hoặc có thể nhấn phải chuột để xuất hiện bảng chọn nóng, chọn rename rồi gõ tên mới. Một sổ bảng tính được ghi thành một tệp (file). Theo mặc định có tên phần mở rộng là *. XLS • Cột (Column): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc được đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột). Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ bảng tính. • Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 16.384. • Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô được xác định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, AB25. • Vùng (Domain): Là một tập hợp những ô kế cận nhau tạo thành một hình chữ nhật. Một vùng được xác định bởi tọa độ ô đầu (góc bên trái) và tọa độ ô cuối (góc dưới phải). 11 Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel • Ô hiện tại: Là ô có khung viền xung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc phải dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau đây gọi tắt là con trỏ). Tọa độ của ô này được hiển thị trên thanh Công thức. • Con trỏ bàn phím: Là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự sẽ được chèn vào. Con trỏ chuột có các dạng sau: + Dấu |: dùng để đưa con trỏ ô về vị trí nào đó. + Dấu : dùng để chọn lệnh, biểu tượng hoặc cuộn bảng tính. c. Dịch chuyển con trỏ ô trong bảng tính Thực hiện theo một trong các cách sau: - Trỏ chuột vào ô cần chuyển tới. - Ấn các phím mũi tên: chuyển tới các hàng, cột lân cận • Page Up, Page Down: lên hoặc xuống một màn hình • Home: Về ô A1 • Tab: Sang phải một màn hình • Shift + Tab: Sang trái một màn hình • End + Home: Đến ô cuối cùng của bảng tính - Ấn tổ hợp phím F5 + địa chỉ ô + phím Enter: cho phép về nhanh ô đó. Ví dụ để về nhanh ô H22, ta ấn tổ hợp phím: F5 + gõ H22 + phím Enter. Chú ý : Các thao tác có dấu • chỉ thực hiện được khi chọn lệnh Tools Option Transition, điền dấu ở tuỳ chọn Transition Navigation Keys. d. Ý nghĩa một số biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn (Standard) 12 [...]... STT Tên E Toán F G Tin Anh 2 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3 35 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 36 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel _ _ _ _ _ _ _ _ 5 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6 _ _ _ 37 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 38 ... 2.3 25 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel Hỡnh 2.3 - Kớch chut vo nỳt Add, sau ú kớch chut vo OK hon thnh s dng: - Nhp mt giỏ tr cú trong danh sỏch t to vo ụ u - t chut vo ụ ú sao cho con chut xut hin hỡnh + in t ng ti ụ cui min d D liu kiu cụng thc - Phi bt u bi du = hoc cỏc du +, - - Khi cn ly s liu ụ no kớch chut vo ụ ú hoc gừ vo a ch ụ 26 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel Vớ d: tớnh Lng theo cụng... tớnh khỏc hoc lm vic khỏc, phi ghi tp lờn a sau ú thc hin úng tp ang m bng cỏch vo thc n File Close Nu quờn cha ghi tp lờn a, Excel s xut hin hp thoi nh trong hỡnh 1.8: Hỡnh 1.8 Chn Yes ghi li, No khụng ghi nhng thay i va to ra cho bng tớnh 15 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel d Chốn thờm mt bng tớnh Thụng thng s bng tớnh thng hin th mc nh ba bng tớnh Nu mun chốn thờm cỏc bng tớnh, ta thc hin nh... Hỡnh 1.9 16 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel - Gừ vo tờn mi, n phớm Enter h Sao chộp / di chuyn mt bng tớnh Cỏch 1: Gi phớm Ctrl trong khi kộo th th tờn ti mt th tờn khỏc (Sheet khỏc) Nu khụng gi Ctrl bng tớnh s c chuyn i Cỏch 2: Vo thc n Edit Move or Copy Sheet Chn v trớ t bng tớnh hin ti trc bng tớnh no trong khung Before Sheet Nu ỏnh du chn vo Create a Copy, Excel s sao chộp bng tớnh ch khụng di... Unhide - hin hng, vo thc n Format Row Hide l Bo v bng tớnh 17 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel bo v bng tớnh, thc hin nh sau: - Vo thc n Tools Protection + Chn Protect Sheet bo v bng tớnh + Chn Protect Workbook bo v tp bng tớnh - Gừ mt khu vo hp Password Hai ln gừ phi ging nhau v lu ý rng mt khu trong Excel phõn bit ch hoa vi ch thng b tỡnh trng bo v: - Vo thc n Tools Protection Unprotect... thc hin ta lm nh sau: - Vo thc n View Zoom - Chn t l phúng to thu nh phự hp theo mc ớch hin th b Thanh cụng c qun lý cỏc thanh cụng c hin th trờn mn hỡnh ca s Excel, ta thc hin nh sau: - Vo thc n View Toolbars 18 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel - Mun hin th thanh cụng c no thỡ kớch chut vo tờn thanh cụng c ú xut hin du - Mun úng thanh cụng c ang m trờn mn hỡnh hin th thỡ kớch chut vo thanh cụng... phộp xem ton b cỏc ụ v trang ó s dng (cú nhp d liu) ng thi trờn mn hỡnh Trờn c s ú ngi dựng cú th ngt ni dung thnh tng trang ti cỏc v trớ mong mun 19 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel BI TP CHNG 1 Bi 1-1: Bi tp nhp bng d liu - Khi ng Excel v thc hin cỏc thao tỏc trờn mỏy STT Họ Đệm Tên Năm sinh Chức vụ Bậc lơng 1 Hoàng Minh Anh 1968 PTP 3.8 2 Nguyễn Hữu Bình 1968 KTV 3 3 Dơng Ngọc Dung 1976 Tập sự 4 Trơng... nhõn : ##### : Cột quá hẹp #DIV/0! : Chia cho 0 #NAME? : Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay một vùng nào cả) #N/A : Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong danh sách #VALUE! : Sai về kiểu của toán hạng (ví dụ: lấy số chia cho ký tự hoặc ngày tháng) 21 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel d Dng Ngy (Date), Gi (Time) Trong cỏch trỡnh by di õy: DD l 2 con s... in du % Currency Style: in du tin t Center Across Columns: Cn vo gia ca nhiu ụ Hỡnh 1.5 13 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel g í ngha cỏc thnh phn ca thanh cụng thc (Formular) Hp tờn (a ch) ụ hin ti Ni dung ụ hin ti Nỳt hu ni dung va gừ Nỳt gi hm Nỳt in ni dung va gừ Hỡnh 1.6 1.3 Ra khi Excel Thc hin theo mt trong cỏc cỏch sau : - Vo thc n File Exit hoc - n t hp phớm Alt + F4 1.4 Cỏc thao tỏc vi bng... hp phớm Ctrl + Enter Ti cỏc ụ t E2 n E7, Excel cho kt qu tớnh Lng ca tng ngi Ta cng cú th lm nh sau: - B qua bc 1 - Thc hin cỏc bc t 2 n 5, sau bc 5 chn nỳt (hoc n phớm Enter) trờn thanh cụng thc - tớnh Lng cho nhng ngi cũn li, a con tr v ụ E2, in t ng cho ti ụ E7 Tớnh t l phn trm Lng ca tng ngi so vi Tng Lng: - a con tr v ụ F2; 27 Giỏo trỡnh Bng tớnh in t MS Excel - Gừ vo du =, dựng chut chn ụ E2 (hoc . 127 BÀI TẬP THỰC HÀNH ÔN TẬP 128 7 Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel 8 Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel Chương 1 CÁC KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG CƠ BẢN Bảng tính Excel là một công cụ tiện ích. tạo ra cho bảng tính. 15 Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel d. Chèn thêm một bảng tính Thông thường sổ bảng tính thường hiển thị mặc định ba bảng tính. Nếu muốn chèn thêm các bảng tính, ta. 5 680 374 Email: itcvdc1@vnn.vn http://www.itc.vdc.com.vn 3 Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel 4 Giáo trình Bảng tính điện tử MS Excel MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 3 MỤC LỤC 5 Chương 1 9 CÁC KHÁI NIỆM