Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Để thiết lập định dạng liệu hiển thị Trường áp dụng cho hầu hết kiểu liệu trừ kiểu: Memo, OLE, Yes/No Thuộc tính Input Mark Thiết lập mặt nạ nhập liệu cho trường Kiểu áp dụng cho loại trường kiểu Text, Number, Datetime, Currency Thuộc tính Default Value Để thiết lập giá trị ngầm định cho trường lệnh thêm ghi Ví dụ: Trường số lượng thêm ghi mới, giá trị trường tự động Khi phải thiết lập thuộc tính Default Value trường Thuộc tính Caption Thiết lập tiêu đề cột mà trường hiển thị Tên trường khơng nên chứa dấu cách chữ Việt có dấu, Caption trường nên gõ tiếng Việt có dấu cho dễ đọc nhận biết Đặc biệt giá trị thuộc tính Caption có sử dụng làm tiêu đề cho trường tương ứng sử dụng công cụ Form Wizard hay Report Wizard sau này- tiện lợi Thuộc tính Validation Rule Thiết lập điều kiện kiểm tra tính đắn liệu nhập vào Ví dụ: trường NgaySinh học sinh phải nhập vào ngày >= 1/1/1980 chẳng hạn Khi thuộc tính Validation Rule trường Ngaysinh gõ vào >=#1/1/1980# Thuộc tính Required Để yêu cầu phải nhập liệu cho trường (nếu thiết lập Yes) bắt đầu ghi không thiết lập No Cịn số thuộc tính khác xin mời tham khảo qua phần Help Access Trang 22 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Thiết lập quan hệ Một bước quan trọng xây dựng CSDL Access thiết lập quan hệ bảng CSDL Làm điều bạn gặp nhiều thuận lợi trình sử dụng trình Wizard Design View Access sau Dưới hướng dẫn cách thiết lập quan hệ cho cặp bảng Tương tự bạn phải thiết lập tồn quan hệ CSDL Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập quan hệ thực đơn: Tools | Relationship Bước 2: Đưa bảng (Tables) tham gia thiết lập quan hệ thông qua hộp thoại Show Tables (nếu chưa thấy hộp thoại dùng thực đơn Relationship | Show table): Cách đưa bảng lên cửa sổ thiết lập quan hệ (Database) sau: - Chọn bảng cần tham gia thiết lập quan hệ (thường chọn tất cả) ; - Nhấn nút Add; - Chọn xong tồn nhấn Close để đóng cửa sổ Bước 3: Thực tạo kết nối cặp bảng theo thiết kế, cách làm sau: Dùng chuột kéo (Drag) trường cần liên kết bảng (ví dụ trường hangID bảng HANG) thả (Drop) lên trường cần liên kết đến bảng (ví dụ trường hangID bảng HANGBAN) Khi hộp thoại Edit Relationships xuất hiện: Trang 23 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Trong trường hợp muốn thiết lập thuộc tính đảm bảo tồn vẹn liệu (Enforce Referential Integrity) cho quan hệ thực chọn (checked) mục chọn sau: để đồng ý thiết lập thuộc tính đảm bảo tồn vẹn liệu; đảm bảo tồn vẹn liệu xố liệu bảng liên quan Khi đó, ghi bảng có quan hệ bị xố, tồn ghi có quan hệ với ghi tự động xố bảng có quan hệ nhiều (nếu xố CHA, tồn cha tự động bị xố khỏi bảng CON); đảm bảo toàn vẹn liệu cập nhật liệu bảng liên quan Khi đó, giá trị trường khoá liên kết bảng bị thay đổi, tồn giá trị trường khố liên kết bảng nhiều bị thay đổi theo Hộp Relationship Type: cho biết kiểu quan hệ bảng thiết lập: - One – To – One Kiểu 1-1 - One – To – Many Kiểu 1-∞ - Indeterminate Không xác định kiểu liên kết Tuỳ thuộc vào kiểu khoá trường tham gia liên kết mà Access tự xác định kiểu liên kết bảng Dưới số kiểu liên kết Access tự động xác định: Trang 24 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 TT Bảng A Bảng B Kiểu liên kết Khố Khố 1-1 Khố Khố phụ (hoặc khơng 1-n khố) Khố phụ Khố phụ (hoặc khơng khố) Khơng khố Khơng xác định kiểu liên kết Khơng khố Không xác định kiểu liên kết Chú ý - Khi hộp Relationships Type Indeterminate có nghĩa quan hệ thiết lập khơng cấu trúc khố bảng (quan hệ sai); - Trong trường hợp thiết lập thuộc tính đảm bảo tồn vẹn liệu gặp phải hộp thoại thông báo lỗi: Lỗi số liệu tồn bảng quan hệ ∞ không thoả mãn với bảng quan hệ Hiểu đơn giản là: có số mặt hàng khai báo bảng HANGBAN chưa có trong danh mục hàng (bảng HANG) không hợp lý, khơng thoả mãn điều kiện tồn vẹn liệu bảng - Khi gặp phải lỗi sau kết nối bảng: Tức trường tham gia kết nối không kiểu liệu Ví dụ: trường kiểu Number, trường kiểu Text; trường kiểu Text, trường kiểu Date/Time - bị sai khơng kiểu liệu Trang 25 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Nhập liệu Nhập liệu yêu cầu bắt buộc ứng dụng Dữ liệu nhập vào CSDL nhiều đường khác Trong phần trình bày cách nhập liệu từ bàn phìm vào trực tiếp bảng liệu Access 4.1 Cách nhập liệu Có bước để nhập trực tiếp liệu vào bảng: Bước 1: Mở bảng để nhập liệu cách: nhấn đúp chuột lên tên bảng cần nhập liệu; chọn bảng cần nhập liệu nhấn nút Open; Bước 2: Thực nhập liệu vào bảng mở bàn phím Chú ý : Một số lỗi xảy nhập liệu Lỗi thứ nhất: Lỗi do: Bạn nhập vào giá trị khơng tương thích với kiểu liệu trường định Ví dụ: trường kiểu Numeric mà gõ vào chữ cái; không gõ đầy đủ giá trị ngày, tháng, năm cho trường kiểu Date/Time, lỗi xuất Khắc phục: nhập lại cho đúng, đủ giá trị trường yêu cầu đến không xuất thông báo lỗi Trang 26 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Lỗi thứ 2: Lỗi do: Bạn không nhập giá trị để trống giá trị trường khoá Đã trường khố ln u cầu phải nhập liệu cho ghi Khắc phục: phải nhập đầy đủ giá trị cho trường khoá Lỗi thứ 3: Lỗi do: Giá trị trường khoá trùng Giá trị trường khoá vừa nhập vào trùng với giá trị ghi bảng liệu Khắc phục: nhập lại giá trị trường khoá khác cho vừa đúng, đủ khơng bị trùng khố Lỗi thứ 4: Lỗi do: Bản ghi vừa nhập liệu bỏ trắng trường bắt buộc nhập liệu (những trường thiết lập thuộc tính Required=Yes) Khắc phục: Phải nhập đủ liệu cho trường bắt buộc phải nhập liệu Lỗi thứ 5: Lý do: Lỗi thực thao tác vi phạm nguyên tắc đảm bảo tồn vẹn liệu Ví dụ: Bạn nhập liệu bảng có quan hệ mà ghi nhập khơng thể liên Trang 27 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 kết tới ghi bảng có quan hệ với (nhập hàng bán mà mã hàng chưa có bảng danh mục hàng hố) Khắc phục: Tìm nhập cho giá trị theo bảng quan hệ tương ứng Tham khảo cách khắc phục lỗi mục 5: thuộc tính LookUp 4.2 Một số thao tác xử lý liệu bảng Đứng trước bảng liệu, có nhiều thao tác cần xử lý, ví dụ: xếp bảng, tìm kiếm ghi, xố ghi đó,… Nội dung phần trình bày cách sử dụng số thao tác a Xố ghi Xố ghi thao tác xoá bỏ số ghi khỏi bảng Với bảng liệu mở thực bước sau để xoá ghi: Bước 1: Chọn ghi cần xố Có thể chọn nhiều ghi cách dùng chuột đánh dấu đầu dòng ghi cần chọn; Bước 2: Ra lệnh xoá cách: mở thực đơn Edit | Delete Record nhấn nút Delete Record công cụ nhấn phải chuột lên vùng chọn, nhấn Delete Record Một hộp thoại xuất để bạn khẳng định lần việc xoá liệu: - Chọn Yes để đồng ý xoá; - Nhấn No để huỷ lệnh xoá Chú ý Dữ liệu đồng ý xố khơng thể phục hồi lại Nên phải cân nhắc trước định cân nhắc trước câu hỏi kiểu Yes/No truớc định Trang 28 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 b Sắp xếp liệu Sắp xếp việc thay đổi thứ tự hiển thị bảng liệu theo trật tự Kết việc xếp giúp người dùng quan sát tốt liệu bảng, tất nhiên muốn quan sát bảng liệu theo trường phải thực xếp bảng theo liệu trường Cách xếp liệu bảng mở sau: Bước 1: Đặt trỏ lên trường (cột) muốn xếp; Bước 2: Nhấn nút lệnh xếp công cụ: - xếp tăng dần - xếp giảm dần Bạn thu kết mong muốn c Lọc liệu Lọc liệu việc lọc ghi bảng có số giá trị Kết việc lọc liệu giúp người dùng làm việc cách hiệu tập hợp ghi họ mong muốn Một ví dụ tính hiệu việc lọc liệu: Sắp đến ngày Quốc tế Phụ nữ 8-3 Cơ quan định thưởng chị em 100,000đ Đã có cột thưởng bảng danh sách tất cán quan, để nhập vào giá trị cột thưởng cho chị em (không nhập cho nam giới) nhanh Nếu lần mò xem nữ nhập 100,000 cho cột thưởng lâu Nếu làm theo cách sau: Bước 1: Lọc danh sách cán nữ; Bước 2: Nhập 100,000 cho tất ghi lọc Như chắn cán hiển thị (sau lọc) chị em phụ nữ, khơng bỏ xót mà khơng nhầm người nam lọt vào danh sách thưởng! Các bước để lọc liệu bảng mở sau: Trang 29 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Bước 1: Nhấn phải chuột lên trường cần lọc liệu Một menu xuất hiện: Bước 2: Thiết lập điều kiện lọc trường chọn Có nhiều cách để xác định điều kiện lọc: - Nếu muốn lọc ghi có giá trị ghi chọn chọn mục - ; Muốn lọc ghi thoả mãn điều kiện đó, gõ điều kiện lên mục: Ví dụ: + Gõ >=10 - để lọc ghi có giá trị trường thiết lập lọc lớn 10; + Gõ 3 - lọc ghi có giá trị trường lọc khác 3,… + Đặc biệt: giá trị trống, rỗng miêu tả Null; + Lọc người tên Nam gõ sau Like '*Nam'; + Lọc giá trị khoảng 10 đến 15 gõ sau: Between 10 And 15 (tham khảo toán tử Like Between chương sau- Queries) Muốn huỷ chế độ đặt lọc, nhấn phải chuột lên bảng liệu chọn mục: Thuộc tính LOOKUP Qua cách nhập liệu cho bảng có quan hệ nhiều CSDL ta thấy việc nhập liệu cho trường tham gia liên kết bảng nhiều đòi hỏi phải có độ xác với liệu bảng quan hệ (phải nhớ mã để nhập) Trong thực tế với danh mục lên đến hàng trăm, chí nhiều việc nhớ mã để nhập liệu khó khăn: gõ sai mã, nguy hiểm gõ nhầm mã Thuộc tính LOOKUP giúp giải phần việc khó khăn nhập liệu bảng quan hệ nhiều Thuộc tính LOOKUP thiết lập trường tham gia liên kết bảng có quan hệ nhiều sang trường tham gia liên kết bảng có quan hệ Trang 30 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Ví dụ: Với CSDL Quản lý bán hàng thì: - trường khachID bảng HOADON phải thiết lập thuộc tính LOOKUP sang trường khachID bảng KHACH; - trường hangID bảng HANGBAN phải thiết lập thuộc tính LOOKUP sang trường hangID bảng HANG; - trường hoadonID bảng HANGBAN phải thiết lập thuộc tính LOOKUP sang trường hoadonID bảng HOADON Thông thường, ứng với quan hệ 1-∞ thiết kế cần phải thiết lập thuộc tính LOOKUP cho trường tham gia liên kết từ bảng quan hệ sang trường tham gia liên kết bảng quan hệ nhiều Một cách thiết lập thuộc tính đơn giản trình LookUp Wizard Access Dưới ví dụ thiết lập thuộc tính LOOKUP cho trường khachID bảng HOADON sang trường khachID bảng KHACH CSDL quản lý bán hàng: Bước 1: Mở bảng có trường cần thiết lập LOOKUP (bảng HOADON) chế độ Design View cách: chọn tên bảng, nhấn nút Design; Bước 2: Kích hoạt trình LookUp Wizard cách: Tại cột Data Type trường cần thiết lập thuộc tính LOOKUP (trường khachID), chọn mục Lookup Wizard từ danh sách thả xuống: Trang 31 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Hộp thoại Lookup Wizard xuất hiện: Hộp thoại hỏi Dữ liệu để đưa vào danh sách chọn lấy từ đâu? Trong trường hợp danh sách liệu để chọn lấy từ bảng KHACH, nên chọn mục I want the lookup column to look up the values in a table or query Trang 32 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Nhấn Next để tiếp túc: Bước 3: Chọn liệu cho danh sách: Hộp thoại trả lời câu hỏi: Bảng (query) chứa liệu cần đưa vào danh sách? Trong trường hợp lấy liệu từ bảng KHACH nên mục View chọn Tables; chọn bảng KHACH Chọn xong nhấn Next, hộp thoại sau xuất hiện: Trang 33 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Hộp thoại trả lời câu hỏi: Giá trị trường bảng (query) chọn hiển thị danh sách? Hãy dùng nút >, >>,