Với hình thức nộp đơn xin việc (CV) qua email, nếu không chú ý thì bạn rất dễ vướng phải những lỗi cơ bản và CV đó không có cơ hội được nhà tuyển dụng mở lên 17/10/2013 - Tin tức tổng hợp Gần đây, cộng đồng mạng liên tục truyền tay nhau bài viết từ một trang web tuyển dụng trực tuyến. Theo đó, bài viết nêu ra hàng chục tình huống khiến CV bị loại ngay từ “vòng gửi xe”, trong trường hợp nộp qua email. Một hồ sơ xin việc sớm bị loại vì không có tiêu đề email, không viết hoa đầu dòng, viết tắt. Bài viết nói trên đã thu hút sự quan tâm, chú ý của nhiều người, song hầu hết đều đặt câu hỏi ngược lại là “Vậy những gì cần chú ý để CV không bị sớm vào sọt rác?”. Khác với hình thức nộp CV bản cứng trực tiếp, cách nộp CV thông qua email có một số đặc trưng riêng, nếu người nộp không chú ý thì nhà tuyển dụng sẽ xóa ngay email đó mà không cần đọc CV bản mềm đính kèm. Chưa nói tới nội dung viết trong CV, nếu nộp qua email, bạn cần tuân thủ những nguyên tắc sau để nhà tuyển dụng đồng ý tải về và mở xem tập tin đính kèm: Nộp hồ sơ dự tuyển qua email có những đặc thù khác lạ so với cách nộp trực tiếp tại công ty. 1. Địa chỉ email phải nghiêm túc Sử dụng tên là hợp lý nhất, như thanhnv@, ngocpham@, trunghieubrvt@, tránh các địa chỉ email dạng batnapquantai_honemlancuoi@,congchuakieuky1992@, Đặc biệt chú ý, nếu địa chỉ email có liên kết với Facebook thì bạn hãy làm sạch Timeline của tài khoản Facebook đó; nếu địa chỉ email thường được dùng cho các hoạt động không mấy tốt đẹp trên mạng thì bạn nên tạo một email mới để tránh mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Tìm hiểu cách giữ sự trong sạch cho Facebook với bài Những việc nên làm trên Facebook. 2. Chữ ký cũng phải nghiêm túc Chữ ký ở cuối email thường chứa một số thông tin cá nhân để người nhận có thể liên lạc lại sau khi đọc email, đây cũng là một thông tin để đánh giá tính cách của ứng viên. Do vậy, bạn nên tạo chữ ký sao cho thật nghiêm túc: chỉ cần họ tên đầy đủ, đơn vị công tác, trường học, số điện thoại liên hệ là được; đừng chèn vào những câu từ, lời thơ không phù hợp. Ngoài ra, nên sử dụng ảnh đại diện hợp lý, có thể dùng ảnh cá nhân. Tìm hiểu thêm về cách thiết lập chữ ký cho Gmail với bài Những điều cần biết cho người dùng Gmail. 3. Chỉ gửi tới một địa chỉ duy nhất Nhà tuyển dụng có thể sẽ xóa ngay email hoặc không đánh giá cao bạn nếu phát hiện email đó được gửi đồng thời cho nhiều nơi. Cũng như không được chuyển tiếp thư đã gửi từ nơi này tới nơi khác. Nếu muốn ứng tuyển ở nhiều nơi khác nhau, bạn nên dành thời gian soạn các bức email riêng biệt. 4. Tiêu đề email phải phản ảnh được vị trí ứng tuyển Tuyệt đối không đặt tiêu đề email dạng “CV”, “Xin việc”, “Đơn xin việc”,“Gửi chị A/anh B”,… Thay vào đó, bạn phải ghi rõ vị trí ứng tuyển trong tiêu đề, chẳng hạn: “Đơn xin ứng tuyển vị trí Trưởng phòng kinh doanh của công ty X”. Tiêu đề email nộp hồ sơ xin việc cần ghi rõ vị trí ứng tuyển. 5. Chú ý đặt tên tập tin đính kèm Tên tập tin cũng như tiêu đề email, cần có sự rõ ràng, cụ thể nhất định, có thể đặt tên tập tin là CV-NgocPham thay vì CV. Ngoài ra, do đặc thù của việc gửi hồ sơ xin việc qua email nên bạn có thể ghép sơ yếu lý lịch, CV, ảnh chụp các bằng cấp, CMND và các giấy tờ liên quan vào một tập tin duy nhất, rồi lưu dưới định dạng PDF. Lưu ý, cần trình bày sao cho logic, đẹp mắt, đó sẽ là một minh chứng cho ưu điểm “Kỹ năng sử dụng vi tính tốt” mà bạn ghi trong CV (nếu có). Ngoài ra, trong một số trường hợp, bạn có thể nộp hồ sơ dự tuyển dưới dạng các tập tin riêng lẻ, nhưng phải nén trong một tập tin *.zip hoặc *.rar. Tốt nhất là *.zip vì định dạng này mặc định đã được Windows hỗ trợ, chứ không cần cài đặt chương trình giải nén khác, do đó sẽ tiện hơn cho nhà tuyển dụng. Lưu ý, nếu chọn cách này, bạn phải đặt tất cả các tập tin vào một thư mục đã đặt tên cụ thể, như DonXinViec-NgocPham, rồi sau đó mới nén thư mục này. Tất nhiên, bạn phải đặt số thứ tự cho các tập tin như yêu cầu của nhà tuyển dụng. Chẳng hạn: 1-CV_NgocPham.doc, 2- SYLL_NgocPham.doc, 3-GiayKhaiSinh-NgocPham.jpg, 4- BangTotNghiepDH-NgocPham.jpg, 5-CMND-NgocPham.jpg, 6- Anh3x4_NgocPham.jpg,… được nén thành tập tinDonXinViec- NgocPham.zip. Đặc biệt, tổng dung lượng hồ sơ bạn đính kèm qua email không nên vượt quá 1MB. Nếu nặng, có thể tìm cách giảm dung lượng, như giảm kích thước hình đính kèm (không nên giảm chất lượng ảnh, đây chỉ là lựa chọn cuối cùng). 6. Phải soạn thảo nội dung cho email Không được đính kèm CV trong một email không có nội dung. Ngược lại, bạn phải soạn email chỉnh tề, ngắn gọn, có chào hỏi, giới thiệu sơ nét bản thân, nguyện vọng, vị trí ứng dụng và gửi gắm lời chúc tới nhà tuyển dụng. Đặc biệt, phải kiểm tra kỹ lỗi chính tả, câu từ, nhà tuyển dụng rất không thích cách gõ văn bản không in hoa đầu dòng, dấu chấm, dấu phẩy dùng không hợp lý,… Chọn địa chỉ email nghiêm túc Có một sự khác biệt dễ nhận thấy giữa những người đi làm và tuổi teen, đó chính là nickname và địa chỉ email mà họ sử dụng. Không phải đánh đồng tất cả, nhưng rõ ràng những người nghiêm túc trong công việc sẽ chọn lựa tên tài khoản cho các dịch vụ chat, email mang chính tên của mình, nếu trùng thì sẽ linh động một số ký tự cho thích hợp. Chẳng hạn, lemyngoc@, ngoclm@, myngoc_hcmc@, Trong khi một số bạn trẻ vẫn sử dụng những cái tên khá “kêu”, như cobedangyeu@, giac_mo_tuyet_trang@, Nobiba_123@, chỉ thích hợp cho việc tán ngẫu vui vẻ giữa những người bạn. Vì vậy, các bạn học sinh, sinh viên thường xuyên phải trao đổi công việc hoặc sắp đi làm hãy chuẩn bị cho mình một địa chỉ email thật nghiêm túc để sử dụng dài lâu. Soạn thảo email là cả một nghệ thuật. (Ảnh minh họa) Tuân thủ quy tắc soạn thảo Tiếng Việt Quy tắc soạn thảo văn bản và cách sử dụng từ ngữ, dấu cấu trong Tiếng Việt là điều mà ai cũng đã từng học qua. Song thực tế vẫn còn rất nhiều người vi phạm vấn đề này, khiến người đọc có cảm giác khó chịu và họ sẽ đánh giá thấp người gửi email. Vì vậy, khi soạn email, bạn phải tuyệt đối chú ý những điều sau: viết hoa đầu dòng; dấu chấm, dấu phẩy, chấm thang, dấu hỏi liền ký tự đứng trước, cách ký tự đứng sau một khoảng trắng; dấu ngoặc kép, ngoặc tròn không được có khoảng cách với từ, câu mà nó bao bên trong,… Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và độ suôn Không bao giờ được nhấn nút Send ngay sau khi vừa soạn xong nội dung. Dù ngắn hay dài, bạn hãy đọc lại email một lần, chỉnh chu lại những dấu câu chưa hợp lý, thay đổi hay bổ sung một số từ nối sao cho đoạn văn nghe thật suôn. Tiêu đề email thể hiện được tối đa nội dung bên trong Khó mà yêu cầu chỉ dùng một dòng tiêu đề để nói lên hết nội dung bên trong email, tuy nhiên bạn phải dành thời gian suy nghĩ được tiêu đề thật súc tích thể hiện được tối đa nội dung đó, thay vì gõ bừa là “Hi”, “Xin chào”, “Gửi anh”,… Ngay cả tiêu đề email dạng “Gửi anh báo cáo” nhiều lúc cũng chưa thật sự thích hợp, mà nên chi tiết hơn, chẳng hạn “[Ngọc_Phòng kinh doanh] Gửi anh báo cáo Quý 2/2013”. Như ví dụ trên, việc dùng một số ký tự để phân biệt các phần trong tiêu đề cũng là cần thiết để người nhận nhanh chóng hiểu được. Phân đoạn nội dung email Đừng viết nội dung email dài ngoằn mà chỉ có một đoạn duy nhất, bạn hãy phân đoạn dựa trên những nội dung nhỏ. Tuy nhiên, nếu một nội dung quá dài thì hãy tiếp tục tách ra nhiều đoạn nhỏ hơn, mỗi đoạn không nên dài quá 5 dòng và cách nhau bằng một dấu Enter. Đây là nguyên tắc cần chú ý để tạo cảm giác thoải mái cho người đọc email, ngay cả các bài báo mạng cũng thường áp dụng cách làm này. Nếu có những đề mục nhỏ cho các nội dung trong email, bạn có thể in đậm dòng đó lên và sử dụng thêm tùy chỉnh màu nền là một màu sắc nhẹ như màu xám, xanh nhạt, nhưng phải đồng bộ một màu cho toàn bộ các đề mục. Phân email thành các đoạn nhỏ, mỗi đoạn không quá 5 dòng sẽ dễ đọc hơn. Tất nhiên, nội dung cần xếp từ trên xuống theo mức độ quan trọng giảm dần. Và bạn không được quên lời chào hỏi đầu email, cũng như lời cảm ơn, lời chúc và thông tin liên lạc của mình ở cuối email. Đừng quá màu mè Dù biết là bạn muốn làm nổi bật một số chi tiết trong email, nhưng đừng nên dùng hết màu này đến màu khác để tô cho những phần đó, mà hãy tận dụng tùy chọn in đậm của trình soạn thảo, chỉ khi nào thật sự cần thiết mới dùng thêm màu sắc khác lạ. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tránh in hoa hay in nghiêng cho nguyên một câu hay một đoạn văn, rất khó đọc! Nếu có chèn hình thì phải biết lựa vị trí thích hợp. Font Tahoma là kiểu chữ rất được ưa chuộng khi soạn email. Đặt tên tập tin đính kèm thật khoa học Không dùng các ký tự có dấu Tiếng Việt, không dùng khoảng trắng cho tên tập tin đính kèm, không sử dụng những tên vô nghĩa hoặc quá chung chung, mà bạn hãy đặt tên tập tin thật khoa học. Nếu có nhiều tập tin thì phải sắp xếp theo đúng thứ tự từ cách đặt tên cho đến bước đính kèm vào email. Chẳng hạn, 1.MyNgoc_DonXinViec, 2.MyNgoc_SoYeuLyLich, 3.MyNgoc _Hinh. . đặt tên tập tin là CV- NgocPham thay vì CV. Ngoài ra, do đặc thù của việc gửi hồ sơ xin việc qua email nên bạn có thể ghép sơ yếu lý lịch, CV, ảnh chụp các bằng cấp, CMND và các giấy tờ liên quan. đặt câu hỏi ngược lại là “Vậy những gì cần chú ý để CV không bị sớm vào sọt rác?”. Khác với hình thức nộp CV bản cứng trực tiếp, cách nộp CV thông qua email có một số đặc trưng riêng, nếu người. dài quá 5 dòng và cách nhau bằng một dấu Enter. Đây là nguyên tắc cần chú ý để tạo cảm giác thoải mái cho người đọc email, ngay cả các bài báo mạng cũng thường áp dụng cách làm này. Nếu có những