Đang tải... (xem toàn văn)
tài liệu cung cấp cho các bạn các tiện ích của excel trong quản trị dữ liệu như:định dạng tài liệu có điều kiên,các thao tác về sao chép dữ liệu,di chuyển nhanh tìm kiếm và thay thế...hi vọng tài liệu sẽ giúp ích cho các bạn trong việc học tập và nghiên cứu
CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL Bảng tính - 2010 2 Nội dung CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU Định dạng dữ liệu có điều kiện Các thao tác về sao chép dữ liệu Di chuyển nhanh, tìm kiếm và thay thế Conditional Formatting, Styles, Comment, Track Changer, chèn đối tượng, các thủ thuật,… 3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN 1.Ý nghĩa Chức năng Conditional Formatting mới bao gồm nhiều kiểu định dạng, biểu tượng và khả năng tô sáng chỉ những mục được chỉ định như giá trị lớn nhất, nhỏ nhất. 4 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN 2.Thao tác thực hiện Chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần định dạng Chọn Conditional Formatting, xuất hiện các tùy chọn Chọn New Rule: tạo điều kiện cần định dạng Chọn Clear Rule: xóa điều kiện không cần thiết 5 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN 2.Thao tác thực hiện Chọn Format only cell Qui định điều kiện Chọn Format: thực hiện định dạng 6 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN 2.Thao tác thực hiện Ví dụ 1 Nếu ô nhỏ hơn 20 sẽ có màu đỏ đậm 7 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN 2.Thao tác thực hiện Ví dụ 1 Nếu ô nhỏ hơn 20 sẽ có màu đỏ đậm 8 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN 2.Thao tác thực hiện Ví dụ 2 Nếu SL nhỏ hơn 5 sẽ có màu xanh Nếu ĐG lớn hơn 8 sẽ có màu vàng nền đỏ 9 SAO CHÉP ĐẶC BIỆT 1.Ý nghĩa Dùng để thực hiện việc sao chép phần định dạng hoặc công thức. 2.Thao tác thực hiện Chọn đối tượng cần sao chép/ bấm Ctrl + C Di chuyển con trỏ vào vùng cần sao chép đến/ bấm Ctrl + Alt + V Xuất hiện hộp thoại/ chọn một trong các tùy chọn/ OK 10 SAO CHÉP ĐẶC BIỆT Lưu ý: Có thể thực hiện thao tác sao chép bằng chuột Ví dụ 3: (dựa vào số liệu ví dụ 2) Tính cột TIỀN (SL * ĐG), sao chép cột TIỀN sang cột F bằng chức năng Paste Formulas: kiểm tra công thức các ô trong F. Sao chép cột SL sang cột G bằng chức năng Paste value: kiểm tra công thức các ô trong G Sao chép cột ĐG sang cột H bằng chức năng Paste Format: kiểm tra định dạng các ô trong H [...]... dụ 2) Tìm và thay thế: • SL thành SỐ LƯỢNG • ĐG thành ĐƠN GIÁ • TIỀN thành THÀNH TIỀN Khoa Khoa học và Công nghệ GVĐP: Đỗ Trọng Danh 18 COMMENT 1.Khái niệm Comment trong bảng tính Microsoft Excel là phần chú thích cho các ô dữ liệu 2.Cách tạo Bấm phải vào ô cần tạo Comment Chọn Insert Comment Nhập nội dung COMMENT 3.Chỉnh sửa Bấm phải vào ô chứa Comment cần chỉnh sửa Edit: sửa nội dung Delete:... quanh vùng dạng nguồn Dùng chuột quét vùng ích cần được sao chép dạng DI CHUYỂN NHANH 1.Ý nghĩa Giúp di chuyển nhanh đến ô cần thiết trong một Worksheet DI CHUYỂN NHANH 2.Thao tác thực hiện Nhấn F5 hoặc [Ctrl+G] hoặc Home > Editing > Go To… để xuất hiện hộp thoại GOTO Nhập địa chỉ cần di chuyển đến trong khung Reference Nhấn Special để chỉ định các đặc điểm khác khi định vị Nhấn nút OK TÌM... Changes\ Highlight Changes Xuất hiện hộp thoại Highlight Changes Trong mục When có các lựa chọn: • • • • Since I last saved: tính từ lúc lưu cuối cùng All: Toàn bộ Not yet reviewed: những gì xảy ra trước đó Since date: tính từ ngày TRACK CHANGER 2.Thao tác thực hiện 2.1.Thực hiện thao tác cài đặt Trong mục Who: chọn Everyone Trong mục Where: chọn vùng muốn kiểm soát sự thay đổi dữ liệu Nhấn... hiện 2.2.Kiểm tra sự thay đổi của dữ liệu Trong hộp thoại Accept or Reject Changes • Chọn 1 giá trị trong phần Select a value for cell [ ] • Chọn Accept hoặc Accept All: chấp nhận thay đổi • Chọn Reject hoặc Reject All: không chấp nhận đổi TRACK CHANGER Ví dụ 5: (dựa vào số liệu ví dụ 2) Tạo chức năng Track changes xuất ra thông báo khi có thay đỗi dữ liệu trong vùng từ B2:D7 Thay đổi tại ô C5 đơn... liệu ví dụ 2) Tạo chức năng Style cho ô B3 Định dạng chung kiểu style vừa tạo cho cột THÀNH TIỀN (D3:D7) CHÈN HÌNH ẢNH Thực hiện tương tư như trong MS Word: Chọn Insert Chọn Picture Chọn loại đối tượng hình ảnh cần chèn Bạn có thể download Slide bằng cách truy cập http://www.elearning.hoasen.edu.vn Thank You ! GV ThS.Đỗ Trọng Danh ... để tạo kiểu định dạng chung trên vùng dữ liệu 2.Thao tác thực hiện Lựa chọn một ô định dạng với các thuộc tính Chọn Home/ Cell Style/ xuất hiện hộp thoại Style: • Style Name: Nhập tên cho Style vào • Chọn nút Format thay đổi định dạng STYLE 2.Thao tác thực hiện Hộp thoại Format Cells: thực hiện các quy định cần thực hiện định dạng Chọn OK để trở lại hộp thoại Style Chọn OK STYLE 2.Thao tác... nhằm giúp tạo nhanh các công thức từ công thức vừa tạo, ta có thể thực hiện thao tác sao chép công thức SAO CHÉP CÔNG THỨC 2.Thao tác thực hiện Chọn ô chứa công thức cần sao chép Di chuyển con trỏ chuột đến góc phải phía dưới ô chứa công thức Xuất hiện dấu cộng lớn/ kéo rê chuột SAO CHÉP ĐỊNH DẠNG 1.Ý nghĩa Sau khi định dạng xong ô hay vùng dữ liệu, nhằm giúp định dạng nhanh các ô khác từ ô vừa . dạng, biểu tượng và khả năng tô sáng chỉ những mục được chỉ định như giá trị lớn nhất, nhỏ nhất. 4 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN 2.Thao tác thực hiện Chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần định. định dạng nhanh các ô khác từ ô vừa định dạng, ta có thể thực hiện thao tác sao chép định dạng. 14 SAO CHÉP ĐỊNH DẠNG 2.Thao tác thực hiện Định vị ô hoặc chọn vùng chứa dạng muốn sao chép (vùng. học và Công nghệ GVĐP: Đỗ Trọng Danh 18Khoa Khoa học và Công nghệ 18 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ Ví dụ 4: (dựa vào số liệu ví dụ 2) Tìm và thay thế: • SL thành SỐ LƯỢNG • ĐG thành ĐƠN GIÁ • TIỀN thành