Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM Bài 5 Màn hình nhập liệu Nội dung Tổng quan 3 Đối tượng Form 4 Tạo màn hình cập nhật dữ liệu với Form Wizard 9 Tạo các nút lệnh bằng công cụ Wizard 13 Bài tập 15 5-2 Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM Giới thiệu Lý thuyết 4 Tiết  Ý nghóa của màn hình (Form)  Các thành phần trong một màn hình, phân biệt được màn hình nhập liệu và màn hình hội thoại  Các khái niệm cơ bản trong màn hình  Các thuộc tính cơ bản của màn hình  Các điều khiển cơ sở của màn hình  Các bước để tạo một màn hình dữ liệu  Các thao tác thực hiện việc tạo nút lệnh trên màn hình Thực hành 5 Tiết  Sử dụng công cụ Wizard tạo các màn hình đơn giản có dạng Columnar, Tabular, Datasheet, Main-Sub  Tạo các nút lệnh cơ bản trên màn hình 5-3 Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM Tổng quan Nội dung Trình bày ý nghóa của màn hình, các thành phần trong một màn hình và giới thiệu các loại màn hình thông dụng.  Ý nghóa của màn hình (form)  Các thành phần trong một màn hình  Các loại màn hình thông dụng Ý nghóa của màn hình (Form) Khi một công việc quản lý đã được tin học hóa thì các thông tin dữ liệu của thế giới thực bên ngoài sẽ được lưu trữ vào bên trong máy tính dưới dạng các bảng, tuy nhiên cấu trúc của các bảng được tạo ra hết sức ngắn gọn làm cho người sử dụng khó có thể hiểu hết và đồng thời để giữ cho dữ liệu được an toàn thì chúng ta không nên cho phép người sử dụng trực tiếp nhập dữ liệu vào các bảng. Từ đó, để giúp cho người sử dụng dễ dàng trong việc nhập số liệu vào bên trong các bảng theo thói quen công việc hằng ngày trước đây mà họ vẫn thường làm, chúng ta phải tạo ra các màn hình dữ liệu để cho phép họ cập nhật dữ liệu trên các bảng. Ngoài ra, màn hình còn được sử dụng như các hộp thoại hỏi đáp giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng. Các thành phần trong một màn hình Trên một màn hình gồm có các thành phần sau: Thành phần Ý nghóa Đầu màn hình (Form Header) Các điều khiển nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở đầu màn hình. Chi tiết (Detail) Thể hiện các chi tiết dữ liệu của màn hình. Cuối màn hình (Form Footer) Các điều khiển nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở cuối của màn hình. Đ ầu màn hình Chi tiết Cuối màn hình 5-4 Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM Đối tượng Form Nội dung Phần này sẽ trình bày các đối tượng cơ bản trong một màn hình cùng với các thuộc tính cơ bản của nó  Các khái niệm cơ bản trong form  Các dạng màn hình dữ liệu  Các thuộc tính của form  Các điều khiển cơ sở của form Các khái niệm cơ bản trong form Khi nói đến một form ta thường hình dung đến các thành phần bên trong của nó, chẳng hạn như: tiêu đề, các điều khiển, bộ nút di chuyển và mẫu tin nguồn của nó… đó chính là những khái niệm cơ bản trong form. Khi làm việc với form của Microsoft Access chúng ta thường gặp một số các khái niệm cơ bản sau đây: Tiêu đề (Caption) Là một chuỗi văn bản xuất hiện trên thanh tiêu đề (Title bar) cửa sổ form. Các điều khiển (Controls) Là các đối tượng được tạo ra nằm tại các thành phần của form mà thông qua đó cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu vào bảng hoặc cho thực hiện một hành động nào đó Các nút di chuyển dữ liệu (Navigation Button) Cho phép người sử dụng di chuyển qua lại các dòng dữ liệu trong bảng. Khi đó trên form các điều khiển thể hiện thông tin cũng sẽ thay đổi theo. Nguồn dữ liệu (Record Source) Là nơi chứa dữ liệu của bảng sẽ được xử lý trên man hình. Thông qua form dữ liệu, người dùng có thể thực hiện các thao tác cập nhật dữ liệu: thêm, xóa, sửa. Các hành động này có ảnh hưởng trực tiếp đến các bảng bên trong cơ sở dữ liệu. Đôi khi dữ liệu nguồn của form dữ liệu không chỉ lấy từ một bảng mà lấy từ nhiều bảng khác nhau để có được thông tin cần thiết, trong trường hợp này ta có thể tạo một truy vấn chọn lựa để hiển thò thông tin từ nhiều bảng khác nhau. Các dạng form Microsoft Access cung cấp cho chúng ta một số các dạng form nhập liệu như sau: Màn hình dạng cột (Columnar) Đối với màn hình này thì tại một thời điểm chỉ hiển thò thông tin của một mẫu tin có trong nguồn dữ liệu. Để xem thông tin của những mẫu tin khác, người sử dụng phải sử dụng các nút di chuyển qua lại giữa các mẫu tin. 5-5 Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM Ví dụ Màn hình dạng danh sách (Tabular) Hiển thò những mẫu tin có trong nguồn theo từng dòng, số mẫu tin thể hiện tại một thời điểm tuỳ theo kích thước khi thiết kế màn hình, người sử dụng có thể sử dụng thanh cuộn để di chuyển lên xuống trong phạm vi hiển thò dữ liệu của màn hình. Ví dụ Màn hình dạng hàng (Justified) Trong dạng màn hình này dữ liệu được thể hiện trên nhiều cột , nhưng tại một thời điểm trên màn hình dữ liệu chỉ hiển thò thông tin của một dòng dữ liệu tương ứng trong bảng. Dạng màn hình này chỉ được sử dụng trong các trường hợp tra cứu hoặc hiển thò thông tin trên màn hình cùng một lúc với các màn hình khác vì kích thước của nó không lớn lắm. Ví dụ Màn hình dạng bảng dữ liệu (Datasheet) Trong dạng màn hình này dữ liệu được thể hiện trên nhiều cột và nhiều dòng, tuy nhiên màn hình thể hiện giống như dạng cập nhật dữ liệu của bảng (Datasheet). Khác với các màn hình dữ liệu khác, trên màn hình này không cho phép hiển thò các điều khiển nằm trong hai vò trí đầu và cuối 5-6 Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM của màn hình ( Form Header và Form Footer). Dạng màn hình này chỉ được sử dụng để tạo các màn hình dữ liệu phụ (sub form) trong các màn hình dạng chính-phụ (Main-Sub). Ví dụ Màn hình dạng chính – phụ (Main - Sub) Trong dạng màn hình này dữ liệu thể hiện được chia ra thành hai phần: chính (bảng một) và phụ (bảng nhiều). Thông thường, dạng màn hình này được sử dụng khi muốn thể hiện dữ liệu trong mối quan hệ Một – Nhiều giữa hai bảng với nhau. Giữa hai thành phần trên màn hình dữ liệu phải có ít nhất một cột liên kết dữ liệu chung để giúp dữ liệu của hai bảng đïc liên kết đúng và thông thường nó chính là cột tạo ra mối quan hệ một – nhiều của hai bảng. Thật sự đây chỉ là sự kết hợp của hai dạng màn hình lồng vào nhau. Đó là màn hình dạng cột (Columnar) sẽ thể hiện dữ liệu bên nhánh một và màn hình dạng bảng dữ liệu (Datasheet) thể hiện dữ liệu của bảng ở nhánh nhiều. Ví dụ Một số thuộc tính thường dùng của màn hình Muốn xem hoặc thay đổi một số thuộc tính của màn hình, chúng ta phải mở màn hình ở chế độ thiết kế và bật cửa sổ thuộc tính của màn hình bằng cách chọn thực đơn ViewỈ Properties. Record Source Dùng để xác đònh bảng dữ liệu nguồn cần sử dụng để xây dựng màn hình. Caption Là một chuỗi văn bản xuất hiện trên thanh tiêu đề (Title bar) cửa sổ màn hình. Default View Microsoft Access cung cấp ba dạng thể hiện của màn hình khi nó được mở 5-7 Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM  Single Form: màn hình dữ liệu dạng cột (Columnar)  Continous Form: màn hình dữ liệu dạng danh sách (Tabular )  Datasheet: màn hình dạng bảng dữ liệu, thường sử dụng cho màn hình con Record Selector Cho phép ẩn hoặc hiện thanh chọn mẫu tin hiện hành trên màn hình dữ liệu. Sử dụng Record Selector để chọn mẫu tin hiện hành trên màn hình đang làm việc. Navigation Button Cho phép ẩn hay hiện thanh di chuyển qua lại các mẫu tin có trong nguồn dữ liệu của màn hình. Thanh này gồm các nút dùng để di chuyển đến những vò trí khác nhau, như là di chuyển về mẫu tin đầu đầu tiên, di chuyển đến mẫu tin trước của mẫu tin đang đứng, di chuyển đến mẫu tin sau mẫu tin đang đứng, di chuyển về mẫu tin cuối cùng có trong dữ liệu nguồn, di chuyển đến một mẫu tin mới. Dividing lines Dùng để tạo ra các đường phân cách giữa các thành phần trong màn hình Border Style Xác đònh kiểu đường viền cho màn hình. Gồm có các kiểu đường viền sau:  Thin: đường vẽ mỏng và người dùng không thể thay đổi kích thước cửa sổ lúc hiển thò lên màn hình  Dialog: kiểu đường viền cho các màn hình dữ liệu dạng hộp thoại  Sizable: kiểu đường viền mà khi mở màn hình dữ liệu ra người dùng có thể thay đổi kích thước  None: không có đường viền bên ngoài cửa sổ. Control Box Dùng để ẩn hay hiện các chức năng: phóng to, thu nhỏ, cửa sổ của màn hình. Picture Dùng để chọn một hình làm nền cho màn hình. Chứa đường đến tên tập tin cần chọn (tập tin có kiểu ICO, BMP…) Các điều khiển cơ sở của màn hình Giống báo cáo, ta cũng có các đối tượng cơ sở dùng để thiết kế màn hình như: Label, Textbox, Ngoài ra ta còn có thêm một số đối tượng sau Control Wizard Dùng để bật hay tắt công cụ hỗ trợ trong việc thiết kế chức năng hay thuộc tính cho một số điều khiển như Command Button, List Box, Combo Box, Công cụ hỗ trợ này gồm những hộp thoại chỉ dẫn từng bước một để tạo nên một đối tượng có các xữ lý như mong muốn. Command Button Là một đối tượng có dạng nút bấm, người sử dụng thông qua đối tượng này để kích hoạt một yêu cầu xử lý cần thực hiện. 5-8 Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM SubForm / SubReport Dùng để nhúng một màn hình vào một màn hình khác với điều kiện là hai màn hình phải có quan hệ liên kết trên ít nhất là 1 tập giá trò. Ví dụ xét mối quan hệ giữa sinh viên và khoa, với một khoa có nhiều sinh viên và mỗi sinh viên chỉ thuộc về một khoa duy nhất. Trước tiên, xây dựng 2 màn hình: màn hình Sinh Viên chứa thông tin của sinh viên và màn hình Khoa chứa thông tin của khoa. Sau đó, trong màn hình Khoa ta tạo một đối tượng SubForm/SubReport để chứa màn hình Sinh Viên với tập giá trò liên kết thông qua Mã khoa, khi đó trong màn hình Khoa ta có thể thấy được danh sách những sinh viên của khoa đang làm việc. 5-9 Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM Tạo màn hình cập nhật dữ liệu với Form Wizard Nội dung Trình bày cách tạo nhanh một màn hình cập nhật dữ liệu bằng công cụ trình thông minh (Wizard) .  Tạo màn hình dạng đơn giản  Tạo màn hình dạng chính – phụ (Main-Sub) Microsoft Access cung cấp cho chúng ta một trình thông minh Wizard giúp hỗ trợ tạo nhanh các đối tượng mà Access quản lý trong đó có màn hình (form). Sau đây là các bước để tạo nhanh một màn hình cập nhật dữ liệu với Form Wizard. Tạo màn hình dạng đơn giản Chúng ta có thể tạo các màn hình dạng cột (Columnar), danh sách (Tabular), bảng dữ liệu (Datasheet), hoặc hàng (Justified) với cùng một cách. Các dạng màn hình này thường dùng để tạo ra các màn hình cập nhật dữ liệu của các bảng “đơn” thông thường là các bảng danh mục. Các bước thực hiện như sau:  Chọn thực đơh Insert Ỉ Form.  Chọn một bảng hoặc select query làm nguồn dữ liệu cho màn hình  Chọn Form Wizard và nhấn nút OK.  Chọn các field cần hiển thò lên màn hình bằng các nút >, >>, hoặc có thể xoá bỏ các field đã chọn bằng các nút <, << 5-10 Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM  Chọn một trong các dạng của màn hình: cột, danh sách, bảng dữ liệu, hàng.  Chọn màu nền và hình nền cho màn hình  Nhập tiêu đề cho màn hình, sau đó nhấn nút Finish để kết thúc quá trình tạo màn hình bằng Wizard. Thông thường Microsoft Access sẽ lấy tiêu đề của màn hình làm tên của màn hình khi lưu lại. [...]... bảng dữ liệu (Datasheet) bằng Wizard để chứa toàn bộ dữ liệu ở nhánh nhiều (KETQUA) Tạo liên kết màn hình phụ vào màn hình chính bằng cách: − Mở màn hình chính ở chế độ thiết kế − Sắp xếp lại hai cửa sổ: CSDL và cửa sổ thiết kế của màn hình chính sao cho cả hai cùng hiển thò đồng thời trên màn hình Chọn tên màn hình phụ trong danh sách các màn hình tại cửa sổ CSDL, sau đó kéo biểu tượng của màn hình phụ...5-11 Tạo màn hình dạng chính – phụ (Main – Sub) Thông thường dạng màn hình chính-phụ là sự kết hợp của hai dạng màn hình: dạng cột (Columnar) và dạng bảng dữ liệu (Datasheet) Ví dụ Tạo màn hình KẾT QUẢ THI cho phép cập nhật dữ liệu bảng SINHVIEN và bảng KETQUA Các bước thực hiện như sau: Tạo màn hình chính chứa dữ liệu bên nhánh một (SINHVIEN) có dạng cột bằng công cụ trình thông minh Tạo màn hình phụ... chi tiết (Detail) của màn hình chính Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP HCM 5-12 − Xác đònh field liên kết giữa 2 màn hình thông qua cửa sổ properties của màn hình chính: − Trong đó: Link Master Fields sẽ là tên của đối tượng dùng để thể hiện giá trò của field có trong nguồn dữ liệu của màn hình chính, field dùng để liên kết với màn hình phụ • • Link Child Fields... Di chuyển đến mẫu tin trước so với mẫu tin đang làm việc Record Operations: nhóm chức năng xử lý trên mẫu tin Là nhóm chức năng xử lý cho các hành động như thêm mới, xoá, ghi, không ghi mẫu tin Dưới đây là một số hành động thường găp: Add New Record : thêm mới một mẫu tin Delete Record : xoá mẫu tin hiện hành Save Record : lưu giá trò của mẫu tin đang thêm hay đang sử vào cơ sở dữ liệu Undo Record :... huỷ bỏ thao tác thêm mẫu tin Form Operations: nhóm chức năng xử lý trên màn hình Là nhóm chức năng xử lý cho các hành động trên màn hình như đóng / mở form… Dưới đây là một số hành động thường găp: Close Form : Đóng màn hình đang làm việc Open Form : Mở một màn hình Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP HCM 5-15 Bài tập Sử dụng cở sở dữ liệu đã tạo trong bài 2, Quản... di chuyển trên mẫu tin Đây là nhóm chức năng xử lý cho các hành động di chuyển và tìm kiếm trên mẫu tin Dưới đây là một số hành động thường găp: Find Record : Tìm kiếm theo hệ thống (theo màn hình tìm do Access cung cấp) Go to First Record : Di chuyển đến mẫu tin đầu tiên Go to Last Record : Di chuyển đến mẫu tin cuối cùng Go to Next Record : Di chuyển đến mẫu tin kế tiếp so với mẫu tin đang làm việc... nút là chuỗi ký tự hay hình ảnh, nếu nhấn vào tùy chọn Picture, chúng ta sẽ chọn vào các hình do Access cung cấp để thể hiện trên nút lệnh, nếu muốn chọn một hình ảnh nào khác, ta có thể chọn vào nút Browse để chọn file hình ảnh cần thể hiện Đặt tên cho nút vừa tạo, và nhấn vào nút Finish để kết thúc việc tạo nút lệnh bằng Wizard Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN... có trong nguồn dữ liệu của màn hình phụ, field dùng để liên kết với màn hình chính Ghi chú Nếu hai màn hình có trên hai field liên kết trong mối quan hệ một – nhiều thì ta phải ghi danh sách tên các field liên kết của hai bảng tại hai thuộc tính Link Master Fields và Link Child Fields, mỗi field ngăn cách nhau bằng dấu chấm phẩy (;) Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH... tạo một nút lệnh bằng Wizard Sau khi đã tạo xong các thành phần cơ bản của màn hình, chúng ta đã có thể thực hiện một số chức năng cơ bản đối với dữ liệu như: di chuyển và thêm mới một mẫu tin bằng thanh Navigation Button của form Ngoài những chức năng trên, người sử dụng đôi khi còn yêu cầu một số xử lý khác như Tìm kiếm mẫu tin, In báo cáo, để thực hiện những chức năng này thì ta cần phải thao tác... giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP HCM 5-15 Bài tập Sử dụng cở sở dữ liệu đã tạo trong bài 2, Quản lý sinh viên, thiết kế màn hình cáo trong phần Phục Lục - Bài tập thực hành Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP HCM . được màn hình nhập liệu và màn hình hội thoại  Các khái niệm cơ bản trong màn hình  Các thuộc tính cơ bản của màn hình  Các điều khiển cơ sở của màn hình  Các bước để tạo một màn hình. tiết dữ liệu của màn hình. Cuối màn hình (Form Footer) Các điều khiển nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở cuối của màn hình. Đ ầu màn hình Chi tiết Cuối màn hình 5-4 Tài liệu giảng. giới thiệu các loại màn hình thông dụng.  Ý nghóa của màn hình (form)  Các thành phần trong một màn hình  Các loại màn hình thông dụng Ý nghóa của màn hình (Form) Khi một công