MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1.1 Giới thiệu công việc thiết kế event 1.1.1. Event là gì ? Đó có thể là một live show ca nhạc, một giải đấu Thể thao, một Lễ hội, một hội nghị khách hàng, một lễ động thổ, một buổi lauching, một Opening Promotions, những buổi thuyết trình đào tạo…Tất cả những gì có tính chất “điểm tụ” thu hút số đông nhằm nói lên một mục đích nào đó của chủ nhân sự việc khi huớng tới đối tượng của họ. Tất cả những yếu tố trên đều là Event - Sự kiện cho dù quy mô nó lớn hay nhỏ, ít hay nhiều nhưng với sự “quen miệng” cuả một bộ phận người làm chương trình, họ quen gọi Hội nghị khách hàng hay lễ hội nào đó mới là: “làm Event” còn các sự kiện khác thì không. Có lẽ ngay từ cách gọi này cũng cho thấy ít nhiều sự thiếu chuyên nghiệp của một số tổ chức góp phần vào sự lộn xộn của cả vấn đề văn hoá thuật ngữ trong xã hội. Như vậy Events theo thuật ngữ tiếng Việt là "Tổ Chức Sự Kiện" như vậy, các hoạt động nhân ngày lễ như: Noen, Sinh nhật Forum trường, Halloween… cũng là 1 sự kiện nhỏ trong thuật ngữ Events. Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt(Events) đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp. Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý rằng, một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, sẽ không có tác dụng nếu nó đứng một mình. Trong tiếp thị, bạn có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay làm công tác đối ngoại (Public Relations - PR) mà không cần phải tổ chức một sự kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng, bạn cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện. 1.1.2. Một số loại hình Events Khai trương Khởi công xây dựng Giới thiệu sản phẩm mới Các kỳ nghỉ, các ngày lễ Đồng tài trợ Kỷ niệm thành lập Hội nghị khách hàng 1.2 Nguồn gốc và sự phát triển của việc tổ chức event trên thế giới và Việt Nam Hiện tại chưa có nghiên cứu nào về khởi điểm của ngành tổ chức event trên thế giới nhưng có một số sự thật về ngành tổ chức event đã phát triển ra sao đến ngày nay. Ngành công nghiệp này đã chuyển sang một hướng tích cực trong hai thập kỉ qua và phát triển rất nhiều. Trang Entrepreneur dẫn chứng chi tiêu hàng năm cho các sự kiện đặc biệt trên toàn thế giới ước tính đã hơn 500 tỷ $ và vẫn đang phát triển. Lịch sử của PR có thể tạm chia thành năm giai đoạn sau:  Giai đoạn Khởi nguyên PR tại nước Mỹ (1600 – 1799);  Giai đoạn Truyền thông/Nền tảng: Kỷ nguyên Báo chí và tuyên truyền (1800 – 1899);  Giai đoạn Phản ứng/Trả lời: Thời đại báo chí: (1900 – 1939);  Giai đoạn Hoạch định/Đề phòng: Giai đoạn phát triển PR như là một chức năng quản trị (1940 -1979);  Giai đoạn chuyên nghiệp hoá: Kỷ nguyên của PR trong truyền thông toàn cầu: (1980 – hiện nay). Có thể xem ngành tổ chức event bắt đầu từ giai đoạn 4 (1940 -1979) tại Mỹ và phát triển lớn mạnh vào giai đoạn 5 (1980 – hiện nay) • Typology of Events (Getz 1997) Hệ thống các sự kiện • Art / Entertainment: Nghệ thuật / Giải trí • Business / Trade: Kinh doanh / Thương mại • Sport Competitions: Giải đấu thể thao • Educational / Scientific: Giáo dục / Khoa học • Recreational: Hoạt động giải trí • Political / State: Chính trị / Chính quyền • Private Events: Sự kiện riêng • Cultural Celebration: Buổi lễ kỷ niệm văn hóa Typology of Planned Events Art / Entertainme nt Business / Trade Sport Competitio ns Educational / Scientific Recreat ional Political / State Private Events Cultural Celebration Getz 1997 1.3 Vị trí, vai trò, nhiệm vụ và lợi ích của việc tổ chức event giới thiệu sản phẩm mới cho một doanh nghiệp  Vị trí, vai trò Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Thực tế cho thấy, nhiều công ty lớn đã dám bỏ ra hàng triệu USD mỗi năm để tổ chức các sự kiện và đã đạt được không ít thành công nhờ tăng được doanh số bán. Nhưng không phải lúc nào điều này cũng xảy ra. Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp. Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý rằng, một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, sẽ không có tác dụng nếu nó đứng một mình. Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó mang lại. Tổ chức lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm nhằm để quảng bá cho khách hàng, đối tác biết về sản phẩm của công ty. Do vậy lễ giới thiệu sản phẩm quyết định đến thành công của sản phẩm vì nó mang lại một ấn tượng đầu tiên về sản phẩm. Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.  Nhiệm vụ Tổ chức sự kiện (event) góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Ví dụ: khi Vaio tung ra một loại laptop đời mới với những tính năng vượt trội, Sony sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia sự kiện quan trọng này. Thông qua sự kiện, Sony thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới và đồng thời (điều này quan trọng hơn) đánh bóng thương hiệu của Sony, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ sản phẩm mới này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp Coporate - events/exhibitions: Hình thức hội họp thường được tổ chức nhằm mục đích công nhận, tuyên dương thành tích của nhân viên hay trưng bày các sản phẩm. Những buổi chiêu đãi các khách hàng thường xuyên, các nhà cung ứng quen thuộc. Mục tiêu của các buổi chiêu đãi này là thiết lập mối quan hệ thân thiết và lâu dài giữa công ty với người tiêu dung, các đại lý nhà cung ứng. Tạo cơ hội để đem các nhà cung ứng và nhân viên lại với nhau.Hay là sự công nhận tên một nhãn hiệu Special events/exhibitions: là hình thức đặc biệt vì quy mô của nó thu hút rất nhiều báo, đài cũng như các phương tiện truyền thông khác và đây chính là các cuộc triển lãm. Thường sau mỗi cuộc triển lãm, người tiêu dùng được nhận tặng phẩm mang về hoặc mua hàng với giá khuyến mãi, nhằm tạo sự thu hút khách hàng. Đó là các sản phẩm mới của công ty. 1.4 Những công việc chủ yếu của thiết kế event giới thiệu sản phẩm mới cho một doanh nghiệp Để có một sự kiện, dù nhỏ hay lớn cũng trải qua các công đoạn chuẩn bị cơ bản. Có thể tạm chia quy trình tổ chức sự kiện thành nhóm các công việc nhỏ như sau: • Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing) Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp trên (đối với những người làm Event cho chính công ty mình(In house Event) hay Khách hàng (đối với Event Agency), người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình. • Hình thành Concept và Theme Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm Event ví như "linh hồn của Event" cho nên bước hình thành Concept cho Event rất quan trọng. Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra. Nói thêm về Theme, nếu Concept là "Linh hồn" thì Theme là "Diện mạo" của Event. Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event. Ví dụ Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là "Luôn tràn đầy năng lượng sống", còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ "Tràn đầy năng lượng"đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster , qua các trò chơi trong Event thật trẻ khỏe, năng động. Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về Đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm. • Viết kế hoạch (Planning proposal) Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên Ý tưởng đó.Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được "mặt mũi" chương trình, thông thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn). Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hay Báo giá (làm cho khách hàng), Event Channel đã có bài viết về việc này, các bạn có thể tham khảo thêm. • Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation) Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự kiện, bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) kế hoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành. • Tổ chức triển khai (Execution) Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media) Người làm Event phải chu đáo và khắt khe trong từng công việc dù nhỏ nhất. Nhiệm vụ của bạn - một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này, là kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn sẽ phải lên các bảng mô tả, phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt. Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal) và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa. Trong sự kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng. Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công việc cần giải quyết ngay sau Event (Post-Event): Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, rồi có thể phải cùng nhóm làm Event (Event team) ăn mừng sau khi tổ chức thành công (thậm chí là không thành công có thể vẫn phải đãi họ một chầu). • Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and Report) Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty: • Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình. • Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ. • Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo • Các hình ảnh báo cáo, các link đính kèm Trong Event team cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm càng sớm càng tốt ngay sau Event vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những Event tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn. Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trong việc thực hiện một sự kiện. Nhưng trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể. Nói ngắn gọn, đằng sau một Event, có rất nhiều thứ để làm. 1.5 Các nguyên tắc cơ bản khi tổ cức event Về nguyên tắc ý tưởng tổ chức sự kiện cần phải đáp ứng 3 yêu cầu sau: Để tổ chức sự kiện, trước hết phải xác định được chủ đề của sự kiện. Để thu hút sự quan tâm của công chúng, chủ đề sự kiện phải mang tính độc đáo và khách với chủ đề của các sự kiện đã được tổ chức tránh lấy tên chủ đề một cánh chung chung và đơn điệu. Sau khi xác định được chủ đề, chúng ta cần tìm ra cánh thức tổ chức sự kiện như thế nào để làm nổi bật chủ đề. Cuối cùng chúng ta cần gắn hoạt động sự kiện với hình ảnh của doanh nghiệp hay sản phẩm. Để tổ chức sự kiện có hiệu quả chúng ta cần chú ý: Sự kiện không phải đơn thuần là gặp mặt, ăn uống, giải trí mà cốt lõi của sự kiện là truyền đạt thông tin. Bạn phải làm sao để khi kết thúc sự kiện người tham gia còn nhớ tới thông điệp mà bạn muốn truyền tải. Mỗi sự kiện phải có thông điệp cụ thể. Càng nhiều thông điệp thì thông tin càng dàn trải và thiếu tính thuyết phục. Muốn thông điệp được nhớ thì bạn phải nhắc đi nhắc lại thông điệp một cách nhát quán từ đầu đến cuối. thông điệp có thể được truyền tải qua hình ảnh, phông sân khấu, băng rôn, quà tặng, sản phẩm trưng bày thậm chí là tiết mục giải trí như múa, ảo thuật, trò chơi…Thông điệp cũng có thể được thể hiện qua lời như tên gọi sự kiện, bài phát biểu, bài thuyết trình, tài liệu,… So với các hoạt động quan hệ công chúng khác, ưu thế lớn nhất của sự kiện là cho phép chúng ta minh họa trực tiếp thông điệp mà bạn muốn truyền tải tới đối tượng. Để khai thác tối đa hiệu quả của sự kiện, chúng ta cần phải thể hiện những thông điệp đó một cánh cụ thể. Có như vậy họ mới tin và nhớ thông diệp của doanh nghiệp. [...]... với những hình ảnh đẹp về các sản phẩm của công ty sẽ tạo cho khách mời cảm giác thoải mái và phấn khởi Lúc 9 giờ 30 phút, mở đầu hội nghị sẽ là bài phát biểu của giám đốc công ty Nhất Tiến Chung, bài phát biểu sẽ tuyên bố lý do hội nghị, giới thiệu sơ lược về công ty và những thành công mà công ty đã đạt được trong thời gian qua Tiếp theo đại diện của công ty sẽ trình bày về dòng sản phẩm Workstation... sự chú ý cho công chúng để giới thiệu, quảng bá các sản phẩm của công ty NTC-HP-ESYS và tạo dựng mối quan hệ có lợi giữa công ty và khách hàng Why: Hội nghị nhằm mục đích quảng bá các sản phẩm của công ty NTC- HPESYS, tạo dựng mối quan hệ có lợi giữa công ty với khách hàng từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng thị phần và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững Who: Gồm các chuyên gia công nghệ,... phẩm mới Workstation và Thin Client với những tính năng cho các doanh nghiệp bán máy tính và khách hang Tạo dựng mối quan hệ bền chặt giữa công ty và khách hang từ đó tạo nến tảng cho sự phát triển bền vững của công ty Tăng thị phần, tăng doanh thu cho công ty 1.2.2 Tầm quan trọng và sự cần thiết Việc tổ chức một sự kiện giới thiệu sản phẩm của công ty Nhất Tiến Chung- HPESYS hiện nay là rất quan trọng... chức sự kiện thành công cần những người tổ chức sự kiện giỏi và đằng sau đó là cả một công ty hoạt động chuyên nghiệp Ngày hôm nay tôi muốn nói đến các công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam Ngày nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị và PR chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường Các công ty hiểu rằng tổ chức sự kiện mang họ đến vơi công chúng và nói... các biện pháp đối phó kiệp thời 3.3 Vai trò của PR trong tổ chức sự kiện Vai trò của PR hiện diện trong tất cả các khâu tổ chức sự kiện, từ khâu ý tưởng cho đến tiến trình thực hiện và đánh giá kết quả Song song với tổ chức sự kiện là các chiến dịch PR nhằm quản bá và tiếp thị hình ảnh công ty, gây ảnh hưởng đến công chúng về tên tuổi và sản phẩm của công ty ... sản phẩm Workstation, các khách mời sẽ được đại diện của công ty giới thiệu 1 dòng sản phẩm mới khác của công ty là Thin Client Vào lúc 11 giờ, các khách mời sẽ được tư vấn bởi các chuyên gia bên công ty về các thông số kỉ thuật, tính năng, tốc độ xử lí cũng như giá cả tham khảo của sản phẩm Và sẽ có 1 tiết mục bốc thăm trúng thưởng của công ty sẽ là 1 máy tính Thecus N2200EVO Cuối cùng, sau khi hội... tiên tiến của các công ty nhằm nâng cao mức cạnh tranh mạnh mẽ khiến cho thị trường sôi động và phong phú hơn bao giờ hết Ông Michael Coson, Giám đốc điều hành tập đoàn Maison & Partners, nhà cung cấp và phân phối các sản phẩm và thương hiệu thời trang cao cấp, nhận xét: “Tôi từng tham dự rất nhiều event của các công ty, và có thể nói rằng chất lượng tổ chức sự kiện của các công ty ở Việt Nam hiện... chi phí hoặc chuyển đổi hình thức kinh doanh Điều này tưởng chừng gây khó khăn cho các công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam Nhưng với sự linh động và nhanh nhạy với tiêu chí nắm bắt đúng nhu cầu của khách hàng, các nhà tổ chức kiện đã xây dựng những kế hoạch, quy mô để phù hợp với tình hình tài chính của công ty Nhờ đó công ty không cần tiêu tốn hàng tỷ đông mà vẫn có được những ý tưởng độc đáo phù hợp... Client của công ty NTC- HP- ESYS, Màu sắc chủ đảo của hội nghị là màu trắng và xanh dương 1.3.3 Lên kế hoạch tổ chức Hội nghị gồm các nội dung như sau: • Tiếp đón khách mời (9 giờ đến 9 giờ 30) Sẽ có 1 đội ngũ nhân viên tiếp đón khách hàng và tặng cho khách hàng quà của công ty • Giới thiệu và Demo sản phẩm HP Workstation (9 giờ 30 đến 10 giờ) • Phát biểu khai mạc • Phần giới thiệu chung về công ty NTC-... ứng dụng của máy Lúc 10 giờ, Đại diện bộ phận bán hàng sẽ trình bày chính sách bán hàng của công ty và các chương trình khuyến mãi của công ty Sau đó sẽ là tiệc teabreak và trải nghiệm sản phẩm, khách mời sẽ được trải nghiệm trên sản phẩm để hiểu rõ được các tính năng xử lí vượt trội của dòng sản phẩm của công ty và qua tiệc trà sẽ tạo ra sự trao đổi thông tin cũng như sự hài long của khách mời với nhau . sẽ tuyên bố lý do hội nghị, giới thiệu sơ lược về công ty và những thành công mà công ty đã đạt được trong thời gian qua. Tiếp theo đại diện của công ty sẽ trình bày về dòng sản phẩm Workstation. cho công chúng để giới thiệu, quảng bá các sản phẩm của công ty NTC-HP-ESYS và tạo dựng mối quan hệ có lợi giữa công ty và khách hàng. Why: Hội nghị nhằm mục đích quảng bá các sản phẩm của công. quả. Song song với tổ chức sự kiện là các chiến dịch PR nhằm quản bá và tiếp thị hình ảnh công ty, gây ảnh hưởng đến công chúng về tên tuổi và sản phẩm của công ty.