Đang tải... (xem toàn văn)
Phân tích & thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Hưng Long
LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam bước vào thiên niên kỷ mới, kỷ nguyên khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin. Nước ta đang trên con đường thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước từng bước hội nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới. Đảng và nhà nước ta rất chú trọng, ưu tiên cho sự nghiệp phát triển công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, khai thác và ứng dụng tin học trong công cuộc đổi mới. Trong bất kỳ lĩnh vực nào, việc nắm bắt thông tin, xử lý thông tin chính xác, kịp thời ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và điều hành. Thực chất, quản lý thông tin, xử lý thông tin một cách khoa học là nhằm đảm bảo an toàn thông tin, tránh thông tin bị mất mát, sai sót, đồng thời tiết kiệm thời gian, tiền bạc và những chi phí không đáng có. Quản lý thông tin trên máy tính là quản lý dữ liệu, do đó mọi thông tin quản lý trên máy tính phải sắp xếp khoa học và xử lý khoa học. Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, vấn đề quản lý dựa vào máy tính là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Trong đó, quản lý nhân sự là đề tài đang thu hút được sự quan tâm, chú ý nhất. Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động, bao gồm: về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Vì vậy, công tác quản lý nhân sự phải tiến hành thường xuyên, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn. Với đề tài: “Phân tích và thiết kế thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long” giúp cho vấn đề quản lý nhân sự và đặc biệt là việc tính lương của từng công nhân, giúp công tác quản lý nhanh chóng, tiện lợi, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh của công ty. Xây dựng chương trình 1 quản lý nhân sự với mục đích nhằm giảm bớt sức người sức của, nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty TNHH Hưng Long. NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN: CHƯƠNG I: Khảo sát hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long Trong chương này sẽ giới thiệu về công ty TNHH Hưng Long, khảo sát hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long và xác định những yêu cầu cảu nó. Từ thực trạng đó cho thấy sự cần thiết của tin học hoá. CHƯƠNG II: Phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long Dựa vào phần khảo sát ở Chương I, trong Chương này sẽ trình bày các sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD và mô hình dữ liệu thực thể ERD. CHƯƠNG III: Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long Trong chương này sẽ trình bày cụ thể phần thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện vào - ra và thiết kế chương trình quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng Long. PHẦN CẢM ƠN Do thời gian có hạn cho nên đề tài của em chỉ là phân tích thiết kế một số phân hệ trong hệ thống thông tin quản trị nhân lực tại Công ty TNHH Hưng Long, hơn nữa do trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế, vì vậy khó tránh khỏi nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô và sự quan tâm, góp ý của các bạn. Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với sự giúp đỡ tận tình của cô Trần Thị Song Minh_ người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề án này. Em xin chân thành cảm ơn! 2 CHƯƠNG I KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH HƯNG LONG. 1.1_Giới thiệu về công ty TNHH Hưng Long: Công ty TNHH Hưng Long thành lập ngày 01/05/2002 dưới sự góp vốn của 3 thành viên: Giám đốc: Đặng Đăng Đạt Hai phó giám đốc: - Đặng Thị Chính (quản lý xưởng 1) - Nguyễn Văn Nghĩa (quản lý xưởng 2) CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH HƯNG LONG Địa chỉ: - Xưởng 1: * 02 - ngõ 2 - Đường Chợ Thương - Lê Lợi - Bắc Giang. Điện thoại: 0240855213/0912801388 - Xưởng 2: * 53 - Đường Chợ Thương - Lê Lợi - Bắc Giang. Điện thoại: 0240854667/0904160176 CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY TNHH HƯNG LONG 3 Ban giám đốc Quản lý xưởng 1 Quản lý xưởng 2 Đây là một công ty chuyên thêu công nghiệp phục vụ các đơn vị may hàng nội địa và xuất khẩu. Sản phẩm thêu có thể chỉ là một chi tiết hay một nhãn mác với mỗi sản phẩm thêu đã đựơc lập trình sẵn số mũi thêu và vị trí thêu sản phẩm trên chi tiết hay nhãn mãc đó. Mỗi dàn thêu với 18 đầu thêu sẽ tự động thêu theo đĩa mềm đã được lập trình trước. Khi thành lập công ty chỉ có một máy thêu, nhưng máy chạy cả ngày mà vẫn không kịp giao hàng, công ty Hưng Long ngày càng có nhiều hợp đồng thêu các chi tiết, các nhãn mác…với các công ty may mặc hàng nội địa và xuất khẩu. Sau 2 năm công ty đã thu được lợi nhuận để có thể nghĩ đến việc mở rộng sản xuất. Hiên tại công ty đã có 3 dàn máy thêu (số vốn đầu tư khoảng hơn 3 tỷ đồng). 1.2_ Khảo sát hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long: Công ty TNHH Hưng Long làm việc theo chế độ 6 ngày, nghỉ chủ nhật, một ngày làm việc 8 tiếng. Ngoài ra, tuỳ theo tình hình công việc mà nhân viên công ty có thể làm thêm ngày chủ nhật, tuỳ theo sự điều động của ban giám đốc. Hiện nay công ty TNHH Hưng Long quản lý vấn đề nhân sự_tiền lương trên sổ sách giấy tờ và được chia làm 3 công đoạn chính đó là: - Quản lý hồ sơ công nhân: Cập nhật và điều chỉnh hồ sơ công nhân. - Quản lý chấm công: Cập nhật và điều chỉnh kết quả chấm công hàng tháng. - Quản lý lương: Tính lương và lập các báo cáo lương. a. Quản lý hồ sơ công nhân: Công nhân khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc bao gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khoẻ. Khi được tuyển dụng thì phải thử việc trước một tháng. Tháng thử việc đầu tiên được hưởng 70% lương. Nếu hồ sơ nào được chấp nhận thì sẽ chính thức là công nhân và được hưởng lương bình thường, nếu không được thì hoàn trả lại hồ sơ. Thông tin của công 4 nhân cần cập nhật vào sổ sách để quản lý gồm: họ tên , giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ hiện tại, trình độ học vấn, ngày vào làm việc. Những thông tin trên được ghi chép trong sổ “ Danh sách Công nhân “ có dạng như sau: STT Họ Tên Ngày Sinh Nơi Sinh Địa chỉ HT Trinh độ HV Ngay vao LV … … … … … … … b. Quản lý chấm công: Công việc chấm công hàng ngày được ghi vào sổ theo dõi năng suất. Sau đó tổng hợp lại cuối mỗi tháng để làm cơ sở tính lương. Bảng theo dõi năng suất bao gồm: Họ tên, ngày tháng, mã sản phẩm, số lượng sản phẩm, số mũi sản phẩm, tổng số mũi. Bảng theo dõi năng suất sẽ được kiểm tra, đối chiếu với số lượng báo công xem có đúng hay không. Nếu không đúng sẽ điều chỉnh lại. Nếu đúng thì thực hiện tính lương cho công nhân theo bảng theo dõi năng suất. Bảng theo dõi năng suất có dạng: Ngày… /… Họ tên Ngày tháng Mã sản phẩm Số lượng SP Sổ mũi SP Tổng số mũi c. Quản lý lương: Công ty TNHH Hưng Long tính lương cho công nhân theo sản phẩm mà họ làm ra. Công thức tính lương như sau: Lương cuối tháng = (Lương tính theo sản phẩm + thưởng) - lương tạm ứng 5 Lương tính theo sản phẩm = (Số lượng SP * Số mũi thêu*DGTCMT)/0.016 Trong đó: - DGTCMT: là đơn giá tiền công mũi thêu. - Số lượng SP: là số lượng sản phẩm mà công nhân làm được. - Số mũi thêu: là số mũi thêu được quy định trước của sản phẩm. - Thưởng: là số tiền mà công nhân nào đó được nhận cuối mỗi tháng sau 1 tháng làm việc dưới sự quan sát và chấm công của quản lý xưởng với thành tích lao động suất sắc hoặc có thể là số tiền thưởng các dịp lễ, tết, tổng kết quý. - Tạm ứng: là số tiền công nhân ứng trước trong tháng. * Báo cáo lương hàng tháng bao gồm: - Bảng lương tạm ứng: dùng để phát lương tạm ứng giữa tháng. - Bảng lương cuối tháng: lương định kỳ trả cho công nhân cuối mỗi tháng. Sau khi đã so sánh ghi chép về chấm công của công nhân với quản lý xưởng để tính toán lương thì số lương công nhân được nhận hàng tháng sẽ ghi trong sổ lương có dạng: Lương tháng 5/2002: STT Họ Tên Tạm ứng Lương SP Thưởng Lương tháng Ký nhận … … … … … … … 1.3_Xác định yêu cầu hệ thống: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng Long không phải là lớn nhưng số lượng người quản lý không nhiều và phải kiêm nhiệm trong khi đó việc quản lý công nhân đang xử lý thủ công làm mất nhiều thời gian và quan trọng là có thể nhầm lẫn. Quản lý nhân sự tiền lương trong công ty TNHH Hưng Long chỉ là một bộ phận công việc trong những công việc mà ban giám 6 đốc phải làm. Nhưng hệ thống thông tin quản lý nhân sự lại đóng vai trò quan trọng vì không ai khác chính là những người công nhân làm ra sản phẩm thu về lợi nhuân cho công ty. Qua hệ thống quản lý nhân sự ngoài quản lý lương bổng phải chính xác thì vấn đề theo dõi năng suất, tay nghề của công nhân là rất quan trọng vì qua đó ban giám đốc có thể chọn lựa dào tạo công nhân của mình về công nghệ thêu… Nhận xét tình hình thực tế: Chi tiết các công việc đã được nêu ra đã cho thấy rõ những thiếu xót trong quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng Long: - Việc theo dõi chấm công từng ngày và tính lương hàng tháng trên sổ sách giấy tờ là không thể tránh khỏi những sai xót khi mà 1 tháng công nhân có thể làm nhiều mã sản phẩm với hàng nghìn mũi thêu khác nhau. - Thống kê báo cáo là một nhiệm vụ quan trọng nhưng được thực hiện không hoàn chỉnh. Mà có báo cáo thì mỗi thành viên trong ban giám đốc (những thành viên trong gia đình) mới tiếp cận được đầy đủ thông tin. Nhược điểm Giải pháp - Chi phí về thời gian cho việc tìm kiếm, lưu trữ thông tin lớn, xử lý chậm chạp, thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn, thông tin không đồng bộ. - Không đáp ứng kịp thời yêu cầu của ban giám đốc cho việc tìm thông tin nhanh. - Khối lượng hồ sơ lớn, việc cập nhật, lưu trữ, bổ sung, tra cứu… - Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, phù hợp với sự phát triển của công ty. - Giảm được các khâu xử lý thủ công, giảm số lượng cán bộ làm công tác quản lý nhân sự, tiết kiệm chi phí cả về vật chất lẫn con người song vẫn đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác. - Chương trình được thiết kế sao cho tìm kiếm nhanh chóng, giao diện thân thiện 7 tiêu tốn nhiều về vật chất và con người. - Với sự phát triển bùng nổ của thông tin, vấn đề khai thác, xử lý thông tin… yêu cầu ngày càng cao, đòi hỏi chính xác, kịp thời, đầy đủ mà hệ thống thông tin hiện tại chưa đáp ứng được. với người sử sụng, truy cập nhanh, cung cấp các bảng biểu với dữ liệu chính xác, đầy đủ, xử lý kịp thời các yêu cầu phát sinh. Yêu cầu về hệ thống quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng Long: - Hệ thống mới được xây dựng gần gũi với hệ thống cũ tạo điều kiện chuyển đổi đễ dàng từ hệ thống quản lý thủ công sang hệ thống quản lý tin học hóa. 1.4_Lợi ích tin học hoá và đánh giá tính khả thi của hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới của công ty TNHH Hưng Long: 1.4.1_Lợi ích tin học hoá hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng Long: - Dựa vào yêu cầu do công ty TNHH Hưng Long đưa ra, dựa vào thông tin thực tế đã cho thấy áp dụng tin học hóa trong quản lý nhân sự là cần thiết. - Một khi hệ thống quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng Long từ sổ sách giấy tờ, thủ công được tin học hoá thì những yêu cầu trên của hệ thống sẽ được đáp ứng một cách dễ dàng nhanh chóng. Mục đích chính của chương trình là giúp công tác quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. 1.4.2_Đánh giá tính khả thi hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới của công ty TNHH Hưng Long: a. Tính khả thi về kinh tế 8 * Chi phí kinh tế: - Phân tích và thiết kế hệ thống: 15 tr - Thiết bị : 1 PC (8 tr) + 1 máy in (2 tr) - Phần mềm: 15 tr - Đào tạo: 2 tr - Lắp đặt và bảo trì: miễn phí * Lợi ích kinh tế - Tiết kiệm lao động: chỉ cần 1 người để thực hiện quản lý hệ thống. - Xử lý nhanh và hiệu quả hơn hệ thống hiện thời. - Có lợi cho việc quản lý. - Giảm sai sót tính toán. - Dễ dàng đưa ra các thống kê, báo cáo. b. Tính khả thi về kỹ thuật: - Đối với công việc, hệ thống mới sẽ đáp ứng đầy đủ đòi hỏi về yêu cầu công việc hiện tại và tương lai. - Do tính chất các công việc là xảy ra thường xuyên nên xây dựng chương trình phần mềm quản lý và cải thiện trang thiết bị tính toán là hợp lý và cần thiết. - Hệ thống thực hiện hoàn chỉnh những công việc tính toán, tổng kết với độ chính xác cao và tốc độ xử lý hơn hẳn hệ thống thủ công. - Chi phí về lưu trữ và xử lý dữ liệu nhỏ, gọn và dễ tìm kiếm hơn hệ thống quản lý nhân sự cũ của công ty TNHH Hưng Long. c. Tính khả thi về tổ chức: Hệ thống mới được xây dựng gân gũi với hệ thống cũ, các công việc gần như không thay đổi sẽ dễ dàng trong sử dụng. CHƯƠNG II 9 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH HƯNG LONG. 2.1_Sơ đồ chức năng BFD (Business Function Diagram): Giải thích các chức năng: • Thêm hồ sơ mới: Cập nhật thông tin khi có công nhân mới. • Xoá hồ sơ công nhân: Khi công nhân thôi việc thì xoá thông tin của công nhân đó. 10 [...]... nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng Long: 27 - Quản lý hồ sơ công nhân: để quản lý thông tin của công nhân do bộ phận quản lý hồ sơ được sử dụng, chỉ có ban giám đốc và admin được sử dụng - Quản lý chấm công (chấm công theo ngày): để chấm công của công nhân theo ngày làm việc do bộ phận quản lý chấm công sử dụng (quản lý xưởng), chỉ có quản lý xưởng và admin được sử dụng Quản lý chấm công gồm... Theo mô tả hoạt động quản lý nhân sự của Công ty TNHH Hưng Long như ở trên, chi tiết các luồng dữ liệu vào ra hệ thống được mô tả trong sơ đồ DFD phân rã các mức như sau: DFD mức 0 - Quản lý nhân sự: 12 Sơ đồ DFD mức 1: Quản lý Hồ sơ công nhân 13 Sơ đồ DFD mức 1: Quản lý chấm công Sơ đồ DFD mức 1: Quản lý lương 14 Sơ đồ DFD mức 1: Báo cáo quản lý 2.3_Mô hình dữ liệu thực thể ERD (Entity Relationship Diagram)... sơ công nhân (Trong phần quản lý hồ sơ): 28 Giao diện này có chức năng như sau: - Cập nhập công nhân mới thông qua nút Mới - Chỉnh sửa thông tin công nhân thông qua nút Sửa - Xoá thông tin công nhân thông qua nút Xoá - Khi muốn lưu hay huỷ thông tin công nhân đã cập nhật hoặc chỉnh sửa hay không thì thông qua nút Lưu hay Huỷ - Thoát khỏi chương trình cập nhật này thông qua nút Thoát Hồ sơ công nhân. .. Qua việc phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD, ta hiểu rõ các chức năng được thi hành như thế nào để tạo ra và lưu trữ dữ liệu Qua đó ta có thông tin gốc ban đầu cần lưu trữ ( hay còn gọi là thực thể ) như sau: • Bảng hồ sơ công nhân: Lưu trữ thông tin về công nhân • Bảng chấm công: Lưu thông tin chấm công của công nhân • Bảng lương: Lưu thông tin tính lương của công nhân • Bảng tạm ứng: Lưu thông tin tạm... HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH HƯNG LONG 18 GIỚI THIỆU CÔNG CỤ SỬ DỤNG THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Chương trình quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng Long sẽ dùng SQL 2000 và Microsoft Access 2000 để lưu trữ cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình sẽ là Microsoft Visual Basic.Net SQL và Microsoft SQL Server 2000 • Lịch sử phát triển của ngôn ngữ SQL: Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ - RDBMS, do E.F... công nhân được nhận e Thực thể 5: TamUng Xác định các thuộc tính cho thực thể: 17 - Mã công nhân (MaCN): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta phân biệt công nhân này với công nhân khác - Ngày tạm ứng (NgayTU): Cho biết ngày tháng mà công nhân láy tiền tạm ứng - Số tiền (SoTien): Cho biết số tiền mà công nhân tạm ứng trong tháng đó Sơ đồ quan hệ thực thể CHƯƠNG III THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN. .. tạm ứng hàng tháng của công nhân • Bảng danh mục sản phẩm: Lưu thông tin về sản phẩm a Thực thể 1: HoSoCN Xác định các thuộc tính cho thực thể: - Mã công nhân (MaCN): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta phân biệt được công nhân này với công nhân khác - Họ và tên công nhân (HoTen): Mô tả họ và tên công nhân ứng với mã công nhân - Giới tính (GioiTinh): Cho biết công nhân là nam hay nữ - Ngày...• Xem thông tin: Báo cáo thông tin cá nhân của từng công nhân • Điều chỉnh hồ sơ: Điều chỉnh các thông tin của công nhân • Nhập bảng CC( nhập bảng chấm công ): chấm công của công nhân từng ngày qua bảng theo dõi năng suất được cập nhật vào cuối mỗi tháng • Điều chỉnh bảng CC: Điều chỉnh các số liệu đã nhập trong bảng chấm công • Tạm ứng: hàng tháng công nhân có thể tạm ứng trước... - Mã công nhân (MaCN): Đây là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta phân biệt công nhân này với công nhân khác - Ngày chấm công (NgayChamCong): Ngày công nhân làm việc - Thưởng (Thuong): Cho biết số tiền mà công nhân được nhận cuối mỗi tháng sau 1 tháng làm việc dưới sự quan sát và chấm công của quản lý xưởng với thành tích lao động suất sắc hoặc có thể là số tiền thưởng các dịp lễ, tết, tổng kết quý... việc b tblChamCong (Lưu thông tin chấm công của công nhân theo ngày): Field 1 2 3 4 Field name MaCN NgayChamCong MaSP SoLuongSP Type Size Diễn giải Text 4 Mã công nhân Date/Time Ngày chấm công Text 5 Mã sản phẩm Number Số lượng sản phẩm c.tblLuong ( Lưu thông tin về lương của công nhân ): 24 Field 1 2 3 4 Field name MaCN NgayThang Thuong Luong Type Size Dễn giải Text 4 Mã công nhân Date/Time Ngày tháng . của hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới của công ty TNHH Hưng Long: 1.4.1_Lợi ích tin học hoá hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH Hưng. CHƯƠNG I KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH HƯNG LONG. 1.1_Giới thiệu về công ty TNHH Hưng Long: Công ty TNHH Hưng Long thành lập
