Đang tải... (xem toàn văn)
Phân tích & thiết kế cơ sở dữ liệu bằng Microsoft Access trong việc quản lý thu chi tài chính
Đặt vấn đề Trong những thập kỉ gần đây ngành công nghệ thông tin phát triển một cách nhanh chóng và có nhiều bước nhảy vọt .Công nghệ thoong tin được áp dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Ở Việt Nam dù ngành công nghệ thông tin vừa mới du nhập vào và còn non trẻ , nhưng đã có một tốc độ khá nhanh và đang được áp dụng rộng rãi trong những lĩnh vực của nền kinh tế góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội .Mục tiêu của ngành tin học ứng dụng nói riêng và ngành công nghệ thông tin nói chung là áp dụng tối đa thành quả của khoa học kĩ thuật vào quá trình sản xuất kinh doanh nhằm giảm bớt sức lao động của con người tiếc kiệm được thời gian , nâng cao độ chính xác .Một trong những biện phát để nâng cao hiệu quả kinh tế là việc tổ chức hệ thống quản lí một cách lô gic và chặt chẽ . Để phục vụ cho mục tiêu này hãng Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường window , trong đó đã cài sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tực động sản sinh ra các chương trình cho bài toán thường gặp trong quản lí, thống kê, kế toán .Với Access người ta không dùng câu lện cụ thể như Pascan hay foxpro mà chỉ tổ chức cơ sở dữ liệu và thiết kế các yêu cầu , công việc cần giải quyết.Trong đồ án môn học này em trình bày về ứng dụng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access trong vấn đề quản lí tài chính.Do thời gian có hạn và kiến thức hiểu biết con hạn chế nên trong đồ án vẫn còn những chỗ chưa đạt em mong nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy cô.1 Phần IPhân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu I: Chức năng của chương trình chính: 1: Tổng quan về chương trình chính: 2: Phân tích các chức năng của các thành phần trong chương trình chính:2.1:Chức năng nhập dữ liệu:Việc đầu tiên có thể làm với hệ quản trị cơ sở dữ liệu là cần phải có số liệu. Dữ liệu nhập vào phải mang tính đầy đủ nhưng đồng thời phải mang tính tối ưu.Tức là dữ liệu nhập vào không được phép thừa .do đó chức năng này nhằm mục đích dùng các Form để nhập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu .Các bảng này đã được liên kế với nhau thành một thể thống nhất nên việc nhập số liệu phải theo một trình tự và phải phù hợp với kiểu của các dữ liệu trong bảng.Tổng quan về chức năng nhập dữ liệu:2.1.1:nhập nguồn vốndùng cập nhật thông tin v ề nguồn vốn ,chỉnh sủa ,hoàn thiện số liệu để báo cáo.2.1.2:nhập tài sảnDùng cập nhật số liệu về tài sản,chỉnh sửa ,hoàn thiện số liệu để báo cáo,phân tích 2.1.3:nhập thông tin về khách hàngD ùng cho việc bổ xung sửa chữa các thông tin có liên quan tới khách hàng.2.1.4:nhập tài khoản kế toán2Chương trình chínhnhập dữ liệuTìm kiếm In ấn Báo cáo Giúp đỡ thoátnhập dữ liệu nhập nguồn vốn nhập tài sản nhập thông tin về khách hàng nhập tài khoản kế toán Xem xét cập nhật dữ liệu cho các tài khoản của cơ quan2.2:chức năng tìm kiếmChức năng tìm kiếm:trên cơ sở là các query , các bảng đã được liên kết với nhau trở thành một thể thống nhất thì khi tìm một vấn đề nào đó ta chỉ việc gọi bảng hoặc query tạo từ các bảng có liên quan ra làm việc .2.1 Tìm kiếm chứng từ theo tên :Với việc biết được tên của chứng từ là gì ta có the tìm ra được các thông tin có liên quan đến chứng từ đó khi sử dụng chức năng này.2.2 Tìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từ:Khi đọc một số hiệu chứng từ nào đó không quen thuộc bạn co thể dùng chức năng này để tra cứu các thông tin về chứng từ đó .2.3 Tìm kiếm phiếu chi:2.3.1 Tìm kiếm phiếu chi theo lý do chi:Bạn chỉ nhớ lí do chi khoản đó là A bạn muốn co thông tin đầy đủ về khoản chi đó.chức năng này sẽ giúp đỡ bạn làm việc đó một cách dễ dàng2.3.2 tìm kiếm phiếu chi theo ngày chi:Có người hỏi bạn về các khoản chi trong ngày X nào đó bạn không thể có được câu trả lời ầy đủ và chính xác trong thời gian ngắn .Nhưng nếu dùng chức năng này bạn sẽ dễ dàng làm đựoc điều này.2.3.3 Tìm kiếm phiếu chi theo người chi:yêu cầu đặt ra là tìm phiếu chi do ông (b à) Y nào đó kí để làm sáng tỏ một việc nào đó chẳng hạn, bạn sẽ có ngay câu trả lời khi dùng chức năng n ày3chức năng tìm kiếmTìm kiếm chứng từ theo tênTìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từTìm kiếm phiếu chiTìm kiếm phiếu thuTìm kiếm khách hàngLý do chiNgày chi số tièn chi người chiLý do thungười thusố tiền thu người nộpTheo đối tượng Theo tên 2.3.4 Tìm kiếm phiếu chi theo số tền chi:Một khoản tiền chi đã biết trước nhưng bạn không nhớ nổi các thông tin có liên quan tới khoản chi đó hãy dung chức n ăng này bạn se có câu tr ả lời chính xác nhất.2.4 tìm kiếm phiếu thu:Tương tự như việc tìm kiém phiếu chi ta có thể biết được các thong tin về việc thu khi biết lí do thu, hoặc ngày thu,họăc số tiền thu hoặc người nộp nếu sử dụng các chức năng này.3 Chức năng in ấn :để thực hiện viẹc in ấn các tài liệu như :phiếu thu , phiếu chi, sổ cái , bảng cân đối kế toán , sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.4 Chức năng báo cáo:4.1 Báo cáo số dư theo từng thángNhờ báo này mà nhà quản lí có thể tính được lãi lỗ và thấy được tình hình cua cơ quan mình4.2 Báo cáo số dư:Đây là bản báo cáo quan trọng dùng cho các tính toán ,hạch toán kế toán4.3 Báo cáo nguồn vốn :dựa theo kết quả báo cáo để phân tich tình hình của cơ quan4.4 Báo cáo tài sản:tương tự phần nguòn vốn 4.5 Báo cáo tình hình thu chi của các tài khoản đến thời điểm hiện thời:Cung cấp số liệu quan trọng cho việc định hướng đi tiếp theo của cơ quan5 Chức năng giúp đỡ :Giúp tìm hiểu về tác giả , đồ án 6 Chức năng thoát Có 2 lựa chọn :Một là thoát về window,hai là đóng cửa sổ hiện thời 4Báo cáo số dư theo từng tháng số dưnguồn vốnTài sảnTình hình thu chi của các tài khoản đến thời điểm hiện thời Phần II: QUÁ TRÌNH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU1 Tạo bảng Có thể nói thiết kế bảng là việc đàu tiên cho việc thiết kế bất cứ một cơ sở dữ liệu nào . Đây là nơi lưu dữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu .Các bảng phải chứa đầy đủ nhất thông tin của cơ sở dữ liệu .Công việc quản lý thu chi tài chính cần tạo các bản sau.1.1 Bảng chứng từ ghi sổ Bảng này lưu trữ các thông tin về chứng từ ghi sổ .Bảng chi tiết :STT tên trường kiểu độ rộng giải thích1 số hiệu text 501 tên chứng từ text 503 stt number integer s ố th ứ t ự 4 TK nợ number integer5 TK có number integer6 Số tiền (triệu việt nam đồng ) number long integer7 ngày date/time short time8 trích yếu text 509 ghi chú text 805 1.2 Danh mục chứng từ kế to án :Bảng này lưu tr ữ các ch ứng t ừ kế toán stt tên trường kiểu đ ộ rộng giải thích 1 stt number integer s ố th ứ t ự 2 tên chứng t ừ text 503 số hiệu chứng t ừ text 501.3 Đ ối t ư ợng kh ách h àng 6 Bảng này lưu tr ữ các thông tin c ủa đối tượng khách hàng nh ư :mã đối tượng , tên đối tượng .Bảng chi tiết :stt tên trường kiểu độ rộng giải thích 1 mã DT number integer mã đối tượng 2 tên DT text 50 tên đối tượng 1.4 Khách hàng :Lưu thông tin về khách hàng Bảng chi tiết:stt tên trường kiểu độ rộng giải thích 1 mã KH number long integer mã khách hàng2 họ tên KH text 503 Địa chỉ text 504 điện thoại text 505 stt Au to numberlong integer số thứ tự6 mã DT number integer mã đối tượng 7 1.5 Nguồn vốn:Bảng này lưu trữ các thông tin về nguồnvốnBảng chi tiết:stt tên trường độ rộng kiểu giải thích1 số long integer autonumber2 TT 10 text thứ tự3 nguồn vốn 50 text4 mã integer number5 TK integer number tài khoản6 số đầu năm single number7 số cuối kỳ single number1.6 Phiếu chi:Bảng này lưu thông tin của các phiếu chi8 Bảng chi tiết:stt tên trường độ rộng kiểu giải thích1 số integer number2 quyển số integer number3 TK nợ integer number tài khoản nợ4 lý do chi 200 text5 người chi 50 text6 số tiền (bằng chữ) 200 text7 số tiền (bằng số) long integer number8 TK có integer number tài khoản9 số hiệu chứng từ kèm theo50 text10 ngày chi shortdate date/time9 1.7 Phiếu thu:Bảng này lưu thông tin của các phiếu thuBảng chi tiết:stt tên trường độ rộng kiểu giải thích1 số integer number2 quyển số integer number3 TK nợ integer number tài khoản nợ4 lý do thu 200 text5 người nộp 50 text6 số tiền (bằng chữ) 200 text7 số tiền (bằng số) long integernumber8 TK có integer number tài khoản9 số hiệu chứng từ kèm theo50 text10 ngày thu shortdate date/time10 [...]... thi và chỉnh sửa dữ liệu (thay đổi them , xoá dữ liệu) -nhập dư liệu: có thể dùng mẫu biểu để nhaapj dữ liệu mứi vào bảng -tổ chức giao diện chương trình Với cơ sở dữ liệu này ta tạo ra các mẫu biểu sau: 3.1 nhập chứng từ kế toán : lấy dữ liệu từ danh mục chứng từ kế toán ,mẫu biểu này được thiết kế bằng công cụ winzard 23 Dạng thiết kế: 3.2 Nhập nguồn vốn: Vốn chỉ dùng để nhập dữ liệu cho nguồn vốn... cụ winzard để thiết kế: Dạng thiết kế: 24 3.3 nhập tài sản: với mẫu biểu này ta cung dùng công cụ designview để thiết kế. Dữ liệu lấy từ bảng tài sản 25 Được mẫu biểu co dạng như sau: 3.4 nhập thông tin về khách hàng : Dùng công cụ winzard để thiết kế và dữ liệu lấy từ bảng khách hàng 26 Dạng thiết kế: 3.5 chứng từ ghi sổ: Công cụ winzard là phưongtiện để ta thiết kế mẫu biểu này,với dữ liệu lấy từ bảng... trình chính dạng thiết kế: ta Phải đặt cho thu c tính menu bar giá trị là:main marco 33 3 Thiết kế báo biểu : Báo biểu là một kiểu mẫu biểu đặc biệt được thiết kế cho khâu in ấn .Trong báo biểu Access tổ chức dữ liệu trong bảng và truy vấn để n theo những yêu cầu cụ thể 3.1 Bảng cân đối kế toán : lây dữ liẹu từ bảng cân đối kế toán nhằm mục đích in ra bảng cân đối kế toán làm cơ sở đánh giá hoạt động tài. .. bảng cân đối kế toán nhằm mục đích in ra bảng cân đối kế toán làm cơ sở đánh giá hoạt động tài chính của cơ quan 34 Dạng thiết kế: 35 3.2 báo cáo tài sản: lấy dữ liệu từ bảng tài sản để thiết kế lên bảng báo cáo tài sản làm tài liệu báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan trong lĩnh vực tài chính Dạng thiết kế: 36 ... chứng từ kế toán Được mẫu biểu co dạng: 27 3.6 giúp đỡ về đồ án: nhằm giải đáp thắc mắc về đồ án ta xây dựng lên mẫu biểu này bằng công cụ designview ta thiết kế form này : 3.7 giúp đỡ về tác giả: Tác giả tự giới thiệu mình qua form này: Form đựoc thiết kế : 28 3.8 phiếu thu: Là một phần không thể thiếu của thu chi tài chính phiếu thu được thiết kế từ nguồn dữ liệu là bảng phiếu thu: Dạng thiết k ế... thu: Dạng thiết k ế : 29 3.9 phiếu chi: C ũng giống như phiếu thu phiếu chi cũng là m ột phần không thể thiếu của thu chi ài chính. lấy dữ l ệu từ bảng ph ếu chi ta thiết kế form phiếu chi : 30 Kết quả nhận được form : 3.10 sổ cái: 31 Lấy dữ liệu từ truy vấn mẫu sổ cái ta thiết kế lên : 3.11 sổ dăng kí chứng từ ghi sổ: từ bảng cùng tên dựa tren công cụ designview ta thiết kế ra : 32 3.12 main form: Đây... tìm phiếu chi theo người chi: Với mục đích từ tên người chi tìm ra các phiếu chi mà người đó kí Ta lập nên truy vấn này từ bảng phiếu chi để làm được việc yêu cầu trên thi cần ghi [cho biết tên người chi ] tại dòng criteria,cột người chi 2.11tìm phiếu chi theo lí do chi 2.12 tìm phiếu chi theo số tiền chi 2.13 tìm phiếu chi theo ngày chi cả ba truy vấn thiết kế tương tự 2.10 20 2.14 tìm phiếu thu theo... nộp: với mục đích tìm ra các phiếu thu của cùng một người nộp tãay dựng truy vấn này,lấy dữ liệu từ bảng phiếu thu 21 2.15 tìm phiếu thu theo lí do thu 2.16 tìm phiếu thu theo ngày thu 2.17 tìm phiéu thu theo số tiền thu được thiết kế tương tự 2.14 22 2 Thiết kế form : form (mẫu biểu ) là phương tiện giao tiếp trực tiếp cơ bản giữa người dùng và Access Thông tin trong mẫu được lấp từ các bảng , các... nhờ công cụ của Access dùng để tổng hợp dữ liệu từ các bảng nguồn Khi thực hiện truy vấn bảng tổng hợp gọi là bảng dynaset không phải là bảng , nó không được xếp vào trong đĩa và sẽ bị xoá khi kết thúc (đóng) truy vấn Truy vấn là một coong cụ mạnh của Access dùng để :tổng hợp , sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu. Một truy vấn được tạo có thể sử dụng để tạo các truy vấn khác Trong cơ sở dữ liệu này gồm các... byte double double ghi chú Bảng thiết kế: bảng này chứa thông tin về số dư theo từng tháng 1.10 Bảng số số liệu tài sản kế toán: Bảng chi tiết: stt tên trường kiểu 1 TT auto number 2 so_hieu_tk_cap_I number 3 so_hieu_tk_cap_II number 4 t ên_tk text 12 độ rộng long integer integer integer 50 ghichú thứ tự Bảng thiết kế: 1.11 Bảng tài khoản kế toán tham khảo: 13 Bảng chi tiết : stt tên trường kiểu độ . cho việc thiết kế bất cứ một cơ sở dữ liệu nào . Đây là nơi lưu dữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu .Các bảng phải chứa đầy đủ nhất thông tin của cơ sở dữ liệu. vốnTài sảnTình hình thu chi của các tài khoản đến thời điểm hiện thời Phần II: QUÁ TRÌNH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU1 Tạo bảng Có thể nói thiết kế bảng là việc