Đang tải... (xem toàn văn)
Quản lý thư viện tại trường cấp 3 năng khiếu tỉnh Thái Bình
Mơc Lơc Lêi giíi thiƯu Lời cảm ơn - -6 Chơng I : Giới thiệu chung 1.1 Quản lý ứng dụng tin học quản lý 1.1.1 Một số khái niệm quản lý - - -7 1.1.2 ứng dụng tin học công tác quản lý - - -7 a Tin häc ho¸ toµn bé - -7 b Tin học hoá phần - -8 c Những đặc điểm hệ thèng qu¶n lý - - -8 2.1.Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý 10 2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 10 2.1.2 Nhu cÇu tin häc hoá thông tin quản lý 11 2.1.3 Phơng án xây dựng mô hình thông tin -12 a Cách xây dựng mô hình hƯ thèng th«ng tin - -12 b Các tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin -13 Chơng II : Khảo sát trạng hệ thống 2.1 Mục đích đề tµi -15 2.2 Kh¶o s¸t hƯ thèng cị - -16 a Sơ đồ cấu tổ chức th viÖn 18 b Một số mẫu công tác qu¶n lý th viƯn -19 c Các nghiệp vụ -23 2.3 Đánh giá nhợc ®iĨm cđa hƯ thèng hiƯn t¹i -24 2.4 Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi khó khăn - -24 Chơng III : Phân tích hệ thống 3.1 Các chức hệ thống quản lý th viÖn 26 3.1.1 Chức quản lý sách - - - -26 3.1.2 Chức quản lý độc giả -27 3.1.3 Chức quản lý mợn trả 27 3.1.4 Chức tra cứu -28 3.1.5 Chức thống kê -28 3.2 BiĨu ®å phân cấp chức -29 3.3 BiĨu ®å lng d÷ liƯu 30 3.3.1 Dữ liệu vào hệ thống 30 3.3.2 Các ký hiệu biểu đồ luồng liệu 31 3.3.3.Biểu đồ luồng liƯu møc khung c¶nh -34 3.3.4 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh -34 3.3.5.BiĨu ®å luồng liệu mức dới đỉnh -37 a Biểu đồ luồng liệu chức quản lý sách -37 b BiĨu ®å luồng liệu chức quản lý độc giả -38 c Biểu đồ luồng liệu chức quản lý mợn trả -39 d Biểu đồ luồng liệu chức tra cøu -41 e BiÓu đồ luồng liệu chức thống kê 42 3.4 Mô hình quan hệ - - -42 3.4.1 X¸c định thực thể -42 3.4.2 Xác định mối quan hệ thực thể - - -43 a C¸c mèi quan hệ liên kết CSDL -43 b Phân tích mối quan hệ thực thể hƯ thèng 44 3.4.3 X¸c định thuộc tính thực thể - - -45 3.4.4 Mô hình thực thể liªn kÕt E-R - - -50 Ch¬ng IV : ThiÕt kÕ hệ thống 4.1 Các bảng sở liệu - - -51 4.2 ThiÕt kÕ module - - -56 4.3 Giới thiệu ngôn ngữ chơng trình -57 4.4 Các kiểu liệu -60 4.5 Điều khiển lệnh ngôn ng÷ -61 4.6 Hµm vµ thđ tơc ngêi dïng tù ®Þnh nghÜa -65 Ch¬ng V : KÕt ln Phơc lục : Các Form chơng trình 68-80 Một số tài liệu tham khảo 81 Lêi Giíi ThiƯu Víi phát triển không ngừng Tin học giới, đà ảnh hởng trực tiếp đến ngành khoa học kỹ thuật nớc ta năm gần đây.Tin học đời kéo theo thay đổi toàn xà hội, kinh tế phát triển, giáo dục đào tạo đợc nâng cao, sống ngời đợc cải thiện rõ rệt Sự phát triển Tin học nớc ta bớc vào thời kỳ mới, ứng dụng tin học đợc triển khai rộng rÃi, có quy mô tơng đối lớn Nhu cầu ngời ngày cao, để đáp ứng nhu cầu ngời làm công tác tin học phải thờng xuyên nâng cao bắt tiến công nghệ giới, ứng dụng có hiệu vào kinh tế nớc ta Một yêu cầu làm tin học nớc ta phải có khả phân tích, hiểu đợc thực trạng quan để từ thiết kế, xây dựng hệ thông tin dùng máy tính phơng tiện truyền thông, lợng thông tin tăng nhu cầu cho việc quản lý, tổ chức sử lý thông tin đạt hiệu cao đồng thời đáp ứng cho yêu cầu quản lý, xử lý lu giữ thông tin, tìm kiếm thông tin cần thiết,thống kê thông tin mà ngời yêu cầu, bảo mật thông tin đảm bảo nhanh xác kịp thời Tin học ngành khoa học đáp ứng đợc yêu cầu tin học công cụ máy tính điện tử cho phép sử lý nhanh chóng mềm dẻo yêu cầu mà ngời đa ra, sản phẩm ®ỵc øng dơng réng d·i thùc tÕ HiƯn nay, ë c¸c níc ph¸t triĨn, c¸c hƯ thèng xư lý thông tin đà đợc xây dựng ứng dụng có hiệu Các hệ thống thông tin đà trở thành sơng sống nhiều lĩnh vực khác nh ngân hàng, quản trị doanh nghiệp, thơng mại ®iƯn tư HƯ thèng ®ã gióp cho ngêi kinh doanh hiệu giảm bớt công sức nhân lực, giúp cho ngời vợt qua trở ngại không gian Ngoài ứng dụng lớn tin học đà kể Tin học đợc phổ cập cho đội ngũ giáo viên, học sinh, sinh viên, công nhân viên chức quan nhà nớc, t nhân Máy tính đà đợc dùng phổ biến cho công tác quản lý trờng học, nh quản lý th viện, quản lý học sinh, quản lý điểm học sinh, sinh viên trờng mình, b»ng hƯ thèng m¸y tÝnh, viƯc ¸p dơng nh vËy giúp ngời đỡ vất vả hơn, thời gian Và điều quan trọng làm đợc khối lợng công việc lớn với độ xác tuyệt đối Việc ứng dụng phát triển tin học vào công tác quản lý tất yếu, biết đợc vai trò ý nghĩa quan trọng đó, quan, xí nghiệp, trờng học, mô hình quản lý th viện vừa nhỏ đà lợi dụng tính u việt tin học, áp dụng cách mạnh mẽ tích cực vào đơn vị thuộc quản lý Để nêu lên đợc đặc điểm việc ứng dụng tin học đời sống, em xin đợc trình bày hệ thống quản lý th viện cấp III Năng khiếu tỉnh Thái Bình máy tính Ưu điểm hệ thống : - Cập nhật khai thác thông tin nhanh chóng thời điểm - Tổ chức thông tin cách có khoa học - Tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng theo tiêu chí khác - Lu trữ thông tin với số lợng lớn - An toàn thông tin, đảm bảo thông tin xác, không sai lệch Dựa tính u việt Em đà tiến hành nghiên cứu đề tài Quản lý th viện trờng cấp III khiếu tỉnh Thái Bình Đề tài đợc đặt với hy vọng giảm bớt thời gian quản th(Cán quản lý th viện) phòng tổ chức việc tìm kiếm, xếp, thống kê báo cáo thông tin liên quan nh bạn đọc (Độc giả), tài liệu mà độc giả quan tâm Lời cảm ơn Để hoàn thành đợc đồ án này, em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa toán ứng dụng đà giảng dạy giúp đỡ em suốt thời gian học tập vừa qua Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thanh Huyền giáo viên khoa toán ứng dụng Trờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội đà tận tình hớng dẫn giúp đỡ em hoàn thành đồ án Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ, trao đổi bạn bè lớp K3B_ĐHBKHN Và anh chị khoá trớc đà giúp đỡ hoàn thành đồ án Vì thời gian trình độ có hạn, việc nghiên cứu xây dựng hệ thống Quản Lý Th Viện chắn không chánh khỏi thiếu sót Em mong nhận đợc ý kiến đóng góp thầy cô, anh chị nh bạn Chơng I Giới thiệu chung 1.1 Quản lý ứng dụng tin học công tác quản lý 1.1.1 Một số khái niệm quản lý Quản lý thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát thờng đợc dùng không việc điều hành hoạt động tổ chức kinh tế, tổ chức xà hội Trong công tác quản lý ngời ta phân chia làm loại hình lao động: - Lao động mang tính máy móc, lặp lặp lại nhiều lần nh việc thống kê danh sách, bảng biểu - Lao động mang tính chất sáng tạo, nh việc đề phơng pháp mới, c«ng viƯc kiĨm tra, híng dÉn Trong thêi gian tiêu phí cho loại hình thứ chiếm 3/4 thời gian, 1/4 thời gian dành cho loại hình thø hai 1.1.2 øng dơng tin häc c«ng tác quản lý : Ngày, với phát triĨn cđa tin häc phÇn cøng cịng nh phÇn mỊm, viƯc øng dơng cđa tin häc mäi lÜnh vùc trở lên phổ biến nớc ta tin học đà khẳng định vai trò công tác quản lý lĩnh vực nh kinh tế, trị, văn hoá, xà hội Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trớc hết giải phóng cho cho nhà lÃnh đạo khỏi công việc nặng nhọc, công việc nhiều thời gian mà hiệu lại không cao, đồng thời tạo điều kiện, thời gian dốc sức vào công tác quản lý cho họ chặt chẽ hơn, khoa học, làm tăng tốc độ xử lý thông tin đạt hiệu Tuy nhiên công việc cụ thể mà ta tin học hoá phần tin học hoá toàn phần a Tin học hoá toàn : Nội dung chủ yếu phơng pháp tin học hoá đồng thời chức quản lý thành lập cấu trúc hoàn toàn tự lập động thay cho cấu trúc tổ chức quan quản lý Ưu điểm: Của chức chức quản tin học cách triệt để nhất, hệ thống đảm bảo tính quán tránh trùng lặp thừa thông tin Nhng nhợc điểm thông tin thực công việc lâu, khó khăn chi phí ban đầu lớn b Tin học hoá phần : Nội dung chủ yếu phơng pháp tin học hoá phần chức theo nhu cầu cụ thể phận Việc thiết kế phân hệ quản lý hệ thống đợc thực cách độc lập tách biệt với giải pháp đợc chọn cho phân hệ khác Ưu điểm : Của phơng pháp tính đơn giản thực ứng dụng đợc phát triển tơng đối độc lập với nhau, vốn đầu t ban đầu không lớn Nhợc điểm : Của phơng pháp không đảm bảo tính quán cao toàn hệ thống không tránh khỏi d thừa trùng lặp thông tin Cả hai phơng pháp tuỳ thuộc vào sở vào quan cụ thể Cho dù áp dụng theo phơng pháp việc tin học hoá phải đợc xây dựng theo kế hoạch chặt chẽ thống c Những đặc điểm hệ thống quản lý : c.1 Phân cấp quản lý : Hệ thống quản lý trớc hết hệ thống đợc tổ chức thống từ xuống dới có chức tổng hợp thông tin giúp lÃnh đạo quản lý thống toàn hệ thống Hệ thống đợc phân làm nhiều cấp thông tin phải đợc tổng hợp từ dới lên truyền từ xuống dới c.2 Luồng thông tin vào : công việc khối lợng thông tin cần xử lý thờng lớn, đa dạng chủng loại cách xử lý hay tính toán Có thể phân thông tin làm loại : - Thông tin dùng cho tra cứu : Là loại thông tin đợc dùng chung cho hệ thống thay đổi Các thông tin thờng đợc cập nhật lần dïng cho tra cøu cho viƯc xư lý th«ng tin sau - Thông tin luân chuyển chi tiết : Là loại thông tin chi tiết hoạt động đơn vị, khối lợng thông tin lớn cần phải đợc xử lý kịp thời - Thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin đợc tổng hợp hoạt động cấp thấp thông tin thờng đợc cô đọng xử lý theo kỳ, xử lý theo lô mang nhiỊu th«ng tin + Xư lý theo l«(batch processing) : Mỗi thông tin đến (hay yêu cầu xử lý xuất ), cha đợc đem xử lý ngay, mà đợc gom lại cho đủ số lợng định (một lô hay mẻ ) đợc ®em xư lý mét c¸ch tËp thĨ + Xư lý theo kỳ : Mỗi thông tin đợc chuyễn đến, cha đợc đem xử lý ngay, mà phải đợi đến kỳ định thông tin đợc đem xư lý c.3 Lng th«ng tin ra: - Th«ng tin đầu đợc tổng hợp từ thông tin đầu vào phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trờng hợp cụ thể, đơn vị cụ thể Thông tin việc truy cứu nhanh đối tợng cần quan tâm: Ví dụ nh thông tin sách, độc giả , mợn trả, đồng thời phải đảm bảo xác kịp thời - Các thông tin đầu chủ yếu toán quản lý báo cáo tổng hợp, thống kê, báo cáo Các mẫu báo biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với đơn vị - Ngoài yêu cầu đợc cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin phải đợc thiết kế mềm dẻo Đây chức thể hiƯn tÝnh më cđa hƯ thèng, tÝnh giao diƯn cđa hệ thống thông tin đầu gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu toán cụ thể, từ ta lọc bớt thông tin thừa trình xử lý 2.1 Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý 2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Là hệ thống nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý, điều hành doanh nghiệp (Hay nãi réng lµ cđa mét tỉ chøc ) Hạt nhân hệ thống thông tin quản lý sở liệu chứa thông tin phản ánh tình trạng thời hoạt động kinh doanh hiƯn thêi cđa doanh nghiƯp HƯ thèng th«ng tin thu thập thông tin đến từ môi trờng doanh nghiệp phối hợp với thông tin có sở liệu để kết xuất thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thờng xuyên cập nhật sở liệu thông tin phản ánh thực trạng cđa doanh nghiƯp (Hay tỉ chøc ) C¸c hƯ thèng thông tin quản lý thờng đợc phân loại theo hai mức : + Mức thấp, hay gọi mức t¸c nghiƯp, hƯ thèng chØ cã nhiƯm vơ in số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mÉu cđa c¸ch xư lý b»ng tay trun thèng Bấy hệ thống đợc gọi hệ thống xử lý liệu (Data processing systems); thờng hệ xử lý đơn hàng; hệ quản lý nhân sự; hệ quản lý thiết bị , hệ kế toán v.v + Mức cao, hay gọi mức điều hành, hệ thống phải đa thông tin có tính chất chiến lợc kế hoạch giúp cho ngời lÃnh đạo doanh nghiệp đa định đắn công tác điều hành hoạt động doanh nghiệp Bấy hệ thống thờng đợc gọi hệ hỗ trợ định (Decision support systems) Đặc điểm hệ hổ trợ định bên cạnh sở liệu, có thêm sở mô hình chứa mô hình, phơng pháp mà đợc chọn lựa để vận dụng nên liệu cho kết theo yêu cầu đa dạng ngời dùng đặt chọn lựa định 2.1.2 Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý : Trong thời gian gần ngành công nghiệp hoá máy tính đà có bớc tiến nhanh chóng đạt đợc thành tựu to lớn Tin học đà thâm nhập vào lĩnh vực hoạt động đời sống ngời Các hệ thống phần mềm xử lý thông tin chuyên dụng ngày đà trở nên phần thiếu hoạt động quan, đơn vị , xí nghiệp, trờng học, từ mô hình nhỏ đến mô hình lớn Vì tin học có khả lu trữ, xử lý thông tin phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo Bớc cần thực triển khai đề tài tin học phải khảo sát hệ thống Hệ thống đợc ta xét tới hệ thống quản lý Đây hệ thống sống động, không bao gồm thông tin quản lý mà góp phần vào việc điều hành hoạt động tổ chức kinh tế, xà hội Xem xét thông tin quản lý cần xác định yếu tố đặc thù, nét khái quát nh mục tiêu nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý, để từ giúp phơng pháp nh bớc thiết kế, xây dựng hệ thống thông tin quản lý, để từ rút phơng pháp nh bớc thiết kế, xây dựng hệ thống thông tin quản lý đợc tin học hoá Trớc kia, tin học cha đợc ứng dụng rộng rÃi quan, nhà trờng, xí nghiệp, th viện Các hồ sơ, mẫu bảng biểu, loại hoá đơn, chứng từ, văn Thờng đợc lu dới dạng tập hồ sơ tìm ngời quản lý phải tìm theo cách tổ chức xếp cách thủ công, thời gian mà hiệu làm việc không cao Chính nhà nghiên cứu máy tính đà nghĩ biện pháp khắc phục nhợc điểm Việc quản lý loại hồ sơ, hoá đơn, tài liệu đợc vi tính hoá nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, tìm kiếm thông tin nhanh xác kịp thời mà ngời đa nhu cầu Việc lu trữ quản lý quản lý máy tính giải đợc khó khăn trên, giúp ngời quản lý cập nhật liệu, bổ xung thống kê bảng biểu tìm đợc hay nhiều hồ sơ, hoá đơn, tài liệu với cách nhanh chóng thuận tiện 2.1.3 Phơng án xây dựng mô hình thông tin : Để tin học ứng dụng cách tối u cần xem xét phơng án xây dựng mô hình thông tin a Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin : * Các bớc tiến hành - Xây dựng chiến lợc hệ thống từ xác định mục tiêu hệ thống, bao gồm : + Phạm vi việc quản lý + Lu lợng thông tin + Đối tợng sử dụng hệ thống - Phân tích : Có hai luồng thông tin + Số lợng quản lý hệ thống + Cách quản lý - Dữ liệu hệ thống : Sơ đồ quan hệ thực thể hay mô hình liệu - Chức : Phân rà chức - Sơ đồ luồng liệu : Là tổng hợp thông tin sơ đồ mô hình liệu sơ đồ phân cấp chức từ mô hình ta phản ánh hai mô hình - Tiến trình việc phân tích Có thể tóm tắt thay đổi mức độ diễn tả vật lý/ lôgic hình vẽ sau, bớc chuyển đổi (1) (2) thuộc giai đoạn phân tích, bớc chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế 10 ... tác quản lý phục vụ độc giả 2.2 Khảo sát hệ thống cũ : Trong phần em xin đợc giới thiệu hệ thống quản lý th viện Trờng Cấp III khiếu tỉnh Thái Bình Th viện trờng Cấp III khiếu tỉnh Thái Bình. .. 30 3. 3.2 C¸c ký hiƯu cđa biểu đồ luồng liệu 31 3. 3 .3. Biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh -34 3. 3.4 Biểu đồ luồng liƯu møc ®Ønh -34 3. 3.5.Biểu... việt Em đà tiến hành nghiên cứu đề tài Quản lý th viện trờng cấp III khiếu tỉnh Thái Bình Đề tài đợc đặt với hy vọng giảm bớt thời gian quản th(Cán quản lý th viện) phòng tổ chức việc tìm kiếm,
