Đang tải... (xem toàn văn)
Quyết định Về việc ban hành Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước
BỘ NỘI VỤCỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚCSố: 98/QĐ-VTLTNNCỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúcHà Nội, ngày 07 tháng 6 năm 2011QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nướcCỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚCCăn cứ Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ;Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;Theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Tin học,QUYẾT ĐỊNH:Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành.Điều 3. Giám đốc Trung tâm Tin học, Thủ trưởng các đơn vị chức năng và sự nghiệp thuộc Cục chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.Nơi nhận:- Như Điều 3;- Lãnh đạo Cục (03b);- Bộ Nội vụ (để b/c)- Lưu: VT, TTTH.KT. CỤC TRƯỞNGPHÓ CỤC TRƯỞNGĐã kýTrần Quốc Thắng BỘ NỘI VỤCỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚCCỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúcQUY CHẾ Sử dụng hệ thống thư điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước(Ban hành kèm theo Quyết định số 98/QĐ-VTLTNN ngày 07 tháng 6 năm 2011 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Vai trò và mục đích của hệ thống thư điện tửHệ thống thư điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là phương tiện trong hệ thống thông tin của Cục, phục vụ việc trao đổi thông tin của công chức, viên chức (CCVC) dưới dạng thư điện tử.Điều 2. Đơn vị đầu mối quản lý hệ thống thư điện tửTrung tâm Tin học là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng, quản lý, duy trì hoạt động hệ thống thư điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.Điều 3. Phạm vi áp dụngQuy chế này quy định việc tổ chức, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (sau đây gọi tắt là hệ thống thư điện tử), áp dụng đối với các đơn vị chức năng và sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (sau đây gọi tắt là đơn vị).CHƯƠNG IIQUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều 4. Tổ chức hệ thống thư điện tử 2 1. Hệ thống thư điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có địa chỉ trên mạng internet là https://mail.archives.gov.vn được thiết lập trên máy chủ thư điện tử (mail server) đặt tại Trung tâm Tin học, được kết nối với mạng internet thông qua đường truyền thuê riêng (leased line).2. Hộp thư điện tử của đơn vị được đặt tên theo định dạng:Tendonvi@archives.gov.vn, trong đó tendonvi là tên viết đầy đủ không dấu của đơn vị được cấp hộp thư dùng chung cho đơn vị. Ví dụ: hộp thư của Trung tâm Tin học được đặt tên là: tinhoc@archives.gov.vn3. Hộp thư điện tử của CCVC được đặt tên theo định dạng:Hodemten@archives.gov.vn, trong đó hodemten là tên viết đầy đủ không dấu của họ, đệm và tên CCVC.Ví dụ: Hộp thư điện tử của ông Nguyễn Văn Hùng có địa chỉ là:nguyenvanhung@archives.gov.vnTrường hợp tên trùng nhau thì sẽ bổ sung thông tin phụ, sau khi có sự trao đổi thống nhất giữa người quản trị và người sử dụng hộp thư điện tử.4. Danh bạ của hệ thống thư điện tử được lưu trữ tại Trung tâm Tin học và được công bố trên trang tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.Điều 5. Sử dụng hệ thống thư điện tử1. Trong quá trình giải quyết công việc, CCVC phải thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi thông tin thay cho việc trao đổi thông tin bằng giấy và cập nhật những thông tin của Cục cũng như của đơn vị được truyền tải trên hệ thống thư điện tử. Tần suất kiểm tra, trả lời thư điện tử trong hộp thư điện tử tối thiểu là 02 lần/ngày vào đầu buổi sáng và đầu buổi chiều.2. Các loại văn bản sau được trao đổi qua hệ thống thư điện tử: lịch công tác của Cục; tài liệu trao đổi phục vụ công việc; tài liệu phục vụ các cuộc họp; giấy mời; báo cáo sơ kết, tổng kết của Cục và của các đơn vị; ý kiến chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Cục, Lãnh đạo đơn vị; văn bản gửi đến các đơn vị để biết (trừ những văn bản mật hoặc những văn bản đã cập nhật trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trên trang tin điện tử của Cục).3. Khi phát hành văn bản giấy (trừ những văn bản mật), ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng với nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ hộp thư 3 điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.4. Các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử thống nhất dùng phông Unicode và Bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001. Các văn bản đính kèm thư điện tử phải có định dạng phù hợp với danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước (do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành kèm theo Quyết định 20/2008/QĐ-BTTTH ngày 04 tháng 9 năm 2008 như: .txt, .rtf, .pdf, .doc, .odt, .csv, .xls, .ods, .ppt, odp . Khi cần thiết có thể gửi tập tin đính kèm theo định dạng nén: .zip, .gz. Không được đính kèm các tập tin thực thi như: .com, .exe, .bat, …).Điều 6. Trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị trong việc quản lý, duy trì hoạt động hệ thống thư điện tử1. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư- Nhận thức đúng lợi ích và tận dụng tối đa hiệu quả hệ thống thư điện tử trong công việc;- Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử của mình, không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu cho người khác. Trường hợp quên mật khẩu, phải báo cho Trung tâm Tin học để cấp mật khẩu khác, thường xuyên thay đổi mật khẩu trong quá trình sử dụng. Mật khẩu phải có độ dài tối thiểu là 8 ký tự;- Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin các thư điện tử gửi đi;- Khi gặp sự cố hay phát hiện sự cố về hệ thống thư điện tử phải báo ngay cho Trung tâm Tin học để có phương án khắc phục;- Không mở, không chuyển tiếp cho người khác và phải xoá bỏ khỏi hộp thư những thư điện tử không rõ người gửi hoặc không mong muốn nhận (thư rác);- Chỉ sử dụng hộp thư điện tử trong công việc, không sử dụng vào việc riêng hoặc để đăng ký liên lạc, trao đổi thông tin trên các diễn đàn mạng công cộng.- Không sử dụng hệ thống thư điện tử để gửi các văn bản, tài liệu có tính “mật” theo quy định của pháp luật.- Không được phát tán virus, thư rác, những tài liệu gây ảnh hưởng đến uy tín, danh dự của đơn vị, cá nhân, tài liệu có nội dung xuyên tạc, chống đối Nhà nước, . trên hệ thống thư điện tử.2. Trách nhiệm của Trung tâm Tin học - Tạo mới, thay đổi và xoá bỏ các hộp thư điện tử của CCVC theo đề nghị của các đơn vị;4 - Quản lý, cập nhật danh bạ thư điện tử của hệ thống, công bố danh bạ thư điển tử trên Trang tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.- Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống hoạt động liên tục: xây dựng phương án khắc phục sự cố, duy trì hoạt động liên tục đáp ứng yêu cầu ổn định, tốc độ trao đổi, dung lượng hộp thư, an toàn, bảo mật, khả năng lưu trữ dự phòng cho hệ thống thư điện tử;- Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển hệ thống thư điện tử hàng năm đáp ứng nhu cầu công việc, bảo đảm sự đồng bộ với các hệ thống thông tin điện tử khác.- Xây dựng và triển khai kế hoạch hướng dẫn kỹ năng khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử cho toàn thể CCVC của các đơn vị;3. Trách nhiệm của các đơn vị- Bảo đảm mỗi công chức, viên chức có 01 hộp thư điện tử để phục vụ công tác, không cấp phát hộp thư điện tử cho công chức, viên chức hiện không còn công tác tại đơn vị; - Gửi danh sách CCVC của đơn vị cho Trung tâm Tin học để tạo mới, thay đổi hoặc xoá hộp thư điện tử;- Phân công CCVC theo dõi, kiểm tra nội dung hộp thư của đơn vị. Người được giao nhiệm vụ quản lý hộp thư điện tử của đơn vị phải báo cáo nội dung đã nhận cho thủ trưởng đơn vị để kịp thời giải quyết công việc;- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của CCVC trong đơn vị, từng bước ứng dụng hệ thống thư điện tử và các hệ thống thông tin khác trong quản lý, chỉ đạo, điều hành trong cơ quan, tăng cường sử dụng các tiện ích của công nghệ thông tin trong thực hiện nhiệm vụ được giao, tăng cường làm việc trên môi trường mạng nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.CHƯƠNG IVTỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 7. Kinh phí thực hiện 1. Kinh phí cho việc quản lý, duy trì hoạt động của hệ thống thư điện tử, trong tổng dự toán chi ngân sách của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước từ các 5 nguồn: chi thường xuyên cho sự nghiệp lưu trữ, chi thực hiện dự án tin học và các dự án khác có liên quan.2. Kinh phí thực hiện việc duy trì hoạt động của hệ thống thư điện tử được chi cho đầu tư và nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, xây dựng và nâng cấp các phần mềm, thuê bao đường truyền, tích hợp dữ liệu, sao lưu dữ liệu . 3. Mức chi được thực hiện theo các quy định của Nhà nước.Điều 8. Trách nhiệm thi hành1. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế này. Các cá nhân vi phạm quy chế sẽ bị xem xét, xử lý kỷ luật.2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc, đề nghị các đơn vị phản ánh về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để phối hợp giải quyết./.KT. CỤC TRƯỞNGPHÓ CỤC TRƯỞNGĐã kýTrần Quốc Thắng6 . ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nướcCỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚCCăn cứ Quy t định. Tin học ,QUY T ĐỊNH:Điều 1. Ban hành kèm theo Quy t định này Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Điều 2. Quy t định này