Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty Cổ phần Bắc Việt.DOC

Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty Cổ phần Bắc Việt

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế quốc dân, sản phẩm của ngành xây dựng chiếm một vị trí rất quan trọng Trình độ, quy mô và tốc độ phát triển hợp lý của ngành góp phần quyết định nhịp độ phát triển của nền kinh tế, xác định khả năng cho phép mở rộng tái sản xuất, quyết định quy mô và thời gian giải quyết các vấn đề kinh tế - xã hội cơ bản như: tốc độ, quy mô công nghiệp hoá; khả năng có thể ứng dụng những thành tựu tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải thiện, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người dân Sự mở rộng, tăng cường hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản một cách có hiệu quả là tiền đề để tăng trưởng kinh tế.

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, hoạt động của thị trường xây dựng Việt Nam ngày càng sôi động với rất nhiều các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của đủ mọi thành phần kinh tế đã và đang được thực hiện Trong bối cảnh đó, đấu thầu là một phương thức lựa chọn nhà thầu cho sự thành công của chủ đầu tư.

Muốn tham gia đấu thầu trong điều kiện cạnh tranh quyết liệt giữa các nhà thầu, mỗi nhà thầu không những phải am hiểu và làm tốt các khâu như Marketing, tính toán giá bỏ thầu, mà còn phải luôn luôn tìm ra những biện pháp nâng cao năng lực của mình

Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Bắc Việt em đã đi sâu nghiên

cứu và chọn đề tài: Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty Cổ phần Bắc Việt

Bài viết gồm có hai phần:

Chương I: Thực trạng công tác tham dự thầu của Công ty Cổ phần Bắc Việt Chương II: Một số giải pháp góp phần nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty Cổ phần Bắc Việt

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM DỰ THẦU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC VIỆT

I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC VIỆT

1. Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần Bắc Việt được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số: 0103002426 ngày 13 tháng 06 năm 2003 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội Với số vốn điều lệ là 5 tỷ đồng, ban đầu có 4 cổ đông sáng lập

Sau khi đăng kí thay đổi lần thứ 5, ngày 04 tháng 04 năm 2007 đến nay số vốn điều lệ của công ty đã lên đến 16 tỷ đồng với 3 cổ đông sáng lập.

Ngay sau khi thành lập Công ty đã tiến hành triển khai hoạt động và thi công nhiều công trình dân dụng, công nghiệp như: Nhà máy chế biến thuỷ sản Tân Hưng - Hải Phòng, Bệnh Viện y học Lâm sàng nhiệt đới, Bệnh Viện Bạch Mai - Hà Nội, công trình cải tạo nâng cấp ngõ 53, ngõ 126 tổ 28, ngõ 113 Nguyễn An Ninh, ngách 12/52 Lương Khánh Thiện, đường giao thông từ ngõ 51 Lương Khánh Thiện đi Đền Lừ Quận Hoàng Mai - Hà Nội

Từ tháng 07 năm 2006 đến 31 tháng 12 năm 2008 Công ty đã tham gia thi công khoan nổ mìn, khai thác, bốc xúc và vận chuyển đá thi công đắp đập chính công trình hồ chứa nước đầu mối thuỷ lợi, thuỷ điện Cửa Đạt, Tỉnh Thanh hoá

Từ tháng 07 năm 2007 đến tháng 04 năm 2008 Công ty triển khai kinh doanh xuất nhập khẩu ô tô các loại và thiết bị máy móc phục vụ thi công các công trình.

Từ tháng 06 năm 2008 Công ty tập trung hoành thành khối lượng đắp đập đợt cuối công trình hồ chứa nước đầu mối thuỷ lợi, thuỷ điện cửa Đạt Tỉnh Thanh hoá Ban Giám Đốc, phòng kế hoạch dự án cùng toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty tập trung nghiên cứu và tìm hiểu nguồn thông tin và khai thác sử lý thông tin để phát triển doanh nghiệp và tạo thêm việc làm cho cán bộ công

nhân viên toàn Công ty Tháng 11 năm 2008 Công ty liên danh với Công ty TNHH cơ điện luyện kim Hợp Nguyên, Thiểm Tây, Trung Quốc để tham gia đấu thầu gói thầu số I, gói thầu EPC công trình dây chuyền sản xuất hợp kim sắt 10.000 tấn/năm thuộc dự án Nhà máy Hợp kim sắt phú thọ công suất 30.000 tấn/năm Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Liên danh Bắc Việt Hợp Nguyên đã ký Hợp đồng số: 02/2008/HĐ - EPC với Công ty Cổ phần Hợp kim sắt Phú Thọ với

tổng giá trị là: 71.666.318.000VNĐ (Bảy mươi mốt tỷ sáu trăm sáu mươi sáu

triệu ba trăm mười tám nghìn đồng chẵn).

Ngày 02 tháng 02 năm 2009 Công ty tham gia đấu thầu gói thầu số: 02 mua sắm cầu trục 75/15 và 30/5 tấn với giá trị dự thầu là: 9.726.900.000VNĐ

(Chín tỷ bẩy trăm hai mươi sáu triệu chín trăm nghìn đồng chẵn

Với đội ngũ CB, CNV lành nghề, giàu về kinh nghiệm làm việc, giỏi về năng lực chuyên môn, phong cách làm việc chuyên nghiệp kết hợp lực lượng máy móc thiết bị hiện đại, đa dạng về chủng loại, năng lực phục vụ thi công và sản xuất tối ưu, Công ty Cổ phần Bắc Việt đang không ngừng phát triển, mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh theo hướng khai thác, phát huy thế mạnh và tiềm lực của Công ty

Quan niệm kinh doanh của Công ty là: “Hiền tài và công nghệ tiên tiến là

nội lực phát triển của Công ty, Bạn hàng và Đối tác là ngoại lực phát triển của Công ty, kết hợp hài hoà giữa nội lực và ngoại lực để mở ra những con đường đi đến sự thành công”

2 Ngành nghề kinh doanh

Công ty cổ phần Bắc Việt có thế mạnh trong lĩnh vực xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi Tuy nhiên, phương châm của công ty là đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh để hạn chế rủi ro, tăng lợi nhuận và tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên Công ty cổ phần Bắc Việt kinh doanh các ngành nghề sau:

- Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi và các công trình khác;

- Xây lắp các công trình điện đến 35 KV;

- Lắp đặt hệ thống điện, nước cho các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp;

- Kinh doanh bất động sản, nhà ở, nhà cao ốc và văn phòng cho thuê; - Kinh doanh nhà hàng, khách sạn (từ 10 phòng trở lên);

- Mua bán vật liệu xây dựng, thiết bị, máy móc công nghiệp phục vụ ngành xây dựng;

- Sản xuất, mua bán, trang trí nội ngoại thất; - Sản xuất mua bán gỗ và các sản phẩm từ gỗ;

- Mua bán, nuôi trồng, khai thác chế biến hàng nông, lâm, thuỷ hải sản; - Thiết kế tổng thể mặt bằng kiến trúc, nội ngoại thất đối với các công

trình xây dựng dân dụng và công nghiệp;

- Kinh doanh đại lý bảo hiểm Nhân thọ và Phi nhân thọ; - Dịch vụ vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách; - Kinh doanh khai thác đá và khai thác mỏ.

- Mua bán sắt thép các loại, sắt thép phế liệu; - Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá;

- Uỷ thác xuất nhập khẩu;

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh

3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

3.1 Cơ cấu tổ chức

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty được sắp xếp như sau:

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty cổ phần Bắc Việt

( Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty cổ phần Bắc Việt)

- Hội đồng quản trị: Có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi

vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty

- Giám đốc: là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước

pháp luật về tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh theo chế độ thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức quản lý theo nguyên tắc tinh giảm gọn nhẹ, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.

+ Trợ lý Giám đốc: Giúp việc cho giám đốc và được giám đốc uỷ nhiệm

quản lý quá trình sản xuất và kỹ thuật.

- Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo Công ty quản lý hoạt động kinh doanh và chịu sự quản lý trực tiếp của ban Giám đốc Công ty

3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban3.2.1 Phòng Kỹ Thuật :

- Bao gồm các chuyên gia có trình độ kỹ thuật cao, có nhiều kinh nghiệm thi công Bộ phận này có trách nhiệm tham mưu, hỗ trợ Giám đốc trong việc kiểm soát quản lý kỹ thuật, chất lượng, khối lượng, vệ sinh an toàn lao động, kiểm tra thường xuyên và định kỳ khối lượng, chất lượng, tiến độ thi công của các hạng mục theo đúng các yêu cầu kỹ thuật của thiết kế và các tiêu chuẩn xây dựng, công nghiệp hiện hành Khi phát hiện các sai phạm về chất lượng tại hiện trường có quyền tạm đình chỉ thi công và kiến nghị với Ban lãnh đạo để có các biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời.

- Tham gia, ký các hồ sơ nghiệm thu nội bộ

- Hướng dẫn, phối hợp với Bộ phận quản lý kỹ thuật thi công, Bộ phận giám sát kỹ thuật thi công của công trường trong các công tác lập các hồ sơ nghiệm thu thanh quyết toán, hoàn công công trình khi cần thiết.

- Thống kê các kế hoạch thông tin hàng ngày báo cáo Công ty - Đề xuất phương án tài chính, phương án tiến độ.

- Kiểm tra khối lượng thanh toán cho các nhà cung cấp vất tư thiết bị

- Phối hợp với các phòng ban khác lập Hồ sơ dự thầu và quản lý công tác đấu thầu

3.2.2 Phòng Kế toán:

- Chuẩn bị, giải quyết vấn đề về tài chính phục vụ công tác thi công.

- Kiểm tra, kiểm soát việc chi tiêu đúng với quy định của nhà nước về chế độ quản lý tài chính.

- Phối hợp với Ban chỉ huy công trường hoàn tất các chứng từ phục vụ

- Hỗ trợ phòng Kĩ thuật lên phương án tài chính trong quá trình lập Hồ sơ dự thầu

3.2.3 Phòng Tổ chức hành chính

- Chuẩn bị kế hoạch về nhân sự tham gia thi công trên công trường.

- Kiểm tra, hoàn tất các hợp đồng lao động đối với các lao động tham gia thi công trên công trường.

- Lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị bảo hộ lao động phục vụ thi công.

- Làm các thủ tục đăng ký tạm trú, tạm vắng với địa phương.

- Liên hệ với chính quyền sở tại để hoàn tất các thủ tục về trật tự an ninh khu vực, phòng cháy nổ

- Mua các bảo hiểm về công trình, máy móc thiết bị thi công, nhân lực trên công trường.

- Làm các hợp đồng lắp đặt các thiết bị thông tin liên lạc trên công trường.

3.2.4 Phòng kinh tế xây dựng, vật tư.

- Tham mưu, hỗ trợ cho Chủ nhiệm công trình trong việc chuẩn bị, giải quyết vấn đề về tài chính phục vụ công tác thi công.

- Lập sổ sách theo dõi, kiểm soát việc chi tiêu đúng với quy định của nhà nước về chế độ quản lý tài chính.

- Làm công tác thống kê, theo dõi việc xuất nhập các loại vật tư,thiết bị phương tiện thi công tại công trình.

- Lưu trữ các loại hồ sơ giấy tờ của công trình.

- Phối hợp với Phòng kế toán Công ty hoàn tất các chứng từ phục vụ công tác hạch toán của công trình

- Phối hợp với phòng kĩ thuật theo dõi trong công tác quản lí đấu thầu, công tác tiếp thị, lập hồ sơ dự thầu các dự án dân dụng, công nghiệp

Ngoài ra trong từng dự án cụ thể, công ty lập ra ban chỉ huy công trình và bộ phận kĩ thuật công trường để trực tiếp điều hành công việc thi công

3.2.5 Ban Chỉ huy công trình

Được Giám đốc Công ty giao nhiệm vụ đại diện cho Công ty tại hiện trường xây dựng, trực tiếp điều hành công việc thi công, điều phối các hoạt động quản lý các đơn vị thi công, chịu trách nhiệm về tiến độ thi công, chất lượng và kỹ thuật công trình Chủ nhiệm công trình là người được Giám đốc Công ty uỷ quyền trực tiếp làm việc với Tư vấn giám sát và Chủ đầu tư giải quyết những vấn đề nảy sinh trong quá trình thi công.

 Chủ nhiệm công trình có các trách nhiệm và quyền hạn như sau: * Trách nhiệm của Chủ nhiệm công trình

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về mọi hoạt động của công trình - Đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình theo hợp đồng đã ký giữa Công ty với Chủ đầu tư.

- Giải quyết những yêu cầu của Chủ đầu tư trong quá trình thi công.

- Tổ chức điều phối nguồn lực được giao thực hiện các chức năng nhiệm vụ chỉ huy công trường.

- Tổ chức công trường khoa học từ việc ra vào, trang phục và ăn ở nền nếp, vệ sinh công trường, tổ chức thi công công trình.

- Quan hệ trực tiếp với các cơ quan chức năng địa phương nơi thi công để giải quyết mọi thủ tục trước khi thi công như: hợp đồng mua bán điện nước, thông tin liên lạc, đảm bảo an ninh trật tự trong công trường nhằm đảm bảo tiến độ chất lượng công trình.

- Quyết định mọi giải pháp do thực tế thi công phát sinh trong công tác tổ chức điều hành

- Điều chỉnh các nội dung công việc trong hạng mục công trình và thời gian khởi công các hạng mục công trình cho phù hợp với thực tiễn trên cơ sở vẫn đảm bảo tiến độ thi công tổng thể.

- Phối hợp tốt các lực lượng thi công cơ giới và thủ công để công việc tiến triển tốt không chồng chéo Đảm bảo an toàn trong quá trình thi công xây lắp.

*Quyền hạn của Chủ nhiệm công trình:

- Đề xuất yêu cầu đảm bảo nguồn lực cho hoạt động của công trường - Phê duyệt các tài liệu, hồ sơ trong phạm vi được phân công của công trình - Quyết định tổ chức nhân sự của công trường sau khi được Giám đốc Công ty phê duyệt.

- Đề xuất giá trị thanh toán cho thầu phụ (nếu có ) gửi về Công ty nhằm

đảm bảo mục tiêu tiến độ và hiệu quả thi công.

- Quyết định vấn đề tài chính phù hợp với ngân sách được duyệt cho công trình.

- Xem xét và đề xuất với Công ty các vấn đề phát sinh về đơn giá, khối lượng trong các hợp đồng thuộc dự án.

 Phó Chủ nhiệm công trình :

+ Phụ trách về tài chính và nhân sự, chịu trách nhiệm cân đối tài chính phục vụ cho thi công.

+ Phụ trách về kỹ thuật, chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật trên công trường  Bộ phận kỹ thuật công trường.

* Bộ phận quản lý kỹ thuật thi công và an toàn lao động công trình

- Bố trí một Tổ trưởng của các tổ kỹ thuật cùng với các thành viên tập trung nghiên cứu thiết kế, để dưa ra biên pháp thi công đảm bảo chất lượng và tiến độ và phát hiện những bất cập của thiết kế kỹ thuật (nếu có ), lập tiến độ thi công cụ thể cho từng tháng, tuần, ngày, bao gồm cả công tác chuẩn bị vật tư, nhân lực, máy móc thiết bị, những sản phẩm cần gia công trước và những yêu cầu về bậc thợ, dụng cụ cầm tay, thiết bị kiểm tra, đặc biệt với vật tư phải đảm bảo yêu cầu về chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn thiết kế và thẩm định Đây là bộ phận then chốt giúp Chủ nhiệm công trình trong việc đảm bảo chất lượng, tiến độ của công trình.

- Bộ phận này thường xuyên kiểm tra các quá trình thi công ngoài hiện

ngoài hiện trường, các vật tư thiết bị đưa vào Công trình cũng phải được kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lượng trước khi đưa vào công trường

- Lập, quản lý hồ sơ thi công và nghiệm thu công trình Mỗi phần việc xây dựng ,lăp giáp thiết bị đều phải nghiệm thu chất lượng ,luôn kiểm tra giám sát đảm bảo an toàn lao động trong mọi quá trình thi công.

* Bộ phận giám sát kỹ thuật thi công hiện trường

- Bao gồm các kỹ sư thường xuyên có mặt trong thời gian công nhân làm việc Được giao nhiệm vụ trực tiếp hướng dẫn và giám sát công nhân thực hiện công việc theo yêu cầu thiết kế, an toàn cho người và thiết bị.

- Các cán bộ kỹ thuật phải nắm được và báo cáo cụ thể từng nội dung công việc trên hiện trường báo cáo thường xuyên cho Chủ nhiệm công trình để Chủ nhiệm công trình kịp thời điều chỉnh những vấn đề lớn phát sinh hoặc Chủ nhiệm công trình xin ý kiến Giám đốc công ty quyết định nếu ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng công trình.

- Trong bộ phận giám sát hiện trường có bộ phận trắc đạc: bộ phận này có nhiệm vụ xác định chính xác tim cốt và các kích thước hình học Lập và bảo vệ mạng lưới mốc khống chế trong suốt quá trình xây lắp và lăp đặt thiêt bị của nhà máy Mạng lưới mốc khống chế này là xương sống của công tác trắc đạc.

II KHÁI QUÁT CÔNG TÁC THAM DỰ THẦU TẠI CÔNG TY TRONG THỜI GIAN QUA.

1 Hình thức và phương thức dự thầu mà công ty đã tham gia

1.1 Hình thức dự thầu.

Theo Luật đấu thầu ban hành ngày 29 tháng 11 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, hiện nay ở Việt Nam có các hình thức đấu thầu sau:

 Đấu thầu rộng rãi  Đấu thầu hạn chế  Chỉ định thầu

 Chào hàng cạnh tranh

 Mua sắm trực tiếp và tự thực hiện  Mua sắm đặc biệt

Công ty cổ phần Bắc Việt có tham gia hai hình thức đấu thầu chủ yếu là đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế.

 Đấu thầu rộng rãi : là hình thức đấu thầu không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia Bên mời thầu phải thông báo công khai về các điều kiện, thời gian dự thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc thông báo trên tờ thông tin về đấu thầu và trang web về đấu thầu của Nhà Nước và của Bộ, Ngành, địa phương trước khi phát hành hồ sơ mời thầu Đối với những gói thầu lớn, phức tạp về công nghệ và kỹ thuật bên mời thầu phải tiến hành sơ tuyển để lựa chọn những nhà thầu có đủ tư cách, năng lực tham gia đấu thầu Đấu thầu rộng rãi là hình thức áp dụng chủ yếu trong đấu thầu Công ty tham gia hình thức này chủ yếu dựa vào các phương tiện thông tin đại chúng như đài, báo, ti vi, mạng internet …

 Đấu thầu hạn chế : là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời một số nhà thầu ( Tối thiểu là 5) có đủ kinh nghiệm và năng lực tham dự Trong trường hợp thực tế có ít hơn 5, bên mời thầu phải báo cáo chủ dự án trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định Chủ dự án quyết định danh sách nhà thầu tham dự trên cơ sở đánh giá của bên mời thầu về kinh nghiệm và năng lực của các nhà thầu, song phải đảm bảo tính khách quan, công bằng và đúng đối tượng Hình thức này chỉ được xem xét và áp dụng khi có một trong các điều kiện sau:

- Chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng được các yêu cầu của gói thầu - Do nguồn vốn sử dụng phải yêu cầu tiến hành đấu thầu hạn chế - Do tình hình cụ thể của gói thầu mà việc đấu thầu hạn chế có lợi thế Công ty tham gia hình thức này thông qua thư mời thầu của BMT

1.2 Phương thức dự thầu

Có 4 phương thức thực hiện đấu thầu, đó là phương thức một túi hồ sơ một giai đoạn, phương thức hai túi hồ sơ một giai đoạn, phương thức một túi hồ sơ hai giai đoạn và phương thức hai túi hồ sơ hai giai đoạn

 Phương thức đấu thầu một túi hồ sơ được áp dụng đối với hình thức đấu

thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu EPC Nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu gồm đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu Việc mở thầu được tiến hành một lần.

 Phương thức đấu thầu hai túi hồ sơ được áp dụng đối với đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế trong đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn Nhà thầu nộp đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính riêng biệt theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu Việc mở thầu được tiến hành hai lần; trong đó, đề xuất về kỹ thuật sẽ được mở trước để đánh giá, đề xuất về tài chính của tất cả các nhà thầu có đề xuất kỹ thuật được đánh giá là đáp ứng yêu cầu được mở sau để đánh giá tổng hợp Trường hợp gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao thì đề xuất về tài chính của nhà thầu đạt số điểm kỹ thuật cao nhất sẽ được mở để xem xét, thương thảo.

 Phương thức đấu thầu hai giai đoạn được áp dụng đối với hình thức đấu thầu

rộng rãi, đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu EPC có kỹ thuật, công nghệ mới, phức tạp, đa dạng và được thực hiện theo trình tự sau đây:

- Trong giai đoạn một, theo hồ sơ mời thầu giai đoạn một, các nhà thầu nộp đề xuất về kỹ thuật, phương án tài chính nhưng chưa có giá dự thầu; trên cơ sở trao đổi với từng nhà thầu tham gia giai đoạn này sẽ xác định hồ sơ mời thầu giai đoạn hai;

- Trong giai đoạn hai, theo hồ sơ mời thầu giai đoạn hai, các nhà thầu đã

tham gia giai đoạn một được mời nộp hồ sơ dự thầu giai đoạn hai bao gồm: đề xuất về kỹ thuật; đề xuất về tài chính, trong đó có giá dự thầu; biện pháp bảo đảm dự thầu

Tùy theo yêu cầu của từng gói thầu mà công ty tham gia đấu thầu với các phương thức trên

2 Đặc điểm chung của các gói thầu

Công ty cổ phần Bắc Việt hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng, lắp đặt các công trình Các gói thầu mà công ty tham dự có một số đặc điểm chung như sau:

 Về tính chất: Các gói thầu của công ty chủ yếu là gói thầu xây lắp và mua sắm hàng hóa

 Về hính thức tham dự thầu: Chủ yếu công ty tham dự thầu cạnh tranh rộng rãi và tham gia dự thầu các gói thầu trong nước

 Về thời gian: Các gói thầu thường có thời gian thi công ngắn Trong vòng một năm Tuy nhiên, cũng có gói thầu đòi hỏi thời gian thi công dài từ hai năm như công trình Đắp đập hồ chứa nước Cửa Đạt- Thanh Hóa.

 Về kĩ thuật: Các gói thầu công ty tham dự chủ yếu có tính chất kĩ thuật đơn giản Mới thành lập từ năm 2003, có thể nói công ty cổ phần Bắc Việt còn khá non trẻ, trình độ đáp ứng yêu cầu kĩ thuật phức tạp còn hạn chế, công ty đang từng bước nâng cao năng lực của mình để ngày càng nhận gói thầu có tính chất kĩ thuật cao hơn.

 Về quy mô vốn: Các gói thầu có quy mô vốn nhỏ, trung bình khoảng hơn 20 tỉ đồng Ví dụ như gói thầu xây dựng nhà máy chế biến thủy hải sản Tân Hưng, thành phố Hải Phòng có giá trị công trình khoảng 8 tỉ đồng, gói thầu xây dựng nhà máy chế biến thức ăn gia súc Hoang Sơn Kim Động- Hưng Yên có giá trị công trình gần 15 tỉ đồng.

Tuy nhiên, càng ngày công ty càng nhận được những gói thầu có quy mô lớn và yêu cầu cao về kĩ thuật Ví dụ như gói thầu Đắp đập Hồ chứa nước Cửa Đạt- Thanh Hóa có giá trị công trình lên đến 200 tỉ đồng, gần đây nhất là gói thầu

71 tỉ đồng Điều này hoàn toàn phù hợp với quá trình phát triển và những cố gắng nỗ lực của công ty trong thời gian qua.

3 Những nhân tố ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của công ty

3.1 Năng lực tài chính

Năng lực tài chính thể hiện quy mô và cơ cấu nguồn vốn của doanh nghiệp Cụ thể hơn là ở quy mô nguồn vốn chủ sở hữu, khả năng huy động, khả năng thu hồi vốn và hiệu quả sử dụng vốn Năng lực tài chính là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá năng lực của nhà thầu bởi đặc điểm của xây dựng là thi công các công trình cần lượng vốn lớn ngay từ đầu, thời gian thi công dài Do đó nếu nhà thầu nào yếu kém về nguồn lực tài chính, khả năng huy động vốn không cao thì sẽ không đảm bảo được tiến độ thi công, chất lượng công trình, thanh toán lương cho công nhân viên…

Năng lực tài chính của công ty là chỉ tiêu quan trọng dùng để đánh giá năng lực đấu thầu của Công ty, là ưu thế của công ty khi tham gia những gói thầu có quy mô lớn Chủ đầu tư sẽ dễ dàng chấp nhận những nhà thầu có nguồn tài chính lớn mạnh, ổn định bởi điều đó sẽ đáp ứng được việc cung cấp vốn kịp thời và đáp ứng được tiến độ thi công công trình

Để đáp ứng một cách tối đa, nhanh chóng kịp thời vế vốn sản xuất kinh doanh Công ty không ngừng khai thác một cách có hiệu quả các nguồn vốn, cụ thể:

- Vốn đăng ký: 16.000.000.000 VND (Mười sáu tỷ đồng ) - Vốn bằng thiết bị: 67.000.0 00.000 VND (Sáu mươi bẩy tỷ đồng) - Vốn lưu động: 15.000.000.000 VND (Mười lăm tỷ đồng)

Ngoài ra công ty cũng sử dụng các nguồn vốn hỗ trợ của các tổ chức tín dụng khác như:

*Ngân hàng TMCP Đông Nam á - Chi nhánh Ba Đình -Địa chỉ: số 14 Giang Văn Minh -Ba Đình -Hà Nội

*Ngân hàng TMCP Sài gòn Thương tín -chi nhánh Thanh Trì- Hà Nội -Địa chỉ: số110 Thị trấn Văn Điển- Thanh Trì - Hà Nội.

Tóm tắt tài sản có và tài sản nợ trên cơ sở báo cáo tài chính đã được kiểm toán trong năm 2005, 2006, 2007,2008

Bảng 1: Một số chỉ tiêu tài chính giai đoạn 2005-2008

Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần Bắc Việt

Nhìn vào bảng số liệu, có thể rút ra một số nhận xét như sau:

- Tổng nợ phải trả/ tổng tài sản trung bình là 0.68, công ty đã phải dùng nhiều nguồn vốn huy động, vốn tín dụng để đáp ứng nhu cầu sử dụng vốn Điều này cũng hợp lý vì đặc thù ngành xây dựng là cần vốn lớn, bên cạnh đó trong nhiều trường hợp nhà thầu phải ứng trước tiền để thi công công trình, sau khi nghiệm thu thì chủ đầu tư mới thanh toán theo hợp đồng Vì vậy thường xuyên phải sử dụng vốn vay ngắn hạn

- Kết quả doanh thu vẫn tăng qua các năm, tốc độ tăng doanh thu năm 2006 đạt 40,86%, năm 2007 đạt 49,86%, năm 2008 đạt 26,66% Năm 2006, 2007 là năm nền kinh tế Việt Nam nói chung và ngành xây dựng nói riêng có nhiều khởi sắc Năm 2008 là năm nền kinh tế gặp khó khăn, chịu ảnh hưởng lớn của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, vì vậy doanh thu của công ty không tránh khỏi sự ảnh hưởng Tuy nhiên, doanh thu vẫn có sự tăng trưởng năm sau cao hơn năm trước

- Lợi nhuận sau thuế cũng tăng theo từng năm, tốc độ tăng của lợi nhuận năm 2006, 2007, 2008 lần lượt là: 33.59%, 15.33%, 7.05% Do ảnh hưởng của nền kinh tế tốc độ tăng của lợi nhuận sau thuế năm 2008 cũng bị giảm sút

3.2 Năng lực máy móc thiết bị

Năng lực máy móc thiết bị có vai trò quyết định khả năng thắng thầu của các doanh nghiệp xây dựng, đặc biệt là những gói thầu có yêu cầu về kĩ thuật cao Máy móc, thiết bị hiện đại cho phép các doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ thi công, áp dụng khoa học kĩ thuật tiên tiến cho phép tăng độ chính xác, chất lượng công trình được nâng cao rõ rệt Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay thì doanh nghiệp nào có năng lực máy móc thiết bị hiện đại hơn, đưa ra được các giải pháp kĩ thuật tiên tiến hơn thì khả năng thắng thầu của doanh nghiệp đó là rất lớn.

Với mục tiêu từng bước nâng cao hiện đại hoá các trang thiết bị hiện đại, đáp ứng được nhu cầu phát triển của Công ty cũng như có đủ khả năng, năng lực tham gia thi công các Dự án có đòi hỏi cao về tiêu chuẩn kỹ thuật cũng như tiến độ thi công theo xu thế hiện nay Công ty luôn luôn chú trọng trong việc đầu tư trang bị công nghệ hiện đại, tập trung đầu tư thiết bị phục vụ các công việc như thi công xây dựng đường giao thông, công nghiệp, thi công bến cảng, xây dựng dân dụng Trong hai năm 2007- 2008 Công ty đã mạnh dạn đầu tư nhiều tỷ đồng đễ mua sắm máy móc thiết bị phục vụ công tác thi công Danh sách cụ thể trang thiết bị mà Công ty hiện có bao gồm:

Bảng 2: Thiết bị thi công cơ giới

STTMáy móc thiết bịđvtSố lượngXuất xứ chất

10 Xe ôtô HUYNDAI 15T Chiếc 15 Hàn Quốc 80% 11 Xe ôtô KOMATSU 25T Chiếc 9 Nhật Bản

85%

20 Cẩu bánh lốp 50T Chiếc 01 XCMC 95%

Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty cổ phần Bắc Việt

Bảng 3: Thiết bị thi công xây lắp

Máy bơm nước (Nhật +

Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty cổ phần Bắc Việt

Ngoài ra Công ty còn sở hữu các loại máy thiết bị thí nghiệm, thiết bị trắc địa hiện đại và những thiết bị khác phục vụ công tác thi công xây dựng, san nền và các công tác khác.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc sửa chữa, đổi mới các máy móc thiết bị, hàng năm Công ty đã đầu tư kịp thời, đúng thời điểm hàng chục thiết bị đóng cọc, máy san, máy đào, cẩu tháp, máy vi tính…Với số vốn đầu tư hàng năm lên tới 5 tỷ đồng.

3.3 Nguồn nhân lực

Ở trong bất kì doanh nghiệp nào thì con người cũng là yếu tố then chốt để tạo nên thành công Đối với doanh nghiệp xây dựng, khi có một bộ máy lãnh đạo sáng suốt, đội ngũ kĩ sư và thợ lành nghề, trình độ chuyên môn cao thì sẽ có khả năng vận dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật tốt, khả năng đưa ra các giải pháp thi công hợp lý, khả năng quản lý điều hành gọn nhẹ hiệu quả hơn…

Sau hơn năm năm thành lập và đi vào hoạt động tuy thời gian không dài nhưng nhìn lại chặng đường ấy Công ty cũng đã đạt nhiều thành công đáng kể trong sản xuất kinh doanh.

Với đội ngũ Cán bộ kỹ thuật của Công ty ngày càng phát triển cả về số lượng, chất lượng Phần lớn đều có trình độ chuyên môn tay nghề cao và có kinh

nghiệm lâu năm trong công tác xây dựng Đi đôi với việc đầu tư đổi mới máy móc trang thiết bị, trong năm 2008 Công ty đã lập và triển khai kế hoạch cử cán bộ tham gia các lớp học, khoá học về đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý cũng như cán bộ kỹ thuật để từng bước đáp ứng được nhu cầu phát triển và sử dụng phục vụ mục đích phát triển chung của Công ty Khuyến khích và tiếp nhận đội ngũ các cán bộ trẻ có tay nghề cao và tiếp thu được trình độ khoa học công nghệ hiện đại, có khả năng nhanh chóng nắm bắt, triển khai đưa vào sử dụng các loại máy móc thiết bị mới Cơ cấu đội ngũ Cán bộ công nhân viên của Công ty như sau :

Bảng 4: Cơ cấu đội ngũ cán bộ công nhân viên

(Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty cổ phần Bắc Việt)

3.4. Mức độ đáp ứng yêu cầu kĩ thuật

Đây là chỉ tiêu cơ bản dùng để xét thầu, nhất là trong đấu thầu xây dựng Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật đóng vai trò quan trọng quyết định đến chất lượng các công trình, thể hiện rõ nét năng lực của nhà thầu xây dựng Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật có thể đánh giá bằng các chỉ tiêu sau:

 Tính hợp lý và tính khả thi của các biện pháp thi công.

 Mức độ đáp ứng của các thiết bị thi công : Số lượng, chất lượng, chủng loại, tiến độ huy động và hình thức sở hữu.

 Mức độ đáp ứng yêu cầu về chất lượng vật liệu, vật tư nêu trong hồ sơ mời thầu.

 Các biện pháp đảm bảo chất lượng công trình: + Có đủ các phương tiện đáp ứng cho việc kiểm tra + Có các biện pháp cụ thể để kiểm tra.

Giải pháp kỹ thuật cũng có thể nói là yêu cầu quan trọng nhất đối với các nhà thầu vì khi xét thầu, thông thường nhà thầu nào đạt 70% điểm kỹ thuật trở lên mới được coi là đạt và mới được xem xét đến các điều kiện khác Trong xây dựng có nhiều chỉ tiêu để đánh giá về mặt kỹ thuật của công trình như các chỉ tiêu đặc trưng cho khả năng chịu áp lực, khả năng chịu độ rung, độ bền, tuổi thọ, …của công trình Ngoài ra chất lượng của công trình là yếu tố quan trọng trong các yếu tố mà chủ đầu tư dùng để xét thầu Chất lượng công trình cao của các doanh nghiệp sẽ có khả năng thắng thầu cao hơn và ngược lại Nhà thầu nào có khả năng đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật bằng các giải pháp kỹ thuật hợp lý nhất sẽ bảo đảm được chất lượng công trình cao nhât Nhà thầu cần đảm bảo được tính khả thi, hợp lý và hiệu quả của các giải pháp thiết kế kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công, mức độ đáp ứng của các thiết bị thi công đã được trình bày trong hồ sơ dự thầu.

Công ty qua thời gian hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nhận thấy rằng khi các chủ đầu tư thuê các nhà thầu thì ngoài vấn đề tài chính, quy mô công ty thì họ còn quan tâm đặc biệt đến vấn đề kỹ thuật Vấn đề kỹ thuật ảnh hưởng tới chất lượng công trình, thời gian thực hiện Ví dụ như công trình: Đắp đập Hồ chứa nước Thuỷ điện Cửa Đạt- Thanh Hoá, giá trị công trình là hai trăm tỷ đồng; chủ đầu tư yêu cầu về kĩ thuật rất cao, đòi hỏi các biện pháp thi công hợp lý và có các biện pháp đảm bảo chất lượng công trình Bởi vậy, trong quá trình phát triển công ty luôn chú trọng việc nâng cao năng lực máy móc thiết bị, trình độ tay nghề công nhân, đúc rút và học hỏi kinh nghiệm… để góp phần đưa ra những giải pháp kĩ thuật tiên tiến đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội.

3.5 Tiến độ thi công

Tiến độ thi công công trình được đảm bảo đúng như dự tính cũng là một chỉ tiêu không nhỏ để đánh giá năng lực của nhà thầu Đảm bảo tốt tiến độ thi công doanh nghiệp không những tiết kiệm được phần chi phí phát sinh mà còn tạo được uy tín với chủ đầu tư và củng cố được vị trí của doanh nghiệp trên đấu trường xây dựng Để xác định đúng tiến độ thi công không phải là dễ vì nó phải tương xứng với biện pháp đã đặt ra, phù hợp với các nguồn lực dự kiến, phải xác định được tất cả các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện dự án như rủi ro thiên tai, an toàn lao động, vấn đề an ninh trật tự địa phương nơi dự án thi công, ….Do đó nếu nhà thầu nào đưa ra được các giải pháp đảm bảo tính hợp lý, đảm bảo tiến độ thi công sẽ chiếm được ưu thế cạnh tranh trong đấu thầu Bên cạnh đó, tiến độ thi công thể hiện khả năng quản lý tốt, khả năng huy động và sử dụng vốn có hiệu quả, năng lực của cán bộ công nhân viên cao, khả năng vận dụng máy móc thiết bị tốt Vì vậy trong các công trình xây dựng, ban lãnh đạo công ty và ban chỉ huy công trường luôn đôn đốc công nhân làm việc đúng tiến độ cũng như chất lượng công việc được giao Đối với dự án Xây dựng nhà máy ô tô VIETSAN Mỹ Hào- Hưng Yên, giá trị công trình là bảy mươi lăm tỉ đồng chủ đầu tư yêu cầu dự án phải hoàn thành trong 10 tháng, đây là thách thức lớn đối với công ty, nhưng bằng sự nỗ lực cố gắng và quyết tâm của toàn thể ban lãnh đạo và đội ngũ công nhân viên, công trình đã hoàn thành đúng tiến độ, nhận được sự hài lòng của chủ đầu tư.

3.6 Uy tín và kinh nghiệm

Uy tín công ty có vai trò quan trọng trong việc củng cố niềm tin của đối tác, tạo lợi thế trong việc thương thảo và kí kết hợp đồng Nhận thức được điều đó công ty luôn cố gắng xây dựng hình ảnh của mình bằng cách nâng cao chất lượng công trình, đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu của chủ đầu tư.

Kinh nghiệm của công ty được đúc rút từ quá trình xây dựng các công trình Ngoài ra công ty cũng không ngừng học hỏi các công ty bạn, để từ đó đưa ra các

giải pháp thi công hợp lý nhất, luôn cố gắng đảm bảo tiến độ thi công và ngày càng nâng cao chất lượng công trình Trong 4 năm 2005- 2008, công ty cổ phần Bắc Việt đã trúng thầu các dự án có quy mô khá lớn, sau đây là danh mục một số dự án đã và đang thực hiện có giá trị lớn hơn 5 tỉ đồng:

Bảng 5: Danh mục các dự án đã và đang thực hiện

Đơn vị : đồng

Tên gói thầu Tổng giá trị công trình Thời gian thực hiện Xây dựng khu đô thị mới Cầu

Bươu- Thanh Trì- Hà Nội

5.567.000.000 8 tháng Xây dựng đường tại Quận

Hoàng Mai- Hà Nội

5.260.000.000 5 tháng Xây dựng nhà máy chế biến

thủy hải sản Tân Hưng- Hải Phòng

8.000.000.000 6 tháng

Xây dựng nhà máy chế biến thức ăn gia súc Hoang Sơn Kim Xây dựng nhà máy ô tô Việt

San- Mỹ Hào- Hưng Yên

Cung cấp cần trục cho công ty Gang Thép- Thái Nguyên

10.000.000.000 2 tháng Cung cấp cần trục cho chi nhánh

công ty cổ phần vật liệu Sông Đáy

12.500.000.000 2 tháng

Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty cổ phần Bắc Việt

Ngoài ra, công ty cũng tham gia khai thác mỏ cùng một số đối tác trong phạm vi các tỉnh phía Bắc như.

CTY VIMECO, CTY CAVICO, Tổng CTY VINACONEC

3.7 Chất lượng Hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu có tính khả thi là kết quả của sự kết hợp các năng lực như nhân sự, trình độ hiểu biết, kinh nghiệm hoạt động…và quá trình tổ chức tốt công tác soạn thảo Chất lượng Hồ sơ dự thầu thể hiện ở cả nội dung và hình thức

Về mặt nội dung: hồ sơ dự thầu phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu, phải rõ ràng cụ thể, thể hiện tính sáng tạo của nhà thầu.

Về hình thức: Hồ sơ dự thầu phải trình bày rõ ràng, văn phong trong sáng, các phần nội dung cần được đánh số thứ tự để tiện cho việc đánh giá hồ sơ dự thầu Để nâng cao khả năng thắng thầu, đối với mỗi bộ Hồ sơ dự thầu công ty cũng đầu tư khá nhiều thời gian và công sức Chất lượng HSDT phụ thuộc vào trình độ chuyên môn của cán bộ, trình độ hiểu biết về kĩ thuật, tài chính, pháp luật và kĩ năng soạn thảo Điều này đòi hỏi công ty phải phân công những cán bộ có đầy đủ kĩ năng, chuyên môn và kinh nghiệm để soạn thảo HSDT Một bộ HSDT tốt thể hiện người soạn thảo nắm vững các nguyên tắc về đấu thầu, phương pháp lập kế hoạch đầu thầu, cách xử lý tình huống tốt, năng lực công ty được đánh giá cao.

II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM DỰ THẦU TẠI CÔNG TY1 Nhiệm vụ các bộ phận và phòng ban tham gia công tác dự thầu

Để thực hiện công tác dự thầu, phòng kĩ thuật và các phòng ban khác như phòng kinh tế xây dựng vật tư, phòng kế toán, phòng tổ chức hành chính cùng phốí hợp tham gia Trưởng phòng kĩ thuật sẽ là người trực tiếp quản lý quá trình tham dự thầu dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty

 Phòng kĩ thuật có nhiệm vụ thu thập thông tin, đánh giá xem có nên tham dự thầu hay không, mua hồ sơ đăng kí dự thầu, chịu trách nhiệm mảng kĩ thuật trong Hồ sơ dự thầu Dựa trên bản vẽ thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu, cán bộ phòng kĩ thuật bóc tách khối lượng công việc cần làm Kết quả của công việc này được thể hiện ở Bảng tiên lượng dự toán chi tiết Nó thể hiện xem nhà thầu đọc và hiểu rõ công việc cần làm như thế nào và là cơ sở để tính giá trị dự toán xây lắp.

Do tiên lượng các công việc được cung cấp trong hồ sơ mời thầu chỉ được coi là để tham khảo nên mọi thiếu sót trong bảng tiên lượng nếu không được kiểm tra sẽ gây ảnh hưởng tới công tác xác định giá dự thầu vì vậy khi có sai sót, nhà thầu phải hỏi bên mời thầu để từ đó có biện pháp giải quyết.

Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật công trình, khối lượng các công việc, điều kiện thi công, mặt bằng thi công, yêu cầu chất lượng và thời gian hoàn thành công trình, yêu cầu về khối lượng máy móc, nguồn nhân lực của nhà thầu, cán bộ kỹ thuật sẽ tính toán thời gian xây dựng tối ưu Tiến độ thi công công trình được thể hiện chi tiết trên sơ đồ tiến độ thi công Tính toán tiến độ thi công chính xác giúp nhà thầu ứng phó với những bất định và thay đổi; tập trung sự chú ý lãnh đạo thi công vào các mục tiêu quan trọng; tạo khả năng kiểm tra công việc thuận lợi và tạo khả năng tác nghiệp kinh tế vì nó giúp tạo khả năng cực tiểu hoá chi phí xây dựng, chú trọng vào các hoạt động có hiệu quả và phù hợp Lập kế hoạch tiến độ thay thế những phán xét vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ càng và được luận giá thận trọng.

Tuỳ theo đặc điểm từng công trình, yêu cầu về thời gian mà các cán bộ kỹ thuật tính toán khối lượng máy móc, nhân công cần thiết huy động cho công trình đảm bảo: hoàn thành công trình theo yêu cầu bên mời thầu, tận dụng hợp lý khoa học số lượng máy móc và nhân công của nhà thầu.

Khối lượng máy móc cần huy động cho công trình thể hiện ở danh sách máy móc thiết bị dự kiến đưa vào công trình Đây là số lượng máy móc sẵn sàng được đưa vào sử dụng khi thắng thầu.

Căn cứ trên hồ sơ thiết kế kỹ thuật, yêu cầu của hồ sơ mời thầu, điều kiện thực tế của công trình và năng lực công ty, các cán bộ kỹ thuật sẽ đưa ra biện pháp thi công thích hợp và có phụ lục thuyết minh biện pháp thi công kèm theo

 Phòng tổ chức hành chính: phòng kĩ thuật sẽ không thể hoàn thành việc bố trí nhân sự nếu không có sự hỗ trợ của phòng tổ chức hành chính Phòng tổ chức hành chính nắm được số lượng lao động hiện có, xác định được số nhân công cần thiết có thể huy động cho công trình, chuẩn bị kế hoạch về nhân sự tham gia thi công trên công trường Số lượng lao động cần thiết huy động cho công trình sẽ được thể hiện trong sơ đồ tổ chức nhân sự Phòng tổ chức hành chính sẽ đảm nhiệm việc tính toán, bố trí, sử dụng lao động, đảm bảo huy động tối đa lực lượng vào giai đoạn cao điểm đồng thời tránh việc dư thừa lao động gây lãng phí ở các giai đoạn chuyển tiếp.

 Phòng kế toán sẽ hỗ trợ việc hoàn tất hồ sơ dự thầu bằng việc cung cấp các tài liệu phản ánh tình hình tài chính của công ty như: Báo cáo tài chính 3 năm gần nhất, biên bản bảo lãnh dự thầu, biên bản cam kết cho vay vốn ( nếu có),… chuẩn bị hồ sơ hành chính, và đề án tài chính.

 Phòng kinh tế xây dựng, vật tư tham gia công tác khảo sát hiện trường cùng với phòng kĩ thuật Tổ chức đóng gói, niêm phong, giao nộp hồ sơ dự thầu cho đơn vị mời thầu theo quy định, lưu trữ hồ sơ.

2 Quy trình tham dự thầu của công ty

Bước1: Thu thập thông tin và tiếp thị

Người có nhiệm vụ tìm kiếm thông tin và thu thập thông tin về các dự án công trình, báo cáo lãnh đạo để làm các thủ tục pháp lý đăng ký dự thầu hoặc

nhận thầu Báo cáo các phương án lựa chọn đối tác liên doanh, liên kết để tham dự thầu trong trường hợp cần thiết Công ty tìm kiếm thông tin về các dự án qua rất nhiều kênh khác nhau: Qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua tờ thông tin về đấu thầu, trang web về đấu thầu,… Ngoài ra nguồn thông tin và mối quan hệ của cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng rất quan trọng

Bước 2 : Đăng ký dự thầu, mua hồ sơ

Sau khi có được thông tin về gói thầu, Công ty sẽ tính toán xem có nên tham gia tranh thầu gói thầu đó hay không trên cơ sở tính toán một số chỉ tiêu và khả năng đáp ứng các yêu cầu của Công ty với các đối thủ cạnh tranh Nếu Công ty nhận thấy có khả năng tham gia dự thầu thì phòng kỹ thuật có trách nhiệm mua hồ sơ dự thầu và làm các thủ tục pháp lý đăng ký tham gia dự thầu.

Bước 3 : Nghiên cứu hồ sơ, lập báo cáo

Phòng kỹ thuật đăng ký dự thầu và mua hồ sơ dự thầu xong sẽ giao hồ sơ dự thầu cho phòng kinh tế xây dựng nghiên cứu về các thông tin và các yêu cầu trong hồ sơ để lập báo cáo đưa lên cấp trên.

Bước 4: Phân công nhiệm vụ ( giao việc)

- Trên cơ sở các yêu cầu của hồ sơ mời thầu và nguồn thông tin về dự án do chủ đầu tư, các đối tác liên doanh, các đơn vị thành viên … cung cấp, lãnh đạo Công ty lãnh đạo Trưởng phòng kỹ thuật tổ chức triển khai

- Căn cứ vào yêu cầu của hồ sơ dự thầu, Trưởng phòng kỹ thuật giao phòng kinh tế xây dựng, phòng kế toán, phòng tổ chức hành chính phối hợp thực hiện theo bảng phân công nhiệm vụ, trưởng phòng kĩ thuật theo dõi tiến độ thực hiện cụ thể của các cán bộ phòng kỹ thuật và cử cán bộ phòng kĩ thuật và phòng kinh tế xây dựng đi khảo sát hiện trường.

Bước 5 : Lập Hồ sơ dự thầu.

- Để có các thông tin về vị trí, địa hình, địa mạo công trình … Tổ khảo sát có nhiệm vụ phối hợp với các đối tác ( nếu có ) tiến hành thăm quan hiện trường công trình theo lịch trình của Chủ đầu tư đưa ra.

- Dựa trên bản vẽ thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu, nhóm kỹ thuật có nhiệm vụ bóc tách khối lượng công việc cần làm.

- Trong quá trình làm hồ sơ dự thầu nếu có yêu cầu về tài liệu thì cần phải lập phiếu yêu cầu cung cấp thông tin.

- Cán bộ được phân công phụ trách lập đơn giá chi tiết cấu thành giá dự thầu… cũng như cán bộ phụ trách kỹ thuật biện pháp thi công tiến hành thu thập các thông tin từ đối tác để lựa chọn các giải pháp hợp lý nhất và báo cáo kịp thời với lãnh đạo về tình hình thực hiện.

Bước 6 : Kiểm tra hồ sơ, trình duyệt nghiệm thu

Sau khi hoàn tất các công việc, phụ trách bộ phận sẽ kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ dự thầu báo cáo Trưởng phòng Kỹ thuật trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc ký duyệt hồ sơ dự thầu Nếu có sai sót, hay nội dung nào chưa phù hợp thì ban lãnh đạo công ty sẽ chỉ đạo trưởng phòng kĩ thuật tổ chức thực hiện lại những phần nội dung chưa phù hợp

Bước 7 : Đóng gói, giao nộp và lưu trữ hồ sơ

- Sau khi ký duyệt xong, cho nhân bản ( nếu cần ) và tổ chức đóng gói, niêm phong

- Thực hiện giao nộp hồ sơ dự thầu cho đơn vị mời thầu theo quy định - Tiến hành lưu trữ hồ sơ tại Công ty

Bước 8 : Tham gia mở thầu.

Sau khi nộp hồ sơ mời thầu theo quy định chờ đến thời điểm mà bên mời thầu công bố trong hồ sơ mời thầu, hội đồng xét thầu tổ chức mời đại diện Công ty có mặt để dự xét thầu.

Bước 9 : Tiếp nhận và thông báo kết quả đấu thầu.

- Trong trường hợp trúng thầu, lãnh đạo công ty có trách nhiệm thương thảo hợp đồng và ký hợp đồng với chủ đầu tư Sau đó phòng kỹ thuật tiếp nhận kết quả và chuyển cho phòng Kinh tế vật tư

- Trong trường hợp không trúng thầu thì kết quả mở thầu, các biên bản kiểm tra, hồ sơ lưu sẽ là cơ sở để tìm biện pháp khắc phục, phòng ngừa và tạo ra những ưu thế cạnh tranh, phòng kỹ thuật sẽ thực hiện việc phân tích các nguyên nhân trượt thầu.

Trong quá trình lập hồ sơ dự thầu thì vấn đề bảo mật thông tin của Công ty là rất quan trọng vì nó đảm bảo tính cạnh tranh lành mạnh trong công tác đấu thầu.

Các cán bộ, nhân viên liên quan đến hoạt động đấu thầu không được phép cung cấp thông tin về giá, biện pháp tổ chức thi công cho những người không có trách nhiệm được biết

Quy trình lập tham dự thầu có thể được cụ thể hóa bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Quy trình tham dự thầu của Công ty cổ phần Bắc Việt

Thu thập thông tin

Đăng kí dự thầu, mua hồ sơ

Nghiên cứu hồ sơ, lập báo cáo

Phân công nhiệm vụ

Lập Hồ sơ dự thầu theo sự phân công

Các nội dung khác theo yêu cầu của HSMT

Kiểm tra hồ sơ, trình duyệt

Đóng gói, giao nộp, lưu trữ hồ sơ

Tham gia mở thầu

Tiếp nhận và thông báo kết quả đấu thầu

Thương thảo, kí kết hợp đồng

3 Nội dung cơ bản của HSDT và phương pháp tính giá dự thầu của công ty

3.1 Nội dung cơ bản của HSDT

Hồ sơ dự thầu được lập theo các yêu cầu của hồ sơ mời thầu và bao gồm các nội dung sau:

1 Đơn xin dự thầu hợp lệ (phải có chữ kí của người có thẩm quyền) 2 Giấy uỷ quyền.

- Giấy uỷ quyền kèm theo đơn dự thầu, gồm 1 số điều kiện hợp đồng chính - Giấy uỷ quyền của giám đốc công ty cho người được uỷ quyền ký hồ sơ dự thầu (nếu có) và ký tắt từng trang hồ sơ dự thầu (nếu có).

- Giấy uỷ quyền của giám đốc sở giao dịch của ngân hàng cho người được uỷ quyền ký các hợp đồng và chứng từ liên quan đến hoạt động tín dụng bảo lãnh của sở với công ty.

3 Văn bản bảo lãnh dự thầu.

4 Văn bản pháp lý chủ yếu liên quan đến công ty - Giấy phép đăng ký thành lập.

- Văn bản thoả thuận liên danh đối với trường hợp liên danh dự thầu 5 Hồ sơ kinh nghiệm.

- Tổng số năm kinh nghiệm trong xây dựng dân dụng, chuyên dụng - Danh sách các hợp đồng xây dựng do công ty thực hiện.

- Danh mục các công trình đạt chất lượng cao.

- Giấy đăng ký công trình sản phẩm chất lượng cao ngành xây dựng Việt Nam cho công trình nếu trúng thầu.

6 Bảng kê thiết bị thi công dự kiến của công ty để thi công gói thầu.

- Tóm tắt tài sản có, tài sản nợ trên cơ sở báo cáo tài chính đã được kiểm toán (có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền).

- Tín dụng và hợp đồng các công trình đang thi công - Bảng cân đối tài sản.

- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh gồm:

 Thoả thuận hợp đồng thầu phụ.

 Các tài liệu pháp lý của nhà thầu phụ  Giới thiệu năng lực nhà thầu phụ.

9 Biện pháp thi công kèm theo thuyết minh biện pháp thi công - Phần 1: Giới thiệu chung.

- Phần 2: Biện pháp thi công.

- Phần 3: Biện pháp bảo đảm chất lượng.

- Phần 9: Vật liệu xây dựng.

- Phần 10: Biện pháp bảo đảm cho sản xuất của công trình (nếu là gói thầu cải tạo, hiện đại hoá, mở rộng).

- Phần 11: Tiến độ thi công - Phần 12: Kết luận.

- Phụ lục kèm theo: Thuyết minh biện pháp thi công 10 Phân tích giá dự thầu:

- Bảng giá thành công việc từng hạng mục - Bảng tổng hợp kinh phí từng hạng mục - Bảng tổng hợp giá dự thầu của công trình - Đơn xin giảm giá dự thầu của công ty.

Bên mời thầu có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận đơn xin giảm giá dự thầu của công ty Khi được chấp nhận, mức giá dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu và ký hợp đồng sẽ là giá dự thầu sau khi giảm giá Đơn xin giảm giá dự thầu của công ty là 1 biện pháp làm tăng khả năng trúng thầu của công ty trước các nhà thầu đối thủ.

3.2 Phương pháp tính giá dự thầu của công ty

Trong hồ sơ dự thầu, giá dự thầu đưa ra hợp lý là một trong những điều kiện quan trọng quyết định khả năng thắng thầu của doanh nghiệp

Giá dự thầu là giá do các nhà thầu ghi trong hồ sơ dự thầu sau khi đã trừ phần giảm giá (nếu có) bao gồm toàn bộ các chi phí cần thiết để thực hiện gói thầu.

Doanh nghiệp khi tham gia đấu thầu muốn thắng thầu thì phải đưa ra được mức giá dự thầu hợp lý, là mức giá vừa phải được chủ đầu tư chấp nhận đồng thời phải bù đắp được chi phí và đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Thông thường mức giá dự thầu hợp lý nhất là mức giá đưa ra thấp hơn giá xét

được mức giá sàn tương đối chính xác, và nếu nhà thầu nào đưa ra mức giá thấp hơn giá sàn quá nhiều thì chủ đầu tư sẽ đánh giá thấp năng lực của nhà thầu trong việc đưa ra mức giá bỏ thầu Đưa ra mức giá bỏ thầu thấp như vậy thì chỉ có thể là do dự toán tính sai hoặc doanh nghiệp cố tình tính sai để bằng mọi giá thắng thầu Việc xác định mức giá dự thầu hợp lý không phải là dễ và có tầm quan trọng đặc biệt với nhà thầu khi tham gia tranh thầu.

Giá dự thầu của nhà thầu được xác định trong miền giá sàn của nhà thầu xây dựng cùng với giá trần của chủ đầu tư đối với các công trình đấu thầu Điều đó có nghĩa là chủ đầu tư là người mua, họ luôn mong muốn mua được hàng hóa với giá rẻ nhất có thể, họ chỉ đồng ý mua với mức giá thấp hơn hoặc bằng với mức giá mà họ đưa ra ( giá trần của chủ đầu tư ) Còn nhà thầu là người bán hàng hóa và dịch vụ, nhà thầu chỉ chấp nhận bán với mức giá thấp nhất bằng với mức giá tại thời điểm hòa vốn ( giá sàn của nhà thầu xây dựng )

Với các công trình chỉ định thầu, giá dự thầu của nhà thầu xây dựng được xác định trong miền giá sàn của nhà thầu xây dựng cùng với giá gói thầu và miền này tạo nên một miền giá xác định dự kiến lãi cho nhà thầu.

Các nhân tố ảnh hưởng tới sự biến động của giá dự thầu mà các nhà thầu cần chú ý:

 Giá dự thầu có thể biến động do những thay đổi của thị trường đặc biệt sự lên xuống giá cả của nguyên nhiên vật liệu và nhân công.

 Giá dự thầu có thể biến động do sự thay đổi trong chính sách của nhà nước nhất là sự thay đổi về định mức giá, Các quy định của địa phương về môi trường, về xã hội…

Đối với công ty cổ phần Bắc Việt, giá dự thầu do Công ty tự lập dựa vào các căn cứ sau:

- Căn cứ vào bảng tiên lượng của Hồ sơ mời thầu - Căn cú vào hồ sơ thiết kế kĩ thuật

- Căn cứ vào biện pháp tổ chức thi công do công ty thiết kế

- Định mức đơn giá của nhà nước - Đơn giá NVL tại thời điểm lập hồ sơ

Tuy nhiên, để giá dự thầu có sức cạnh tranh cao thì nó phải phù hợp với giá xét thầu của chủ đầu tư Mặt khác do sản phẩm xây dựng có tính chất cá biệt, phụ thuộc nhiều vào khả năng của nhà thầu, địa điểm xây dựng luôn thay đổi theo từng dự án, giá cả nguyên vật liệu biến động thường xuyên, vì vậy Công ty đã không thống nhất cách tính giá bỏ thầu mà chỉ có cách tính chung cho từng loại công việc, sau đó tổng hợp lại thành giá thành xây lắp Quy trình tính giá dự thầu của công ty có thể được khái quát chung như sau:

Bước 1: Kiểm tra khối lượng công việc trong Hồ sơ mời thầu

Các cán bộ kĩ thuật sẽ bóc tách từ bản tiên lượng để xác định được khối lượng công việc trong Hồ sơ mời thầu Sau đó phải phân công nhiệm vụ để tính được giá chi tiết từng công việc theo khối lượng trong bản tiên lượng.

Bước 2: Khảo sát giá cả thị trường, xác định.

Để xác định được giá chi tiết, Trưởng phòng kĩ thuật sẽ phân công cán bộ kĩ thuật phối hợp với cán bộ phòng kinh tế xây dựng, vật tư đi khảo sát thị trường.

Căn cứ vào giá cả thị trường tại thời điểm lập hồ sơ dự thầu, căn cứ vào định mức đơn giá của nhà nước, cán bộ kĩ thuật và cán bộ phòng kinh tế xây dựng sẽ tính đươc:

- Chi phí vật liệu

- Chi phí máy móc thiết bị - Chi phí nhân công

Để xác định được chi phí trên không phải đơn giản, vì giá cả thị trường luôn biến động, trong khi định mức đơn giá của nhà nước không thường xuyên được điều chỉnh theo đơn giá thị trường Vì vậy công ty cần phải tính toán, điều chỉnh