Đang tải... (xem toàn văn)
Hội sinh viên Việt Nam tại Đại học Công nghệ Nanyang
PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU LỜI MỞ ĐẦU Hội sinh viên Việt Nam Đại học Công nghệ Nanyang (gọi tắt VNNTU) thành lập từ năm 2000 có gần 500 thành viên VNNTU trực thuộc quản lý Phịng cơng tác sinh viên (SAO) phần Hội sinh viên NTU (NTUSU) Những họat động quan trọng VNNTU bao gồm Hội trại đón chào sinh viên (FOC), Lễ kỉ niệm Quốc khánh, Festival Quốc tế Ẩm thực Văn hóa (ICFF)…ngày tổ chức với quy mơ lớn trở thành họat động thường niên Bên cạnh đó, VNNTU có nhiều hoạt động câu lạc văn thể mỹ tổ chức đặn hàng năm bóng đá, bóng chuyền, khiêu vũ… Sự mở rộng qui mô phát triển đa dạng loại hình hoạt động đặt cho VNNTU vấn đề lớn Đó văn chung thống phương thức hoạt động Hội sinh viên Khơng gia tăng tính kỷ luật, chun nghiệp cung cách tổ chức sở để thành viên VNNTU đánh giá hoạt động Hội Trên hết, cộng đồng chan hòa, vững mạnh đích mà thành viên mong muốn Và mục đích cao Phương thức hoạt động Bản Phưong thức xây dựng sở đồng thuận thành viên hội Mọi khoản, mục văn đề nghị sửa đổi, bãi bỏ hay bổ sung khơng phù hợp với thực tiễn phát triển VNNTU Tất ý kiến đóng góp thành viên VNNTU vô quý giá trân trọng PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU I SƠ LƯỢC VỀ HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ NANYANG (VNNTU) VNNTU VNNTU, hay Hội Sinh viên Việt Nam NTU, tổ chức phi lợi nhuận, phi trị, phi tơn giáo hoạt động sở tự nguyện với điều kiện gia nhập phải sinh viên có quốc tịch Việt Nam theo học hệ đại học sau đại học NTU VNNTU công nhận tổ chức sinh viên NTU, trực tiếp quản lý Văn phịng cơng tác sinh viên (SAO) Hiệp hội sinh viên NTU (NTUSU) Tất hoạt động VNNTU chấp thuận SAO Mục đích hoạt động - Tạo dựng đồn kết cộng đồng sinh viên Việt Nam NTU; tập hợp tiếng nói chung có vấn đề quan trọng ảnh hưởng tới cộng đồng Hỗ trợ trình học tập, sinh sống việc làm sinh viên Việt Nam NTU Singapore Khuyến khích việc tìm hiểu gìn giữ giá trị văn hóa Việt Nam Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp, hữu nghị với cộng đồng sinh viên quốc tế khác Singapore Những giá trị - Tự nguyện: sinh viên Việt Nam NTU có quyền tham gia VNNTU cách tự nguyện mà chịu ép buộc Đoàn kết, thân ái, tương trợ lẫn Phi lợi nhuận: hoạt động VNNTU khơng nhằm mục đích thu lợi vật chất Phi trị : VNNTU khơng có quan điểm trị khơng tham gia hoạt động có tính chất trị Phi tơn giáo: VNNTU không thực hoạt động tuyên truyền cho tôn giáo Nhiệm vụ - Duy trì thường niên buổi lễ quan trọng cộng đồng Việt Nam Quốc khánh, Tết Âm lịch, lễ chào mừng sinh viên Đại diện cộng đồng sinh viên Việt Nam NTU tham gia kiện mang tính quốc tế NTU International Games (IG), International Cultural and Travel Fair (ICTF) Giúp đỡ thành viên thích nghi với sống Singapore trình học tập, ăn ở, tìm kiếm việc làm Hỗ trợ học sinh, sinh viên Việt Nam có ý định du học NTU Phương hướng Một cộng đồng sinh viên đồn kết, vững mạnh, cơng nhận tổ chức nước PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU II CƠ SỞ THÀNH VIÊN Định nghĩa thành viên Tất cá nhân sau trở thành thành viên VNNTU, trừ trường hợp cá nhân từ chối từ bỏ tư cách thành viên: - Những sinh viên có quốc tịch Việt Nam học tập, nghiên cứu NTU bậc Đại học sau Đại học - Những tân sinh viên NTU có quốc tịch Việt Nam tính tư cách thành viên thời điểm sinh viên chấp thuận thư gọi nhập học NTU - Những người khơng thuộc nhóm kể trên, có mong muốn vào hội xét duyệt Ban Chấp Hành Quyền lợi Tất thành viên VNNTU, ngòai quyền lợi cơng dân Việt Nam nước ngồi, có quyền cộng đồng sau: Những thành viên đóng tiền quỹ hưởng quyền ưu tiên kiện có hỗ trợ tài từ Ban Chấp Hành 2.1 Đối với thành viên học cấp Đại Học: - Bầu cử, ứng cử đề nghị bãi nhiệm - Tham gia vào hoạt động VNNTU - Đề xuất tổ chức hoạt động 2.2 Đối với thành viên học cấp sau Đại Học, trường trường vòng nửa học kỳ tiếp theo: - Tham gia vào hoạt động VNNTU - Đề xuất tổ chức hoạt động Nghĩa vụ Tất thành viên VNNTU, ngòai nghĩa vụ cơng dân Việt Nam nước ngịai, có nghĩa vụ cộng đồng sau: - Tôn trọng giá trị Hội - Đóng góp Hội phí: phí năm học định BCH nhiệm năm học - Tích cực tham gia giúp đỡ hoạt động hội PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU III CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH TRONG NĂM Các hoạt động VNNTU thuộc nhóm hoạt động sau: - Core event (Core): kiện lớn, bắt buộc phải làm với mức độ tập trung sức người, sức lớn, cần đầu tư trau chuốt mặt chương trình - Optional event (Optional) : kiện academic, welfare, finance, sport, thay đổi theo năm để phù hợp với định hướng chung BCH LỊCH TRÌNH HOẠT ĐỘNG Thời gian Trong hè Tháng Tháng Tháng 6- Hoạt động Loại hình Mục đích Senior Camp Optional Get together night Optional - Hội trại cho thành viên VNNTU - Tạo gắn bó thành viên - Dịp để BCH làm quen với học hỏi kinh nghiệm từ BCH nhiệm kỳ trước - Tập hợp anh chị trường tốt nghiệp Hướng dẫn SV chuẩn bị cho việc du học NTU Cuối tháng Đón SV Hội 7- Đầu tháng trại đón SV (Freshmen Orientation Camp) Core Kì Tháng 2/9 Lễ Chào mừng Sinh viên (Freshmen Welcome Night) Lễ Kỉ niệm Quốc Khánh Core Core Optional Core Ghi Có hỗ trợ tài chình từ AAO - Giúp đỡ SV có chuẩn bị tốt cho việc du học NTU - Quảng bá hình ảnh hội đến SV - Giúp freshmen nhanh chóng hịa nhập với sống NTU - Là dịp để SV kết bạn, bước đầu tạo dựng cộng đồng SV đoàn kết - Là dịp giao lưu freshmen seniors - Giúp freshmen hiểu rõ hoạt động sinh viên NTU Hội SVVN NTU - Là dịp để sinh viên Viet Nam NTU họp lại để hướng Tổ quốc - Thắt chặt tình đồn kết, thân anh chị em đại gia đình VNNTU PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU Tháng Tháng – 10 Thu quỹ hội Core Sport Competition Optional Tháng 11 Exam Welfare Optional Tháng 12 VNNTU Outing Optional Kì II Tháng - - Tạo nguồn tài cho hoạt động Hội - Giải thể thao VNNTU - Giúp CLB việc tìm kiếm thành viên - Chuẩn bị tinh thần cho International Game - Động viên tinh thần thành viên trước mùa thi - Tổ chức chơi cắm trại cho thành viên VNNTU - Tạo gắn bó thành viên International Game Core - Giải thể thao nước Tháng – International Cultural and Travel Fair (ICTF) Core Tháng – Lễ đón tết Âm Lịch Core Chuẩn bị cho việc đón Freshmen năm tới Core - Lễ hội văn hố nước - Là dịp để quảng bá hình ảnh đất nước, sống người Việt Nam đến cộng đồng sinh viên NTU - Gặp gỡ tạo khơng khí Tết đầm ấm vui vẻ thành viên - Soạn handbook, guide book, hướng dẫn thủ tục cho bạn học sinh có ý định du học NTU - Món quà ý nghĩa bạn/chị/em gái gia đình VNNTU - Bầu cử BCH cho nhiệm kỳ Tháng 8/3 Tháng Tháng 5-7 Tháng Quốc tế Phụ Nữ Optional Bầu cử Core Bàn giao nhiệm vụ cho BCH Annual Financial Report Core Core Hỗ trợ CLB việc thơng tin liên lạc tài Thành lập FOC Team -Tổng kết tình hình tài năm học trước PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU IV CƠ CẤU TỔ CHỨC Ban chấp hành : 1.1 Nhiệm kì Sau bầu, nhiệm kì thức BCH kéo dài từ ngày 1/6 năm trước đến ngày 31/5 năm sau 1.2 Nhiệm vụ chung Trong suốt nhiệm kì mình, BCH có nhiệm vụ sau: – Bảo vệ quyền lợi thành viên VNNTU – Quản lý tổ chức hoạt động Hội theo mục đích giá trị đề phần I, đặc biệt việc xây dựng tình đồn kết, thân ái, tương trợ lẫn thành viên cộng đồng – Tôn trọng, củng cố phát huy thành mà năm trước đạt được, đồng thời trọng việc xây dựng tảng, lực lượng, tạo nên điều kiện tốt cho hoạt động Hội năm – Từng bước có hoạt động nhằm nâng cao vị cộng đồng sinh viên Việt Nam NTU nói riêng Singapore nói chung 1.3 Cơ cấu nhiệm vụ BCH Mỗi thành viên BCH bầu lựa chọn phải tuân theo qui chế bầu cử phần VI Mỗi thành viên BCH quyền tái ứng cử lần vào vị trí BCH (tối đa giữ nhiệm kì) Mỗi thành viên BCH đảm nhận vị trí nêu BCH Các vị trí thơng qua bầu cử phổ thơng - Chủ Tịch (President) - Phó Chủ Tịch phụ trách Vấn Đề Đối Nội (Vice President – Internal Affairs) - Phó Chủ Tịch phụ trách Vấn Đề Đối Ngoại (Vice President – External Affairs) - Tổng Thư Kí kiêm Đại Diện Cộng Đồng SVVN NTU Students’ Union (Honorary General Secretary cum SU-IUC Vietnam Country Representative) - Ủy Viên phụ trách Vấn Đề Tài Chính (Financial Controller) Các vị trí khơng qua bầu cử phổ thông - Ủy Viên phụ trách công tác cung ứng hậu cần (Logistics Executive) - Ủy Viên phụ trách quảng bá truyền thông (Publication and Publicity Executive) - Ủy Viên phụ trách quản lý website vấn đề kĩ thuật (IT Executive) - Ủy Viên phụ trách hoạt động văn hóa – nghệ thuật (Cultural Activities Executive) - Ủy Viên phụ trách hoạt động phục vụ lợi ích học tập (Academic Affairs Executive) - Ủy viên phụ trách công tác phúc lợi (Welfare Executive) C F S G y o H x E l a I P c V t n d i s e r O b A g L v u f W m T PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU Hai đại diện sinh viên Việt Nam Students’ Union Tổng Thư Ký Ủy Viên Phụ Trách Cung Ứng – Hậu Cần Cơ cấu tổ chức A President Đề xuất phương hướng hoạt động BCH năm sau tham khảo thông qua đa số thành viên BCH Vạch kế hoạch làm việc BCH năm phân công công việc cụ thể cho thành viên kiện Ra định quan trọng tất buổi họp Top hay buổi họp toàn BCH Cùng với Vice President - External Affairs chịu trách nhiệm tồn cơng tác đối ngoại BCH Cùng với Vice President - Internal Affairs chịu trách nhiệm tồn cơng tác đối nội BCH Đóng vai trị cố vấn cần thiết cho tồn Special Projects (dự án đặc biệt) VNNTU Là người chịu trách nhiệm cao tồn cơng việc chung VNNTU B Vice President - Internal Affairs Đề xuất phương hướng đối nội BCH năm sau tham khảo thông qua đa số thành viên BCH Phương hướng đối nội bao gồm tất event mang tính nội VNNTU, CLB VNNTU công tác kết nối cộng đồng khác Vạch kế hoạch làm việc cho công tác đối nội BCH năm Chịu trách nhiệm; giúp đỡ cố vấn cho President việc định công tác đối nội Chịu trách nhiệm chính, đóng vai trị chủ chốt hay cố vấn event lớn VNNTU năm C Vice President - External Affairs Đề xuất phương hướng đối ngoại BCH năm sau tham khảo thông qua đa số thành viên BCH Phương hướng đối ngoại bao gồm tạo mối quan hệ với tổ PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU chức bên NTU (nhà tài trợ, tổ chức nghề nghiệp từ thiện, phương tiện thông tin đại chúng, tổ chức sinh viên khác, v.v.) Vạch kế hoạch làm việc cho công tác đối ngoại BCH năm Chịu trách nhiệm; giúp đỡ cố vấn cho President việc định công tác đối ngoại, đặc biệt công tác vận động tài trợ kết nối với tổ chức nghề nghiệp Chịu trách nhiệm chính, đóng vai trị chủ chốt hay cố vấn event lớn VNNTU năm Có quyền can thiệp vấn để ngoại giao ( nhà tài trợ) Special Projects cần D Honorary General Secretary Đại diện Việt Nam NTU Student Union - International Undergraduate Committee; cầu nối thông tin BCH VNNTU tất kiện quốc tế có Việt Nam tham gia Chịu trách nhiệm toàn văn quan trọng BCH VNNTU thúc tồn cơng việc BCH diễn tiến độ định trước Chịu trách nhiệm toàn việc liên lạc BCH với Student Affairs Office, Alumni Affairs Office, Office of Admission and Financial Aids, International Student Centre tổ chức NTU khác Giúp đỡ cố vấn cho President việc định chung vai trò thành viên Top 5 Chịu trách nhiệm chính, đóng vai trị chủ chốt hay cố vấn event lớn VNNTU năm E Chief Financial Controller Tiếp quản, xây dựng quản lý nguồn thu VNNTU Nguồn thu VNNTU có từ tiền quỹ thành viên VNNTU; tiền hỗ trợ từ SAO, AAO; tiền tài trợ từ tổ chức, doanh nghiệp ngồi NTU Kiểm sốt chặt chẽ, đảm bảo tất khoản chi VNNTU tuân thủ quy định phương thức hoạt động phục vụ lợi ích cho VNNTU Chuẩn bị cơng bố tổng kết tình hình tài VNNTU vào cuối nhiệm kỳ Giúp đỡ cố vấn cho President việc định chung vai trò thành viên Top 5 Chịu trách nhiệm chính, đóng vai trị chủ chốt hay cố vấn event lớn VNNTU năm Có quyền can thiệp vấn đề thu chi Special Projects cần E Logistic Executive Logistic Executive đại diện thứ Việt Nam NTU Student Union - International Undergraduate Committee Đứng đầu Logistic Team để đảm bảo nguồn nhân lực phục vụ công tác hậu cần-cung ứng VNNTU đảm bảo tất nhu cầu hậu cần-cung ứng VNNTU NTU SU đáp ứng lúc Ví dụ: book venue equipments cho kiện văn hóa-thể thao VNNTU Đóng góp ý kiến việc hình thành phương hướng hoạt động buổi họp BCH Đóng vai trị giúp đỡ chủ chốt (khơng bắt buộc) event lớn VNNTU năm F Cultural Activities Executive Chịu trách nhiệm hoạt động văn hoá VNNTU Đứng đầu Cultural Activities Team để bao quát hoạt động văn hoá bao gồm tiết mục biểu diễn kiện Quốc Khánh 2/9, International Culture and Travel Festival, kiện văn hóa Đại Sứ Quán Việt Nam tổ chức, v.v PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU Đóng góp ý kiến việc hình thành phương hướng hoạt động buổi họp BCH G Academic Affairs Executive: Chịu trách nhiệm tồn cơng tác Tư Vấn Du Học VNNTU Đứng đầu Academic Affairs Team, bao gồm moderators Box Tư Vấn Du Học; nhóm biên soạn, chỉnh sửa xuất handbook giới thiệu NTU du học Singapore dành cho bạn sinh viên học sinh Việt Nam Chịu trách nhiệm tổ chức buổi hội thảo Du học NTU Singapore trường Cấp III Đại học Việt Nam Cùng với Vice President - External Affairs liên lạc với tổ chức nghề nghiệp bên ngồi phục vụ lợi ích thành VNNTU; chịu trách nhiệm tổ chức kiện nghề nghiệp cho VNNTU Đóng góp ý kiến việc hình thành phương hướng hoạt động buổi họp BCH Đóng vai trị giúp đỡ chủ chốt FOC năm sau H Publication and Publicity Executive Đứng đầu Publication and Publicity Team, chịu trách nhiệm toàn việc quảng bá (quay phim, chup ảnh, làm clip poster, viết báo) hoạt động VNNTU thông qua forum phương tiện khác Đóng góp ý kiến việc hình thành phương hướng hoạt động buổi họp BCH Đóng vai trị giúp đỡ chủ chốt (khơng bắt buộc) event lớn VNNTU năm I IT Executive Đứng đầu IT and Technical Team, chịu trách nhiệm toàn vấn đề kĩ thuật VNNTU Homepage, Forum website chương trình khác VNNTU Đóng góp ý kiến việc hình thành phương hướng hoạt động buổi họp BCH Đóng vai trị giúp đỡ chủ chốt (khơng bắt buộc) event lớn VNNTU năm Phụ trách đạo vấn đề kĩ thuật tất event VNNTU J Welfare Executive Đứng đầu Welfare Team, chịu trách nhiệm tồn cơng tác phúc lợi VNNTU kiện 2/9, Exam, 8/3, etc Đóng góp ý kiến việc hình thành phương hướng hoạt động buổi họp BCH Đóng vai trị giúp đỡ chủ chốt (khơng bắt buộc) event lớn VNNTU năm - 1.5 Tư cách thành viên BCH Là thành viên VNNTU, tôn trọng giá trị Hội thực đầy đủ nghĩa vụ thành viên Được bầu thông qua phổ thông đầu phiếu Top định 1.6 Việc bãi miễn Bãi miễn thực thành viên BCH không thỏa mãn tư cách thành viên mục 1.5, không thực đủ trách nhiệm giao, cụ thể sau: 1.6.1 Sẽ xét bãi miễn PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU Với thành viên BCH: - Không thực nhiệm vụ nêu phần 1.3 Có hành động làm phương hại đền quyền lợi chung hình ảnh tổ chức Không tham gia 50% trở lên buổi họp BCH với lý khơng đáng Với Top 5: Ngoài điểm nêu phần trên, vị trí chủ chốt Top cịn phải chịu trách nhiệm cho toàn thể BCH BCH toàn thể cộng đồng SVVN NTU xét bãi miễn vị trí cá nhân chối bỏ trách nhiệm hoạt động tổ chức 1.6.2 Trình tự hình thức bãi miễn: Với thành viên BCH không qua bầu cử phổ thông: - - Bỏ phiếu kín nội BCH (cá nhân bị xét bãi miễn không quyền bỏ phiếu) Việc bãi miễn thông qua nửa số thành viên BCH bỏ phiếu thuận Sau có kết xét bãi miễn, Chủ tịch thơng báo cho tồn thể VNNTU việc bãi miễn cá nhân Trong họp nói trên, cá nhân bị xét bãi miễn có quyền tự bào chữa cho thân thuyết phục BCH ngừng việc xét bãi miễn Với thành viên Top 5: - - Tiến hành bỏ phiếu kín nội BCH việc xét bãi miễn cá nhân Nguyên tắc giống thành viên BCH không qua bầu cử phổ thơng nói Thơng báo trước toàn thể VNNTU xét việc bãi miễn tổ chức buổi họp mặt toàn việc xét bãi miễn Cá nhân bị xét bãi miễn trả lời chất vấn từ thành viên VNNTU Quyết định bãi miễn: việc bãi miễn định thành viên VNNTU thơng qua bỏ phiếu (chỉ tính phiếu người có mặt buổi xét bãi miễn) Việc bãi miễn thông qua nửa số người tham gia bỏ phiếu bỏ phiếu thuận 1.7 Việc từ chức 1.7.1 Cá nhân xét thấy không đủ khả điều kiện không cho phép để tiếp tục hoạt động BCH quyền xin từ chức 1.7.2 Việc định cho cá nhân từ chức định Chủ tịch Top 5, có tham khảo ý kiến thành viên khác BCH 10 PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU 1.7.3 Nếu Chủ tịch xin từ chức phải thơng qua tồn thành viên BCH, việc xét từ chức thông qua nửa số thành viên BCH bỏ phiếu thuận 1.7.4 Cá nhân muốn xin từ chức phải thơng báo cho tồn BCH tháng trước thời điểm dự định dời vị trí phải đề cử người thay Trong thời gian chờ định cho phép từ chức, cá nhân phải hoàn thành đầy đủ trách nhiệm vị trí giữ 1.7.5 Trường hợp việc xin từ chức khơng thơng qua cá nhân phải tiếp tục đảm đương vị trí đến hết nhiệm kì 1.6.6 Sau có định việc cho phép cá nhân từ chức, Chủ tịch có trách nhiệm thơng báo với tồn thể VNNTU 1.8 Tiếp quản vị trí bỏ trống 1.8.1 Điều kiện: Khi có vị trí bị bãi miễn từ chức 1.8.2 Hình thức trình tự: - - - Vị trí bỏ trống Chủ tịch: Thứ tự tiếp quản vị trí Chủ tịch xét theo thứ tự từ xuống phần IV, mục 1.3 với điều kiện cá nhân chấp nhận tiếp quản vị trí bỏ trống có đồng thuận tất thành viên BCH Vị trí bỏ trống ngồi Chủ tịch: Chủ tịch định lựa chọn người thay cho vị trí bỏ trống sau gặp mặt nói chuyện với ứng viên có đồng thuận thành viên BCH Vị trí thơng qua bỏ phiếu phổ thơng để có tán thành thành viên VNNTU Sau có định việc tiếp quản vị trí, Chủ tịch có trách nhiệm thơng báo với tồn thể VNNTU 1.9 Bổ sung vị trí 1.9.1 Điều kiện: Khi xét thấy cần thêm vị trí cho BCH mà không làm thay đổi cấu BCH 1.9.2 Hình thức trình tự: - Chủ tịch định vị trí cần bổ sung sau có đồng thuận thành viên BCH BCH tiến hành gặp mặt vấn ứng viên Chủ tịch định Ủy viên với đồng thuận tồn BCH Sau có định việc bổ sung vị trí mới, Chủ tịch có trách nhiệm thơng báo với tồn VNNTU 1.10 Thay đổi cấu BCH - 1.10.1 Việc thay đổi cấu BCH xảy có điều kiện sau Thay đổi vị trí Top Thay đổi chế ứng cử đề cử vị trí 11 PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU - Bỏ bớt, bổ sung thay 1/3 số vị trí BCH 1.10.2 Đề nghị thay đổi cấu BCH: Việc đề nghị thay đổi cấu BCH BCH năm học đề xuất đưa thảo luận AGM năm 1.10.3 Quyết định thay đổi cấu BCH đưa thành viên VNNTU thông qua bỏ phiếu theo nguyên tắc đa số buổi AGM (chỉ tính thành viên có mặt buổi AGM) 1.10.4 Hiệu lực: Một thông qua, định thay đổi cấu BCH có hiệu lực kể từ năm học (tức có hiệu lực bầu cử năm học mà định thay đổi cấu BCH đưa ra) Cụm Hall trưởng Hall trưởng Cụm Hall trưởng Hall trưởng Chủ tịch định với góp ý thành viên BCH chấp thuận cá nhân 2.1 Nhiệm vụ Cụm Hall trưởng: - Lên danh sách quản lý thành viên cụm hall Tổ chức buổi sinh hoạt cụm hall, đặc biệt việc chuẩn bị cho thi cụm hall Chịu trách nhiệm trước BCH tình hình cụm hall Thơng báo đầy đủ với thành viên cụm thông báo BCH Quản lý việc thu tiền quỹ cụm hall 2.2 Nhiệm vụ Hall trưởng - Giúp đỡ cụm hall trưởng việc lên danh sách quản lý thành viên cụm hall Giúp đỡ cụm hall trưởng việc tổ chức họp mặt sinh hoạt cụm hall, tập luyện chuẩn bị cho thi Trực tiếp thu tiền quỹ báo cáo lại tình hình thu tiền cho cụm hall trưởng Ủy viên phụ trách Tài Các CLB thể thao, văn hóa sinh viên Việt Nam NTU Các CLB thành lập theo nhóm người với tối thiểu thành viên Việc cử người đại diện, đội trưởng CLB định nội CLB Các hoạt động nội CLB thành viên CLB tự định 3.1 CLB coi thức trực thuộc VNNTU nếu: - Trên 80% thành viên CLB thành viên VNNTU 12 PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU - Các thành viên CLB thành viên VNNTU thực đầy đủ quy định thành viên VNNTU theo phần II, mục 3.2 Nghĩa vụ, trách nhiệm: - Người đại diện đội trưởng CLB có trách nhiệm thông báo với BCH việc thành lập CLB, quản lý thành viên Khi có u cầu từ phía BCH, đại diện CLB phải có trách nhiệm xem xét để đứng quản lý hoạt động câu lạc theo thỏa thuận BCH CLB tùy vào event (ví dụ CLB thể thao có trách nhiệm tham gia IG, CLB văn hóa có trách nhiệm tham gia event văn hóa 2/9, ICFF, Tết 3.3 Quyền lợi: - Hỗ trợ liên hệ nhân lực Hỗ trợ tài tùy thuộc ngân sách Hội quy mô ảnh hưởng hoạt động Dự án đặc biệt (Special Project) 4.1 Việc thành lập 4.1.1 Kể từ năm học 2006-2007, số kiện quan trọng năm tổ chức hình thức Special Project Mỗi Special Project có Ban tổ chức riêng Các thành viên Ban tổ chức không thiết phải thành viên Ban chấp hành 4.1.2 Các Special Projects thường niên bao gồm: Hội trại cho sinh viên Lễ đón Tết Âm lịch Phần chuẩn bị Việt Nam Lễ hội Văn Hóa Du Lịch(ICTF) 4.1.3 Việc xác định số lượng Special Projects cho năm học thành lập BTC kiện BCH bàn luận định thời gian chuyển giao BCH 4.1.4 Các hoạt động lại VNNTU (không nằm danh sách Special Projects) BCH đảm nhiệm việc tổ chức 4.1.5 BCH có trách nhiệm giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi để BTC kiện hoạt động hiệu Ủy Viên Phụ Trách Cung Ứng-Hậu Cần người có trách nhiệm thường xuyên cập nhật thông tin việc chuẩn bị Special Projects hỗ trợ BTC kiện cần thiết 4.1.6 Liên lạc trường BTC kiện cần thông báo với IUC Representative 4.1.7 Top BCH có quyền can thiệp vào định BTC cần thiết 4.1.8 Trong trường hợp định BTC không thông qua BCH khơng có chủ ý thơng báo cho BCH, BTC phải chịu trách nhiệm hoàn toàn hậu liên đới sau 13 PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU 4.2 Ban Tổ chức kiện 4.2.1 BCH có nhiệm vụ tìm đề nghị vị trí chủ chốt BTC kiện Trưởng Ban Tổ Chức (Chairperson) hoặcTổng Đạo Diễn (Chief Programmer) Các vị trí cịn lại BTC thành viên BTC tự định 4.2.2 Tùy tính chất kiện, BCH định thành viên BCH (tùy theo trách nhiệm người đó) tham gia vào BTC kiện vai trị Trưởng BTC, Phó BTC, Tổng đạo diễn Cố vấn V CÁC QUI ĐỊNH VỀ TÀI CHÍNH Nguồn tài (Thu) 1.1 Đóng góp thành viên 1.1.1 Số tiền đóng góp năm: phí năm sau định kì họp chung thường niên (AGM) năm Hội phí năm định theo thông lệ SGD 10/thành viên Tồn hội phí đưa vào tài khoản riêng hội quản lý Ủy viên phụ trách Tài 1.1.2 Phí tham gia Freshmen Orientation Camp 1.1.3 Phi tham gia event khác (nếu có) 1.2 Tài trợ từ SAO Thơng thường, năm SAO tài trợ số hoạt động VNNTU, cụ thể sau: Hoạt động Số tiền tài trợ (SGD) Freshmen Orientation Camp 300 Quốc khánh 2/9 300 Freshmen Welcome night 100 Tết 500 (theo số liệu thống kê năm gần đây) 1.2 Tài trợ từ AAO Thông thường, năm AAO tài trợ số hoạt động VNNTU, cụ thể sau (sau event duoc chấp thuận SAO): Hoạt động Số tiền tài trợ (SGD) Freshmen Orientation Camp 500 Quốc khánh 2/9 300 Freshmen Welcome night Tết 400 (theo số liệu thống kê năm gần đây) 1.3 Tài trợ từ NTUSU Hoạt động Số tiền tài trợ (SGD) 14 PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU International Cultural and Travel Fair 250 (theo số liệu thống kê năm gần đây) Chú ý: Số tiền nêu dao động chút theo năm 1.4 Các nguồn tài trợ khác Dựa vào thống kê nguồn thu lợi ích mang lại cho đơn vị tài trợ năm qua, BCH phận chịu trách nhiệm tìm kiếm tài trợ Dự án đặc biệt phân loại nhà tài trợ theo thang bậc sau: Phân loại Giá trị khoản tài trợ (tiền mặt và/ vật) Lợi ích cho nhà tài trợ - Tài trợ Kim cương SGD 1500 + - - Tài trợ Vàng Chính thức ghi nhận nhà tài trợ phương tiện truyền thông, quảng bá báo chí/ đài truyền hình/ đài phát (trong Dự án đặc biệt) (nếu có) Đại diện nhà tài trợ lên phát biểu buổi lễ (Dự án đặc biệt) Áp phích nhà tài trợ giới thiệu sân khấu (do nhà tài trợ cung cấp) Chính thức ghi nhận nhà tài trợ sân khấu buổi lễ (Dự án đặc biệt) Ghi nhận tên biểu tượng nhà tài trợ hình thức truyền thơng quảng bá (tờ rơi, áp phích, giới thiệu chương trình) Trưng bày biểu tượng , đăng viết ngắn giới thiệu nhà tài trợ đường dẫn đến trang website thức nhà tài trợ từ trang chủ VNNTU vòng 12 tháng kể từ biên ghi nhận tài trợ (Memorandum of Understanding) kí kết nhà tài trợ VNNTU Vé mời tham dự chương trình (Dự án đặc biệt) Giấy chứng nhận “Nhà tài trợ danh dự VNNTU” SGD 1000 + - - Chính thức ghi nhận nhà tài trợ phương tiện truyền thơng, quảng bá báo chí/ đài truyền hình/ đài phát (trong Dự án đặc biệt) (nếu có) Chính thức ghi nhận nhà tài trợ sân khấu buổi lễ (Dự án đặc biệt) Ghi nhận tên biểu tượng nhà tài trợ hình thức truyền thơng quảng bá (tờ rơi, áp phích, giới 15 PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU - - Tài trợ Bạc SGD 500 + - - - Tài trợ Đồng SGD 250 + - - thiệu chương trình) Trưng bày biểu tượng, đăng viết ngắn giới thiệu nhà tài trợ đường dẫn đến trang website thức nhà tài trợ từ trang chủ VNNTU vòng tháng kể từ biên ghi nhận tài trợ (Memorandum of Understanding) kí kết nhà tài trợ VNNTU Vé mời tham dự chương trình (Dự án đặc biệt) Giấy chứng nhận “Nhà tài trợ danh dự VNNTU” Chính thức ghi nhận nhà tài trợ sân khấu buổi lễ (Dự án đặc biệt) Ghi nhận tên biểu tượng nhà tài trợ hình thức truyền thơng quảng bá (tờ rơi, áp phích, giới thiệu chương trình) Trưng bày biểu tượng, đăng viết ngắn giới thiệu nhà tài trợ đường dẫn đến trang website thức nhà tài trợ từ trang chủ VNNTU vòng tháng kể từ biên ghi nhận tài trợ (Memorandum of Understanding) kí kết nhà tài trợ VNNTU Vé mời tham dự chương trình (Dự án đặc biệt) Giấy chứng nhận “Nhà tài trợ danh dự VNNTU” Chính thức ghi nhận nhà tài trợ sân khấu buổi lễ (Dự án đặc biệt) Ghi nhận tên biểu tượng nhà tài trợ hình thức truyền thơng quảng bá (tờ rơi, áp phích, giới thiệu chương trình) Trưng bày biểu tượng, đăng viết ngắn giới thiệu nhà tài trợ đường dẫn đến trang website thức nhà tài trợ từ trang chủ VNNTU vòng tháng kể từ biên ghi nhận tài trợ (Memorandum of Understanding) kí kết nhà tài trợ VNNTU Vé mời tham dự chương trình (Dự án đặc biệt) Giấy chứng nhận “Nhà tài trợ danh dự VNNTU” Một số nhà tài trợ truyền thống (liên quan tới Dự án đặc biệt cụ thể) bao gồm: British American Tobacco Vietnam, OCBC Group Ngoài VNNTU bước tạo lập quan hệ với tổ chức phi phủ, cơng ty khác nhằm xây dựng hình ảnh VNNTU mở rộng nguồn tài trợ tình thần hai bên có lợi Một số nhà tài trợ hợp tác triển vọng bao gồm: Singapore Tourism Board; Health Promotion Board; Ministry of Community Development, Youth and Sports; Lee Foundation, FPT Asia Pacific Ptd Ltd, Andrey Quek 16 PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU Dự toán (phân bổ cho hoạt động năm) Quĩ VNNTU dùng để chi trả cho hoạt động văn hóa, thể thao giải trí VNNTU Dựa vào số liệu qua Tổng kết tài năm gần VNNTU, phần trăm số tiền quĩ phân bố cho hoạt động Hội dự tính sau: Hoạt động Số tiền ước lượng phân bố Freshmen Oriental Camp 25% Freshmen Welcome Night Quốc khánh 2-9 15% Tết âm lịch International Cultural and Travel Fair 25% 5% Senior Camp/ Outing 10% Các hoạt động khác Ngân sách dự trữ cho nhiệm kì 10% 10% Ghi Tính tiền phí tham gia freshmen Tính phí tham gia Senior Camp Chú ý: Đối với CLB: Do Quĩ hội có hạn, tổ chức giải năm, CLB cần gửi đề nghị ngắn gọn để xem xét việc nhận tài trợ từ Quĩ Hội Thủ tục tài 3.1 Việc thu quĩ 3.1.1 Thời gian: Việc thu quĩ tiến hành tuần sau lễ Quốc khánh 2-9 3.1.2 Quá trình thu quĩ: Sau Ủy viên phụ trách Tài viết thư gửi đến toàn thành viên VNNTU, cụm hall trưởng, hall trưởng đảm nhận phần việc thu quĩ thành viên Hall Ngồi ra, thành viên đóng góp cách chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng VNNTU Trong sau thời gian thu quĩ, Ủy viên phụ trách Tài cập nhật tổng kết thành viên đóng góp Quĩ Hội cập nhật website thức VNNTU 3.2 Thủ tục toán 3.2.1 Từ SAO Tất khoản tài trợ từ SAO cho VNNTU đưa vào tài khoản NTUSUInternational Undergraduate Committee (tài khoản IUC) Ủy viên phụ trách tài chịu 17 PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU trách nhiệm làm việc với NTUSU để toán lại khoản tài trợ từ SAO cho VNNTU từ tài khoản IUC 3.2.2 Từ nguồn khác Số tiền tài trợ claim trực tiếp với nhà Tài trợ hay chuyển khoản tới Tài khoản ngân hàng VNNTU 3.3 Quản lý tài 3.3.1 Tài khoản VNNTU Ủy viên tài người quản lí Quĩ VNNTU Tồn số tiền Quĩ đươc gửi vào Tài khoản ngân hàng VNNTU, duới tên Ủy viên tài 3.3.2 Quản lý thu chi - Mọi giao dịch phải ghi lại rõ ràng, đầy đủ, chi tiết sổ Ủy viên phụ trách tài giữ, có chữ kí người có liên quan - Quĩ cố gắng ứng trước cho thành viên làm công việc chung cho Hội (người có trách nhiệm) + Nếu tiền quĩ ứng trước cịn thừa, người có trách nhiệm phải trả lại quĩ đủ số tiền thừa xuất trình hóa đơn + Nếu tiền quĩ ứng trước thiếu, người có trách nhiệm hồn đầy đủ số tiền quĩ nợ người (với điều kiện xuất trình hóa đơn) - Mọi tốn phải u cầu có hóa đơn (kể tiền taxi cho việc vận chuyển) 3.3.3 Thanh toán tiền quĩ - Yêu cầu hóa đơn: + Hóa đơn phải rõ ràng, có thích đầy đủ mặt hàng mua, phục vụ cho mục đích gì, hoạt động Hóa đơn khơng có thích thoả đáng, khơng tốn tiền + Ủy viên phụ trách tài phải ghi rõ ngày tốn tiền hóa đơn u cầu người có trách nhiệm kí tốn + Nếu người có trách nhiệm ứng trước tiền cho quĩ, vòng ngày kể từ kiện kết thúc, người phải liên hệ với Ủy viên phụ trách tài để ấn định thời gian địa điểm toán + Quĩ tốn cho người có trách nhiệm chậm tuần kể từ sau kiện kết thúc Nếu tuần mà chưa tốn Ủy viên phụ trách tài có trách nhiệm giải thích rõ ràng lý chưa thể tốn cho người - Những nguyên tắc áp dụng với tất giao dịch liên quan đến VNNTU Ngay vật dụng mua từ Việt Nam sang để phục vụ cho hoạt động chung VNNTU phải có hóa đơn Trong trường hợp này, người có trách nhiệm toán theo tỉ giá SGD- VND thời điểm tốn 3.3.4 Thời gian cơng bố tài 18 PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU - Sau Senior camp - Annual Financial Report: Tháng hàng năm, truớc lễ chuyển giao Ban Chấp Hành Ủy viên tài thơng báo gửi thư cho thành viên Các hoạt động gây quĩ từ thiện 4.1 Phát động: Ủy viên phụ trách Tài viết thư vận động người ủng hộ (Bão lụt, Người gặp hồn cảnh khó khăn, ) 4.2 Q trình nhận đóng góp: Các cá nhân gửi đóng góp tới cụm Hall trưởng, hall trưởng hay tình nguyện viên Ngồi ra, đóng góp gửi tài khoản VNNTU với danh tính kèm theo 4.3 Sau đó, Ủy viên phụ trách tài tổng kết cách cụ thể gửi tới địa người nhận VI QUI CHẾ BẦU CỬ Thời gian tổ chức: Tháng hàng năm Các vị trí bầu cử Các vị trí sau BCH bầu theo phương thức phổ thông đầu phiếu 1) Chủ tịch (President) 2) Phó Chủ tịch phụ trách đối ngoại (Vice President – External Affair) 3) Phó Chủ tịch phụ trách đối nội (Vice President – Internal Affair) 4) Tổng thư kí kiêm đại diện SVVN Students' Union (Honorary General Secretary cum Country representative) 5) Ủy viên phụ trách Tài (Financial Controller) Đối tượng tham gia Các đối tượng có quyền tham gia ứng cử bầu cử thành viên có quyền lợi theo điều văn Quá trình ứng cử đề cử Tất ứng cử viên phải có viết giới thiệu thân phương hướng hoạt động gửi đến Ban Bầu cử trước hạn chót cho việc đề cử ứng cử Ban Bầu cử đề Ban Bầu cử Ban Kiểm phiếu 5.1 Ban Bầu cử 5.1.1 Thành lập: trước kì bầu cử hàng năm 5.1.2 Nhiệm vụ - Đề thời gian thức cho Bầu cử Đề nội dung tranh cử thể thức ứng cử, bầu cử năm theo nguyên tắc đề phần VI, mục 4, Tổ chức hoạt động liên quan đến bầu cử buổi phổ biến, tranh luận, cập nhật tin bầu cử 19 PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU - Bảo đảm cho Bầu cử diễn công bằng, dân chủ 5.1.3 Trưởng ban Bầu cử Chủ tịch đương nhiệm đảm nhận vị trí Trưởng Ban Bầu cử Trong trường hợp Chủ tịch đương nhiệm tái ứng cử vào BCH năm học tiếp theo, Trưởng ban bầu cử thành viên khác BCH (không tái ứng cử) đảm nhận 5.1.4 Các Ủy viên: Trưởng Ban bầu cử đề nghị Ủy viên Ban bầu cử 5.2 Ban Kiểm phiếu 5.2.1 Thành lập: sau Ban Bầu cử thành lập 5.2.2 Nhiệm vụ: Bảo đảm công tác kiểm phiếu diễn minh bạch, công bằng, kết kiểm phiếu phản ánh lựa chọn cử tri 5.2.3 Trưởng Ban kiểm phiếu: Trưởng Ban kiểm phiếu Trưởng Ban bầu cử đề nghị 5.2.4 Các Ủy viên: Trưởng Ban kiểm phiểu đề nghị Ủy viên Ban kiểm phiếu Tổ chức tranh cử 6.1 Họp mặt tranh cử Sau chốt lại danh sách ứng viên, ứng cử viên cho Top phải tham gia buổi tranh luận với ứng viên khác nhằm thể thân, làm rõ cương lĩnh tranh cử mình, trả lời câu hỏi cử tri 6.2 Vận động bầu cử Kể từ thời điểm chốt lại danh sách ứng viên trước kiểm phiếu, ứng viên có quyền sử dụng hình thức vận động bầu cử nhằm thuyết phục cử tri bỏ phiếu cho Thể thức bầu cử Các cử tri bầu cử thơng qua trang web thức bầu cử Lá phiếu tính lần bỏ phiếu cuối cử tri Quá trình kiểm phiếu cơng bố kết bầu cử 8.1 Q trình kiểm phiếu Q trình kiểm phiếu diễn cơng khai, trước chứng kiến thành viên VNNTU cập nhật trực tiếp, liên tục trang web thức bầu cử 8.2 Cơng bố kết bầu cử Sau kết bầu cử xác nhận Ban Kiểm phiếu quan sát viên, Ban Bầu cử thức cơng bố danh sách người trúng cử trang web thức bầu cử, trang chủ VNNTU diễn đàn VNNTU Phương thức chọn vị trí cịn lại BCH - Sau bầu, vị trí đầu BCH có quyền lựa chọn vị trí cịn lại từ danh sách ứng cử viên từ người tín nhiệm Hạn chót cơng bố danh sách đầy đủ thành viên BCH năm học ngày tháng Sáu năm 20 ... nhập phải sinh viên có quốc tịch Việt Nam theo học hệ đại học sau đại học NTU VNNTU công nhận tổ chức sinh viên NTU, trực tiếp quản lý Văn phòng công tác sinh viên (SAO) Hiệp hội sinh viên NTU...PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU I SƠ LƯỢC VỀ HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ NANYANG (VNNTU) VNNTU VNNTU, hay Hội Sinh viên Việt Nam NTU, tổ chức phi lợi nhuận, phi trị, phi... học tập, nghiên cứu NTU bậc Đại học sau Đại học - Những tân sinh viên NTU có quốc tịch Việt Nam tính tư cách thành viên thời điểm sinh viên chấp thuận thư gọi nhập học NTU - Những người khơng