Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chương 9 Thôi Việc Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội dung sau:  Download form nghỉ việc từ eTimeGold.  Chỉnh sửa và upload form nghỉ việc phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty thay thế form mẫu mặc định trên eTimeGold.  Tự thiết lập hệ thống các hạng mục liên quan đến chính sách thôi việc căn cứ vào thực tế sử dụng của công ty.  Thiết lập cách đánh mã văn bản tự động cho quyết định thôi việc.  Nộp đơn xin thôi việc từ eTimeGold.  Truy xuất thông tin tổng hợp của nhân viên thôi việc.  Truy xuất báo cáo thanh toán công nợ và thực lĩnh chính sách của nhân viên thôi việc.  In quyết định thôi việc.  Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ nghỉ việc để nâng tầm quản lý. Chức năng quản lý thôi việc của eTimeGold giúp cho người sử dụng chủ động trong việc quản lý các vấn đề về thôi việc từ khởi tạo, hiệu lực cho một chứng từ đến xuất ra báo cáo, in đơn thôi việc Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 2 A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN I. Sử dụng mẫu đơn xin thôi việc của hệ thống 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Thôi Việc]. 2. Click chuột vào biểu tượng ở cột [Chọn Template], màn hình hiển thị form danh sách template. 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên File] là “Rpt_ThoiViec.repx”, click nút [Thực hiện]. 4. Click nút [Lƣu trữ] để lưu lại template hệ thống vừa chọn. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Thôi Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 3 II. Nhập liệu thôi việc & Hiệu lực Nội dung thực hành: Đăng ký cho nhân viên có mã AC = 1 thôi việc vào ngày 10/2/2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Thôi Việc]. 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. 3. Khai báo thông tin trong form. a. Click chuột vào biểu tượng tại cột [Mã AC], một form mới hiện ra. b. Check chọn dòng dữ liệu chứa nhân viên có mã AC 1. c. Click nút [Thực Hiện]. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Thôi Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 4 4. Tại tab [Thông Tin Mặc Định], đặt trỏ chuột vào cột [Mã Chứng Từ] nhập “TV_001”. 5. Tại cột [Ngày nộp đơn] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “1/2/2012”. 6. Tại cột [Ngày bắt đầu nghỉ] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “10/2/2012”. 7. Tại cột [Lý Do] nhập “Tự Xin Nghỉ Việc”. 8. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Đơn xin nghỉ việc sẽ có hiệu lực vào ngày 10 tháng 2 năm 2012”. 9. Chọn [Lƣu Trữ] để lưu lại thông tin vừa đăng ký. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo đăng ký thôi việc khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu.  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần).Có thể bỏ trống.  Đây là phần thông tin bắt buộc nhập.  Nếu để trống, eTimeGold sẽ lấy thời gian tại thời điểm người dùng chọn [Lưu Trữ].  Nếu để trống, eTimeGold sẽ lấy thời gian tại thời điểm người dùng chọn [Lưu Trữ]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 5 III. Chỉnh sửa thông tin đơn xin thôi việc đã nhập Nội dung thực hành: Chỉnh sửa [Ngày bắt đầu nghỉ] trong đơn xin thôi việc của nhân viên mã AC=1 từ “10/2/2012” thành “25/2/2012”. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Thôi Việc] . 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký thôi việc của nhân viên mã AC=1. 3. Tại cột [Ngày bắt đầu nghỉ] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “25/2/2012”. 4. Chọn [ Cập nhật ], click nút [OK] để lưu thông tin vừa chỉnh sửa. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn phiếu đăng ký thôi việc theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 1. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 6 IV. Hủy bỏ đơn xin thôi việc đã nhập Nội dung thực hành: Xóa thông tin đăng ký thôi việc của nhân viên mã AC= 1. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Thôi Việc] . 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký thôi việc của nhân viên mã AC=1. 3. Click nút [Xóa], chọn [OK] để chấp nhận xóa đơn thôi việc. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn phiếu đăng ký thôi việc theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 1. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Thôi Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 7 V. In đơn xin thôi việc Sau khi đăng ký xong một đơn thôi việc thì người sử dụng có thể trực tiếp in mẫu đơn này. Nội dung thực hành: In đơn thôi việc của nhân viên có mã AC = 1. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Thôi Việc] . 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký thôi việc của nhân viên mã AC=1. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn phiếu đăng ký thôi việc theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 1. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Thôi Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 8 3. Chọn nút [In Ấn], form báo cáo sẽ hiển thị ra. 4. Chọn để in báo cáo thôi việc. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 9 B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO I. Mã tự động cho văn bản thôi việc Có 2 chọn lựa khi cấp phát mã văn bản cho phần thôi việc Cách 1: Tự nhập mã văn bản Mặc định phần mềm sẽ để người dùng tự cấp phát mã văn bản khi soạn thảo đơn xin thôi việc. Cách 2: Phát sinh mã văn bản tự động 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Thôi Việc]. 2. Tại cột [Mã Tự Động] click chọn , màn hình hiển thị form dữ liệu. 3. Chọn dòng chứa dữ liệu [Tên Mã Tự Động] là Mã Thôi Việc, click nút [Thực Hiện]. 4. Click nút [Lƣu trữ]. GHI CHÚ: Xem tài liệu chương 3 để biết cách khởi tạo mã tự động GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Thôi Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 II. Mẫu đơn xin thôi việc Download template đơn xin thôi việc 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Thôi Việc]. 2. Click vào nút [Download Template]. 3. Chọn Save File và chọn nơi lưu trữ file Rpt_ThoiViec.repx . Upload template đơn xin thôi việc 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Thôi Việc]. 2. Click nút [Browse] và chỉ đường dẫn đến thư mục C:\Template nơi lưu trữ file template mới. 3. Click chọn file template ccRpt_ThoiViecthaoct.repx, click nút Open. [...]... 13 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 3 Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình thôi việc User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Thôi Việc] với quyền Soạn thảo | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 14 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Thôi Việc] với... www.vieclam.dnd.vn | Pages | 19 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 4 Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “OK Duyệt” Click nút [Duyệt], click nút [OK] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 20 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ V Quản lý và xem lịch sử chứng từ Thôi Việc Sau khi các chứng từ Thôi Việc được duyệt thì.. .Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 4 Click nút [Lƣu trữ] Xem template báo cáo thôi việc 1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Thôi Việc] 2 Click nút [Xem Template] để hiển thị mẫu báo cáo đã upload | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 11 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình... Pages | 15 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ User [QuanLy] phân chức năng [Thôi Việc] với quyền Xét duyệt GHI CHÚ: Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chương 2 Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chương 24 | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 16 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương. .. 12 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ IV Quy trình chứng từ thôi việc & Hiệu lực Quy trình chứng từ là khái niệm quản lý tất cả các văn bản bằng quy trình nộp duyệt theo cấp quản lý Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ thôi việc 1 Đăng nhập vào eTimeGold bằng tài khoản đã đăng ký và tìm chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng] GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu. .. tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 22 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Trả lại chứng từ thôi việc khi đã đƣợc duyệt 1 Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình khoản khác User [QuanLy] phân bổ chức năng [Thôi Việc] với quyền Quản lý lịch sử 2 Đăng nhập vào... www.vieclam.dnd.vn | Pages | 23 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Xem lịch sử chứng từ tăng ca 1 Kiểm tra phân bổ chức năng User [SoanThao] phân bổ chức năng [Thôi Việc] với quyền Xem lịch sử 2 Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng user [SoanThao] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 24 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy... thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần) | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 18 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 5 Chọn vào [Chuyển Tiếp], click nút [OK] để đưa chứng từ thôi việc này lên cấp trên duyệt Duyệt Chứng Từ 1 Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [Quanly] 2 Chọn chức năng [Thôi Việc] đang có nhấp nháy chữ “New”... từ thôi việc Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ thôi việc tại cấp user [SoanThao], nộp chứng từ lên user [ChuyenTiep] và chứng từ sẽ được chuyển lên cấp trên là user [QuanLy], tại đây chứng từ sẽ được duyệt và hiệu lực Soạn Thảo Chứng Từ Thôi Việc 1 Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [SoanThao] 2 Mở chức năng soạn thảo [Thôi Việc] 3 Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dữ liệu. .. từ Thôi Việc đã duyệt đồng thời có quyền trả lại chứng từ đã duyệt User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình đã nộp 1 Kiểm tra phân bổ chức năng User [QuanLy] phân bổ chức năng [Thôi Việc] với quyền Quản lý lịch sử | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 21 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 2 Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold . cáo thôi việc 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Thôi Việc] . 2. Click nút [Xem Template] để hiển thị mẫu báo cáo đã upload. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chương 9 Thôi Việc Hoàn thành. [Thôi Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ