Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương : Đăng Nhập & Cấp Quyền Chương 01 Giới Thiệu Hoàn thành chương này, bạn hiểu vận hành nội dung sau:  Khái niệm 03 lớp 01 phần mềm quản lý nhân online  Từ kỹ thuật & khái niệm quản lý eTimeGold  Tự kiểm tra nhận biết điều kiện cần sử dụng eTimeGold  Thơng tin cấu hình máy tính  Điều kiện mạng  Trình duyệt web  Trang Tổng Quan hệ thống eTimeGold  Mô hình điện tốn đám mây & bảo mật liệu | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương : Đăng Nhập & Cấp Quyền I Khái niệm phần mềm phần mềm quản lý Phần mềm tập hợp câu lệnh viết nhiều ngơn ngữ lập trình theo trình tự xác định nhằm tự động thực số chức giải vấn đề tính tốn Phần mềm mang lại cho người tự động hóa nhằm tiết kiệm thời gian đồng thời sản xuất phần mềm mang tính cạnh tranh nhằm đưa công nghệ phát triển ngày lớn mạnh Có thể phân loại phần mềm theo phương thức hoạt động phần mềm hệ thống (Windows, Linux, ), phần mềm ứng dụng (office, ), Ngày nay, phần mềm liên quan đến nguồn nhân lực vấn đề trội, quan tâm khơng người sử dụng mà cịn nhà đầu tư phát triển sản xuất phần mềm Đây loại hình phần mềm ứng dụng lựa chọn để hỗ trợ cho doanh nghiệp giải vấn đề vướng mắc nguồn nhân lực Tùy theo khả ứng dụng người ta sử dụng 02 khái niệm “đóng gói” “theo đơn đặt hàng” để mơ tả việc phân chia phạm vi ứng dụng phần mềm liên quan đến nguồn nhân lực Phần mềm quản lý phần mềm ứng dụng với nhiệm vụ tin học hóa quy trình truyền thống, thủ cơng khơng đơn công việc lưu trữ hay xử lý thông tin Việc xây dựng phần mềm quản lý tốt phụ thuộc nhiều vào 02 yếu tố: Sự am hiểu chuyên môn quản lý nhà sản xuất phần mềm Một công cụ đủ mạnh để người kỹ thuật tự tin diễn đạt ý đồ quản lý phần mềm Nguồn nhân lực vấn đề mang trọng số cao việc xây dựng phát triển công ty Công tác quản lý nguồn nhân lực địi hỏi chun mơn, kỹ cao tốn khơng chi phí Vì vậy, phần mềm quản lý nguồn nhân lực tự thân địi hỏi nghiêm ngặt chuyên môn quản lý, hiệu sử dụng khả tin học hóa quy trình nhân công tác quản lý Nhân vấn đề người hầu hết quản lý người cần uyển chuyển, linh động, không theo quy tắc 1+1=2 Nguyên tác quản lý không cứng nhắc, khn mẫu, phải ln đảm bảo tính xác tuyệt đối thực tính tốn số liệu liên quan đến việc quản lý người Phần mềm quản lý nguồn nhân lực cần phải đạt độ “động”, yếu tố “động” muốn nói đến đủ “mở” để nhà quản lý tự định nghĩa, xây dựng nguyên tắc quản lý đủ “đóng” để người sử dụng kiểm sốt kết quả, đảm bảo yếu tố bảo mật số liệu Ngoài ra, yếu tố “dẻo” phần mềm quản lý nguồn nhân lực thiếu; “dẻo” để diễn tả linh hoạt, thân thiện độ đẹp giao diện sử dụng “Dẻo” để đạt ý đồ tin học hóa quy trình quản lý phần mềm cho giống trình tự thực tế quản lý giấy tờ Cùng với tốc độ phát triển nhanh, rộng công nghệ Internet thiết bị di động, xu hướng phần mềm quản lý chuyển dần sang trực tuyến, phù hợp tiêu chí “bất đâu”, “bất kỳ thời gian nào” sử dụng | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương : Đăng Nhập & Cấp Quyền II Vì cần có phần mềm quản lý nguồn nhân lực? Nhân Bạn có phải yếu tố sống cịn định thành bại Công ty không? Bạn dành thời gian cho việc giải vấn đề nhân Tuyển dụng-Đào tạo-Chấm công-Tiền lương -Bảo hiểm- Đánh giá- Báo cáo- Tổng hợp? Nếu Bạn sử dụng phần mềm Quản lý nhân chi phí cơng ty phải bỏ bao gồm phần cứng, phần mềm nhân lực để trì hoạt động lớn đến mức nào? Trả lời cho băn khoăn nêu trên, Đa Năng cho đời sản phẩm phần mềm quản lý nguồn nhân lực trực tuyến eTimeGold Chúng mong muốn hỗ trợ giải vấn đề nhân từ đơn giản đến phức tạp để Doanh nghiệp có nhiều thời gian tập trung vào hoạt động kinh doanh Đã đến lúc bạn tạm qn báo cáo mang tính thủ cơng, đầy cảm tính với phần mềm cài đặt rời rạc máy nội Hãy đến với website www.phanmemnhansu.dnd.vn với tài liệu để khám phá cảm nhận hiệu mà eTimeGold mang đến Luôn cải tiến kỹ thuật, lắng nghe phản hồi từ khách hàng cân hiệu sử dụng yếu tố để eTimeGold phấn đấu đạt đủ đặc điểm “động” “dẻo” phần mềm quản lý nguồn nhân lực trực tuyến cần có bàn thảo III Khái niệm 03 lớp phần mềm quản lý Nhân trực tuyến eTimeGold 03 lớp phần mềm quản lý nguồn nhân lực eTimeGold bao gồm: Storage (lưu trữ): có nhiệm vụ lưu thơng tin nhập liệu người dùng vào kho liệu chung Calculator (tính tốn): thực tính tốn để đưa kết vào tập liệu input vào hệ thống (người dùng nhập liệu, khởi tạo, số liệu từ thiết bị khác (như máy chấm công), kết từ quy trình trước …) tham số tính tốn (cơng thức lương, điều kiện sách, …) Management (quản trị): có nhiệm vụ liên kết khởi tạo quản lý thông tin nhập liệu để hệ thống thực thi theo lưu đồ quản lý quy định công ty, thực phân quyền sử dụng phân cấp quản lý thông tin bảo mật chứng từ theo cấp bậc | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương : Đăng Nhập & Cấp Quyền IV Từ kỹ thuật & khái niệm quản lý eTimeGold A Account: tài khoản người dùng đăng ký website http://phanmemnhansu.dnd.vn/ xác nhận qua email C Ca kíp: thời gian làm việc ngày theo nội quy công ty Ca qua ngày: thời gian làm việc đêm (một ca làm việc ngày vượt qua mốc 0h kết thúc ca làm việc vào ngày hôm sau) Cây thư mục: dạng phân cấp để xây dựng sách quản lý eTimeGold Hình minh họa: : Cây thư mục User Hình minh họa: : Cây thư mục Chi nhánh/Phòng ban Chức danh: khái niệm để hệ thống phân cấp quản lý theo quy trình chứng từ Chức vụ: khái niệm để hệ thống quản lý cấp bậc nhân viên Chứng từ quy trình chứng từ: Chứng từ phiếu đăng ký nhân viên, quy trình chứng từ luân chuyển chứng từ qua cấp để có chấp nhận bác bỏ phiếu đăng ký Cơng thức lương: Tham số tính tốn hỗ trợ người dùng tính số liệu tiền lương vào nội quy sách cơng ty Công thức lương kế thừa: định nghĩa công thức lương 01 lần 01 kỳ lương để sử dụng chung cho kỳ tính lương khác mà khơng cần lặp lại việc khai báo công thức Công thức sưu tập: tham số tính tốn hỗ trợ người dùng thống kê số liệu khoảng thời gian nhiều kỳ lương theo yêu cầu quản lý Chẳng hạn tính tổng thu nhập nhân viên năm Cột (field, trường, ô): khái niệm để hệ thống dùng để quản lý thông tin liệu riêng lẻ tập liệu Ví dụ: cột [họ tên] lưới danh sách nhân viên Một số ví dụ khác: Cột [Mã AC]: Chứa liệu mã máy chấm công Cột [Mã Nhân Viên]: chứa liệu mã nhân viên phần mềm | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương : Đăng Nhập & Cấp Quyền D Dữ liệu dạng cột: hiển thị hình liệu 01 đối tượng xem Biểu tượng Record dùng để điều khiển chọn thông tin hiển thị hình Hình minh họa: : Dữ liệu dạng cột thơng tin hồ sơ nhân viên có Mã AC=5 Hình minh họa: : Dữ liệu dạng cột form khai báo thông tin User Dữ liệu dạng lưới (Lưới liệu): hiển thị nhiều dịng thơng tin nhiều đối tượng 01 hình xem Biểu tượng trích lọc (filter) thường hiển thị kèm để hỗ trợ người dùng lọc liệu xem Hình minh họa: : Dữ liệu dạng lưới hiển thị danh sách nhân viên Hình minh họa: : Dữ liệu dạng lưới (có biểu tượng filter) hiển thị danh sách loại tăng ca | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương : Đăng Nhập & Cấp Quyền Dữ liệu dạng tab (tab liệu): hệ thống dùng để bố trí hiển thị đồng cấp nhiều nhóm thơng tin Người dùng click chọn tên tab để mở hiển thị thông tin tab vừa chọn, tab chọn hiển thị tên tab in đậm Hình minh họa: : Dữ liệu dạng tab hiển thị thông tin hồ sơ nhân viên F Flowfield (trường tham chiếu): dùng để hiển thị thông tin kèm tương ứng với thông tin người dùng lookup chọn Thông tin có mục đích hiển thị, khơng phép chỉnh sửa, xóa Hình minh họa: : Thơng tin flowfield chọn nhân viên theo Mã AC (Họ & tên lót, Tên, Mã nhân viên, …) K Kế hoạch hiệu lực: thời gian hiệu lực cho đăng ký, khai báo có mốc hiệu lực tương lai Khoản khác: hệ thống dùng khái niệm để quản lý số liệu phát sinh kỳ lương Ví dụ: bù lương tháng trước Kỳ lương: khoảng thời gian quy định để tính lương cho nhân viên Ví dụ: kỳ lương tạm ứng ngày đến ngày 15 hàng tháng Ký tự đặc biệt: hệ thống quy ước ký tự đặc biệt ký tự sau \ / : * ? " < > | Khi khai báo mã ký hiệu eTimeGold, người dùng không sử dụng ký tự đặc biệt L Log giờ: liệu chấm công nhân viên lấy từ máy chấm công từ file import (19/01/2012 6:33:37 AM) Lookup: khái niệm định người dùng nhập liệu cách chọn thông tin từ danh sách khai báo trước Hình minh họa: : Lookup chọn nhân viên | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương : Đăng Nhập & Cấp Quyền M Mã AC: mã dùng để giao tiếp hệ thống thiết bị máy chấm công Mã tự động: mã văn thủ tục hành chánh Ví dụ: mã mẫu đơn xin việc, mã số hợp đồng lao động eTimeGold hỗ trợ giao diện để người dùng khởi tạo mã tăng tự động theo quy định cơng ty Hình minh họa: : Một dạng mã văn báo cáo Mục bản: khái niệm để hệ thống quản lý số liệu phát sinh không theo quy luật có hiệu lực tính lương từ thời điểm phát sinh đến lúc có phát sinh N Ngạch – bậc lương: khái niệm quản lý hệ thống thang bảng lương theo quy định cơng ty Nhóm biến động: tập hợp nhân viên hiệu lực nhóm theo kế hoạch thời gian định Nhóm nhân sự: tập hợp nhân viên người dùng định có thuộc tính giống nhau, thuộc tính người dùng khai báo điều kiện theo thông tin khai báo hồ sơ nhân viên Ví dụ: nhóm nhân viên có giới tính Nữ L Loại Phép: khái niệm hệ thống dùng để phân loại lý nghỉ vắng cho nhân viên Ví dụ: phép năm , phép cưới, phép việc riêng P Phòng ban: khái niệm cấu tổ chức công ty Phụ cấp thời gian: hệ thống dùng khái niệm để quản lý khoảng thời gian làm đêm tính thêm thời gian theo quy định nhà nước công ty Q Quyền liệu: khái niệm hệ thống dùng để quản lý phân quyền thao tác liệu Ví dụ có tồn quyền có quyền xem liệu chức Quyền quản lý: hệ thống dùng khái niệm để phân định cách thực thi chức quy trình chứng từ Ví dụ có quyền soạn thảo, quyền xét duyệt chứng từ Quản lý lịch sử: tham chiếu kết chứng từ xét duyệt có quyền hủy bỏ hiệu lực chứng từ R Record: hệ thống dùng khái niệm record để nói đến cơng cụ chọn liệu giao diện liệu dạng cột Hình minh họa: | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương : Đăng Nhập & Cấp Quyền T Tăng ca: khoảng thời gian làm thêm tính phân hệ chấm cơng eTimeGold Trích lọc lưới liệu: công cụ hỗ trợ người dùng chọn lựa dịng liệu theo mong muốn Hình minh họa: : Lọc liệu lưới U Unicode: ký tự tiếng việt hỗ trợ người dùng nhập liệu có dấu Ví dụ: “ca đêm” User: tài khoản người dùng tạo từ tài khoản (Account) chức [Quản Lý Người Dùng] eTimeGold Ủy quyền đối tượng: khái niệm để phân loại ủy quyền quy trình chứng từ eTimeGold Đối tượng ủy quyền thay người ủy quyền vận hành chứng từ theo lưu trình Ủy quyền tự động: khái niệm để phân loại ủy quyền quy trình chứng từ eTimeGold Chứng từ tự động luân chuyển qua cấp định ủy quyền tự động mà không phụ thuộc vào thao tác cấp X Xem lịch sử: xem thơng tin ln chuyển theo lưu trình chứng từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương : Đăng Nhập & Cấp Quyền V Một số thao tác thường dùng sử dụng eTimeGold Cách xem thư mục Mở giao diện có quy định hiển thị theo dạng thư mục Biểu tượng mũi tên để nhận biết có thư mục thư mục cha xem Click chọn mũi tên để hiển thị thư mục (cấp trực tiếp) Khi phía trước thư mục khơng có biểu tượng mũi tên cấp thấp thư mục Cách phân cấp thư mục Thứ tự phân cấp thư mục tính từ hình trái qua phải | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương : Đăng Nhập & Cấp Quyền Hai thư mục ngang cấp vị trí chúng ngang tính theo thứ tự phân cấp thư mục Cấp trực tiếp cấp liền kề thư mục Một thư mục có nhiều thư mục Việc phân cấp thư mục thực cách kéo, thả chuột | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương : Đăng Nhập & Cấp Quyền Kết sau kéo thả hình bên Cách click chọn ngày tháng nhập liệu Việc click chọn ngày tháng thường thấy người dùng sử dụng chức đăng ký, xem hồ sơ, quản lý Ví dụ “Ngày Xem Hồ Sơ” có chức [Hồ Sơ Nhân Viên] Thực hành chọn ngày 31/12/2010 Bước 1: Click vào biểu tượng theo ngày hệ thống để mở form chọn ngày tháng năm Mặc định eTimeGold hiển thị thời gian Bước 2: Click chọn vào vùng hiển thị thời gian tại, hình hiển thị form cho người dùng chọn thời gian | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 11 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương : Đăng Nhập & Cấp Quyền Bước 3: Chọn năm 2010 cách click vào nút [2010] Bước 4: Chọn tháng 12 cách click nút [Dec] Click nút [OK] để hoàn tất chọn năm, tháng Bước 5: Chọn ngày 31 | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 12 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương : Đăng Nhập & Cấp Quyền GHI CHÚ: Ngồi người dùng cịn sử dụng nút (>, >>,