Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chương 7 Nghỉ Phép Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội dung sau:  Định nghĩa các loại phép thích hợp với quy định của công ty.  Khai báo số ngày nghỉ tối đa của các loại phép trong công ty (phép năm, …).  Xử lý trường hợp loại phép A chỉ áp dụng cho một nhóm nhân viên, không áp dụng cho các nhóm nhân viên khác.  Xử lý trường hợp nhóm nhân viên A được nghỉ 14 ngày phép năm, nhóm khác được nghỉ 12 ngày phép năm.  Tự động tính số ngày nghỉ sang loại nghỉ phép khác khi nhân viên đã nghỉ hết thời gian quy định tối đa của 01 loại phép (vd: nghỉ hết 12 ngày phép năm thì tự động chuyển sang khấu trừ phép việc riêng).  Nghỉ vắng một khoảng thời gian trong giờ làm đối với ca làm việc trong ngày.  Nghỉ vắng một khoảng thời gian trong giờ làm đối với ca làm việc qua ngày (ca đêm).  Xử lý trường hợp khấu trừ tổng thời gian nghỉ vắng nhiều (hoặc ít) hơn so với thời gian thực đăng ký.  Xử lý trường hợp nghỉ vắng nhiều ngày liên tiếp bằng 1 lần đăng ký nghỉ phép.  Xử lý trường hợp nghỉ vắng nhiều ngày không liên tiếp bằng 1 lần đăng ký nghỉ phép.  Làm tròn thời gian nghỉ vắng theo quy tắc mong muốn của công ty.  Truy xuất số liệu nghỉ các loại phép.  Truy xuất số liệu nghỉ các loại phép hưởng BHXH.  Truy xuất số liệu nghỉ phép năm trong năm.  Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ nghỉ phép để nâng tầm quản lý. Có rất nhiều tên loại nghỉ vắng được định nghĩa nhưng mỗi công ty sẽ có những định nghĩa khác nhau tùy theo nội quy công ty. Chương nghỉ vắng này sẽ đem lại cho người sử dụng những cách xử lý khác nhau cho từng loại nghỉ vắng và thực hiện được quy trình chứng từ nộp duyệt đăng ký nghỉ vắng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 2 A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN I. Khởi Tạo Loại Nghỉ Vắng Định danh tên loại nghỉ vắng theo nội quy công ty. Nội dung thực hành: Khởi tạo một loại nghỉ vắng có tên là “Nghỉ việc riêng”. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Nghỉ Vắng]. 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. 3. Nhập các thông tin liên quan tới khởi tạo nghỉ vắng mới. a. Tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Nghỉ việc riêng”. b. Tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “NVR”. c. Click trỏ chuột tại cột [Ngày hiệu lực] chọn ngày “1/1/2012”. d. Cột [Ngày hết hạn]: sử dụng mặc định của eTimeGold e. Cột [Hủy bỏ]: sử dụng mặc định của eTimeGold. f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Loại phép: Nghỉ việc riêng”. 4. Chọn [Lƣu Trữ], màn hình hiển thị lưới danh sách các loại nghỉ vắng đã tạo. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo đăng ký loại nghỉ vắng khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần). Có thể bỏ trống.  Bắt buộc nhập.  Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt)  Bắt buộc nhập. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Nghỉ Vắng] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 3 II. Chỉnh sửa thông tin loại nghỉ vắng đã khởi tạo Trong quá trình sử dụng, người dùng sẽ phát sinh các nhu cầu khác nhau, hoặc thay đổi nào đó trong chính sách nghỉ vắng, thì phần mềm sẽ cho phép người dùng chỉnh sửa lại những khởi tạo ban đầu. Nội dung thực hành: Chỉnh sửa ký hiệu báo của loại nghỉ vắng Nghỉ Việc Riêng từ NVR thành Pe. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Nghỉ Vắng]. 2. Chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là NVR trên lưới dữ liệu đang hiển thị. 3. Click nút [Chỉnh Sửa]. 4. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo], sửa “NVR” thành “Pe”. 5. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa chỉnh sửa. III. Hủy bỏ thông tin loại nghỉ vắng đã khởi tạo Có 03 cách hủy bỏ thông tin loại nghỉ vắng đã khởi tạo Cách 1: Đánh dấu hủy bỏ loại nghỉ vắng Nội dung thực hành: Hủy bỏ thông tin loại nghỉ vắng Nghỉ Việc Riêng. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Nghỉ vắng]. 2. Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên loại] là “Nghỉ Việc Riêng” trên lưới dữ liệu đang hiển thị. 3. Click nút [Chỉnh Sửa]. 4. Click chuột check vào ô [Hủy bỏ]. 5. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin. GHI CHÚ: Cách này thích hợp sử dụng trong trường hợp muốn hủy hiệu lực của loại nghỉ vắng từ thời điểm khai báo nhưng vẫn giữ lại dòng thông tin loại nghỉ vắng trong danh sách khởi tạo. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 4 Cách 2: Khai báo điểm mốc hết hiệu lực loại nghỉ vắng 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Nghỉ Vắng]. 2. Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên loại] là “Nghỉ Việc Riêng” trên lưới dữ liệu đang hiển thị. 3. Click nút [Chỉnh Sửa]. 4. Tại cột [Ngày hết hạn] click trỏ chuột chọn ngày “31/1/2012”. 5. Chọn nút [Lƣu trữ], màn hình hiển thị lưới danh sách các loại nghỉ vắng theo quy định. Cách 3: Xóa khỏi danh sách loại nghỉ vắng đã khai báo Nội dung thực hành: Xóa thông tin loại nghỉ vắng Nghỉ Việc Riêng khỏi danh sách loại nghỉ vắng. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Nghỉ vắng]. 2. Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên loại] là “Nghỉ Việc Riêng” trên lưới dữ liệu đang hiển thị. 3. Click nút [Xóa], click nút [OK]. GHI CHÚ: Cách này thích hợp sử dụng trong trường hợp khai báo sai thông tin loại nghỉ vắng, không muốn lưu trữ trong danh sách khởi tạo. GHI CHÚ: Cách này thích hợp sử dụng trong trường hợp muốn hủy hiệu lực của loại nghỉ vắng theo kế hoạch thời gian định sẵn. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 5 IV. Đăng ký nghỉ vắng dài hạn Trong quá trình làm việc nếu có nhân viên xin nghỉ làm nhiều ngày liên tục thì người quản lý sẽ dùng chức năng [Nghỉ vắng dài hạn] để khai báo. Nội dung thực hành: Đăng ký nghỉ phép cho nhân viên có mã AC là 5000 với tên loại nghỉ vắng là Phép Bệnh PH từ ngày 20/2/2012 đến 22/2/2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn]. 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. 3. Nhập các thông tin liên quan trong phiếu đăng ký nghỉ vắng dài hạn. a. Tại cột [Mã AC] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên]. b. Check chọn nhân viên có mã AC là 5000, click nút [Thực hiện]. c. Tại cột [Từ Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “20/2/2012”. Tại cột [Đến Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “22/2/2012”. d. Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Loại Nghỉ Vắng].  Bắt buộc nhập liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 6 e. Tại cột [Tên loại nghỉ vắng] click trỏ chuột chọn Phép bệnh PH, click nút [Thực hiện]. f. Cột [Trừ các ngày]: sử dụng mặc định của eTimeGold. g. Cột [Lý do BHXH]: sử dụng mặc định của eTimeGold. h. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Xin nghỉ phép bệnh trong 3 ngày”. 4. Chọn nút [Lƣu Trữ] để lưu thông tin vừa khai báo.  Xem tài liệu chương 17 để hiểu mối liên quan giữa nghỉ P và biểu mẫu BHXH. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 3. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.  Có thể bỏ trống. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 7 V. Chỉnh sửa thông tin nghỉ vắng dài hạn đã khởi tạo Nội dung thực hành: Chỉnh sửa thời hạn nghỉ phép [Đến Ngày] của nhân viên có mã AC là 5000 thành 23/2/2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nghỉ vắng dài hạn]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký nghỉ vắng dài hạn của nhân viên mã AC là 5000. 3. Tại ô [Đến Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “23/2/2012”. 4. Click trỏ chuột chọn [Cập Nhật], chọn [Ok]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn phiếu đăng ký theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 8 VI. Xóa thông tin nghỉ vắng dài hạn đã khởi tạo Nội dung thực hành: Xóa thông tin đăng ký nghỉ vắng dài hạn của nhân viên có mã AC là 5000, đã đăng ký nghỉ phép bệnh. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nghỉ vắng dài hạn]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký nghỉ vắng dài hạn của nhân viên mã AC là 5000, loại nghỉ P là phép bệnh. 3. Click chọn nút [Xóa], chọn [Ok] để tiến hành xóa. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn phiếu đăng ký theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 9 VII. Đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian Nội dung thực hành: Đăng ký nghỉ phép khoảng thời gian từ 13:00 đến 17:00 của ngày 13/2/2012 trong thời gian Ca Hành Chánh cho nhân viên có mã AC là 5000. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian]. 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. 3. Nhập các thông tin liên quan trong phiếu đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian. a. Tại cột [Mã AC] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên]. b. Check chọn nhân viên có mã AC là 5000. c. Click nút [Thực Hiện]. d. Tại cột [Ngày Làm Việc] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “13/2/2012”. e. Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Loại Nghỉ Vắng].  Bắt buộc nhập liệu.  Bắt buộc nhập liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 f. Click trỏ chuột chọn [Tên loại nghỉ vắng] là “Nghỉ việc riêng” sau đó click chọn [Thực Hiện]. g. Tại cột [Từ Giờ], ô thứ nhất nhập “13:00”, ô thứ hai nhập “17:00”. h. Tại cột [Giờ Làm Việc] click chọn lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Giờ Làm], click chọn Ca Hành Chánh. i. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Xin nghỉ buổi chiều ngày 13/02/2012”. 4. Chọn nút [Lƣu Trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 3. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.  Có thể bỏ trống. [...]... liệu có cột [Mã AC] = 5000 GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 28 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 4 Xem lịch sử chứng từ ở phần [ghi chú] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 29 Tài liệu vận hành & quản trị. .. Pages | 22 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 4 Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “OK Duyệt” 5 Click trỏ chuột tại [Duyệt] , chọn [OK] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 23 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ IV Quản lý và xem lịch sử chứng từ Nghỉ vắng dài hạn Sau khi các chứng từ nghỉ vắng được... www.vieclam.dnd.vn | Pages | 26 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Kết quả tại user SoanThao: | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 27 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Xem lịch sử chứng từ nghỉ vắng dài hạn 1 Kiểm tra phân bổ chức năng.User [SoanThao] phân bổ chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền.. .Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ VIII Chỉnh sửa thông tin nghỉ vắng khoảng thời gian đã khởi tạo Nội dung thực hành: Chỉnh sửa [Loại nghỉ vắng] của nhân viên có mã AC là 5000 từ loại Nghỉ Việc Riêng” qua loại Nghỉ nửa ngày” 1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Vắng khoảng thời gian] 2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký nghỉ vắng... dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000 Click nút [Thoát Danh Sách] GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 25 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Trả lại chứng từ nghỉ vắng dài hạn khi đã đƣợc duyệt 1 Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình nghỉ vắng... chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000 4 Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu 3 Click chọn nút [Xóa], chọn [Ok] để tiến hành xóa | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 12 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ B HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG... khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu 4 Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “OK Duyệt” click nút [Duyệt], click nút [OK] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 19 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ III Quy trình chứng từ nghỉ vắng khoảng thời gian Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ đăng ký nghỉ phép. .. | Pages | 11 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ IX Xóa thông tin nghỉ vắng khoảng thời gian đã khởi tạo Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Xóa thông tin đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian của nhân viên có mã AC là 5000 1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Vắng khoảng thời gian] 2 Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký nghỉ vắng khoảng... bên dưới GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 21 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 4 Cột [Ghi chú] nhập “Ok, chấp nhận chuyển”  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần) Có thể bỏ trống 5 Chọn vào [Chuyển Tiếp] , click... quyền Quản lý lịch sử 2 Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy] 3 Chọn chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian - QL] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 30 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 4 Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian của nhân viên mang mã số “5000”, đăng ký nghỉ . Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chương 7 Nghỉ Phép Hoàn thành. số liệu nghỉ các loại phép.  Truy xuất số liệu nghỉ các loại phép hưởng BHXH.  Truy xuất số liệu nghỉ phép năm trong năm.  Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ nghỉ phép để nâng tầm quản. nhập liệu của người dùng như ở bước 3. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.  Có thể bỏ trống. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương