ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC & QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÀI THẢO LUẬN NHĨM MƠN: LỊCH SỬ LƯU TRỮ VIỆT NAM Giảng viên: Th.S Phạm Thị Bích Hải Đề bài: Đánh giá ưu điểm hạn chế công tác lưu trữ thời phong kiến để rút học kinh nghiệm Hà Nội - 2013 A Công tác lưu trữ triều đại trước triều Nguyễn Công tác lưu trữ công việc quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu hoạt động quản lý Nhà nước Ở nước ta, từ thời phong kiến, công tác thông qua triều bước phát triển có nề nếp, kỷ cương Từ khâu tổ chức lưu trữ văn việc đào tạo tuyển dụng cán làm công tác công văn, giấy tờ quy định chặt chẽ mang tính khoa học Tuy nhiên cơng tác lưu trữ nước ta thời trước Nguyễn chưa quan tâm cịn nhiều hạn chế Cơng tác tổ chức, xây dựng kho lưu trữ Nghiên cứu suốt chiều dài lịch sử phong kiến Việt Nam nhận thấy từ triều Lý thực tế chưa có quan chuyên trách để bảo tồn, lưu trữ văn thư, tài liệu, thư tịch manh nha hình thành nhà kho chuyên dụng chứa kinh sách - Sách Đại Việt sử ký toàn thư chép: năm 1021 đời vua Lý Thái Tổ làm nhà Bát giác chứa sách kinh Hai năm sau, 1023 mùa thu tháng xuống chiếu chép kinh Tam Tạng để kho Đại Hưng Năm Thông Thuỵ thứ (1036) đời vua Lý Thái Tông xuống chiếu chép kinh Đại tạng cất kho Trùng Hưng Triều Lý triều đại coi trọng Phật giáo, việc ghi chép, lưu trữ sách kinh triều đình quan tâm  Việc xây dựng nhà kho chứa sách kinh coi sở hình thành nên công tác lưu trữ thời kỳ phong kiến tự chủ Việt Nam - Đến thời Trần xuất kho lưu trữ thư viện sách Đặc biệt thời kỳ kho lưu trữ thư viện kiêm nhiệm việc biên soạn, in ấn sách - Triều Lê, triều đại thịnh trị lịch sử phong kiến Việt Nam, có chế định luật pháp chặt chẽ cơng tác cơng văn giấy tờ Quốc triều hình luật, 722 điều có đến chục điều nói cơng tác + Theo sử sách ghi chép lại, triều Lê cịn có thư viện Bồng Lai thư viện lớn chứa nhiều sách quý Triều Tây Sơn có thư viện Sùng Chính thành lập năm Quang Trung (1791) Thanh Chương, Nghệ An La Sơn phu tử Nguyễn Thiếp làm Viện trưởng thư viện lớn vừa để chứa sách vừa nơi dịch sách kinh điển chữ Hán + Sách Thiên Nam dư hạ tập, sách mang tính chất hội yếu, ghi chép điển chương chế độ thời kỳ đầu nhà Lê biên soạn thời vua Lê Thánh Tơng có quy định rõ ràng việc cấm đệ trình văn trái lệ, cấm tâu trình vượt cấp, quy định việc chuyển phát công văn… Sách Thiên Nam dư hạ tập => Tóm lại, cơng tác tổ chức, xây dựng kho lưu trữ thời kì cịn manh nha, sơ sài, xuất số quan đảm nhận công việc quản lý giấy tờ, sổ sách Tuy nhiên, đến thời Lê công tác trọng quan tâm việc chế định luật pháp văn thư lưu trữ, sơ sài, đơn giản bước đầu đánh dấu hình thành nghiệp vụ chun mơn cơng tác thời phong kiến 2.Bảo quản tài liệu - Nhìn chung cơng tác lưu trữ triều đại trước Nguyễn chưa trọng nhiều ý thức bảo vệ tài liệu nhân dân ta quyền phong kiến cịn nhiều hạn chế Việc lưu giữ tài liệu chưa coi trọng, không tổ chức khoa học: Tài liệu xếp, bó để cách vô trật tự giá hay chứa nhà kho đóng kín, khơng bảo quản cận thận, ẩm thấp mối mọt tàn phá tài liệu - Nguyên nhân: Số lượng tài liệu lưu trữ thời phong kiến trước Nguyễn khơng cịn nhiều khơng triều đại phong kiến khơng có biện pháp quản lý tốt tài liệu mà nhiều nguyên nhân khách quan tác động: chiến tranh , khí hậu,… Theo tài liệu để lại muộn thời Hậu Lê có chủ trương bảo mật lưu trữ tài liệu, sổ sách hình thành hoạt động quản lý nhà nước - Ý thức giá trị tài liệu: Một số triều đại có ban hành văn có liên quan tới việc bảo quản, bảo mật tài liệu VD: Đại Việt Sử Kí tồn thư ghi lại: Tháng 12 năm Tân Tỵ (1461) vua Lê Thánh Tông gửi thông cáo cho phủ, huyện, châu nước “Cấm thuộc lại khơng quyền bóc trộm điệp sở dán kín, khơng chia cầm giữ mang nhà cho người nhà truyền chép…” Đại Việt sử kí tồn thư Hay Quốc Triều Hình luật (1483) có điều: • “Đối với sổ hộ có sai lầm chức sắc, nha dịch phải sửa chữa cho hoàn chỉnh Sau văn duyệt mà không biên chép thành sổ sách cất vào tủ cơng, để mát tùy theo việc nặng nhẹ mà định tội…” • “ Nếu văn trình kí mà quan ty không cất vào tủ công lại để nhà riêng lâu ngày không giao nộp đầy dủ tài liệu bị bãi chức…” - Về quản lý tài liệu: Dưới thời Lê Thánh Tơng hình thành văn phòng gồm quan: + Hàn Lâm Viện: nơi khởi thảo loại văn cho nhà vua, đóng góp ý cho nhà vua sáng tác thơ văn + Đông Các: Sửa chữa văn Hàn Lâm Viện khởi thảo + Trung Thư Giám: trông coi thư viện nhà vua + Hồng Mơn Tỉnh: Cơ quan lưu trữ dấu nhà vua Dưới triều Lê văn bản, sổ sách quản lý chặt chẽ, bước đầu có ý thức lưu giữ sổ sách tài liệu Bước đầu hình thành quan chuyên trách văn thư, giúp quản lý sổ sách,văn cho nhà vua Tuy nhiên, văn thư lưu trữ chưa có tách biệt, chưa thiết lập kho lưu trữ có quan chuyên trách lưu trữ tài liệu, cơng tác lưu trữ cịn hạn chế, phần việc nhỏ cơng tác văn thư Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu Hiện nay, chưa tìm thấy tài liệu nói cách trực tiếp đến cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thời phong kiến Nhưng cách gián tiếp cho biết từ triều Lê quyền phong kiến sử dụng tài liệu lưu trữ vào nhiều mục đích khác Trước hết phục vụ cho công tác quản lý trung ương địa phương quản lý ruộng đất, quản lý quan chức, tuyển quân, thu thuế, ban hành văn bản, xét xử vụ kiên tụng v.v Cụ thể triều Lê có quy định cụ thể việc lập sổ hộ tịch, sổ duyệt tuyển, sổ địa bạ để phục vụ công tác tuyển quân, điều động nhân lực, thu thuế Theo quy định sổ hộ tịch năm đăng ký lần, năm sau có tổng điều tra, sổ duyệt tuyển năm triều đình lại cử người thẩm tra xét duyệt số nhân đinh v.v Ngồi mục đích tài liệu lưu trữ sử dụng làm nguồn tư liệu q giá để biên soạn lịch sử dân tộc Tóm lại, qua kiến thức công tác lưu trữ triều đại trước triều Nguyễn, tóm tắt ưu, nhược điểm sau: * Ưu điểm: - Đã có pháp chế quy định số nghiệp vụ nguyên tắc công tác giấy tờ, sơ lược đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước, quản lý xã hội lúc - Manh nha xuất nguyên tắc bảo quản sử dụng tài liệu, bước đầu có ý thức tài liệu lưu trữ * Nhược điểm - Tuy nhiên việc bảo quản tài liệu cịn hiệu quả, khơng trọng vào cơng tác lưu trữ - Không quản lý tốt tài liệu, nghiệp vụ lưu trữ chưa hình thành, tài liệu chưa sử dụng cho việc biên soạn lịch sử, chưa phát huy tối đa giá trị tài liệu - Các vương triều không chủ trương giữ lại bảo tồn lâu dài loại văn quản lý nhà nước, không nhận thức thông tin phản ánh chân thực hoạt động triều đình, máy quyền cấp xã hội đương thời B Công tác lưu trữ thời Nguyễn: Triều Nguyễn triều đại phong kiến cuối Việt Nam, tính từ năm Gia Long xác lập quyền thống trị (1802) ngai vàng vị vua cuối bị lật đổ cách mạng tháng năm 1945 trải qua gần 15 thập kỷ Trong nửa thời gian tồn với tư cách nhà nước phong kiến độc lập (1802-1883) Kể từ hiệp ước Hácmăng (25/8/1883) toàn lãnh thổ Việt Nam trở thành thuộc địa Pháp Vương triều nhà Nguyễn trì thực chất quyền bù nhìn Như trình bày, triều đại trước Nguyễn Ngô - Đinh - Tiền Lê - Lý - Trần - Hồ - Hậu Lê công tác lưu trữ chưa tổ chức cụ thể, tài liệu bị thất lạc mát nhiều đến triều Nguyễn cơng tác lưu trữ quan tâm mức với nhiều biện pháp cụ thể tổ chức bảo quản, quản lý tài liệu Nhờ vậy, triều đại phong kiến nào, triều Nguyễn để lại cho đời nhiều di sản văn tự quý báu Công tác lưu trữ thời Nguyễn bật với triều đại: Gia Long (1802 – 1819), Minh Mạng (1820 – 1840), Thiệu Trị (1840 – 1847), Tự Đức từ (1847 – 1883) Đây giai đoạn mà đất nước ta quốc gia độc lập có chủ quyền Đồng thời, giai đoạn triều Nguyễn xác lập quyền thống trị phạm vi tồn quốc Vì vị vua có điều kiện tập trung ban hành sách quản lý điều hành đất nước Nghiên cứu công tác lưu trữ triều Nguyễn giai đoạn cho thấy đặc điểm riêng biệt công tác lưu trữ triều Nguyễn chưa bị ảnh hưởng tác động quyền thực dân pháp Qua có nhìn khách quan đánh giá nhận thức, bước phát triển lưu trữ Việt nam thời kỳ phòng kiến Tổ chức lưu trữ a Tổ chức lưu trữ TW * Văn phòng nhà Vua:- Thời kỳ đầu, thời vua Gia Long, để giải cơng việc văn phịng triều, nhà vua đặt bốn quan, là: Thị Thư viện, Thị Hàn viện Nội Hàn viện, Thượng Bảo Khanh Các thư tịch không ghi chép cụ thể nhiệm vụ quan này, dựa vào tên gọi chúng, số học giả cho rằng: Thị Thư viện, Thị Hàn viện hai quan giúp việc soạn thảo, chuyển đạt lưu giữ văn nhà vua; Nội Hàn viện lưu giữ thư từ chế cáo nhà vua; Thượng bảo khanh quan có nhiệm vụ lưu giữ dấu Dưới thời Minh Mạng (1820) quan đổi thành Văn thư phòng Năm 1829 Văn thư phòng đổi thành Nội - Nội có nhiệm vụ : + Thu nhận tấu, sớ bộ, nha môn, trấn thành để tấu trình lên Vua, soạn thảo lục, chuyển đạt chiếu dụ văn khác nhà vua ban hành phê duyệt + Lưu giữ văn sáng tác nhà vua bao gồm văn thư ngoại giao, đồ, châu bản, sổ sách, sáng tác thi ca + Ghi chép chi tiết Vua ngự chào rời kinh đô tuần hành, tấu nghị chương sớ cho quan tâu lên + Giữ đóng dấu vào văn vua ban hành phê duyệt - Tổ chức Nội lúc đầu chia làm tào: Tào Thượng bảo, Tào Ký chú, Tào Đồ thư Tào Biểu bạ Nhiệm vụ tào sau: + Tào Thượng bảo: (thượng có nghĩa gữi gìn, chăm sóc) (năm 1844 đổi thành Sở Thượng bảo) có nhiệm vụ lưu giữ loại bảo tỷ (dấu nhà Vua) Theo thống kê riêng nhà vua có tới 14 loại dấu gọi ngọc tỷ, loại dấu lại có chức riêng Ví dụ dấu Sắc mệnh chi bửu dùng để đóng vào loại văn sắc, dụ ban cho quan cấp dưới, đóng vào sắc phong thần phong tặng danh hiệu khác Khi chương, sớ Vua phê quan có nhiệm vụ chép lại gửi cho quan có liên quan giải cịn giao lại cho Tào Biểu bạ lưu giữ Sau Tào Thượng bảo đổi thành Sở Thượng bảo quan có thêm chức năng: vào cuối tháng phải tổ chức kiểm tra lại giáp để giao nộp cho Tào Biểu bạ +Tào Ký (nghĩa ghi nhớ) (năm 1836 Minh Mệnh đổi thành Tào Thừa vụ, năm 1844 đổi thành Sở Ty luận) có nhiệm vụ ghi chép chi tiết vua nghự trào (vua thiết triều) tuần du, trình chương sớ bách qn tâu lên Ngồi cịn có chức chuẩn bị giấy bút cho nhà vua theo dõi học tập hoàng tử Sau đổi thành Sở Ty luân quan có nhiệm vụ coi giữ phiếu thảo văn lục Nội + Tào Đồ Thư (sưu tầm thư tịch) ( năm 1836 Minh mệnh đổi Sở Bí thư) làm nhiệm vụ ghi chép thơ văn nhà vua, coi giữ sách công, công văn bang giao với nước Ngồi quan cịn có nhiệm vụ đảm bảo chất lượng độ bền văn + Tào Biểu bạ (năm 1844 đổi thành Sở Bản chương) có nhiệm vụ lưu trữ châu phó tất chương sớ, sổ sách quan trung ương địa phương gửi đến văn phòng nhà vua Sau có trách nhiệm đóng thành tập, soạn thêm trích yếu để làm đăng án Như vậy, lần lịch sử chế độ phong kiến Việt Nam hình thành đơn vị chuyên trách lưu trữ tài liệu, dù cấu thuộc Nội Tuy nhiên, Tào Biểu bạ đơn vị tổ chức bảo quản tài liệu hình thành Nội Một phận tài liệu văn quan hệ với nhà Thanh, thơ văn nhà Vua, đồ lại lưu trữ Sở Bí thư Trong Sở Bản chương lại chia thành chương là: Lại Hộ chương, Lễ Binh chương Hình Cơng chương Đây quan sau coi lưu trữ thức nhà Vua, tổ chức thành phận phù hợp với với nhiệm vụ + Lại hộ chương: Là nơi bảo quản sớ sách gồm chính, Bộ lại, Bộ hộ sổ sách địa phương liên quan đến hai Bộ Ngoài lưu giữ tài liệu Viện Cơ mật, Viện Đơ sát, Thi vệ sứ, Ty thơng số nha môn khác + Lễ Binh chương: Là nơi bảo quản sổ sách Bộ lễ, Bộ binh sổ sách địa phương thuộc trách nhiệm giải hai Bộ Ngồi cịn lưu giữ tài liệu Nội vụ phủ, Tôn nhân phủ, Viện hàn lâm, Khâm thiên giám, Quốc tử giám số Nha mơn khác + Hình cơng chương: Lưu giữ sổ sách Bộ hình, Bộ cơng sổ sách trấn, thành có liên quan đến Bộ Ngồi cịn bảo quản sổ sách Sở Vũ khố, Sở Nội tạo, Ty Tam pháp, Sở Mộc thương Việc tổ chức bảo quản tài liệu theo chương trên, cho thấy tổ chức lưu trữ có phân loại định Sự phân loại thể ý thức công tác tổ chức tài liệu triều Nguyễn nhằm phát huy giá trị tài liệu thuận lợi cho việc bảo quản, tra tìm Về tổ chức biên chế Sở Bổn chương ấn định 10 người gồm chức danh: Thừa (đứng đầu quan), tu soạn, biên tu, kiểm thảo địển bạ, đãi chiếu Trong chun cơng tác lưu trữ chương có điểm bạ đãi chiếu Hai người có nhiệm vụ thu nhận tài liệu, phân loại đóng thành tập Điều đáng ý giai đoạn tài liệu lưu trữ Nội phân loại lập hồ sơ theo môt số đặc trưng định, theo thể loại văn bản, vấn đề, thời gian hình thành tài liệu ngồi người lập cịn phải tóm tắt nội dung văn tâp hồ sơ, trình lên quan phụ trách Sở xem xét ký tên sau đem bảo quản Với cấu tổ chức Nội vậy, lần lịch sử phong kiến Việt Nam có quan chuyên trách lưu trữ tài liêụ * Lưu trữ Bộ quan khác Ở lục quan trung ương khác, qua nhiều lần cải cách tổ chức máy không thấy vị Hoàng đế triều Nguyễn chủ trương thành lập lưu trữ chuyên trách Nội Tuy nhiên, theo số thư tịch, quyền phong kiến triều Nguyễn có nhiều quy định lưu giữ loại hình tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước nhiều mặt như: Quản lý quan lại, nhân khẩu, ruộng đất, thu thuế, tuyển quân, xử án, kiểm tra tra tài chính, quản lý cán Sử dụng tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý lĩnh vực không đến thời Nguyễn có mà áp dụng từ thời Lý Nhưng đến thời Nguyễn quy định cụ thể, chặt chẽ rõ ràng Cụ thể lĩnh vực quản lý quan lại Minh Mạng định lệ làm sách lý lịch để có xét khen thưởng kỷ luật, điều động bổ nhiệm đội ngũ quan lại Mỗi người phải làm ba bản, gọi giáp, ất bính nộp cho Bộ Lại Bộ Lại với Binh cử nhân viên khảo duyệt kỹ quan lãnh đạo hai ký tên đóng dấu vào giáp, sau chuyển lên đóng dấu Quốc bảo lưu gữi Lại Cịn với ất bính có chữ ký chuyên viên phải có dấu Bản ất chuyển sang Binh, cịn bính đưa lưu trữ quan mà quan chức làm việc Đối với công tác nhân khẩu, triều Lý - Trần sử dụng sổ hộ tịch đến triều Nguyễn thêm sổ đinh Sổ đinh kê biên người phải đóng thuế đinh chia ruộng 10 Thông qua sổ đinh nhà nước nắm số lượng dân đinh, số thuế mà làng gia đình phải nộp đồng thời cịn giúp cho việc theo dõi di chuyển dân cư để tuyển mộ phu phen, bắt lính Ngồi lĩnh vực quản lý triều Nguyễn quy định chế độ lưu giữ tài liệu tài chính, ruộng đất, tài liệu nghiệm thu cơng trình xây dựng Cụ thể sổ chi tiêu – tức sổ sách tài năm 1824 Minh Mạng quy định Hộ phải làm thành hai bản, Hộ gửi, phụ lưu Văn thư phòng Đối với tài liệu nghiệm thu cơng trình xây dựng Cơng, Hộ sau kiểm tra hồn tất thủ tục giấy tờ tài liệu lưu gữi hai Nhận thức vị trí đặc biệt quan trọng tài liệu lưu trữ quản lý đất nước nhiều vị Vua, đặc biệt Minh Mạng Thiệu Trị đề nhiều chủ trương biện pháp để lưu trữ tài liệu quan Chính cịn có tài liệu, quí giá làm tư liệu nghiên cứu nhiều lĩnh vực hoạt động quản lý xã hội triều Nguyễn Cụ thể qua sổ địa bạ, sổ thuế, sổ hộ sách kinh tế ban hành hình thức chiếu, chỉ, dụ, lệnh mà nhà nghiên cứu lịch sử ngày tình hiểu chế độ ruộng đất Việt nam nửa đầu thết kỷ XIX b Lưu trữ địa phương: Dưới triều Minh Mạng quy định địa phương hàng tháng quan lại phải có bổn phận thu nhận tài liệu đóng sổ, đóng dấu để làm hồ sơ để đến có thay đổi quan lại phải bàn giao cơng việc dễ dàng nhanh chóng làm để xác định trách nhiệm quyền hạn quản lý Xây dựng kho lưu trữ thư viện + Quốc sử quán: Được thành lập năm Minh Mạng thứ (1821) có nhiệm vụ biên soạn quốc sử Nơi đây, tập trung nhà nho học uyên thâm chuyên biện thảo sách sử Cơ sở tư liệu chủ yếu sử dụng để biên soạn sử văn hành hình thành hoạt động nhà vua quan chỉ, dụ, sớ, sách, văn giấy tờ bộ, Nha,Trấn thành Dưới thời Minh Mạng đề quy định: dụ Hồng Đế, sớ sách Nha mơn trấn thành 11 sau vua phê duyệt phải đóng dấu Quốc bảo sau lục chuyển cho Quốc Sử Quán để làm biên soạn quốc sử Các sách sau biên soạn xong phê duyệt giao cho thợ khắc lên gỗ (mộc bản) để in thành sách (những mộc làm gỗ thị, thứ gỗ vừa cứng vừa dẻo để khỏi sứt, mẻ, khắc chữ không bị mối, mọt) Sau sách in xong, mộc đem bảo quản cẩn thận Tàng đường xây dựng Quốc Sử Quán Trong nhiều năm tồn Quốc Sử Quán triều Nguyễn để lại cho hậu hàng chục sách đồ sộ có giá trị Đại Nam thực lục biên, Đại Nam thống trí, Đại Nam Hội điển sử lệ v.v Quốc Sử Quán Triều Nguyễn Quốc Sử Quán trở thành quan lưu trữ nhiều tài liệu quý giá quyền trung ương triều Nguyễn Trong chủ yếu tập chính, châu mộc Một phận châu giữ đến ngày vốn bảo quản nơi Khối tài liệu mộc bản, loại hình tài liệu lưu trữ đặc biệt, thấy nước khác Tuy bị mát hư hỏng phần phải di chuyển nhiều lần chiến tranh ý không đầy đủ người 20.000 lưu trữ đến ngày Trong có tên sách khơng cịn tồn + Tàng thư lâu: Một dạng kho lưu trữ Quốc gia triều Nguyễn Tàng Thư Lâu có nghĩa lầu chứa sách, xây dựng năm 1825 thời vua Minh Mạng Đó tồ nhà tầng xây dựng hồ nước gọi hồ Hải 12 Học, xung quanh xây lan can, phía tây có cầu Tầng gian trái, tầng 11 gian Tầng lầu dùng để chứa sổ sách lục Ngày tường tận loại sổ sách sáu đưa vào bảo quản nơi Bởi sau CMT8 Pháp trở lại chiếm kinh thành Huế sổ sách tài liệu Tàng Thư Lâu bị chuyển nơi khác để lại nhà trống rỗng Học giả người Pháp PonBuđê giám đốc Nha lưu trữ Thư viện Đông Dương "Lưu trữ Hoàng Đế An Nam lịch sử An Nam" xuất năm 1942 viết kho lưu trữ sau: “Cuối để bổ sung cho tóm tắt sơ lược tổ chức tình trạng tài liệu Đế chế, cần nói đến kho Tàng Thư Lâu nơi bảo quản sổ thuế, tài liệu cung cấp cho nhà sử học nhiều điều quý giá bị bỏ rơi, cạnh tường thành cổ mốc meo, gần kho thuốc nổ" Còn Nguyễn Tự Lạc luận văn cao học sử học "Văn khố Việt Nam" thực Trường Đại học Văn Khoa Sài Gòn năm 1975 viết: " Năm 1942 khám phá nhiều hồ sơ địa hộ lưu giữ Tàng Thư Lâu Thật kho văn khố sáu triều Cũng theo ông sau năm 1945 số địa bạ chuyển đến Viện văn hoá Trung phần đến năm 1959 lại chuyển đến chi nhánh Đà Lạt + Kho lưu trữ thư viện Nội thành lập năm 1829 Sở dĩ gọi kho lưu trữ thư viện vừa bảo quản sách thư tịch vừa bảo quản tài liệu lưu trữ Kho đặt hồng cung có tên Đơng Các điện- nhà có thẩm mỹ kiến trúc nhã Theo PônBuđê kho lưu trữ tài liệu triều đình bao gồm: Tất hoà ước ký với ngoại quốc, thư từ bang giao với nước ngoài, thơ văn nhà vua, đồ, đồ án, châu bản, thi điện, sách chữ Hán Những tài liệu bảo quản xếp tủ khoá kín bên ngồi ghi chữ Hán Là nơi nghiêm cấm nên người lui tới Ngồi Đơng Các điện cịn có điện Cần Thành nơi lưu trữ tài liệu quý giá ấn tỷ nhà vua cụ thể là: - Những đạo sắc phong triều đinh Trung Hoa 13 - Kim sách văn kiện phong vua sắc phong Hồng hậu Đơng cung, ngân sách sắc phong hồng thân quốc thích + Kho lưu trữ - thư viện Tụ Khuê : Cũng thuộc loại kho lưu trữ Nội xây dựng năm 1852 thời vua Tự Đức Kho xây dựng kho Đông Các chứa đầy sách Đây kho lưu giữ khối lượng lớn tài liệu, theo kết đợt kiểm kê năm 1902 kho có 232 sách, 80 quan thư, 77 tập quốc thư, 2155 kinh sử Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: a Quy định thu thập, nộp lưu tài liệu : Cùng với việc thành lập quan, đặt chức quan xây dựng kho lưu trữ, triều Nguyễn cịn ban hành quy định có nhiều biện pháp để thu thập, lựa chọn bảo quản tài liệu, văn hình thành hoạt động quan nhà nước hoạt động toàn xã hội Cụ thể từ thời Vua Gia Long thời Minh Mạng Thiệu Trị, ông vua lệnh sưu tầm sách vở, văn thư quan trọng lưu giữ dân để nộp bảo quản Hoàng Cung cung cấp cho Quốc Sử Quán biên soạn lịch sử Tuy nhiên, việc sưu tầm tư liệu, sách cũ chưa phải vấn đề việc thu thập tài liệu Vì biện pháp khắc phục tình trạng thất tài liệu thời kỳ trước mà thơi Để lưu trữ tài liệu, văn cách đầy đủ nhất, từ năm năm tiếp đó, vua nhà Nguyễn ban hành nhiều quy định vấn đề nộp lưu tài liệu Dưới số quy định cụ thể vấn đề + Đối với văn địa phương, gửi lên quan uơng nhà vua theo quy định phải làm thành (một hai sao) Sau văn phê duyệt quan chức Nội lục phải lục ý kiến vua hai (phó bản) Một phó gửi cho nơi phải thi hành, phó gửi lại Quốc sử qn, cịn lưu lại Nội 14 + Đối với văn quan TW: gửi văn xin ý kiến nhà vua phải làm thành ba quy định trên, hai lưu Nội Quốc sử quán, thứ ba sau thi hành xong lưu quan ban hành văn + Tài liệu cơng trình xây dựng: thời Nguyễn việc xây dựng cung điện, hoàng thành lăng tẩm nhà vua tiến hành thường xuyên Để phục vụ cho việc thống kê quản lý chi phí vật chất phịng thi cơng có cố hư hỏng cần tra cứu để sửa chữa, triều Nguyễn đặt quy định thu thập nộp lưu hồ sơ cơng trình Đại Nam thực lục chép rằng, năm Minh Mạng thứ 10 (1830), nhà vua có lệnh “từ nay, phàm cơng trình xây dựng, tu bổ kinh, việc làm xong, công Hộ thành binh mã sử, theo lệ uỷ giao nhân viên đến khám nghiệm, lập đủ tờ cam kết viên giám tu, lưu giữ Bộ, để phòng ngày sau tra xem niên hạn bảo cố, làm tờ tâu trước nữa, ghi làm lệ” + Các văn sổ sách quan lại: Dưới triều Nguyễn đặc biệt thời kỳ trị vua Minh Mạng vấn đề quản lý đội ngũ quan lại thực chặt chẽ Các tài liệu quản lý quan lại triều Nguyễn quan tâm thu thập là: sách lý lịch nhận xét, đánh giá người công việc hàng ngày qua kỳ khảo khố, để qua có xét khen thưởng kỷ luật, bổ nhiệm, điều động quan lại Năm 1826, vua Minh Mạng ban hành quy định: sách lý lịch quan lại phải làm thành bản: (cịn gọi giáp) phó (cịn gọi ất bính) Cả phải nộp cho Bộ Lại Bộ Lại với Bộ Binh cử chuyên viên xét duyệt, ký tên vào giáp, đóng dấu Bộ dấu nhà vua, rổi lưu giáp Bộ Lại Cịn ất bính cần đóng dấu Bộ, ất chuyển sang lưu Bộ Binh, cịn bính đưa quản nới viên quan lại viên làm việc 15 Mộc triều Nguyễn + Các loại sổ sách văn quản lý dân đinh: bao gồm sổ nhiều giấy tờ ghi chép số lượng hạng dân đinh làng xã Theo quy định, sổ giấy tờ quản lý dân đinh làm thành bản: giáp lưu Bộ Hộ, ất lưu Bộ Binh, bính lưu trấn (đơn vị tương tương với cấp tỉnh sau này) + Đối với loại sổ sách văn theo dõi chi tiêu tài chính: Theo quy định, việc chi tiêu cung đình Bộ Hộ theo dõi ghi chép vào sổ sách Đối với loại sổ này, Minh Mạng có quy định phải lập thành hai để lưu Bộ (bản gửi sang Văn thư phịng sau Nội phó để lưu) + Các giấy tờ, văn ngoại giao: loại văn nhà nước phong kiến nói chung triều Nguyễn nói riêng quan tâm trọng Trong tổ chức Nội có quan riêng để lưu trữ cơng văn ngoại giao hiệp ước ký kết với nước ngồi (Tào Đồ Thư) Tuy nhiên, cịn nhiều văn ngoại giao địa phương vùng biên giới gửi cho địa phương nước lân bang ngược lại Đối với văn này, nhà Nguyễn có quy định chặt chẽ cụ thể là: tỉnh nhận công văn từ nước ngồi gửi đến quan tỉnh mở xem chép lại để lưu, sau công việc giải xong phải làm tập tâu gửi lên trung ương kèm theo nguyên công văn Như cơng văn từ nước ngồi gửi đến cho địa phương lưu hai nơi Tào Đồ Thư Nội địa phương, cịn cơng văn gửi có 16 lưu lại báo cáo lên Vua Tự Đức nhắc nhở địa phương đặt quy định “do ý thận trọng văn thư” địa phương phải làm theo Ngoài loại văn trên, triều Nguyễn cịn có quy định việc ghi chép sưu tầm lưu gữi thơ, văn nhà vua sáng tác cung đình hay lúc dạo chơi Trong tổ chức Nội Các có riêng phận để lưu giữ tài liệu (Tào Đồ thư) Đặc biệt triều Nguyễn quy đinh rằng, quan Nội lục sau đọc lời phê vua vào chương sớ, thấy khơng đồng ý cần góp ý kiến sửa chữa làm tờ tâu để trình lên vua Nhà vua xem xét thấy hợp lý, nhà vua phê lại Nhưng trái ý, nhà vua quy định ý liến phải đính kèm với có lời phê vua để lưu giũ lại Sau vua băng hà, tài liệu chuyển cho Quốc sử quán để lấy làm tài liệu mà biên chép cho khách quan xác b Những quy định việc phân loại, xếp bảo quản tài liệu kho lưu trữ Nhìn chung, tư liệu vấn đề cịn lại khơng nhiều Tuy vậy, qua vài ghi chép tản mạn có đơi nét phác thảo cơng tác triều Nguyễn sau Tất văn sổ sách sau giải xong phải đưa vào lưu trữ phải xếp theo trật tự định, ghi thành mục lục có phân loại để cần có tra cứu thuận lợi Minh Mạng ban nhiều dụ vấn đề Năm 1822, nhà vua ban dụ quy định thể lệ nộp lưu văn cho quan trung ương địa phương quy định giao nộp tài liệu phải phân thành vấn đề, phải kê biên vào sổ sách theo mục, ví dụ Bộ Lại phân thành vấn đề như: sổ sách người ăn lưong đủ ba năm, danh sách quan lại khen thưởng, kỷ luật, sách lý lịch, Bộ Hộ xếp tài liệu theo loại như: sổ đinh, sổ điền, sổ tiền thóc sổ thuế, sổ tra Năm 1833, Minh Mạng ban hành đạo dụ khiển trách địa phương lưu giữ công văn mà không xếp, kê biên thành mục lục, gây khó khăn có thay đổi nhân Ngay sau nhà vua ban hành lệnh yêu cầu tất quan lại 17 địa phương, quan phải tổ chức xếp công văn tài liệu, đăng ký rõ ràng, cuối tháng đóng thành mục lục đóng dấu quan để làm lưu chiểu Cụ thể Minh Mạng qui định sổ đinh, sổ điền địa phương hàng năm phải có kiểm tra vào kỳ tháng 9, tháng 10, tháng 11 sổ phải tập hợp lại làm sổ mục lục Năm 1843 vua Thiệu Trị ban dụ soạn lịch sử quy định tất điều lệnh có khâm phụng dụ nghị đinh bộ, tấu sớ kinh tỉnh dụ phê chuẩn, có quan hệ đến thể nhất phải phân thành loại, chiếu theo năm tháng trước sau xếp loại thành tập mà biên soạn cho điều khoản rõ ràng rành mạch khơng có thiếu sót Riêng lưu trữ Nội chương có người chuyên trách cơng tác lưu trữ có nhiệm vụ: Tiếp nhận chương sớ văn khác Thượng Bảo Tào Ty Luân Sở chuyển sang sau phân loại, đóng thành tập ghi rõ nội dung sau trình lên quan thừa xét duyệt đóng dấu đem lưu trữ c Vấn đề lựa chọn – xác định giá trị tài liệu: Như đề cập, thấy tất văn quan gửi đến nhà vua, Bộ, nha trung ương sau vua, Bộ xem xét phê duyệt lưu giữ lại hai nơi Dường như, đưa vào lưu trữ, thời Nguyễn khơng quy định phải có lựa chọn (ngày gọi khâu xác định giá trị tài liệu) Điều giải thích được, quan điểm chế độ phong kiến lúc ln đề cao vai trị, vị trí tuyệt đối nhà vua nên giấy tờ, văn vua xem có bút tích vua phê phải giữ lại lưu trữ Chính nguyên tắc này, nên sau thời gian, kho lưu trữ hoàng đế trung ương tài liệu nhanh chóng chất đầy, lúc Minh Mạng phải kêu lên: “nếu không chước lượng giảm bớt, giấy tờ bề bộn, trâu kéo đến tốt mồ hơi, chất đống phải cao đến xà nhà” Tình trạng theo Minh Mạng giấy tờ địa phương nhà môn dâng lên nhiều Tuy nhiên, Minh Mạng lại không thấy nguyên nhân quan trước đưa vào kho lưu trữ tài liệu không lựa chọn, loại bỏ bớt văn khơng có giá trị cho việc tra cứu sau, thấy tình trạng tài liệu 18 chất đống nhiều vua triều Nguyễn có quy định biện pháp khắc phục tình trạng này: + Biện pháp thứ nhất: Nhắc nhở nha môn địa phương giảm bớt giấy tờ cách, việc đáng tâu tập tấu, sách tấu tâu, việc nhỏ bình thường cần làm tư sách (ngắn gọn hơn) để đủ thông tin cho nhà vua xem xét được; trước theo lệ tháng quan trung ương địa phương phải lần tâu lên vua tình hình sau giảm bớt thành ba tháng sau thánh có lần tâu báo + Biện pháp thứ hai: quan, bộ, viện nha môn trung ương phải kiểm kê tài liệu lưu giữ để trình vua xem xét cho phép loại bỏ bớt Về công việc Minh Mạng nhấn mạnh: “việc cốt cho công việc giản tiện, châm chước cho thích hợp với nghi” Và thực tế có vài lần nhà vua cho phép loại bỏ bớt số văn Tuy nhiên số lượng văn tiêu huỷ không nhiều nhà vua vấn tỏ lo lắng nơi tiện loại huỷ tài liệu có giá trị Vì thế, có lần Minh Mạng phải nhắc nhở rằng: “Trong việc tinh giản nên lưu lại đương án (hồ sơ tra cứu sử dụng lâu dài) sơ lược để không tra xét vào đâu được” + Biện pháp thứ ba: cho xây dựng thêm kho lưu trữ để chứa tài liệu Tuy nhiên biện pháp vua triều Nguyễn mang tính chất tình vấn đề quan trọng lựa chọn tài liệu từ bắt đàu đưa vào kho lưu trữ không quan tâm tiến hành d Công tác bảo quản tài liệu: Qua ghi chép Đại Nam thực lục Hội điển sử lệ, biết thời tài liệu kiểm tra, đóng thành tập, kê biên vào mục lục để giá đặt kho Theo mệnh lệnh ban hành năm 1841, vua Triệu Trị nhắc nhở nha môn “bản tấu nha phải để vào giá hồ sơ cho đủ” Trong Lưu trữ hoàng đề An Nam lịch sử An Nam ông PônBuĐê đến thăm kho lưu trữ triều đình Huế (vào năm 1942) cho biết rằng: tất tài liệu Hồng đế bảo quản Đơng điện tồ nhà đẹp 19 thống mát bên tài liệu cất kín tủ hịm sơn son thiếp vàng Ngồi ra, qua cơng trình giới thiệu Tàng Thư lâu học giả Phan Thuận An thấy triều đình nhà Nguyễn quan tâm đến cơng tác bảo quản tài liệu Điều thể rõ qua ý đồ xây dựng kho lưu trữ đặc biệt Tàng Thư lâu - kho lưu trữ trung ương Kho xây dựng Tử Cấm thành, có hồ bao bọc tầng lát lớp miếng chì dát mỏng rắc lên lớp lưu huỳnh cho hố chất khỏi thấm xuống đất để trừ khử loại sâu bọ mối, mọt, kiến, gián v.v Đó biện pháp để bảo đảm an tồn bí mật kho lưu trữ, tránh xâm phạm người thiên nhiên, phòng hoả hoạn, đồng thời lại giữ cho tài liệu có thơng thống cần thiết, tránh ẩm ướt khí hậu gây Mặc dù, ngày phát triển khoa học kỹ thuật hạn chế kinh nghiệm biện pháp cụ thể, triều Nguyễn ý có quy định, áp dụng biện pháp cần thiết để bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ Có lẽ nhờ mà sau biến cố lịch sử, sau nhiều lần di chuyển, tài liệu lưu trữ triều Nguyễn giữ lại nhiều e Tổ chức kiểm tra, tra tài liệu lưu trữ Cùng với việc đặt quy định lưu trữ dây, triều Nguyền cịn có số thể chế qui định tra kiểm tra tài liệu lưu trữ Thời Minh Mạng việc kiểm tra, tra tình hình tài liệu bảo quản ông quan tâm với qua định chặt chẽ, theo thông lệ năm lại có lần tra kiểm tra tài liệu vào năm Tỵ Hợi Theo sách Đại Nam Thực lục lần tra với tài liệu lưu trữ Bộ Công vào năm 1826, nhà vua cử Ban tra với vị quan có chức vụ cao uy tín thành viên, ngồi ơng yêu cầu ban tra phải kiểm tra cách kỹ lưỡng loại tài liệu Cũng năm Minh Mạng yêu cầu cho quan Bắc thành tiền hành kiểm xét in sách tài liệu chứa Văn Miếu Hà Nội có liên quan đến nhà Lê để đưa lưu trữ Quốc Từ giám kinh đô Huế Mặt khác, việc kiểm tra tra quan, đặc biệt quan coi giữ kho tàng sổ sách triều Nguyễn tiến hành môt cách thường xuyên Minh Mạng coi 20 biện pháp quan trọng để phát sai phạm quan lại để có biện pháp xử lý kịp thời  Đánh giá: * Ưu điểm: - Có thể thấy công tác Lưu trữ cấp thời Nguyễn gần có bước tiến vượt bậc so với triều đại trước Vua triều Nguyễn nhận thức giá trị nhiều mặt văn quản lý sổ sách hình thành hoạt động máy nhà nước từ trung ương tới địa phương, tài liệu khơng có ý nghĩa phục vụ cho mục đích quản lý quyền cấp mà cịn có giá trị cho nghiên cứu biên soạn lịch sử - Dưới triều Nguyễn có sách để tu bổ bảo quản tài liệu Các biện pháp kỹ thuật có tính phổ biến định kỳ mang tài liệu phơi nắng để phòng chống ẩm mốc kéo dài tuổi thọ tài liệu, thiết kế nhiều cửa sổ để đảm bảo thơng gió cho nhà kho - Thành lập số lưu trữ quan kho lưu trữ nhà nước thuộc nội chuyên trách việc thu thập, bảo quản tài liệu hình thành hoạt động nhà vua nội Ngồi việc hình thành kho lưu trữ số quan Quốc sử Giám, nội các, Quốc Tử Giám biểu tách biệt văn thư với lưu trữ - Các nghiệp vụ kỹ thuật lưu trữ bước đầu hình thành: tài liệu phân loại, xếp, thống kê cho dễ tìm kiếm sử dụng thuận tiện cần thiết Tài liệu lưu trữ lập hồ sơ, xếp theo đặc trưng định có mục lục thống kê theo loại - Công văn giấy tờ bảo quản lưu giữ đưa phục vụ sử dụng nhờ tổ chức công tác lưu trữ Những tài liệu lưu trữ thời Nguyễn lưu trữ lại sử dụng làm tài liệu quan trọng để biên soạn lịch sử, quản lý nhà nước thời ngày tài liệu lưu trữ thời Nguyễn lưu trữ nguồn sử liệu vô quý giá quốc gia dân tộc như: Mộc triều Nguyễn, Châu triều Nguyễn - Triều Nguyễn đề nhiều quy định mang tính pháp quy cơng tác lưu trữ, quy định điều chỉnh nội dung công tác lưu trữ từ khâu tổ chức, 21 nhân sự, phân loại việc kiểm tra xử lý trường hợp vi phạm Tuy nhiên quy định không tập trung văn mà tản mạn nhiều sắc, chỉ, dụ Hoàng đế thời điểm khác * Hạn chế: Bên cạnh cịn có nhiều hạn chế cần khắc phục: - Tài liệu kho lưu trữ chưa tổ chức cách khoa học Tuy xây dựng kho chứa tài liệu xây dựng cấp trung ương chưa hình thành kho lưu trữ chuyện dụng, hạn chế cơng tác tổ chức tài liệu kho, đồng thời kiến thức công tác lưu trữ thời Nguyễn cịn hạn chế nên cơng tác tổ chức tài liệu kho lưu trữ chưa quan tâm Ngoài tài liệu kho lưu trữ chưa xác định giá trị rõ ràng, đơn giản giao nộp vào kho ảnh hưởng đến tổ chức tài liệu kho - Nhiều địa phương công sở chưa giao nộp đầy đủ tài liệu Các quy định lưu trữ ban hành chưa thành văn riêng chuyên biệt mà thường năm chiếu, chỉ, dụ nên khó khăn cho việc tiếp cận, giao nộp tài liệu Cũng nhận thức tài liệu lưu trữ thời số quan, quyền nhà nước hạn chế xem nhẹ tài liệu lưu trữ, việc giao nộp chưa đầy đủ thiếu tài liệu Một nguyên nhân chủ yếu kho lưu trữ thiếu hẳn nhân viên lưu trũ nắm vững lí luận thơng thạo nghiệp vụ lưu trũ Trong giai đoạn sách tài liệu viết lưu trữ Một vài có viết cơng tác lưu trữ viêt phần thực hành cịn lí luận thực tiễn đề cập phân tích cịn chưa cụ thể, tường tận Có thể nhận thấy được, công tác lưu trữ thời Nguyễn đánh dấu bước ngoặt lớn cho công tác lưu trữ Việt Nam, sở tảng cho phát triểm công tác lưu trữ sau Từ phân tích đây, để cơng tác lưu trữ làm tốt, rút học kinh nghiệm sau: 22 - Phải xây dựng hệ thống tổ chức tốt quan quản lý phụ trách Lưu trữ Công tác lưu trữ hoạt động thiếu quốc gia, tài liệu lưu trữ khơng có ý nghĩa mặt văn hóa, trị mà cịn có ý nghĩa nhiều mặt kinh tế, xã hội để thực tốt nghiệp vụ bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu hiệu cần phải có quan quản lý từ trung ương tới địa phương, tạo chặt chẽ, có hệ thống quản lý tài liệu Có tổ chức cơng tác lưu trữ động thống từ xuống dưới, thuạn lợi cho quản lý khai thác sử dụng tài liệu hiệu - Chú trọng tăng cường sở vật chất cho công tác lưu trữ Để đảm bảo quản lý, khai thác sử dụng tài liệu tốt cần phải đầu tư sở vật chất cho phòng kho lưu trữ, kho chứa đựng tài liệu đặc biệt quan trọng Tăng cường sở vật chất trước hết tăng cường xây dựng phòng, kho lưu trữ chuyên dụng, từ trung ương tới địa phương, bố trí hệ thống giá để tài liệu, công cụ phục vụ tra cứu sử dụng tài liệu Ngoài phải tăng cường thiết bị bảo quản, phục chế tài liệu, nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu kho lưu trữ - Thực tốt nghiệp vụ lưu trữ như: quản lý tài liệu lưu trữ, phân loại xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ… Các cán lưu trữ phải ý thức giá trị tài liệu từ có biện pháp quản lý phù hợp, nghiệp vụ phân loại xác định giá trị tài liệu Mỗi tài liệu mang sứ mệnh giá trị khác nhau, địi hỏi cán lưu trữ phải có nghiệp vụ vững để phân loại xác định giá trị tài liệu để từ có biện pháp bảo quản, khai thác sử dụng thích hợp - Tăng cường việc đào tạo đội ngũ cán có đủ chun mơn kinh nghiệm cho ngành Văn thư lưu trữ Để công tác lưu trữ thực tốt phải thường xuyên nâng cao trình độ đội ngũ cán lưu trữ, kĩ lẫn nghiệp vụ, đồng thời nâng cao nhận thức cán giá trị tài liệu lưu trữ Co thể nâng cao trình độ cán hình thức đào tạo nâng cao chỗ lựa chọn người có lực học tập nước ngồi - Cần có nhiều sách, tổng kết hướng dẫn Nghiệp vụ, lí luận thực tiễn cơng tác lưu trữ Trong trình thực nghiệp vụ lưu trữ cần phải 23 đúc rút tổng kết kinh nghiệm viết thành sách vừa làm tài liệu để nghiên cứu, giảng dạy, đào tạo cho đội ngũ cán Ngoài nguồn tài liệu nước cần tiếp thu thêm tài liệu từ nước đầu công tác lưu trữ như: Liên Xô, Trung Quốc, Pháp, Đức… - Nhà nước phải tăng cường giám sát, đạo văn Luật hình thức khác để quản lý tốt công tác lưu trữ Tăng cường chế tài xử phạt cho quy định nhà nước lưu trữ Hiện công tác lưu trữ có bước tiến vượt bậc việc thu thập tài liệu cịn rời lẻ khơng thống nhất…gây khó khăn cho tổ chức khoa học bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu Vì cần phải có văn đạo nhằm tạo thống hoạt động lưu trữ nói chung quản lý nói riêng Bên cạnh việc tra, kiểm tra cần tăng cường để nâng cao hiệu hoạt động ngành, phát sai lầm, thiếu sót cơng tác lưu trữ để có biện pháp sửa chữa phòng ngừa, tránh thiệt hại khơng đáng có - Nước ta cần học hỏi kinh nghiệm công tác lưu trữ nước Phát triển công tác lưu trữ để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ nước, học tập phương pháp bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu nước phát triển để áp dụng vào thực tiễn công tác lưu trữ nước Tiếp thu trang bị máy móc, phương tiện đại phục vụ cho bảo quản tài liệu 24 ... văn giấy tờ bảo quản lưu giữ đưa phục vụ sử dụng nhờ tổ chức công tác lưu trữ Những tài liệu lưu trữ thời Nguyễn lưu trữ lại sử dụng làm tài liệu quan trọng để biên soạn lịch sử, quản lý nhà nước... liệu lưu trữ Có lẽ nhờ mà sau biến cố lịch sử, sau nhiều lần di chuyển, tài liệu lưu trữ triều Nguyễn giữ lại nhiều e Tổ chức kiểm tra, tra tài liệu lưu trữ Cùng với việc đặt quy định lưu trữ. .. trống rỗng Học giả người Pháp PonBuđê giám đốc Nha lưu trữ Thư viện Đông Dương "Lưu trữ Hoàng Đế An Nam lịch sử An Nam" xuất năm 1942 viết kho lưu trữ sau: “Cuối để bổ sung cho tóm tắt sơ lược tổ