Đang tải... (xem toàn văn)
Kỹ thuật tổ chức công sở
Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B BÀI THẢO LUẬN NHÓM 4 – LỚP KS8BKỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ**&**Câu 1: Phân tích các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở. Anh (chị) hãy làm sáng tỏ mối quan hệ giữa các nguyên tắc này?Câu 2:Nhận thức của anh (chị) về phương pháp lãnh đạo theo hệ thống? Trong phương pháp lãnh đạo theo hệ thống, anh (chị) tâm đắc nhất phương pháp nào? Vì sao?Bài làm:Câu 1: Có nhiều cách hiểu về công sở. Tuy nhiên, một cách khái quát, có thể hiểu công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của Nhà nước.Nhìn chung, công sở có nhiều nhiệm vụ (Vd: quản lý công vụ theo pháp luật, tổ chức – phối hợp công việc giữa các bộ phận, tổ chức công tác thông tin trong cơ quan và giữa cơ quan này với cơ quan khác,…) và nhiều mục đích – yêu cầu (Vd: không ngừng nâng cao hiệu lực và hiệu quả họat động của công sở, chấp hành đúng pháp luật, có khả năng phát triển bền vững, hiện đại hóa – hoạt đông khoa học – nâng cao trình độ lãnh đạo…). Thực tế cho thấy, để đạt được những nhiệm vụ, mục đích – yêu cầu đó, công sở cần có những nguyên tắc hoạt động cho riêng mình trước những diễn biến phức tạp của môi trường xung quanh. Đó chính là một định hướng vững chắc cho sự tồn tại và phát triển của công sở.Mỗi loại công sở cá biệt sẽ có hệ thống những nguyên tắc khác nhau tùy theo trình độ phát triển, quy mô, địa bàn hoạt động… Tuy nhiên, một cách khái quát nhất, công sở nói chung cần phải tuân thủ những nguyên tắc sau đây:- Nguyên tắc công khai;- Nguyên tắc liên tục;- Nguyên tắc phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận;1 Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B - Nguyên tắc dân chủ hóa trong quá trình điều hành;- Nguyên tắc tuân thủ pháp luật.1. Nguyên tắc công khai: Công khai là một trong những nguyên tắc được nhắc đến đầu tiên trong tổ chức và hoạt động của công sở. Nguyên tắc này đòi hỏi mọi thành viên đều phải biết rõ công việc của bản thân mình, nhóm mình và toàn bộ công sở, nắm được tổ chức và cá nhân mình đã, đang và sẽ phải làm những gì, cần phải làm những gì…Việc áp dụng nguyên tắc công khai sẽ mang đến những lợi ích thiết thực như sau: - Công khai tạo ra sự hiểu biết hợp tác trong công việc: như vừa trình bày, công khai chính là mỗi thành viên trong tổ chức phải hiểu rõ công việc của công sở, của nhóm mình và của bản thân mình là gì, phải thực hiện ra sao… Chính sự nắm bắt đó sẽ tạo giúp từng bộ phận định hướng được hoạt động của mình đồng thời biết cách phối hợp với các bộ phận khác có liên quan khi cần thiết để nâng cao hiệu quả của hoạt động công sở.- Ngoài ra, công khai trong công sở còn tạo điều kiện cho công sở phản ứng kịp thời với những thay đổi trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chung.Bất kỳ một tổ chức nào, trong đó bao gồm công sở, đều có những nhiệm vụ chung, những điểm đích chung cần phải đạt được và đòi hỏi các thành viên trong đó phải hoàn thành nhiệm vụ của mình để hoàn thành nhiệm vụ lớn của tổ chức. Nhìn chung, khi môi trường phát triển của công sở tương đối ổn định, thì nhiệm vụ của công sở đặt ra nói chung và nhiệm vụ được phân về cho các bộ phận, các nhóm, các cá nhân cũng tương đối ổn định, tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ. Tuy nhiên, trong điều kiện môi trường luôn thay đổi như hiện nay, nếu không tuân thủ nguyên tắc công khai, các bộ phận trong công sở dễ bị động dẫn đến mục tiêu chung không thể hoàn thành. Nếu mọi bộ phận không nắm được hoạt động của nhau, bộ phận đó làm những việc gì, làm như thế nào, có quan hệ mật thiết với bộ phận mình và các bộ phận khác ra sao, có thể hỗ trợ nhau như thế nào…, mà chỉ biết một cách mập mờ không rõ ràng, thì chắc chắn, khi có sự biến xảy ra, tình trạng các bộ phận bị động, phản ứng chậm chạp là hoàn toàn có thể, các bộ phận trong công sở sẽ khó có được sự phối hợp nhip nhàng, đúng hướng, dẫn tới hậu quả tất nhiên là sự trì trệ - tê liệt hoạt động trong công sở đó.- Tuân thủ nguyên tắc công khai cũng chính là biện pháp hạn chế tính cục bộ, quan liêu trong quá trình điều hành trong cống sở đó.2 Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B Dễ thấy, một công sở không có tính công khai, chỉ một số người ở vị trí lãnh đạo hoặc một số bộ phận – cá nhân nhất định nắm bắt được tình hình chung của công sở đó, về nhiệm vụ - việc làm của mỗi thành viên, mỗi nhóm, của công sở,… sẽ dẫn tới việc lạm quyền, quan liêu tiêu cực trong điều hành – quản lý công sở. Một số phần tử cơ hội sẽ lợi dụng những hiểu biết của bản thân về hoạt động công sở để tư lợi riêng cho cá nhân, hoặc lợi dụng những hiểu biết đó để định hướng dư luận theo chiều hướng xuyên tạc…Để xây dựng nguyên tắc công khai trong công sở, cần thiết phải thực hiện một số biện pháp sau đây:- Xây dựng kế hoạch hoạt động cho công sở:Kế hoạch hoạt động của công sở cần được cụ thể hóa và phổ biến đến tất cả các bộ phận của công sở dưới cùng một mức độ. Kế hoạch này có thể được cụ thể hóa dưới dạng lịch công tác tuần, trong đó nêu rõ đầu việc, thời gian thực hiện , yêu cầu cũng như bộ phận chịu trách nhiệm chính, đơn vị phối hợp,… Như vậy, các bộ phận cũng như cá nhân sẽ nắm được rõ ràng hơn về nhiệm vụ, công việc của không chỉ bản thân mà còn của các bộ phận và cá nhân khác.Hiện nay, ở công sở nước ta,việc xây dựng kế hoạch cho công sở đang ngày càng được chú trọng hơn, các cuộc họp hàng tuần, hàng tháng được tổ chức thường xuyên nhằm phổ biến triển khai các kế hoạch và phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận. Các chương trình – kế hoạch cũng được triển khai và phân công rõ nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên, một số công sở, nhất là các công sở cấp cơ sở vẫn chưa thực sự chú trọng đến công tác này và cần thực sự có sự đầu tư thích đáng.- Chú trọng đầu tư vào các hoạt động kiểm tra, đánh giá kết quả công việc:Có thể nói, công tác kiểm tra – đánh giá kết quả công việc hiện nay ở các công sở tại nước ta còn nhiều yếu kém, bất cập và chưa tương xứng với phần thực hiện mặc dù nó chiếm một vai trò hết sức quan trọng trong sự thành công của cả phần việc. Việc kiểm tra – đánh giá công việc một cách rõ ràng, cụ thể theo từng đầu việc, từng bộ phận sẽ tạo điều kiện cho công khai được thực hiện trong công sở.- Bên cạnh, cần chú ý nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận trong công sở:Mỗi bộ phận cần có một định hướng rõ ràng, một sự hiểu biết đầy đủ và chắc chắn về chức năng – nhiệm vụ - công việc cụ thể của bộ phận mình trong công sở đó. Chỉ khi mọi bộ phận đều ý thức được chính mình, đều thực hiện được công khai mới tạo được không khí công khai trong toàn công sở, từ đó tạo điều kiện hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình hoạt động chung của công sở đó.3 Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B Ngoài ra, việc sơ đồ hóa công sở dưới các hình thức cũng là một việc đáng cân nhắc lại trong hoàn cảnh hiện nay.2. Nguyên tắc liên tục:Hoạt động công sở cần được thực hiện một cách liên tục - thường xuyên, được phối hợp theo quy chế hoạt động của công sở. Đây là một nguyên tắc quan trọng của hoạt động công sở nói chung và được biểu hiện trên những mặt cụ thể sau:Trước hết, đó là sự liên tục trong quan hệ điều hành.Công tác điều hành đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động của bất kỳ một công sở nào. Tính liên tục trong quan hệ điều hành yêu cầu các quan hệ này không bị ngắt quãng, phải truyền đạt kịp thời, nhanh chóng các mệnh lệnh quản lý. Chính sự liên tục trong truyền đạt thông tin quản lý là nhân tố quyết định sự hoạt động liên tục của cả công sở, dựa trên tính liên tục đó, các bộ phận mới biết cụ thể nhiệm vụ trước mắt mình phải làm những công việc cụ thể gì, tiến độ ra sao, yêu cầu đối với công việc đó ở mức độ nào, cần phải liên hệ với bộ phận nào để thực hiện,… từ đó đảm bảo mọi đầu mối công việc được thực hiện trôi chảy, đúng tiến độ và đúng định hướng đặt raThứ hai, nguyên tắc liên tục trong hoạt động tại công sở được thể hiện qua sự phát triển liên tục của công việc, công sở và từng bộ phận trong đó. Nguyên tắc liên tục không thể được đảm bảo nếu như công việc của công sở nói chung và từng bộ phận trong công sở đó nói riêng không được thực hiện liên tục, bị bỏ dở giữa chừng dẫn đến các phần việc không những không tiến triển mà còn khó có khả năng hoàn thành. Các đầu mối công việc cần được có kế hoạch, có sự phân công phân nhiệm cụ thể và được tổ chức thực hiện cụ thể, không gián đoạn nhằm nâng cao tính hiệu quả và chuyên nghiệp trong quá trình hoạt động, từ đó thúc đẩy sự phát triển của các bộ phận trong công sở nói riêng và toàn công sở nói chung.Thứ ba, tính liên tục trong quan hệ điều hành còn thể hiện ở sự thực hiện thường xuyên công tác kiểm tra – giám sát, đánh giá các hoạt động của công sở. Việc nắm bắt sát và liên tục tình hình hoạt động của các bộ phận trong công sở chính là cơ sở giúp nhà quản lý tiếp tục đưa ra được những quyết sách đúng đắn và phù hợp với tình hình thực tế tại công sở, đồng thời tạo ra những bài học kinh nghiệm giúp việc tổ chức thực hiện hoạt động công sở về sau sẽ thành công hơn, thúc đẩy mọi hoạt động trong công sở được xoay vòng liên tục, nhịp nhàng.4 Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B 3. Nguyên tắc phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong công sở:Phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong công sở là một nguyên tắc không thể thiếu trong hoạt động của mỗi công sở. Một công sở có cấu trúc phức tạp, các bộ phận chồng chéo nhiệm vụ, quyền hạn, các cá nhân không rõ mình đảm nhận cụ thể nhiệm vụ nào, dẫn tới hiện tượng có việc nhiều cá nhân – bộ phận cùng thực hiện nhưng khong ai đảm trách chính, lại có việc không một ai thực hiện… chắc chắn sẽ không thể hoạt động hiệu quả và không thể phát triển được.Nguyên tắc trên mang lại những lợi ích thiết thực sau, góp phần tích cực vào sự phát triển chung của công sở:Thứ nhất, phân công - phân nhiệm – phân định quyền hạn rõ ràng là cơ sở thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn. Khi công sở có sự phân công phân nhiệm, mỗi cá nhân cũng như bộ phận đều nắm được bản thân mình được giao nhiệm vụ gì, cần phải làm như thế nào, tiến độ thực hiện ra sao, áp dụng cách thức nào để phối hợp cùng các bộ phận khác, cân đối nguồn lực tài chính – nhân sự như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất… Trên cơ sở đó, mỗi bộ phận sẽ chủ động được phần việc được giao, hoàn thành tốt nhất trong khả năng có thể nhiệm vụ trên cơ sở quyền hạn và điều kiện hiện có, không bị rơi vào tình trạng mọi bộ phận cùng thực hiện một công việc nhưng thiếu sự đảm trách chính. Chính sự hoàn thành tốt từng khâu công việc được phân định rõ về cho từng cá nhân – bộ phận sẽ tạo tiền đề chắc chắn cho việc hoàn thành công việc chung trong hoạt động công sở.Vd: trong việc thực hiện chương trình thi đua khen thưởng các cá nhân xuất sắc, nếu có sự phân công rõ ràng ra từng phần việc cụ thể (lên danh sách khen thưởng, liên hệ các đối tượng trong danh sách, chuẩn bị mời đại biểu, kịch bản chương trình, chuẩn bị quà tặng,…) thì hoạt động đó sẽ thành công hơn so với khi không có sự phân định rõ ràng.Thứ hai, phân công – phân nhiệm và phân định rõ quyền hạn là động lực thúc đẩy giúp phát huy năng lực sáng tạo của mỗi cá nhân và bộ phận trong công sở.Khi được phân công – phân nhiệm rõ ràng, mỗi cá nhân – bộ phận sẽ phấn đấu hoàn thành tốt nhất trong khả năng có thể, xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau (lập thành tích cá nhân, gây ấn tượng tốt trong công sở, thi đua cùng các đơn vị khác, thể hiện bản thân,…), từ đó tạo động lực thúc đẩy mọi người phải tự sáng tạo, tìm ra những cách thức thực hiện công việc nhanh nhất, hiệu quả nhất có thể, nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động.5 Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B Thứ ba, phân công – phân nhiệm – phân định quyền hạn rõ ràng giúp nâng cao trách nhiệm của mỗi thành viên trong công sở, chống quan liêu.Nếu công sở được vận hành theo cách thức mọi bộ phận – cá nhân cùng đảm nhận những phần việc phát sinh, thấy việc gì làm việc đó trong khả năng có thể của mình hoặc không có người chỉ đạo thực hiện, không có giới hạn về quyền hạn thực thi nhiệm vụ thì tất yếu dẫn đến tình trạng “cha chung không ai khóc” do không có người đảm trách chính, không ai nhận trách nhiệm chính về mình mà nguyên nhân chính là sự chung chung trừu tượng của công việc đồng thời dễ rối loạn do không ai xác định được quyền hạn của mình đến đâu. Trái lại, khi có sự phân công – phân nhiệm cụ thể, mỗi người sẽ thấy được vị thế của mình ở đâu, phải chịu trách nhiệm trên phần việc nào, có quyền hạn ở mức độ nào… từ đó sẽ ý thức được cao hơn về trách nhiệm của mình và nỗ lực hết sức để hoàn thành được phần việc do mình đảm nhận chính, tránh tình trạng quan liêu, lạm quyền do cơ chế phân định không rõ ràng.Vd: trong công sở, các cá nhân được phân định nhiệm vụ cụ thể (tiếp dân, lưu trữ, đánh máy, chuyển thư,…) và thực hiện ổn định thì mỗi bộ phận sẽ có ý thức trách nhiệm cao hơn, nỗ lực nhiều hơn cho phần việc của mình.Tóm lại, nguyên tắc phân công nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận là rất quan trọng trong hoạt động của một công sở. Hiện nay, có thể thấy việc áp dụng và thực hiện nguyên tắc này tại các công sở đã có nhiều chuyển biến tích cực. đa phần các công sở đều được phân chia thành các bộ phận đảm nhận những chức năng nhiệm vụ riêng biệt, có nhiệm vụ và quyền hạn nhất định của mình. Mỗi khi có kế hoạch hoạt động, nhà quản lý thường có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận – cá nhân trong tổ chức và có cơ chế bảo đảm cho từng bộ phận có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.Tuy nhiên, một số công sở tại nước ta hiện vẫn chưa thực sự khoa học trong công tác phân công nhiệm vụ - quyền hạn – trách nhiệm cho các bộ phận, Cá nhân trong những tình huống cụ thể. Có trường hợp nhà quản lý giữ vai trò chủ đạo trong tất cả các hoạt động công sở và điều động lực lượng hỗ trợ theo trực quan – cảm tính, dẫn tới một số bộ phận không có việc để làm, có bộ phận lại không thể thực hiện được đầu việc được giao do quá phụ thuộc và không chủ động được. Tình trạng này tất yếu dẫn tới hiện tượng giảm hiệu quả hoạt động và lạm quyền trong công sở.Để khắc phục hạn chế trên, cần thiết phải có sự thông thoáng trong tư tưởng và tư duy khoa học đối với nhà điều hành – nhà quản lý cũng như sự tham mưu thích hợp của các bộ phận có liên quan. Cần có kế hoạch cụ thể cho mỗi chương trình, phân công và phân 6 Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B nhiệm cho cá nhân cụ thể để mỗi bộ phận ý thức được một cách rõ ràng nhất vai trò, vị trí của mình. Bên cạnh, cần có cơ chế chịu trách nhiệm rõ ràng đối với các cá nhân – bộ phận trong công sở.Vd: Trong tổ chức hội họp, cần lên kế hoạch cụ thể, phân công các bộ phận – cá nhân nào phải thực hiện những phần việc cụ thể nào (chuẩn bị nội dung cuộc họp, hậu cần, lên danh sách khách mời, mời đại biểu, chủ trì cuộc họp, trang trí phòng họp, thư ký cuộc họp,…), thời gian thực hiện cụ thể và yêu cầu với mỗi phần việc ra sao…4. Nguyên tắc dân chủ hóa trong quá trình điều hành:Dân chủ hóa là một nguyên tắc cơ bản trong hoạt động công sở. Nguyên tắc này đòi hỏi phải có sự bàn bạc, thông qua các cấp, các đơn vị có liên quan đối với mỗi kế hoạch, quyết định trong công sở, phải phổ biến đến mỗi cá nhân – bộ phận trong công sở để mọi người cùng nắm vấn đề, cùng tham gia bàn luận, cùng tập trung trí tuệ vào và tìm ra hướng giải quyết đúng đắn nhất, hợp lý nhất với thực tiễn và với đa số các bộ phận. Trên cơ sở đó, các thành viên và bộ phận sẽ cùng tự nguyện thực hiện và thúc đẩy nhau cùng thực hiện một cách tự nguyện để đạt hiệu quả cao nhất.Trường hợp ngược lại, dễ thấy khi nguyên tắc dân chủ không được áp dụng sẽ dẫn tới tình trạng rối loạn trong hoạt động công sở, các cá nhân và bộ phận sẽ không nắm được cụ thể chương trình – kế hoạch hoạt động và sẽ khó triển khai thực hiện nếu như định hướng đó không phù hợp với đặc thù đơn vị mình. Hơn thế, cảm giác bất mãn vì thiếu tính dân chủ trong hoạt động cũng khiến nảy sinh nhiều mâu thuẫn, dẫn tới giảm hiệu quả hoạt động của công sở nói chung.Hiện nay, nguyên tắc dân chủ tại các công sở tại Việt Nam đang được phát huy ngày càng cao. Các kế hoạch – quyết định của công sở được đưa ra các kỳ họp giao ban, họp định kỳ và theo chuyên đề để cùng bàn luận và đóng góp ý kiến. Tuy nhiên, trong một số vấn đề nhạy cảm của công sở như tài chính, cơ cấu nhân sự… việc dân chủ hóa chỉ được thực hiện ở mức độ vừa đủ để đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động công sở.5. Nguyên tắc tuân thủ pháp luật:Việc hoạt động trong khuôn khổ của pháp luật được áp dụng bắt buộc cho mọi cá nhân, tổ chức tại Việt Nam, và nguyên tắc này cũng không phải là một ngoại lệ đối với công sở. Trong môi trường công sở, nguyên tắc tuân thủ pháp luật đưa ra những yêu cầu cụ thể thông qua việc mọi hoạt động đều phải tuân theo pháp luật được thể hiện qua các quy 7 Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B định thể hiện qua các quy chế cụ thể, các hành vi điều hành tại công sở đều phải đúng với các quy định của Nhà nước (quy chế hành chính).Nguyên tắc này được xem là nguyên tắc bắt buộc đối với mọi thành viên – bộ phận trong công sở nói riêng cũng như toàn công sở nói chung, do đó, kèm theo đó là các hình thức chế tài đối với các hành vi vi phạm các định chế được đặt ra. Đây chính là biện pháp nhằm đảm bảo sự chắc chắn của nguyên tắc trên.Tuân thủ pháp luật chính là nguyên tắc góp phần tích cực trong việc bảo bệ sự ổn định và phát triển vững chắc của công sở theo đúng định hướng của nhà nước Việt Nam. Tuy nhiên, một thực tế đặt ra là hiện nay, một số công sở chưa thực sự chủ động trong việc cụ thể hóa và phổ biến các quy chế - quy định của nhà nước để nhân viên cùng biết và thực hiện, cũng như mỗi thành viên công sở chưa quan tâm nắm bắt các quy định có liên quan để chấp hành, dẫn tới những bất cập không đáng có trong hoạt động công sở (không nắm được đâu là việc nên làm và không nên làm nên vô tình vi phạm…)Trên đây là những nguyên tắc cơ bản trong tổ chức hoạt động công sở. có thể thấy mỗi nguyên tắc đều đóng một vai trò quan trọng nhất định trong hoạt động công sở nói chung. Mặt khác, các nguyên tắc này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Không thể tổ chức thực hiện hoạt động công sở có hiệu quả khi tách rời các nguyên tắc này. Mối quan hệ trên được thể hiện một cách cụ thể và khá phức tạp như sau:Thứ nhất, mối quan hệ giữa nguyên tắc công khai và các nguyên tắc khác:- Mối quan hệ với nguyên tắc liên tục: công khai chính là cơ sở để thực hiện sự liên tục. Trong một công sở, chỉ khi mọi bộ phận – thành viên nắm rõ được vị trí – vai trò, nắm được những công việc của mình và của các bộ phận khác thì mới giúp công tác điều hành được thuận lợi, công việc của từng bộ phận mới trôi chảy và không bị gián đoạn, công tác kiểm tra – đánh giá mới dễ dàng và thúc đẩy các bộ phận cũng như toàn công sở ngày càng phát triển hơn vì tất cả đang đặt trong một môi trường thông thoáng, công khai rõ ràng, mọi bộ phận đều có thể biết rõ mình đang làm gì, cần chuẩn bị những gì và cần sự hỗ trợ như thế nào. Trong một môi trường công sở không công khai minh bạch, không rõ ràng thì nguyên tắc liên tục không thể nào áp dụng được vì cần có những khoảng thời gian để tìm hiểu và làm lại từ đầu, chính đó là thời điểm gián đoạn của công việc từng bộ phận và của sự phát triển công sở. Liên tục mà không công khai dễ dẫn đến việc xa rời không phù hợp với thực tiễn và hoàn cảnh tại đơn vị.Ngược lại, liên tục đảm bảo cho công khai được trọn vẹn. Nếu một công sở áp dụng được nguyên tắc công khai – tức mọi thành viên và bộ phận đều hiểu được công việc của mình nhưng lại không có được tính liên tục thì chính tính gián đoạn – không liên tục của 8 Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B công việc đó sẽ là nguyên nhân phá hỏng tính công khai trong tổ chức hoạt động công sở. Một công sở không thể xem là có tính công khai được khi sự công khai đó là nhất thời, theo giai đoạn, lúc thì công khai, lúc lại mập mờ không phân định rõ, không có sự họat động phát triển thường xuyên đối với từng bộ phận cũng như không có sự đánh giá – kiểm tra liên tục về sự phát triển của toàn bộ những hoạt động này. Chính những thời điểm gián đoạn không liên tục đó là thời điểm công sở không thực hiện nguyên tắc công khai.- Mối quan hệ với nguyên tắc phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận:Công khai là cơ sở xác lập rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận. Chỉ khi mọi bộ phận nắm được công việc của nhau và của bản thân, công sở có cơ chế giúp từng thành viên nắm rõ được những vấn đề này thì việc việc phân công nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm mới được thực hiện dễ dàng. Khi đã công khai, việc phân công – phân nhiệm và phân định quyền hạn mới được thực hiện dễ dàng trên cơ sở phù hợp với công việc mà mỗi bộ phận, mỗi thành viên trong công sở đã biết từ ban đầu. Nhà quản lý sẽ dễ dàng xác định được phần việc nào thích hợp với bộ phận nào để phân công và giao quyền. Ngược lại, mỗi bộ phận cũng xác định trước khả năng phần việc nào thích hợp với mình để chuẩn bị sẵn tâm thế, do đó sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động cao hơn và phản hồi khi được phân công đảm nhận phần việc không thích hợp với bộ phận mình.Song song đó, thực hiện nguyên tắc phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận cũng tạo điều kiện thuận lợi cho nguyên tắc công khai được thực hiện triệt để. Mỗi bộ phận đều nhận được các đầu việc cụ thể, đều biết rõ quyền hạn mình giới hạn ở phạm vi nào, còn các phần việc khác được giao cho bộ phận nào, mình được làm gì và không được làm gì theo sự phân công của nhà quản lý,… đó chính là đã thực hiện được sự công khai ở một mức độ nhất định trong khi phân công rõ ràng.- Mối quan hệ với nguyên tắc dân chủ hóa trong quá trình điều hành:Nguyên tắc công khai có mối quan hệ mật thiết với nguyên tắc dân chủ hóa trong quá trình điều hành tại công sở. Mối quan hệ này cũng mang tính chất hai chiều tác động qua lại lẫn nhau, cụ thể:Chỉ khi có sự công khai, có sự nắm bắt được tình hình công việc của bản thân mình thì mới có điều kiện thực hành dân chủ vì khi đó, công việc chung mới được mang ra bàn luận, mới tập trung được trí tuệ của toàn thể mọi thành viên. Không thể xem một công sở có sự dân chủ trong điều hành khi ở đó không có sự công khai, khi các thành viên không nắm được công việc của bản thân cũng như của các bộ phận khác, khi đó, mỗi bộ phận sẽ không thể đóng góp ý kiến vì sự phát triển chung trong mỗi kế hoạch vì không hề nắm bắt 9 Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B được thông tin cần thiết vì nhau, thiếu căn cứ xác đáng để quyết định vấn đề. Hơn nữa, bản thân sự không công khai những điều cần thiết và tối thiểu như công việc của từng bộ phận cũng đã là một hình thức của sự thiếu dân chủ trong công sở.Song song đó, dân chủ hóa trong điều hành là phương thức củng cố sự công khai tại công sở. trong quá trình bàn bạc, đóng góp cho các vấn đề chung của công sở, các bộ phận và thành viên sẽ nắm được sâu sắc hơn hoạt động của từng thành viên, của từng bộ phận, nắm rõ hơn chiều hứong diễn biến của đơn vị mình và toàn công sở. Khi đó, mức độ công khai hóa đã được thực hiện một cách sâu sắc và thực tế hơn.Vd: tập trung bàn bạc về vấn đề thay đổi nhiệm vụ của một thành viên giúp cho mọi bộ phận nắm được hướng công việc mới cũng chính là hình thức của công khai.Thứ hai, mối quan hệ giữa nguyên tắc liên tục với các nguyên tắc phân công, nguyên tắc dân chủ hóa:- Mối quan hệ giữa nguyên tắc liên tục với nguyên tắc phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cho các thành viên, bộ phận:Đây là hai nguyên tắc có quan hệ bổ trợ cho nhau. Trong công sở, việc áp dụng nguyên tắc liên tục trong hoạt động điều hành sẽ củng cố nguyên tắc phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cho các thành viên, bộ phận. Đặc biệt, nếu việc truyền đạt liên tục – thường xuyên thông tin trong quan hệ điều hành không được đảm bảo sẽ dẫn đến sự mập mờ trong công tác điều hành, có khả năng dẫn tới việc phân định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm không được rõ ràng liên tục. Trái lại, việc đảm bảo nguyên tắc liên tục trong công tác điều hành sẽ góp phần củng cố vững chắc hơn sự phân công phân nhiệm – phân định quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận vì sự ổn định – liên tục trong sự phân công chính là phương thức khẳng định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận trong công sở đó.Tương tự, nguyên tắc phân công rõ cũng góp phần củng cố nguyên tắc liên tục trong hoạt động điều hành. Sự bổ trợ này thể hiện ở chỗ, khi có sự phân công rõ ràng, hoạt động điều hành, hoạt động kiểm tra sẽ diễn ra dễ dàng, thuận lợi và liên tục hơn, thúc đẩy công việc của từng bộ phận phát triển liên tục vì mỗi bộ phận đều đã được phân công cụ thể nên sẽ tập trung vào phần việc được giao trong giới hạn quyền hạn của mình, đồng thời nhà quản lý và bộ phận kiểm tra cũng sẽ xác định dễ dàng và nhanh chóng cần phải truyền và nhận thông tin quản lý đến bộ phận nào, kiểm tra bộ phận nào đối với vấn đề cần kiểm tra, không phải mất thời gian xác định và phân tích lại từ đầu trong trường hợp không có sự phân công rõ ràng.10 [...]... còn đơn giản chỉ là công cụ thực hiện những mệnh lệnh có sẵn như ở mô hình 1 Đó là vị thế cần thiết của nhân viên công sở - có quyền tự chủ ở mức độ nhất định, có quyền phát biểu và đóng góp ý kiến của mình để hoạt động công sở khoa học hơn, hiệu quả và sát thực hơn, nhưng không đến mức tuyệt đối như ở mô hình 4 (quá đề cao dễ dẫn tới tình trạng vô tổ chức) 17 Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B... giữa tổ chức với môi trường bên ngoài (ví dụ thay đổi trong đường lối chính sách, trong hệ thống pháp luật có liên quan mật thiết với công sở ) Điều đó bắt buộc hệ thống 13 Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B phải có tính linh hoạt nhất định để thích ứng với những thay đổi đó, tiếp tục tồn tại và phát triển Bên cạnh, cũng phải tính tới sự vận động nội tại của chính hệ thống đó trong công sở đó... những hạn chế trong việc phân 11 Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận trong công sở, từ đó có những đề xuất thích hợp để việc phân công được rõ ràng và khoa học hơn Thứ tư, mối quan hệ giữa nguyên tắc tuân thủ pháp luật với các nguyên tắc khác: Có thể thấy, nguyên tắc tuân thủ pháp luật trong hoạt động công sở đóng vai trò chi phối đối với... để tạo nên một tính đặc thù của nó, bởi trong tổ chức hoạt động công sở, mỗi người đảm nhận một vai trò khác nhau, không ai làm công việc giống như ai, điều đó đòi hỏi sự cuốn hút tối đa của hệ thống đối với cán bộ công chức của cơ quan, công sở đó Thứ hai, mọi nhu cầu của công việc được đảm bảo đầy đủ Cũng như mọi hệ thống khác, hệ thống trong công sở không chỉ có các thành tố chủ yếu nhất là đủ mà... trị của ban lãnh đạo, công nghệ được áp dụng trong điều hành, giá trị của các thành viên, cơ cấu tổ chức, … Mỗi một yếu tố đều có tác động nhất định đến kết quả hoạt động của công sở (Vd: chuẩn mực giá trị của ban lãnh đạo ảnh hưởng đến thái độ tham gia của nhân viên, đến bầu không khí dân chủ, cơ cấu tổ chức hợp lý hay không ảnh hưởng đến hiệu quả và tính khoa học của công sở, công nghệ tốt nâng cao... Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B Theo bất kỳ phương pháp nào, nhà lãnh đạo luôn hướng hoạt động của mình vào mục tiêu đạt được hiệu quả lãnh đạo tốt nhất, đạt được mục tiêu chung của tổ chức một cách tốt nhất Phương pháp lãnh đạo theo hệ thống cũng không ngoại lệ Để đạt được những mục tiêu đó, phương pháp lãnh đạo theo hệ thống phải đáp ứng được những yêu cầu sau: Thứ nhất, cán bộ, công chức. .. động…) Như vậy, khác với Rensis Likert, Homans đã đặt hoạt động công sở vào sự tương tác giữa hai môi trường, bên trong và bên ngoài, thông qua đó làm rõ những tác động đa chiều mà công sở cũng như công tác lãnh đạo trong công sở phải đối mặt để có thể dự trù trước những tình huống tác động đến sự tồn tại và phát triển của hệ thống, công sở Dựa trên những tìm hiểu ban đầu về phương pháp lãnh đạo theo... tin tưởng, uy tín và tình cảm đối với nhân viên trong công sở đồng thời, uy tín và quyền quyết định vẫn thuộc về người lãnh đạo, đảm bảo trong hoạt động công sở có người cầm trịch chứ không quá buông lỏng dẫn tới không có người điều hành chính thức như ở mô hình thứ 4 Đối với cán bộ - công chức cấp dưới, nhân viên của công sở thực sự đã được đối xử công bằng hơn, thực sự được xem là các thành tố quan... thể hiện sự dân chủ Sự thiếu liên tục trong tổ chức hoạt động công sở, trong quan hệ điều hành, trong công tác kiểm tra…, là một biểu hiện của tính dân chủ nửa vời Ngược lại, nguyên tắc dân chủ đảm bảo cho nguyên tắc liên tục được thực hiện tốt hơn Việc phổ biến triển khai hoạt động của công sở, tạo điều kiện và lắng nghe mọi thành viên – bộ phận trong công sở đóng góp ý kiến một cách thẳng thắn, trung... chức tại các môi trường khác nhau Trong định hướng đó, dễ thấy hệ thống 4 đáp ứng tốt nhất các yêu cầu để thúc đẩy sự phát triển của hệ thống trong phương pháp lãnh đạo theo hệ thống tại công sở 15 Kỹ thuật tổ chức công sở Nhóm 4 – Lớp KS8B Quan điểm thứ hai về phương pháp lãnh đạo theo hệ thống của Homans Theo đó, phương pháp này ghi nhận hai hệ thống có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, bao gồm hệ thống . không khí công khai trong toàn công sở, từ đó tạo điều kiện hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình hoạt động chung của công sở đó.3 Kỹ thuật tổ chức công sở . nước.Nhìn chung, công sở có nhiều nhiệm vụ (Vd: quản lý công vụ theo pháp luật, tổ chức – phối hợp công việc giữa các bộ phận, tổ chức công tác thông tin