Các công cụ phục vụ quản lý dự án     Các thủ tục dự án Hồ sơ quản lý dự án Các biểu mẫu (Forms) Văn phòng dự án (Project Office) 1 Các thủ tục dự án  PM cần phải xây dựng số thủ tục làm việc dự án  Mỗi thủ tục quy định/nội quy bắt buộc thành viên dự án phải tuân theo  Mỗi thủ tục viết rõ ràng, phát cho anh em, không nói lời Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án  Phải chọn phần mềm thích hợp  Phải học sử dụng phần mềm thành thạo  Nên sử dụng phần mềm cho:    Tất máy tính dự án Tất cơng việc đáp ứng Phần mềm trợ giúp, thay Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án  Dữ liệu phải thường xuyên cập nhật  Người cập nhật tốt Người xem nhiều tốt  Biết sử dụng thành thạo biết sử dụng không thành thạo nhiều phần mềm  Trong thực tế nhiếu yếu tố khác không mô tả được, không định lượng  Nên kết hợp thêm với phần mềm Word, EXCEL, Email Lý sử dụng thủ tục  Tạo chuẩn mực để trao đổi, làm việc nhóm cách hiệu  Tập trung suy nghĩ, hành động thành viên tổ theo hướng  Tăng suất công việc (mọi việc quy định rõ ràng, không thời gian hỏi nhau)  Chỉ nên đặt thủ tục cho nội dung chính, quan trọng (PM định) Các công việc cần áp dụng thủ tục         Kiểm soát thay đổi Sử dụng thiết bị Dùng biểu mẫu quy chế báo cáo Trách nhiệm số người dự án Họp hành Mua sắm vật tư, thiết bị Mỗi thủ tục phải trả lời câu hỏi: Ai, gì, nào, đâu, nào, Tại Luồng công việc (WorkFlow) Lập danh sách công việc biểu đồ mạng Xác định công việc cịn chưa bắt đầu hay chưa hồn tất tới ngày Có Cơng việc hồn thành 100%? Ghi hồn thành 100% Khơng Ghi ngày bắt đầu thực tế Xác định người tiếp xúc để biết trạng công việc Thu thập trạng cơng việc Ghi ngày hồn thành thực tế Thủ tục quản lý cơng việc Ghi phần trăm hồn thành Hồ sơ quản lý dự án Bao gồm tất giấy tờ, tài liệu liên quan đến trình hoạt động dự án Thường gồm có:   Hồ sơ giúp kiểm soát dự án Hồ sơ quản trị hành Hồ sơ quản trị hành    C¸c chÝnh s¸ch C¸c thđ tơc hành Các tiêu chuẩn Ti liu cn lu trữ       Chia thành loại tài liệu khác Thư từ trao đổi với bên Các ước lượng thời gian Các biểu mẫu Các ghi nhớ Các biên họp 10 Lợi ích tổ chức lưu trữ hồ sơ dự án  Mất thời gian lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần  Tạo điều kiện theo dõi dự án  Tạo điều kiện thuận lợi cho cấp (hoặc nhà tài trợ) kiểm tra dự án  Là sở để lập báo cáo  Là chỗ dựa để PM tự bảo vệ  Chia sẻ thông tin tập thể thực dự án 14 Hồ sơ giúp kiểm soát dự án  Kết bàn giao đáp ứng tiêu chuẩn  Tối thiểu hoá rủi ro dự án  Kế hoạch xây dựng phù hợp với mẫu  Tiến trình đo lường, ghi chép báo cáo  Các trở ngại xác định 15 Quy trình báo cáo Kiểm soát  Theo dõi & xem xét liệu mục tiêu  Rà xét kết bàn giao  Báo cáo phân tích tiến trình  Định hướng lại dự án cần thiết  Lựa chọn phần mềm quản lý dự án 16 Các biểu mẫu tài liệu dự án  PM cần quy định số biểu mẫu cho số công việc hạng mục cách cụ thể như: báo cáo, đề nghị, tờ trình, 17 Vì cần biểu mẫu   Thống cách trình bày vấn đề Dễ theo dõi, xử lý 18 Một số biểu mẫu thường SD         Mô tả công việc Ước lượng thời gian cơng việc Kiểm sốt thay đổi Bổ nhiệm nhân viên Dự kiến chi phí Đơn mua hàng Theo dõi sử dụng lao động (chấm công) … 19 Lưu ý      Nên soạn biểu mẫu máy tính (chia sẻ thơng báo rộng rãi) Có hướng dẫn cách khai (ngắn gọn, rõ ràng) Thiết kế thoáng, nhiều chỗ trống Chỉ yêu cầu viết đủ thông tin cần thiết, tránh viết dài, thừa Biểu mẫu nên thiết kế cho dễ khai, thời gian để khai 20 Báo cáo    Báo cáo: loại Biểu mẫu (Form), thiết kế để cấp báo cáo lên cấp Form cho báo cáo thiết kế đa dạng, phong phú (lời văn, hình vẽ, bảng biểu, ) Cố gắng cho báo cáo tạo máy tính Ví dụ 21 Biên     Là loại tài liệu thiếu Là dạng ghi lại thống nhất, cam kết Theo dõi quản lý họp kiện dự án Ví dụ 22 Lưu ý     Biên cần cụ thể, rõ ràng, tránh sơ sài Nói trực tiếp vấn đề, ngắn gọn (1- trang) Cấu trúc logic, hợp lý Nên tập trung vào điểm thỏa thuận, thống 23 Thư viện dự án  Trợ lý PM quản lý, bao gồm:       Các ấn riêng quan Sách Báo chí, tin tức Hồ sơ, tài liệu dự án Các thủ tục dự án Tài liệu kĩ thuật 24 Văn phòng dự án (Project Office)     Trung tâm huy kiểm soát dự án Phần lớn hoạt động định quản lí dự án xuất văn phịng dự án Nơi cung cấp tài nguyên dự án Nơi tổ chức họp quan trọng Nơi làm việc thức Ban quản lý dự án PM 25 Nhiệm vụ văn phòng dự án      Hướng dẫn lập kế hoạch Lập bảng biểu Đưa giải pháp Lập báo cáo thực trạng Phân tích, đánh giá giai đoạn cơng việc giai đoạn 26 Nhiệm vụ văn phòng dự án       Duy trì kế hoạch dự án Kiểm soát thay đổi Lập báo cáo định kỳ Theo dõi lịch trình Dịch thuật lập thư viện văn tài liệu Giám sát thời gian 27 Lưu ý    Dự án lớn => Văn phòng dự án lớn Lập Văn phòng dự án sớm tốt Văn phịng dự án cần có     Phần mềm quản lí dự án tự động Tài liệu dự án Hồ sơ quản lý dự án Thư viện dự án 28 ... Lưu ý    Dự án lớn => Văn phòng dự án lớn Lập Văn phòng dự án sớm tốt Văn phịng dự án cần có     Phần mềm quản lí dự án tự động Tài liệu dự án Hồ sơ quản lý dự án Thư viện dự án 28 ... soát dự án Phần lớn hoạt động định quản lí dự án xuất văn phịng dự án Nơi cung cấp tài nguyên dự án Nơi tổ chức họp quan trọng Nơi làm việc thức Ban quản lý dự án PM 25 Nhiệm vụ văn phòng dự án. .. thống 23 Thư viện dự án  Trợ lý PM quản lý, bao gồm:       Các ấn riêng quan Sách Báo chí, tin tức Hồ sơ, tài liệu dự án Các thủ tục dự án Tài liệu kĩ thuật 24 Văn phòng dự án (Project Office)