Đang tải... (xem toàn văn)
Quản lý hồ sơ theo cơ chế 1 cửa
2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬATRÍCH YẾUChính phủ điện tử là một mục tiêu mà các cơ quan hành chính nhà nước của ta đang hướng đến. Hiện nay ở một số các cơ quan ban ngành của chính phủ đã bắt đầu thực hiện bước đầu của chính phủ điện tử. Một trong số này là sở tư pháp. Cụ thể đó là áp dụng việc tin học hóa và giải quyết hồ sơ theo cơ chế 1 cửa. Đây cũng chính là mục tiêu mà đề tài “Quản lý hồ sơ theo cơ chế 1 cửa” của chúng tôi hướng đến. Đề tài này đặt ra cho chúng tôi các mục tiêu như sau: đưa ra giải pháp quản lý hồ sơ theo cơ chế một cửa áp dụng cho sở tư pháp và các phòng công chứng; xây dựng một chương trình hỗ trợ việc quản lý các hồ sơ công chứng giao dịch; đưa ra giải pháp thiết kế mô hình dữ liệu tổng thể và các cơ chế đồng bộ dữ liệu; tích hợp các chức năng mở rộng cho chương trình hỗ trợ như: hệ thống xếp hàng tự động, SMS, forum, audio và video conference.Với những kiến thức mà chúng tôi được nhà trường cung cấp và với sự nghiên cứu trong 4 tháng thực tập, chúng tôi đã đáp ứng được các chức năng chính do khách hàng yêu cầu. Sau 4 tháng làm việc miệt mài, chúng tôi cũng cho ra đời chương trình hỗ trợ việc công chứng, tư vấn cho khách hàng các giải pháp thiết kế dữ liệu và đồng bộ hóa dữ liệu, tích hợp được forum và đưa ra các giải pháp tích hợp hệ thống xếp hàng tự động, audio và video conference. Do thời gian hạn chế nên chúng tôi chưa nghiên cứu sâu về SMS. Với những kết quả đạt được trong đợt thực tập tốt nghiệp này, chúng tôi đã bổ sung thêm cho mình những kiến thức còn thiếu và nâng cao thêm tinh thần làm việc nhóm giữa các thành viên. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng được rèn luyện thêm tác phong làm việc chuyên nghiệp trong môi trường doanh nghiệp thực sự.Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN 1 2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬAABSTRACTE-Government is target which governmental administrative agency are progressing. Nowadays, some governmental agencies start performing the initial steps of e-government, among of this is department of juctice. This is computerisation and solution the documents by one gate. This is the target which my project – One Gate File Management progresses. The project sets up follow targets: setting up one gate file management solution apply to department justice and notary public’s offices; building programme which supports transaction file management; setting up general data model design solution and replication; integrating wide-open feature for programme such as: queue management system, SMS, forum, audio and video conferencing system. With knowledge which we were supplied by our college and research on the internet in four months, we satisfied the features which the customer required. After four months working hard, we produced a programme which supports notarization and we set up general data model design solutions and replication for our customer. In addition, we integrated forum into our programme and set up the solutions for queue management system and audio, video conferencing system. Because we haven’t enough time, so we haven’t researched on SMS craefully. With the results was got in this practice, we completed more knowledge which we lack and we raise teamwork spirit. In addition, we were trained the working behaviour professionally in real business enviroment.Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN 2 2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬAMỤC LỤCBáo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN 3 2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬALỜI CẢM ƠNChúng tôi gửi lời cảm ơn đến những người đã giúp đỡ chúng tôi trong quá trình thực hiện đề tài:Ông Trần Kim Cương, người đã cung cấp cho chúng tôi rất nhiều thông tin, kiến thức có ích về quản lý một quy trình của dự án, phân tích một đề tài và các tác phong làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp.Ông Huỳnh Huy Ngân, người đã trực tiếp hướng dẫn và theo sát chúng tôi trong suốt quá trình làm đề tài.Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN 4 NHẬP ĐỀSau 4 tháng thực tập và nghiên cứu, chúng tôi đã từng bước hoàn thành các yêu cầu của khách hàng. Cuốn báo cáo này là kết quả tất yếu của quá trình làm việc vất vả trong khoảng thời gian đó. Nó ghi lại những công việc mà chúng tôi đã thực hiện và các kết quả đạt được trong khoảng thời gian qua. Khi chúng tôi được nhận vào thực tập tập ở công ty CMCSoft, chúng tôi đã đặt ra những mục tiêu sau: Vận dụng những kiến thức của chúng tôi vào thực tế. Qua đó chúng tôi có thể thấy được những hạn chế và khuyết điểm của bản thân để khắc phục và bổ sung thêm những gì mà chúng tôi còn thiếu sót. Hoàn thành tốt các công việc do công ty thực tập đưa ra và các yêu cầu của khách hàng. Nâng cao thêm tinh thần làm việc nhóm và trách nhiệm với công việc được giao.Nội dung báo cáo:Giới thiệu về đề tài.Phân tích đánh giá hiện trạng.Thiết kế chương trình.Mô tả giải pháp lưu trữ, đồng bộ dữ liệu và hạ tầng kỹ thuật.Sự phân công trong nhóm:Để đề tài được hoàn thành với kết quả tốt nhất, nhóm chúng tôi đã có sự phân công công việc phù hợp với năng lực của từng thành viên:Phụ trách chính việc phân tích, tìm tài liệu, thiết kế giao diện chương trình, lập trình hiển thị dữ liệu: Nguyễn Gia Bảo.Phụ trách chính việc thiết kế database, lập trình các truy vấn dữ liệu: Lê Quang Hòa, Lê Xuân Khánh.Phụ trách chính việc đưa giao diện lên web, lập trình data Access: Thân Đức Hoàng Châu.Phụ trách chính việc lập trình các module con, test và sửa lỗi: Trịnh Vĩ Hiền.NỘI DUNG BÁO CÁOI. TÓM TẮT DỰ ÁN 1. Mục tiêu của dự ánMục tiêu của dự án " Quản lý hồ sơ theo cơ chế một cửa " đáp ứng những mục tiêu sau:Tạo ra môi trường làm việc mới trong cơ quan Phòng công chứng Tp.HCM để nâng cao hiệu lực, hiệu quả các hoạt động quản lý nhà nước về việc công chứng trên địa bàn Tp. HCM, đồng thời là công cụ hỗ trợ cho công tác cải cách hành chính của Phòng công chứng Tp.HCM thực hiện chương trình cải cách hành chính một cửa của Chính phủ.Thống nhất và tin học hóa các quy trình tiếp nhận và thụ lý Hồ sơ của các tổ chức công dân trong lĩnh vực công chứng trên địa bàn Tp.HCM, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc, báo cáo tình hình giải quyết hồ sơ trong cơ quan để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên nhằm mục tiêu đáp ứng thời gian đã cam kết với tổ chức, công dân.Xây dựng các kho dữ liệu điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng thiếu tập trung của thông tin, cung cấp thông tin về hồ sơ và tình trạng xử lý các hồ sơ của tổ chức công dân trong lĩnh vực công chứng, các báo cáo, thống kê, cập nhật thông tin công việc nhanh chóng phục vụ yêu cầu của các lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ của bộ phận tiếp dân một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời.Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng công cụ CNTT, tạo ra thói quen làm việc hiện đại sử dụng thông tin điện tử để nâng cao trình độ, tạo một bước thay đổi trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của lãnh đạo, chuyên viên, cán bộ với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm, góp phần cải cách hành chính.1. Cơ sở pháp lýCơ chế “một cửa” về thực hiện thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân, tổ chức được đề ra đầu tiên trong lĩnh vực đầu tư trực tiếp của nước ngoài tại Quyết định số 366/HĐBT ngày 7/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành chế độ thẩm định các dự án có vốn đầu tư trực tiếp của nước ngoài. Cơ chế “một cửa” và “một cửa tại chỗ” đã trở thành nguyên tắc trong hoạt động của các Ban quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất từ đó đến nay.Thực hiện Nghị quyết số 38/CP ngày 04/5/1994 của Chính phủ về cải cách một bước thủ tục hành chính trong giải quyết công việc của công dân và tổ chức, từ năm 1995 nhiều địa phương đã chủ động thí điểm thực hiện áp dụng cơ chế giải quyết công việc theo mô hình “một cửa” hoặc “một cửa, một dấu”.Quyết định của thủ tướng chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện "một cửa" tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Căn cứ vào các chỉ thị, nghị quyết và các quyết định của chính phủ:Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001.Căn cứ Nghị quyết số 38/CP ngày 04 tháng 5 năm 1994 của Chính phủ về cải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức.Căn cứ Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2010.2. Sự cần thiết phải đầu tưTrong những năm gần đây, việc tin học hoá các hoạt động của nhà nước ngày càng phổ biến. Việc ứng dụng các phần mềm tin học trong các hoạt động quản lý không còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu hiện nay. Các phần mềm đang được sử dụng chỉ đáp ứng một phần nào đó trong mô hình cơ chế một cửa. Hầu hết các phần mềm hiện tại chỉ sử dụng trong mạng nội bộ của từng phòng công chứng.Việc chia xẻ dữ liệu giửa các phòng còn hạn chế, dữ liệu còn rải rác ở từng phòng chưa tập trung. Do đó, việc tìm kiếm truy xuất dữ liệu giữa các phòng vẫn chiếm khá nhiều thời gian. Công nghệ thông tin hiện nay ngày càng phát triển là giải pháp hiệu quả để khắc phục những khuyết điểm của các phần mềm trước đây nhằm nâng cao năng lực quản lý và đáp ứng các yêu cầu khách quan tốt hơn nữa. Ngoài ra, xu hướng của các phần mềm hiện nay là hỗ trợ tối đa việc tương tác với người dùng nhằm tạo ra sự thân thiện trong việc sử dụng. II. MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN1. Mục tiêu tổng quát Tạo ra một chương trình “Quản lý hồ sơ” ứng dụng cho sở công chứng nhằm hỗ trợ cho công tác cải cách hành chính của các phòng công chứng. Mang lại sự dễ dàng trong công việc quản lý cho các nhân viên tại phòng công chứng và sự tiện lợi cho người dân trong việc công chứng. Góp phần thực hiện chương trình cải cách hành chính theo cơ chế một cửa của chính phủ. Thống nhất và tin học hóa các quy trình quản lý, xét duyệt, phân loại, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, báo cáo, tra cứu các loại hồ sơ trong phòng công chứng, nhằm nâng caco chất lượng, hiệu quả công việc. Khắc phục tình trạng thiếu tập trung, nhất quán về lưu trữ hồ sơ hiện nay ở các phòng công chứng bằng cách xây dựng nơi chứa dữ liệu tập trung ở một nơi. Việc này cũng nhằm hỗ trợ công việc thống kê, báo cáo và xác thực cho các công chứng viên. Khắc phục được hiện trạng xử lý thủ công. Khắc phục khó khăn trong công tác kiểm soát thông tin. Giảm thời gian luân chuyển, xử lý, tổng hợp thông tin. Góp phần tinh giản, nâng cao hiệu quả làm việc của bộ máy quản lý. Thống nhất hệ thống chỉ tiêu trong việc tổng hợp tình hình giải quyết các Hồ sơ của các tổ chức công dân trong lĩnh vực xây dựng trên địa bàn TP.HCM Thống nhất các biểu mẫu tổng hợp, phân tích và các báo cáo tình trạng giải quyết Hồ sơ của tổ chức/công dân. Dự án nhằm mở rộng đường để tiến đến việc thực hiện chính phủ điện tử một cách toàn diện ở Việt Nam. Đào tạo nghiệp vụ tin học quản lý cho các cán bộ, viên chức trong ngành công chứng. Xây dựng một hệ thống mở để sẵn sàng tích hợp với các ứng dụng khác trong tương lai nhằm hoàn thiện chính phủ điện tử ở Việt Nam.2. Mục tiêu cụ thể Thực hiện quá trình mô hình hóa hệ thống thông tin trên cơ sở xác định các vị trí thao tác nghiệp vụ. Thể hiện rõ luồng vận chuyển Hồ sơ, qui trình phối hợp xử lý trong hệ thống, các vị trí tác nghiệp đã xác định. Hoàn thiện hệ thống các chỉ tiêu phục vụ việc phân loại Hồ sơ. Xây dựng các biểu mẫu chuẩn cho việc tiếp nhận, chuyển tiếp, hướng dẫn, thụ lý Hồ sơ Chuẩn hoá quy trình tiếp nhận và thụ lý Hồ sơ. Các quy trình phải đảm bảo tính hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng. Chuyên viên có thể sử dụng các quy trình được tin học hoá để thực thi nhiệm vụ được giao một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác. Chuyên viên có thể kiểm tra và quản lý được công việc đang thực thi của chính mình một cách thuận tiện và hiệu quả nhất. Chuyên viên có thể trả lời nhanh chóng và chính xác cho lãnh đạo về tất cả các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực do mình phụ trách. Lãnh đạo có thể kiểm soát được tình hình giải quyết VB, giải quyết công việc của các đơn vị, của từng chuyên viên. Lãnh đạo có thể truy cập, tra cứu và tìm kiếm thông tin cần thiết một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác. Lãnh đạo có thể quản lý và kiểm tra tình trạng giải quyết VB đến của các đơn vị, chuyên viên. Các tổ chức công dân cũng có khả năng kiểm tra, tìm hiểu yêu cầu của mình đang được đơn vị, chuyên viên hoặc cấp lãnh đạo nào đang giải quyết. Hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ, văn bản ở mức cao nhất.III.PHẠM VI CỦA DỰ ÁN1. Đơn vị chủ trì (chủ đầu tư) Công ty CMCSoft.2. Các đơn vị tham gia thực hiệnSở tư pháp Tp.HCM.Công ty CMCSoft.Sinh viên thực tập trường Hoa Sen.3. Các đơn vị tham gia vận hành phần mềmCác phòng công chứng tại TPHCM và sở tư pháp. [...]... tạp: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (không kể thời gian xác minh, báo cáo xin ý kiến ) 2 Đánh giá hiện trạng quản lý và các bất cập trong quản lý 2 .1 Tổ chức bộ máy Hình - Sơ đồ tổ chức bộ máy 2.2 Hiện trạng quản lý 2.2 .1 Vẫn quản lý thủ công: các phòng công chứng hiện nay vẫn làm thực hiện các quy trình công chứng theo lối thủ công, lưu trữ hồ sơ dạng vật lý 2.2.2 Người trợ giúp già cỗi: Hiện... 6: Lưu trữ 01 bản chính của hợp đồng giao dịch cùng với hồ sơ lưu được chuyển sang xử lý tại phòng lưu trữ Kết quả o Hồ sơ được cho vào một bìa bọc ngoài Trong bìa ghi lại các thông tin tóm tắt của hồ sơ (số hồ sơ, người chứng nhận hợp đồng, giao dịch, kiểu hồ sơ, tên các bên đương sự,…) o Nội dung tóm tắt của hợp đồng được ghi vào trong một file của phần mềm ISIS o Hồ sơ được lưu vào kho 1. 2.2 Mô hình... trữ: 01 bản chính của hợp đồng giao dịch cùng với hồ sơ lưu được chuyển sang xử lý tại phòng lưu trữ Kết quả o Hồ sơ của hợp đồng được cho vào một bìa bọc ngoài Trên bìa ghi lại các thông tin tóm tắt của hồ sơ (số hồ sơ, ngày chứng nhận hợp đồng, giao dịch, kiểu hồ sơ, tên các bên đương sự, …) o Nội dung tóm tắt của hợp đồng được ghi lại trong một phần mềm chuyên dụng của phòng công chứng o Hồ sơ được... qủa pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào các bản hợp đồng trước mặt mình Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng và chuyển hồ sơ cho cán bộ nghiệp vụ nộp tại Bộ phận thu lệ phí Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp lệ phí và nhận hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu lệ phí Thời hạn giải quyết hồ sơ: o Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ o Hồ sơ phức tạp... nhiều người trên mạng sử dụng đồng thời, theo nguyên lý client/server Phần mềm được xây dựng trên công cụ Power Builder, quản lý dữ liệu dựa trên hệ quản trị MS SQL Server và chạy trên nền hệ điều hành Window NT Đặc điểm chính của MASTER là mô phòng được đầy đủ quá trình tạo lập phiếu đượng sự, phiếu tài sản ,quản lý đương sự, quản lý tài sản và quản lý hồ sơ công chứng của một phòng công chứng MASTER... đặc biệt phức tạp: 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (không kể thời gian xác minh, báo cáo xin ý kiến ) 1. 4.2 Quy trình công chứng chữ ký, hợp đồng, giao dịch khác: Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không ( theo thông tin,... hạn và tổ chức Bộ máy của Phòng công chứng Nhà nước thực hiện theo: Nghị định 31/ CP ngày 18 - 5 -19 96 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Công chứng Nhà nước Thông tư số: 14 11/ TTCC ngày 30 -10 -19 96 của Bộ Tư Pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định 31/ CP 2.4 Phân tích nghiệp vụ 2.4 .1 Trách nhiệm của lãnh đạo phòng Bàn bạc tập thể, quyết định theo đa số, đề cao trách nhiệm cá nhân phụ trách về những vấn... qủa pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào văn bản/hợp đồng trước mặt mình Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng/văn bản và chuyển hồ sơ cho cán bộ nghiệp vụ nộp tại Bộ phận thu lệ phí Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp lệ phí và nhận lại hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu lệ phí Thời hạn giải quyết hồ sơ: o Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: giải quyết ngay trong ngày; o Hồ sơ phức tạp... tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ) o Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: CCV tiếp nhận hồ sơ và cấp phiếu hẹn (phiếu hẹn ghi rõ ngày tháng năm nhận hồ sơ, thời gian, địa điểm hẹn ký hợp đồng và các lưu ý khác) Bước 2: CCV chuyển cán bộ nghiệp vụ để thực hiện những việc cụ thể do CCV phân công Bước 3: Theo phiếu hẹn, khách đem hồ sơ gồm phiếu hẹn, giấy tờ tùy thân, các giấy tờ về...IV KẾ HOẠCH DỰ ÁN 1 Kế hoạch tổng quát 1. 1 Các giai đoạn của dự án TT Giai đoạn Số vòng lặp Bắt đầu Kết thúc Tổng thời gian (ngày) 1 Khởi đầu 25/02/08 28/02/08 3 ngày 2 Khảo sát 13 /03/08 29/03/08 13 ngày 3 Giải pháp 31/ 03/08 03/05/08 27 ngày 4 Xây dựng 05/05/08 29/05/08 19 ngày 5 Chuyển giao 02/06/08 20/06/08 15 ngày 6 Kết thúc 21/ 06/08 23/06/08 2 ngày 1. 2 Các giai đoạn và điểm mốc kiểm . 2 2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬAMỤC LỤCBáo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN 3 2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬALỜI CẢM ƠNChúng. việc tin học hóa và giải quyết hồ sơ theo cơ chế 1 cửa. Đây cũng chính là mục tiêu mà đề tài Quản lý hồ sơ theo cơ chế 1 cửa của chúng tôi hướng đến.
![4.3.1]. Bảng LichSuDS truoc CC - Quản lý hồ sơ theo cơ chế 1 cửa](https://media.store123doc.com/figures/001/711/bang-lichsuds-truoc-cc-1711973.png)
