QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XÁ, HÀNG XÁ ĐÓNG BAO TẠI CẢNG SÀI GÒN ( Ban hành kèm theo Quyết định số: 595 /QĐ-TGĐ ngày 06 / 07 / 2009 của Tổng Giám Đốc Công ty TNHH một thành viên Cảng Sài Gòn ) I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng : 1.1.Quy trình này quy định việc phối hợp tổ chức thực hiện trong dây chuyền xếp dỡ giao nhận hàng xá, hàng xá đóng bao tại Cảng Sài Gòn bao gồm : - Hàng xá giao thẳng phương tiện thủy. - Hàng xá giao thẳng xe. - Hàng xá đóng gói giao thẳng xe. - Hàng xá đóng gói nhập kho. - Hàng xá đóng gói đánh vòng xuống phương tiện thủy. - Hàng xá chuyển tải từ tàu vào Cảng. 1.2. Quy trình áp dụng cho các đối tượng : 1.2.1. Phòng Kinh doanh Khai thác, Phòng Bảo vệ và các phòng chức năng liên quan. 1.2.2. Các Cảng Nhà Rồng Khánh Hội, Tân Thuận, Tân Thuận 2. 1.2.3. Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn. 1.2.4. Các thành viên trong Ban chỉ đạo phòng chống hao hụt, thất thoát hàng hóa Cảng Sài Gòn . 1.2.5. Các chủ hàng hoặc người nhận hàng, là người đứng tên trên lệnh giao hàng , Chủ phương tiện, Kiểm kiện, Giám định, Bảo hiểm. 1.2.6. Các tổ chức, đơn vị và cá nhân khác có liên quan đến quá trình xếp dỡ hàng xá tại Cảng Sài Gòn. 2. Cấp độ thực hiện quy trình. Căn cứ tỷ lệ hao hụt các tàu làm hàng, Tổng Giám Đốc ban hành cấp độ thực hiện quy trình. 2.1. Cấp độ 1. Cấp độ 1 là cấp độ bình thường. Tỷ lệ hao hụt của các tàu làm hàng giới hạn ở mức độ thông lệ cho phép. Các đối tượng áp dụng được đề cập tại mục 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, 1.2.4, 1.2.6 căn cứ nhiệm vụ thi hành. 2.2. Cấp độ 2. Cấp độ 2 là cấp độ chiến dịch. Tỷ lệ hao hụt tăng cao quá mức thông lệ hoặc vào thời điểm cần thiết, Tổng Giám Đốc Cảng ban hành chiến dịch giảm thiểu hao hụt, yêu cầu có sự tham gia trực tiếp của các thành viên trong Ban chỉ đạo phòng chống hao hụt, thất thoát hàng hóa. Căn cứ tình hình thực tế, Tổng Giám Đốc giao nhiệm vụ cho từng thành viên. 1 3. Một số thuật ngữ tại Quy trình này được hiểu như sau: 3.1. Giấy yêu cầu dịch vụ : do khách hàng, đại lý gởi cho Cảng để yêu cầu cung cấp các dịch vụ trước khi làm hàng, là cơ sở chứng minh việc yêu cầu cảng cung cấp dịch vụ và có trách nhiệm thanh toán sau khi đã nhận dịch vụ. 3.2. Hợp đồng : là văn bản thỏa thuận được xác lập giữa hai bên chủ hàng và Cảng theo quy định pháp luật, bao gồm các nội dung liên quan nghĩa vụ trách nhiệm của hai bên về việc tổ chức thực hiện các dịch vụ bốc xếp, giao nhận, lưu kho bãi và các dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa của chủ hàng chở trên tàu cập cảng làm hàng. 3.3. Biên bản họp bàn kế hoạch làm hàng : Là văn bản được lập giữa các bên liên quan như: Cảng, người nhận hàng, bảo hiểm, giám định, đại lý sau khi họp bàn và thống nhất kế hoạch làm hàng cũng như các điều khoản khác. Nội dung chủ yếu: phương thức giao nhận, phương án làm hàng, lộ trình xe di chuyển từ cầu cân ra cầu tàu, tỷ lệ hàng phần trăm phải đóng bao nhập kho trước khi làm hàng, tiến độ làm hàng và các vấn đề khác có liên quan . 3.4. Thông báo kế hoạch làm hàng : Bản ghi kế hoạch cụ thể về việc bốc xếp, giao nhận hàng hóa tại tàu, gồm các chi tiết về vị trí máng tàu, ca, lao động, phương tiện thiết bị tham gia, kế hoạch nhận hàng của khách hàng. 3.5. Danh sách phương tiện : Bản kê phương tiện ( Ghe, sàlan, xe ) vào cảng nhận hàng, trong đó ghi chi tiết: số phương tiện, tên chủ phương tiện 3.6. Lược khai hàng hóa ( Cargo Manifest ) : Do người vận chuyển lập. Nội dung: tên tàu, ngày đến, quốc tịch, chuyến, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, điều kiện giao hàng, số vận tải đơn ( Bill of Loading : B/L), nhà xuất khẩu, người nhận, ký mã hiệu hàng hóa, số lượng, mô tả hàng hóa, trong lượng theo tịnh, trọng lượng cả bì 3.7. Lệnh giao hàng : Do Cảng cấp dựa trên Lệnh Giao Hàng (delivery order : D.O) của đại lý cấp cho người nhận hàng, trong đó bao gồm tên đơn vị nhận hàng, tên người nhận hàng, tên tàu, ngày cập bến, loại hàng, số vận tải đơn, số lượng, trọng lượng, vị trí giao hàng, điều kiện thanh toán, chữ ký người nhận hàng. Là cơ sở chứng minh người nhận hàng có quyền sở hữu hợp pháp lô hàng tại tàu, có quyền nhận hàng và có nghĩa vụ với các bên liên quan theo thoả thuận . 3.8. Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho : ( Mẫu số 10) : Là phiếu giao hàng do cảng cấp căn cứ theo Lệnh giao hàng . Nội dung xem mẫu đính kèm Quy trình. Mẫu số 10 được lập vào cuối ca mỗi ngày, có người giao và người đứng tên trên Lệnh giao hàng ký nhận . 3.9. Biên bản thực nhập : Được kho hàng cảng lập sau khi nhận xong từng lô hàng ( theo vận tải đơn ) trong đó ghi chi tiết tên tàu, ngày cập bến, tên đơn vị chủ hàng, loại hàng, số lượng , trọng lượng thực nhận vào kho ( hàng nguyên, hàng đổ vỡ ), ngày ký, chữ ký bên giao bên nhận . 3.10. Biên bản chuyển chủ : Kết toán tàu lập sau khi ký kết toán với tàu, lập biên bản chuyển chủ (đối chiếu với kho hàng) số lượng hàng vào kho trong đó ghi tổng hợp các phương án nhận hàng của tàu ( số lượng trọng lượng đã giao thẳng, số lượng trọng lượng đã nhập kho ), vị trí nhập kho, ngày nhập, số vận tải đơn, tên khách hàng, loại hàng, tên tàu. Biên bản chuyển chủ có gía trị nội bộ, dùng để đối chiếu theo dõi số liệu giao nhận hàng hóa những tàu tại cảng. 3.11. Giấy vận chuyển : Do giao nhận viên lập giao cho phương tiện nhận hàng, Phiếu được chủ phương tiện trình cho Bảo vệ Cảng khi chở hàng ra cổng; giao kho 2 hàng kiểm đếm hàng các xe chở hàng nhập kho, cuối ca tổng hợp đối chiếu với tally làm báo cáo cho Đội giao nhận.( Xem Mẫu đính kèm Quy trình). 3.12. Giấy cân hàng : Do nhân viên cầu cân lập (được in ra bằng máy theo chương trình cài sẵn). (Xem Mẫu đính kèm Quy trình) 3.13. Giấy kiểm nhận hàng với tàu : ( Tally sheet ) : Do giao nhận viên tại tàu ghi chép theo ca được phân công; ngoài tên tàu, loại hàng, vị trí ( hầm, máng ), phương thức giao nhận, phương án, ca, tổ công nhân bốc xếp, tên Giao nhận viên, phần ghi chính là số lượng của từng mã hàng hàng ( số lượng cạp ) có đối chiếu với tàu và có đại diện tàu ký xác nhận . 3.14. Biên bản Kết Toán tàu : ( Report on receipt of cargo ): Do nhân viên kết toán của Cảng lập, là cơ sở xác nhận việc giao hàng từ tàu qua cảng; trong đó ghi rõ tên tàu, Cảng xếp hàng, Cảng xếp hàng , ngày đến, ngày đi, số lượng hàng theo lược khai (người nhận hàng, số vận tải đơn, số lượng, trọng lượng ), số lượng hàng thực nhận ( số lượng, trọng lượng, loại hàng ), có đại diện tàu ký xác nhận. 3.15. Bảng phân chia hàng thừa thiếu : Do nhân viên kết toán tàu của Cảng lập sau khi bốc xong hàng, dùng để phân chia hàng thừa thiếu, trong đó ghi rõ tên tàu, loại hàng, tổng lượng hàng trên tàu, lượng hàng hao hụt thực tế, tỷ lệ, tên chủ hàng, số lượng theo vận tải đơn, tỷ lệ thiếu qui ra tấn, số lượng được nhận, số lượng đã nhận, số lượng còn lại. bảng phân chia có ký xác nhận của từng chủ hàng và cảng. 3.16. Giấy kiểm tra xe cân bì : là giấy do Bảo vệ Cảng lập ghi chép các vật dụng theo xe trước khi cân bì. Nội dung (Xem mẫu đình kèm). Phiếu được giao cho Lái xe sau khi cân bì và dùng để đối chiếu lại tại cầu cân khi cân xe đã nhận hàng nhằm xác định được việc thay đổi trọng lượng xe trong khi cân hàng ( nếu có ). 3.17. Lệnh giao hàng lẻ : ( Phiếu con của chủ hàng ) : Do chủ hàng lập, giao cho phương tiện nhận hàng. Phiếu được chủ phương tiện trình cho bảo vệ, trạm cân, giao nhận làm căn cứ để nhận hàng, trên phiếu con ghi rõ các chi tiết tên người nhận, số phương tiện, số lượng, trọng lượng, ngày nhận và chữ ký của người nhận hàng, người nhận hàng là người đứng tên trên Lệnh giao hàng, trường hợp giao cho người khác nhận thay phải có ủy quyền. 4. Trách nhiệm từng đơn vị : 4.1. Phòng Kinh doanh Khai thác : Triển khai QUI TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XÁ TẠI CẢNG SÀI GÒN đến các đơn vị thành viên Cảng Sài Gòn. Thay mặt Tổng Giám đốc Cảng kiểm tra giám sát việc thực hiện Quy trình của các đơn vị. Tập hợp các vấn đề phát sinh trình Tổng Giám Đốc xem xét quyết định. Đề xuất điều chỉnh Quy trình sát thực tế. 4.1.1. Tiếp nhận các yêu cầu dịch vụ. Lên kế hoạch điều động tàu hàng ngày. Thông báo vị trí neo đậu, thời gian tàu đến cho các đơn vị liên quan. 4.1.2. Kiểm tra giám sát quá trình làm hàng theo quy định của Cảng. 4.1.3. Tham gia giải quyết các tranh chấp xảy ra giữa Cảng với chủ hàng, tàu, đại lý nếu có. 4.1.4. Phối hợp với các đơn vị xử lý các tình huống phát sinh trong qúa trình bốc dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng đảm bảo cho hoạt động dây chuyền xếp dỡ hàng hóa được liên tục, hiệu quả. 3 4.2. Các Cảng : Thay mặt Cảng Sài Gòn chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ, chăm sóc khách hàng, đảm bảo uy tín, chất lượng của dịch vụ xếp dỡ hàng hóa cho chủ hàng, chủ tàu. 4.2.1. Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ từ Phòng Kinh doanh Khai thác, các đại lý, chủ hàng và các đơn vị liên quan. 4.2.2. Trực tiếp làm việc với chủ hàng ký hợp đồng bốc xếp hàng hóa; Thực hiện việc thanh toán, thanh lý hợp đồng sau khi kết thúc dịch vụ. 4.2.3. Trực tiếp làm việc với chủ hàng về kế hoạch, phương án tiếp nhận hàng hóa. 4.2.4. Với mỗi tàu dỡ hàng xá, chủ trì họp khách hàng bao gồm: người nhận hàng, bảo hiểm, giám định, chủ phương tiện và phòng ban liên quan, để thống nhất kế hoạch làm hàng. Lập biên bản và giao cho các thành viên cuộc họp để căn cứ vào đó triển khai làm hàng. 4.2.5. Gửi yêu cầu và phối hợp với Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn triển khai kế hoạch làm hàng cho từng tàu. 4.2.6. Cử trực ban theo dõi giám sát dây chuyền bốc xếp. giao nhận hàng hóa. 4.2.7. Chịu trách nhiệm theo dõi quá trình giao nhận. Kết toán tàu theo mẫu (đính kèm: biên bản kết toán hàng với tàu )). Chủ trì cùng chủ hàng phân bổ hàng thừa thiếu cuối tàu. 4.2.8. Tổ chức việc bảo vệ, giám sát hàng hóa theo quy định. Kiểm tra hàng hóa, phương tiện ra vào cảng, căn cứ theo lệnh giao hàng, phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho và giấy vận chuyển, thu lại giấy vận chuyển để lưu. 4.3. Xí nghiệp Xếp Dỡ và Dịch Vụ Cảng Sài Gòn : Chịu trách nhiệm về năng suất, chất lượng xếp dỡ hàng hóa từng tàu trước Tổng Giám đốc, các Cảng trực thuộc Cảng Sài Gòn có yêu cầu xếp dỡ. 4.3.1. Tham gia họp với cảng tại cuộc họp kế hoạch làm tàu của từng tàu để thống nhất kế hoạch làm hàng . 4.3.2. Nhận kế hoạch từ các Cảng trực thuộc, tổ chức xếp dỡ hàng hóa theo phương án làm hàng đã được các bên thống nhất tại biên bản họp kế hoạch làm tàu. 4.3.3. Tổ chức quản lý chặt chẽ các khâu trong dây chuyền bốc xếp hàng xá và đóng gói, đảm bảo: 4.3.4. Kiểm tra kỹ bao bì trước khi đóng hàng, trường hợp bao bì do khách hàng đem đến không đủ khả năng đựng hàng thì có quyền từ chối, nếu khách hàng cam kết chịu trách nhiệm về chất lượng bao bì kém và không khiếu nại thì phải ghi bằng văn bản. 4.3.5. Thực hiện việc căng bạt, phải được thực hiện từ thành tàu xuống cầu tàu, từ trước khi khởi công làm hàng, bạt phải không bị rách, tránh để rơi vãi hàng hóa, nếu xảy ra rơi vãi phải tổ chức thu dọn nhanh chóng, không để thất thoát hàng hóa. 4 4.3.6. Tổ chức công nhân bốc xếp hàng hóa liên tục, tránh rơi vãi. Công nhân đóng bao phải cân tịnh đúng trọng lượng khi đóng bao; công nhân lái cẩu phải chú ý tập trung, điều khiển cạp phải đầy hàng. 4.3.7. Cuối ca làm việc hoặc khi hoàn tất làm tàu không được để hàng lại trên hốp. Bảo vệ khóa tay nắm xả hàng trước khi nghỉ làm hàng, mở khi bắt đầu vào ca. 4.3.8. Tổ chức giao nhận chính xác, nhanh chóng, tiện lợi cho khách hàng. 4.3.9. Tổ chức vệ sinh vị trí làm hàng cầu cảng thường xuyên, cuối mỗi ca thu dọn hàng rơi vãi giao lại cho khách hàng. 4.4. Phòng Bảo Vệ : 4.4.1. Hướng dẫn, giám sát công tác bảo vệ tại cổng cảng, cầu cân hàng, vị trí làm hàng và trong phạm vi cảng để ngăn chặn các hành vi gian lận có thể xảy ra trong địa bàn cảng. 4.4.2. Hướng dẫn bảo vệ các Cảng thành viên xử lý các tình huống phương tiện, người nhận hàng không hợp lệ. 4.4.3. Phối hợp cùng Bảo vệ cảng thành viên giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến thiếu hụt hàng hóa, an ninh bến cảng. 4.4.4. Tham gia họp kế hoạch làm tàu cùng cảng thành viên. 4.4.5. Thường xuyên giám sát bảo vệ các Cảng kiểm tra hàng hóa và người ra vào cổng cảng. II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN. 1. Công tác chuẩn bị cho tàu làm hàng. 1.1. Đại lý cung cấp thông tin tàu đến, thông số kỹ thuật của tàu biển, hàng hóa cho Phòng Kinh doanh khai thác, Cảng thành viên. 1.2. Chủ hàng đến Cảng trực thuộc ký hợp đồng, đăng ký kế hoạch làm hàng, thực hiện các thủ tục thanh toán theo quy định của Cảng Sài Gòn. 1.3. Cảng trực thuộc chủ trì, tổ chức họp khách hàng: chủ hàng, bảo hiểm, giám định, người vận chuyển, Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn. Ghi biên bản. Nội dung: kế hoạch làm hàng, phương thức giao nhận, giám định và các vấn đề cần thiết khác liên quan đến tỷ lệ hàng phân chia. 1.4. Chủ hàng cung cấp danh sách phương tiện nhận hàng trước khi tàu đến 8 tiếng đồng hồ. 1.5. Phòng Kinh doanh Khai thác thông báo thời gian, vị trí tàu làm hàng. 2. Tổ chức làm hàng cho tàu. 2.1. Phòng Kinh doanh Khai thác tổ chức điều động, thu xếp tàu cập bến làm hàng an toàn. 2.2. Chủ hàng làm thủ tục hải quan, các thủ tục nhận hàng với cảng; phối hợp cùng bảo hiểm, đơn vị giám định làm mớn nước lần đầu cho tàu. Trường hợp tàu không làm được giám định bằng mớn nước, các bên chủ hàng, giám định, bảo 5 hiểm, cảng cùng ký biên bản (theo mẫu đính kèm) và ghi rõ: số liệu hàng hóa lấy theo số thực nhận. 2.3. Các Cảng trực thuộc gửi yêu cầu làm hàng, biên bản họp kế hoạch làm tàu cho Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn. Tổ chức giám sát việc làm hàng. Chủ trì, phối hợp cùng Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm hàng. 2.4. Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn tổ chức công nhân bốc xếp, giao nhận, bảo vệ triển khai làm hàng cho tàu theo quy định của đơn vị mình đã nêu tại mục 2.3 và các mục từ 3.1 đến 3.5, 3.7. 2.5. Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn cung cấp số liệu giao nhận hàng ngày cho kết toán của Cảng. 2.6. Chủ hàng và giám định làm mớn nước tàu sau khi hoàn tất làm tàu. Cung cấp số liệu cho Cảng. 2.7. Kết toán tàu khi hoàn tất làm hàng. Làm số liệu báo cáo theo phương án làm hàng. Số liệu hao hụt từng tàu, chuyển Phòng Kinh doanh khai thác, Phòng Bảo vệ , Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn, chủ hàng. 2.8. Cảng tổ chức bảo quản, giao hàng đã nhập kho cho chủ hàng theo quy định. 3. Quy định việc giao nhận hàng hóa theo từng phương án nhận hàng. Căn cứ kế hoạch, phương án làm hàng đã được thống nhất tại biên bản cuộc họp bàn kế hoạch làm hàng cho tàu, căn cứ phương án nhận hàng của chủ hàng, các bộ phận liên quan trong dây chuyền xếp dỡ hàng thực hiện giao nhận hàng hóa theo quy trình sau: 3.1. Hàng xá giao thẳng từ tàu xuống phương tiện thủy : 3.1.1. Toàn bộ hàng xá giao thẳng xuống phương tiện thủy tại Cảng Sài Gòn đều phải qua cân cảng (bằng cân treo hoặc cầu cân cảng, bằng phương án đánh vòng ) 3.1.2. Trước khi làm hàng 8 tiếng đồng hồ, chủ hàng gửi cho Cảng danh sách phương tiện nhận hàng. 3.1.3. Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn cắt cử giao nhận kiểm đếm tại mỗi máng và bảo vệ giám sát. 3.1.4. Sau mỗi ca, giao nhận hoàn tất giấy kiểm nhận hàng với tàu ( tally report), gởi về đội giao nhận Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn, gửi Cảng thành viên một bản. 3.1.5. Cuối tàu, Kết toán Cảng sẽ tổng hợp số liệu, ký biên bản kết toán hàng với tàu. Biên bản kết toán được ký với số liệu nhận hàng theo vận tải đơn (B/L) và theo thực nhận (số qua cân cảng). 3.1.6. Trường hợp chủ hàng có hợp đồng vận chuyển với chủ phương tiện giao hàng xuống sà-lan bằng phương thức mớn nước thì kết toán Cảng sẽ cập nhật số liệu đo mớn từ giám định. Số liệu này chỉ dùng để đối chiếu tham khảo với số liệu giao hàng qua cân cảng. 3.1.7. Trong quá trình giao nhận hàng hóa, Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn tăng cường thêm sự giám sát chung từ phía kéo máy, hoặc công nhân đứng móc để cùng nhau phối hợp chặt chẽ hơn trong việc đề cao cảnh giác, chống thất thoát hàng hóa. 6 3.2. Hàng xá giao thẳng xe : 3.2.1. Toàn bộ hàng xá từ tàu giao thẳng ôtô tại Cảng Sài Gòn đều phải qua cân cảng. 3.2.2. Chủ hàng gửi danh sách xe vào nhận hàng cho cảng 8 giờ trước khi làm hàng để làm căn cứ cho Thương vụ Cảng làm lệnh cân xe, thu tiền và cho bảo vệ làm căn cứ giải quyết cho xe vào cảng nhận hàng. 3.2.3. Khi xe rỗng vào cổng cảng, bảo vệ kiểm tra giấy phép lái xe, CMND của lái xe và cả phụ xe, sổ đăng kiểm của xe. 3.2.4. Trường hợp xe không có trong danh sách nhận hàng do chủ hàng chuyển thì Bảo vệ căn cứ Lệnh giao hàng để giải quyết cho vào cảng. 3.2.5. Khi cân bì ( xe không hàng ): a. Nhân viên cầu cân căn cứ giấy xác nhận của chủ hàng để tiến hành cân bì xe. b. Quá trình cân bì bảo đảm theo đúng quy định của Cảng. c. Bảo vệ kiểm soát xe trước khi lên bàn cân. Ghi chép đánh dấu vật dụng theo xe của từng xe vào Giấy kiểm tra xe cân bì (theo mẫu quy định), giao cho lái xe. 3.2.6. Nhận hàng: a. Xe cân bì xong phải đi đúng lộ trình quy định tại Biên bản họp kế hoạch làm tàu. b. Giao nhận chỉ giao hàng cho xe khi có phiếu cân. Không giao hàng cho những xe đã qua cân bì quá 4 tiếng đồng hồ. c. Các xe cân bì quá 4 tiếng mà chưa nhận hàng thì phải cân bì xe lại. Không thu cước cân bì xe rỗng lần 2. d. Bảo vệ giám sát các xe rỗng nếu thấy nghi ngờ khi xe không đi đúng lộ trình quy định thì yêu cầu giao nhận không giao hàng xe đó cho đến khi làm rõ vấn đề. 3.2.7. Cân hàng (xe có hàng) : sau khi nhận hàng xong phải cân xe hàng ngay. Lái xe nộp lại Giấy kiểm tra xe cân bì cho Bảo vệ cầu cân. Bảo vệ kiểm tra và đối chiếu lại. Nhân viên cầu cân chỉ cân hàng khi được phép của Bảo vệ. 3.2.8. Ra cổng: Bảo vệ cổng kiểm tra đối chiếu phiếu cân và phiếu vận chuyển. Giữ lại 1 liên. 3.3. Hàng xá đóng gói giao thẳng xe : 3.3.1. Toàn bộ hàng xá đóng gói từ tàu giao thẳng ôtô tại Cảng Sài Gòn đều qua cân cảng . 3.3.2. Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn tổ chức đóng bao. Trước khi khởi công làm hàng mỗi tàu, kiểm tra lại độ chính xác của cân. Trọng lượng từng bao phải được đóng theo đúng yêu cầu của chủ hàng đã đề cập trong hợp đồng. 7 3.3.3. Trực ban, giám định chủ hàng, bảo vệ và các bộ phận liên quan giám sát thường xuyên trọng lượng từng bao đã được đóng. Lập biên bản, yêu cầu Xí nghiệp xếp dỡ và dịch vụ Cảng sài Gòn ngưng làm hàng giải quyết nếu trọng lượng đầu bao không đúng yêu cầu. 3.3.4. Chủ hàng hoặc đại diện chủ hàng, cấp phiếu cho phương tiện vào nhận hàng. 3.3.5. Giao nhận kiểm đếm theo đầu bao, viết giấy vận chuyển ( mẫu 05 liên ) giao cho nhân viên cầu cân, bảo vệ, hải quan, tài xế và lưu. 3.3.6. Bảo vệ cổng cảng kiểm tra hàng hóa ra cổng theo quy định. Giữ lại giấy vận chuyển và giấy cân hàng. 3.4. Hàng xá đóng gói nhập kho, hàng phần trăm : 3.4.1. Hàng xá đóng gói nhập kho được giao nhận theo đầu bao. Không qua cân. 3.4.2. Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn tổ chức đóng bao. Trước khi khởi công làm hàng mỗi tàu, kiểm tra lại độ chính xác của cân. Trọng lượng từng bao phải được đóng theo đúng yêu cầu của chủ hàng đã đề cập trong hợp đồng. 3.4.3. Trực ban, giám định chủ hàng, bảo vệ và các bộ phận liên quan giám sát thường xuyên trọng lượng từng bao đã được đóng. Lập biên bản, yêu cầu Xí nghiệp xếp dỡ và dịch vụ Cảng sài Gòn ngưng làm hàng giải quyết nếu trọng lượng đầu bao không đúng yêu cầu. 3.4.4. Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn đóng bao hàng phần trăm nhập kho theo tỷ lệ thỏa thuận trước tại biên bản họp tàu, đóng bao ngay trước khi làm hàng. Số hàng này sẽ được giao lại cho chủ hàng căn cứ biên bản phân chia hàng thừa thiếu giữa chủ hàng với cảng. 3.4.5. Kho hàng cảng nhận theo đầu bao, không chịu trách nhiệm về chất lượng và số lượng hàng từng bao. Bảo quản lưu giữ hàng tại kho Cảng. 3.5. Hàng xá đóng gói đánh vòng : 3.5.1. Toàn bộ hàng xá đóng gói chuyển xuống ghe/ sà-lan tại Cảng Sài Gòn đều phải qua cân cảng . 3.5.2. Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn tổ chức đóng bao. Trước khi khởi công làm hàng mỗi tàu, kiểm tra lại độ chính xác của cân. Trọng lượng từng bao phải được đóng theo đúng yêu cầu của chủ hàng đã đề cập trong hợp đồng. 3.5.3. Trực ban, giám định chủ hàng, bảo vệ và các bộ phận liên quan giám sát thường xuyên trọng lượng từng bao đã được đóng. Lập biên bản, yêu cầu Xí nghiệp xếp dỡ và dịch vụ Cảng sài Gòn ngưng làm hàng giải quyết nếu trọng lượng đầu bao không đúng yêu cầu. 3.5.4. Phòng Kinh doanh Khai thác hàng ngày bố trí cầu bến cho phương tiện thủy nhận hàng, thông báo đến các đơn vị. 8 3.5.5. Cảng bố trí bảo vệ tại vị trí giao hàng xuống xà lan và thực hiện nhiệm vụ kiểm tra số liệu, chứng từ như bảo vệ tại cổng cảng. Thu lại giấy cân hàng và giấy vận chuyển. Bảo quản lưu giữ tại Bảo vệ Cảng. 3.6. Hàng xá chuyển tải từ vùng neo đậu làm hàng trong khu vực Cảng TP. HCM cập cầu Cảng Sài Gòn dỡ hàng. 3.6.1. Tại vùng neo làm hàng, số lượng hàng hóa được Cảng giao từ tàu cho chủ phương tiện thủy (sà lan hoặc ghe, tàu biển) của chủ hàng đều qua cân Cảng (cân treo điện tử). 3.6.2. Trong số các phương tiện thủy này, nếu có yêu cầu cập cầu/ bến cảng để giao hàng bằng đường bộ, hàng hóa sẽ được cân lại bằng cầu cân cảng (cân bờ). Số lượng thực nhận sẽ căn cứ số liệu của cầu cân. 3.6.3. Chủ hàng, chủ phương tiện tự tổ chức vận chuyển, bảo quản hàng hóa từ vùng neo/ bến phao cập bến Cảng Sài Gòn. 3.6.4. Phương tiện thủy nhận hàng từ tàu, cập bến cầu Cảng giao hàng sẽ được Cảng tổ chức giao hàng theo phương án đã đăng ký với Cảng (giao hàng xá hoặc đóng bao). Quy trình giao nhận hàng cho từng phương án sẽ được áp dụng như mục 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5 tương ứng. III. NHỮNG QUY ĐỊNH KHÁC. 1. Quy trình này có hiệu lực kể từ ngày ký. 2. Quy trình này thay thế cho Quy trình số 550/QĐ-Th.V ngày 08.06.2006 của Tổng Giám Đốc Cảng Sài Gòn. 3. Các quy định khác không đề cập trong Quy trình này (trách nhiệm của trực ban, mối quan hệ công tác, thời gian tối thiểu để các cảng gửi giấy yêu cầu làm hàng cho Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn, biên bản họp tàu ) thực hiện theo các Quy định hiện hành của Cty TNHH một thành viên Cảng Sài Gòn. 4. Các phòng ban liên quan, các Cảng và Xí nghiệp Xếp dỡ và Dịch vụ Cảng Sài Gòn và các cá nhân căn cứ quy trình thực hiện. 5. Nếu cá nhân, tập thể nào làm sai quy trình dẫn đến hậu quả nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo quy định của Cảng Sài Gòn. 6. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc phát sinh, các đơn vị trình Tổng Giám Đốc xem xét có hướng giải quyết. MẪU ĐÍNH KÈM : - Biên bản Kết toán nhận hàng với tàu ( Report on receipt of cargo ). - Giây kiểm nhận hàng với tàu ( Tally report ). - Giấy kiểm tra xe cân bì. - Giấy vận chuyển. - Giấy cân hàng. 9 . thoát hàng hóa. 6 3.2. Hàng xá giao thẳng xe : 3.2.1. Toàn bộ hàng xá từ tàu giao thẳng ôtô tại Cảng Sài Gòn đều phải qua cân cảng. 3.2.2. Chủ hàng gửi danh sách xe vào nhận hàng cho cảng 8. tại Cảng Sài Gòn bao gồm : - Hàng xá giao thẳng phương tiện thủy. - Hàng xá giao thẳng xe. - Hàng xá đóng gói giao thẳng xe. - Hàng xá đóng gói nhập kho. - Hàng xá đóng gói đánh vòng xuống phương. Cảng lập, là cơ sở xác nhận việc giao hàng từ tàu qua cảng; trong đó ghi rõ tên tàu, Cảng xếp hàng, Cảng xếp hàng , ngày đến, ngày đi, số lượng hàng theo lược khai (người nhận hàng, số vận tải