ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM Điện thoại: (0511) 810425 – 2240741 Website: sdc.udn.vn GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL 2010 Lưu hành nội Giáo trình Microsoft Excel 2010 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 1.1 EXCEL LÀ GÌ? 1.1.1 Workbook 1.1.2 Worksheet 1.1.3 Ribbon gì? 1.1.4 Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) 10 1.2 MỞ EXCEL, ĐÓNG EXCEL, PHÓNG TO, THU NHỎ CỬA SỔ 11 1.2.1 Mở Excel 11 1.2.2 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel 11 1.2.3 Thu nhỏ cửa sổ Excel 11 1.2.4 Phóng to cửa sổ Excel .11 1.2.5 Thoát khỏi Excel .12 1.3 THAO TÁC VỚI Ô VÀ VÙNG 12 1.3.1 Nhận dạng ô vùng (cells, range) 12 1.3.2 Chọn vùng .13 1.3.3 Sao chép di chuyển vùng 13 1.3.4 Dán đặc biệt (Paste Special) 13 1.3.5 Đặt tên vùng 15 1.3.6 Thêm thích cho 15 1.3.7 Chèn ô trống 16 1.3.8 Chèn dòng .16 1.3.9 Chèn cột 17 1.3.10 Xóa ơ, dịng cột 17 1.3.11 Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng 17 1.3.12 Nối (Merge) bỏ nối ô (Split) 19 1.3.12.1.Nối nhiều ô thành ô 19 1.3.12.2.Chuyển ô nối lại nhiều ô 19 1.4 DI CHUYỂN TRONG BẢNG TÍNH VÀ SỬ DỤNG PHÍM TẮT .20 1.4.1 Thanh dọc, ngang 20 Trung tâm Phát triển Phần mềm – Đại học Đà Nẵng -1- Giáo trình Microsoft Excel 2010 1.4.2 Thanh Sheet tab .20 1.4.3 Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển .20 1.5 THAO TÁC VỚI WORKBOOK 21 1.5.1 Tạo workbook 21 1.5.2 Mở workbook có sẵn đĩa 21 1.5.3 Lưu workbook .22 1.5.4 Đóng workbook 24 1.5.5 Sắp xếp workbook 24 1.6 THAO TÁC VỚI WORKSHEET 25 1.6.1 Chèn thêm Worksheet vào Workbook .25 1.6.2 Đổi tên worksheet 26 1.6.3 Xóa worksheet 26 1.6.4 Sắp xếp thứ tự worksheet 26 1.6.5 Sao chép worksheet .26 1.6.6 Chọn màu cho sheet tab 27 1.6.7 Ẩn/ Hiện worksheet .27 1.7 SỬ DỤNG CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRONG QUÁ TRÌNH THAO TÁC .28 1.7.1 Sử dụng Zoom .28 1.7.2 Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ .28 1.7.3 Chia khung bảng tính làm nhiều phần cố định vùng tiêu đề 28 1.7.4 Sử dụng Watch Window 30 CHƯƠNG 2: LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL 32 2.1 NHẬP LIỆU, HIỆU CHỈNH 31 2.1.1 Nhập liệu .31 2.1.2 Nhập ký tự đặc biệt 32 2.1.3 Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau .33 2.1.4 Xóa nội dung 33 2.1.5 Hiệu chỉnh nội dung ô .33 2.1.6 Sử dụng kỹ thuật nhập liệu 33 2.1.6.1 Sử dụng chức AutoFill 34 2.1.6.2 Sử dụng chức Automatic Completion .35 2.1.6.3 Sử dụng chức AutoCorrect 35 2.2 ĐỊNH DẠNG .36 Trung tâm Phát triển Phần mềm – Đại học Đà Nẵng -2- Giáo trình Microsoft Excel 2010 2.2.1 Định dạng chung .36 2.2.2 Sử dụng Wrap Text 39 2.2.3 Xoay chữ (Orientation) 40 2.2.4 Định dạng khung (border) .40 2.2.4.1 Hiệu ứng tô ô (Fill effect) 41 2.2.5 Tự động định dạng có điều kiện 42 2.2.6 Bảng định dạng bảng (table) .42 2.2.6.1 Áp định dạng bảng cho danh sách chuyển danh sách thành bảng 42 2.2.6.2 Xóa kiểu định dạng bảng áp dụng chuyển bảng danh sách 43 2.2.7 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) 43 2.3 TÌM VÀ THAY THẾ DỮ LIỆU 44 2.4 SẮP XẾP VÀ LỌC DỮ LIỆU 45 2.4.1 Sắp xếp 45 2.4.2 Lọc liệu 46 CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU VÀ SỬ DỤNG CÁC HÀM .48 3.1 GIỚI THIỆU CÔNG THỨC VÀ HÀM .47 3.1.1 Giới thiệu công thức (Formula) .47 3.1.2 Giới thiệu hàm (Function) .48 3.1.3 Nhập công thức hàm 49 3.1.4 Tham chiếu công thức 51 3.1.5 Các lỗi thông dụng (Formulas errors) 52 3.2 CÁC HÀM TRONG EXCEL .53 3.2.1 Nhóm hàm thống kê 53 3.2.2 Nhóm hàm phân phối xác suất 55 3.2.3 Nhóm hàm tương quan hồi quy tuyến tính .57 3.2.4 Các hàm tài - financian functions 58 3.2.5 Danh mục hàm quản lý sở liệu danh sách 61 3.2.6 Hàm ngày tháng thời gian 63 3.2.7 Hàm tìm kiếm tham chiếu 70 3.2.8 Hàm toán học lượng giác 77 3.2.9 Hàm thống kê 84 3.2.10 Hàm xử lý văn liệu 88 3.2.11 Hàm Logic 93 Trung tâm Phát triển Phần mềm – Đại học Đà Nẵng -3- Giáo trình Microsoft Excel 2010 CHƯƠNG 4: KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU 101 4.1 SORT (SẮP XẾP) VÀ FILTER (LỌC) .100 4.1.1 Sắp xếp 100 4.1.2 Lọc liệu 100 4.2 PIVOTTABLE VÀ PIVOTCHART 101 4.2.1 Giới thiệu PivotTable PivotChart 101 4.2.1.1 Tạo báo cáo PivotTable đơn giản 101 4.2.1.2 Tạo báo cáo PivotTable với nhiều cột 106 4.2.1.3 Tạo Pivotchart 110 4.2.2 Tìm hiểu liệu nguồn PivotTable 112 4.2.2.1 Sử dụng liệu bảng tính Excel 112 4.2.2.2 Sử dụng liệu nguồn từ bảng tính Excel khác 114 4.2.2.3 Sử dụng nhiều dãy liệu có cấu trúc (Multiple Consolidation Ranges) 115 4.2.3 Tạo trang tổng hợp với chức Create a single page field for me 117 4.2.4 Tạo PivotTable có nhiều trang tổng hợp từ liệu nguồn có cấu trúc 119 4.2.5 Tạo PivotTable sử dụng liệu nguồn từ báo cáo PivotTable có123 4.2.6 Sử dụng cơng cụ PivotTable định dạng PivotTable 124 4.2.6.1 Tìm hiểu PivotTable Field List 124 4.2.6.2 Sử dụng PivotTable Field List .128 4.2.6.3 Thiết lập tùy chọn cho PivotTable Field List 132 CHƯƠNG 5: ĐỒ THỊ TRONG EXCEL .136 5.1 GIỚI THIỆU ĐỒ THỊ 135 5.2 VẼ ĐỒ THỊ .135 5.3 CÁC THAO TÁC TRÊN ĐỒ THỊ 138 5.3.1 Nhận biết thành phần đồ thị 138 5.3.1.1 Các thành phần thông dụng 138 5.3.1.2 Một số thành phần có đồ thị 3-D 139 5.3.2 Các thao tác với đồ thị 139 5.3.2.1 Chọn thành phần đồ thị 139 5.3.2.2 Di chuyển đồ thị 140 5.3.2.3 Thay đổi kích thước đồ thị 140 Trung tâm Phát triển Phần mềm – Đại học Đà Nẵng -4- Giáo trình Microsoft Excel 2010 5.3.2.4 Sao chép đồ thị 140 5.3.2.5 Xóa đồ thị .140 5.3.2.6 Thêm thành phần đồ thị 140 5.3.2.7 Sắp xếp xóa thành phần đồ thị 140 5.3.2.8 In đồ thị .141 5.3.3 Hiệu chỉnh định dạng đồ thị 141 5.3.3.1 Hiệu chỉnh Chart Area 141 5.3.3.2 Hiệu chỉnh Flot Area .142 5.3.3.3 Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, thích, tiêu đề trục hoành trục tung,… 142 5.3.3.4 Hiệu chỉnh đường lưới ngang dọc 143 5.3.4 Các thao tác với chuỗi số liệu đồ thị 145 5.3.4.1 Xóa bớt chuỗi số liệu khỏi đồ thị 146 5.3.4.2 Thêm chuỗi vào đồ thị 146 5.3.4.3 Thay đổi chuỗi số liệu 147 5.3.4.4 Thêm đường xu hướng vào đồ thị 149 CHƯƠNG 6: ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH .151 6.1 CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRANG TRONG EXCEL .150 6.2 THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO TRANG IN 150 6.3 THIẾT LẬP THÔNG SỐ HỘP THOẠI PRINT 155 6.4 CÁC LƯU Ý KHÁC 155 CHƯƠNG 7: LÀM VIỆC VỚI MACRO, TEMPLATES 158 7.1 MACRO 157 7.1.1 Ghi Macro 157 7.1.2 Thực thi Macro 158 CHƯƠNG 8: PHÍM TẮT VÀ THỦ THUẬT .160 8.1 PHÍM TẮT 159 8.1.1 Truy cập Ribbon bàn phím 159 8.1.2 Phím tắt .159 8.2 THỦ THUẬT 161 8.2.1 Dịch số tiền chữ (Chuyển số thành chữ) 161 8.2.2 Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp .163 8.2.3 Khóa bảo vệ ô có chứa công thức 164 Trung tâm Phát triển Phần mềm – Đại học Đà Nẵng -5- Giáo trình Microsoft Excel 2010 8.2.3.1 Khóa ô chứa công thức 164 8.2.3.2 Sử dụng Data-validation 167 8.2.3.3 Tự động bật tắt chức bảo vệ 168 8.2.4 Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác 169 8.2.5 Điều khiển Conditional Formating checkbox 171 8.2.5.1 Dùng Checkbox Toggle Button để xem ẩn liệu 171 8.2.5.2 Tắt mở định dạng màu cho ô: 174 8.2.6 Đánh dấu ô chứa công thức Conditional Formatting 175 8.2.7 Chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn 176 8.2.8 Chuyển đổi số dạng văn sang số thực .177 8.2.9 Tăng thêm số lần Undo cho Excel 179 8.2.10 Tách họ tên cột bảng tính Excel 181 8.2.11 Tạo mục lục Excel 182 8.2.11.1.Tạo mục thủ công 182 8.2.11.2.Tạo mục tự động cách sử dụng VBA .183 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 186 Trung tâm Phát triển Phần mềm – Đại học Đà Nẵng -6- Giáo trình Microsoft Excel 2010 CHƯƠNG 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 1.1 EXCEL LÀ GÌ? Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạyr chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện: - Tính tốn đại số, phân tích liệu - Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách - Truy cập nguồn liệu khác - Vẽ đồ thị sơ đồ - Tự động hóa cơng việc macro - Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác 1.1.1 Workbook Trong Excel, workbook tập tin mà bạn làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào nhớ máy tính bạn 1.1.2 Worksheet Còn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, cịn gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều (cell), ô tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng (phiên cũ chứa 256 cột 65,536 dòng) Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn muốn xem riêng lẻ đồ thị Sheet tabs: Tên sheet thể tab đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab Trung tâm Phát triển Phần mềm – Đại học Đà Nẵng -7- Giáo trình Microsoft Excel 2010 Hình 1.1 Các thành phần Workbook Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định “.xlsx” (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước “.xls” Hình 1.2 Giao diện Excel Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office giống thực đơn File phiên trước Trung tâm Phát triển Phần mềm – Đại học Đà Nẵng -8- Giáo trình Microsoft Excel 2010 Chúng ta chế biến lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay để mở danh mục lệnh vào lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh Nếu nút lệnh cịn q bạn nhấn chọn sử dụng Nhấn vào More Commands… để mở cửa sổ điều chế lệnh truy cập nhanh Hình 1.3 Các lệnh thực đơn Office 1.1.3 Ribbon gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Hình 1.4 Thanh cơng cụ Ribbon Trung tâm Phát triển Phần mềm – Đại học Đà Nẵng -9- Giáo trình Microsoft Excel 2010 Sheet (chứ khơng phải Sheet1), bạn sửa cơng thức lại sau: =INDIRECT("'Sheet 1'!$A$1:$A$8") Chỗ khác so với công thức hồi có thêm dấu nhấy đơn (') sau dấu nháy kép ("), dấu nháy đơn (') trước dấu chấm than (!) Xin mở ngoặc đơn: Nếu được, gặp tham chiếu đến tên Sheet, bạn nên tập thói quen ln ln bỏ vào cặp dấu nháy đơn Điều này, chẳng có tác dụng với tên sheet Sheet1, DMHH giúp bạn không gặp lỗi, bạn hay đặt tên Sheet có khoảng trắng, có bỏ dấu tiếng Việt Đặt tên cho dãy, dùng hàm INDIRECT, có tiện lợi bất tiện Tiện lợi việc đặt tên cho dãy, việc bạn thay đổi tên Sheet chẳng có ảnh hưởng đến Data-Validation Và bất tiện việc dùng INDIRECT, bạn đổi tên Sheet, tên không tự động cập nhật công thức dùng INDIRECT, muốn dùng công thức này, bạn phải mở Data-Validation sửa lại tên Sheet công thức Tiện lợi việc dùng INDIRECT, dãy dùng làm danh sách nguồn bạn luôn nằm yên chỗ chọn (A1:A8 ví dụ chẳng hạn) Còn bạn dùng Name, mà bạn lỡ tay xóa vài hàng (hoặc cột) chỗ chứa Name, bạn phải điều chỉnh lại cho 8.2.5 Điều khiển Conditional Formating checkbox Mặc dù Conditional Formating chiêu mạnh Excel, muốn bật hay tắt ribbon hay menu bực bội Bây ta biến hoá cách điều khiển checkbox giống công tắc (hoặc toggle Button giống hơn) Conditional Formating có từ đời Excel 97, gán định dạng cho ô thoả số điều kiện Điều kiện điều kiện giá trị, ta tuỳ biến nhiều dùng điều kiện cơng thức, dựa vào ta thay đổi định dạng cho ô này, có thay đổi giá trị khác 8.2.5.1 Dùng Checkbox Toggle Button để xem ẩn liệu Bạn muốn vùng liệu lúc cần xem, xem xong biến cho rảnh Trước tiên bạn phải gán lên sheet Checkbox Toggle Button Trong Excel 2010, vào tab Developer, nhấn Insert Controls - chọn Checkbox Toggle Button Control Toolbox, Excel 2003 chọn view – Toolbar – Control Toolbox, vẽ lên sheet Trong hình, tơi làm thử Trung tâm Phát triển Phần mềm – Đại học Đà Nẵng -171- Giáo trình Microsoft Excel 2010 Nhấn vào nút design, click chọn control bạn vừa vẽ, nhấn thêm nút Property Trong cửa sổ Property, sửa dòng Caption thành View/ Hide, sửa dòng Linked Cell thành $C$2 (cả 2010 2003 nhau, checkbox Toggle Button nhau) Bây bạn click chọn checkbox nhấn nút Toggle, C2 có giá trị TRUE FALSE Trung tâm Phát triển Phần mềm – Đại học Đà Nẵng -172- Giáo trình Microsoft Excel 2010 Bây giả sử vùng liệu bạn gồm fields, bạn muốn fields thường xuyên, field thứ cần để xem, khơng cần dấu Bạn đánh dấu chọn vùng chứa field 4, 2010 bạn vào tab Home, Conditional Formating, New Rule, chọn tiếp “use a formula to determine which cells to format”, 2003 Fornat - Conditional Formating - chọn tiếp “Formula is” Trong ô kế bến, bạn gõ: = $C$2=FALSE Trung tâm Phát triển Phần mềm – Đại học Đà Nẵng -173- Giáo trình Microsoft Excel 2010 Nhấn vào nút Format, định dạng font chữ màu trắng Nhấn OK OK Nhấn nút design lần để thoát ta khõi chế độ design Mode Và nhấn nút toggle click chọn checkbox xem kết Nếu bạn khơng thích định dạng C2 chữ trắng luôn, để khỏi thấy chữ TRUE, FALSE lên 8.2.5.2 Tắt mở định dạng màu cho ô: Dùng Conditional Formating nhằm tô màu ô theo điều kiện giúp ta dễ tìm có giá trị đặc biệt cho trước Excel 2010 có nhiều định dạng khác cho giá trị số nằm khoảng cho trước Nhưng biện pháp để mở tắt checkbox khơng có sẵn Tương tự phần trên, ta tạo checkbox Toggle Button link tới ô $C$2 Nhưng lần ta đặt name cho IsFill chẳng hạn Ta đặt name cho ô $A$2 BeginNum $B$2 EndNum, với A2 giới hạn thí dụ 100, B2 giới hạn thí dụ 1.000 Trong vùng liệu B5:B16, ta muốn giá trị nằm khoảng BeginNum EndNum tô màu Vậy dùng conditional Formating trên, chọn vùng C8:C18, lần cơng thức là: =AND($C8>=BeginNum,$C8