KAIZEN 2010 CHÌA KHĨA CỦA SỰ THÀNH CƠNG quản lý Nhật Bản MASAAKI IMAI C.P.VIỆT NAM 8/23/2010 Contents KAIZEN Thay lời tựa Khái niệm Kaizen 15 I Giá trị Kaizen 15 Kaizen quản lý 19 Liên quan kiểm tra chất lƣợng Kaizen 20 Kaizen TQC (kiểm phẩm toàn diện) 24 Kaizen hệ thống kiến nghị 26 Kaizen cạnh tranh 27 Quản lý trọng tới trình trái ngƣợc với quản lý trọng tới kết công việc 27 Cải tiến Đông Tây 32 II Kaizen khác với đổi 32 Trƣờng hợp NISSAN motor 37 Kaizen khác với đổi (2) 39 Ƣu tiên sản xuất 42 Tinh hoa phân xƣởng 43 Kaizen đo đạc 44 III Kaizen kiểm tra chất lƣợng toàn diện 47 Kiểm tra chất lƣợng liên quan đến chất lƣợng ngƣời 47 Khái niệm kiểm tra chất lƣợng Nhật phƣơng Tây 49 Hãy nói với kiện 51 Chất lƣợng trƣớc hết, lợi túc trƣớc hết 52 Quản lý trình sản xuất có trƣớc (quản lý ngƣợc dịng) 53 Tiến trình khách hàng 53 TQC hƣớng khách hàng, TQC hƣớng ngƣời sản xuất 55 58 ch 59 ƣơ ) 60 Dùng câu chuyện QC để thuyết phục 64 Tiêu chuẩn hóa kết 65 Kaizen cấp sở 68 Kaizen hƣớng công tác quản lý 70 Kaizen phƣơng tiện 71 Kaizen thực hành 70 Page IV Sản xuất vừa - - lúc thí dụ Kaizen hƣớng quản lý 74 Cải tiến hệ thống 79 Kaizen hƣớng vào tập thể 79 Hoạt động nhóm nhỏ 81 Hoạt động nhóm nhỏ: Các nhóm kiểm tra chất lƣợng (QC) 83 Hoạt động nhóm nhỏ cơng ty Komatsu 85 Kaizen hƣớng cá nhân 88 Các hệ thống kiến nghị: 88 Hệ thống kiến nghị công ty Canon 90 Quản lý Kaizen 93 V Quản lý chức chéo 95 Quản lý chức chéo công ty Toyota 99 Quản lý chức chéo công ty Komatsu 101 Điểm kiểm tra điểm kiểm soát 106 Kiểm tra đƣờng lối 109 Triển khai kiểm tra đƣờng lối công ty Komatsu 110 Triển khai chất lƣợng 111 Giữ vững lực sản xuất toàn diện 114 VI Phƣơng thức Kaizen để giải vấn đề 117 Các vấn đề quản lý 117 Kaizen mối quan hệ giới quản lý ngƣời lao động 119 Đánh cắp công việc 120 Giới quản lý công nhân: kẻ thù hay đồng minh? 125 Hoạt động nhóm nhỏ Nối liền khoảng cách chủ - thợ 127 Khai thác suất 130 Kinh nghiệm nhà máy thép Nippon công ty ô tôt Nissan 132 Năng suất môi trƣờng phức tạp Các mặt cứng mặt mềm 135 Sự cam kết giới quản lý chóp bu 139 VII Thay đôi nếp văn hóa cơng ty 143 Khách hàng ngƣời cuối phán xét chất lƣợng sản phẩm 143 Lỗ kim khâu 143 Mối quan hệ với khâu cung ứng vật tƣ 147 Quan hệ với sở cung ứng vật tƣ công ty Ricoh 149 Thay đổi nếp văn hóa cơng ty,một thách thức phƣơng Tây 151 TÓM LƢỢC 160 PHỤ LỤC A 163 Page TQC công ty Philips 157 PHỤC LỤC B 164 PHỤ LỤC C 165 PHỤ LỤC D 167 Page PHỤ LỤC E 171 Thay lời tựa CUỐN SÁCH CẨM NANG KAIZEN, mơ hình quản lý có lợi cho cơng ty giới Masaaki Imai, tác giả sách chủ tịch công ty Cambridge, hãng tƣ vấn quốc tế quản lý, thành lập năm 1962 Cuốn Kaizen ông xuất năm 1986 đƣợc hoan nghênh Ơng đƣợc mời thuyết trình Kaizen cách quản lý Nhật nhiều nƣớc có Mỹ, Canada, CHLB Đức Đài Loan Trong năm gần đây, “KAIZEN, CHÌA KHĨA CỦA SỰ THÀNH CÔNG VỀ QUẢN LÝ CỦA NHẬT BẢN” đƣợc giới kinh doanh nƣớc tƣ phát triển coi cẩm nang thành cơng kinh doanh, trở thành sách kinh doanh bán chạy giới Dƣới trích dịch giới thiệu “Kaizen” tác giả giải thích vấn tạp chí “Sumitomo Quarterly” tập đoàn tƣ Nhật Sumimoto, xuất Tokyo, mùa hè năm 1990 Collison: sách Kaizen ông thật hấp dẫn có khơng hai Trƣớc hết xin hỏi, ơng lại quan tâm đến khái niệm Kaizen? Kaizen, tiếng Nhật có nghĩa “ cải thiện, cải tiến” Page Năm 1961 trở Nhật thành lập công ty lấy tên Cambridge Corporation Đây công ty tƣ vấn quản lý theo nghĩa rộng Trong thời gian đầu, công ty giúp công ty nƣớc Nhật tuyển mộ nhân viên Trong giúp đỡ cơng ty nƣớc ngồi nhƣ vậy, thƣờng đƣợc nghe hỏi cách quản lý kinh doanh Nhật Vào khoảng năm 1980, nhiều phái đoàn nƣớc đến Nhật nghiên cứu nét đặc trƣng cung cách quản lý Nhật nhƣ TQC (Total quality control – kiểm tra chất lƣợng toàn diện) khái niệm “vừa - - lúc” (Just - in - time) Imai: trƣớc hết tơi nói qua lai lịch cá nhân tôi, khoảng năm nửa sau thấp kỷ 50, đƣợc cử sang Washington DC làm việc Trung tâm nghiên cứu suất Nhật (Japan productivity centre) Trong thời gian đó, nhiều phái đồn tham quan từ Nhật sang Mỹ để tìm hiểu bí suất cao ngành cơng nghiệp Mỹ Lúc đƣợc giao nhiệm vụ phụ trách đồn phiên dịch giúp đồn Vì thân tơi thăm nhiều cơng ty Nhật Bản, tơi có ấn tƣợng sâu sắc TQC, cách làm ăn theo hiệu “vừa lúc” nỗ lực cải tiến suất nhiều công ty Nhật thực Qua kinh nghiệm tơi phát hình thành hệ thống quản lý kỳ diệu có khơng hai Nhật cảm nhận cách mạnh mẽ tơi phải có nhiệm vụ giới thiệu thực chất khái niệm quản lý Nhật nƣớc Tại Nhật thuật ngữ “QCD” hay đƣợc dùng Q chất lƣợng (Qualyti), C chi phí (Cost) D giao hàng (Delivery - hiểu tiêu thụ sản phẩm - ND) Các công ty Nhật nghĩ muốn làm hài lịng khách hàng họ phải đạt cho đƣợc QCD Các nhà quản lý Mỹ Châu Âu cho nhiệm vụ họ lo nghĩ chất lƣợng hay chi phí Theo họ nhiệm vụ họ chỗ khác Đó khác to lớn cung cách quản lý Nhật cung cách quản lý phƣơng Tây Trong 35 năm qua hay thế, kể từ sau chiến II, Nhật hoàn thiện triết lý quản lý Chính nhờ triết lý phƣơng pháp pháp luận đƣợc đƣa thực hành mà công ty nhật đạt đƣợc tăng trƣởng phi thƣờng Bản thân nghĩ nguyên nhân gốc rễ thành công Nhật nằm chỗ công ty Nhật sáng tạo triết lý có khơng hai để điều hành kinh doanh phát triển hệ thống quản lý để áp dụng triết lý Tơi nghiên cứu thực chất thành công cung cách quản lý Nhật xây dựng khái niệm Kaizen sở nghiên cứu - Tại ngài gọi Kaizen? - Kaizen có nghĩa “sự cải tiến nhỏ” – gốc rễ chƣơng trình cơng nghiệp nguyên lý phát triển công nghiệp Page Tôi nghĩ rằng, từ thí dụ đó, rõ ràng có khác đƣờng tiến phƣơng Tây với đƣờng tiến Nhật Ở Nhật công việc đƣợc cải tiến ngày thông qua cải tiến Kaizen Ngƣời Nhật thƣờng tận dụng tài nguyên sẵn có nhƣ nhân lực, vật tƣ, thiết bị mà khơng cần dùng nhiều tiền Tuy nhiên, cần, họ cải tiến cách đầu tƣ số tiền lớn Vì cơng ty Mỹ Châu Âu khơng có khái niệm Kaizen họ mua máy mới, lắp đặt máy điện toán hay xây dựng nhà máy tốn Tôi nhận thấy khái niệm mà công ty phƣơng Tây có “cách tân” (Innovation) Trong năm 50, tơi có dịp thăm nhà máy thép công ty xe Ford, River Rouge, Detroit Khi trở lại thăm nhà máy 25 năm sau, ngạc nhiên thấy y nhƣ cách ¼ kỷ Ở Nhật nhà máy – đặc biệt nhà máy cũ – vòng 10 năm nhìn hồn tồn khác Ở Mỹ, thay đổi diễn cách mạnh mẽ Một nhà máy cũ đƣợc thay hoàn toàn nhà máy mới, đƣợc xây dựng tốn - Họ khơng có ý nghĩ tiến hành cải tiến nho nhỏ cơng việc thành thói quen hàng ngày, mà cốt lõi Kaizen Các nhà quản lý Nhật thƣờng hay nói “nếu anh khơng có tiền dùng đến đầu óc anh, anh khơng có đầu óc đổ mồ hơi” - Ơng nghĩ Kaizen dễ dàng áp dụng công ty Nhật, lẽ ngƣời Nhật có tinh thần tập thể (grouporiented) muốn lặp lại điều mà ngƣời khác làm Liệu khái niệm có khó áp dụng xã hội Mỹ châu Âu không? - Khái niệm QCD mà nói quản lý chức chéo (cross – functional management) Hãy xem vấn đề chất lƣợng (Q), lấy ngành tơ làm thí dụ Khi địi hỏi ngƣời mua chất lƣợng có nghĩa hao xăng, kinh tế hiệu suất cao phải huy động hợp tác ban phòng công ty xe hơi, chẳng hạn nhƣ kế hoạch sản xuất, thiết kế, chế tạo, tiêu thụ dịch vụ sau Họ phải phối hợp cộng tác Việc cải tiến chất lƣợng địi hỏi phải có phối hợp chức chéo ban phòng thuộc nhiều lĩnh vực khác Trong ý nghĩa đó, tuyệt đối cần thiết ban phòng làm việc với nhƣ tập thể Ngƣợc lại, hệ thống hành có ngăn cản việc thực QCD phải cải tiến Đó tƣ tƣởng Kaizen Chẳng có bảo đảm lúc tổ chức đƣợc êkíp làm việc nhƣ ý, Nhật Nhƣng Nhật ngƣời ta ln ln có nỗ lực để giải vấn đề có liên quan đến ban, phòng, ngành với nhau, xuất phát từ quan điểm Kaizen Trong nhiều trƣờng hợp, phối hợp chéo ban, phịng điều khó thực nƣớc khác Nhật Tƣ tƣởng Kaizen phải thừa nhận cản trở phải tìm đƣờng để vƣợt qua Đây trách nhiệm ngƣời quản lý chóp bu, khong thể có đƣợc QCD khơng giải cản trở Nếu khơng nhƣ cơng ty sản xuất mặt hàng làm hài lòng ngƣời tiêu thụ Page - Ở nƣớc khác, thƣờng công ty dùng chuyên gia lĩnh vực chuyên gia có khuynh hƣớng mạnh mẽ nhìn cơng việc kinh doanh túy xuất phát từ quan điểm chun mơn riêng Trong cơng ty nƣớc ngồi có nhiều ngƣời tham gia việc kiểm tra chất lƣợng, nhƣng - Tại số nƣớc phƣơng Tây nhƣ nƣớc Mỹ La Tinh Châu Á, thƣờng ngƣời ta chuyên môn hóa phạm vi phỏ hẹp định, nhƣ kế tốn, phân phối sản xuất, lúc Nhật, công ty thƣờng luân chuyển nhân viên từ ban ngành sang ban ngành khác thời gian ngắn hai ba năm với mục đích đào tạo họ thành ngƣời nắm bắt bao qt mặt sản xuất (generalists) Ơng có nghĩ miếng đất phƣờng hội Nhật thích hợp cho khái niệm Kaizen bám gốc rễ? mối quan tâm họ không thực nhằm vào chất lƣợng sản phẩm – họ quan tâm đến số thống kê Tơi có cảm tƣởng mối quan tâm họ làm để sử dụng lý thuyết thống kê công thức số, khơng phải tìm biện pháp thực tế để cải tiến chất lƣợng sản phẩm công ty Các chuyên gia chất lƣợng quan tâm đến việc thẩm tra (inspection) chất lƣợng ngƣời quan đến việc cải tiến chất lƣợng sản phẩm sản xuất chung, xuất phát từ quan điểm bảo đảm chất lƣợng Để cải tiến QCD, công ty cần phải có quan điểm tồn diện Q, C D Trong cơng ty nƣớc ngồi, ngƣời quản lý chóp bu khơng tự chịu trách nhiệm QCD mà giao trách nhiệm cho chuyên gia Cách suy nghĩ có nguyên nó: hầu hết ngƣời quản lý chóp bu cơng ty nƣớc ngồi từ ban ngành tài chào bán sản phẩm mà lên Trong cơng ty Nhật, thành phần ban quản lý chóp bu cân đối, có nhiều ngƣời từ lĩnh vực ban ngành sản xuất mà leo lên Tại cơng ty nƣớc ngồi, hầu hết nhà quản lý chóp bu chƣa tự thân dính dáng đến QCD vấn đề lớn - Nếu khái niệm Kaizen đƣợc thực thi nƣớc phƣơng Tây liệu có làm thay đổi hệ thống làm việc theo phong cách phƣơng Tây khơng? - Tại Fremont, California, có xí nghiệp liên doanh Toyota Motor General Motors Liên doanh sử dụng nhà máy lắp giáp cũ GM, nhà máy cũ kỹ đóng cửa trƣớc Nhà máy sản xuất chiếu xe GM chất lƣợng tồi tệ có vấn đề chủ công nhân vấn đề chất lƣợng Khi liên doanh với Toyota, GM bắt đầu sản xuất kiểu xe mới, xe Nova, liên doanh tuyển dụng công nhân cũ đào tạo họ Thật đáng kinh ngạc, nhà máy Fremont sản xuất xe tốt từ trƣớc đến GM Đây chứng cho thấy với quản lý mới, cơng nhân cũ sản xuất thành phẩm tốt trƣớc Page Nguyễn Khắc Thìn KAIZEN CHÌA KHĨA CỦA SỰ THÀNH CƠNG VỀ QUẢN LÝ CỦA NHẬT BẢN Cuốn sách cẩm nang kinh doanh tác giả Masaaki Imai đƣợc chia làm chƣơng Chƣơng giới thiệu khái niệm Kaizen Kaizen tiếng Nhật có nghĩa “cải thiện, cải tiến” Trong sách này, Kaizen có nghĩa cơng cải tiến đƣợc tiến hành liên quan đến tất ngƣời công ty Trong chƣơng một, tác giả trọng đến tầm quan trọng kiểm tra chất lƣợng sản phẩm đóng góp ý kiến cơng nhân để cải tiến công việc chất lƣợng sản phẩm Chƣơng hai so sánh phƣơng thức quản lý thực phƣơng Đông phƣơng Tây, bên chủ trƣơng quản lý trọng đến cải tiến từ từ, liên quan đến ngƣời công ty phƣơng Tây quản lý trọng đến sáng kiến để có nhiều lời cơng nghệ tiến Chƣơng ba đề cập đến khái niệm Kaizen quản lý chất lƣợng toàn diện (TQC) Theo phƣơng thức này, trƣớc hết phải trọng đến chất lƣợng, bao gồm chất lƣợng sản phẩm, giao hàng chất lƣợng ngƣời Chƣơng bốn nói phƣơng pháp thực Kaizen Theo tác giả, Kaizen tập trung ba yếu tố: giới quản lý, tập thể cá nhân Khái niệm sản xuất vừa – – lúc tổ chức nhận ý kiến đóng góp cơng nhân đƣợc nhấn mạnh chƣơng này, coi nhƣ đặc điểm Kaizen quản lý Chƣơng năm nói vai trị quản lý chức chéo mục tiêu, lợi quản lý chức chéo công ty Nhật Chƣơng sáu đề cập đến khái niệm Kaizen giải vấn đề Phƣơng thức khuyến khích cơng nhân khám phá báo cáo vấn đề xuất trình làm việc để giới quản lý giải Trong công ty Nhật, giới lao động giới quản lý tìm thỏa thuận qua đóng góp ý kiến thảo luận để hai bên giải Page Chƣơng bảy nói khách hàng, ngƣời phán xét chất lƣợng sản phẩm Trong phần này, tác giả tóm lại điều viết Kaizen, hƣớng tới cải tiến chất lƣợng nâng cao suất Theo tác giả, điều tiên để Kaizen đƣợc thực ngƣời làm công tác quản lý phải tranh thủ đƣợc chấp nhận công nhân trƣớc thay đổi SỰ THÁCH THỨC CỦA KAIZEN Chiến lƣợc Kaizen khái niệm quan trọng công tác quản lý kinh tế Nhật – chía khóa thành cơng cạnh tranh Nhật Kaizen có nghĩa “cải tiến, cải thiện” Trong sách này, Kaizen có nghĩa cơng cải tiến khơng ngừng liên quan đến ngƣời quản lý cao nhất, giám đốc công nhân Ở Nhật, nhiều hình thức đƣợc phát triển nhằm làm cho nhà quản lý cơng nhân có ý thức Kaizen Kaizen công việc tất ngƣời Khái niệm Kaizen mấu chốt để hiểu đƣợc khác biệt quan điểm quản lý nhà doanh nghiệp Nhật phƣơng Tây Nếu có hỏi cho biết khác biệt quan trọng khái niệm quản lý Nhật phƣơng Tây, trả lời rằng: “Kaizen Nhật cách suy nghĩ hƣớng q trình trái ngƣợc với “đổi mới” lối suy nghĩ hƣớng tới kết công việc phƣơng Tây” Kaizen từ thông dụng Nhật Hàng ngày, báo trí, qua đài phát truyền hình, ngƣời Nhật luôn đƣợc biết đến tuyên bố quan chức phủ khách nói Kaizen cán cân thƣơng mại với Mỹ, Kaizen quan hệ ngoại giao với quốc gia X Kaizen công tác an ninh xã hội Cả ngƣời lao động ngƣời quản lý nói đến Kaizen quan hệ công nghiệp Trong kinh doanh, khái niệm Kaizen thấm sâu vào đầu óc giới quản lý giới công nhân họ không nghĩ họ có tƣ tƣởng Kaizen Trong suốt hai thập kỷ trƣớc có khủng hoảng dầu hỏa, kinh tế giới phát triển chƣa thấy khơng ngừng địi hỏi phải có cơng nghệ mới, sản phẩm Trong thời kỳ đó, chiến lƣợc đổi đƣợc trả giá hào phóng Chiến lƣợc cách tân thúc đẩy công nghệ phát triển nhanh đạt đƣợc lợi nhuận cao Nó phát đạt bối cảnh với đặc điểm: - Thị trƣờng mở rộng nhanh - Ngƣời tiêu dùng có chiều hƣớng thiên số lƣợng chất lƣợng - Tài nguyên dồi giá hạ Page - Công tác quản lý ngày quan tâm đến gia tăng hàng bán giảm giá 10 - Có tin tƣởng thành cơng với sản phẩm đổi làm thay đổi hoạt động cổ truyền chậm chạp Điều mà ban giám đốc chúng tơi cho có ý nghĩa làm đƣợc tốt đẹp nữa, thực muốn làm Và phải muốn làm nhƣ thế, sống cịn cơng ty Ý nghĩa quan trọng hội thảo chỗ liên quan tới khái niệm quản lý: khái niệm cải tiến không ngừng! Các bạn cần phải ý thức đƣợc nhắm tới làm cho công ty thấm nhuần tầm quan trọng cơng cải tiến chất lƣợng phạm vi tồn công ty nữa, tầm quan trọng cần thiết tất bạn phải với tất nhân viên phó thác tin cậy vào bạn để với họ, xin nhắc lại với họ tạo điều kiện cần thiết để hoàn thành mục tiêu chất lƣợng Sau buổi hội thảo này, bạn nên tập trung nhiều bao quát vào vấn đề giúp nhân viên bạn công cụ cần thiết dẫn cho họ cách sử dụng cơng cụ để đạt đƣợc cải tiến cần thiết chất lƣợng Không bạn phải thực việc kiểm tra chất lƣợng, mà bạn phải tự kiểm tra chất lƣợng bạn Ban giám đốc đặt vấn đề kiểm tra chất lƣợng chƣơng trình làm việc buổi giao ban việc đánh giá cá nhân có xét đến vấn đề chất lƣợng Page 159 Điều muốn đạt đƣợc thay đổi toàn thái độ tinh thần TĨM LƯỢC Trong chƣơng tơi giải nghĩa Kaizen – Kaizen gì, Kaizen hoạt động Kaizen làm đƣợc Lợi ích Kaizen rõ ràng áp dụng phƣơng pháp này, Kaizen đƣa tới chất lƣợng cải tiến và suất cao Ở nơi Kaizen đƣợc áp dụng lần đầu tiên, giới quản lý dễ dàng nhận thấy suất tăng 30%, 50% 100% hay đạt đƣợc tất điều mà khơng cần bỏ vốn đầu tƣ lớn Kaizen giúp làm giảm thiểu khiếm khuyết, giúp giới quản lý quan tâm tới nhu cầu khách hàng giúp công ty xây dựng đƣợc hệ thống nghiên cứu đòi hỏi khách hàng Kaizen quan điểm đầy tính nhân văn, Kaizen muốn ngƣời tham dự vào Kaizen Kaizen dựa niềm tin ngƣời đóng góp phần vào việc cải tiến nơi làm việc, nơi mà ngƣời trải qua 1/3 đời Cuối cho cơng việc kinh doanh có tính cạnh tranh có lợi nhuận cao Trong suốt 30 năm qua, giới quản lý Nhật theo đuổi sách cải tiến khơng ngừng mà khơng thức gọi sách Kaizen Ngày lần cơng ty khơng phải Nhật theo đƣờng phát triển Kaizen, nhìn thấy triển vọng bắt đầu lên kế hoạch để thực chiến lƣợc Kaizen Chiến lƣợc Kaizen nỗ lực quan tâm đến cách tiến hành công việc lẫn kết cơng việc Chính nỗ lực điều đáng kể nói đến q trình cải tiến ngƣời quản lý cần phát triển hệ thống xét tặng phần thƣởng cho nỗ lực giới quản lý công nhân Việc công nhận nỗ lực không đƣợc lẫn với công nhận kết công việc Page Trong quan điểm phân tích cố gằng học tập kinh nghiệm qua, quan điểm thiết kế trọng xây dựng tƣơng lai tốt với mục tiêu đƣợc định trƣớc Hai quan điểm kết hợp với chức định giải vấn đề nhà quản lý cấp trở thành công 160 Việc áp dụng chiến lƣợc Kaizen địi hỏi phải có cách nhìn nhận từ xuống từ dƣới lên Về điểm này, cần phải vạch phƣơng pháp quản lý từ xuống dƣới thƣờng địi hỏi phải có quan điểm thiết kế phƣơng thức từ dƣới lên đòi hỏi quan điểm phân tích Do cấp cấu quản lý, ngƣời quản lý lẫn công nhân cần phải đƣợc huấn luyện cách sử dụng cơng cụ phân tích Trái lại, cấp cao quan điểm thiết kế (chẳng hạn nhƣ triển khai đƣờng lối, triển khai chất lƣợng việc sử dụng cơng cụ thống kê mới) thƣờng hữu dụng cấp quan tâm tới việc đặt mục tiêu triển khai phƣơng tiện để đạt đƣợc mục tiêu cụ mạnh để thực Kaizen Giới quản lý luôn phải quan tâm đến việc phát triển chƣơng trình huấn luyện đào tạo công ty để thực khái niệm Kaizen Rất nhiều khái niệm công cụ đƣợc triển khai Nhật thực chiến lƣợc Kaizen, tin rằng, đa số khái niệm cơng cụ có giá trị nƣớc khác Các công cụ bao gồm triết lý hƣớng khách hàng, chu trình PDCA, quản lý chức chéo, triển khai đƣờng lối công cụ nhƣ hệ thống biểu đồ bàn chất lƣợng Theo giáo sƣ Yoshinobu, thuộc trƣờng đại học thông tin điện tử Osaka, chiến lƣợc Kaizen quản lý TQC mang lại kết sau đây: 1/ - Mọi ngƣời nắm vấn đề thực tế đƣợc nhanh 2/ - Nhấn mạnh nhiều tới giai đoạn lên kế hoạch 3/ - Khuyến khích lối suy nghĩ hƣớng q trình tiến hành công việc 4/ - Chú y tập trung vào vấn đề quan trọng 5/ - Mọi ngƣời tham gia vàoviệc xây dựng hệ thống Tôi tin tƣởng khái niệm Kaizen có giá trị khơng Nhật mà nƣớc khác Sở dĩ tơi tin nhƣ tơi nhận thấy tất ngƣời có ƣớc muốn tự nhiên muốn đƣợc tự cải tiến ngày tốt đẹp Nói yếu tố văn hóa ảnh hƣởng tới cách cƣ xử cá nhân đúng, nói cách cƣ xử cá nhân đánh giá đƣợc chịu ảnh hƣởng loạt nhân tố trình làm việc Do đó, có thể, có văn hóa nhƣ nào, phân thái độ ngƣời thành tiến trình lập điểm kiểm tra kiểm sốt Đó lý công cụ quản lý nhƣ định giải vấn đề có giá trị khắp nơi Cuối cùng, tự giới hạn nói đến sách tác Page Ơng Yotaro Kobayashi cơng ty Fuji Xerox nói: “Kaizen cải tiến nguyên trạng cách mang lại giá trị tăng cho Nhất định Kaizen phải đem lại kết tích cực, nên nỗ lực khơng ngừng hƣớng mục đích vạch rõ ràng Tuy nhiên, Kaizen giới hạn phạm vi Kaizen không thay hay thay đổi cách nguyên trạng Ngay giá trị sát giới hạn Kaizen bắt đầu giảm sút, ngƣời ta cần phải chuyển sang tiến hành đổi Công việc ngƣời quản lý cao giữ cân Kaizen đổi mới, không nên bỏ qua việc tìm kiếm hội đổi 161 Kaizen không thay hay loại trừ đổi Đúng Kaizen đổi bổ sung lẫn Lý tƣởng đổi nên cất cánh sau Kaizen đuối sức, Kaizen nên theo sau đổi đƣợc phát động Kaizen đổi hai thành phần tách rời tiến trình phát triển động sách lƣợc Kaizen cộng đồng kinh doanh, tin Kaizen đƣợc áp dụng rộng rãi lĩnh vực khơng phải kinh doanh, thí dụ nhƣ quan phủ, trƣờng học viện nghiên cứu khác, trí Kaizen có ích nƣớc có kinh tế huy Ở kinh tế huy, xí nghiệp thiếu động làm lợi nhuận, nhƣng khái niệm Kaizen tiêu chuẩn để kiểm tra tiến Trong bối cảnh này, thiết tƣởng trích dẫn ý tƣởng Claude-LeviStrauss tiến Tại hội thảo quốc tế suất, tổ chức năm 1983, ông tuyên bố: Chúng ta gọi số xã hội nguyên thủy xã hội mong muốn giữ nguyên trạng mà tạo hóa tổ tiên họ tạo cho họ từ thủa khai sinh lập địa, với cân dân số mà họ biết cách trì với mức sống khơng thay đổi, tình trạng đƣợc luật lệ xã hội họ niềm tin siêu hình bảo vệ” Page 162 Tơi thành thật hy vọng rằng, vƣợt qua đƣợc trạng thái “nguyên thủy” chiến lƣợc Kaizen cuối tìm đƣợc cách ứng dụng lĩnh vực kinh doanh mà lĩnh vực khác xã hội toàn giới PHỤ LỤC A bước phong trào Kaizen Phong trào 5-S (Five Step) – bƣớc chữ S đầu từ Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke Là phần chƣơng trình tồn diện quản lý trọng nhìn, biển nhắc lại bƣớc thƣờng đƣợc dán phân xƣởng Bƣớc Seiri (sắp xếp ngăn nắp) + Làm việc tiến trình + Những dụng cụ khơng cần thiết + Những máy móc khơng dùng đến + Những sản phẩm khiếm khuyết + Giấy tờ tài liệu Phân biệt cần thiết không cần thiết loại bỏ thứ không cần thiết Bƣớc Seiton (sắp đặt thứ ngăn nắp) Mọi đồ dùng cần phải đƣợc xếp cho ngăn nắp để đồ dùng lúc sẵn sàng cần dùng đến Một kỹ sƣ khí ngƣời Mỹ nhớ lại ơng ta phải nhiều tìm kiếm dụng cụ ông ta làm việc Cincinnati Chỉ sau tham gia vào cơng ty Nhật nhìn thấy cơng nhân dễ dàng tìm kiếm dụng cụ cầ thiết, ông ta hiểu giá trị “Seiton” Bƣớc Seiso (sạch sẽ) Giữ nơi làm việc cho Bƣớc Seiketsu (giữ gìn cá nhân đƣợc sẽ) Bắt đầu từ ngƣơi bạn Hãy tập thói quen giữ cho đƣợc chỉnh tề Bƣớc Shiishuke (kỷ luật) Page 163 Tuân theo nội quy nơi làm việc PHỤC LỤC B 5W 1H Who (Ai) What (Cái gì) Where (Ở đâu) Ai làm việc đó? Làm gì? Làm việc đâu? Ai làm việc đó? Việc đƣợc làm? Việc đƣợc làm đâu? Ai nên làm việc đó? Nên làm việc gì? Nên làm việc đâu? Ai khác làm việc Việc khác Cịn nơi khác đó? đƣợc làm? làm việc đó? Còn khác nên làm việc Còn việc khác nên làm? Cịn nơi khác nên làm đó? việc Ai áp dụng 3-MU? Những 3-MU 3MU đƣợc làm đâu? đƣợc làm? When (Khi nào) Whay (Tại sao) How (Làm cách nào) Khi làm việc đó? Tại làm việc đó? Làm việc nào? Việc đƣợc làm nào? Tại làm việc đó? Việc đƣợc làm sao? Cịn lúc làm Tại lại làm việc đó? việc đó? Phƣơng pháp đƣợc sử dụng lãnh vực khác khơng? 5.Cịn lúc nên làm việc Tại làm việc nhƣ khơng? vậy? Cịn có cách khác để làm việc khơng Có lúc dùng 3-MU Có áp dụng 3-MU không? cách suy nghĩ không? Có áp dụng 3-MU phƣơng pháp khơng? 164 Việc nên làm nào? Page Việc nên đƣợc làm Tại làm việc đó? nào? PHỤ LỤC C Danh sách kiểm tra 4-M A Nam (thợ đứng máy) Anh ta có hiểu rõ tiêu chuẩn khơng? Sự hiệu cơng việc có chấp nhận đƣợc khơng? Anh ta có ý thức vấn đề khơng? Anh ta có trách nhiệm khơng? Anh ta có đủ khả khơng? Anh ta có kinh nghiệm khơng? Anh ta có đƣợc bố trí cơng việc khơng? Anh ta có mong muốn đƣợc cải tiến khơng? Anh ta có trì quan hệ tốt với ngƣời không? 10 Anh ta có đầy đủ sức khỏe khơng? B Machine (máy móc) Máy móc có đáp ứng đƣợc nhu cầu sản xuất khơng? Có đáp ứng đƣợc khả tiến trình sản xuất khơng? Máy có đƣợc cho dầu tốt khơng? Việc thẩm tra máy có tốt khơng? Hoạt động máy có hay ngừng nghỉ có trục trặc kỹ thuật khơng ? máy móc có đáp ứng đƣợc nhu cầu xác khơng? Máy móc có tạo tiếng động bất thƣờng khơng? Cách bố trí máy có thỏa đáng khơng? Có đầy đủ máy móc khơng? 10 Máy móc có thứ tự cơng việc khơng? C Material (Vật tư) Có nhầm lẫn nhãn hiệu hàng khơng? Page Có nhầm lẫn cấp loại vật tƣ khơng? 165 Có nhầm lẫn khối lƣợng vật tƣ khơng? Có vật không tinh khiết lẫn vật liệu khơng? Vật tƣ tồn kho có thỏa đáng khơng? Có lãng phí sử dụng ngun vật liệu khơng? Sự sử dụng có mức khơng? Tiến trình cơng việc có bị bỏ liều khơng? Việc đặt máy móc có thỏa đáng khơng/ 10 Tiêu chuẩn chất lƣợng có thích đáng khơng? D Phương pháp vận hành: Tiêu chuẩn cơng việc có thích đáng khơng? Tiêu chuẩn việc làm có đƣợc nâng cao khơng? Phƣơng thức làm việc có an tồn khơng? Phƣơng thức có đảm bảo cho sản phẩm tốt khơng? Có phải phƣơng pháp hữu hiệu khơng? Các cơng đoạn sản xuất có thỏa đáng khơng? Việc xếp tổ chức có thỏa dáng khơng? Nhiệt độ độ ẩm có thích hợp khơng? Ánh sáng khơng khí có thỏa đáng khơng? Page 166 10 Có đƣợc liên lạc thích đáng với tiến trình sản xuất trƣớc sau không? PHỤ LỤC D Những giải thưởng Deming Lúc đầu quĩ giải thƣởng mang tên Deming ông W Edwards Deming đóng góp lấy tiền từ buổi nói chuyện kiểm tra chất lƣợng Nhật từ nhuận bút viết dịch sách ông Ngày nay, quỹ giải thƣởng Deming JUSE cung cấp Có loại giải thƣởng Deming: giải Deming trao tặng cho cá nhân; giải áp dụng vòng trịn Deming trao tặng cho cơng ty; giải Deming cho nhà máy Năm 1970, có thêm giải thƣởng kiểm tra chất lƣợng Nhật bổ sung vào giải thƣởng Giải thƣởng đƣợc cho cao trao tặng cho công ty chứng tỏ đạt đƣợc trình độ cao hoạt động TQC năm sau nhận đƣợc giải Deming Danh sách kiểm tra để xét tặng giải Deming cho thấy tầm cỡ hoạt động kiểm tra chất lƣợng tồn diện Nhật Nó cho thấy kiểm tra TQC Nhật thực tế kiểm tra toàn hệ thống quản lý * Danh sách kiểm tra để xét tặng giải thƣởng áp dụng vòng tròn Deming 1- ĐƢỜNG LỐI CỦA CÔNG TY Đƣờng lối cơng ty TQC gì? Cơng ty đặt mục tiêu, biện pháp để lên kế hoạch, thiết kế, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm bảo đảm sản phẩm dịch vụ tốt? Đƣờng lối thành cơng sao, đƣợc kiểm tra sao? (hình thành đƣờng lối, triển khai, thực kiểm tra) 2- TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ Loại tổ chức đƣợc sử dụng để thực quản lý việc kiểm tra chất lƣợng dựa thống kê? Các vấn đề khác cần phải đƣợc nghiên cứu bao gồm việc xác định rõ ràng thẩm quyền, trách nhiệm phối hợp khối hoạt động Ủy ban hoạt động nhóm nhỏ (tổ chức chức chéo) 4- THỰC HIỆN Page Loại hình giáo dục thƣờng đƣợc tổ chức, thí dụ nhƣ chìa khóa hội thảo kiểm tra chất lƣợng dựa vào thống kế, cơng ty lẫn ngồi cơng ty? Khái niệm phƣơng pháp kiểm tra chất lƣợng dựa vào thống kê đƣợc hiểu sao? Hiệu chƣơng trình đƣợc xác nhận sao? Chƣơng trình giáo dục đƣợc tổ chức cho ngƣời bán hàng ngƣời gia công? Hệ thống kiến nghị đƣợc tổ chức sao? 167 3- GIÁO DỤC VÀ SỰ MỞ MANG THÊM Loại hình hoạt động đƣợc tổ chức để đảm bảo cho chƣơng trình TQC lĩnh vực nhƣ nghiên cứu phát triển, thiết kế, mua vật tƣ, sản xuất, kiểm tra bán hàng? Thí dụ, lĩnh vực sau phải đƣợc kiểm tra: I Quản lý lợi nhuận II Kiểm tra chi phí III Kiểm tra vật tƣ tồn kho mua vật tƣ IV Kiểm tra tiến trình sản xuất V Quản lý máy móc thiết bị VI Kiểm tra dụng cụ VII Quản lý nhân viên VIII Quan hệ lao động IX Chƣơng trình huấn luyện X Phát triển mặt hàng XI Quản lý nghiên cứu XII Quan hệ với ngƣời bán hàng XIII Các thủ tục rƣờm rà XIV Sử dụng thông tin tiêu thụ XV Đảm bảo chất lƣợng XVI Dịch vụ phục vụ khách hàng XVII Quan hệ với khách hàng (a) - Thu thập sử dụng nguồn thông tin chất lƣợng Nguồn gốc thông tin đƣợc truyền đạt từ văn phịng tổng cơng ty đến nhà máy, đại lý bán sản phẩm phịn ban? (b) - Phân tích Các vấn đề chất lƣợng quan trọng đƣợc định nghĩa phƣơng pháp thống kê đƣợc sử dụng giải vấn đề? (c) - Tiêu chuẩn hóa Các điểm kiểm tra đƣợc thiết lập sao? Các biện pháp đƣợc sử dụng? Hệ thống kiểm tra đƣợc sử dụng trƣờng hợp khẩn cấp, hệ thống đƣợc quản lý sao? Các cơng cụ khác, thí dụ biểu đồ kiểm tra Page (d) - Kiểm tra 168 Các tiêu chuẩn đƣợc thiết lập, sử dụng sửa đổi sao? Việc tiêu chuẩn hóa đƣợc trì nhƣ nào, tiêu chuẩn đƣợc trì tiêu chuẩn khác sao? đƣợc sử dụng sao? Các tiền trình sản xuất có đƣợc kiểm tra khơng? (e) - Bảo đảm chất lƣợng Hệ thống bảo đảm chất lƣợng đƣợc quản lý sao? Đã có hệ thống để bảo đảm phát triển mặt hàng mới? Chức năng, chất lƣợng đƣợc triển khai nhƣ nào? Các biện pháp phịng ngừa đƣợc hình thành lĩnh vực an toàn trách nhiệm sản phẩm? Những biện pháp đƣợc đƣợc sử dụng việc kiểm tra cải tiến tiến trình? Các khả tiến trình đƣợc quản lý sao? - ẢNH HƢỞNG Tác động việc áp dụng TQC chất lƣợng sản phẩm gì? TQC có tác động dịch vụ, phân phối hàng, chi phí, lợi nhuận, an tồn mơi trƣờng? Cơng ty có làm bán sản phẩm chất lƣợng tốt khơng? Cơng ty có đƣợc lợi nhuận vơ hình khơng? - CHO TƢƠNG LAI Cơng ty có nhìn nhận sức mạnh khuyết điểm hữu khơng? Cơng ty có chƣơng trình để đẩy mạnh hoạt động TQC khơng? Những chƣơng trình này, có, có liên quan tới đƣờng lối hoạt động dài ngày công ty không? Một vài hiệu hiển nhiên không hiển nhiên công ty báo cáo đƣợc trao tặng giải thƣởng Deming là: Tăng lƣợng hàng đóng góp vào thị trƣờng Tăng lƣợng hàng bán đƣợc Tăng lƣợng hàng sản xuất Phát triển thành công mặt hàng Rút ngắn thời gian phát triển sản phẩm Phát triển thị trƣờng Cải tiến chất lƣợng Ít bị kiếu nại Giảm chi phí khơng cần thiết Giảm bớt tiến trình sản xuất Công nhân đƣa nhiều kiến nghị Tăng cƣờng ý thức tham gia ngƣời vào công tác quản lý Tăng cƣờng ý thức chất lƣợng vấn đề cảm thông tốt Page Hiệu không hiển nhiên (không thể thấy đƣợc) 169 Ít tai nạn cơng nghệp Chất lƣợng việc làm cải tiến Quan hệ ngƣời đƣợc cải tiến Làm tăng lƣợng thông tin phản hồi Cải tiến khả quản lý Thấm nhuần khái niệm thị trƣờng Phân định rõ ràng trách nhiệm thẩm quyền Tin tƣởng vào việc phát triển sản phẩm Chuyển sang suy nghĩ hƣớng mục tiêu Tiêu chuẩn hóa đƣợc cải tiến Page 170 Sử dụng tích cực công cụ kiểm tra chất lƣợng thống kê đƣợc PHỤ LỤC E HOẠT ĐỘNG KAIZEN Ở HÃNG CANON: MỘT TRƯỜNG HỢP ĐỂ NGHIÊN CỨU Hãng Canon sản xuất máy chụp hình, máy chụp máy vi tính dùng văn phịng Hoạt động Kaizen hãng tập trung vào chƣơng trình mang tên CPS (Canon production system – hệ thống sản xuất Canon) Mục đích chƣơng trình sản xuất sản phẩm chất lƣợng tốt hơn, với chi phí hạ bán hàng đƣợc nhanh Để đạt đƣợc mục tiêu đó, Canon phát triển hệ thống dƣới đây: QA (Quality assurance – bảo đảm chất lƣợng); PA (Production assurance – bảo đảm sản xuất) PT (Personnel training – huấn luyện nhân viên) Cơ cấu chƣơng trình CPS hệ thống QA Chất lƣợng tuyệt hảo vấn đề quan trọng để sản phẩm giành đƣợc dự kính nể tồn giới Do đó, Canon có gắng bảo đảm chất lƣợng tốt tất giai đoạn phát triển mặt hàng, sản xuất bán hàng Cơ cấu thứ hai chƣơng trình CPS hệ thống PA (bảo đảm sản xuất) Canon đặt hai hệ thống phụ để đạt đƣợc mục tiêu PA., bán hàng nhanh chi phí hạ: Hệ thống mang tên HIT Canon (tƣơng đƣơng nhƣ vừa - - lúc) Hệ thống Tín hiệu Hệ thống HIT có nghĩa làm chi tiết máy sản xuất cần với số lƣợng cần Canon dùng thẻ tín hiệu HIT vào mục đích Những hệ thống phụ đƣợc đặt để hoàn thành việc sản xuất vừa - - lúc áp dụng triết lý “điều khiển cách nhìn” Cơ cấu thứ ba CPS hệ thống PT., theo nhân viên Canon đƣợc liên tục huấn luyện theo chƣơng trình đào tạo đời Page Về lãng phí, ngƣời ta khơng phải lúc thấy đƣợc thƣờng đƣợc giấu kín cơng việc hàng ngày Nếu khơng có khn khổ việc rõ ràng khó mà nói đƣợc ngƣời ta có bận tâm loại trừ lãng phí cụ thể hay khơng Chƣơng trình CPS phân loại lãng phí, bao gồm: tồn vật tƣ chƣa cần đến ngay; sản xuất mặt hàng khiếm khuyết; máy móc bị hƣ hỏng phải thời gian để tu sửa lại; đầu tƣ qua lớn cho sản lƣợng đó; nhân viên dƣ thừa hệ thống lao động gián tiếp không đƣợc tốt; sản xuất nhiều sản phẩm với nhiều chức cần thiết; mƣớn cơng nhân làm việc lãnh vực giới hóa đƣợc hay phân cơng tác cho 171 Những công cụ quan trọng khác để thực mục đích CPS “4 đầu tƣ” “loại bỏ điều lãng phí” Bốn đầu tƣ nhắm vào mặt cơng nghệ, nguồn nhân lực, máy móc tình trạng an ninh Canon tin bỏ qua lãnh vực đầu tƣ này, công ty làm ăn thua lỗ ngƣời tay nghề; không làm việc theo tiêu chuẩn định sẵn; chậm bắt đầu ổn định sản xuất mặt hàng Hoạt động CPS đƣợc đánh giá tốt loại bỏ đƣợc lãng phí lĩnh vực Giới quản lý Canon tin xếp loại lãng phí giúp (1) giúp nhân viên trở nên có ý thức đến vấn đề gặp phải hơn, (2) giúp họ chuyển từ cải tiến cách vận hành công việc sang cải tiến hệ thống làm việc, (3) giúp nhân viên nhận biết cần thiết cải tiến Canon ƣớc tính nỗ lực tồn cơng ty để giảm lãng phí qua chƣơng trình CPS tiết kiệm đƣợc 24 tỷ yen (hay 100 triệu đô la Mỹ) năm 1983 Sự thành công chƣơng trình CPS Canon khiến nhân viên tin tƣởng hãnh diện việc đóng góp phần vào việc làm lợi nhuận cho công ty Mục tiêu giảm lãng phí đƣợc triển khai từ giới quản lý chóp bu xuống phân xƣởng tiêu đƣợc đặt năm cho cấp công ty Ở nhà máy Canon, ngƣời ta áp dụng đề án mang tên “Dự án cải tiến 100” Theo dự án này, nhà quản lý đƣợc yêu cầu nghĩ 200 công việc cải tiến tiêu đề cho quản đốc 100 Mỗi giám sát viên đƣợc trao phiếu “dự án 100 Kaizen” để dán lên tƣờng phân xƣởng Mỗi ông ta nghĩ đƣợc cải tiến nào, ông ta viết ý kiến vào phiếu Danh sách hƣớng dẫn có ích việc lên kế hoạch hoạt động hàng tháng phân xƣởng Ở vài phân xƣởng khác, quản đốc đƣợc yêu cầu dành nửa 11:30 12 trƣa, gọi Kaizen – để khơng làm việc hết mà nghĩ cải tiến phân xƣởng thơi Trong 30 phút đó, quản đốc không trả lời điện thoại hay tham dự hội họp cả, nhà máy đƣợc yêu cầu khơng tổ chức hội họp vào thời gian Trong khoảng thời gian đó, quản đốc nhận biết vấn đề soạn thảo chƣơng trình Kaizen Page 172 Hàng năm, Canon tặng thƣởng cho cá nhân, nhóm nhỏ, phân xƣởng có đóng góp tích cực cải tiến công ty Những giải thƣởng cho thấy giới quản lý đánh giá cao nhƣng nỗ lực kết Kaizen MASAAKI IMAI Hiện nay, ông Imai viết sách dạy môn triết học kinh doanh Nhật Các buổi hội thảo ông thường giới thiệu chủ đề Kaizen Ông viết “đừng trả lời khẳng định cho câu hỏi 16 cách tránh trả lời phủ định” ( (“Never take yes for an answer and 16 ways to avoid saying no”) 173 Trong năm nửa sau thập kỷ 1950, ông Imai, người tốt nghiệp Đại học đường Tokyo nghiên cứu Mỹ, sống Mỹ làm việc cho Trung Tâm Nghiên Cứu năng suất Nhật, có văn phịng Washington Nhiệm vụ ơng tháp tùng nhóm doanh nhân người Nhật thăm nhà máy Mỹ, để nghiên cứu “bí có suất cao nhà máy Mỹ” Page Masaaki Imai giúp 200 công ty hợp doanh Nhật xem lại cấu tổ chức áp dụng phương thức quản lý theo lối Nhật Ông Imai chủ tịch công ty Cambridge, hãng tư vấn quốc tế quản lý, thành lập năm 1962, đặt trụ sở Tokyo ... Ơng đƣợc mời thuyết trình Kaizen cách quản lý Nhật nhiều nƣớc có Mỹ, Canada, CHLB Đức Đài Loan Trong năm gần đây, ? ?KAIZEN, CHÌA KHĨA CỦA SỰ THÀNH CÔNG VỀ QUẢN LÝ CỦA NHẬT BẢN” đƣợc giới kinh doanh... đến GM Đây chứng cho thấy với quản lý mới, công nhân cũ sản xuất thành phẩm tốt trƣớc Page Nguyễn Khắc Thìn KAIZEN CHÌA KHĨA CỦA SỰ THÀNH CÔNG VỀ QUẢN LÝ CỦA NHẬT BẢN Cuốn sách cẩm nang kinh doanh... thức quản lý Nhật Bản Kaizen triết lý cơ, trụ cột cho cách quản lý tốt Nhật Bản, bạn đọc lần biết đến Kaizen thấy sở vững cho việc nghiên cứu sau họ Các nhà nghiên cứu nghiên cứu cách quản lý Nhật