LỜI MỞ ĐẦU Hiện doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp có quy mơ trung bình lớn hoạt động lĩnh vực dịch vụ, thương mại, sản xuất vai trị thơng tin quản lý thông tin tin học lại có ý nghĩa đặc biệt, giúp đơn vị đột biến chất lượng quản lý điều hành qua góp phần quan trọng việc nâng cao chất lượng hiệu hoạt động doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh phát triển làm cho thị trường phần mềm quản trị liệu chuyển trở thành thị trường quan trọng hai điều kiện : Một : Số lượng máy tính trang bị cơng ty nhiều bắt đầu tiến trình nối mạng Hai : Mơi trường kinh doanh ngày mang tính thị trường rõ rệt với cạnh tranh mạnh mẽ doanh nghiệp nước với doanh nghiệp nước Điều đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị hệ thống quản lý thông tin tiên tiến để phân tích tình hình kinh doanh định cách nhanh Do đó, phần mềm ứng dụng quản lý đóng vai trị quan trọng, đặc biệt phần mềm quản trị liệu nghiệp vụ kế toán cho doanh nghiệp Hiện nay, thị trường có nhiều phần mềm quản trị sở liệu để thực cho việc quản lý kế toán doanh nghiệp để xác định hệ quản trị tối ưu, gần gũi với người sử dụng Đặc biệt, nước ta việc nắm vững, thao tác sử dụng cịn nhiều khó khăng nên việc tạo phần mềm quan trọng cần thiết Bởi vì, giao diện chương trình sử dụng Font chữ tiếng việt nên người sử dụng thao tác, sử dụng dễ dàng người sử dụng không thành thạo tiếng anh… Từ nhận định đó, tơi chọn đề tài : “Viết chương trình Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp” sở nghiên cứu phát triển, tơi cố gắng hồn thành đề tài với giúp đỡ tận tình Thầy đóng góp ý kiến vơ quan trọng cho việc nghiên cứu cách thức lập trình Tơi xin chân thành cảm ơn !  Quý thầy cô trường Đại Học Thủy Sản trường Bách Khoa Hà Nội tận tình hướng dẫn, giúp đỡ PHẦN I TIN HỌC HĨA QUẢN LÝ THƠNG TIN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Kế toán Kế toán cơng việc ghi chép, tính tốn số hình thức giá trị, vật thời gian lao động Chủ yếu hình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động loại tài sản, trình kết sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn kinh phí nhà nước, tổ chức, xí nghiệp Vai trị kế tốn Đối với doanh nghiệp : Kế tốn giúp theo dõi thường xun tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, tiêu thụ sản phẩm, tình hình cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, giúp cho việc theo dõi thị trường để sản xuất, tích trữ hàng hóa nhằm cung cấp kịp thời cho thị trường sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng Ngồi ra, kế tốn cịn cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp để làm sở hoạch định chương trình hành động cho giai đoạn, thời kỳ Nhờ kế toán mà người quản lý điều hành trôi chảy hoạt động đơn vị, giúp cho việc quản lý lành mạnh, tránh tượng tham ô, lãng phí tài sản, thực việc kiểm sốt nội có hiệu Nhờ kế tốn mà người quản lý tính cơng việc điều hành giai đoạn qua vạch phương hướng hoạt động cho tương lai Điều hồ tình hình tài doanh nghiệp Kế tốn sở để giải tranh chấp, khiếu tố, sở pháp lý chứng minh hành vi thương mại Vai trò tin học quản lý Thơng tin từ lâu đánh giá có vai trò quan trọng quản lý kinh tế, ngày việc nhận định “ Ai nắm thông tin, người chiến thắng ” lại trở nên đắn Chính từ việc tin học hóa thơng tin với trợ giúp Computer Phần mềm đưa đến khái niệm Kỹ nguyên kỹ thuật số, Nền kinh tế trí thức… Việc tin học hóa vào quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho doanh nghiệp có khả cạnh tranh kinh tế thị trường, đồng thời cạnh tranh với doanh nghiệp nước đánh giá qua đặc điểm sau: a Tính nhanh chóng Bất kỳ lúc trả lời thơng tin cách nhanh chóng, xác b Tính thích ứng Giúp người quản lý điều hành trơi chảy hoạt động đơn vị tính cơng việc điều hành giai đoạn qua vạch phương hướng hoạt động cho tương lai Điều hành tình hình tài doanh nghiệp c Tính an tồn Bảo đảm an toàn liệu doanh nghiệp Nhiệm vụ đề tài Thay việc ghi chép vào sổ sách cách nhập, xuất lưu trữ lượng thơng tin khổng lồ cách nhanh chóng, xác an toàn liệu Đáp ứng kịp thời thơng tin người kế tốn cần đến Tránh sai sót giảm thiểu thời gian cơng việc nhằm nâng cao hiệu kinh doanh giai đoạn, chu kỳ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Cung cấp giao diện gần gũi với người sử dụng, người sử dụng tham khảo danh mục tài khoản doanh nghiệp lúc cần đến, cho biết mặt hàng nhập – xuất khoảng thời gian định… Tuy nhiên, chương trình đáp ứng phần cơng việc Cịn chun sâu phần mềm mang tính kế tốn thực thụ địi hỏi chương trình phải cải tiến, bổ sung để chương trình sử dụng doanh nghiệp chấp nhận phần mềm thức cho hầu hết cơng việc kế tốn Ở đề tài mang tính tham khảo phát tiển PHẦN II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KẾ TỐN DOANH NGHIỆP Các bước thực kế toán doanh nghiệp Lập chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn thành Phân tích nghiệp vụ kế tốn sở chứng từ gốc để : Định khoản cho nghiệp vụ kế tốn Cập nhật chứng từ vào máy tính : chứng từ nhập xuất hàng hóa, chứng từ thu chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu… In báo cáo : báo cáo nhập xuất kỳ, tổng hợp thu chi kỳ, báo cáo hàng tồn kho, thẻ kho… Ghi chép nghiệp vụ phân tích vào nhật ký chung theo trình tự thời gian : Lập chứng từ ghi sổ hay sổ nhật ký chung Chuyển số liệu từ nhật ký vào sổ tài khoản liên quan để in lúc cần đến Điều chỉnh số liệu để phản ánh chi phí doanh thu đạt kỳ : Lập bảng cân đối số phát sinh Kết chuyển số liệu tài khoản tạm thời để : Tính giá thành sản phẩm Tính kết hoạt động kinh doanh… Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách kế toán lập, tài khoản tổng hợp Tổng hợp số liệu từ tài khoản từ tài liệu có liên quan để lập báo cáo tài : Lập bảng cân đối kế toán Bảng báo cáo kết hoạt động kinh doanh Bảng lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài Tình hình thực nghĩa vụ thuế với nhà nước Mô tả yêu cầu quản lý chương trình a Quản lý tiền mặt Chương trình :  Quản lý khoản thu – chi doanh nghiệp  Xác định tồn quỹ tiền mặt doanh nghiệp  In phiếu thu – chi để xác định giao cho khách hàng hay để lưu trữ  Lập báo cáo thu – chi chi tiết tổng hợp tháng  Cung cấp liệu cho phân hệ kế toán khác : Phân hệ kế toán tổng hợp Phân hệ kế tốn chi phí… b Quản lý hàng hóa Chương trình :  Quản lý phiếu nhập xuất kho doanh nghiệp, biết mua hàng từ nhà cung cấp xuất bán cho khách hàng  Lập báo cáo chi tiết nhập xuất hàng hóa  Lập báo cáo tổng hợp nhập xuất hàng hóa theo ngày, tháng, kho, mặt hàng, khách hàng nhà cung cấp  In thẻ kho cho biết việc nhập xuất tồn mặt hàng ứng với kho khoảng thời gian xác định tháng  In báo cáo tồn kho : Tồn kho tổng hợp : cho biết việc nhập xuất tồn tất hàng hóa tất kho có đến ngày cần biết Tồn theo kho : cho biết việc nhập xuất tồn tất hàng hóa kho ngày cần biết  Lập báo cáo giá vốn mặt hàng xuất bán tháng  Báo cáo giá hàng nhập : cho biết đơn giá cụ thể mặt hàng Nếu mặt hàng có nhiều đơn giá nhập khác phải liệt kê tất đơn giá nhập số lượng nhập tương ứng  In báo cáo thống kê : Theo mặt hàng Theo nhóm hàng Theo kho hàng  Nguồn nhập xuất : cho biết nguồn nhập xuất tháng  Cung cấp liệu cho phân hệ kế tốn khác : tổng hợp, chi phí, tiền mặt…  Tra cứu : Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho c Quản lý cơng nợ Chương trình  Quản lý hình thức tốn cơng nợ khách hàng với doanh nghiệp doanh nghiệp với nhà cung cấp  Đối với nhà cung cấp : Khi mua hàng (Phiếu nhập kho) làm cơng nợ nhà cung cấp tăng lên Khi doanh nghiệp trả tiền mặt cho nhà cung cấp (Phiếu chi tiền mặt) làm cơng nợ nhà cung cấp giảm  Đối với khách hàng : Khi xuất hàng cho khách hàng (Hóa đơn bán hàng) làm cơng nợ khách hàng tăng lên Khi doanh nghiệp thu tiền mặt khách hàng trả nợ (Phiếu thu tiền mặt) làm công nợ khách hàng giảm  Lập báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng nhà cung cấp  Lập báo cáo công nợ chi tiết cho khách hàng nhà cung cấp  Cung cấp liệu cho phân hệ kế toán khác : tổng hợp, tiền mặt, hàng hóa,… Q trình phân tích chương trình  Khảo sát yêu cầu chương trình, làm rõ thông tin đầu vào, thông tin đầu báo cáo phục vụ cho việc quản lý  Dựa yêu cầu chương trình, xây dựng sơ đồ chức năng, lấy sơ đồ chức làm sở để xây dựng hệ thống menu cho chương trình  Dựa sơ đồ chức năng, xây dựng sơ đồ dòng liệu thể thông tin đưa vào hệ thống sau chức xử lý lưu trữ tạo thành báo cáo  Qua phân tích sơ đồ dịng liệu thơng tin khảo sát ban đầu, xây dựng thực thể (lưu trữ thông tin bản) mối quan hệ chúng Đó bước xây dựng sơ đồ quan hệ thực thể, làm sở xây dựng Table Relationship Dữ liệu đầu vào đầu chương trình a Thơng tin nhập  Danh mục chứng từ  Danh mục tài khoản  Danh mục tài khoản đối ứng  Danh mục hàng hóa  Danh mục nhóm hàng  Danh mục kho hàng  Danh mục khách hàng  Danh mục nhà cung cấp  Danh mục nhân viên  Danh mục ngoại tệ  Danh mục ngân hàng  Danh mục thuế  Danh mục hình thức nhập xuất  Danh mục hình thức toán  Các loại phiếu : Phiếu nhập phiếu xuất b Thông tin xuất  Báo cáo tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt  Báo cáo tình hình việc nhập xuất tồn kho hàng hóa  Báo cáo cơng nợ khách hàng nhà cung cấp 10 txtHONV.Text = rs.Fields("HO_NV") txtTENNV.Text = rs.Fields("TEN_NV") End If rs.Close db.Close End If End Sub Private Sub DCDMNV_keypress(keyascii As Integer) Dim str As String Dim rs As New ADODB.Recordset Select Case keyascii Case 13: str = "select MA_NV from Tbl_DMNV where MA_NV= '" & DCDMNV & "'" rs.Open str, cn If rs.EOF = False Then DCDMNV = rs!MA_NV txtTYGIA.SetFocus Else Frm_CHONDMNVofHDNHAP.Show End If End Select End Sub Private Sub DCDMNV_lostfocus() Me.DCDMNV.BackColor = &HFFFFFF End Sub Private Sub txtTYGIA_gotfocus() 102 txtTYGIA.BackColor = &HC0E0FF End Sub Private Sub txtTYGIA_keypress(keyascii As Integer) Select Case keyascii Case 13 chkTHUE.SetFocus End Select End Sub Private Sub txtTYGIA_lostfocus() txtTYGIA.BackColor = &HFFFFFF End Sub Private Sub chkTHUE_gotfocus() chkTHUE.BackColor = &HC0E0FF End Sub Private Sub chkTHUE_keypress(keyascii As Integer) Select Case keyascii Case 13 DCDMHTTT.SetFocus End Select End Sub Private Sub chkTHUE_lostfocus() chkTHUE.BackColor = &H8000000F End Sub Private Sub DCDMHTTT_gotfocus() Me.DCDMHTTT.BackColor = &HC0E0FF 103 End Sub Private Sub DCDMHTTT_change() Dim db As DAO.Database Dim rs As DAO.Recordset Dim chuoi As String If DCDMHTTT.Text "" Then Set db = OpenDatabase("c:\QL_ktdn\ktdn.mdb") chuoi = "select * from Tbl_DMHTTT where MA_HTTT='" & DCDMHTTT.Text & "'" Set rs = db.OpenRecordset(chuoi) If rs.RecordCount > Then txtTENHTTT.Text = rs.Fields("TEN_HTTT") End If rs.Close db.Close End If End Sub Private Sub DCDMHTTT_keypress(keyascii As Integer) Dim str As String Dim rs As New ADODB.Recordset Select Case keyascii Case 13: str = "select MA_HTTT from Tbl_DMHTTT where MA_HTTT= '" & DCDMHTTT & "'" rs.Open str, cn If rs.EOF = False Then DCDMHTTT = rs!MA_HTTT 'Goi Form Frm_HDNHAPCT 104 cmdchitiet.SetFocus Else Frm_CHONDMHTTTofHDNHAP.Show If (cmdchitiet.Enabled = True) Then Me.cmdchitiet.SetFocus Else Me.cmdghi.SetFocus End If End If End Select End Sub Private Sub DCDMHTTT_lostfocus() Me.DCDMHTTT.BackColor = &HFFFFFF End Sub 'Goi Form cap nhat chung tu nhap chi tiet Private Sub cmdchitiet_click() Frm_HDNHAPCT.Show End Sub 105 PHẦN VI ĐÓNG GÓI - ĐÁNH GIÁ VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI Để chương trình mang phần tính chun nghiệp, cần đóng gói chương trình thành Setup ( Package & Deloyment Wizard ) cung cấp cho người sử dụng Setup chép, cài đặt sử dụng máy tính Một chương trình hồn hảo để đảm bảo cho cơng việc kế tốn thực thụ địi hỏi tính chun nghiệp cao, nên sở nghiên cứu phát triển, đề 106 tài đáp ứng phần cho người sử dụng hiểu khái quát kế toán, cách nghiên cứu sở liệu cho kế toán doanh nghiệp Ngồi ra, nắm bắt cách sử dụng ngơn ngữ lập trình để tạo phát triển chương trình ứng dụng Đồng thời góp phần làm hồn hảo chương trình kế tốn đáp ứng rộng rãi cho nhiều doanh nghiệp sử dụng Đề tài cần bổ sung thiếu sót, hạn chế chưa tính tốn tồn quỹ tiền mặt, tồn kho hàng hóa giá vốn hàng bán….Và phát triển theo hướng mở rộng tìm kiếm loại hàng tồn kho, khách hàng có cơng nợ, tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, tiền lương để trả cho công nhân viên chức doanh nghiệp tháng, quý hay thời kỳ sản xuất kinh doanh NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN -107 108 TÀI LIỆU THAM KHẢO Lý Thuyế Kế Toán Thái Ninh Kế Toán Doanh Nghiệp I – II Khoa Kinh Tế Trường Đại Học Thủy Sản Kế Toán Doanh Nghiệp Với Visual Basic KS Đinh Xuân Lâm Học Visual Basic Qua Thực Hiện Chương Trình Viện kinh tế Tp HCM Trung tâm ứng dụng kinh tế thành phố Microsoft Visual Basic & Lập Trình Cơ Sở Dữ Liệu 6.0 Nguyễn Thị Ngọc Mai Nguyễn Thị Kim Trang Hoàng Đức Hải GSTS Nguyễn Hữu Anh 109 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I TIN HỌC HĨA QUẢN LÝ THƠNG TIN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Kế tốn Vai trị kế tốn Vai trò tin học quản lý Nhiệm vụ đề tài PHẦN II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KẾ TỐN DOANH NGHIỆP Các bước thực kế toán doanh nghiệp Mô tả yêu cầu quản lý chương trình Q trình phân tích chương trình Dữ liệu đầu vào đầu chương trình Cấu trúc chương trình Sơ đồ chức Sơ đồ luồng liệu Sơ đồ quan hệ thực thể PHẦN III CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA CHƯƠNG TRÌNH Cơ sở liệu Sử dụng Microsoft Access để tạo sở liệu PHẦN IV 110 SỬ DỤNG NGƠN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC ĐỂ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH Ngơn ngữ lập trình visual basic Các đối tượng truy cập liệu Sử dụng đối tượng truy cập liệu chương trình Các giao diện người sử dụng Sử dụng câu truy vấn (SQL) Thiết lập báo cáo xuất thông tin Tạo giúp đỡ Đóng gói chương trình PHẦN V CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KẾ TỐN DOANH NGHIỆP GIAO DIỆN VÀ MÃ NGUỒN CỦA MỘT SỐ FORM CẬP NHẬT – BÁO CÁO Hệ thống Folder để lưu trữ chương trình Giao diện chương trình Một số thủ tục dùng để mở kết nối liệu Access với Visual Basic Giao diện mã nguồn số Form cập nhật xuất thông tin PHẦN VI ĐÓNG GÓI – ĐÁNH GIÁ VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN TÀI LIỆU THAM KHẢO 111 112 ... hầu hết cơng việc kế tốn Ở đề tài mang tính tham khảo phát tiển PHẦN II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KẾ TỐN DOANH NGHIỆP Các bước thực kế toán doanh nghiệp Lập chứng...  Cung cấp liệu cho phân hệ kế toán khác : Phân hệ kế toán tổng hợp Phân hệ kế tốn chi phí… b Quản lý hàng hóa Chương trình :  Quản lý phiếu nhập xuất kho doanh nghiệp, biết mua hàng từ nhà... Chi tiết Phân hệ kế tốn cơng nợ Cập nhật phiếu thu - chi 11 Báo cáo công nợ Tổng hợp Chi tiết 12 Sơ đồ chức Quản lý Kế Toán Doanh Nghiệp Quản lý Tiền mặt Quản lý Hàng hóa Quản lý Cơng nợ 1.1 Cập