Đang tải... (xem toàn văn)
Tiểu luận cá nhân môn học:QUẢN LÝ DỰ ÁN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC Tiểu luận cá nhân môn học: QUẢN LÝ DỰ ÁN Tên dự án: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG TY MI HỒNG GVHD : TS. Lưu Trường Văn HVTH : Vũ Minh Anh MSHV : MBA11002 LỚP : MBA11B TP. Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2012 Tiểu luận môn Quản Lý Dự Án Xây dựng hệ thống TTQL trong KD của công ty Mi Hồng MỤC LỤC 1. Thông tin chung về dự án………………………………………………………………… 1 2. Lý do hình thành dự án…………………………………………………………………… 1 3. Mục tiêu của dự án………………………………………………………………………… 1 4. Tóm tắt quy mô dự án…………………………………………………………………… 1 5. Các giả định………………………………………………………………………………… 1 6. Các ràng buộc……………………………………………………………………………… 1 7. Các loại trừ………………………………………………………………………………… 2 8. Dự án có liên quan………………………………………………………………………… 2 9. WBS của dự án……………………………………………………………………………. 2 10. Tiến độ dự án………………………………………………………………………………. 4 11. Cách thức kiểm soát……………………………………………………………………… 4 12. Sơ đồ tổ chức dự án………………………………………………………………………. 6 13. Ma trận phân công công việc (RAM)…………………………………………………… 6 14. RACI của dự án……………………………………………………………………………. 7 15. Các rủi ro……………………………………………………………………………………. 7 16. Đánh giá mức độ thành công…………………………………………………………… 7 17. Bài học kinh nghiệm……………………………………………………………………… 8 1. Thông tin chung về dự án Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kinh doanh của công ty Mi Hồng Ngày bắt đầu: 14 tháng 3 năm 2006 Ngày kết thúc: 10 tháng 5 năm 2006 Chủ đầu tư: Công ty vàng bạc đá quý Mi Hồng Đơn vị thực hiện: Công ty cổ phần phát triển công nghệ thông tin (DevSoft) 2. Lý do hình thành dự án - Việc mở rộng kinh doanh với nhiều chi nhánh nhỏ đòi hỏi cần có hệ thống thông tin truyền thông, báo cáo, kiểm soát để việc quản lý hoạt động kinh doanh. - Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý giúp đơn giản hóa quy trình giao dịch với khách hàng, tạo cho khách hàng cảm giác hài lòng với hệ thống kinh doanh của công ty. 3. Mục tiêu của dự án Xây dựng hệ thống thông tin để quản lý các hoạt động kinh doanh của một công ty kinh doanh vàng bạc ở các chi nhánh cũng như toàn công ty với các yêu cầu đặt ra: - Tin học hoá các hoạt động mua bán ở trụ sở chính và các chi nhánh - Quản lý các hoạt động kinh doanh của toàn công ty - Điều khiển việc mua bán đảm bảo theo thời giá tại tất cả các chi nhánh - Thông tin dữ liệu kinh doanh được quản lý tập trung. - Hệ thống được bảo mật tốt. 4. Tóm tắt quy mô dự án Dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong kinh doanh cho công ty Mi Hồng bao gồm việc lắp đặt phần cứng và phần mềm cho hệ thống. - Phần cứng gồm: 2 máy chủ và 9 máy giao dịch. - Phần mềm do kỹ sư của Devsoft viết dựa trên mô tả các nghiệp vụ của công ty Mi Hồng. - Kinh phí thực hiện dự án: 200 triệu đồng 5. Các giả định - Chủ đầu tư thanh toán đúng theo kế hoạch. - Vị trí đặt máy chủ và các máy giao dịch đã được xác định. - Đường chuyền internet sẵn sàng cho việc kết nối. 6. Các ràng buộc - Dự án phải hoàn thành trước ngày 1 tháng 9 năm 2004 - Kinh phí thực hiện dự án không vượt quá 250 triệu - Thời gian lắp đặt phần cứng tại mỗi chi nhánh và trụ sở chính không quá 3 ngày. Không lắp đặt vào ngày chủ nhật. 7. Các loại trừ 3 - Chủ đầu tư chịu trách nhiệm xây dựng phòng đặt máy chủ với đầy đủ hệ thống điều hòa nhiệt độ trước ngày 8 tháng 3 năm 2007. - Chủ đầu tư lắp đặt trước đường truyền internet tại các điểm đặt máy chủ và máy giao dịch. 8. Dự án có liên quan - Dự án thiết kế hệ thống thông tin quản lý của công ty với 2 chi nhánh. - Dự án đào tạo kiến thức về hệ thống thông tin quản lý cho nhân viên IT. 9. WBS của dự án Các công việc chính của việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong kinh doanh. A. Chuẩn bị cho dự án + Phân tích nghiệp vụ của khách hàng + Lập kế hoạch thực hiện B. Hiện thức các chức năng của phần mềm + Quản Lý Hàng • Nhập Hàng • Xuất Hàng + Quản lý Bán Hàng • Tim kiếm, liệt kê • Lệnh bán • Thống kê + Quản Lý Khách Hàng • Thông Tin Khách Hàng • Thông tin Mua Hàng + Quản Lý Chi Nhánh + Quản lý Công nợ + Liên kết chức năng C. Kiểm thử phần mềm + Kiểm thử các chức năng + Kiểm thử hệ thống D. Triển khai + Lắp đặt phần cứng + Lắp đặt phần mềm + Đào tạo cách sử dụng cho khách hàng. E. Công việc sau dự án: Bảo trì hệ thống cho khách hàng. 4 5 10. Tiến độ dự án Kế hoạch thực hiện dự án Tên công việc Mô tả công việc Thời lượng (ngày) Công việc trước đó A Phân tích nghiệp vụ 05 - B Lập kế hoạch thực hiện 03 A C Hiện thực nhập hàng 03 B D Hiện thực xuất hàng 03 C E Hiện thực hàng tồn kho 02 D F Kiểm thử quản lý mặt hàng 02 E G Hiện thực tìm kiếm 05 B H Hiện thực thống kê 02 G I Đặt bán 02 H J Kiểm thử quản lý bán hàng 03 I K Thông tin khách hàng 04 J L Mặt hàng đã bán 03 D,K M Khoản phải thu 02 L N Kiểm thử thông tin khách hàng 02 M O Thông tin nhà cung cấp 04 C P Mặt hàng đã mua 03 C,O Q Khoản phải trả 02 P R Kiểm thử thông tin nhà cung cấp 02 Q S Hiện thực thông tin chi nhánh 02 J,N,R T Hiện thực thông tin trụ sở chính 02 S W Kiểm thử quản lý chi nhánh 01 T X Hiện thực khoản phải thu 01 W Y Hiện thực khoản phải trả 01 X Z Kiểm thử công nợ 01 Y AA Liên kết chức năng 05 Z AB Kiểm thử hệ thống 07 AA AC Mua thiết bị 01 B AD Lắp đặt phần cứng 03 AC AE Cài đặt phần mềm 01 AB,AD AF Đào tạo sử dụng 03 AE 11. Cách thức kiểm soát dự án Dự án chỉ được kiểm soát theo tiến độ về mặt thời gian của công việc. Nhóm dự án họp hàng tuần để đánh giá tiến độ các công việc được giao của các thành viên. Nhóm dự án báo cáo tiến độ công việc và thời gian hoàn thành dự án dự kiến cho chủ đầu tư. 6 Bảng tóm tắt tiến độ thực của dự án St t Công việc Ngày bắt đầu TG Thực hiện (Ngày) Theo KH Thực tế Theo KH Thực tế Phân tích nghiệp vụ 14/3/2006 14/3/2006 04 04 Lập kế hoạch thực hiện 20/3/2006 20/3/2006 03 03 Hiện thực nhập hàng 23/3/2006 23/3/2006 03 03 Hiện thực xuất hàng 28/3/2006 28/3/2006 03 05 Hiện thực hàng tồn kho 31/3/2006 04/4/2006 02 05 Kiểm thử quản lý mặt hàng 04/4/2006 11/4/2006 02 02 Hiện thực tìm kiếm 23/3/2006 23/3/2006 08 05 Hiện thực thống kê 04/4/2006 30/3/2006 04 04 Đặt bán 10/4/2006 05/4/2006 04 04 Kiểm thử quản lý bán hàng 14/4/2006 11/4/2006 03 03 Thông tin khách hàng 23/3/2006 23/3/2006 04 03 Mặt hàng đã bán 29/3/2006 28/3/2006 03 02 Khoản phải thu 03/4/2006 30/3/2006 02 02 Kiểm thử thông tin khách hàng 05/4/2006 03/4/2006 02 02 Thông tin nhà cung cấp 07/4/2006 05/4/2006 02 03 Mặt hàng đã mua 11/4/2006 10/4/2006 03 02 Khoản phải trả 14/4/2006 12/4/2006 02 02 Kiểm thử thông tin nhà cung cấp 18/4/2006 14/4/2006 02 02 Hiện thực thông tin chi nhánh 23/3/2006 23/3/2006 03 02 Hiện thực thông tin trụ sở chính 28/3/2006 27/3/2006 03 02 Kiểm thử quản lý chi nhánh 31/3/2006 29/3/2006 02 02 Hiện thực khoản phải thu 04/4/2006 31/3/2006 03 02 Hiện thực khoản phải trả 07/4/2006 04/4/2006 03 02 Kiểm thử công nợ 12/4/2006 06/4/2006 02 02 Liên kết chức năng 20/4/2006 10/4/2006 05 05 Kiểm thử hệ thống 03/5/2006 17/4/2006 07 05 Mua thiết bị 23/3/2006 23/3/2006 10 03 Lắp đặt phần cứng 10/5/2006 24/4/2006 03 05 Cài đặt phần mềm 17/5/2006 02/5/2006 02 02 Đào tạo sử dụng 19/5/2006 08/5/2006 03 03 7 12. Sơ đồ tổ chức dự án Tổng số lượng nhân sự: 6 người Phụ trách phần cứng: 2 người Phụ trách phần mềm và đào tạo: 4 người 13. Ma trận phân công công việc (RAM) Đức Tha o Quý Ái Tuấn Nhật Phân tích nghiệp vụ X X X X Lập kế hoạch thực hiện X X X X X X Hiện thực nhập hàng X Hiện thực xuất hàng X Hiện thực hàng tồn kho X Kiểm thử quản lý mặt hàng X Hiện thực tìm kiếm X Hiện thực thống kê X Đặt bán X Kiểm thử quản lý bán hàng X Thông tin khách hàng X Mặt hàng đã bán X Khoản phải thu X Kiểm thử thông tin khách hàng X 8 Quản lý dự án Trần Tiến Đức Trưởng nhóm phần mềm Trần Tiến Đức Trưởng nhóm phần cứng Nguyễn Thanh Tuấn Phụ trách phần mềm Nguyễn Song Thao Phụ trách phần cứng Nguyễn Minh Nhật Trưởng nhóm phần mềm Võ Hoàng Quý Trưởng nhóm phần mềm Nguyễn Thúy Ái Thông tin nhà cung cấp X Mặt hàng đã mua X Khoản phải trả X Kiểm thử thông tin nhà cung cấp X Hiện thực thông tin chi nhánh X Hiện thực thông tin trụ sở chính X Kiểm thử quản lý chi nhánh X Hiện thực khoản phải thu X Hiện thực khoản phải trả X Kiểm thử công nợ X Liên kết chức năng X X X X Kiểm thử hệ thống X X X X Mua thiết bị X X Lắp đặt phần cứng X X Cài đặt phần mềm X X X X Đào tạo sử dụng X X X X 14. RACI của dự án Nhiệm vụ Bên chịu trách nhiệm Chịu trách nhiệm trước Lập kế hoạch DevSoft Mi Hồng Viết phần mềm DevSoft Mi Hồng Lắp đặt máy DevSoft Mi Hồng Cài đặt phần mềm DevSoft Mi Hồng Đào tạo DevSoft Mi Hồng Nghiệm thu Mi Hồng 15. Các rủi ro - Nhân sự thực hiện dự án bị ốm đau. - Khách hàng điều chỉnh yêu cầu trong quá trình thực hiện dự án - Sự phối hợp làm việc giữa các thành viên trong dự án không tốt - Chất lượng của thiết bị mua về không tốt - Ước lượng chi phí chưa đúng, giá thiết bị tăng. - Ước lượng thời gian ngắn hơn thực tế cần. 16. Các đánh giá Tiêu chí đánh giá hệ thống thông tin quản lý của dự án Stt Tiêu chí Trọng số 1 Đúng hạn 25% 2 Phần mềm ít bị lỗi 20% 3 Dễ sử dụng 20% 4 Phần cứng ổn định 20% 9 5 Tốc độ xử lý 15% - Đúng hạn: Dự án hoàn thành trước thời hạn 15 ngày. Đáp ứng yêu cầu về mặt thời gian của chủ đầu tư. Giúp công ty giảm chi phi thực hiện dự án. (Đánh giá 100/100) - Phần mềm ít bị lỗi: Phần mềm được thực hiện bởi các kỹ sư có kinh nghiệm. Ngoài ra yêu cầu cẩn thận trong việc hiện thực từng chức năng giúp cho phần mềm chạy không bị lỗi. (Đánh giá 95/100) - Dễ sử dụng: Nhờ vào việc đầu tư cho công tác phân tích nghiệp vụ của chủ đầu tư trong quá trình giao dịch giúp cho giao diện phần mềm được thiết kế tiện lợi cho người sử dụng. Tuy có một vài bất cập nhỏ nhưng việc đào tạo sử dụng giúp chủ đầu tư hài lòng hơn về phần mềm của dự án. (Đánh giá 90/100) - Phần cứng ổn định: Nhóm thực hiện dự án đã cân nhắc giữa chi phí và yêu cầu về thiết bị do đó chọn được phần cứng phù hợp. Nhờ phần cứng ổn định nên việc cài đặt và đưa phần mềm vào sử dụng không gặp nhiều khó khăn. (Đánh giá 100/100) - Tốc độ xử lý: Đã hỗ trợ khách hàng trong việc tạo cơ sở dữ liệu và chạy thử trên cơ sở dữ liệu này. Tốc độ xử lý dữ liệu của phần mềm khá nhanh, đáp ứng yêu cầu của người sử dụng. (Đánh giá 90/100) - Đánh giá tổng thể: 95.5/100. Hệ thống thông tin quản lý đã xây dựng đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư. Hoạt động tin cậy và ổn định Đánh giá việc thực hiện dự án: - Công tác lập kế hoạch tốt. Việc ước lượng thời gian và chi phí phù hợp với thực tế thực hiện. - Nhân sự thực hiện dự án có sự phối hợp làm việc tốt. - Tinh thần và thái độ của nhân viên thực hiện dự án tốt - Chi phí thực hiện không vượt dự kiến. 17. Bài học kinh nghiệm - Việc hoạch định dự án đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Dự án hoàn thành đúng tiến độ nhờ việc phân tích và hoạch định tốt ngay từ ban đầu. - Việc chia công việc thành các WBS nhỏ đóng vai trò quan trọng. Qua đó giúp đơn giản hóa công việc chính của dự án và giúp cho việc giao việc và hoạch định thời gian dễ hơn, rút ngắn tổng thời gian thực hiện dự án. - Việc quản lý nhân sự góp phần lớn vào sự thành công của dự án. Sự phân công công việc rõ ràng, hợp lý cùng sự phối hợp tốt giữa các thành viên trong nhóm giúp cho dự án được thực hiện nhanh hơn. 10 [...]...- Dự án khá đơn giản và không có nhiều chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án nên việc quản lý chi phí và giám sát tiến độ không được thể hiện rõ ràng 11 . giả định - Chủ đầu tư thanh toán đúng theo kế hoạch. - Vị trí đặt máy chủ và các máy giao dịch đã được xác định. - Đường chuyền internet sẵn sàng cho việc kết nối. 6. Các ràng buộc - Dự án phải. toàn công ty với các yêu cầu đặt ra: - Tin học hoá các hoạt động mua bán ở trụ sở chính và các chi nhánh - Quản lý các hoạt động kinh doanh của toàn công ty - Điều khiển việc mua bán đảm bảo theo. các chi nhánh - Thông tin dữ liệu kinh doanh được quản lý tập trung. - Hệ thống được bảo mật tốt. 4. Tóm tắt quy mô dự án Dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý trong kinh doanh cho công ty