Đang tải... (xem toàn văn)
Luận Văn: Hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương của cửa hàng Xăng dầu
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă D uầMỞ ĐẦUMỞ ĐẦUCùng với sự phát triển của công nghệ thông tin trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng cho đến nay đã đạt đến đỉnh cao, công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghệ mũi nhọn là ngành khoa hoc kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin…Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hoá trong công việc quản lý tại các cơ quan xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Cụ thể với bài toán phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương của cửa hàng Xăng dầu. Một dịp nào đó chúng ta phải thực hiện những thao tác trên sổ sách giấy tờ với hàng ngàn con số, bảng tính… Điều quan trọng là các thông tin luôn được cập nhật và thay đổi, như vậy người quản lý lại phải vất vả tìm tòi, thống kê, ghi chép và tính toán, so sánh cẩn thận để báo cáo tổng kết. Với chức năng thường xuyên thông báo cho ban lãnh đạo về các mặt công tác, tổ chức lao động, tiền lương, thi đua, chấm công, khen thưởng kỷ luật,… điều này với vai trò của người cửa hàng trưởng họ phải đảm bảo hàng tháng phải lập báo cáo, thống kê gửi phòng giám đốc và tất nhiên không có sự trợ giúp của máy tính thì cuối tháng đó là cả một vấn đề đối với một cửa hàng trưởng đó là tìm tòi, tính toán, số liệu được cập nhật và ghi so sánh trong vòng một tháng để thống kê báo cáo một cách chi tiết về tình hình hoạt động của cửa hàng, đó chỉ là thông tin một phía của cửa hàng, còn ban lãnh đạo họ biết thông tin quá lâu, trong thời đại hiện nay thông tin rất quan trọng trong nền kinh tế thì trường, rất có thể các cửa hàng phải báo cáo thường xuyên, hàng tuần, thậm chí hàng ngày cho ban lãnh đạo, nếu không có máy tính, với sự ghi chép và lập báo cáo đi lại như hiện nay thì thật mất thời gian mà cũng không có gì bảo đảm thông tin được cập nhật có sai sót hay không.Với điều kiện hiện nay việc tin học hoá là rất phổ biến và thực sự có ích cho quá trình trao đổi thông tin, sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và báo cáo của các cửa hàng thường xuyên hơn, chỉ bằng cú nhấn chuột là mọi thông tin được gửi đi và quá trình tìm kiếm thông tin được rõ ràng, nhanh chóng và chính xác hơn. Ở đây em chỉ khảo sát hệ thống và xây dưng mô hình nghiệp vụ về quản lý nhân sự/ tiền lương cho một cửa hàng Xăng dầu để giúp người có nhiệm vụ báo cáo, thống kê hàng tháng hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý này.Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 1 / 63 H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă D uầCHƯƠNG ICHƯƠNG IKHẢO SÁT HỆ THỐNGKHẢO SÁT HỆ THỐNG 1. Giới thiệu tổ chức hệ thống 1. Giới thiệu tổ chức hệ thốngChương trình quản lý nhân sự, tiền lương gồm 2 chức năng chính:1.1 Quản lý nhân sự- Cập nhật lý lịch nhân viên: Dùng để cập nhật nhân viên mới vào trong tệp tin NHANVIEN của hệ thống, trong đó có lương cơ bản, phụ cấp nếu có.- Xem lý lịch nhân viên theo mã số nhân viên: Cho phép được xem lý lịch của bất kỳ nhân viên trong của hàng theo mã số cửa hàng của nhân viên đang theo làm việc.- Điều chỉnh lý lịch nhân viên: Dùng để điều chỉnh thông tin về hồ sơ lý lịch nhân viên cửa hàng.- Xoá nhân viên: Trong trường hợp nhân viên trong cửa hàng thôi việc hoặc có bất cứ lý do gì thì xoá khỏi tệp tin NHANVIEN.1.2 Quản lý tiền lương của cửa hàngCác cửa hàng hiện nay sau một ngày bán hàng ( sau giờ làm việc của nhân viên, làm theo ca) cửa hàng trưởng hoặc nhân viên chuyên trách sẽ ghi nhận nhân viên nào vắng mặt, sau đó cập nhật vào file BANGCC ngày hôm đó, dựa vào file này lãnh đạo có thể điều chỉnh kịp thời các sự kiện sảy ra.Chương trình gồm có:- Nhập số chấm công hàng ngày của từng nhân viên trong của hàng- Thay đổi số liệu chấm công- Tính lương nhân viên theo quy định- Thống kê lương của cửa hàng trong tháng+ Nhập số liệu chấm công: Dùng để nhập số liệu làm việc trong một tháng của từng nhân viên bao gồm:o Tổng số ngày làm việc trong một thángo Số ngày làm thêm, số ngày nghỉ có phép và không phépo Tiền thưởng, tiền phạtNguyễn Thị Phương - 503101 Trang 2 / 63 H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă D uầ+ Thay đổi số liệu chấm công: Thay đổi số liệu ngày công ngày làm thêm của nhân viên khi có sự thay đổi.+ Tính lương nhân viên (đây là chức năng quan trọng) dùng để tính lương cho nhân viên trong cửa hàng.2. Phân tích hiện trạng hệ thống2. Phân tích hiện trạng hệ thốngCơ cấu làm việc: Có thể chia cơ cấu làm việc của cửa hàng ra làm 3 công đoạn chính:- Quản lý hồ sơ nhân viên: cập nhật, điều chỉnh hồ sơ nhân viên- Quản lý chấm công: cập nhật điều chỉnh kết quả chấm công hàng tháng- Quản lý lương: tính lương và lập báo cáo lương2.1. Quản lý hồ sơ nhân viênNhân viên khi vào làm việc tại cửa hàng đều do công ty cử xuống làm việc (bán hàng), sau khi được cửa hàng trưởng xác nhận và thu hồ sơ nhận làm việc, nhân viên đó sẽ được cập nhật vào file NHANVIEN trong hệ thống và được hưởng mọi quyền lợi như những nhân viên khác trong cửa hàng có cùng chức vụ và trách nhiệm.2.2. Quản lý chấm côngCông việc chấm công hàng ngày được cửa hàng trưởng thống kê trực tiếp thực hiện và ghi vào file BANGCC trong hệ thống. Sau đó tổng hợp lại vào cuối mỗi tháng để làm cơ sở tính lương cuối tháng, xong cửa hàng trưởng sẽ chuyển giao cho phòng kế toán.Sau khi nhận được bảng chấm công, nhân viên tiền lương của phòng kế toán sẽ thực hiện kiểm tra đối chiếu, xem số lượng báo công có đúng không, nếu không đúng thì gửi trả lại phòng hành chính tiến hành điều chỉnh lại.Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 3 / 63 H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă D uầMột trong các mẫu biểu quan trọng trong hệ thống đó là: bảng chấm công:2.3. Quản lý lươngMỗi tháng nhân viên kế toán phải tiến hành cập nhật tổng số ngày làm việc quy định trong tháng trước khi tiến hành tính lương, cập nhật những khoản khấu trừ lương của nhân viên (như các khoản tiền phạt, tiền nộp bảo hiểm…)Mẫu biểu quan trọng Bảng lương nhân viên có dạng sau:Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 4 / 63XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ XD VÀ CƠ KHÍCỬA HÀNG XĂNG DẦU Số:… .BẢNG CHẤM CÔNGTháng:…….Năm:…… STT Họ và tênMã số chức vụNghỉCó phépKhông phépNgày làm thêmXếp loại (A, B, C …)123456…Cửa hàng trưởng: H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă D uầMột mẫu báo cáo cũng không thể thiếu để từ đó ban giám đốc có thể chỉnh số lượng nhân viên, tiền lương cho nhân viên đó là một biểu Báo cáo doanh thu.Mẫu biểu có dạng:Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 5 / 63XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ XD VÀ CƠ KHÍ CỬA HÀNG XĂNG DẦU Số:… .BẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN Ngày:….tháng:…. năm:….MãNVHọ và tênLương cơ bảnPhụ cấp chức vụBảo hiểm xã hộiBảo hiểm y tếThưởng PhạtLương thực lĩnh123…. Cửa hàng trưởng: H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă D uầ2.4. Quản lý thưởng, phạt - Đối với những tháng cửa hàng có thưởng cho các nhân viên trong các dịp lễ tết, tổng kết quỹ …, cửa hàng trưởng phải triệu tập các nhân viên để bình bầu xếp loại lao động theo bậc A, B, C để làm cơ sở tính thưởng cho nhân viên.- Tuỳ vào tình hình kinh doanh của cửa hàng- Hàng quý nếu có nhân viên có thành tích tốt trong công việc cũng sẽ được thưởng.- Hàng tháng nếu nhân viên không thực hiện đúng quy định của cửa hàng thì sẽ có mức phạt hợp lý.Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 6 / 63XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ XD VÀ CƠ KHÍ CỬA HÀNG XĂNG DẦU Số:… .BÁO CÁO DOANH THU Tháng:…… STT Mã quầy Tổng tiền thu được123…Tổng cộng : Kế toán trưởng: Cửa hàng trưởng: H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă D uầNguyễn Thị Phương - 503101 Trang 7 / 63XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ XD VÀ CƠ KHÍ CỬA HÀNG XĂNG DẦUMỰC THƯỞNG PHẠT Tháng:….STT Loại Mức thưởng Mức phạt1 A A2 B B3 C C4 D D5 O Không Không… Cửa hàng trưởng: H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă D uầ 3. Mô hình nghiệp vụ 3. Mô hình nghiệp vụ3.1. Sơ đồ ngữ cảnhHỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNGNHÂN VIÊNGIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨCPHÒNG KỄ TOÁNCập nhật hồ sơ nhân viênTrả lời yêu cầuYêu cầu báo cáoBáo cáo tổng hợp chấm côngQuản lý chấm côngNguyễn Thị Phương - 503101 Trang 8 / 63 H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă D uầ3.2. Sơ đồ chức năng nghiệp vụQuản lý nhân sự tiền lương1.Quản lý nhân sự2.Quản lý tiền lươngTiền thưởng phạt4.Báo cáo thống kê3.Tra cứu tìm kiếm1.1.Thêm nhân viên mới1.2. Hiệu chỉnh nhân viên1.3. Xem TT nhân viên2.1.Chấm công nhân viên2.2.Quản lý lương3.1. Tra cứu theo lương4.1.Theo ngày2.3.Quản lý thưởng phạt3.2.Tra cứu theo lý lịch4.4.Báo cáo lương4.3.Theo tháng4.2.Theo tuần4.5.Báo cáo thưởng phạtSơ đồ chức năng quản lý nhân sự tiền lương của cửa hàng Xăng dầu* Giải thích các chức năng:1.1 Thêm mới nhân viên: cập nhật thông tin một nhân viên mới1.2 Hiệu chỉnh nhân viên: điều chỉnh các thông tin của nhân viên (như tăng lương, thay đổi chức vụ,…)Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 9 / 63 H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă D uầ1.3 Xem thông tin về nhân viên: thống kê báo cáo các thông tin về nhân viên trong cửa hàng.2.1 Chấm công nhân viên: tiến hành chấm công từng nhân viên theo tháng.2.2 Quản lý lương: tính lương hàng tháng cho mỗi nhân viên. 2.3 Quản lý thưởng phạt: báo cáo nhân viên có thành tích tốt hoặc không thực hiện tốt để tính lương cuối tháng cho mỗi nhân viên.3.1 Tra cứu theo lương.3.2 Tra cứu theo lý lịch.4.1 Theo ngày.4.2 Theo tuần.4.3 Theo tháng. 4.4 Báo cáo lương và ngày công nhân viên:+ Báo cáo lương: báo cáo chi tiết về lương của từng nhân viên như lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền thưởng, phạt và số tiền nhân viên đó thực lĩnh.+ Báo cáo ngày công: báo cáo chi tiết về ngày công nhân viên4.5 Báo cáo thưởng phạt: * Ý nghĩa của mô hình:- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là công cụ mô hình phân tích đầu tiên.- Xác định phạm vi hệ thống được nghiên cứu.- Cung cấp các thành phần cho việc khảo sát và phân tích tiếp.- Mô hình được xây dựng dần cùng với tiến trình khảo sát chi tiết giúp cho việc định hướng hoạt động khảo sát.- Cho phép xác định phạm vi các chức năng hay miền cần nghiên cứu của tổ chức.Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 10 / 63 [...]... quan hệ ( các kiểu liên kết các thực thể) - Số quầy ( SOQUAY) SOQUAY Msquay Mỗi cửa hàng trong công ty đều phải có số quầy( cửa hàng) , tên Tencuahang cửa hàng, số điện thoại, địa chỉ, để giao dịch bán hàng, cửa hàng Sodienthoai trưởng là người quản lý và chịu trách nhiệm về sự hoạt động của cửa Diachi hàng - Chức vụ( CHUCVU) CHUCVU MaCV Thực thể này để phân biệt chức vụ này với chức vụ khác, của các nhân. .. hình phân tích xử lý 1.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Sơ đồ luồng dữ liệu là một công cụ mô tả dòng thông tin nghiệp vụ nối kết giữa các chức năng trong một phạm vi được xét Dưới đây là một số sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý nhân sự/ tiền lương của cửa hàng Xăng dầu: Cập nhật bảng chấm Phòng kế toán công, mức thưởng phạt Ban giám đốc phòng tổ chức Cập nhật hồ sơ nhân viên Quản lý hồ sơ Thông... khác, của các nhân viên trong cửa hàng TenCV HSCV + MaCV: ( mã chức vụ) dùng để phân biệt các chức vụ với nhau + TenCV: ( tên chức vụ) chức danh trong cửa hàng + HSCV: ( hệ số chức vụ) hệ số lương của chức vụ đó - Bậc lương (BACLUONG) Khi một nhân viên mới vào cửa hàng thì họ có bậc lương cơ bản, để phân biệt BACLUONG MaBL HSLuong với các bậc lương khác trong cửa hàng, các nhân viên làm việc lâu năm,... bậc lương khác nhau + MaBL: (mã bậc lương) + HSLương: (hệ số lương) Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 32 / 63 H ệ t h ố n g q u ả n l ý n h â n s ự - t i ề n l ươ n g c ủ a c ử a h à n g X ă n g D ầu - Nhân viên (NHANVIEN) NHANVIEN MaNV Miêu tả chi tiết về hồ sơ nhân viên trong cửa hàng để quản lý nhân viên đó Hoten + MaNV: mã nhân viên Diachi + Hoten: họ tên nhân viên Thuongtru + Diachi: địa chỉ nhân. .. - Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như liên hệ của nó với các hệ thống khác là liên hệ thông tin HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần ( thông tin, phương pháp xử lý thông tin, con người và phương tiện) được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ và khai thác thông tin hỗ trợ việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức - HTTT quản lý. .. Thông tin yêu cầu Hồ sơ nhân viên Yêu c ầu Quản lý lương Lương thưởng phạt Nguyễn Thị Phương - 503101 Phòng kế toán t hậ p n ởng Cậ thư ỹ qu Báo cáo lương thưởng phạt Quản lý thưởng phạt Trang 27 / 63 H ệ t h ố n g q u ả n l ý n h â n s ự - t i ề n l ươ n g c ủ a c ử a h à n g X ă n g D ầu 1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh a, Sơ đồ luồng dữ liệu của quá trình quản lý nhân viên NHÂN VIÊN GIÁM ĐỐC PHÒNG... ả n l ý n h â n s ự - t i ề n l ươ n g c ủ a c ử a h à n g X ă n g D ầu 1 Cách tiếp cận hệ thống và các khái niệm cơ bản - Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên cứu và giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội (KT_XH) Yêu cầu chủ yếu nhất của phương pháp này là phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các hệ thống bên ngoài - Hệ thống (HT) + HT là một... Yêu cầu: hệ thống mới hoạt động tốt và đem lại hiệu quả cao hơn hệ thống cũ 2.6 Vận hành và bảo trì Ý nghĩa: duy trì hoạt động của hệ thống Mục tiêu: đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu Nội dung: - Đề xuất những sửa đổi, cải tiến bổ sung - Tiến hành những sửa đổi, bổ sung về phần cứng, phần mềm - Kiểm tra tính đáp ứng những yêu cầu vốn có và yêu cầu mới hoặc cải tiến hiệu quả xử lý của hệ thống (bảo... l ý n h â n s ự - t i ề n l ươ n g c ủ a c ử a h à n g X ă n g D ầu - Cho phép xác định vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng còn thiếu - Là cơ sở để thiết kế cấu trúc hệ thống chương trình của hệ thống sau này * Từ điển dữ liệu Dựa vào sự khảo sát và mô hình nghiệp vụ xác định các thực thể sau: a, NHANVIEN (nhân viên) Thực thể - thuộc tính MaNV... thể - thuộc tính MaCV TenCV HSCV e, Ghi chú Mã chức vụ Tên chức vụ Hệ số chức vụ BACLUONG ( bậc lương) Thực thể - thuộc tính MaBL HeSo Nguyễn Thị Phương - 503101 Ghi chú Mã bậc lương Hệ số bậc lương Trang 13 / 63 H ệ t h ố n g q u ả n l ý n h â n s ự - t i ề n l ươ n g c ủ a c ử a h à n g X ă n g D ầu 3.3 Ma trận thực thể - chức năng Các thực thể a Danh sách nhân viên b Chấm công nhân viên c Lương nhân . năng nghiệp v Quản lý nhân sự tiền lương1 .Quản lý nhân sự2 .Quản lý tiền lươngTiền thưởng phạt4.Báo cáo thống kê3.Tra cứu tìm kiếm1.1.Thêm nhân viên mới1.2.. khảo sát hệ thống và xây dưng mô hình nghiệp vụ về quản lý nhân sự/ tiền lương cho một cửa hàng Xăng dầu để giúp người có nhiệm vụ báo cáo, thống kê hàng tháng
