Đang tải... (xem toàn văn)
tiểu luận quản trị hành chính văn phòng đại học duy tân đà nẵng
LỜI MỞ ĐẦU Trong xu phát triển chung toàn kinh tế nước ta nay, doanh nghiệp ngày trở nên thích nghi với sôi động kinh tế thị trường Đặc biệt Việt Nam gia nhập WTO kèm theo suy thối trầm trọng kinh tế giới cạnh tranh đào thải trở nên liệt Mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả cạnh tranh thị trường phải chọn cho hướng riêng kinh doanh cách quản lý Thông qua việc xây dựng, áp dụng biện pháp hệ thống quản lý chất lượng doanh nghiệp để thõa mãn yêu cầu khách hàng thị trường Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư nữa, người yếu tố quan trọng định thành công cho doanh nghiệp Từ lâu, Nhật Bản xuất phong trào 5S Với triết lý người trung tâm phát triển: Nếu làm việc mơi trường lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần người lao động thỏa mái hơn, suất điều kiện lao động cao Hiện số nước áp dụng mơ hình có doanh nghiệpViệt Nam Công ty TNHH Tự động hóa và điện Kiên Phúc doanh nghiệp ứng dụng mơ hình 5S vào Cơng ty mang lại môi trường làm việc hiệu công Được thành lập từ năm 2010, Kiên Phúc bước phát triển lớn mạnh tự động hóa ,thiết bị điện và lĩnh vực an ninh Chuyên khảo sát - thiết kế các hệ tự động cho các dây chuyền sản xuất, cung cấp các giải pháp an ninh cho hộ gia đình và các doanh nghiệp khác Nhận thấy tầm quan trọng nhóm định chọn “Thực trạng áp dụng hệ thống 5S giải pháp hồn thiện tạo mơi trường làm việc hiệu công ty TNHH tự động hóa và điện Kiên Phúc” làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề nhóm I THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG MƠ HÌNH 5S Tìm hiểu chung 5S 1.1 Khái niệm chung 5S 5S công cụ cải tiến suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản Tên gọi 5S xuất phát từ chữ S tiếng Nhật: Seiri, Seiton,Seiso, Sheiketsu Shitsuke, tạm dịch sang tiếng Việt Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch Sẽ, Săn sóc Sẵn sàng 5S khởi đầu sống suất, tạo môi trường làm việc sẽ, thoải mái an toàn cho người Tiết kiệm nhiều khơng gian thời gian lãng phí Đây yếu tố hoạt động cải tiến suất (nguồn: http://vpc.vn_ trung tâm suất Việt Nam_ Thực hành tốt 5S) 1.2 Mục tiêu chương trình 5S - Xây dựng ý thức cải tiến cho người nơi làm việc - Xây dựng tinh thần đồng đội người - Phát triển vai trò lãnh đạo cán lãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế - Xây dựng sở để đưa vào kỹ thuật cải tiến Mục tiêu tạo tinh thần hiệu cho nơi làm việc 1.3 Ý nghĩa hoạt động 5S + Đảm bảo sức khoẻ nhân viên + Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trình làm việc + Tạo tinh thần bầu khơng khí làm việc cởi mở + Nâng cao suất chất lượng sống 1.4.Lợi ích 5S - Nơi làm việc trở nên ngăn nắp - Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến - Mọi người trở nên có kỷ luật - Các điều kiện hỗ trợ sẵn sàng cho công việc - Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an toàn - CBCNV viên tự hào nơi làm việc ngăn nắp - Đem lại nhiều hội kinh doanh 1.5 Các bước áp dụng Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng Bước 2: Phát động chương trình Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu sàng lọc Bước 5: Thực sàng lọc, xếp hàng ngày Bước 6: Đánh giá định kỳ Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tạo môi trường làm việc hiệu Công ty TNHH Tự động hóa và điện Kiên Phúc 2.1.Giới thiệu nét sơ lược Công ty TNHH Tự động hóa và điện Kiên Phúc Được thành lập từ năm 2010, Kiên Phúc bước phát triển lớn mạnh tự động hóa ,thiết bị điện và lĩnh vực an ninh Chuyên khảo sát - thiết kế các hệ tự động cho các dây chuyền sản xuất, cung cấp các giải pháp an ninh cho hộ gia đình và các doanh nghiệp khác Với hiệu: “Kiên Phúc – Đem lại các giải pháp hiệu quả nhất cho mọi người ” Với đội ngũ kỹ thuật động, giàu kinh nghiệm, sáng tạo, tin thần trách nhiệm cao lĩnh vực điện tử , tự động hóa Kiên Phúc đem lại cho quý khách sở hữu sản phẩm chất lượng, hiệu tiết kiệm để phục vụ nhu cầu sản xuất và cuộc sống 2.2 Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tạo môi trường làm việc hiệu Công ty TNHH Tự động hóa và điện Kiên Phúc Tuy doanh nghiệp nhỏ, ý tưởng áp dụng hệ thống 5S Lãnh đạo Công ty TNHH Tự động hóa và điện Kiên Phúc ấp ủ từ lâu.Nhận thức tính cấp bách việc lựa chọn công cụ quản lý xây dựng môi trường làm việc công ty Nhằm tạo môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học phát huy tính sáng tạo cán cơng nhân viên chức (CBCNV) 5S mục tiêu phải hướng đến Được hỗ trợ chuyên gia tư vấn, lãnh đạo Công ty chọn số nhân viên đưa đào tạo với mục đích tiếp cận đặt móng cho việc triển khai hệ thống 5S.Cụ thể Kiên Phúc tiến hành triển khai thực hành 5S doanh nghiệp sau: 2.2.1 Chuẩn bị, xem xét thực trạng Công ty lập kế hoạch triển khai sau: - Công ty tiến hành thành lập ban đạo tổ đánh giá có định kèm theo Ban đạo ban đánh giá gồm thành viên lãnh đạo cơng ty, đại diện phịng ban người có uy tính có ảnh hưởng tới nhân viên Với chức hỗ trợ, khuyến khích, giám sát, nhắc nhở, đánh giá cải tiến việc triển khai 5S Có trách nhiệm việc triển khai hệ thống 5S - Mời chuyên gia lĩnh vực tư vấn hổ trợ cho công ty - Đánh giá thực trạng 5S để xác định điều kiện đáp ứng yêu cầu 5S đến đâu đưa hạng mục cần phải thực để hướng đến tiêu chí 5S - Tiến hành làm hiệu 5S treo vị trí cơng ty thiết kế bảng tin thông tin 5S người lao động nhận thức rõ 5S - Các hoạt động tuyên truyền quãng bá thực thông qua biểu ngữ, pa no áp phích - Đưa thơng báo thức Ban lãnh đạo hoạt động tuyên truyền quảng bá 5S công ty Các thông báo cần đưa tới cho toàn người lao động công ty biết - Biên soạn, công bố, hướng dẫn áp dụng tài liệu cho hoạt động sàng lọc, xếp, với hưởng ứng tham gia người - Xây dựng tiêu chí đánh giá 5S Để dễ dàng việc tiến hành đánh giá hoạt động 5S khu vực theo tiêu chí đánh giá - Kiên Phúc tiến hành thực việc đào tạo nội khái niệm yêu cầu 5S - Lập kế hoạch khắc phục, cải tiến kiểm tra điểm chưa phù hợp sau lần đánh giá - Ghi nhận, khen thưởng cá nhân, đơn vị có thành tích trì cải tiến 5S tốt nhằm đẩy mạnh phong trào 5S công ty 2.2.2 Phát động chương trình Cơng ty Kiên Phúc tổ chức lễ khai mạc áp dụng hệ thống 5S vào cơng ty với có mặt đầy đủ tồn cán công nhân viên khách mời Giám đốc đại diện cho ban lãnh đạo phát biểu trước toàn thể CBCNV ý nghĩa, tầm quan trọng mong muốn nhằm thể cam kết thành cơng chương trình 5S Và phát động phong trào 2.2.3 Công ty tiến hành tổng vệ sinh Nhận thức hữu hiệu 5S toàn lãnh đạo CBCNV công ty tham gia Ban đạo thực 5S Kiên Phúc phân công lao động cụ thể cung cấp dụng cụ vệ sinh cần thiết để tiến hành vệ sinh, chuẩn bị kho, giá, tủ để xếp chứa đồ vật sau tiến hành sàng lọc, Kiên Phúc trì việc tổng vệ sinh khoảng cách lần năm 2.2.4 Bắt đầu ”sàng lọc” Để thực bước “Sàng lọc”, phận/đơn vị Kiên Phúc đưa tiêu chí để xác định loại vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng … không liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động khu vực tách biệt khỏi thứ cần thiết loại bỏ hay đem khỏi nhà xưởng 2.2.5 Thực sàng lọc, xếp hàng ngày Thực bước “Sàng lọc” Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên để thuận tiện cho việc sử dụng dễ dàng Những vật dụng không thường xuyên lưu giữ nơi thích hợp, có dẫn nhận biết thích hợp để lấy cần sử dụng Chỉ có đồ vật cần thiết để nơi làm việc Những vật dụng không cần thiết cần để riêng phân loại để xử lý Thực bước “Sắp xếp” Sau loại bỏ vật dụng khơng cần thiết cơng việc tổ chức vật dụng lại cách hiệu Dựa nguyên tắc này, phận/phòng ban công ty Kiên Phúc thống nội hình thức xếp đồ vật, máy móc, tài liệu Bằng cách để vật dụng gần gần nơi sử dụng nhất, xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn đánh số cần thiết để dễ dàng nhận biết Nhằm giảm thời gian di chuyển tìm kiếm, cho thứ dễ dàng sử dụng Thực bước “Sạch sẽ” Việc thực vệ sinh thực qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, khu vực làm việc Luôn kiểm tra để bàn làm việc, đồ dùng, máy móc, thiết bị, khơng bị bụi bẩn Cơng ty tạo thói quen tốt cho nhân viên dành thời gian từ đến 10 phút để làm vệ sinh trước sau làm việc, ngăn nắp Giữ gìn hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao xác máy móc thiết bị (do ảnh hưởng bụi bẩn) Thực bước “Săn sóc” Cơng ty trì định kỳ chuẩn hóa ngun tắc cách có hệ thống khoa học Để đảm bảo việc trì, cơng ty sử dụng phương pháp hiệu như: - Tiêu chuẩn hóa việc thực 5s tổ chức, du trì kỷ luật - Tiến hành hoạt động đánh gía thường xuyên tháng quý, tạo thi đua phận, phòng ban cơng ty Bộ phận nào, phịng ban có kết tốt thị thưởng phần thưởng như: cộng điểm thi đua đánh giá để xét thưởng cuối năm, tặng vé xem phim, bữa ăn tối nhà hàng… Thực bước “Sẵn sàng” Tất CBCNV cơng ty khơng phân biệt vai trị chức vụ lẫn lượt thực cách tự giác tạo thành thói quen văn hóa tồn Cơng ty.Vì mà Kiên Phúc đạt bước Shitsuke(Sẵn sàng) Để đạt điều này, người phụ trách phận, phịng ban Kiên Phúc khơng ngừng gương mẫu đầu việc thực 5S Mọi nhân viên tuân thủ quy định chung, thực tự giác coi nơi làm việc nhà chung 2.2.6 Đánh giá định kỳ Một phương pháp quan trọng đánh giá 5S mà Kiên Phúc vận dụng sử dụng hình ảnh, thơng qua việc chụp ảnh khu vực đánh giá, để cung cấp chứng đưa kết luận, kiến nghị sở để theo dõi so sánh trình cải tiến sau Bằng cách quan sát vấn, chuyên gia đánh giá tập trung vào nội dung trọng tâm sau: - Nơi làm việc có ngăn nắp khơng? - Nơi làm việc có an tồn khơng? - Máy móc vật dụng có đặt nơi thuận tiện cho người sử dụng khơng? - Các hồ sơ có lưu giữ dễ truy tìm khơng? - đồ vật có đảm bảo khơng? - Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày cách tự giác không? Công ty Kiên Phúc tiến hành hạng mục, khu vực sau: - Các văn bản, sách hỗ trợ, quy định việc triển khai trì 5S - Khu vực văn phịng (đối tượng hồ sơ, tài liệu, thiết bị văn phòng) - Khu vực sản xuất (đối tượng máy móc, thiết bị, dụng cụ đo đạc, xưởng sửa chữa, hệ thống PCCC) - Khu vực kho (đối tượng vật tư, quản lý kho) - Khu vực chung (phòng họp, hành lang, nhà vệ sinh) - Khu vực xung quanh (sân bãi, vườn cây, khu vực để xe, nhà bảo vệ) Mỗi chuyên gia đánh giá cho điểm theo danh mục câu hỏi dựa thang điểm thống Tổng số điểm đạt phòng ban, phận đánh giá so sánh với với điểm tối đa đạt Trên sở nhóm chuyên gia đánh giá đưa khuyến nghị cải tiến, đề xuất thưởng đơn vị thực tốt Các thơng tin, hình ảnh 5S ln cập nhật kịp thời thông qua bảng tin chia sẻ (góc 5S) 2.3 Hiệu mang lại từ 5S Những thành cơng mà Kiên Phúc có hơm qúa trình chung sức xây dựng tồn đội ngủ lãnh đạo CBCNV mục tiêu chung tổ chức, hiệu mang lại là: - Qua tháng thực với bước tiến hành, đến tháng 4/2012, lần đầu tiên, Công ty chuyên gia Hội đồng Đánh giá Thực hành tốt 5S đánh giá đạt 500 điểm tổng số 600 điểm khu vực, tương ứng với tỷ lệ 83,3% vượt mức yêu cầu xét cấp chứng (70%) là13,3%, trở thành doanh nghiệp áp dụng thành công công cụ 5S đạt chứng Thực hành tốt 5S.Tạo phương thức làm việc mới, đưa có lên tầm: khoa học, hệ thống hoàn thiện Cái hữu rõ ràng mà người nhìn thấy mơi trường sống làm việc trở nên gọn gàng, sẽ, ngăn nắp Tài liệu, hồ sơ, vật dụng, trang thiết bị phục vụ cho công việc xếp dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm Điều kiện hỗ trợ ln thuận tiện sẵn sàng Điều đồng nghĩa với tiết kiệm nhiều thời gian công sức mà trước vơ tình bị đánh Kho vật tư với diện mạo hoàn toàn khác trước: thơng thống, hài hịa Những phịng làm việc ngăn nắp, thẩm mỹ Khu vực xung quanh quang đãng đẹp mắt Nơi sản xuất trí gọn gàng, khoa học nhiều thứ hình thành nên công nghệ môi trường công ty 2.4 Những khó khăn Cơng ty TNHH Tự đợng hóa và điện Kiên Phúc Để có thành cơng hơm Kiên Phúc gặp khơng khó khăn việc áp dụng 5S 2.4.1 Khó khăn nhận thức 5S liền với văn hóa, nhận thức 5S tức nhận thức thay đổi văn hóa, thay đổi thái độ làm việc Như ta biết để làm thay đổi thái độ suy nghỉ người khó tư tưởng, thái độ thấm nhuần người Công ty Kiên Phúc với người lao động từ nhiều khu vực, vùng miền khác nhau, tích cách, phong cách sống khác Thì việc để thay đổi nhận thức người bắt họ làm theo khuôn mẫu, theo quy định áp dụng 5S khó 2.4.2 Khó khăn triển khai Để triển khai 5S, đòi hỏi doanh nghiệp phải sẵn sàng thay đổi phong cách làm việc Nhưng vấn đề tất người Cơng ty có thực mong muốn triển khai thành công 5S, hay từ bỏ 5S gặp khó khăn Hoặc tất CBCNV có thực sẵn sàng đối phó với trở ngại phát sinh, chẳng hạn người chống đối, khơng muốn thay đổi Những cách nói hay cách trả lời như: - Khơng có thời gian làm 5S? - Tơi khơng rảnh? Tơi cịn phải làm công việc tôi? - Chẳng lẽ ngày phải lau chùi, quét dọn? cần phải loại bỏ trình áp dụng 5S 2.4.3 Khó khăn trì Thời gian đầu người cịn xơi hào hứng, giai đoạn hời hợt giai đoạn cuối khơng quan tâm Kiên Phúc khơng kiên trì cố gắng đưa sách linh hoạt để trì áp dụng dễ dẫn đến thất bại 5S Một số giải pháp hoàn thiện 5S tạo môi trường làm việc hiệu Công ty TNHH tự động hóa và điện Kiên Phúc 3.1 Giải pháp lãnh đạo CBCNV 3.1.1 Đối với lãnh đạo - Lãnh đạo phải làm gương đồng thời có phản hồi thường xuyên việc áp dụng mô hành 5S họp điều hành (ít ba tháng tổ chức định kỳ 5S định kỳ, hàng tuần trước nghỉ cuối tuần 30 phút) - Một bước Sàng lọc, Sắp xếp Sạch hồn thành, ban lãnh đạo cơng ty cần xác định mong đợi tổ chức Nhóm 5S nên viết sách thời gian cải tiến xác định thời gian đủ để thực 5S cách thường xuyên - Để CBCNV thực công việc đặn hàng ngày, cần cử nhân viên quản lý để chịu trách nhiệm hỗ trợ cho q trình, cung cấp cho ban lãnh đạo thơng tin phản hồi thúc đẩy 5S cần thiết Sự tham gia Ban lãnh đạo cấp cao yếu tố chủ chốt, thực việc vòng quanh quan sát đánh giá cách thường xuyên - Ghi nhận, đánh giá khen thưởng kịp thời đề xuất, sáng kiến củangười lao động 3.1.2 Đối với nhân viên - Không ngừng sáng tạo có sáng kiến cải tiến kỹ thuật - Hỗ trợ ban đạo 5S qúa trình triển khai áp dụng,duy trì hệ thống - Nâng cao kiến thức, tinh thần tham gia trách nhiệm thiết bị - Thực tốt quy định mà công ty ban đạo 5S đưa Hãy CBCNV công ty thấy việc thực 5S tác động trực tiếp đến mục tiêu, tiêu đánh giá công việc họ, tự họ tự giác, chủ động áp dụng 5S cơng việc 3.2 Đảm bảo trì thường xuyên 5S Cần nhiều yếu tố để triển khai trì thành cơng 5S, giải pháp Công ty TNHH Tự động hóa và Cơ điện Kiên Phúc là: - Thực đánh giá 5S thường xuyên để đo lường điều kiện tổng thể hệ thống Nên xây dựng chế điểm số 5S để tiện cho việc đánh giá theo dõi Các điểm số dán nơi làm việc - Sử dụng tiêu chuẩn, giám sát quản lý phải có kiểm tra hiệu xác định vi phạm - Để đảm bảo đánh giá tiến hành khách quan, công ty nên cho tiến hành đánh giá độc lập đồng loại, phận khác đánh giá chéo lẫn thang điểm chung thống nhất, việc đánh giá nhằm mục đích bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn 5S nội công ty đối chiếu với mục tiêu thực để từ đo lường xác kết việc thực - Nghiên cứu ban hành số quy chế 5S nội quy 5S, quy định trang phục, quy định báo cáo chi tiết kết thực 5S - Tiến hành chụp ảnh thường xuyên nơi làm việc để tiến hành phân tích cải tiến đồng thời cho dán lên bảng tin 5S để người tham khảo, góp ý KẾT LUẬN Việc doanh nghiệp áp dụng 5S theo phương pháp quản lý chặt chẽ khơng góp phần nâng nâng cao điều kiện môi trường làm việc tổ chức mà làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả sáng tạo cơng việc phát huy vai trị hoạt động nhóm Đây kinh nghiệm quản lý Nhật mà doanh nghiệp Việt Nam áp dụng Trong có cơng ty TNHH tự đợng hóa và điện Kiên Phúc Từ áp dụng hiệu mơ hình 5S làm cho tâm lý CBCNV cơng ty cảm thấy thoải mái làm làm việc môi trường thuận lợi, sẽ, vật dụng thừa loại bỏ hết, mặt kho bãi cơng ty hợp lý hóa Nhận thức lợi ích mơ hình 5S lãnh đạo cơng ty không ngừng ứng dụng nhằm phát huy vai trị ... Công ty Kiên Phúc tiến hành hạng mục, khu vực sau: - Các văn bản, sách hỗ trợ, quy định việc triển khai trì 5S - Khu vực văn phịng (đối tượng hồ sơ, tài liệu, thiết bị văn phòng) - Khu vực sản... lập kế hoạch triển khai sau: - Công ty tiến hành thành lập ban đạo tổ đánh giá có định kèm theo Ban đạo ban đánh giá gồm thành viên lãnh đạo công ty, đại diện phịng ban người có uy tính có ảnh... Xây dựng tiêu chí đánh giá 5S Để dễ dàng việc tiến hành đánh giá hoạt động 5S khu vực theo tiêu chí đánh giá - Kiên Phúc tiến hành thực việc đào tạo nội khái niệm yêu cầu 5S - Lập kế hoạch khắc