TS. Nguyễn Lệ Nhung -0912581997 1 NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TS. Nguyễn Lệ Nhung -0912581997 2 I. Mục đích, ý nghĩa Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm. II. Căn cứ: Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10; Điều 22, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; Điều 5, Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. III. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành Để công tác lập hồ sơ, nộp lưu thực hiện được chặt chẽ, đúng quy định - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. - Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình. Cụ thể: 1- Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu: + Cuối năm, đôn đốc các phòng chức năng lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn lưu giữ ở phòng vào lưu trữ cơ quan; + Trong quá trình chỉ đạo công tác của cơ quan, thủ trưởng hoặc trưởng phòng HC phát hiện những việc đột xuất chưa có ai lập hồ sơ thì giao cho cán bộ lập kịp thời và bổ sung vào bản DMHS. Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ khi có cán bộ thay đổi công tác 2- Hồ sơ lập xong được để lại phòng công tác 1 năm để theo dõi, nghiên cứu khi cần thiết, sau đó vào đầu năm sau, các đơn vị tập trung những hồ sơ đã giải quyết xong, TS. Nguyễn Lệ Nhung -0912581997 3 kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ và tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Ví dụ: Hồ sơ năm 2008 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2009, vào đầu năm 2010 các phòng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. 3- Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu sử dụng phải làm thủ tục mượn lại. 4- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, các phòng xem xét lựa chọn những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (đã ghi trong DMHS), kèm theo 2 bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan; 5- Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở phòng chức năng, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thêm thì làm thủ tục loại hủy. 6- Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; - Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; - Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; - Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”. Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì yêu cầu phòng chức năng có hồ sơ bổ sung cho đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu (Mẫu biên bản nộp lưu hồ sơ - xem phụ lục số 5). 7- Cán bộ lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê và sắp xếp lên giá tủ, làm công cụ tra tìm phục vụ cho khai thác, sử dụng. 8- Hàng năm, các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó, thống kê tất cả các hồ sơ của đơn vị mình hoặc những hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mình vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và giao nộp những hồ sơ, tài liệu đó vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn quy định. (Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu – xem phụ lục số 1) - Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục các hồ sơ, tài liệu đó gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm. TS. Nguyễn Lệ Nhung -0912581997 4 - Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. IV. Thời hạn nộp lưu Thời hạn nộp lưu tài liệu được quy định như sau: + Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc. + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức. + Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán. + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc. V. Thủ tục giao nộp tài liệu Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”, Đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ một bản. . Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, các phòng xem xét lựa chọn những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (đã ghi trong DMHS), kèm theo 2 bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan; . thủ tục nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Ví dụ: Hồ sơ năm 2008 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2009, vào đầu năm 2010 các phòng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. 3- Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ. NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TS. Nguyễn Lệ Nhung -0912581997 2 I. Mục đích, ý nghĩa Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan