SỬ DỤNG CHỨC NĂNG DATA VALIDATION TRONG EXCEL pptx

17 8.1K 47
SỬ DỤNG CHỨC NĂNG DATA VALIDATION TRONG EXCEL pptx

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) Table of Contents Đặt vấn đề 1.1 Chức Settings 1.1.1 Whole number: 1.1.2 Decimal: 1.1.3 List: 1.1.4 Date: 1.1.5 Text length: 10 1.2 Chức Input Message 10 1.3 Chức Error Alert 11 1.4 Các ví dụ Data validation 13 1.4.1 Nhập số thập phân tăng dần theo cột: 13 1.4.2 Tạo danh sách tham chiếu phụ thuộc: 14 1.4.3 Giới hạn tổng giá trị nhập liệu vùng: 15 Kết luận 16 Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) SỬ DỤNG CHỨC NĂNG DATA VALIDATION TRONG EXCEL Giới thiệu: Khi xây dựng bảng tính Excel, số trường hợp yêu cầu nhập liệu giá trị cụ thể danh sách sẵn có Làm bạn kiểm sốt liệu đầu vào theo yêu cầu? Làm Excel tự thông báo lỗi nhập không đúng? Chức Data validation (xác nhận tính hợp lệ liệu) giúp bạn thực cơng việc cách trọn vẹn đòi hỏi Đặt vấn đề Khi xây dựng bảng tính phục vụ cơng việc mình, chắn bạn cần vùng nhập liệu theo yêu cầu định Dữ liệu giới hạn phạm vi đó, số nguyên, số thập phân, ngày, giờ, danh sách sẵn có chuỗi có độ dài định Khi chức Data validation giúp nhập liệu cách xác theo yêu cầu, hạn chế sai sót tối thiểu Đầu tiên cửa sổ Excel (tôi thực Excel 2007), cần chọn vùng liệu cần kiểm sốt vào menu Data, chọn Data validation (hình 1) Cửa sổ Data validation hình 2, cửa sổ gồm phần Settings, Input Message Error Alert Sau đề cập chức chúng Hình 1: Chọn vùng cần kiểm sốt thực chức Data validation Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) 1.1 Chức Settings Cửa sổ Settings cho phép thiết lập cài đặt điều kiện nhập liệu Validation criteria Tuỳ vào đối tượng kiểm soát mà ta chọn danh sách bên Allow Mặc định ban đầu cho phép nhập kiểu liệu ô (Any value) Để thay đổi theo ý muốn, ta chọn vùng liệu cần thiết lập chức Validation Hình 2: Cửa sổ Data validation Hình 3: Các chức điều kiện nhập liệu Trong danh sách thả xuống Validation criteria (hình 3), có lựa chọn Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom 1.1.1 Whole number: Chức cho phép nhập liệu số nguyên Nếu nhập số thập phân, chuỗi, bị báo lỗi Chức hữu ích liệu nhập tuổi, số lượng mặt hàng, số sản phẩm, điểm thi, Khi chọn Whole number, chức Data xuất cho phép khống chế phạm vi giá trị nhập (hình 5) Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) Data Validation Excel Hình 4: Chọn kiểu phạm vi nhập liệu a Between (not between): Chỉ cho phép nhập giá trị vùng xác định (hoặc ngồi vùng xác định) Ví dụ điểm thi phải nằm phạm vi từ đến 10, ngày tháng từ đến 31, thứ tuần, - Minimum: giá trị giới hạn nhỏ nhập liệu - Maximum: giá trị giới hạn lớn nhập liệu - Ingnore blank: bỏ qua ô trống, tức không xét điều kiện nhập liệu ô trống - Clear All: huỷ bỏ Giá trị giới hạn cố định (khơng thay đổi được) khơng cố định (có thể thay đổi được) tuỳ vào mục đích sử dụng Hình 5: Phạm vi nhập liệu - Giới hạn cố định: số nhập giá trị giới hạn Trong hình 5, giá trị nhập nhỏ lớn 100 Nếu bạn nhập giá trị khoảng, Excel báo lỗi hình (thơng báo lỗi mặc định Excel) Chúng ta thay đổi nội dung thơng báo theo mục đích sử dụng cụ thể mục 1.3 Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) Hình 6: Thơng báo lỗi nhập liệu mặc định Excel Hình 7: Chọn giới hạn động nhập liệu Hình 8: Giá trị xác định nhập liệu - Giới hạn không cố định: giá trị giới hạn phụ thuộc q trình tính tốn từ địa Điều có nghĩa giá trị giới hạn thay đổi, phụ thuộc q trình tính tốn, cập nhật cơng thức Trong hình 7, giá trị nhập nhỏ giá trị ô Q8 (bằng 200) lớn ô Q9 (bằng 1500) Nếu bạn nhập giá trị khoảng, Excel báo lỗi hình (thơng báo lỗi mặc định Excel) Phạm vi ứng dụng phụ thuộc nhiều vào khả khai thác Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) công thức sử dụng hàm bạn Nếu bạn khai thác công thức sử dụng hàm tốt, khả kiểm soát số liệu tốt hơn, linh hoạt Điều thể phần ví dụ b Equal to (not equal to): Chỉ cho phép nhập giá trị xác định (hoặc giá trị xác định) Giá trị xác định khai báo Value Giá trị xác định cố định cách nhập trực tiếp thay đổi cách sử dụng hàm công thức (cách thực tương tự mục a trên) c Greater than (Greater than or equal to): Chỉ cho phép nhập giá trị lớn (hoặc lớn hay bằng) giá trị giới hạn Giá trị giới hạn khai báo Minimum Giá trị giới hạn cố định cách nhập trực tiếp thay đổi cách sử dụng hàm công thức (cách thực tương tự mục a trên) Ngược với trường hợp less than (less than or equal to) Hình 9: Giá trị giới hạn nhỏ nhập liệu d Less than (less than or equal to): Chỉ cho phép nhập giá trị nhỏ (hoặc nhỏ hay bằng) giá trị giới hạn Trường hợp ngược lại mục c 1.1.2 Decimal: Chức cho phép nhập liệu số nguyên số thập phân (hình 3) Cách thực tương tự Whole number Sử dụng kiểu giá trị Decimal cho phép tránh sai sót quy định số thập phân Quốc tế Việt Nam (dấu chấm phẩy) Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) Hình 10: Giá trị giới hạn lớn nhập liệu 1.1.3 List: Chức cho phép nhập liệu từ danh sách sẵn có (hình 3) Danh sách nhập trực tiếp, từ vùng sheet, từ tên (Name) vùng sẵn có từ file khác Nên sử dụng chức bạn cần nhập liệu lấy từ sở liệu (CSDL) sẵn có nằm hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian Ví dụ nhập phần tử (linh kiện, môn học, người, ) danh sách phụ tùng xe máy, tơ, máy tính, mơn học, danh sách thành viên, có sẵn Điều cho phép hạn chế tối đa nhập liệu khơng dẫn đến kết tính tốn sai, đặc biệt đối tượng nhập chuỗi Hình 11: Tạo danh sách liệu trực tiếp Source a Danh sách nhập trực tiếp: Bạn gõ danh trực tiếp Source (hình 11), phần tử ngăn cách dấu phẩy Với danh sách cố định (không sửa đổi) nên sử dụng trường hợp Với trường hợp nhập trực tiếp, bạn phải dùng kiểu gõ Unicode để hiển thị tiếng Việt Nếu sử dụng kiểu gõ TCVN bị lỗi hiển thị chữ tiếng Việt, nội dung hiển thị ô không bị sai (tức khó nhìn thơi) Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) Trong cửa sổ Data validation (hình 11), chức In-cell dropdown cho phép chọn vào ô nút danh sách thả xuống để lựa chọn phần tử (hình 12) Hình 12: Danh sách thả xuống để chọn bấm vào nút dropdown b Danh sách nhập từ vùng bảng tính: Bạn nhập danh từ vùng sẵn có bảng tính cách bấm vào nút (hình 13) Sau chọn vùng danh sách, địa danh sách Source Việc lựa chọn trường hợp Trong kiểu khai báo này, vùng danh sách phải nằm sheet với cần thể Điều hạn chế ta khai thác vùng danh sách sheet khác Vậy cách khắc phục hạn chế nào? Bằng cách tạo Name cho vùng (K2:K15) khắc phục nhược điểm Khi Source thể tên vùng (hình 14) Hình 13: Khai báo danh sách từ vùng bảng tính Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) Hình 14: Khai báo danh sách từ tên vùng Bên cạnh ưu điểm trên, hạn chế chức List không tự động dị đến phần tử cần tìm danh sách gõ ký tự Vì vậy, với danh sách nhiều đối tượng việc dị tìm nhiều thời gian 1.1.4 Date: Chức cho phép nhập liệu ngày Việc điều khiển khoảng ngày nhập giống Whole number Điều có nghĩa chọn ngày khoảng xác định, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, Hình 15: Khai báo phạm vi ngày nhập Ví dụ hình 15, cho phép nhập ngày khoảng từ ngày hôm (Today) cộng thêm ngày Cần lưu ý định dạng ngày tháng cách nhập liệu ngày tháng cho đúng, không Excel báo lỗi nhập liệu Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) 1.1.5 Text length: Chức cho phép nhập liệu chuỗi có độ dài xác định (tính số ký tự, kể khoảng trắng, dấu, ) Việc điều khiển chiều dài chuỗi nhập giống Whole number Điều có nghĩa kiểm sốt chiều dài chuỗi nhập giới hạn khoảng xác định, chiều dài chuỗi nhập nhỏ nhất, chiều dài chuỗi nhập lớn nhất, Ví dụ hình 16, cho phép nhập mã hàng có chiều dài ký tự Hình 16: Khai báo mã hàng có chiều dài ký tự Hình 17: Khai báo mã hàng có chiều dài ký tự 1.2 Chức Input Message Chức Input Message cho phép hiển thị thông tin nhập liệu di chuyển chuột vào đó, từ định hướng cho công việc nhập liệu Tất nhiên thực chức bạn thiết lập chế độ Settings cho Để hiển thị thơng tin nhập liệu cho khối đó, ta bơi đen khối (C6:C15 hình 17) Bước thực hình 1, chuyển sang Input Message (hình 17) Cửa sổ Input Message gồm nội dung sau: Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang 10 Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) - Show input message when cell is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị thông báo ô chọn Trường hợp chọn Bật - Title: Nội dung tiêu đề hiển thị (hình 18), dùng kiểu gõ Unicode - Input message: Nội dung thông báo, dùng kiểu gõ Unicode Hình 18: Thơng báo chọn ô dùng Input message 1.3 Chức Error Alert Như biết, ô đặt chế độ Data validation, nhập liệu không quy định bị thơng báo hình Ta thay đổi nội dung thơng báo mặc định theo hồn cảnh khác hiển thị nội dung thơng báo tiếng Việt cho dễ hiểu sửa đổi Từ hình chuyển sang Error Alert (hình 19), cửa sổ Error Alert gồm nội dung sau: - Show error alert after invalid data is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị cảnh báo sau liệu nhập vào ô Trường hợp chọn Bật - Style: Kiểu cảnh báo, gồm Stop (dừng lại), Warrning (cảnh báo), Information (thông tin) Tuỳ mức độ cảnh báo mà có cách xử lý phù hợp + Stop : Thông báo lỗi nhập liệu nghiêm trọng, Excel không chấp nhận giá trị nhập liệu yêu cầu phải nhập chấp nhận (hình 20) + Warning : Thơng báo lỗi nhập liệu mang tính cảnh báo, tùy trường hợp chấp nhập khơng chấp nhận giá trị nhập liệu (hình 21) + Stop : Thơng báo lỗi nhập liệu mang tính thơng tin, bạn bỏ qua trường hợp nhập liệu khơng quy định (hình 22) - Title: Nội dung tiêu đề thông báo, dùng kiểu gõ Unicode - Input message: Nội dung thông báo (chú ý nội dung theo hoàn cảnh cụ thể), dùng kiểu gõ Unicode Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang 11 Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) Hình 19: Cửa sổ Error Alert Hình 20: Thơng báo Stop nhập liệu khơng Hình 21: Thơng báo Warrning nhập liệu không Như vậy, tìm hiểu cách tổng quát chức Data validation Chức cho phép kiểm soát tốt liệu nhập, đặc biệt thực với CSDL Chức giúp Excel trở nên gần gũi với phần mềm Access (chuyên CSDL) Để hiểu rõ khả áp dụng Data validation, vào ví dụ cụ thể mục Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang 12 Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) Hình 22: Thơng báo Information nhập liệu khơng 1.4 Các ví dụ Data validation 1.4.1 Nhập số thập phân tăng dần theo cột: Trong nhiều toán kỹ thuật, yêu cầu nhập liệu số (số thập phân) theo cột với giá trị tăng dần Nếu sai khơng kiểm sốt tốt (chẳng hạn giá trị sau nhỏ giá trị trước), q trình tính tốn bị sai lệch Có thể sử dụng cách lập trình kiện nhập (VBA) để kiểm sốt phức tạp, xử lý với nhiều ô, nhiều khối ô Khi sử dụng Data validation cơng việc trở nên đơn giản Trong hình 23, vùng D7:D29 yêu cầu xếp theo giá trị tăng dần, giá trị nhỏ ô D7 Chú ý khai báo công thức Validation sử dụng địa tuyệt đối Hình 23: Thiết lập nhập liệu số tăng dần Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang 13 Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) 1.4.2 Tạo danh sách tham chiếu phụ thuộc: Có nhiều tốn phải dùng đến hay danh sách có liên quan đến Ví dụ hình 24 có danh sách tỉnh (thành phố), tỉnh (thành phố) lại có huyện (quận) khác Yêu cầu lọc liệu cho tỉnh (thành phố) danh sách huyện (quận) tỉnh phải Ở ví dụ này, danh sách tỉnh (thành phố) khai báo A2:A21, tương ứng với huyện (quận) khai báo B2:B21 Để đơn giản, lập thêm danh sách C2:C4 chứa tên tỉnh (thành phố) cách thủ cơng(có thể dùng VBA không đề cập nội dung này) Bây xây dựng vùng nhập liệu cho tỉnh (thành phố) huyện (quận) tương ứng E2:F13 Với trường hợp danh sách tỉnh (thành phố) đơn giản, cách thực hình 24 Tuy nhiên, để lọc danh sách huyện (quận) tương ứng với tỉnh (thành phố) khơng đơn giản Để giải toán bắt buộc phải sử dụng cơng thức hàm Source (hình 25): =OFFSET($A$1,MATCH(E2,$A$2:$A$21,0),1,COUNTIF($A$2:$A$21,E2),1) Trong công thức trên, hàm Match xác định ô vùng huyện (quận), Countif xác định số ô chứa huyện (quận) tỉnh (thành phố) Hàm Offset tham chiếu đến vùng chứa huyện (quận) tỉnh Cần lưu ý cách sử dụng địa tuyệt đối tương đối hàm Như vậy, mức độ khai thác chức Data validation phụ thuộc vào khả sử dụng hàm công thức người sử dụng Khi ứng dụng cịn rộng rãi hơn, mạnh mẽ Hình 24: Tạo danh sách tham chiếu phụ thuộc Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn tuổi (02/7/2010) Trang 14 Data Validation Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) Hình 25: Tạo danh sách huyện (quận) tương ứng với tỉnh (thành phố) Hình 26: Danh sách nhập liệu huyện (quận) tương ứng với tỉnh (thành phố) 1.4.3 Giới hạn tổng giá trị nhập liệu vùng: Trong số trường hợp, yêu cầu tổng giá trị nhập vùng tới giới hạn Nếu tổng giá trị nhập vượt vùng giới hạn Excel báo lỗi Ví dụ tổng thu nhập người 15 triệu/ tháng Khoản tiền chi tiêu tháng với nhiều loại chi phí (hình 27) Tại trường hợp này, sử dụng Custom danh sách Allow, công thức nhập dưới: =SUM($C$5:$C$12)

Ngày đăng: 31/03/2014, 04:20

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan