Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty TNHH Bán lẻ FPT.doc

Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty TNHH Bán lẻ FPT.

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường, mục tiêu quan trọng nhất của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận Để đạt được mục tiêu đó, các doanh nghiệp phải không ngừng cạnh tranh, chiếm lĩnh thị trường Muốn vậy, các doanh nghiệp phải đổi mới sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, đưa ra các chiến dịch khuyến mại, hỗ trợ khách hàng…nhằm tiêu thụ được nhiều sản phẩm nhất Đặc biệt đối với doanh nghiệp thương mại, hàng hoá là một yếu tố vô cùng quan trọng quyết định đến lợi nhuận của doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hàng hoá một cách chặt chẽ, nâng cao tốc độ luân chuyển hàng hoá trong từng khâu nhằm có những biện pháp thích hợp để đạt được mục tiêu đề ra.

Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại, vận dụng lý luận học tập và nghiên cứu tại trường, kết hợp với thực tế thu nhận từ công tác kế toán tại công ty TNHH Bán lẻ

FPT, em đã quyết định đi vào nghiên cứu đề tài : “ Hoàn thiện kế toán lưu

chuyển hàng hoá tại công ty TNHH Bán lẻ FPT ’’.

Nội dung chuyên đề thực tập gồm 4 phần sau : Phần 1 : Tổng quan về công ty TNHH Bán lẻ FPT

Phần 2 : Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty TNHH Bán lẻ FPT Phần 3 : Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty TNHH Bán lẻ FPT

Phần 4 : Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty TNHH Bán lẻ FPT

Em xin chân thành cám ơn thầy TS Phạm Thành Long đã tận tình hướng dẫn giúp em hoàn thành chuyên đề này Đồng thời em cũng xin cảm ơn các anh chị trong phòng kế toán cũng như các phòng ban khác đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu.

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian thực tập có hạn và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề của em vẫn còn nhiều sai sót và hạn chế Em rất mong được các thầy cô giáo nhận xét và góp ý giúp em hoàn thiện đề tài này.

HỆ THỐNG DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

1.Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý……… 7

2.Sơ đồ 1.2 Quy trình kinh doanh của công ty……… 12

3.Bảng 1.3 Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty……… 14

4.Bảng 1.4 Một số chỉ tiêu khái quát về tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty……… 15

5.Bảng 1.5 Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình tài chính của công ty………16

6.Sơ đồ 1.6 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán……… 18

7.Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán……… 25

8.Biểu số 1.8 Sổ chi tiết tài khoản 156……….31

9.Biểu số 1.9 : Sổ chi tiết bán hàng………44

10.Biểu số 1.10 : Sổ chi tiết giá vốn hàng bán……… 46

11.Biểu số 1.11: Sổ chi tiết chi phí bán hàng- Lương nhân viên……… 50

12 Biểu số 1.12 Sổ chi tiết chi phí bán hàng- Nhân viên- BHYT………51

12 Biểu số 1.13 : Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp- Lương nhân viên……… 55

13.Biểu số 1.14 : Sổ chi tiết tài khoản xác định kết quả……… 58

14 Biểu số : Sổ chi tiết tài khoản ( theo quyết định 15-TC/QĐ/CĐKT của Bộ tài chính )……….62

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU……….1

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH BÁN LẺ……….5

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty……… 5

1.2 Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty……….6

1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty……… 9

1.4 Đặc điểm tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 13

CHƯƠNG 2 : ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT……… 17

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Bán lẻ FPT……….17

2.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty……… 19

2.2.1 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán nói chung ……….9

2.2.2 Tổ chức sử dụng tài khoản kế toán……… 22

2.2.3 Tổ chức vận dụng chứng từ và sổ sách kế toán………22

2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán………25

CHƯƠNG 3 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT………27

3.1 Kế toán quá trình mua hàng……….27

3.1.1 Phương thức mua hàng……… 27

3.1.2 Tài khoản sử dụng……….28

3.1.3 Kế toán quá trình mua hàng……… 28

3.2 Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá………32.

3.2.1 Phương thức tiêu thụ và thanh toán áp dụng tại công ty……… 32

4.1 Đánh giá về công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty ……….59

4.2 Phương hướng hoàn thiện………61

KẾT LUẬN……….64

PHẦN 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Bán lẻ FPT (FRT) được thành lập ngày 12/01/2004 và được chính thức đi vào hoạt động ngày 01/03/2005 FRT là công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên có số vốn điều lệ là 40 tỷ đồng Công ty đặt trụ sở

FPT (FPT Retail – FRT) là 1 trong những thành viên trẻ nhất của tập đoàn FPT, chuyên kinh doanh các sản phẩm tin học viễn thông thông qua 1 mạng lưới các Trung tâm bán lẻ cao cấp mang thương hiệu [IN]

Tập đoàn FPT đã chính thức ra mắt trang web www.SaleOff.com.vn sau một thời gian hoạt động, thu thập thông tin và tìm kiếm khách hàng Đến 27/ 01/2207 website www.SaleOff.com.vn đã được gần 500 doanh nghiệp biết đến và hợp tác Trong đó có các đối tác chiến lược như Co-op Mart, Maximark, Siêu thị Sài Gòn, Zen Plaza, các siêu thị điện máy Lộc Lê, Ideas,

An Dương, Thiên Hoà, Chợ Lớn và các nhãn hiệu thời trang nổi tiếng như NewNem, John henry, Ninomaxx, Ngô Thái Uyên

Trung bình 1 ngày có từ 50.000 đến 70.000 lượt tin được đọc tại website Riêng trong tháng 12/2006, trung bình mỗi khách hàng truy cập vào website đọc từ 10 đến 12 tin khuyến mãi của các doanh nghiệp.

Trong năm nay, website này sẽ cung cấp thêm dịch vụ mới là e-store (gian hàng trực tuyến) nhằm giúp các doanh nghiệp giới thiệu thêm sản phẩm của mình ngoài những sản phẩm của chương trình giảm giá Sắp tới, website cũng sẽ trở thành đơn vị bảo trợ thông tin khuyến mãi cho bản tin thời sự HTV7 website www.SaleOff.com.vn nói riêng và hệ thống thương mại điện tử nói chung sẽ thay đổi thói quen mua sắm của người dân Thay vì đến tận nơi, nhìn tận mắt, sờ tận tay sản phẩm thì giờ đây chỉ cần một cú click chuột là có thể mua mọi món hàng với giá khuyến mãi Thậm chí, nếu món hàng mà bạn cần không có trên website, bạn có thể gửi yêu cầu vào hệ thống Sau đó, nếu tìm thấy hệ thống sẽ tự động báo lại cho khách hàng Vì vậy, khách hàng sẽ rất thuận lợi khi mua sắm tại trang web này.

Sự ra đời của công ty FRT đã đóng một vai trò quan trọng trong việc củng cố và giữ vững vị thế hàng đầu của Tập đoàn FPT trong bối cảnh gia nhập WTO Đây cũng là bước đột phá mới của FPT khi tham gia thị trường bán lẻ Việt Nam trong một quy mô lớn Cho đến nay kênh phân phối vẫn luôn là một thế mạnh của FPT được các công ty và đối tác nước ngoài đánh giá cao Dự tính đến năm 2009 Công ty Bán lẻ FPT sẽ đạt doanh thu 400 triệu USD và 100 cửa hàng trên toàn quốc.

1.2 Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty FRT

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Cơ cấu của công ty được tổ chức theo trực tuyến chức năng Đây là mô hình mà trong đó gíam đốc là người chịu trách nhiệm điều hành cao nhất tại công ty.

Giám đốc : quản lý điều hành mọi hoạt động đến các phòng ban, trực tiếp chỉ đạo công tác cán bộ, tài chính kế toán và kinh doanh tiếp thị.

Phòng tổng hợp : Nhân sự gồm 5 người làm nhiệm vụ giúp giám đốc theo dõi đánh giá nhận xét nhân viên, tham mưu cho giám đốc sắp xếp bố trí cán bộ , quản lý hồ sơ, quản lý công văn đi đến, chịu trách nhiệm về các văn thư, lưu trữ hồ sơ…

Trung tâm kinh doanh : Tổ chức gồm 4 phòng trong đó có 1 giám đốc của trung tâm, có trách nhiệm xây dựng, phát triển và quản lý chuỗi của cửa hang tại khu vực miền bắc, đào tạo nhân viên đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực cho chuỗi cửa hàng trong phạm vi phụ trách, xây dựng và phát triển dịch vụ khách hàng, xây dựng hình ảnh và tác phong chuyên nghiệp cho cửa hang, lên kế hoạch bán hang định kỳ năm, quý, tháng chuỗi cửa hang.

Phòng quản lý phát triển hệ thống :làm nhiệm vụ lập kế hoạch và phát triển hệ thống kinh doanh và dịch vụ theo chuỗi, thu nhận thông tin thị trường, đối thủ cạnh tranh và lập kế hoạch kinh doanh, thiết lập, duy trì và phát triển hệ thống thông tin khách hàng, xây dựng và phát triển chính sách cho từng nhóm khách hàng và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động bán hàng và kinh doanh.

Phòng đào tạo :sẽ nghiên cứu các thông tin di động, các sản phẩm IT, các sản phẩm mới và update thông tin sản phẩm trên website, biên soạn tài liệu giảng dạy cẩm nang sản phẩm và hướng dẫn sử dụng nhanh (quick guide), tổ chức đào tạo công nghệ của sản phẩm mới cho nhân viên bán hàng, bảo hành, đại lý và các đối tác, các phòng ban có nhu cầu.

hành ở chuỗi cửa hàng, thực hiện và phát triển các dịch vụ gia tăng ( như sim, thẻ cào, nạp nhạc chuông) và dịch vụ bảo hành, sửa chữa, quản lý, theo dõi và hỗ trợ khách hàng, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin về khách hàng và xây dựng, thực hiện và phát triển chính sách kinh doanh dịch vụ.

Phòng chăm sóc khách hàng: thực hiện các công việc cập kế hoạch

khiếu nại của khách hàng, xử lý và báo cáo đối cho các bên có liên quan, xây dựng, thực hiện và phát triển các hoạt động chăm sóc khách hàng nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng,đánh giá sự hài lòng của khách hàng của công ty.

Phòng kế toán: nhân sự gồm 5 người quản lý các hoạt động tài chính kế toán của công ty, báo cáo thống kê toàn công ty, tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính trong công ty.

Trung tâm Marketing và kế hoạch: thực hiện xây dựng thương hiệu hệ thống bán lẻ các thiết bị tin học viễn thông số 1 ở Việt Nam, quản lý và phân phối việc thực hiện các chương trình khuyến mại, quảng cáo, quản lý và thắt chặt mối quan hệ với các đối tác cũ và phát triển các mối quan hệ với các đối tác mới, thực hiện các nhiệm vụ PR trong và ngoài hệ thống, tổ chức các sự kiện và lên kế hoạch nhập hàng và điều tiết hàng hóa trong hệ thống.

Với bộ máy quản lý được tổ chức như trên, công ty FRT đã rút ngắn kênh phân phối hiện tại của FPT, góp phần tăng lợi nhuận cho tập đoàn và đa dạng hóa khách hàng, ngày càng làm tăng uy tín và thương hiệu FPT trong lòng khách hàng Trong thời gian tới, công ty hướng tới nhiệm vụ :

- Thực hiện Marketing cho đầu ra của sản phẩm, hàng hóa.

- Cụ thể hóa việc rút ngắn kênh phân phối hiện tại để tăng lợi nhuận và lợi thế thị trường

- Xây dựng để trở thành một thương hiệu mạnh đứng đầu trong lĩnh vực bán lẻ thiết bị tin học viễn thông với hệ thống cửa hàng bao phủ trên phạm vi toàn quốc nhằm cung cấp tốt nhất các dịch vụ và giá trị gia tăng cho khách hàng.

1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

1.3.1 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm dịch vụ

Công ty TNHH Bán lẻ FPT hoạt động trong các lĩnh vực như mua bán, sửa chữa thiết bị máy móc trong lĩnh vực y tế, giáo dục và đào tạo, khoa học kĩ thuật, công nghiệp, môi trường điện tử viễn thông vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, ô tô xe máy, cung cấp nội dung và dịch vụ giá trị gia tăng trên máy

và mạng điện thoại di động, đại lí dịch vụ viễn thông Các hoạt động kinh doanh chính của công ty gồm :

- Phân phối các loại mặt hàng điện thoại di động, laptop, các dịch vụ mạng điện thoại di động do FPT làm nhà phân phối và

Trong từng lĩnh vực kinh doanh, FPT Bán lẻ đều bắt tay với các thương hiệu uy tín hàng đầu trên thế giới và tại Việt Nam Các đối tác tiêu biểu bao gồm: * Đối với sản phẩm điện thoại di động: Nokia, Samsung, Motorola * Đối với sản phẩm máy tính xách tay: HP, Toshiba, Lenovo, NEC, Acer, Apple

* Đối với dịch vụ mạng viễn thông: Mobifone, Vinafone Đến với [IN], khách hàng sẽ có cơ hội trải nghiệm trong một không gian mua sắm hiện đại được thiết kế sang trọng và chuyên nghiệp trên một diện tích lớn Tại đây, ngoài các khu trưng bày sản phẩm, hệ thống [IN] còn dành một khu vực riêng làm nơi khách hàng thư giãn và giải trí khi mua hàng Đồng thời, công ty còn liên tục phát triển và sáng tạo các dịch vụ giá trị gia tăng hoàn hảo nhất dành cho khách hàng, như: dịch vụ bảo hành siêu tốc – mọi lúc – mọi nơi, dịch vụ sạc pin miễn phí, dịch vụ download content miễn phí, CLB Khách hàng thân thiết….

1.3.2 Đặc điểm thị trường

Theo Hiệp hội các nhà bán lẻ Việt Nam (AVR), Việt Nam là thị trường bán lẻ có sức hấp dẫn đứng vào hàng thứ tư thế giới (chỉ sau Ấn Độ, Nga và

tâm thương mại và gần 1 triệu m2 mặt bằng kinh doanh bán lẻ đang được đầu tư phát triển Với trên 80 triệu dân, tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh và ổn định, thị trường bán lẻ Việt Nam là một thị trường trẻ, năng động và có tiềm năng rất lớn Thống kê của AVR, tổng mức bán lẻ của toàn xã hội giai đoạn 1995-2002 tăng trưởng 8-10%/năm Đặc biệt, từ năm 2003-2007, con số này tăng lên 18-22%/năm Riêng năm 2007, tổng mức bán lẻ đạt 740.000 tỉ đồng, tăng trên 23% so với năm 2006.

Như vậy Khi thị trường bán lẻ được mở cửa, áp lực cạnh tranh giữa DN trong nước và các nhà bán lẻ nước ngoài sẽ ngày càng gay gắt Các doanh nghiệp không chỉ có chiến lược cạnh tranh với đối thủ của mình để chiếm lĩnh thị phần mà còn phải tìm ra hướng đi mới để thu hút và “giữ chân” khách hàng Trước tình hình trên, công ty TNHH Bán lẻ FPT đã không ngừng tập trung tìm kiếm thị trường mới, tăng cường chính sách hậu mãi, chú ý tiếp tục mở rộng hệ thống cửa hàng trên toàn quốc Đặt trọng tâm chiến lược kinh doanh là cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng đi đôi với hoạt động tiếp thị mở rộng thị trường.Quan tâm nghiên cứu cải tiến phương pháp bán hàng và cung cấp dịch vụ tạo sự thoải mái và hài lòng cho khách hàng.

Quy trình kinh doanh của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau

Sơ đồ 1.2 Quy trình kinh doanh của công ty

Dựa trên báo cáo doanh số, tình hình kinh doanh hiện tại và xu hướng thị trường, PM lập kế hoạch mua hàng (cả đối với những hãng cũ và mới) Giám đốc kinh doanh sẽ xem xét kế hoạch mua hàng Sau khi tổng giám đốc phê duyệt kế hoạch mua hàng, PM sẽ tiến hành đánh giá, lựa chọn nhà phân phối và tiến hành đặt hàng

Nếu đặt hàng đầu tiên với hãng mới, PM tiến hành đàm phán với nhà phân phối (giá đảm bảo có trước khi đặt hàng), và lập đơn đặt hàng Sau khi giám đốc kinh doanh xem xét đơn đặt hàng và được tổng giám đốc phê duyệt, PM gửi đơn đặt hàng cho nhà phân phối, cho SM và thủ kho Shop.

Nếu đặt hàng từ lần 2 trở đi : cứ 3 ngày/ lần, PM phải thống kê lượng hàng bán, tồn và lượng hàng đã đặt để điều chuyển hàng giữa các Shop Nếu

chuyển hàng khác chi nhánh, kế toán lập hoá đơn bán hàng Khi không còn đủ hàng ở các Shop, PM mới tiến hành đàm phán với nhà cung cấp ( giá đảm bảo có trước khi đặt hàng ) và lập đơn đặt hàng tổng hợp Sau 30 phút kể từ khi nhận được đơn đặt hàng, kế toán được phân công tiến hành kiểm duyệt đơn đặt hàng Khi đơn đặt hàng đã được kiểm duyệt, PM gửi đơn đặt hàng cho nhà phân phối, cho SM và thủ kho Shop đồng thời thông báo giá mới tới kế toán FRT.

Trong vòng 24h kể từ khi hàng được kiểm tra và nhập vào kho, PM đưa ra giá bán (đảm bảo tính cạnh tranh và linh hoạt ), điều phối viên cập nhậ thông tin về sản phẩm trên trang Web và thay đổi bảng giá tại Store.

Hàng được bán tại Store hoặc bán liên Store Nhân viên bán hàng có trách nhiệm giới thiệu với khách hàng về sản phẩm, chương trình khuyến mại (nếu có) Khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm, nhân viên bán hàng lập phiếu giao dịch với khách hàng, thu thập thông tin khách hàng và lập phiếu bảo hành giao cho khách hàng

Sau khi bán hàng, nhân viên bán hàng còn thực hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng như bảo hành sản phẩm, giải quyết các khiếu nại ( nếu có )…Cuối ngày nhân viên b hàng xem xét lại việc bán hàng, mục đích bán hàng và kỳ vọng của quá trình bán hàng, kiểm tra hồ sơ ghi nhận trong quá trình bán hàng xem đã đủ chưa, chính xác chưa Ví dụ như: Tên, chữ ký, tài khoản, tên hàng xem đã chính xác đầy đủ chưa, nếu đủ chuyển lưu hồ sơ, nếu chưa đủ thì Nhân viên bán hàng /cán bộ được phân công tiến hành thu thập cho đầy đủ và sau đó chuyển lưu hồ sơ.

1.4 Đặc điểm tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Tình hình kinh doanh của công ty trong vài năm gần đây được thể hiện trong bảng sau :

Dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm vừa qua, ta thấy tình hình kinh doanh của công ty đang trong chiều hướng đi xuống Thể hiện ở tổng lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2008 giảm 25% so với năm 2006, và tổng lợi nhuận kế toán sau thuế giảm 23% Mặc dù lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ có tăng, tuy nhiên mức tăng này không bù đắp được mức tăng của chi phí ( chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp), chứng tỏ công ty đang quản lý không tốt các khoản chi phí này.

Chỉ tiêuMã sốNăm 2008Năm 2007Năm 2006

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch 9 Chi phí quản lý doanh nghiệp2511.153.480.76510.503.548.1939.651.160.30310 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh

Bảng 1.4. Một số chỉ tiêu khái quát về tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty TNHH Bán lẻ FPT

1Phải thu của khách hàng1.583.685.5458.624.045.31220.523.055.5692Trả trước cho người bán18.902.745.07231.368.722.8807.083.843.8485Các khoản phải thu khác46.210.416.69557.553.916.879480.184.8196Dự phòng các khoản phải thu khó đòi(525.302.923)(253.208.714)Phải trả cho người bán13.120.359.24414.490.816.4559.801.436.088Người mua trả tiền trước2.520.267.5002.720.415.764962.725.199

12Vốn chủ sở hữu231.402.261.294238.643.332.38063.358.367.404 13Tổng nguồn vốn337.085.864.013315.614.815.218115.371.752.841 Nhìn vào bảng cân đối kế toán trên ta thấy nguồn vốn chủ sở hữu của công ty năm 2008 tăng 269,8% so với năm 2006 Mức tăng này là rất cao và chủ yếu tăng là do các chủ sở hữu góp thêm vốn, chứng tỏ khả năng độc lập về tài chính của công ty tăng Hàng tồn kho giảm từ 41.869.433.884 xuống 25.711.672.054, trong khi doanh thu hàng tiêu thụ lại tăng chậm, thậm chí có xu hướng giảm Đây là một dấu hiệu không tốt vì công ty đang trong tình trạng khan hiếm hàng, do đó có thể ảnh hưởng đến việc bán hàng, gây thiếu hàng

Tỷ lệ TSCĐ/ Tổng TS tăng từ 0,13 lên 0,39 do công ty đang đầu tư thêm trang thiết bị để mở rộng hoạt động kinh doanh và thay mới một số tài sản đã cũ sử dụng kém hiệu quả

Tỷ lệ nợ phải trả/ Tổng TS chiếm tỷ lệ lớn chứng tỏ công ty đang đi chiếm dụng vốn của công ty, tổ chức khác Tuy nhiên phần lớn là các khoản nợ ngắn

hạn, vì vậy công ty cần xem xét các chính sách nhằm thanh toán các khoản nợ này đúng hạn.

Bảng 1.5 Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình tài chính của công

1.Hệ số khả năng thanh toán tổng

2.Hệ số khả năng thanh toán tức

Như vậy khả năng thanh toán tổng quát của công ty tăng, đảm bảo không những theo lý thuyết mà còn theo thực tế Tuy nhiên khả năng thanh toán tức thời của công ty năm 2008 lại ở mức thấp, do đó rất có khả năng công ty không đảm bảo được khả năng thanh toán tức thời đối với các khoản nợ, đặc biệt là các khoản nợ ngắn hạn, đến hạn.

Ngoài ra tỷ suất sinh lời của VCSH lại có xu hướng giảm và ở mức rất thấp, đây là một dấu hiệu xấu, chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty không được tốt Vậy tình hình kinh doanh của công ty đang có chiều hướng giảm.

PHẦN 2 : ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Bán lẻ FPT

để thuận tiện cho việc quản lý hạch toán kế toán kịp thời công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán Đây cũng là mô hình đang được rất nhiều công ty áp dụng hiện nay.

- Tập trung: tất cả số liệu được tập trung về phòng kế toán của công ty

- Phân tán: ngoài những kế toán tại phòng kế toán còn có các kế toán tại các Shop thực hiện nghiệp vụ kế toán tại shop: bán hàng, quản lý công nợ, tiền, hàng

Hình thức này phù hợp đặc điểm kinh doanh của Công ty vì chi nhánh của công ty có địa điểm xa công ty Áp dụng hình thức kế toán này đảm bảo công tác kế toán đầy đủ kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả Sơ đồ 1.6.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:

Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán phụ trách về mặt nhân sự, làm công tác kê toán và tham mưu cho giám đốc trong công tác tài chính của toàn công ty.

 Kế toán tổng hợp:

- Phụ trách phòng khi kế toán trưởng đi vắng - Chỉ đạo và hướng dẫn chung công tác nghiệp vụ

- Theo dõi việc quản lý và sử dụng công cụ lao động, tài sản cố định, tình hình tăng giảm tài sản cố định, phân bổ công cụ lao

- Theo dõi tình hình trích nộp thuế.

xuyên đối chiếu công nợ.

động của quỹ tiền mặt hàng ngày, đưa các chứng từ gốc vào máy tính… phản ánh kịp thời theo từng đối tượng tài khoản thanh toán.

kế hoạch trả gốc và trả lãi đúng quy định Kế toán tiền mặt.

Là người chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thu chi trên các phiếu thu phiếu chi của công ty.

tiếp thu chi tiền mặt tại công ty.

2.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty

2.2.1.Tổ chức vận dụng các chính sách kế toán nói chung

Công ty vận dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản pháp luật khác.

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ áp dụng: Việt Nam đồng

- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: theo phương pháp nhập trước

xuất trước.

- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung - Phương pháp trích khấu hao: Đường thẳng

Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ORACLE E-BUSINESS

SUITE của công ty Oracle. Đây là phần mềm bao gồm các ứng dụng kinh doanh được cấu hình, cài đặt sẵn và được thiết kế đặc biệt cho những công ty có qui mô từ 50 đến 300 nhân viên Phần mềm này hỗ trợ qui trình hoạt động cơ bản hàng ngày của công ty như: dịch vụ quản lý quan hệ khách hàng (Oracle CRM Services), quản lý sản xuất từng phần (Oracle Discrete Manufacturing), quản lý kho (Oracle Inventory), quản lý đơn đặt hàng (Oracle Order Management)…Chương trình này sẽ giúp công ty triển khai công việc nhanh chóng, kiểm soát kinh doanh được nâng lên cấp độ cao hơn

Giải pháp EBS là một trong những giải pháp ERP đầu tiên xuất hiện tại Việt Nam Với hơn 50 khách hàng, giải pháp EBS đã chứng tỏ tính ưu việt và độ mềm dẻo thích nghi với môi trường doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt với mô hình các tập đoàn đa ngành, với nhiều đơn vị thành viên hạch toán độc lập.

Oracle E-Business Suite bao gồm các phân hệ chính như sau:

Sổ cái tổng hợp (General Ledger - GL): Cấu trúc tài khoản, Chứng từ,

Báo cáo tài chính, Kế toán tổng hợp, Quản lí ngân sách

Kế toán phải thu (Accounts Receivable - AR): Quản lí khách hàng, Lập

hoá đơn, Thu tiền, Hạch toán khoản thu, Lập báo cáo,

Kế toán phải trả (Accounts Payable - AP): Quản lí nhà cung cấp, Hoá

đơn, Đối chiếu với đơn đặt hàng, Thanh toán, Kiểm soát thanh toán, Kiểm soát hạch toán, Hỗ trợ nhiều loại tiền

Quản lí dòng tiền (Cash Management - CM): Dự báo dòng tiền, Quản lí

thông tin Ngân hàng, Đối chiếu với ngân hàng, Tra cứu và báo cáo

Quản lí mua sắm (Purchasing - PO): Quản lí nhà cung cấp, Yêu cầu mua

hàng, Đơn đặt hàng, Nhận hàng, Phê duyệt chứng từ, Đối chiếu hoá đơn, Thanh toán

Quản lí bán hàng (Order Management - OM): Nhập, xử lí đơn đặt hàng,

Thuế doanh thu/ thuế GTGT, Kế hoạch giao hàng, Vận chuyển, Mua giao thẳng (không qua kho), Treo đơn đặt hàng, Kiểm tra tín dụng, Chính sách giá và chiết khấu, Hàng trả lại

Quản lí tài sản (Assets - FA): Tăng, giảm, điều chuyển tài sản, Khấu

Quản lí kho hàng (Inventory - INV): Cấu trúc kho hàng, Khai báo hàng

hoá, Dự báo và bổ sung hàng, Dự trữ nguyên vật liệu, Các giao dịch xuất nhập kho, Phân tích ABC và kiểm kê định kì, Tra cứu và lập báo cáo, Giá trị hàng tồn kho, Tích hợp tài chính

Việc trang bị vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt được những phần việc đơn giản Tuy nhiên việc này cũng có một số hạn chế nhất định vì nó phụ thuộc vào kỹ thuật của người lập trình phần mềm 2.2.2 Tổ chức sử dụng tài khoản kế toán

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Tuy nhiên, để phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, công ty đã mở các tài khoản chi tiết như: các tài khoản về hàng hóa, doanh thu, giá vốn, xác định kết quả theo từng lĩnh vực.

Tài khoản về hàng hóa TK 156 được chi tiết thành các TK cấp 2 sau : TK 1561 : Hàng hóa

TK 1569 : Hàng hóa- TKTG- nhận hàng hóa- PO- INV Các tài khoản về chi phí :

TK 641 : được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 6411: Nhân viên- Lương

TK 6412: Nhân viên- Thưởng

TK 6413: Nhân viên – BHXH

TK 6414 : Chi phí bảo hiểm thất nghiệp TK 6415 : Tiếp thị- khuyến mại

TK 6419 : Kết chuyển chi phí bán hàng… 2.2.3 Tổ chức vận dụng chứng từ và sổ sách kế toán - Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nhiệm vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan và chứng từ kế toán.

Công ty sử dụng chứng từ theo đúng quy định của Luật Kế toán, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản pháp luật khác Các chứng từ sử dụng bao gồm :

Chứng từ liên quan đến hoạt động mua hàng gồm : + Hóa đơn mua hàng

+ Phiếu xuất kho

+ Hóa đơn thuế hóa trị gia tăng

+ Hoá đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… + Bảng kê hàng hoá bán ra

Ngoài ra công ty sử dụng một số chứng từ khác như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có….

Kế toán viên lập các chứng từ thuộc phần hành của mình để làm căn cứ ghi sổ sau đó các chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và quản lý Việc xử lý chứng từ trên máy được thực hiện theo các bước sau :

Bước 1: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ

Trong quá trình tổ chức cần phân biệt 2 loại: chứng từ được nhập trước khi nhập dữ liệu vào máy và chứng từ lập sau khi dữ liệu đó được nhập vào máy để tổ chức hợp lý quy trình lập và luân chuyển chứng từ.

Bước 2: Tổ chức xử lý chứng từ

Tổ chức phân loại chứng từ sắp xếp các chứng từ có liên quan thành một bộ để thuận tiện cho việc xử lý.

Đối với các chứng từ được lập trước khi nhập dữ liệu vào máy thì việc xử lý gồm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ ghi trên chứng từ, tính đầy đủ của các yếu tố, tính chính xác của các con số…

Đối với các chứng từ được lập sau khi dữ liệu đó được nhập vào máy thì cũng phải thực hiện những việc xử lý tương tự như trên và nếu có sự cố thì cần phải theo dõi để điều chỉnh thông tin vào số liệu đã nhập.

Bước 3: Căn cứ chứng từ đó để xử lý dữ liệu để nhập vào máy Việc nhập dữ liệu này có thể do một số kế toán viên cùng tiến hành nhập liệu.

Bước 4: Máy tính toán, phân loại, hệ thống hoá thông tin theo chương trình đã định để có được các tài khoản, thông tin chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính.

- Hệ thống sổ sách

Kế toán tại công ty áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, ghi sổ bằng máy.

Hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung bao gồm:

 Sổ nhật ký đặc biệt: sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký bán hàng.

 Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ chứng từ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Cuối tháng hoặc vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ ( cộng sổ ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa các sổ tổng hợp, sổ chi tiết được thực hiện tự động và luôn bảo đảm chính xác trung thực theo thông tin đã được nhập vào trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục phap lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán

Hằng ngày, từ các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tập hợp và ghi sổ chi tiết vật tư, hàng hoá và sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối số phát sinh, cuối tháng lên báo cáo tài chính.

2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo tài chính của xí nghiệp gồm 4 báo cáo sau:

- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01-DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03-DN

Kế toán tổng hợp lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc theo yêu cầu đột xuất phục vụ cho việc ra quyết định Việc lập báo cáo tài chính yêu cầu phải trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong một năm tài chính, là căn cứ quan trọng cho việc ra các quyết định kinh doanh của công ty, quyết định của nhà đầu tư đồng thời cũng cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước Ban giám đốc sử dụng báo cáo tài chính cho công tác quản trị nội bộ, lấy đó là căn cứ để đánh giá tình hình phát triển của năm trước và đề ra chiến lược phát triển, các kế hoạch cho năm sau Nhà đâu tư cần xem xét phân tích báo cáo tài chính trước khi đưa ra quyết định đầu tư vào công ty.

Thời hạn để công ty nộp báo cáo tài chính cho cơ quan thuế là 97 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính Ngoài ra công ty còn gửi báo cáo tài chính tơi một số đơn vị khác như sở tài chính Hà Nội, cục thống kế hay ngân hàng Đối với các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán, báo cáo tài chính phải được công khai trên thị trường chứng khoán.

PHẦN 3 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT

3.1 Kế toán quá trình mua hàng 3.1.1 Phương thức mua hàng

Hàng hoá được mua vào dưới hình thức mua lẻ, được thực hiện theo nhiều hình thức: đặt hàng qua mail cho PM (có thể gọi điện thoại trước), đặt hàng trực tiếp với nhà phân phối, mua trực tiếp từ nhà phân phối.

Quy trình mua hàng được thực hiện qua các bước như sau: - Xác định nhu cầu mua hàng và lập kế hoạch mua hàng - Xem xét và phê duyệt kế hoach mua hàng

- Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà phân phối - Ký kết hợp đồng

- Đặt hàng

- Nhận và kiểm tra hàng hoá - Thanh toán đơn hàng

Số tiền hàng mua được thanh toán trên cơ sở hoá đơn và hợp đồng ký kết bằng cách : trả chậm, trả trước ( tạm ứng, đặt cọc… ), trả ngay hoặc bù trừ Mỗi một phương thức mua hàng đều liên quan tới những thoả thuận về địa điểm, cách thức, trách nhiệm giao nhận hàng và thanh toán chi trả tiền hàng cũng như các chi phí khác liên quan.

Do hàng hoá đều là mua ngoài, vì vậy giá nhập kho là giá thực tế của hàng hoá mua vào:

Giá trị hàng mua vào

Giá mua ghi trên hóa đơn (chưa bao gồm VAT)

+ CP thu mua - Chiết khấu TM, giảm giá hàng bán

Các chi phí mua hàng phát sinh được tính vào giá của hàng hoá nhưng hạch toán riêng Cuối kỳ, chi phí thu mua được phân bổ cho hàng tiêu dùng Chi phí thu mua phân Chi phí thu mua Đk + phát sinh trong kỳ Trị giá = x hàng bổ cho hàng tiêu dùng Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng xuất tthụ xuất tiêu thụ tồn cuối kỳ

3.1.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 1561: Hàng hoá : dùng để phản ánh sự biến động tăng, giảm và số hiện có hàng hoá theo giá thực tế.

Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau : TK 1561: Hàng hoá

TK 1562 : Hàng hoá- TKTG- chuyển kho nội bộ TK 1563 : Hàng hoá- TKTG- chênh lệch giá kho TK 1569 : Hàng hoá- TKTG- nhận hàng hoá- PO- INV

TK 1562 : phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong giai đoạn mua hàng như chi phí vận chuyển từ nơi mua đến công ty, chi phí bảo quản, hao hụt định mức khi mua, chi phí thu mua khác…

3.1.3 Kế toán chi tiết mua hàng

Các chứng từ sử dụng trong kế toán mua hàng gồm : - Giấy đề nghị nhập mua hàng

- Hoá đơn mua hàng - Phiếu nhập kho

- Biên bản kiểm kê hàng hoá

Dựa trên báo cáo doanh số, tình hình kinh doanh hiện tại và xu hướng thị trường, PM lập kế hoạch mua hàng (cả đối với những hãng cũ và mới) Giám

đốc kinh doanh sẽ xem xét kế hoạch mua hàng Sau khi được tổng giám đốc phê duyệt sẽ tiến hành mua hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

Khi mua hàng kế toán nhận hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho để làm cơ sở nhập số liệu vào máy về số hàng nhập kho.

Ví dụ : Ngày 4/5/2009, công ty nhận một nghiệp vụ mua hàng Việc nhập đơn hàng vào máy được thực hiện như sau :

Đường dẫn: Purchasing -> Purchase Orders ->Purchase Orders

Nhập thông tin chung :

Để theo dõi hàng hoá :

Đường dẫn : Chọn GL Report  GL 0201  sổ chi tiết TK  TK 156

3.2 Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá

3.2.1 Phương thức tiêu thụ và thanh toán áp dụng tại công ty

Công ty bán hàng dưới 2 hình thức : bán hàng tại Store và bán hàng liên Store.

Bán hàng tại Store là hình thức bán hàng trực tiếp ngay tại cửa hàng ( Shop ) Nhân viên bán hàng Giới thiệu khách hàng về thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mại (nếu có) Khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm Nhân viên bán hàng xác nhận thông tin giao dịch với khách hàng Nhân viên bán hàng thu tiền và chuyển cho kế toán

Bán hàng liên Store : Trường hợp khách hàng mua hàng ở TP/Tỉnh này nhưng muốn giao hàng (tặng) cho một người khác ở TP/Tỉnh khác Nhân viên bán hàng (bên bán) sẽ xác định nhu cầu khách hàng về sản phẩm, thông tin người nhận hàng (Tên, địa chỉ, Tel…) và kiểm tra khả năng đáp ứng tại nơi giao hàng (Sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng) Sau đó, nhân viên bán hàng thu tiền và chuyển cho kế toán, phát hành hóa đơn cho người mua hàng hoặc phát hành hóa đơn cho người nhận hàng nếu người mua có yêu cầu (trường hợp này nơi giao hàng phát hành hóa đơn).

Quy trình bán một loại hàng hóa của công ty trải qua các bước cơ bản sau đây: - Thoả thuận với khách hàng về giá cả, phương thức bán hàng và thực hiện lập, ký kết các văn bản cần thiết.

- Tìm kiếm các thông tin khách hàng trên hệ thống để kiểm tra xem đã có mã khách hàng này chưa

- Nhân viên bán hàng thực hiện kiểm tra lượng hàng tồn kho - Kế toán bán hàng thực hiện xác nhận đơn hàng

- Kế toán phải thu kiểm tra và xử lý hạn mức tín dụng cho khách hàng đó - Đơn hàng được xác nhận và không bị treo bởi hạn mức tín dụng.