MỤC TIÊU TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HCM, KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN Sau học xong chương sinh viên có thể: Giải thích trình bày quy trình kế tốn doanh nghiệp Phân tích ý nghĩa, vai trị chứng từ kế tốn Phân loại, xử lý lập số chứng từ kế tốn Phân tích quy định pháp lý lên quan đến lập, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Áp dụng kiến thức học số chứng từ kế toán CHƯƠNG 1: CHỨNG TỪ KẾ TỐN NỘI DUNG Tổng quan quy trình kế toán Chứng từ kế toán Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp Thực hành số biểu mẫu chứng từ chủ yếu SINH VIÊN THAM KHẢO TÀI LIỆU Luật kế toán Nghị định 129/2004/NĐ-CP Chế độ chứng từ KT: QĐ15/2006/QĐ-BTC Thông tư 64/2013/TT-BTC KHÁI NIỆM Quy trình kế tốn bước trình xử lý liệu để hình thành thơng tin kế tốn TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH KẾ TỐN KHÁI NIỆM CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH KẾ TỐN KIỂM SỐT NỘI BỘ VÀ CƠNG TÁC KẾ TỐN CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH KẾ TỐN Quy trình kế tốn bao gồm: Ghi chép ban đầu chứng từ kế toán Xử lý sổ sách kế tốn Lập trình bày báo cáo kế tốn QUI TRÌNH KẾ TỐN D li u kinh t Ghi chép ban đ u (Ch ng t ) Phân lo i, ghi chép, t ng h p (S sách) Cung c p thông tin (Báo cáo) Thông tin Lồng ghép quy trình kế tốn việc kiểm sốt hoạt động GIẢI THÍCH QUI TRÌNH Hoạt động kinh doanh đơn vị mang đến cho hệ thống kế toán nguồn liệu kinh tế cần xử lý để có thơng tin hữu ích Đầu tiên, kế tốn thu thập liệu thơng qua việc ghi chép chứng từ kế toán Chứng từ kế toán phân loại, tổng hợp số liệu, ghi chép vào hệ thống sổ kế toán Kế toán xử lý liệu ghi chép sổ để hình thành báo cáo kế tốn Cung cấp thơng tin cho đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn TÌNH HUỐNG 11 Cơng ty A đơn vị kinh doanh bất động sản (xây dựng chung cư cao cấp sau bán lại) Trích đoạn qui trình tốn cho nhà thầu sau: “… Với khoản toán lần đầu: Ứng theo tỷ lệ % hợp đồng, hồ sơ toán gồm: Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị toán nhà thầu duyệt, Hóa đơn GTGT số tiền tạm ứng Kế toán vào hồ sơ để lập UNC trình Tổng giám đốc duyệt tốn” u cầu: Hãy cho nhận xét qui trình tốn KIỂM SỐT NỘI BỘ VỚI CƠNG TÁC KẾ TỐN 10 Kiểm sốt nội (KSNB) q trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực mục tiêu đơn vụ nói chung KSNB tăng cường độ tin cậy báo cáo tài TÌNH HUỐNG 12 Cơng ty B đơn vị kinh doanh sản phẩm khí Kế tốn trưởng bạn thân Giám đốc, tin tưởng tuyệt đối Phịng kế tốn giữ dấu cơng ty KTT ký chữ ký Giám đốc giống tuyệt đối so với chữ ký mà Giám đốc ký nên Giám đốc vắng KTT ký chữ ký Giám đốc cần điện thoại cho Giám đốc báo cáo qua mail Yêu cầu: Hãy cho nhận xét tính kiểm sốt hệ thống TÌNH HUỐNG 13 Công ty C công ty sản xuất kinh doanh thép Vì hệ thống kế tốn khơng mạnh nên Giám đốc giao việc theo dõi số liệu khách hàng phải thu phải trả cho phòng kinh doanh Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm đối chiếu với khách hàng nhà cung cấp định kỳ tháng Sự việc tồn từ nhiều năm, kế toán không kiểm tra không nhận biên đối chiếu Khi kiểm tốn làm việc với phịng kế toán, phát 10 khoản tiền phải thu khách hàng phòng kinh doanh trừ nợ phải thu 02 lần Yêu cầu: Hãy cho nhận xét cách tổ chức Giám đốc công ty C CHỨNG TỪ KẾ TỐN 15 Chứng từ kế tốn giấy tờ vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hồn thành, làm để ghi sổ kế tốn CHỨNG TỪ KẾ TỐN KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ PHÂN LOẠI YÊU CẦU ĐỐI VỚI CHỨNG TỪ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ LẬP, LƯU CHUYỂN, BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ VAI TRÒ CỦA CHỨNG TỪ 16 Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng chất lượng thơng tin kế tốn Là phương tiện truyền đạt thơng tin phục vụ cho việc quản lý Là sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp nghiệp vụ kinh tế Có ý nghĩa pháp lý việc giải vụ tranh chấp, kiện tụng BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 17 Ông A phải công Đà Nẵng – Chi nhánh Công ty Theo dự tốn, ơng A cần có khoản tiền chi phí 10.000.000đ Theo anh/chị, ơng A cần phải làm để ứng số tiền từ công ty cơng ty phải làm để chi số tiền cho ơng A Có nhiều khoản chi phí phát sinh: Chi phí máy bay, chi phí lưu trú khách sạn, chi phí taxi, chi phí ăn uống tiếp khách,… Ơng A phải làm gì? Để tốn với số tiền tạm ứng, ông A phải làm gì? Theo anh/chị, chứng từ lập, chứng từ trực tiếp để ghi sổ kế toán PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ 19 Phân loại theo nội dung phản ánh: Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm cơng, Bảng tốn tiền lương Chứng từ bán hàng: Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) Chứng từ TSCĐ: biên giao nhận TSCĐ, biên lý BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 18 Công ty X ký hợp đồng mua 20 thép từ công ty Y Trong hợp đồng qui định, thời gian nhận hết 20 thép tháng kể từ ngày ký hợp đồng Công ty X phải ứng trước 20% giá trị cửa hợp đồng cho công ty Y Công ty Y gặp khó khăn nguồn hàng nên cơng ty Y giao xuất hóa đơn cho cơng ty X 16 thép Theo hợp đồng, Cty Y bị phạt 20 trđ trừ vào số tiền X nợ Y Công ty X chuyển khoản tốn tồn tiền hàng cho công ty Y sau trừ 20 trđ tiền phạt Yêu cầu: Hãy nêu chứng từ phát sinh công ty X Y PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ 20 Phân loại theo công dụng chứng từ: Chứng từ mệnh lệnh Chứng từ chấp hành Chứng từ liên hợp BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 21 Lấy thực hành số số 2, phân loại chứng từ phát sinh theo nội dung phản ánh PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ Phân loại theo nguồn gốc chứng từ: Chứng từ bên Chứng từ bên 23 BÀI THỰC HÀNH SỐ 22 Lấy thực hành số số 2, phân loại chứng từ phát sinh theo công dụng chứng từ PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ 24 Phân loại theo tính bắt buộc: Chứng từ bắt buộc Chứng từ hướng dẫn PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ 25 Phân loại theo nội dung phản ảnh: Ch ng t v báo Có Ch ng t v Ch ng t v toán ti Ch ng t v Ch ng t v lý ti n t : Phi u thu, Phi u chi, Gi y báo N , Gi y hàng t n kho: Phi u nh p kho, Phi u xu t kho lao đ ng ti n lương: B ng ch m công, B ng n lương bán hàng: Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) TSCĐ: biên b n giao nh n TSCĐ, biên b n CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ 27 Tên gọi số hiệu chứng từ kế toán Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán Tên , địa chỉ, mã số thuế (nếu có) đơn vị cá nhân lập chứng từ Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) đơn vị cá nhân nhận chứng từ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số; tổng số tiền ghi chữ Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt chứng từ người có liên quan đến chứng từ kế toán YÊU CẦU ĐỐI VỚI CHỨNG TƯ 26 Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính xác số liệu Chứng từ kế tốn phải có đầy đủ yếu tố theo qui định Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần cịn trống, khơng tẩy xóa, sửa chữa chứng từ BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 28 Căn vào mẫu Phiếu thu, cho biết trình tự ký duyệt phiếu thu Căn vào mẫu Hóa đơn, nhận diện yếu tố chứng từ 29 LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ Lập phản ảnh nghiệp vụ kinh tế Lưu chuyển chứng từ qua phận Kiểm tra chứng từ Hoàn chỉnh chứng từ ghi sổ kế toán Lưu trữ bảo quản chứng từ 31 30 Lập phản ảnh nghiệp vụ kinh tế 32 Chứng từ lập phận phát sinh nghiệp vụ Chứng từ lập thành nhiều liên, thường có liên để lưu trữ phận lập Trong nhiều doanh nghiệp nay, chứng từ lập máy tính in Lưu chuyển chứng từ qua phận 33 Chứng từ thường lưu chuyển qua nhiều phận trước dùng ghi sổ: Xét duyệt nghiệp vụ Thực nghiệp vụ Để thiết kế, đánh giá trình lưu chuyển chứng từ, người ta sử dụng lưu đồ (flowchart) BÀI TẬP THỰC HÀNH 34 Dựa vào lưu đồ đơn giản slide sau, giải thích: Nếu kế tốn tốn vắng, việc lập Phiếu chi giao cho thực hiện? Kế toán toán làm cơng việc trước lập Phiếu chi? Giám đốc bận nên đề nghị sau kế toán trưởng ký chi; cuối ngày trình Giám đốc ký sau Theo bạn có khơng? Nếu chứng từ nhập in từ máy tính, kế tốn tốn ghi Sổ kế tốn nhập liệu xong khơng? NGUYÊN TẮC CỦA LẬP CHỨNG TỪ 36 Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ tiêu, phải rõ ràng, trung thực Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt Số tiền viết chữ phải khớp với số tiền viết số Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính, máy chữ viết lồng giấy than NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ 37 Tất chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút bi bút mực, không ký mực đỏ, bút chì, chữ ký chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo liên Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký lần trước NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ 39 Những cá nhân có quyền uỷ quyền ký chứng từ, khơng ký chứng từ kế tốn chưa ghi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm người ký Việc phân cấp ký chứng từ kế toán Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an tồn tài sản NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ 38 Chữ ký người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc người uỷ quyền), kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền) dấu đóng chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu chữ ký giá trị đăng ký ngân hàng Chữ ký kế toán viên chứng từ phải giống chữ ký đăng ký với kế toán trưởng KIỂM TRA CHỨNG TỪ 40 Người kế toán cần kiểm tra chứng từ trước ghi nhận: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu phản ảnh chứng từ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh Kiểm tra tính xác số liệu, thông tin chứng từ Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội người lập, kiểm tra, xét duyệt loại chứng từ kế tốn 10 NGUYÊN TẮC KIỂM TRA CHỨNG TỪ 41 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế tốn; Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế tốn với tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính xác số liệu, thơng tin chứng từ kế toán BÀI TẬP THỰC HÀNH Nêu chứng từ gốc chứng từ sau: Hóa đơn bán hàng doanh nghiệp Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng Phiếu thu tiền mặt 43 CHỨNG TỪ GỐC Giấy ề nghị tốn Phiếu chi Hóa ơn Phiếu nhập NGUYÊN TẮC KIỂM TRA CHỨNG TỪ 44 Khi kiểm tra chứng từ kế tốn phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, quy định quản lý kinh tế, tài Nhà nước, phải từ chối thực (Khơng xuất quỹ, tốn, xuất kho,…) đồng thời báo cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành 11 NGUYÊN TẮC KIỂM TRA CHỨNG TỪ 45 Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung chữ số không rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau làm ghi sổ BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ 47 Sau ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải xếp, phân loại, bảo quản lưu trữ theo quy định Luật kế toán Khi cần lý phải lập biên ghi lại tài liệu lý HOÀN CHỈNH CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ 46 Trước ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng từ: Ghi giá vào chứng từ cần tính giá; Phân loại chứng từ; Lập chứng từ tổng hợp lập định khoản kế toán chứng từ THỜI HẠN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ 48 năm chứng từ không dùng để ghi sổ kế toán lập BCTC 10 năm chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên tiêu hủy TLKT , TLKT đơn vị chủ đầu tư, TLKT liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập , hồ sơ kiểm toán Vĩnh viễn TLKT có tính sử liệu 12 YÊU CẦU 50 Tuân thủ quy định pháp lý Phù hợp với đặc điểm đơn vị Đáp ứng yêu cầu quản lý Phù hợp khả đơn vị TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN YÊU CẦU NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 51 Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng Quản lý, thiết kế, sử dụng biểu mẫu chứng từ Hướng dẫn phận liên quan thực chế độ chứng từ kế toán Lập tổ chức thực quy trình lưu chuyển chứng từ Tổ chức xử lý chứng từ phịng kế tốn Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ DANH MỤC CHỨNG TỪ 52 SV tham khảo danh mục chứng từ chế độ kế toán theo định 15/2006/QĐ-BTC SV tham khảo thơng tư 64/2013/TT-BTC liên quan đến hố đơn bán hàng hố dịch vụ 13 Quy trình h ch tốn hàng hóa xu t kho Quy trình h ch tốn qu n lý tài s n c đ nh 53 Ch p nh n thông tin c a PXK h th ng Đ i chi u PXK h th ng v i th c t PXK Đơn ĐH Có L p phi u H ch tốn cho hàng xu t kho h th ng Lưu gi ch ng t k toán K t thúc 54 Phê t Phi u h ch toán k toán K t thúc Khơng Có Phê t C p nh t s k toán Phê t phi u h ch toán đư c in ch ng t đính kèm Có L p phi u H ch toán k toán Phê t phi u h ch toán h th ng C p nh t s Tài s n c đ nh Quy trình ghi nh n cơng n ph i tr Tính th i gian s d ng trích kh u hao cu i kì B ng tính kh u hao Khơng L p PXK h th ng Ký nh n vào biên b n bàn giao PXK Xu t hóa đơn lý Quy trình nh p kho Có Ch ng t lý Ki m tra ch p nh n đơn đ t hàng Dán nhãn Không Thanh lý B t đ u L p yêu c u xu t kho Mua s m B tđ u Tài s n Mua s m THỰC HÀNH MỘT SỐ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ BA 14 ... ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng từ: Ghi giá vào chứng từ cần tính giá; Phân loại chứng từ; Lập chứng từ tổng hợp lập định khoản kế toán chứng từ THỜI HẠN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ 48 năm chứng từ không... phát sinh ghi chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế tốn với tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính xác số liệu, thơng tin chứng từ kế toán BÀI TẬP THỰC HÀNH Nêu chứng từ gốc chứng từ sau: Hóa... NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 51 Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng Quản lý, thiết kế, sử dụng biểu mẫu chứng từ Hướng dẫn phận liên quan thực chế độ chứng từ kế toán Lập tổ chức