Chương Kiểm soát dự án GV: TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN 03/09/2008 Nội dung Giới thiệu Giới thiệu Kiểm soát chi phí theo phương Kiểm sốt chi phí theo phương pháp truyền thống pháp truyền thống Kiểm soát chi phí theo phương Kiểm sốt chi phí theo phương pháp giá trị thu pháp giá trị thu TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 GIỚI THIỆU (1) • Sự cần thiết việc kiểm soát dự án – Đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề – Thấy sớm vấn đề nảy sinh đề có hành động xử lý chúng – Trao đổi thông tin với nên liên quan DA – Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu DA – Rút học kinh nghiệm cho dự án khác (hiện tương lai) TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 GIỚI THIỆU (2) % hồn thành Khơng thời hạn Cơng tác 100% hoạch định 80% Tiến triển 60% báo cáo Tiến triển đạt 40% 20% TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 10 Thời gian GIỚI THIỆU (3) – Các khái niệm • Kiểm sốt dự án (Project Control) q trình: – Thu thập số liệu thơng tin việc thực dự án thay đổi môi trường – So sánh số liệu thu thập với kế hoạch dự án, tiêu chuẩn thực tác động mong muốn – Thực biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt yêu cầu đề • Giám sát dự án (Project Monitoring)là trình: – Kiểm tra thường xuyên tiến trình dự án suốt thời gian thực dự án giai đoạn vận hành dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm sở cho định quản lý TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 GIỚI THIỆU (4) Đánh giá kỳ Đánh giá nhu cầu Đánh giá phê chuẩn Đánh giá c.kỳ, báo cáo c kỳ Đánh giá Kiểm soát Xác Xác định định - Mục đích - Mục tiêu - Thiết kế DA Hoạch Hoạch định định - WBS - Lập KH tài - Thời gian biểu DA - Nhân tổ chức - Kỹ thuật/ hậu cần - Giámsát/ kiểm tra TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan Thực Thực hiện Kếtt Kế thúc thúc - Chuyển giao/ - Các hoạt động bàn giao kết - Khóa sổ - ĐG tiến độ - Thanh toán việc thực - Giải vấn đề - Giao tiếp 03/09/2008 - - 10 năm sau - Đánh giá tác động - Bài học rút GIỚI THIỆU (5) – Đánh giá dự án (Project Evaluation) trình nhận định dự án cách hệ thống khách quan: • Việc thực dự án tổng thể • Tính hiệu tính hợp lý liên tục chiến lược thiết kế dự án theo mục tiêu trước mắt dài hạn • Những ảnh hưởng tính bền vững tương lai kết dự án • Đánh giá dự án ln bao gồm việc rút học kinh nghiệm cần thiết – Tại cần đánh giá DA (giữa cuối DA) • Để có nhìn tồn diện hệ thống trạng nhằm đưa định quan trọng có tính chiến lược DA • Để có đánh giá độc lập khách quan việc thực DA • Để thêm vào kinh nghiệm DA tương tự nhằm cho phép đề nghị có diện rộng • Để đánh giá hiệu Ban QLDA hệ thống kiểm soát dự án • Để có học trao đổi – So với kiểm soát, việc đánh giá DA thực khơng thường xun tồn diện hơn, thơng thường có tham gia chun gia bên ngồi TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 GIỚI THIỆU (6) – Khung đánh giá • Việc thiết kế lập kế hoạch dự án – Mục tiêu DA có cịn phù hợp khơng? – Các giả định thiết kế DA cịn hay khơng? • Việc thực dự án – Dự án có đạt mục tiêu đề không? ảnh hưởng dự án? – Dự án có bảo đảm yêu cầu chất lượng hay kỹ thuật không? – Hiệu qủa kinh tế xã hội dự án? So sánh lợi ích chi phí? • • • • Khả bền vững dự án Tính hiệu hệ thống giám sát DA thực Những ảnh hưởng tác động có có dự án Những học kinh nghiệm TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 GIỚI THIỆU (7) Bắt đầu Công bố kế hoạch Quy trình kiểm sốt đánh giá dự án Thu thập thông tin dự án Công bố kế hoạch hiệu chỉnh So sánh tiến triển mục tiêu Thỏa mãn? Có Dự án hoàn thành? Có Không Thực hành động hiệu chỉnh Không Kết thúc dự án Đánh giá dự án Kết luận TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 Kết thúc GIỚI THIỆU (8) • Chúng ta kiểm sốt cho ai? – – – – – – – – – Chính Ban QLDA Cơ quan thực (chủ dự án) UBND phận chức liên quan Bộ chủ quản, Bộ đầu tư, quan có liên quan Chính phủ Các nhà tài trợ Tư vấn - Nhà thầu - Nhà cung cấp Các quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương, Họ cần biết điều gì? Vì mục đích gì? Thường xun nào? Chúng ta cung cấp thông tin giám sát dạng nào? TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 10 GIỚI THIỆU (11) Số hiệu dự án: Số hiệu rủi ro: Ngày: _ Biểu mẫu xác định rủi ro Khả xảy Có khả (p > 50%) Ít có khả (p < 50%) Thời gian Gần Xa Mức ảnh hưởng Nghiêm trọng Đáng kể Không đáng kể Phát biểu rủi ro Ảnh hưởng tiềm ẩn Đề xuất giải rủi ro TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 13 GIỚI THIỆU (12) Vượt chi phí Vượt chi phí Trễ tiến độ Trễ tiến độ Thời tiết xấu Vượt thời gian Thiết bị hư hỏng Sử dụng nhiều nhân lực Thiếu vốn Sử dụng nhiều thiết bị Khan nguyên vật liệu Chi phí nhân lực cao Ước tính thời gian ngắn Chi phí nguyên vật liệu cao Các công việc bị chểnh mảng Các công việc bị chểnh mảng Thiết bị hư hỏng Nhân viên bị bệnh Nguồn lực thay đổi Nguồn lực thay đổi Nhân viên nghỉ việc Chi phí nhân lực cao Ước tính nguồn lực thấp TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 14 GIỚI THIỆU (13) • So sánh tiến triển mục tiêu – Yêu cầu kỹ thuật: yêu cầu kỹ thuật đưa với thực tế đạt – Tiến độ dự án: thời gian dự kiến với thời gian thực tế – Chi phí thực hiện: chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế • Kiểm sốt chi phí dự án theo truyền thống • Kiểm sốt chi phí dự án theo giá trị làm (kết hợp thời gian chi phí) • Các vấn đề thường gặp KS DA – – – – – – Chỉ nhấn mạnh số yếu tố Quy trình kiểm sốt gặp phản đối hay khơng đồng ý Thơng tin thường khơng xác khơng báo cáo đầy đủ Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch Các nhà quản lý có quan điểm khác vấn đề tranh cãi Các chế báo cáo thơng tin hạch tốn khơng TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 15 GIỚI THIỆU (14) • Anh/ chị phân công nhiệm vụ xây dựng hệ thống kiểm sốt cho dự án Hãy thảo luận khía cạnh sau đây: – Thông số nên dùng để đo lường kết quả? – Các cách để thu thập liệu thích hợp cho việc đánh giá tình trạng dự án? – Các liệu chọn để đánh giá dự án? – Dữ liệu nên phân tích nào? – Các kết báo cáo nào? TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 16 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG (1) • Sử dụng báo cáo chi phí giám sát cách riêng rẽ cho nhóm cơng việc • Mỗi báo cáo gồm: – – – – – Mô tả công việc Tiến độ theo thời gian Người chịu trách nhiệm Ngân sách theo thời gian Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu gì? TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 17 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG (2) • Ví dụ: Báo cáo hàng tuần dự án xây dựng sau: Chi phí theo kế hoạch tuần là: 12.000$ Chi phí thực tế Sự khác biệt cuối tuần là: 14.000$ tuần là: 2.000$ Chi phí tích luỹ theo kế hoạch đến cuối tuần là: 25.000$ Chi phí tích luỹ thực Sự khác biệt tích luỹ tế đến cuối tuần là: đến cuối tuần là: 29.000$ 4.000$ • • Đối với báo cáo chi phí thường người ta phân tích khác biệt để xem số tiền chi nhiều hay ngân sách dự trù Nhược điểm: Mới phân tích khác biệt chi phí mà chưa cho biết khối lượng cơng việc hồn thành chưa cho biết chi phí tương lai muốn hoàn thành dự án TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 18 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (1) Chi phí/ giá trị tích lũy Chi phí/ giá trị hoạch định Khoảng thời gian trước tiến độ Giá trị làm Khoản đóng góp thêm Chi phí tích lũy thực tế Ngày Thời gian Đường cong kiểm soát tiến trình so sánh chi phi/ giá trị TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 19 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (2) • Tình thảo luận Một dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí 200.000 USD Theo kế hoạch ngày làm 25 m/ngày chi phí phải làm 200 USD/1m Giả sử đến cuối ngày 18 làm 400 m thực chi 80.000 USD Hãy đánh giá tiến triển thực dự án cuối ngày 18 TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 20 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (3) • Các đại lượng phân tích thành quả: – Dự chi - BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Giá trị công việc theo kế hoạch BCWS số lượng nguồn lực thường tính theo đơn vị tiền hoạch định chi để thực công việc cụ thể thời điểm cho trước BCWS = (Dự chi cho tồn cơng việc) x (% công việc hoạch định thời điểm xem xét) – Thực chi - ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thực tế cơng việc làm ACWP số lượng nguồn lực thường tính theo đơn vị tiền thực chi để thực công việc cụ thể thời đoạn TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 21 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (4) • Giá trị làm - BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí dự tốn cơng việc làm BCWP = (Dự chi cho tồn cơng việc) x (% công việc thực tế làm thời điểm xem xét) • Ước tính giá trị làm thực tế – Sử dụng phán xét chủ quan – Dựa số lượng đơn vị sản phẩm làm – Sử dụng mốc tăng trưởng: giá trị định mức mốc dự án Chú ý: Tính xác phụ thuộc vào việc phân phối công tỷ lệ % công việc nhỏ liên quan đến chi phí Tuy nhiên, đạt thỏa thuận khách hàng nhà thầu trước ký hợp đồng tương đối dễ dàng TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 22 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (5) • Các đại lượng phân tích sai lệch – Sai lệch tiến độ – SV: SV = BCWP – BCWS (SV < Chậm tiến độ) Lưu ý: Tất giá trị quy thành tiền – Sai lệch chi phí – CV: CV = BCWP – ACWP (CV < Vượt chi phí) – Sai lệch kế tốn – AV AV = BCWS – ACWP • AV > • AV = • AV < TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan Dự chi lớn thực chi Dự chi thực chi Dự chi nhỏ thực chi 03/09/2008 23 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (6) – Sai lệch thời gian – TV TV = SD – BCSP – TV mức độ sớm hay trễ dự án so với kế hoạch – SD (Status Date): Ngày xem xét – BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): giá trị BCWS = BCWP TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 24 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (7) Biểu đồ giá trị làm 120 Ước tính chi phí hiệu chỉnh Chi phí vượt 110 Ước tính chi phí lại 130 Chi phí tích lũy (%) Thời gian Thời gian hoàn thành hoàn thành dự kiến ban đầu hiệu chỉnh Thời điểm báo cáo 140 100 90 80 BCWS ACWP 70 60 AV 50 SV CV Thời gian chậm trễ dự kiến 40 30 BCWP 20 TV 10 0 23 TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 10 11 12 13 Số tháng 03/09/2008 14 15 16 17 18 19 20 21 22 25 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (8) • Các số thực – SPI = BCWP/BCWS (chỉ số tiến độ) – CPI = BCWP/ACWP (chỉ số chi phí) CPI 1,10 Tổng hợp số SPI CPI Dự án tiến triển Dự án gặp vấn đề tiến độ 1,05 tốt tiến độ chi phí 1,00 0,95 0,90 0,85 (0.82,0.83) Dự án gặp vấn Dự án gặp vấn đề tiến độ chi phí đề chi phí Tuaàn Tuaàn (0.88, 0.82) 0,80 Tuaàn Tuaàn (0.79,0.79) (0.85, 0.78) 0,75 0,75 0,80 0,85 0,90 0,95 1,00 1,05 1,10 SPI TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 26 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (9) • Dự báo thực chi phí tương lai FCTC SD BCWS BCWP ACWP FCAC n BCAC – FCTC (Dự báo chi phí cần thiết để hồn thành phần cịn lại dự án) = (BCAC - BCWP)/ CPI – BCAC: Dự chi thời điểm hồn thành DA – FCAC (Dự báo tổng chi phí cần thiết để hoàn thành dự án) = ACWP + FCTC TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 27 ... - Giao tiếp 03/09/2008 - - 10 naêm sau - Đánh giá tác động - Bài học rút GIỚI THIỆU (5) – Đánh giá dự án (Project Evaluation) trình nhận định dự án cách hệ thống khách quan: • Việc thực dự án. .. chức - Kỹ thuật/ hậu cần - Giámsát/ kiểm tra TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan Thực Thực hiện Kếtt Kế thúc thúc - Chuyển giao/ - Các hoạt động bàn giao kết - Khóa sổ - ĐG tiến độ - Thanh toán việc thực -. .. trình dự án suốt thời gian thực dự án giai đoạn vận hành dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm sở cho định quản lý TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 03/09/2008 GIỚI THIỆU (4) Đánh giá kỳ Đánh giá