BÁO CÁO PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG TOMATO Báo cáo PTTKHTTT MỤC LỤC Nhóm Báo cáo PTTKHTTT LỜI MỞ ĐẦU Đất nước ngày thay đổi diện mạo theo nhịp độ sống đổi với nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố toàn diện Chúng ta sống thời đại bùng nổ công nghệ thông tin kinh tế tri thức Bước sang thiên niên kỷ với phát triển không ngừng mặt, công nghệ thông tin trở thành phần quan trọng sống Và hình thức kinh tế, trị hay nghệ thuật cần góp mặt cơng nghệ thơng tin Sự có mặt phát triển lĩnh vực công nghệ thông tin chứng tỏ sức sống mạnh mẽ tiến trình đổi Việc quản lý hoạt động bán hàng cửa hàng hay công ty ngày vấn đề cần quan tâm Quản lý hoạt động bán hàng sổ sách vấn đề truyền thống mà thường hay sử dụng Nhưng đem lại cho ta khơng phức tạp việc nhập hàng, xuất hàng,… Ngồi cịn có sai sót mà khơng thể tránh khỏi Chính chúng tơi giới thiệu mơ hình “quản lý hoạt động bán hàng công ty Tomato” áp dụng công nghệ thông tin để đem lại hiệu thuận tiện cho khách hàng người quản lý Nhóm Báo cáo PTTKHTTT LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập tiếp thu kiến thức trường, tháng nghiên cứu thực báo cáo Với cố gắng, nỗ lực giúp đỡ thầy cô bạn chúng em hoàn thành báo cáo Do kiến thức thời gian cịn hạn chế nên báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót, chúng em mong đóng góp ý kiến thầy cô bạn để báo cáo hoàn thiện Chúng em xin cảm ơn cô Nguyễn Minh Hiền tạo điểu kiện cho chúng em học tập, trau dồi kiến thức thực ý tưởng để chúng em hoàn thành báo cáo cách thời hạn Nhóm Báo cáo PTTKHTTT I KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CÔNG TY TOMATO Nhiệm vụ mục tiêu a Nhiệm vụ: - Tìm hiểu cấu tổ chức cơng ty Tomato - Khảo sát tình hình thực tế công ty Tomato - Áp dụng kiến thức sở liệu, phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý b Mục tiêu: - Tìm hiểu nghiên cứu tốn phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hoạt động bán hàng Từ phân tích hệ thống quản lý hoạt động bán hàng cho công ty Tomato nhằm đảm bảo cho trình quản lý bán hàng thuận tiện Khảo sát trạng Hoạt động bán hàng công ty Tomato sau: - Quản lý thông tin khách hàng: thêm mới, sửa chữa, xố bỏ thơng tin khách hàng Các thông tin khách hàng bao gồm: số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại liên hệ, đặc điểm khác Tất thông tin khách hàng lưu trữ lại - Quản lý thông tin hàng: thêm hàng hàng đưa về, sửa thông tin hàng cần thiết xố thơng tin hàng khơng cịn kinh doanh Các thơng tin hàng bao gồm: mã hàng, tên hàng, mô tả hàng, thời gian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng có Những thông tin hàng nhân viên quản lý kho hàng cung cấp hàng chuyển đến kho - Việc bán hàng công ty thực sau: Khi khách hàng muốn mua hàng, họ gửi cho công ty phiếu đặt hàng Trên phiếu đặt hàng có thơng tin mặt hàng mà họ muốn mua thơng tin họ Khi nhận phiếu đặt hàng khách công ty thực kiểm tra mặt hàng mà khách yêu cầu Nếu mặt hàng mà khách yêu cầu khơng có bán cơng ty hết hàng đưa thơng báo từ chối bán hàng Nếu yêu cầu khách đáp ứng viết hoá đơn gửi cho khách hàng để họ tốn Nhóm Báo cáo PTTKHTTT lưu lại hoá đơn Khi khách hàng tốn xong xác nhận tốn vào hố đơn chuyển hoá đơn cho phận xuất chuyển hàng Bộ phận xuất hàng theo hoá đơn nhận Nếu khách nhận hàng trực tiếp cơng ty hàng giao cho khách Nếu cần phải chuyển hàng tới địa khách, phận lập phiếu chuyển hàng gửi cho nhân viên chuyển hàng Nhân viên chuyển hàng thực chuyển hàng cho khách theo phiếu chuyển nhận Khi chuyển hàng xong báo cáo lại cho cơng ty biết chuyển thành công Phiếu chuyển hàng lưu trữ lại Các thơng tin hố đơn gồm: số hoá đơn, số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa khách, điện thoại liên hệ, ngày lập hoá đơn, người lập hoá đơn, tổng số tiền cần toán, toán hay chưa, ghi thông tin chi tiết hàng bán bao gồm {mã hàng, tên hàng, mô tả mặt hàng, số lượng, đơn giá} Các thông tin phiếu chuyển hàng bao gồm: số phiếu chuyển, số hoá đơn, số hiệu người chuyển hàng, ngày chuyển, tình trạng chuyển Mỗi hố đơn có phiếu chuyển hàng Mỗi phiếu chuyển hàng nhân viên chuyển hàng phụ trách Một nhân viên phụ trách nhiều phiếu chuyển hàng - Để theo dõi quản lý nhân viên chuyển hàng cơng ty có danh sách nhân viên chuyển hàng Việc quản lý thực cách thêm vào danh sách có nhân viên tuyển, sửa đổi thơng tin có biến đổi xảy xóa bỏ nhân viên hết hợp đồng bị sa thải Các thông tin nhân viên chuyển hàng gồm: số hiệu người chuyển hàng, họ tên, địa chỉ, điện thoại liên hệ, mơ tả khác Ngồi ra, để tiện theo dõi việc kinh doanh công ty, hàng tháng công ty lập báo cáo gửi cho ban giám đốc doanh thu tháng, mặt hàng bán ra, hàng tồn kho để ban giám đốc có biện pháp điều chỉnh Nhóm 6 Báo cáo PTTKHTTT II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Biểu đồ phân cấp chức hệ thống Quản lý bán hàng Quản lý khách hàng Quản lý mặt hàng Bán hàng Quản lý nhân viên Thêm thông tin Thêm thông tin Tiếp nhận phiếu đặt hàng Thêm nhân viên Sửa chữa thông tin Sửa thông tin Kiểm tra mặt hàng Sửa thơng tin Xóa bỏ thơng tin Xóa thơng tin Thơng báo Xóa bỏ nhân viên Báo cáo Báo cáo doanh thu Báo cáo tình trạng hàng Viết hóa đơn Lưu lại thơng tin Xác nhận tốn Xuất chuyển hàng Sao lưu Nhóm Báo cáo PTTKHTTT Hoạt động bán hàng công ty Tomato gồm chức sau đây: Quản lý khách hàng Quản lý mặt hàng Bán hàng Quản lý nhân viên Báo cáo Chức quản lý khách hàng - Thêm thông tin: Thêm thông tin khách hàng khách hàng lần đến đặt hàng mua hàng - Sửa chữa thông tin: Sửa thông tin khách hàng khách khách hàng có thay đổi thơng tin: địa nhận hàng, số điện thoại,… - Xóa bỏ thơng tin: Xóa bỏ thơng tin khách hàng - Lưu trữ thông tin: Lưu trữ thông tin khách hàng vào sở liệu Chức quản lý mặt hàng - Thêm thông tin: Thêm mặt hàng hàng đưa - Sửa thông tin: Sửa thơng tin hàng cần thiết - Xóa thơng tin: Xóa thơng tin hàng khơng cịn kinh doanh mặt hàng Chức bán hàng - Tiếp nhận phiếu đặt hàng: Tiếp nhận phiếu đặt hàng từ khách hàng khách hàng đến mua hàng đặt hàng công ty - Kiểm tra mặt hàng: Khi nhận phiếu đặt hàng khách phận kiểm tra mặt hàng phải kiểm tra mặt hàng mà khách u cầu cịn hay hết - Thơng báo: Thơng báo cịn hàng hay hết hàng Nếu hết hàng thơng báo từ chối bán hàng - Viết hóa đơn: Khi khách hàng mua hàng viết hóa đơn cho khách hàng để khách hàng toán - Xác nhận toán: Khi khách hàng toán xong xác nhận tốn chuyển hóa đơn cho phận xuất hàng chuyển hàng Nhóm Báo cáo PTTKHTTT - Xuất chuyển hàng: Xuất hàng theo hóa đơn nhận được, giao cho khách hàng chuyển hàng tới địa khách - Sao lưu: Lưu lại hóa đơn, lưu trữ phiếu chuyển hàng Chức quản lý nhân viên - Thêm nhân viên: thêm nhân viên vào danh sách tuyển - Sửa đổi thông tin: Sửa đổi thơng tin nhân viên có thay đổi: Thơng tin cá nhân, điện thoại… - Xóa bỏ nhân viên: Xóa bỏ nhân viên kết thúc hợp đồng bị xa thải Chức báo cáo - Báo cáo doanh thu: lập báo cáo doanh thu hàng tháng gửi cho ban giám đốc xem xét - Báo cáo tình trạng hàng: Báo cao cho ban giám đốc tình trạng mặt hàng xuất bao nhiêu? Còn tồn lại bao nhiêu? Để ban giám đốc lên kế hoạch có biện pháp điều chỉnh Nhóm Báo cáo PTTKHTTT Biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh Doanh thu Phiếu đặt hàng Khách hàng Quản lý bán hàng Ban giám đốc Kế hoạch Hóa đơn + phiếu đặt hàng Chức chính: Quản lý bán hàng Các đối tác: Khách hàng, nhà cung cấp, ban lãnh đạo Nhóm 10 Báo cáo PTTKHTTT Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Hồ sơ khách hàng Phiếu đặt hàng Khách hàng Hóa đơn tốn Quản lý khách hàng Thanh toán Mặt hàng đặt Phiếu chuyển hàng Thông tin khách hàng Địa chuyển hàng Quản lý nhân viên Hàng chuyển Bán hàng Thông tin hàng Phiếu chuyển hàng Danh sách hàng Hóa đơn Quản lý mặt hàng Hàng xuất, hàng tồn kho Báo cáo Doanh thu Kế hoạch Nhóm Hàng Ban giám đốc 11 Báo cáo PTTKHTTT Mơ hình thực thể liên kết hệ thống Các thực thể định danh Khách hàng (Số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, email) Mặt hàng (Mã hàng, tên hàng, thời gian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng có, ngày sản xuất) Phiếu đặt hàng (Mã phiếu, tên hàng, nhà sản xuất, số lượng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại) Hóa đơn (Số hóa đơn, số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, ngày lập hóa đơn, tống số tiền toán, biên nhận toán, ghi chú, thông tin chi tiết hàng) Phiếu chuyển hàng (Số phiếu chuyển, số hóa đơn, số hiệu nhân viên, ngày chuyển, tình trạng chuyển) Nhân viên chuyển hàng (Số hiệu nhân viên, họ tên, địa chỉ, điện thoại, email, ngày sinh, chiều cao, cân nặng) Nhóm 12 Báo cáo PTTKHTTT Liên kết thực thể Khách hàng Hóa đơn Số hiệu khách hàng Họ tên khách hàng Địa Điện thoại Email Số hóa đơn Số hiệu khách hàng Họ tên khách hàng Địa Điện thoại Ngày lập hóa đơn Tống số tiền tốn Biên nhận tốn Ghi Thơng tin chi tiết hàng Mặt hàng Mã hàng Tên hàng Thời gian bảo hành Nhà sản xuất Số lượng có Ngày sản xuất Phiếu đặt hàng Mã phiếu Tên hàng Nhà sản xuất Số lượng Tên khách hàng Địa Điện thoại Nhân viên chuyển hàng Số hiệu nhân viên Họ tên Địa Điện thoại Email Ngày sinh Chiều cao Cân nặng Nhóm Phiếu chuyển hàng Số phiếu chuyển Số hóa đơn Số hiệu nhân viên Ngày chuyển Tình trạng chuyển 13 Báo cáo PTTKHTTT Chuyển mơ hình liên kết thực thể sang ghi logic Khách hàng (Số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, email) Mặt hàng (Mã hàng, tên hàng, thời gian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng có, ngày sản xuất, Số hóa đơn, Mã phiếu ) Phiếu đặt hàng (Mã phiếu, tên hàng, nhà sản xuất, số lượng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, Số hiệu khách hàng) Hóa đơn (Số hóa đơn, Số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, ngày lập hóa đơn, tống số tiền tốn, biên nhận tốn, ghi chú, thơng tin chi tiết hàng) Phiếu chuyển hàng (Số phiếu chuyển, số hóa đơn, số hiệu nhân viên, ngày chuyển, tình trạng chuyển) Nhân viên chuyển hàng (Số hiệu nhân viên, họ tên, địa chỉ, điện thoại, email, ngày sinh, chiều cao, cân nặng) Nhóm 14 Báo cáo PTTKHTTT KẾT LUẬN Trong báo cáo chúng em khảo sát trạng hệ thống quản lý bán hàng Công ty Tomato vẽ: • Biểu đồ phân cấp chức • Biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh mức đỉnh • Mơ hình thực thể liên kết E/A hệ thống • Chuyển đổi mơ hình thực thể liên kết E/A thành ghi logic Nhóm 15 ... thông tin quản lý b Mục tiêu: - Tìm hiểu nghiên cứu tốn phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hoạt động bán hàng Từ phân tích hệ thống quản lý hoạt động bán hàng cho công ty Tomato nhằm... trạng hàng Viết hóa đơn Lưu lại thơng tin Xác nhận tốn Xuất chuyển hàng Sao lưu Nhóm Báo cáo PTTKHTTT Hoạt động bán hàng công ty Tomato gồm chức sau đây: Quản lý khách hàng Quản lý mặt hàng Bán hàng. .. trình quản lý bán hàng thuận tiện Khảo sát trạng Hoạt động bán hàng công ty Tomato sau: - Quản lý thông tin khách hàng: thêm mới, sửa chữa, xố bỏ thơng tin khách hàng Các thông tin khách hàng