Hướng dẫn sử dụng Microsoft Word 2007 Full [Ebook Online]

Thông tin tài liệu

Tài liệu MS Word 2007 MỤC LỤC PHẦN LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007……………………….……….5 1.1 TẠO VĂN BẢN ĐẦU TIÊN 1.1.1 Bắt đầu nhập liệu 1.1.2 Những kí hiệu hỗ trợ 1.1.3 Những dấu gạch chân văn 1.1.4 Thay đổi canh lề trang văn 1.1.5 Lưu tài liệu 1.2 CHỈNH SỬA VĂN BẢN VÀ TÀI LIỆU 1.2.1 Hiệu chỉnh tài liệu 1.2.2 Chọn xóa nội dung 10 1.2.3 Di chuyển văn 10 1.2.4 Hủy bỏ hành động vừa thực 11 1.2.5 Sử dụng trượt (Scrollbar) để xem tài liệu 12 1.3 LÀM CHO VĂN BẢN TRÔNG ĐẸP MẮT 12 1.3.1 Định dạng chữ áp dụng kiểu trang trí 12 1.3.2 Tạo điểm nhấn 13 1.3.3 Thêm nhanh kiểu trang trí (Style) 14 1.3.4 Tạo danh sách 15 1.3.5 Thêm bớt khoảng trống 16 PHẦN LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI……………………… 16 2.1 LÀM QUEN NHANH VỚI GIAO DIỆN MỚI 2007 16 2.1.1 Làm quen với Ribbon 16 2.1.2 Các thành phần Ribbon 17 2.1.3 Nút hiển thị hộp thoại nhóm 18 2.1.4 Những Tab phụ 18 2.1.5 Toolbar mini 19 2.1.6 Thanh công cụ truy cập nhanh 20 2.1.7 Ẩn tạm thời Ribbon 20 2.1.8 Sử dụng bàn phím 21 2.2 LÀM QUEN NHANH VỚI HỆ THỐNG OFFICE 2007 21 2.2.1 Phiên Office thiết kế hướng người dùng 21 2.2.2 Cách tổ chức lệnh 22 2.2.3 Nhiều lệnh xuất cần thiết 23 2.2.4 Sẽ có nhiều tùy chọn bạn cần 24 2.2.5 Xem trước thay đổi trước chọn 25 2.2.6 Sử dụng độ phân giải hình khác làm thay đổi cách hiển thị Ribbon 25 Trang Tài liệu MS Word 2007 PHẦN SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG OFFICE WORD 2007……………………………………………………………………………….26 3.1 3.2 3.3 3.4 BIỂU MẪU (TEMPLATE) 26 SỬ DỤNG CÁC MẪU TRANG BÌA FAX CĨ SẴN 27 SỬ DỤNG CÁC MẪU LỊCH LÀM VIỆC SẴN CÓ 27 BIỂU MẪU VÀ TÀI LIỆU LÀ HAI ĐỊNH DẠNG KHÁC NHAU 29 PHẦN CÁCH TRÌNH BÀY THƠNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007 ………………… 29 4.1 DANH SÁCH DẠNG SỐ VÀ KÝ HIỆU 29 4.1.1 Một danh sách đơn giản 29 4.1.2 Tạo danh sách cách gõ ký tự thích hợp 30 4.1.3 Kết thúc danh sách 31 4.1.4 Thay đổi ký hiệu cho danh sách 32 4.1.5 Định dạng danh sách 32 4.1.6 Làm việc với đoạn văn danh sách dán danh sách 33 PHẦN THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI LIỆU 34 5.1 KIỂM TRA TÀI LIỆU BẰNG CHỨC NĂNG TRACK CHANGES TRONG WORD 2007 34 5.1.1 Track Changes Comments 34 5.1.2 Xem chỉnh sửa 35 5.1.3 Thêm comment 35 5.1.4 Phân biệt việc chỉnh sửa người tham gia review tài liệu 36 5.1.5 Chấp nhận từ chối comment (ghi chú) thay đổi 37 5.2 TRACK CHANGES VÀ COMMENTS – NHỮNG TÍNH NĂNG NANG CAO 38 5.2.1 Ẩn tạm thời thay đổi 38 5.2.2 Xem tài liệu trước sau thay đổi 38 5.2.3 Ẩn thay đổi khơng làm xóa comment bị điều chỉnh 39 5.2.4 Kiểm tra comment hiệu chỉnh 40 5.2.5 Chọn cách tạo track 40 PHẦN NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU 41 6.1 CĂN BẢN VỀ HEADER VÀ FOOTER 41 6.1.1 Thêm vào số trang, ngày 41 6.1.2 Đánh dấu số trang 42 6.1.3 Thêm vào ngày tháng 42 6.1.4 Thêm tên file đường dẫn đến file 43 6.1.5 Xóa bỏ header footer 44 6.2 HEADER VÀ FOOTER CHO TỪNG PHẦN TRONG TÀI LIỆU 44 Trang Tài liệu MS Word 2007 6.2.1 Tạo nhiều loại header footer tài liệu 44 6.2.2 Tạo thành phần khác 45 6.2.3 Cách phân chia section 45 6.2.4 Cách tạo mục lục header footer khác cho section 46 6.2.5 Cách tạo khác biệt cho trang 47 6.2.6 Header Footer khác cho trang chẵn lẻ 48 6.3 TÌM HIỂU VỀ BẢNG MỤC LỤC (TABLE Ò CONTENTS – TOC) 49 6.3.1 Cách làm việc với bảng mục lục tự động 49 6.3.2 Cập nhật bảng mục lục 51 6.4 ĐIỀU CHỈNH MỤC LỤC 51 6.4.1 Thiết kế lại bảng mục lục 51 6.4.2 Cách làm ngắn kéo dài bảng mục lục 54 6.4.3 Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục 54 6.4.4 Cách xóa hay tạo lại từ đầu bảng mục lục 55 6.5 TÌM HIỂU CÁC TRƢỜNG VÀ CÁCH TẠO NHIỀU MỤC LỤC 56 6.5.1 Tạo Mục Lục cách sử dụng trường (field) 56 6.5.2 Các công tắc trường (field) 57 6.5.3 Trường TC 58 6.5.4 Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục 59 6.5.5 Thêm trường TC vào bảng mục lục 59 6.5.6 Tạo nhiều bảng mục lục tài liệu 60 6.5.7 Cách để tạo nhiều mục lục tài liệu 61 6.5.8 Hai lựa chọn khác để tạo nhiều mục lục tài liệu 62 6.5.9 Table Identifier 62 6.5.10 Bookmark 63 PHẦN SỬ DỤNG MAIL MERGE ĐỂ TẠO MAIL HÀNG LOẠT 64 7.1 MAIL MERGE CĂN BẢN 64 7.1.1 Tìm hiểu sử dụng mail merge (trộn thư) 64 7.1.2 Tài liệu 64 7.1.3 Thông tin người nhận 65 7.1.4 Bộ tài liệu hoàn tất 66 7.2 CHUẨN BỊ DANH SÁCH THÔNG TIN NGƢỜI NHẬN 66 7.2.1 Thiết lập danh sách người nhận mail merge 66 7.2.2 Tìm hiểu thêm danh sách người nhận 67 7.2.3 Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu 68 7.2.4 Tìm hiểu Trường (Field) Mail Merge 69 7.2.5 Tìm hiểu Merge field 69 7.2.6 Thực mail merge 70 7.2.7 Giới thiệu mail merges cách sử dụng Ribbon 77 PHẦN NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN 78 Trang Tài liệu MS Word 2007 8.1 GIỚI THIỆU THANH RIBBON 78 8.1.1 Thanh Ribbon 78 8.1.2 Các thành phần Ribbon 78 8.1.3 Có nhiều tính chương trình sử dụng Ribbon 79 8.1.4 Các loại phím tắt 80 8.2 DUYỆT THANH RIBBON BẰNG ACCESS KEY (PHÍM TRUY CẬP) 81 8.2.1 Key Tip biểu tượng hình khiên (Badges) 82 8.2.2 Tìm hiểu thêm Key Tip 82 8.2.3 Di chuyển phím mũi tên 83 8.2.4 Phím TAB Ribbon 84 8.2.5 Di chuyển phím F6 84 8.3 HÃY CHÚ Ý ĐẾN MÁY TÍNH CỦA BẠN 85 8.3.2 Các đe dọa an ninh 86 8.3.3 Nguồn lây nhiễm 87 8.3.4 Microsoft Update cách để hạn chế rủi ro 87 8.3.5 Phần mềm chống Virus 88 8.3.6 Một số thiết lập an ninh khác 89 8.3.7 An toàn cho email 89 Nguồn tham khảo: Microsoft Việt Nam Trang Tài liệu MS Word 2007 PHẦN LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007 1.1 Tạo văn 1.1.1 Bắt đầu nhập liệu  Trong chƣơng trình soạn thảo văn Microsoft Word 2007 Ribbon đƣợc đặt phía vùng làm việc Ngƣời dùng sử dụng Nút Lệnh Ribbon để thực hiệu chỉnh Thanh Ribbon nằm phía Điểm chèn nội dung  Word chờ bạn nhập nội dung Tại điểm chèn nội dung có gạch dọc nhấp nháy phía bên trái cho bạn biết vị trí nơi bạn gõ vào hiển thị  Khoảng trống từ điểm chèn nội dung tới đầu trang phía bên trái đƣợc gọi Margin (canh lề), bạn tìm hiểu Margin phần sau Bây bạn bắt đầu gõ văn bản, trang tài liệu dần đƣợc phủ đầy từ góc bên trái xuống  Nếu bạn muốn gõ văn từ phía thấp thay đầu trang gõ phím ENTER bàn phím đến điểm chèn nội dung nằm vị trí mà bạn mong muốn  Nếu bạn muốn thụt đầu dịng nhấn phím TAB trƣớc gõ, lần gõ phím TAB điểm chèn nội dung dịch chuyển sang bên phải khoảng 1,5 inch  Khi bạn gõ văn điểm chèn nội dung di chuyển dần từ trái sang phải Khi điểm chèn đến phần bên phải bạn tiếp tục gõ bình thƣờng Word tự động chuyển xuống dòng  Để bắt đầu đoạn mới, nhấn phím ENTER Trang Tài liệu MS Word 2007 1.1.2 Những kí hiệu hỗ trợ Ký hiệu phân đoạn, ký hiệu tƣơng ứng với lần nhấn phím ENTER Word tự động chèn ký hiệu đánh dấu đoạn văn (paragraph mark) bạn nhấn phím ENTER để bắt đầu mơt đoạn Trong hình minh họa trên, hai đoạn văn xuất ký hiệu đánh dấu đoạn văn thừa, có nghĩa bạn nhấn phím ENTER hai lần thay cần nhấn Việc làm xuất khoảng trống không cần thiết Hãy xóa ký hiệu thừa bạn muốn tiết kiệm không gian văn Ký hiệu TAB, ký hiệu tƣơng ứng với lần nhấn phím TAB Mỗi lần nhấn phím TAB làm xuất ký hiệu mũi tên Trong hình, có mũi tên đoạn đầu hai mũi tên đạn thứ hai, nhƣ phím TAB đƣợc nhấn hai lần đầu đoạn thứ hai Ký hiệu SPACEBAR, ký hiệu tƣơng ứng với lần nhấn phím cho biết bạn nhấn phím SPACEBAR Ký hiệu dấu chấm SPACEBAR lần từ, bạn vơ ý nhấn nhầm phím SPACEBAR ký từ từ Một chấm đại diện khoảng trống, hai chấm hai khoảng trống Thông thƣờng, cần có khoảng trống từ Cần lƣu ý ký hiệu dấu chấm khác với dấu chấm câu văn bản, dấu chấm câu nằm phía dƣới chân ký tự ký hiệu dấu chấm nằm ký tự Để hiển thị ký hiệu định dạng sử dụng Ribbon phía hình Word Chọn thẻ Home, tìm kiếm nút lệnh phần Paragraph, nhấn vào để hiển thị ẩn ký hiệu định dạng Trang Tài liệu MS Word 2007 1.1.3 Những dấu gạch chân văn  Khi bạn gõ văn bản, Word tự động chèn dấu gạch chân gấp khúc màu đỏ, xanh xanh dƣơng phía dƣới số từ  Dấu gạch đỏ: lỗi tả Word khơng thể nhận dạng đƣợc từ bạn gõ vào, ví dụ nhƣ tên riêng tên địa danh Nếu từ bạn gõ tả nhƣng Word khơng nhận bạn thêm từ vào mục từ điển Word (Word's Dictionary) để sau từ khơng cịn bị gạch dƣới  Dấu gạch xanh lá: Word cho bạn nên kiểm tra lại ngữ pháp (tất nhiên tiếng Anh)  Dấu gạch xanh dương: từ bạn gõ vào tả nhƣng khơng hợp với ngữ cảnh ngữ nghĩa câu.Ví dụ thay dùng từ "too" (quá) bạn gõ nhầm thành "to"  Để tắt dấu gạch chân văn bản, bạn chọn  Word Options  Proofing Trong phần When correcting spelling and grammar in Word, bạn bỏ tùy chọn sau:  Check spelling as you type  Mark grammar error as you type  Check grammar with spelling 1.1.4 Thay đổi canh lề trang văn  Canh lề (Margins) khoảng trống xung quanh viền trang văn Phía Trên, Dƣới, Phải Trái trang có khoảng canh lề inch (tƣơng đƣơng 2.54cm), khoảng canh lề thông dụng mà bạn sử dụng đa số trƣờng hợp Trang Tài liệu MS Word 2007  Hãy sử dụng Ribbon để thay đổi khoảng canh lề Chọn thẻ Page Layout, phần Page Setup click chọn nút Margins bạn nhìn thấy danh sách nhiều khoảng canh lề khác bên cạnh thơng số chi tiết cho phần  Khoảng canh lề danh sách Normal, khoảng canh lề Để chọn canh lề nhỏ chọn Narrow Nếu bạn muốn khoảng trống bên trái bên phải rộng chọn Wide Khi bạn chọn xong khoảng canh lề mà mong muốn, tồn tài liệu tự động thay đổi theo canh lề mà bạn vừa chọn  Khi bạn chọn khoảng canh lề phần thay đổi màu, click vào nút Margins lần màu cho biết khoảng canh lề đƣợc áp dụng cho tài liệu bạn 1.1.5 Lƣu tài liệu Để lƣu tài liệu nhấn nút Microsoft Office Sau nhấn Save Trang Tài liệu MS Word 2007  Sau lƣu lần đầu trở lại cơng việc, bạn tiếp tục lƣu tài liệu suốt trình làm việc, thấy cần thiết Mỗi lần muốn công cụ truy cập nhanh (Quick lƣu nhấn nút Save Access Toolbar) góc bên trái sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+S (nhấn phím Ctrl S lúc) Sau kết thúc công việc lƣu lại tài liệu, thoát khỏi Word cách nhấn nút Microsft Office nhấn Close 1.2 , sau Chỉnh sửa văn tài liệu 1.2.1 Hiệu chỉnh tài liệu  Để hiệu chỉnh tài liệu cách nhanh chóng hiệu bạn cần biết cách di chuyển điểm chèn nội dung (Insertion Point), vị trí mà bạn gõ vào xuất Bạn dùng bàn phím chuột để di chuyển đến vị trí tài liệu cần hiệu chỉnh  Khi đã di chuyển đến vị trí mà bạn muốn chỉnh sửa, bạn gõ thêm nội dung vào hay chọn đoạn văn mà bạn muốn sửa xóa Bạn chọn ký tự, từ, câu, đoạn văn toàn tài liệu Ngồi ra, bạn dời vị trí chúng từ nơi đến nơi khác tài liệu Trang Tài liệu MS Word 2007 1.2.2 Chọn xóa nội dung  Trong hình bên trên, từ "really" đƣợc chọn  Sau thêm câu mới, bạn đọc lại toàn cảm thấy câu thứ hai hay bỏ từ "really" Để xóa trƣớc hết bạn phải chọn từ cần xóa cách sau:  Dùng chuột: Di chuyển trỏ tới từ "really", sau nhấp đúp (double- click) chuột trái Hoặc bạn di chuyển trỏ chuột đến phía trƣớc (hoặc sau) từ "really" sau Click-TráiChuột giữ nguyên kéo chuột ngang qua từ "really" HOẶC  Dùng bàn phím: sử dụng phím mũi tên để di chuyển điểm chèn nôi dung đến bên phải (hoặc trái) từ "really",nhấn giữ phím SHIFT sau dùng phím mũi tên trái (hoặc phải) để chọn 1.2.3 Di chuyển văn Chọn nội dung mà bạn muốn di chuyển Nhấn phím Cut Ribbon Di chuyển điểm chèn nội dung (Insertion Point) đến vị trí nơi bạn Trang 10 Tài liệu MS Word 2007 bạn có số chọn lựa: - Nếu thứ trơng khơng ổn click Previous để trở lại bƣớc thứ để bạn thêm, xóa, sửa lại thơng tin cho - Nếu thứ ổn, click lần vào nút đầu cửa - - sổ Wizard để duyệt trang tiếp nhƣ hình bên Nếu bạn muốn xem tài liệu đƣợc trộn ngƣời nhận cụ thể click Find a recipient Khi bạn xem qua tài liệu, bạn bỏ ngƣời nhận danh sách cách click Exclude this recipient Nếu bạn nhận danh sách có số ngƣời nhận mà bạn khơng muốn có click Edit recipient list, hộp thoại Mail Merge Recipients mở để bạn bỏ chọn nhiều ngƣời nhận danh sách  Bước thứ 6: Hoàn tất việc merge  Khi hài lòng với tài liệu merge sau xem lại bạn sẵn sàng in, click Print để mở hộp thoại Merge to Printer, nhập thông tin số trang cần in, sau nhấn OK  Trong bƣớc thứ bạn hội để thay đổi: Nếu bạn muốn xem lại kết điều chỉnh bao thƣ (envelopes) cụ thể đó, click Edit individual envelopes, tạo trộn riêng bao gồm tất bao thƣ tài liệu Word Sau xem lại sửa chữa bao thƣ với tài liệu này, bạn in ấn chúng Trang 76 Tài liệu MS Word 2007  Hoặc bạn lƣu trữ tài liệu in ấn sau Nếu bạn muốn lại thay đổi bạn thực với bao thƣ cụ thể đó, chắn lƣu trữ tài liệu File đƣợc lƣu độc lập với tài liệu 7.2.7 Giới thiệu mail merges cách sử dụng Ribbon  Các lệnh Tab Mailings sẵn sàng bạn thực bƣớc trình wizard  Ribbon cách hữu ích để tạo Mail Merge trình xử lý giống với bƣớc trình Wizard Bằng cách sử dụng Ribbon, bạn truy cập vào nhiều tính hơn, chẳng hạn nhƣ tự động kiểm tra tìm lỗi trƣớc bạn hồn tất việc hịa trộn Ngồi cịn có yếu tố nâng cao, chẳng hạn nhƣ sử dụng trƣờng để thể thao tác tính tốn tài liệu  Những lệnh bạn dùng Tab Mailings bốn nhóm sau: Start Mail Merge: Đây điểm nơi bạn chọn loại tài liệu sau chọn, tạo, chỉnh sửa danh sách ngƣời nhận Write & Insert Fields: Đây nơi bạn chèn Merge Field sử dụng Rules để thể thao tác tính tốn cho tài liệu Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu hòa trộn, bạn sử dụng tính kiểm tra lỗi cách tự động Finish: Hoàn thành merge kết hợp tài liệu cá nhân bạn vào tài liệu toàn diện, hay in chúng gửi thƣ điện tử Trang 77 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Tài liệu MS Word PHẦN NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN 8.1 Giới thiệu Ribbon 8.1.1 Thanh Ribbon Office 2007 đƣợc thiết kế để giúp bạn làm việc tiện lợi hiệu Trong hệ thống Office 2007 gồm Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Access 2007 phần Outlook 2007 có tính quan trọng đƣợc đƣa vào Ribbon nằm ngang thay hệ thống menu (trình đơn) toolbar (thanh công cụ) Thanh Ribbon xuất giúp bạn xử lý tác vụ dễ dàng nhanh chóng hơn, bao gồm phím tắt 8.1.2 Các thành phần Ribbon  Thanh Ribbon có thành phần bản, có ích bạn biết phần đƣợc gọi cách sử dụng chúng Trang 78 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Tài liệu MS Word Tab (thẻ) có Tab nằm ngang phía trên, Tab đại diện cho vùng hoạt động Group (nhóm) Tab bao gồm nhiều Group tập họp đối tƣợng có liên quan mật thiết với Command (lệnh) Command nút, vùng để nhập nội dung Menu (trình đơn)  Thanh Ribbon tự điều chỉnh dựa đối tƣợng mà bạn làm việc để đƣa lệnh thao tác phù hợp Ví dụ bạn làm việc với biểu đồ Excel Ribbon hiển thị lệnh liên quan tới biểu đồ Nếu không, lệnh đƣợc ẩn 8.1.3 Có nhiều tính chƣơng trình sử dụng Ribbon Trang 79 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Tài liệu MS Word Các chƣơng trình sử dụng Ribbon có tính mới: Nút Microsoft Office the trình đơn File nơi bạn tìm thấy lệnh nhƣ trình đơn File trƣớc đây, bao gồm: Open, Save Print nhƣ cài đặt chƣơng trình, chỉnh sửa thuộc tính tính, v.v Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh) chứa lệnh mà bạn muốn xuất thƣờng trực Mặc định, Quick Access Toolbar chứa lệnh Save, Undo Repeat (hoặc Redo) Tuy nhiên bạn tùy biến cơng cụ để chứa lệnh mà bạn muốn 8.1.4 Các loại phím tắt  Có cách để sử dụng phím tắt Giả sử để in đậm chữ bạn sử dụng: Phím truy cập Tab lệnh hình Tổ hợp phím khơng nằm Ribbon  Nhiều ngƣời cho kết hợp tồ hợp phím dẫn đến việc thực thi lệnh gọi phím tắt, cách nghĩ Nhƣng có định nghĩa xác phím tắt Xác định khác biệt quan trọng loạt phím tắt khác có phƣơng thức hoạt động khác Trang 80 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Tài liệu MS Word  Access Keys (phím truy cập)  Access Key cho phép bạn truy cập Ribbon, liên hệ mật thiết với Tab, lệnh thứ mà bạn nhìn thấy hình Bạn sử dụng Acces Key cách nhấn Alt sau nhấn tiếp phím chuỗi phím  Mỗi lệnh Ribbon, trình đơn nút Microsoft Office Quick Access Toolbar có phím truy cập riêng, phím truy cập đƣợc gán Key Tip Key Tip phiên hệ thống ký tự gạch chân mà bạn quen thuộc phiên trƣớc muốn truy cập trình đơn cách sử dụng phím Alt  Key combinations (tổ hợp phím)  Các tổ hợp phím dùng để thực lệnh khơng liên quan tới bạn nhìn thấy hình Các phím phải đƣợc nhấn lúc để kích hoạt lệnh, đa số trƣờng hợp , có liên quan tới phím Ctrl (ví dụ nhấn Ctrl + C để copy)  Tổ hợp phím khơng thay đổi phiên Office 2007, hoạt động giống hệt phiên trƣớc 8.2 Duyệt Ribbon Access Key (phím truy cập) Khi bạn muốn dùng bàn phím thay thiết bị trỏ nhƣ chuột để điều khiển Ribbon thứ khác hình, trƣớc tiên bạn phải bật chức nâm điều khiển bàn phím Nói cách khác bạn phải chuyển từ chế độ nhập liệu sang chế độ thực thi lệnh cách nhấn phím Trang 81 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Tài liệu MS Word Alt Sau đó, bạn có nhiều tùy chọn để duyệt khắp Ribbon 8.2.1 Key Tip biểu tƣợng hình khiên (Badges)  Ngay bạn nhấn phím Alt, bạn thấy nhãn nhỏ, khiên nhỏ lên để Key Tip Tab Khi bạn nhấn phím để kích hoạt Tab, khiên nhỏ hiển thị Key Tip cho lệnh Tab Nói cách khác, bạn thấy lần nhóm Key Tip, bạn phải nhấn lựa chọn trƣớc thấy nhiều  Key Tip cách tuyệt để sử dụng phím tắt bạn khơng cần phải ghi nhớ, thứ hiển thị hình 8.2.2 Tìm hiểu thêm Key Tip  Hình bên trái: Trên Tab Insert, Key Tip M đƣợc gán cho nút lệnh SmartArt  Hình bên phải: Trên Tab Page Layout Key Tip M đƣợc gán cho nút lệnh Margins  Các Key Tip trùng lặp Tab khác nhau, ví dụ M phím tắt cho SmartArt Tab Insert nhƣng lại phím tắt cho Margins Tab Page Trang 82 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Tài liệu MS Word Layout  Bạn thấy làm việc với Key Tip Tab đƣợc kích hoạt Nếu bạn lỡ chọn sai Tab cần nhấn Esc để hiển thị lại Key Tip cho Tab chọn lại Tab mà bạn cần Lưu ý: Nếu có hộp thoại mở dùng ký tự Key Tip với Tab lệnh Ribbon, Key Tip hộp thoại đƣợc ƣu tiên 8.2.3 Di chuyển phím mũi tên  Ngồi Key Tip bạn dùng phím mũi tên để duyệt Ribbon Đầu tiên bạn nhấn phím Alt để chọn Ribbon làm tiêu điểm, sau dùng phím mũi tên để di chuyển:  Phím MŨI TÊN TRÁI MŨI TÊN PHẢI để chuyển qua lại Tab  Phím MŨI TÊN LÊN để chuyển tiêu điểm lên Quick Access Toolbar (từ bạn dùng phím MŨI TÊN TRÁI để di chuyển sang nút Microsoft Office)  Phím MŨI TÊN XUỐNG chuyển bạn vào Tab kích hoạt bạn di chuyển tiệp cách sử dùng phím mũi tên  Một điểm tiến so với phiên trƣớc Microsoft Office bạn di chuyển lên / xuống thay trái / phải Trang 83 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Tài liệu MS Word 8.2.4 Phím TAB Ribbon  Bạn dùng phím TAB để di chuyển quanh Ribbon Sau nhấn Alt để chọn Ribbon, bạn nhấn phím TAB liên tục để di chuyển qua nút lệnh theo nhóm Tab kích hoạt  Sau vịng hết lện Tab tại, tiêu điểm đƣợc chuyển theo thứ tự nút Help, nút Microsoft Office, Quick Access Toolbar, Tab quay trở lại nhóm Tab  Nhấn Shift + TAB để di chuyển theo hƣớng ngƣợc lại Khi đến đƣợc lệnh mà bạn muốn, nhấn ENTER 8.2.5 Di chuyển phím F6 Trang 84 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Tài liệu MS Word  Hình Nhấn F6 Outlook chọn xoay vòng thƣ mục danh sách: thƣ mục hoạt động, xem trƣớc bảng, To Do Bar  Hình Đang nhấn F6 Word chọn xoay vòng tài liệu, mở bảng, trạng thái dƣới cửa sổ, giao diện  Bạn đến đƣợc vùng khác cửa sổ chƣơng trình cách nhấn F6 Ví dụ Outlook, xem mục Mail, tiêu điểm di chuyển danh sách thƣ mục, mở thƣ mục, xem trƣớc bảng, To Do Bar Hình ảnh minh họa hƣớng di chuyển xung quanh cửa sổ Outlook  Trong giao diện chƣơng trình sử dụng Ribbon, F6 xoay vòng tất vùng cửa sổ, bao gồm bảng mở, trạng thái Ribbon Ví dụ, muốn để phóng to tài liệu bạn bạn làm nhƣ sau: Nhấn F6 tiêu điểm đƣợc hiển thị trạng thái Nhấn phím TAB mũi tên qua phải để di chuyển sang nút lệnh hình dấu + Bấm phím ENTER 8.3 Hãy ý đến máy tính bạn  Có thể bạn khơng nhận nhƣng máy tính bạn bị đặt tầm ngắm Không phải bạn mà tất máy tính khác Có ngƣời cố thâm nhập vào máy tính nhằm tƣ lợi mục đích Bạn cần phải nhận thức đƣợc đe dọa để bảo vệ máy tính tốt Trang 85 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Tài liệu MS Word 8.3.1 Các đe dọa an ninh  Có thể số khái niệm quen thuộc với bạn nhƣ: virus, trojan, spyware, malware, lừa đảo qua mạng  Hầu hết đe dọa an ninh đƣợc biết đến nhƣ phần mềm đoạn mã độc hại (malicious software / code), phần mềm âm thầm điều khiển máy tính bạn mà bạn khơng hay biết Đa số phần mềm độ đƣợc thiết kế để tự nhân lây nhiễm sang file máy tính khác Một cách lây nhiễm gửi e-mail có chứa mã độc dƣới tên bạn tới địa liên lạc máy tính bạn  Những mã độc thực máy bạn phụ thuộc vào dạng tính phá hoại Có thể tạo thơng điệp gây phiền tối thực gây tổn hại cách xóa liệu chƣơng trình bạn  Đây số định nghĩa phần mêm độc, dựa vào bạn biết phái đối mặt với  Virus Phần mềm đoạn mã có khả tự nhân Một virus lây lan cách đính kèm vào file chƣơng trình khác  Worm Phần mềm nhân cách tự gửi qua mạng Trojan horse Phần mềm khơng gây hại nhƣng lợi dụng lỗ hổng hệ thống để mở đƣờng cho phần mềm khác (virus, worm ) cơng máy tính bạn  Spyware Phần mềm thu thập thông tin cá nhân bạn, chúng thay đổi thiết lập hệ thống mà không thông qua bạn Thƣờng máy tính bị nhiễm Spyware truy cập trang web không đáng tin cậy  Phishing Một phƣơng thức lừa đảo thông tin tài khoản, thƣờng thông qua Trang 86 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Tài liệu MS Word email Một số kịch lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính bạn Tin tốt Outlook 2007 đƣợc tích hợp hệ thống chống Phishing 8.3.2 Nguồn lây nhiễm  Các mã độc lây nhiễm vào máy tính bạn cách ẩn thứ vơ hại Chảng hạn nhƣ file đính kèm email, phần mềm tải từ Internet, website mà bạn ghé qua, file chia sẻ mạng máy tính, đĩa mềm chí tài liệu Office Cơ thứ đến từ máy tính khác tiềm ẩn rủi ro  Lưu ý:  Đôi mã độc khơng ẩn cơng cách cơng khai  Ngồi việc cẩn trọng trƣớc thơng tin đến từ máy tính khác, bạn nên cẩn thận ghé thăm website có u cầu thơng tin cá nhân, xác định có phải trang web giả mạo khơng trƣớc điền thơng tin Ví dụ bạn phải trang web thức ngân hàng bạn mở tài khoản khơng phải trang có giao diện giống  Một lƣu ý khác bạn lƣớt qua trang web thực tế bạn tải file từ Server Hãy trang web đáng tin cậy 8.3.3 Microsoft Update cách để hạn chế rủi ro  Cách để tăng cƣờng an ninh hệ thống bảo đảm phần mềm tren máy tính bạn ln cập nhật Microsoft thƣờng xun phát hành cập nhật - mà giới truyền thông hay gọi vá (patch) - để chiến đấu với đe dọa xuất Trang 87 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Tài liệu MS Word Các cập nhật hỗ trợ Microsoft Windows Microsoft Office  Một cách thƣờng xuyên kiểm tra cập nhật Windows office cách ghé qua trang cập nhật Microsoft  Ngồi bạn cịn thiết lập Microsoft Update tự động tải cập nhật chúng đƣợc phát hành Một thiết lập xong, chƣơng trình ln đƣợc tự động cập nhật 8.3.4 Phần mềm chống Virus  Cách phòng vệ quan trọng sử dụng chƣơng trình chống Virus Hãy cài đặt cập nhật thƣờng xuyên  Nếu máy tính bạn nằm hệ thống mạng ngƣời quản trị mạng thực thay bạn điều đó.Các phần mềm chống Virus đƣợc thiết kế để phát Virus đƣợc nhận dạng Vì virus khơng ngừng đƣợc phát tán nên bạn cần cập Trang 88 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Tài liệu MS Word nhật chƣơng trình thƣờng xuyên Khi virus xuất giới, nhà sản xuất phần mềm diệt virus thƣờng tung cập nhật vòng vài sau nhận diện virus 8.3.5 Một số thiết lập an ninh khác  Có thể tổng kết ƣớc bạn cần thự để tăng cƣờng an ninh hệ thống nhƣ sau: Cài chƣơng trình diệt virus spyware  Sử dụng mật mã phức tạp (gồm chữ, số ký tự đặc biệt nhƣ "&" "%" "$" ) Cài đặt tƣờng lửa (Firewall) kiểm sốt luồng thơng tin  Thƣờng xun lƣu liệu quan trọng 8.3.6 An toàn cho email  Một khu vực nguy hiểm dê bị nhiễm virus email file đính kèm Đơi cần mở email kích hoạt virus  Ngay cài đặt chƣơng trình chống virus, virus xuất nhà sản xuất chƣa kịp cập nhật thơng tin Vì vậy, thận trọng với file đính kèm đặc biệt ngƣời gửi hoàn toàn xa lạ (hoặc tên ngƣời quen nhƣ nội dung không phù hợp), tiêu đề tên file đính kèm có bất thƣờng Trang 89 TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Tài liệu MS Word  Lưu ý: Outlook 2007 có tính ẩn phịng chống virus file đính kèm Ví dụ loại file thƣờng đƣợc dùng để phát tán virus tự động bị chặn  Ngoài bạn lo lắng thơng tin bạn nhận đƣợc chứa virus có số cách hiệu ngồi việc dùng phần mềm Chẳng hạn bạn gọi điện cho ngƣời gửi để xác nhận xem có họ gửi email cho bạn không hay email đƣợc gửi từ kẻ mạo danh  Đừng mở email file đính kèm đáng nghi trƣớc bạn xác minh thơng tin ngƣời gửi Trang 90 ...Tài liệu MS Word 2007 PHẦN SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG OFFICE WORD 2007? ??…………………………………………………………………………….26 3.1 3.2 3.3 3.4 BIỂU MẪU (TEMPLATE) 26 SỬ DỤNG CÁC MẪU TRANG... Nguồn tham khảo: Microsoft Việt Nam Trang Tài liệu MS Word 2007 PHẦN LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007 1.1 Tạo văn 1.1.1 Bắt đầu nhập liệu  Trong chƣơng trình soạn thảo văn Microsoft Word 2007 Ribbon đƣợc... khoảng canh lề inch (tƣơng đƣơng 2.54cm), khoảng canh lề thông dụng mà bạn sử dụng đa số trƣờng hợp Trang Tài liệu MS Word 2007  Hãy sử dụng Ribbon để thay đổi khoảng canh lề Chọn thẻ Page Layout,

Ngày đăng: 26/03/2014, 20:14

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Microsoft Word 2007 Full [Ebook Online], Hướng dẫn sử dụng Microsoft Word 2007 Full [Ebook Online]

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Word 2007 Full [Ebook Online]

Thông tin tài liệu

Từ khóa liên quan

Trích đoạn

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan