22 Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam MỤC LỤC Contents Contents 1 Em xin chân thành cảm ơn cụ giáo Nguyễn Anh khoa công nghệ thông tin đã rất tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài tập môn học này 3 Chương 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG 4 Phần 1: Mô tả nghiệp vụ 4 Phần 2: Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát 14 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 20 Kết luận 46 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 47 I/ Mô hình thực thể liên kết mở rộng 47 II/ chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển 51 III/ Chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế 53 IV/ Chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình thực thể quan hệ 55 CHƯƠNG IV/ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 62 I/Thiết kế tổng thể 62 II/ Thiết kế giao diện 68 Lời nói đầu Ngày nay, kinh tế tri thức không còn xa lạ với mọi người. Việc ứng dụng máy tính vào các lĩnh vực, các ngành nghề trở lên phổ biến. Các phần mềm tin học, với hiệu quả cao, đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của xã hội đang ngày càng được áp dụng rộng rãi. Công nghệ thông tin đã trực tiếp hoặc gián tiếp tác động vào quá trình lao động của con người, đem lại hiệu quả, hiệu suất lớn, nó đóng vai trò công cụ, phương tiện không thể thiếu trong hầu hết các ngành nghề. Trên lĩnh 22 Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam vực quản lí, việc ứng dụng các sản phẩm máy tính được đặt lên hàng đầu. Đó là điều kiện tiên quyết để đạt hiệu quả, chất lượng cao trong quản lí, kinh doanh. Do sự xuất hiện nhu cầu về hệ thống thụng tin với khối lượng thông tin khổng lồ và các quan hệ phức tạp mà bằng thủ công thì bạn sẽ mất nhiều thời gian đôi khi hiệu quả công việc hoàn thành lại không như mong muốn. Vì vậy, để phục vụ cho các đòi hỏi trên nghành Công nghệ Thông tin nói chung và nghành Tin học nói riêng đã tạo ra rất nhiều phần mềm Tin học ứng dụng hữu ích trong mọi lĩnh vực, nhưng các chương trình này ứng dụng trực tiếp vào giải các bài toán quản lí của từng cơ quan, xí nghiệp đôi khi nảy sinh một số vấn đề mới mà chưa kịp đáp ứng kịp thời. Do đó, cần phải có các chương trình quản lí riêng cho từng chuyên nghành cho phù hợp với từng cụng việc cho từng cơ quan. Để phát triển được một đề án Tin học hóa thì ta phải khảo sát hử thống. Người ta định nghĩa "Hử thống" là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm hoạt động tốt nhất. Hệ thống quản lí xuờt nhập hàng là mẫt hệ thống hết sức phức tạp, nó không chỉ chứa các thông tin về quản lí mà nó còn thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động của tổ chức Kinh tế - Xã hội. Do đó, cần phải xem xét các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như các mục tiêu về nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng mẫt hệ thống thông tin Quản lí được Tin học hóa mang lại kết quả tốt nhất. Muốn đạt được các yêu cầu trên thì ngoài các yêu cầu đó ta phải chọn ngôn ngữ lập trình sao cho phù hợp. Xuất phát từ thực tế yêu cầu đó nên trong thời gian làm bài tập mụn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin em chọn đề tài: "Phân tích và thiêt kế hê thống xuất và nhập hàng trong kho hàng". Qua đồ án này em sẽ được học hỏi và hiểu rõ hơn về Công nghệ thông tin nói chung và mục Phân tích thiêt kế hệ thống nói riêng. Trong tài liệu này bằng những hiểu biết của em, qua quá trình khảo sát, phân tích em đã xây dựng nên môt hệ thống xuờt và nhập hàng của một kho hàng. 22 Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam Em xin chân thành cảm ơn cụ giáo Nguyễn Anh khoa công nghệ thông tin đã rất tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài tập môn học này 22 Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam Chương 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG Phần 1: Mô tả nghiệp vụ 1. Nhiệm vụ cơ bản: KH quản lý việc nhập hàng, xuất hàng trong kho, quản lý số lượng tồn trong kho, và tổ chức quản lý quá trình bảo quản trong kho( nơi cất và tình trạng hiện tại) 2. Tổ chức và phân công trách nhiệm. Tổ chức: quản lý kho gồm có 3 bộ phận: nhận hàng, xuất hàng, tồn kho, mua hàng. Chức năng( Phân công trách nhiệm). Nhận hàng: Tiếp nhận hàng đến kho, quản lý việc nhập hàng vào kho, lập hoá đơn nhập và theo dõi quá trình hoàn thành hoá đơn nhập, cập nhật hàng cho bộ phận tồn kho. Xuất hàng: Quản lý việc xuất hàng ra cho bộ phận bán hàng, thành lập hoá đơn xuất, lưu giữa và quản lý hoá đơn, cập nhập số lượng vào trong bộ phận tồn kho. Tồn kho: hàng được nhập vào trong kho để với thời gian khá dài, trong quá trình đó có thể xẩy ra hư hao thất thoát, do đó bộ phận tồn kho có nhiệm vụ quản lý số lượng hàng thực có trong kho, chất lượng tình trạng của hàng, nơi cất giữ bảo quản hàng. Thông báo cập nhật hàng cho bộ phận bán hàng, và nhu cầu hàng cho bộ phận mua hàng (để bộ phận mua hàng tổ chức đặt mua hàng về). 3. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý. Bộ phận nhận hàng tiếp nhận phiếu đặt hàng của bộ phận mua hàng,khi đã tiếp nhận phiếu đặt hàng, tức là có thể nhận hàng bất cứ khi nào nhà cung cấp chuyển hàng đến. Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến bộ phận nhận hàng tiếp nhận hàng và phiếu giao hàng từ nhà cung cấp . Thành lập hoá đơn nhập cùng bộ phận tồn kho chuyển hàng vào kho và theo dõi sự hoàn thành của hoá đơn nhập, và lập danh sách hàng về gửi lên bộ phận mua hàng, bộ phận mua hàng cập nhật vào trong phiếu đặt hàng. Trong suốt quá trình nhập số lượng, và nơi cất luôn được bộ phận hàng tồn cập nhật lại hàng tồn.Trong ngày và trong tháng bộ phận nhận hàng phải tổng hợp thống kê hàng nhập trong ngày, tháng và theo yêu cầu trong khoảng thời gian nhất định, gửi thống kê đó lên cho bộ phận tài vụ. Bộ phận tồn kho quản lý hang thực, nơi lưu trữ và chất lượng hàng trong kho hàng, công việc này yêu cầu thương xuyên kịp thời, và có khi hàng trong kho nhỏ hơn lượng hàng định mức thì tiến hành lập phiếu dự trù gửi lên cho bộ phận mua hàng các mặt hàng để bộ phận mua hàng tổ chức mua hàng tránh tình trạng hàng không có trong kho, ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của công ty. Bộ phận này theo cập nhập và gửi báo cáo thống kê về lượng hàng thực trong kho và 22 Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam nơi lưu trữ cho bộ phận bán hàng và xuất hàng mỗi khi có sự thay đổi, thường làm khi có hàng nhập, hàng xuất hay phát hiện hàng trong kho bị hỏng. Thống kê hàng bị hỏng và gửi lên cho bộ phận mua hàng và bộ phận xuất để tiến hành xuất hàng không bị hỏng gửi lại nhà cung cấp xử lý tiếp.Tất cả các báo cáo thống kê đều được gửi lên cho bộ phận tài vụ. Bộ phận này làm việc khá thủ công phải đi trực kiểm tra hàng kiểm định lại chất lượng. Bộ phận xuất hàng, theo yêu cầu của bộ phận bán hàng.Bộ phận xuất hàng nhận yêu cầu xuất (yêu cầu là đối thoại bằng lời giữ bộ phận bán hàng và xuất hàng)của bộ phận bán hàng cho xuất hàng và thành lập hoá đơn xuất lưu giữ và quản lý hoá đơn xuất, hoá đơn này tương ứng với hoá đơn của bộ phận bán hàng.Theo định kỳ hàng tuần xuất hàng bị hỏng cho bộ phận mua hàng, lập hoá đơn xuất hàng thanh lý . Có trách nhiệm tổng hợp thống kê hàng xuất hàng ngày, hàng tháng, và thống kê theo yêu cầu các mặt hàng xuất trong một khoảng thời gian nhất định. Gửi thống kê hàng xuất lên bộ phận tài vụ. số lượng và nơi cất được bộ phận hàng tồn cập nhật lại hàng tồn. 4. Quy tắc xử lý. Nhập: - Không nhập hàng đột xuất không có trong kế hoạch, tức là không có trong đơn đặt hàng của bộ phận mua hàng. - Không cho nhập hàng không đủ tiêu chuẩn chất lượng có ghi trong hoá đơn đặt hàng mà bộ phận mua hàng gửi cho bộ phận nhận hàng. - Cho nhập hàng liên tục trong thời gian quy định trong hoá đơn đặt hàng. Khi bên cung cấp không thực hiện đúng bộ phận nhập phải báo cáo ngay cho bộ phận mua hàng. Tồn kho: - Quản lý lượng hàng trong kho, yêu cầu cập nhật kịp thời, một tuần kiểm tra ít nhất là 4 lần, không kể các lần vào để nhập hàng, xuất hàng cùng bộ phận nhập và xuất. - Không được để tình trạng trong kho không có hàng. - Lập danh sách yêu cầu mua hàng, trước khi hàng hết ít nhất một tuần. Xuất: - Không cho xuất hàng không đủ tiêu chuẩn chất lượng, để bảo vệ uy tín công ty. - Chỉ xuất hàng theo yêu cầu của bộ phận bán hàng, và quản lý kho, không theo bất cứ yêu cầu của các bộ phận khác. 5. Các mẫu biểu. Bộ phận nhận hàng: + Phiếu đặt mua hàng: của bộ phận mua gửi cho bộ phận nhập. 22 Qun lý kho hng-HVTH:Nguyn Duy Nam + Hoỏ n nhp: Công ty TNHH thăng long. Bình giang-Hải Dơng Điện thoại:0320647444 Phiếu đặt mua hàng S:________ Tờn nh CC:____________________________ a ch NCC:____________________________ in thoi NCC:_________________________ Thi hn: t ngy:_________, ti ngy:_______ Tờn mt hng S lng n v tớnh n giỏ Thnh tin 22 Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam + Danh sách hàng về: C«ng ty TNHH th¨ng long. B×nh giang-H¶i D¬ng §iÖn tho¹i:0320647444 DANH SÁCH HÀNG VỀ số:_______ Ngày:__________________________ Mã phiếu đặt mua hàng:_____________ CÁC MẶT HÀNG STT Tên mặt hàng 22 Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam + Báo cáo thống kê hàng nhập trong ngày: C«ng ty TNHH th¨ng long. B×nh giang-H¶i D¬ng §iÖn tho¹i:0320647444 THỐNG KÊ HÀNG NHẬP TRONG NGÀY số:_____________ Ngày:__________________________ Tên mặt hàng số lượng Đơn vị tính Đơn giá Thành tiền + Báo cáo thống kê nhập trong khoảng thời gian( có thể thực hiện thống kê theo tuần, tháng, hay bất kỳ yêu cầu nào). C«ng ty TNHH th¨ng long. B×nh giang-H¶i D¬ng §iÖn tho¹i:0320647444 THỐNG KÊ NHẬP TRONG THÁNG Số:________ Từ ngày:_______________, tới ngày:______________ Tên mặt hàng Số lượng Đơn vị tính Đơn giá Thành tiển 22 Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam Bộ phận tồn kho. + Thống kê lượng hàng hoá thực trong kho(thông báo cho bộ phận bán hàng). C«ng ty TNHH th¨ng long. B×nh giang-H¶i D¬ng §iÖn tho¹i:0320647444 THỐNG KÊ HÀNG TỒN KHO Số:________ Ngày:____________________________________ Tên hàng Số lượng Đơn vị tính Đơn giá Nơi cất + yêu cầu đặt hàng(gửi lên cho bộ phận mua hàng). C«ng ty TNHH th¨ng long. B×nh giang-H¶i D¬ng §iÖn tho¹i:0320647444 PHIẾU DỰ TRÙ Số:________ Ngày:____________________________________ Hạn cuối:_________________________________ Tên mặt hàng Số lượng Đơn vị tính +Thống kê hàng hoá không đạt tiêu chuẩn trong kho(hàng hoá bị hư hại). C«ng ty TNHH th¨ng long. B×nh giang-H¶i D¬ng §iÖn tho¹i:0320647444 22 Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam DANH SÁCH HÀNG BỊ HỎNG Số:________ Ngày:____________________________________ Tên mặt hàng số lượng Đơn vị tính Tình trạng Bộ phận xuất hàng. +yêu cầu xuất hàng. C«ng ty TNHH th¨ng long. B×nh giang-H¶i D¬ng §iÖn tho¹i:0320647444 YÊU CẦU XUẤT HÀNG Số:________ Ngày:____________________________________ Mã hàng Số lượng Đơn vị tính + Phiếu xuất hàng(theo từng lần yêu cầu của bộ phận bán hàng). C«ng ty TNHH th¨ng long. B×nh giang-H¶i D¬ng §iÖn tho¹i:0320647444 PHIẾU XUẤT HÀNG Số:________ Số hiệu phiếu yêu cầu xuất:__________________ Ngày:____________________________________ [...]... viờc: Thng kờ lng hng trong kho iu kin bt u: - Khi cú yờu cu ca qun lý kho - Theo nh kỡ hng tun, trong tun - Khi cú s thay i trong kho u vo: Thụng tin hng thc trong kho u ra: Bn thng kờ lng hng trong kho Ni s dng: B phn bỏn hng, qun lý kho Tn xut: 1 tun t 5-8 ln Thi lng: 60 phỳt cho kim tra, 10 phỳt lp bn thng kờ Cỏc quy tc: - Quy tc k thut: Do yờu cu v mt k thut quy nh 22 Qun lý kho hng-HVTH:Nguyn Duy... v xut kho Quy tỏc v t chc: thi gian lm vic ca cụng ty sỏng l: 7h 30p 11h 30 p v chiu l: 1h 30p-4h30p Cụng vic: Thng kờ hng h hi trong kho iu kin bt u: - Theo nh k trong tun u vo: thụng tin hng h hi trong kho u ra: bn thng kờ lng hng ha trong kho, yờu cu thanh lý Ni s dng: b phn mua hng Thi lng: 10 phỳt lp bn thng kờ v yờu cu thanh lý(cỏc cụng vic tng hp c lm cựng thng kờ hng hoỏ trong kho. ) ... b phn tn kho chuyn hng vo kho v theo dừi s hon thnh ca hoỏ n nhp, v lp danh sỏch hng v gi lờn b phn mua hng, b phn mua hng cp nht vo trong phiu t hng Trong sut quỏ trỡnh nhp s lng, v ni ct luụn c b phn hng tn cp nht li hng tn .Trong ngy v trong thỏng b phn nhn hng phi tng hp thng kờ hng nhp trong ngy, thỏng v theo yờu cu trong khong thi gian nht nh, gi thng kờ ú lờn cho b phn ti v B phn tn kho qun lý... trong ngy 6 - Thng kờ hng nhp trong thỏng 7 - Lp phiu d trự 8 - Lp danh sỏch thng kờ hng thc trong kho 9 - Lp danh sỏch hng khụng t tiờu chun trong kho 10 - Xut hng 11 - Thng kờ hng xut trong ngy 12 - Thng kờ hng xut trong thỏng Bc 5: Chnh sa li tờn ca cỏc chc nng bc 4 1.Tip nhn phiu t hng 2.Lp hoỏ n nhp 3.Lp danh sỏch hng v 4 cp nht hang tn 22 Qun lý kho hng-HVTH:Nguyn Duy Nam 5 Thng kờ hng nhp trong. .. danh sỏch hng v Thng kờ hng nhp trong ngy Thng kờ hng H thng qun lý kho nhp trong thỏng Cp nht hng tn Lp phiu d trự Lp thng kờ hng BP Tn kho thc trong kho Lp thng kờ hng thanh lý Lp hoỏ n xut Thng kờ hng BP Xut hng xut trong ngy Thng kờ hng xut trong thỏng 22 Qun lý kho hng-HVTH:Nguyn Duy Nam 3 V s phõn ró chc nng II/ S lung d liu 1 nh ngha cỏc ký hiu s dng trong s Tin trỡnh (Chc nng ) nh... - gi lờn cho b phn mua hng 5 - cp nht li hng tn 6- Thng kờ hng nhp trong ngy 7 - Thng kờ hng nhp trong thỏng 8 - Lp phiu d trự 9 - Lp danh sỏch hng thc trong kho 10 - Danh sỏch hng khụng tiờu chun trong kho 11 - Xut hng: - Nhn yờu cu xut - xut hng - Lp hoỏ n xut 12 - Thng kờ hng xut trong ngy 13- Thng kờ hng xut trong thỏng Bc 4: Trong cỏc chc nng bc 3, thc hin loi b cỏc chc nng khụng cú ý ngha vi... trong ngy 9 - Thng kờ bỏo cỏo hng nhp trong thỏng 10 - Lp phiu d trự 11 - Thng kờ hng thc trong kho 12- Thng kờ hng khụng t tiờu chun trong kho 13 - Lp hoỏ n xut hng thanh lý 14 - Nhn yờu cu xut 15 xut hng 16 - Lp hoỏ n xut 17 - Lp hoỏ n xut hng thanh lý 18 - Cp nht li hng tn hng tn 19 - Thng kờ hng xut trong ngy 20 Bỏo cỏo thng kờ hng nhp trong thỏng Bc 2: Trong danh sỏch cỏc chc nng ó gch chõn... hng ó c cung cp T1 v gi lờn cho b phn mua hng Bỏo cỏo thng kờ hng nhp trong ngy cha tt c thụng tin T2 v cỏc mt hng ó nhp trong ngy Bỏo cỏo thng kờ hng nhp trong thỏng(theo nh k) cha T3 tt c cỏc thụng tin v cỏc mt hng ó nhp v trong thỏng phc v cho cụng vic kim tra Bỏo cỏo thng kờ lng hng thc tn trong kho T4 Bn nh mc cỏc mt hng trong kho T5 Phiu d trự cỏc mt hng ( yờu cu bụ phn mua hng mua T5 hng mua hng... Khụng s cp X00001 Phỏt sinh trong quỏ trỡnh giao dch 50000 ti a 2 Tng hp cỏc x lý STT T1 T2 T3 T4 Mụ t cụng vic V trớ lm vic Tip nhn hng B phn nhn hng Tng hp lp bỏo cỏo B phn hng nhp nhn hng Thng kờ lp bỏo cỏo B phn hng nhp theo yờu cu nhn hng Kim hng trong kho B phn tn kho T5 Lp phiu d trự T6 Lp danh sỏch hng khụng tiờu chun trong kho Lp phiu xut hng B T7 B phn tn kho B phn tn kho Tn xut 30 ln/ tun H... kờ hng nhp trong ngy 6 Thng kờ hng nhp trong thỏng 7.Lp phiu d trự 8.Thng kờ hng thc trong kho 9.Thng kờ hng thanh lý 10.Lp hoỏ n xut 11.Thng kờ hng xut trong ngy 12.Thng kờ hng nhp trong thỏng 2 Gom nhúm chc nng Gom nhúm cỏc chc nng trờn thnh cỏc chc nng ln hn ca h thng gom nhúm chớnh xỏc ta da vo c cu t chc ca kho, gm 3 b phn sau BP Nhn hng BP Tn kho BP Xut kho Nh vy ta a cỏc chc nng chi tit vo . thực tế yêu cầu đó nên trong thời gian làm bài tập mụn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin em chọn đề tài: " ;Phân tích và thiêt kế hê thống xuất và nhập hàng trong kho hàng& quot;. Qua đồ. cầu xuất hàng của bộ phận bán hàng gởi cho bộ phận xuất hàng T7 D12 Phiếu xuất hàng T7 D13 Báo cáo hàng xuất trong ngày( thông tin về giao dịch xuất kho trong ngày) T8 D14 Báo cáo hàng xuất trong. lượng hàng thực trong kho và 22 Quản lý kho hàng- HVTH:Nguyễn Duy Nam nơi lưu trữ cho bộ phận bán hàng và xuất hàng mỗi khi có sự thay đổi, thường làm khi có hàng nhập, hàng xuất hay phát hiện hàng