Hoàn thiện kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty cổ phần Hà Đô 1.DOC

Hoàn thiện kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty cổ phần Hà Đô 1

Lời mở đầu

Trải qua hơn hai mơi năm đổi mới, đất nớc Việt Nam đã có những bớc chuyển mình khởi sắc Đặc biệt, trong giai đoạn Công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nớc ta rất cần hệ thống hạ tần cơ sở, giao thông thuỷ lợi gồm có đờng xá, cầu lớn, nhà làm việc,khu đô thị cao cấp nhà ở công viên bênh viện, các công trình xây lắp tạo cơ sở hạ tầng hiện đại vững chắc cho việc phát triển kinh tế, nâng cao đời sống nhân dân Khi xây dựng một cây cầu hay một ngôi nhà, một con đ-ờng hoặc xây lắp một công trình xây dựng thì yêu cầu về kỹ mỹ thuật, kinh tế luôn đợc đặt ra đối với các doanh nghiệp kinh doanh

Công ty cổ phần Hà Đô 1 là một doanh nghiệp thành công trong ngành xây lắp nói riêng của Việt Nam nói chung đã nhận thấy rằng: Chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm chiếm một tỷ trọng đáng kể, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hởng tới giá thành, ảnh hởng tới hiệu qủa sản xuất kinh doanh của công ty.

Một trong những biện pháp bền vững là phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu khi đa vào sản xuất kinh doanh Tổ chức kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp lập dự toán chi phí nguyên vật liệu, lập kế hoạch cung ứng vật t nhằm cung cấp kịp thời cho sản xuất Làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp vơn lên hơn nữa trên th-ơng trờng và ngày càng khẳng định mình không chỉ trong nớc mà cả ngoài nớc Qua thời gian thực tập tại Công ty Hà Đô1, thấy rõ vị trí và tầm quan trọng

của công tác kế toán vật liệu, nên em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện kế toán vật

liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty cổ phần HàĐô 1” Mục đích của đề tài là vận dụng lý thuyết về kế toán vật liệu, hiệu quả sử

dụng vốn lu động vào nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp xây lắp - Công ty cổ

phần Hà Đô 1

Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ hớng dẫn nhiệt tình của cán bộ phòng kế toán và đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hớng dẫn:

PGS - TS Nguyễn Năng Phúc em đã hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp với

chuyên đề: “ Hoàn thiện kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty cổ phần Hà Đô 1” Do thời gian thực tập và kiến thức còn hạn chế, chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo, góp ý của các thầy cô giáo.

Nguyễn Thị Ngọc Quyên - KT2-K 34 1 Chuyên đề tốt nghiệp

Chơng 1

Cơ sở lí luận về hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng caohiệu quả sử dụng vốn tại các doanh nghiệp xây lắp

1.1 Đặc điểm của sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xâylắp và ảnh hởng của nó tới công tác kế toán nguyên vật liệu

1.1.1.Đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệpxây lắp

Xây dựng cơ bản là một ngành kinh tế độc lập trong hệ thống các ngành kinh tế quốc dân Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây lắp ngoài những đặc điểm của các doanh nghiệp sản xuất nói chung còn mang những đặc điểm riêng xuất phát từ những đặc điểm của sản phẩm xây lắp và đặc điểm tổ chức sản xuất xây lắp Cụ thể, hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp mang một số đặc điểm sau:

+ Sản phẩm xây lắp là các công trình, vật kiến trúc có qui mô lớn, kết cấu phức tạp, yêu cầu kỹ thuật, mỹ thuật cao, có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài.

+ Sản phẩm xây lắp là các sản phẩm đơn chiếc, đợc sản xuất theo đơn đặt hàng Các mẫu công trình hoặc hạng mục công trình thờng đợc khách hàng hợp đồng trớc thông qua thiết kế kỹ thuật Giá trị công trình, hạng mục đợc xác định dựa trên định mức chi phí và giá trị dự toán Vì vậy, trớc khi tiến hành xây lắp phải lập dự toán chi phí cho từng loại công việc và tổng hợp thành giá trị dự toán cho từng công trình, hạng mục công trình Giá trị dự toán còn làm cơ sở để kiểm tra, giám sát việc thực hiện chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình

+ Sản phẩm xây lắp có thời gian thi công dài, giá trị tơng đối lớn, thời gian sử dụng dài Sản phẩm mang tính cố định, nơi sản xuất là nơi tiêu thụ, do đó các điều kiện sản xuất nh các loại xe máy, thiết bị thi công… phải di chuyển theo phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm công trình … phải di chuyển theoMặt khác việc xây dựng còn chịu tác động của địa chất công trình và điều kiện thời tiết khí hậu của địa phơng… phải di chuyển theo Cho nên công tác quản lý và sử dụng tài sản vật t cho công trình rất phức tạp, đòi hởi phải có mức giá cho từng loại công tác xây lắp cho từng vùng lãnh thổ.

+Sản phẩm xây lắp đợc sử dụng lâu dài ảnh hởng môi trờng sinh thái,cảnh quan.Sau khi hoàn thành sản phẩm xây lắp rất khó thay đổi vì vậy việc tổ chức quản lý và hạch toán tiến hành chặt chẽ đảm bảo cho công trình phải phù hợp với dự toán thiết kế.

1.1.2.ảnh hởng của hoạt động sản xuất kinh doanh tới việc hạch toánnguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp xây lắp, chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn trong tổng giá trị công trình Tuỳ theo mỗi công trình với yêu cầu kỹ thuật, kết cấu, địa điểm khác nhau đòi hỏi số lợng, chủng loại, quy cách nguyên vật liệu khác nhau Điều này đợc xác định cụ thể trên từng thiết kế, dự toán của từng đối tợng thi công xây lắp riêng biệt Do sản xuất xây lắp là một loại sản phẩm công nghiệp đặc biệt theo đơn hàng, sản phẩm xây lắp mang tính chất riêng lẻ nên chi phí nguyên vật liệu để thi công xây lắp các công trình có nội dung và cơ cấu đồng bộ nh các sản phẩm công nghiệp Mặt khác, đối tợng sản xuất xây dựng cơ bản thờng có khối lợng lớn, giá trị cao, thời gian thi công thờng kéo dài nên cần phải lập dự toán vật liệu một cách kĩ càng, tránh các trờng hợp nguyên vật

Nguyễn Thị Ngọc Quyên - KT2-K 34 3 Chuyên đề tốt nghiệp

liệu có thể bị biến động vì thời gian thi công dài Đồng thời phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện chế độ bảo quản đối với từng nguyên vật liệu vì sản xuất xây dựng cơ bản thờng xuyên diễn ra ngoài trời và chịu tác động trực tiếp của các yếu tố môi trờng, thời tiết Do vậy thi công xây lắp mang tính thời vụ Các yếu tố môi trờng thời tiết ảnh hởng đến kĩ thuật thi công, đến nguyên vật liệu để ở công trờng Việc thi công diễn ra ngoài trời còn tạo nhiều nhân tố gây nên những khoản thiệt hại bất ngờ nh thiệt hại phá đi làm lại Khi phát sinh thiệt hại đặc biệt là thiệt hại về nguyên vật liệu sẽ ảnh hởng lớn đến chất lợng công trình.

Kế toán phải có kế hoạch bảo quản nguyên vật liệu, chọn những phơng pháp hợp lý để xác định những chi phí của công trình xây dựng và những khoản thiệt hại một cách đúng đắn.

Một đặc điểm nữa của ngành xây lắp là thực hiện ở nhiều địa điểm khác nhau, việc thi công xây lắp phải thờng xuyên di chuyển địa điểm Do vậy phải tổ chức tốt khâu quản lý và sử dụng nguyên vật liệu (đặc biệt là nguyên vật liệu để tại chân công trình) Khi chuyển nguyên vật liệu tới công trình thờng phát sinh chi phí vận chuyển, kế toán phải phản ảnh chính xác các nghiệp vụ phát sinh và tổ chức phân bổ hợp lí.

Từ những đặc điểm của sản phẩm xây lắp trong các đơn vị xây lắp mà công tác kế toán ở các đơn vị này vừa phải đảm bảo yêu cầu phản ánh chung của một đơn vị sản xuất vừa phải thực hiện đúng chức năng kế toán

Trong các doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu là những đối tợng lao động do doanh nghiệp mua ngoài hay tự sản xuất hoặc nhận của bên giao thầu công trình (bên A) để dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh xây lắp và các hoạt động khác của doanh nghiệp.Vật liệu là cơ sở vật chất để tạo nên sản phẩm công trình hoặc thực hiện lao vụ, dịch vụ.

Phần lớn nguyên vật liệu trong hoạt động xây lắp vẫn mang đặc điểm chung của nguyên vật liệu nh trong các ngành sản xuất khác là khi tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì Tuy nhiên, do đặc điểm của hoạt động xây

lắp nên có một bộ phận vật liệu (vật liệu luân chuyển) không mang những đặc điểm trên Vật liệu luân chuyển có thể tham gia vào một số kì kinh doanh hoặc một số công trình giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó có thể đợc chuyển vào chi phí kinh doanh của một hoặc một số kì kinh doanh Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm Chính vì vậy nên việc quản lý nguyên vật liệu nói chung cũng nh vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý chi phí và giá thành sản phẩm, trong phấn đấu hạ thấp chi phí , giá thành sản phẩm va tăng mức doanh lợi Việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý ,đảm bảo cung cấp thông tin đáng tin cậy cần thiết cho việc quản lý cho việc trc tiêo quản lý và sử dụng vật liệu là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp xây dựng và cơ quan quản lý

1.2.2.Yêu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu

Xuất phát từ vị trí vai trò của vật liệu trong sản xuất đã đặt ra những yêu cầu về quản lý và hạch toán nguyên vật liệu :

+Quản lý và hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo cung cấp các thông tin tổng hợp về vật liệu và những thông tin chi tiết về từng loại , từng thứ vật liệu, cả về hiên vật và giá trị.

+Quản lý và hạch toán vật liệu đợc tiến hành theo từng kho (từng địa điểm cất trữ bảo quản) và theo từng thủ kho để dẽ dàng kiểm tra đối chiếu phát hiện chênh lệch, tăng cờng công tác bảo quản góp phần thực hiện an toàn cho các loại vật liệu, giảm tổn thất mất mát.

+Quản lý và hạch toán vật liệu phải theo từng đối tợng sử dụng vật liệu, từng phân xởng, từng địa điểm hoặc từng sản phẩm (theo các đối tợng hạch toán chi phí sản xuất ) để phục vụ cho việc định giá thành phẩm, công trình

+Quản lý và hạch toán theo định mức tiêu hao , định mức tồn kho.

1.2.3 Nhiệm vụ của kế toán hạch toán nguyên vật liệu

Xuất phát từ vai trò của vạt liệu, yêu cầu của quản lý vật liệu, xuất phát từ vị trí của kế toán vật liệu trong hạch toán kinh doanh,nhiệm vụ của kế toán hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp gồm:

-Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số lợng, chất lợng và giá cả vật liệu tăng giảm, tồn kho theo yêu cầu quản lý vật liệu (theo từng loại,từng thứ, từng kho,theo từng mục đích sử dụng,phục vụ hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm ).

Nguyễn Thị Ngọc Quyên - KT2-K 34 5 Chuyên đề tốt nghiệp

-Chấp hành đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu(thủ tục nhập, xuất), kiểm tra chế độ bảo quản , dự trữ và sử dụng vật liệu; phát hiện và ngăn ngừa các trờng hợp sử dụng, lãng phí, h hao thất thóat vật liệu Phát hiện và ngăn ngừa các trờng hợp sử dụng lãng phí vật liệu hay thất thoát vật liệu cũng nh các nguyên nhân thừa, thiếu, ứ đọng, mất phẩm chất… phải di chuyển theoTừ đó, đề xuất biện pháp xử lý kịp thời,

hạn chế các thiệt hại có thể xảy ra

-Cung cấp tài liệu cho phân tích kinh tế về vật liệu

1.2.4 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

1.2.4.1.Phân loại nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, thứ, với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lí hoá và yêu cầu quản lý khác nhau.Vì vậy,để quản lý chặt chẽ từng loại, thứ nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiêp cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.

a Căn cứ vào vai trò và yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu đợc chia

thành các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham

gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm xây lắp nh: gạch, cát, đá, sỏi, xi măng trong nguyên vật liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài Đó là các chi tiết, bộ phận của sản phẩm mà doanh nghiệp mua của các đơn vị khác để tiếp tục sản xuất chế biến thành sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp.

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất

không cấu thành thực thể chính của sản phẩm, mà nó có thể kết hợp với nguyên liệu, vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đ ợc thực hiện bình thờng.

- Nhiên liệu: Cũng là vật liệu phụ nhng do có tính chất lí hoá đặc biệt và có

vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh nên đợc xếp thành một loại riêng để có chế độ bảo quản, sử dụng thích hợp Nhiên liệu là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh Nhiên liệu bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn nh xăng, dầu, than, củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phơng tiện, máy móc thiết bị hoạt động.

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, bộ phận dùng để thay thế, sửa chữa

máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải… phải di chuyển theo

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị

đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản

- Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm

nh gỗ, thép, sắt vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định

Việc phân chia nguyên vật liệu thành các loại nh trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản tổng hợp, chi tiết để phản ánh thình hình thực hiện có và sự biến động của các loại nguyên liệu đó trong qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lí và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu

b.Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng nh nội dung quy định

phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu của doanhnghiệp đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý ở các phân xởng sản xuất, đội sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp

c Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu, vật liệu của doanh nghiệp đ ợc chia

- Nguyên vật liệu mua ngoài.

- Nguyên vật liệu tự gia công chế biến

- Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến - Nguyên vật lệu nhận góp vốn kinh doanh

Tuy nhiên, để đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành đợc thờng xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lí nguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu đợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bởi vậy, các loại vật liệu cần phải đợc phân chia một cách chi tiết, tỉ mỉ hơn theo tính năng lí hoá, theo quy cách phẩm chất của vật liệu Việc phân chia vật liệu một cách chi tiết tỉ mỉ trong các doanh nghiệp sản xuất đ -ợc thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu, trong đó vật liệu đợc chia thành nhóm, loại, thứ và mỗi loại nhóm thứ đợc sử dụng một kí hiệu riêng gọi là sổ danh điểm vật liệu và đợc sử dụng thống nhất trong

Nguyễn Thị Ngọc Quyên - KT2-K 34 7 Chuyên đề tốt nghiệp

phạm vi doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận, đơn vị trong phạm vi doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu Mỗi loại vật liệu sử dụng một số trang trong sổ danh điểm vật liệu để ghi đủ các nhóm thứ vật liêụ thuộc loại vật liệu đó.

1.2.4.2.Đánh giá nguyên vật liệu.

Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định Về nguyên tắc kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế.

1.2.4.2.1 Giá thực tế nhập kho:

Tuỳ theo từng nguồn nhập mà cấu thành giá thực tế của nguyên vật liệu có

sự khác nhau, cụ thể:

-Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Có hai trờng hợp

+Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ:

+ Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

-Đối với NVL mua ngoài gia công chế biến:

Trị giá thực tế của NVL gia

công nhập kho trong kỳ = Trị giá thực tế của NVLxuất gia công chế biến + Chi phí chế biến - Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến:

chế biến + Chi phí chế biến + Tiền cônggia công - Đối với NVL góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do các bên tham gia liên doanh đánh giá.

1.2.4.2.2 Giá thực tế xuất kho

Khi xuất kho NVL để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của NVL xuất kho cho các nhu cầu khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để tính trị giá thực tế của NVL xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau:

a.Trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá thực tế để hạch toán NVL:

* Phơng pháp bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này giá thực tế của

NVL xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng NVL xuất kho và đơn giá bình quân của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ:

vật liệu xuất kho = Số lợng NVL xuất kho X Đơn giá bình quân

* Phơng pháp giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp này giá thực

tế NVL xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng NVL xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô NVL xuất kho đó Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với những loại vật liệu đặc chủng, có giá trị cao, công thức tính

Trị giá thực tế của

N VL xuất kho = Số lợng N VL xuất kho X

Đơn giá thực tế của từng lô hàng

*Phơng pháp giá thực tế nhập trớc, xuất trớc: Theo phơng pháp này kế toán

phải theo dõi đợc đơn giá thực tế và số lợng của từng lô hàng nhập kho Sau đó, khi xuất kho căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế theo công thức:

Trị giá thực tế của

N VL xuất kho = Số lợng NVL xuất kho x

Đơn giá thực tế của từng lô hàng

Khi nào xuất hết số lợng của lô hàng nhập trớc thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập tiếp theo Nh vậy, theo phơng pháp này giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của NVL nhập kho thuộc các lần mua sau cùng.

* Phơng pháp giá thực tế nhập sau, xuất trớc: Theo phơng pháp này

kế toán cũng phải theo dõi đợc đơn giá thực tế và số lợng của từng lô hàng nhập kho Sau đó khi xuất kho căn cứ vào số lợng xuất kho để tính trị giá thực tế của NLV xuất kho theo công thức:

Trị giá thực tế của N

VL xuất kho = Số lợng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế củalô hàng nhập sau

Nguyễn Thị Ngọc Quyên - KT2-K 34 9 Chuyên đề tốt nghiệp

Khi nào hết số lợng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập trớc lô hàng đó và cứ tính lần lợt nh thế Nh vậy, theo phơng pháp này giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của NVL nhập kho thuộc các lần mua đầu kỳ.

b.Trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán :

Giá hạch toán là loại giá do doanh nghiệp quy định và đợc sử dụng trong một thời gian dài, ít nhất là một kỳ hạch toán ( giá kế hoạch hoặc giá ổn định trong kỳ) Theo phơng pháp này, hàng ngày kế toán ghi sổ chi tiết NVL theo giá hạch toán.

Để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất NVL hàng ngày, thì cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đối với số NVL xuất dùng trong kỳ trên cơ sở hệ số giữa trị giá thực tế và trị giá hạch toán của NLV luân chuyển trong kỳ, công thức tính nh sau:

NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán của

Trị gía hạch toán của

NVL xuất kho trong kỳ X Hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán Tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc toàn bộ vật liệu.

Mỗi phơng pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung, u nhợc điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định Doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký một phơng pháp phù hợp Phơng pháp tính giá đã đăng ký phải đợc sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán.

1.3.Nội dung công tác kế toán nguyên vật liệu1.3.1.Chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu.

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có liên quan tới nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu đã đợc Nhà nớc ban hành.

Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải đợc thực hiện theo từng kho, từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và đợc tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ đã đợc qui định ở: Chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/ 11/ 1995, Quyết định 885 ngày 16/ 7/1998 của Bộ tài chính, quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998- Chế độ kế toán cho các doanh nghiệp xây lắp , đợc áp dụng từ ngày 1/2/1999 Các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm :

+ Phiếu nhập kho - Mẫu 01-VT + Phiếu xuất kho - Mẫu 02-VT

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Mẫu 03-VT + Thẻ kho - Mẫu 06 -VT

+ Biên bản kiểm kê vật t - Mẫu 08 - VT + Hoá đơn giá trị gia tăng - Mẫu 01 - GTKT + Hoá đơn bán hàng - Mẫu 02 - GTTT

+ Bảng kê thu mua nguyên vật liệu của ngời trực tiếp sản xuất - Mẫu 04 – GTKT.

Và các chứng từ liên quan khác.

1.3.2.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập , xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại nhóm vật t về số lợng và về giá trị Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn, vận dụng phơng pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý NVL.

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phơng pháp sau để kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

1.3.2.1 Phơng pháp thẻ song songa.Nội dung của phơng pháp

- ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu do thủ kho

tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số l ợng Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (mẫu 06 - VT) cho từng danh điểm vật liệu theo từng kho và phát cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực tế nhập xuất vào thẻ kho Cuối ngày tính ra số NVL tồn kho ghi vào thẻ kho Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho với

Nguyễn Thị Ngọc Quyên - KT2-K 34 11 Chuyên đề tốt nghiệp

số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau Hàng ngày hoặc định kỳ sau ghi thẻ kho thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng nguyên vật liệu về phòng kế toán

-ở phòng kế toán: Nguyên vật liệu sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết để ghi

chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho.

Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết NVL và đối chiếu với thẻ kho Số lợng nguyên vật liệu tồn kho trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho.

Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, kế toán NVL phải tổng hợp số liệu từ các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn theo từng nhóm, loại vật liệu.

b) Ưu điểm : Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.c)Nhợc điểm

Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lập về chỉ tiêu số l ợng Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng của kế toán.

d) Điều kiện áp dụng.

Phơng pháp thẻ song song áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại vật

liệu, khối lợng các nghiệp vụ xuất nhập ít và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp

a) Nội dung phơng pháp:

- ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn

vật liệu theo chỉ tiêu số lợng nh ở phơng pháp thẻ song song Cuối tháng căn cứ số tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho ghi vào sổ só d (cột số lợng), sau đó chuyển trả cho kế toán.

Sổ số d do kế toán mở cho từng kho, sử dụng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao cho thủ kho ghi một lần.

- ở phòng kế toán: sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất và phiếu giao

nhận chứng từ do nhân viên phụ trách kho chuyển lên, kế toán NVL nhập bảng kê nhập - xuất - tồn cho từng kho để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị.

Cuối tháng khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ số lợng tồn kho mà thủ kho đã ghi ở sổ số d và đơn giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền ghi vào cột số tiền ở cột số d Số liệu trên cột số tiền ở sổ số d sẽ đợc đối chiếu với sổ tồn kho trên bảng nhập xuất tồn và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp

b) Ưu điểm:

Giảm nhẹ đáng kể khối lợng công việc ghi chép hàng ngày và công việc đ-ợc tiến hành đều trong tháng

c) Nhợc điểm:

Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết đ ợc tình hình biến động của từng thứ NVL mà muốn biết phải xem trên thẻ kho Ngoài ra, khi kiểm tra đối chiếu nếu có sai sót sẽ gặp khó khăn.

d)Điều kiện áp dụng:

Phơng pháp số d áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng các nghiệp vụ về nhập xuất NVL lớn, nhiều chủng loại vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày và trình độ kế toán của doanh nghiệp t ơng đối cao Có thể khái quát trình độ kế toán chi tiết NVL theo ph ơng pháp sổ số d bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ1.2: Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp số d

Nguyễn Thị Ngọc Quyên - KT2-K 34 13 Chuyên đề tốt nghiệp

ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

1.3.2.3.Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

+ Tại kho: Giống phơng pháp thẻ song song

+ Tại phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và

số tiến của từng thứ (danh điểm) vật t theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật t, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng đối chiếu số lợng vật t trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp

Sơ đồ 1.3:Sơ đồ phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu

1.3.3.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết giúp cho các doanh nghiệp quản lý một cách chi tiết về mặt số lợng, chủng loại NVL Nhng để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, đánh giá đợc tình hình sản xuất kinh doanh cần phải có những thông tin chuẩn xác hơn, do vậy cần phải hạch toán tổng hợp NVL.

NVL là loại thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, nó đ ợc nhập - xuất kho thờng xuyên nên phải có phơng thức kiểm kê thích hợp tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp để từ đó phản ánh đúng và đầy đủ sự biến động của nó Theo chuẩn mực kế toán hiện nay có hai phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai hàng thờng xuyên (KKTX) và phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và tuỳ thuộc vào trình độ kế toán của nhân viên.

1.3.3.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờngxuyên

a.Nội dung phơng pháp.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp ghi chép phản ánh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất và tồn kho các loại nguyên vật liệu, thành phẩm trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất Theo phơng pháp này việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tổng hợp phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán Giá trị của nguyên vật liệu tồn kho trên tài khoản và sổ kế toán đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

- Ưu điểm: Phơng pháp kê khai thờng xuyên theo dõi đợc tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu theo các chứng từ nên việc xác định giá vốn của vật liệu tơng đối chính xác.

- Nhợc điểm: công việc kế toán tốn nhiều công sức, phức tạp nếu nguyên vật liệu cồng kềnh, điều kiện cân đo, đong đếm không đợc chính xác dẫn đến giá trị xuất kho theo đúng chứng từ kế toán nhiều khi xa vời với giá trị thực tế.

- Điều kiện áp dụng: doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thơng mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn

b Tài khoản sử dụng:

+ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

+ TK 151: Hàng mua đang đi trên đuờng + TK 133 : Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ + TK 331: Phải trả cho ngời bán

+ TK 111, 112 tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

c Phơng pháp kế toán: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đ-ợc thể hiện bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1.4: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyêntính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ. TK111,112,331,… phải di chuyển theo TK111,112,… phải di chuyển theo

NVLthuê ngoài gia công, tự chế, phế liệu thu hồi nhập kho

*.Chú ý: Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

thì do phần thuế GTGT đợc tính vào giá trị thực vật liệu nên khi mua NVLkế toán ghi vào TK152 theo tổng giá thanh toán.

Nợ TK152( chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu mua ngoài (kể cả thuế GTGT)

Có TK331,111,112,… phải di chuyển theo:Tổng phần thanh toán.

+Số giảm hàng mua đợc hởng hay hàng mua trả lại kế toàn ghi: Nợ TK111,112,1388,331… phải di chuyển theo:Theo giá thanh toán

Có TK152(chi tiết vật liệu)

Các trờng hợp còn lại hạch toán tơng tự nh hạch toán tổng hợp NVLtheo phơng pháp kê khai thờng xuyên, tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

1.3.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phơng pháp kiểm kêđịnh kỳ:

a.Nội dung phơng pháp

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi, phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất vật t, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho tơng ứng.

Giá trị vật t, thành phẩm, hàng hoá xuất kho không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ nhập, xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tợng sử dụng mà căn cứ vào kết quả kiểm kê đợc xác định theo công thức sau:

Trong đó trị giá vật t tồn đầu kỳ và cuối kỳ xác định qua quá trình kiểm kê Các tài khoản hàng tồn kho chỉ phản ánh trị giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ theo kết quả kiểm kê Do đó nhìn vào tài khoản và sổ kế toán tổng hợp không thể xác định đợc giá trị hàng tồn kho ở thời điểm xem xét.

- Ưu điểm của phơng pháp này: công tác kế toán đơn giản, gọn nhẹ do không phải đối chiếu giữa số liệu kế toán với số liệu kiểm kê mà số liệu kế toán luôn khớp với thực tế.

- Nhợc điểm: trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng( hoặc xuất bán) cho từng đối tợng, từng nhu cầu khác nhau nh: sản xuất hay phục vụ quản lý sản phẩm, cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp và không theo dõi, hạch toán riêng đợc số vật t hao hụt, mất mát.

- Điều kiện áp dụng: những doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc các doanh nghiệp chỉ kinh doanh những mặt hàng

có giá trị thấp

b.Tài khoản sử dụng: + TK 611- Mua hàng: phản ánh trị giá NVL nhập, xuất kho trong kỳ + TK 152, 151: cho biết trị NVL, hàng hoá tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ + TK331,111,112 :tơng tự nh phơng pháp kê khai thờng xuyên c Phơng pháp kế toán: +Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế Sơ đồ 1.5: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ,tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

+Trờnghợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp -Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơn pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài, giá thực tế gồm cả thuế GTGT Do vậy kế toán ghi: Nợ TK611:Giá thực tế vật liệu thu mua ngoài Có TK111,112,331… phải di chuyển theoTổng số tiền thanh toán -Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại nếu có Nợ TK111,112,331… phải di chuyển theo:Số tiền đợc hởng Có TK611 Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ,cuối kỳ hạch toán t -ơng tự nh doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ph-ơng pháp khấu trừ thuế Nguyễn Thị Ngọc Quyên - KT2-K 34 17 Chuyên đề tốt nghiệp và đi đ ờng cuối kỳ

Giảm giá,hàng trả lại Thuế GTGT Tổng giá thực tế hàng xuất cho sản xuất

1.3.4.Kế toán thừa, thiếu N V L.

*Trờng hợp hoá đơn và nguyên vật liệu cùng về nhng số lợng thực tế nhỏ hơn

+Nếu bên bán chấp nhận sô nguyên vật liệu thiếu đó: -Bên bán xuất bù, khi về nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 152: Giá thực tế số thực về nhập kho Có TK 1381: Số thiếu đã xử lý.

-Bên bán không xuất bù mà làm giấy trừ nợ cho doanh nghiệp Nợ TK 331: Giảm thiếu phải trả cho ngời bán

Có TK 133

Có TK 1381: khoản phải thu khác.

+Nếu bên bán không nhận số nguyên vật liệu thiếu, thì kế toán căn cứ vào quyết định xử lý số thiếu của doanh nghiệp để ghi:

Nợ TK 811: số thiếu đa vào chi phí bất thờng doanh nghiệp chịu Nợ TK 642: Phần hao hụt trong định mức.

Nợ TK 1388: Số thiếu cá nhân phải chịu Có TK 1381: Số thiếu đã đợc xử lý

Có TK 133: Số thuế giảm tơng ứng với số hàng thiếu

*Trờng hợp hoá đơn và nguyên vật liệu cùng về nhng số lợng thực tế lớn hơn

số lợng ghi trên hoá đơn.Có hai trờng hợp:

-Nếu nhập toàn bộ:

Nợ TK 152: Giá thực tế của toàn bộ số nguyên vật liệu Nợ TK 133: Số thuế GTGT tơng ứng tính theo hoá đơn.

Có TK 111,112,331,… phải di chuyển theo

Có TK 3381: Giá trị thực tế của nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn.

Căn cứ vào quyết định của doanh nghiệp để xử lý số thừa

Nợ TK 3381: Trị giá số hàng thừa

Có TK 111,112,331,… phải di chuyển theo:công ty mua lại số hàng thừa trên Có TK 152: Trả lại số hàng thừa cho bên bán

Có TK 711: Tính vào thu nhâp khác nếu thừa không biết nguyên nhân.

-Nếu công ty nhập kho theo đúng số lợng và đơn giá theo hoá đơn, còn số thừa coi nh giữ hộ bên bán kế toán ghi đơn Nợ TK 002( trị giá thực tế số hàng thừa) và báo cho bên bán biết hai bên cùng xử lý Khi có quyết định xử lý kế toán ghi Có TK 002 và căn cứ vào quyết định xử lý kế toán ghi bút toán:

+ Nếu đồng ý mua lại số thừa nói trên và nhập kho: Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu thừa Nợ TK 133: số thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 111,112,331… phải di chuyển theo

+Số thừa không rõ nguyên nhân kế toán coi nht hu nhập hoạt động khác Nợ TK 3381: số nguyên vật liệu thừa nói trên

Có TK 711: Thu nhập khác * Một số trờng hợp thừa khác:

Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu

Có TK 621,642,627 : Số nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho

Có TK 642: Thừa do định mức tiêu hao tại kho … phải di chuyển theo

1.3.5.Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Để hạch toán giảm giá hàng tồn kho,kế toán sử dụng TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”.Tài khoản này phản ánh việc lập dự phòng và sử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho,khi có những bằng chứng chính xác về sự giảm giá thờng xuyên, liên tục của hàng tồn kho của doanh nghiệp

1.3.5.1.Nguyên tắc hạch toán TK159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho“ ” -Dự phòng giảm giá chỉ lập vào cuối liên độ kế toán ,trớc khi lập báo cáo tài chính.Khi lập giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các quy định của quy chế hiện hành.

-Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho từng thứ nguyên vật liệu ,sản phẩm tồn kho ,nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thờng xuyên có thể xẩy ra trong liên độ kế toán

-Cuối liên độ kế toán căn cứ vào số lợng hàng tồn kho ,xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.3.5.2.Kết cấu và nội dung phản ánh của TK159 Dự phòng giảm giá hàng“

tồn kho ”

Bên nợ: -Giá trị giảm giá hàng tồn kho thực tế phát sinh.

-Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc hoàn nhập vào kết quả sản xuất kinh doanh

Nguyễn Thị Ngọc Quyên - KT2-K 34 19 Chuyên đề tốt nghiệp

Bên có: -Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào chi phí quản lý

của doanh nghiệp

D có:giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.3.5.3.Phơng pháp hạch toán giảm giá hàng tồn kho

-Cuối niên độ kế toán ,doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá về số lợng tồn kho thực tế của từng loại vật t, hàng hoá,xác định mức độ dự phòng cho niên độ kế toán sau,ghi:

Nợ TK 642:Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 159:Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

-Cuối niên độ kế toán sau,kế toán tiến hành hạch toán hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối niên độ kế toán trớc vào thu nhập bất thờng.

Nợ TK 159:Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK711:Thu nhập khác

Đồng thời xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mới phải lập cho niên độ kế toán sau:

Nợ TK 642:Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 159:Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Sơ đồ 1.6:Hạch toán tổng hợp dự phòng giảm giá hàng tồn KHo

1.4.Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp xây

- Điều kiện áp dụng: Các doanh nghiệp có quy mô sản xuất kinh doanh

lớn, trình độ quản lý và trình độ kế toán cao Doanh nghiệp có tính chất kinh doanh phức tạp và đa dạng, đồng thời có nhu cầu phân công chuyên môn hóa cao trong lao động kế toán giữa các phần hành.

- Đăc điểm tổ chức sổ: Kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian (nhật

ký) với việc ghi chép phân loại theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết , giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành vào sổ chi tiết, bảng kê và các sổ Nhật ký chứng từ Cuối tháng dựa trên số liệu phát sinh trong sổ Nhật ký chứng từ, kế toán tiến hành vào các sổ Cái t ơng ứng.

- Hệ thống sổ: Nhật ký - Chứng từ số 2, 5, 6, 7,10, Bảng kê số 3 và sổ Cái

các TK 151, TK152, TK331

- Hình thức này áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính khó khăn hơn các hình thức kế toán khác trong việc tổ chức thu nhận và hệ thống hoá thông

- Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng đối với mọi loại hình doanh nghiệp kể

cả những doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp sử dụng nhiều TK, trình độ quản lý kế toán cha cao, doanh nghiệp có nhu cầu phân công lao động kế toán.

- Đặc điểm tổ chức sổ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc căn cứ vào chứng

từ gốc để ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ nhập - xuất kho theo trình tự thời gian (nhật ký) Căn cứ vào bảng tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ lại dùng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và các TK t ơng toán chi tiết

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Sơ đồ 1.8 :Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

1.4.3 Hình thức Nhật ký - Sổ Cái

- Điều kiện áp dụng:Thờng áp dụng với các doanh nghiệp kinh doanh đơn

giản, các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít TK, trình độ kế toán thấp có ít nhân viên kế toán, lao động kế toán chủ yếu là thủ công và trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thì thờng đợc áp dụng.

- Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp trình tự ghi sổ theo trình tự thời gian (nhật

ký) với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống trong một sổ kế toán tổng hợp duy nhất

- Hệ thống sổ: Sổ kế toán tổng hợp Nhật ký - Sổ Cái, Sổ chi tiết vật liệu.

Sơ đồ 1.9 :Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái

Đặc trng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ kinh tế đó Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái.

* Hình thức kế toán Nhật ký chung có các sổ kế toán sau:

- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Nhật ký chung., Sổ Nhật ký chung,Sổ Cái các tài

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt., Sổ tài khoản cố định, Sổ theo dõi vật

t, Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, Sổ chi tiết chi phí trả tr ớc, chi phí phải trả, Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ngời mua, ngân sách nhà nớc, thanh toán nội bộ.

* Trình tự nội dung ghi sổ:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.

Trờng hợp đơn vị mở các sổ Nhận ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3,5,10,… phải di chuyển theo) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một số nghiệp vụ ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

Cuối tháng, quý, năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng,số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết( đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chung và nhật ký đặc biệt)

Nguyễn Thị Ngọc Quyên - KT2-K 34 23 Chuyên đề tốt nghiệp

Sơ đồ1.10 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Điện thoại : 04 7564989 – 069 516211 Fax : 04 7564989 * Địa chỉ văn phòng đại diện :

- Chi nhánh Miền Nam:

Địa chỉ : Số 60 M - Đờng Trờng Sơn - Phờng 2 - Quận Tân Bình - Thành phố Hồ Chí Minh.

Số điện thoại : 08.8421571 ; Fax: 08.8485862 - Chi nhánh Miền Trung :

Địa chỉ : Số 190 - Đờng Lê Duẩn - Thành phố Đà Nẵng

Điện thoại : 810722 * Nơi và năm thành lập:

+ Nơi thành lập : Hà Nội - Việt Nam

+ Năm thành lập : Công ty Hà Đô đợc thành lập từ năm 1990 đợc thành lập lại theo Quyết định số 514/QĐQP ngày 18/4/1996 của Bộ trởng Bộ Quốc phòng trên cơ sở sáp nhập hai doanh nghiệp: Công ty xây dựng Hà Đô và Công ty Thiết bị Cơ điện Ngày 09/12/2005 tại Căn cứ Nghị định số 64/2002/NĐ-CP ngày 19 tháng 6 năm 2002 của chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nớc thành công ty cổ phần; Công ty Hà Đô thuộc Trung Tâm KHKT & CN Quân Sự thành Công ty cổ phần Hà Đô theo quyết định số 163/2004/QĐ- BQP của Bộ Trởng Bộ Quốc Phòng, Công ty cổ phần Hà Đô đã thành lập 4 công ty con trong đó có Công ty cổ phần Hà Đô 1 tiền thân là Xí nghiệp TCCG & Xây Dựng và Xí nghiệp thi công cơ giới & Xây Dựng thuộc Công ty cổ phần Hà Đô - Bộ Quốc Phòng.

Kế thừa và phát huy không ngừng phấn đấu phát triển, đến nay với quy mô kinh doanh đa dạng ngày càng tăng, phạm vi kinh doanh mở rộng từ Bắc vào Nam, lĩnh vực tham gia kinh doanh phong phú, đa dạng Công ty Hà Đô 1 đã có đuợc chỗ đứng vững chắc trên thị trờng Việt Nam.

Có đợc quy mô tăng về vốn và nhân lực công ty Hà Đô đã không ngừng tự chủ kinh doanh và tranh thủ sự giúp đỡ của lãnh đạo, thủ trởng các đơn vị cấp trên luôn hoàn thành nhiệm vụ và kế hoạch do Bộ Quốc Phòng và do bản thân công ty đặt ra Định hớng của công ty trong tơng lai là:”giảm dần tỷ trọng xây dựng đơn thuần, đẩy mạnh ứng dụng vật liệu mới vào thi công”-đây là thị trờng còn bỏ ngỏ tại Việt nam

2.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 2.1.2.1 Chức năng

+ Xây dựng các công trình: Công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, đờng dây và trạm biến áp đến 35Kv;

+ Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, khai thác đá;

+ Lắp đặt, sửa chữa máy móc, thiết bị cơ khí, điều khiển tự động, điện lạnh, điện kỹ thuật, điện dân dụng, thuỷ khí, thang máy, máy xây dựng, thiết bị nâng hạ; +Thiết kế, chế tạo máy và thiết bị công nghiệp, t vấn đầu t và cung cấp chuyển giao công nghệ cùng các dịch vụ khoa học kỹ thuật có liên quan (không bao gồm thiết kế công trình);

+ Đầu t phát triển hạ tầng và kinh doanh nhà;

Nguyễn Thị Ngọc Quyên - KT2-K 34 25 Chuyên đề tốt nghiệp

+ Kinh doanh khu du lịch sinh thái và khách sạn, nhà hàng; + Sản xuất kinh doanh điện; kinh doanh máy móc thiết bị;

+ Xuất nhập khẩu trang thiết bị, công nghệ, vật t phục vụ sản xuất và nghiên cứu khoa học công nghiệp./.

2.1.2.2.Nhiệm vụ

Vì là doanh nghiệp quốc phòng nên nhiệm vụ đối với các công trình xây dựng, kỹ thuật quốc phòng là khu vực tham gia hàng đầu của công ty ở khu vực này mục tiêu của công ty là đảm bảo kế hoạch, nhiệm vụ của Nhà Nớc và Bộ Quốc Phòng giao cho

Đối với các thị trờng công trình dân dụng: công ty chấp nhận một sân chơi bình đẳng theo đúng pháp luật Việt Nam và quốc tế Không ngừng nâng cao uy tín để thắng thầu nhiều công trình ,tiến hành thi công, kinh doanh có hiệu quả; vì đây mới là thị trờng chủ yếu để công ty tìm kiếm lợi nhuận

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty phải bảo toàn và phát triển tốt số vốn đã đợc góp của các cổ đông vào công ty, tổ chức tốt quá trình quản lý lao động.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện nay của Công ty 2.1.3.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

2.1.3.2.Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban Hội đồng quản trị gồm có: 1 Chủ tịch Hội đồng quản trị

Nguyễn Thị Ngọc Quyên - KT2-K 34 27 Chuyên đề tốt nghiệp

4 Thành viên Hội đồng quản trị

Ban Kiểm soát gồm có: 1 Trởng Ban kiểm soát 2 Thành viên

a Lãnh đạo công ty

* Giám đốc: Là ngời điều hành hoạt động của công ty ,là ngời chịu trách

nhiệm pháp lý trớc Nhà Nớc về hoạt động của công ty và là chủ tài khoản tiền gửi của công ty tại các ngân hàng mà công ty mở tài khoản

*Phó giám đốc thờng trực:Thực hiệc các công việc đợc giám đốc uỷ

quyền và giao khi vắng mặt đồng thời thực hiện quản lý công ty ở mức độ chi tiết hơn giám đốc, giúp việc thờng xuyên cho giám đốc.

*Phó giám đốc khoa học và kỹ thuật:Quản lý kỹ thuật thi công và thiết

kế các công trình , phụ trách khoa học, công nghệ của công ty

b Hội đồng t vấn

Bao gồm những chuyên gia có kinh nghiệm, chuyên môn về lĩnh vực mà công ty cần thiết trong từng giai đoạn nhằm giúp giám đốc vạch ra chiến lợc kinh doanh ,về đầu t, đấu thầu, pháp luật Các hội đồng t vấn chỉ làm công tác t vấn nh các cộng tác viên: họ không có quyền ra các quyết định.

c Các phòng ban chức năng

*Phòng tổ chức lao động hành chính quản trị:Tổ chức bố trí nhân sự của

công ty ,bố trí nhân sự cho từng công trình khi triển khai thi công;quản lý,phụ trách văn th,lu trữ của công ty

*Phòng Marketing :Tìm kiếm thị trờng ,công trình đấu thầu;phụ trách thông

tin, quảng cáo hình ảnh,uy tín của công ty.

*Phòng tài chính kế toán :Cung cấp vốn hoạt động cho toàn công ty; trả lơng

cho ngời lao động; quản lý,thống kê tài sản của công ty và báo cáo mới các cơ quan quản lý vốn.

*Phòng kế hoạch kinh doanh :Vạch chiến lợc phát triển công ty , kiểm tra kế

hoạch hoạt động của các đơn vị thuộc công ty ;Phụ trách,quản lý việc đấu thầu và chọn thầu ;t vấn pháp lý cho các hoạt động của công ty ,lập các hợp đồng kinh tế.

*Phòng kỹ thuật thi công:Quản lý kỹ thuật thi công,an toàn lao động ở công

trờng;Lập biện pháp thi công công trình.

*Chi nhánh các miền: Đại diện cho công ty tại các khu vực.Các chi nhánh

này có thể độc lập triển khai:tìm kiếm ,đấu thầu,thi công các công trình trong khả năng của mình.

d.Các xí nghiệp và trung tâm trực thuộc:

*Xí nghiệp :Trực tiếp tham gia đấu thầu các công trình trị giá nhỏ hơn 4 tỷ

đồng; Trực tiếp chỉ đạo và tiến hành thi công các công trình dân dụng, công

nghiệp, các công trình Quốc Phòng, các công trình giao thông ,cầu , cảng.

*Xí nghiệp thi công cơ giới: Quản lý toàn bộ máy móc thi công hạng nặng và

hạng trung của công ty, vận hành dịch chuyển các máy móc chuyên dụng cho các công trình khi cần thiết, tham gia các công trình độc lập hoặc phối hợp thi công với các xí nghiệp khác.

*Trung tâm thiết bị công nghiệp:Lắp đặt các dây chuyền sản xuất công nghiệp,

hiện đại hoá, nâng cấp các dây chuyền sản xuất, thiết kế thi công các hệ thống tự động hoá (cả phần cứng và phần mềm), quản lý các máy móc kỹ thuật cao của công ty.

2.1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở Công ty

2.1.4.1.Biện pháp tổ chức thi công( công trình điển hình mà công ty đã từngtriển khai):

Nếu trúng thầu, sau khi ký kết hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu t (bên A) và nhà

thầu công ty (bên B) sẽ tổ chức và điều hành sản xuất theo sơ đồ sau.

Nguyễn Thị Ngọc Quyên - KT2-K 34 29 Chuyên đề tốt nghiệp

Sơ đồ 2.3 :Sơ đồ quy trình quản lý kinh doanh của công ty

*Giám đốc công ty: Là ngời đại diện đơn vị thầu ký kết hợp đồng kinh tế với

chủ đầu t, có trách nhiệm chỉ đạo theo đúng những điều cam kết trong hợp đồng, chịu trách nhiệm trớc chủ công trình ,thủ trởng cấp trên và pháp luật nhà nớc

*Chủ nhiệm công trình :Là ngời chỉ huy công trờng , đợc giám đốc giao

nhiệm vụ và dới sự chỉ đạo của giám đốc Chủ nhiệm công trình có trách nhiệm tổ chức và quản lý công trờng, thực hiện nhiệm vụ kế hoạch sản xuất nhằm đảm bảo yêu cầu về chất lợng, kỹ thuật và tiến độ thi công, giúp việc cho chủ nhiệm công trình có các cán bộ nhân ,viên nghiệp vụ.

*Cán bộ kế hoạch, kỹ thuật, quản lý chất lợng an toàn lao động: Gồm các

kỹ s xây dựng,kỹ s điện, kỹ s cấp thoát nớc có trách nhiệm hớng dẫn và kiểm tra công việc thi công công trình nhằm đảm bảo cho việc thi công đúng tiến độ và kế hoạch đặt ra, đảm bảo an toàn cho ngời lao động và công trình thi công; chuẩn bị các tài liệu để nghiệm thu kỹ thuật các hạng mục công trình và các công việc giai đoạn hoàn thành Cùng với cán bộ kinh tế làm tài liệu thanh quyết toán các giai đoạn và toàn công trình

*Thống kê công trờng: Thu thập chứng từ phát sinh tại công trờng gửi về

phòng tài chính kế toán tại công ty ,thống kê báo cáo khối lợng giá trị thực hiện

*Thủ kho công trờng:Bảo quản cấp phát vật t theo kế hoạch đã đợc chủnhiêm

công trình duyệt.

*Cán bộ y tế: Công trờng bố trí 01 y tế chăm sóc sức khoẻ, phát thuốc thông

thờng, sơ cứu khi có tai nạn lao động xẩy ra, hớng dẫn, kiểm tra vệ sinh, môi tr-ờng Tổ chức hợp đồng với các cơ quan y tế, bệnh viện để khám sức khoẻ định kỳ