Xây dựng mục lục liên hợp trực tuyến cho hệ thống thư viện công cộng Biên mục chép, kiểm soát chất lượng biểu ghi, mượn liên thư viện, giảm thiểu kinh phí xử lý thơng tin mua tài liệu vấn đề quan tâm Hệ thống thư viện công cộng (TVCC) Một hướng đưa để giải vấn đề việc xây dựng mục lục liên hợp trực tuyến (Online Union Catalogs) cho toàn Hệ thống TVCC Đây tiền đề để chia sẻ thông tin thư viện Hệ thống TVCC Quan trọng nữa, điều mở hội cho bạn đọc nước tiếp cận khai thác nguồn tài liệu thư viện công cộng thời điểm hay tỉnh, thành phố Khái niệm lợi ích mục lục liên hợp trực tuyến * Khái niệm Mục lục liên hợp trực tuyến (MLLHTT) hình thức tập hợp toàn sở liệu (CSDL) biểu ghi thư mục nhiều thư viện tổ chức thành mục lục chung, nhằm mục đích chia sẻ nguồn lực thư viện công tác biên mục, đồng thời tạo điều kiện dễ dàng cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu mạng Internet Đặc biệt, với xu hướng ngày nhiều tài liệu số hóa truy cập trực tuyến (online), mục lục liên hợp trở thành CỔNG THƠNG TIN thư mục thống giúp người dùng tin tiếp cận với toàn CSDL (hay vốn tài liệu) đơn vị thành viên tham gia mục lục liên hợp trực tuyến Mục lục liên hợp trực tuyến phát huy mạnh mẽ vai trị chuẩn hóa Với mục lục liên hợp lớn tới hàng chục triệu biểu ghi, người dùng thành viên mục lục liên hợp khai thác mục lục với trợ giúp tìm kiếm máy tính Việc tập hợp biểu ghi thư mục lại thành mục lục liên hợp địi hỏi tính chuẩn hóa cao, bao gồm thống bảng mã (Unicode), khổ mẫu trao đổi (MARC21), thống khung phân loại đề mục chủ đề, thống việc mô tả vốn tài liệu thư viện MLLHTT tiếp nhận thông tin biên mục vốn tư liệu từ thư viện thành viên, tổ chức quán hóa tập hợp thông tin trùng lặp, thông báo cho thư viện thành viên có thay đổi, cung cấp dịch vụ tra cứu thông tin cho đối tượng liên quan (thư viện thành viên, bạn đọc, cán thư viện) Thông qua hệ thống bạn đọc tìm kiếm thơng tin cần, cán thư viện tái sử dụng kết biên mục, thư viện thành viên liên thông chia sẻ nguồn lực thông tin với Hình Mơ hình tổ chức mục lục liên hợp trực tuyến Đặc điểm MLLHTT tính hệ thống, tức phải có hai đơn vị tham gia, có ràng buộc định (về quyền lợi nghĩa vụ) có mục tiêu hoạt động rõ ràng Như đơn vị tham gia phải nằm hệ thống đó, ví dụ: hệ thống thư viện cơng cộng, hệ thống thư viện đại học, hệ thống quan thông tin, liên hiệp hay hiệp hội,…Mục tiêu tham gia nhằm tăng cường nguồn lực thơng tin mình, hay nói cách khác họ có hội để bổ sung thêm mảng thơng tin mà thư viện thiếu từ thư viện thành viên tham gia hệ thống Thông thường thư viện thành viên tham gia MLLHTT có đặc điểm chung có đối tượng người dùng tin giống nội dung vốn tài liệu họ mặt có điểm tương đồng MLLHTT xét mặt CSDL sở liệu tổng hợp nhiều thư viện, với đặc điểm: - Phản ánh toàn nội dung nguồn tài liệu thư viện thành viên thông qua biểu ghi liệu - CSDL MLLHTT mang tính động Những thơng tin tài liệu bổ sung, lý huỷ bỏ thư viện thành viên thường xuyên cập nhật vào tổng mục lục Điều đảm bảo tính thời liệu có MLLHTT - Mỗi biểu ghi CSDL ngồi phần mơ tả chung tài liệu (tên tài liệu, tác giả, năm xuất bản, ) cịn có phần mơ tả vốn tư liệu tất thư viện thành viên có tài liệu đó, bao gồm: tài liệu có thư viện nào, số lượng bản, ký hiệu cụ thể tài liệu thư viện, tình trạng tài liệu dẫn để đọc tài liệu Hình Thành phần biểu ghi thư mục mục lục liên hợp trực tuyến * Lợi ích Là hệ thống thơng tin điện tử tổng hợp, MLLHTT có chức kiểm sốt nguồn lực thơng tin tạo cổng thông tin khai thác tập trung cho người dùng tin, cụ thể sau: Tập hợp biểu ghi thư mục đơn vị thành viên, hợp thành sở liệu tổng hợp Đây xu hướng quản trị thông tin thời đại công nghệ thông tin: thông tin cần quản lý tập trung Tăng cường chất lượng biểu ghi thơng tin thư mục Có quan có nghiệp vụ cao chịu trách nhiệm tổ chức công tác biên mục, kiểm tra kiểm sốt chất lượng biểu ghi Giảm chi phí tài nhân lực cho cơng tác xử lý tài liệu: đầu tài liệu phải xử lý lần nơi, kết xử lý thư viện tái sử dụng sử dụng chung toàn hệ thống – biên mục chép Nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin việc tìm kiếm sử dụng tài liệu Tạo điểm khai thác tập trung nguồn tài liệu hệ thống Người dùng tin nước tra cứu tìm tin đến tất thư viện công cộng nước thông qua điểm tra cứu Chuẩn hoá nghiệp vụ: phương thức khai thác thông tin, phương thức trao đổi thư viện, khổ mẫu trao đổi, khung phân loại, từ khoá hay đề mục chủ đề Đây sở để tự động hố cơng tác nghiệp vụ thư viện Truy cập đến tài nguyên điện tử: liệu điện tử liên kết đến biểu ghi thư mục, người dùng với tới nguồn tin điện tử tất thư viện thành viên Hỗ trợ việc mượn liên thư viện thư viện Các thư viện nắm rõ nguồn lực thông tin nhau, giao dịch mượn liên thư viện thuận tiện nhanh chóng Mơ tả hệ thống mục lục liên hợp trực tuyến * Các đối tượng tham gia hệ thống Các đối tượng tham gia bao gồm: thư viện thành viên, thư viện trung tâm, người dùng tin cán thư viện Hình Các đối tượng tham gia hệ thống mục lục liên hợp Các thư viện thành viên: thư viện tỉnh, thành phố Thư viện Quốc gia Việt Nam Các thư viện chia sẻ tài nguyên với thư viện khác người dùng tin xa thư viện Trách nhiệm quyền lợi thư viện tham gia hệ thống là: - Đóng góp thông tin về: biểu ghi thư mục vốn tư liệu có kho - Cung cấp thường xuyên liệu nội vào hệ thống MLLHTT - Tận dụng thông tin thư mục kiểm soát thư viện khác - Cho phép thư viện thành viên tạo dựng sản phẩm dịch vụ liên thư viện Người dùng tin: người dùng tin đối tượng phục vụ quan trọng MLLHTT Người dùng tin khai thác mục lục liên hợp trình duyệt Web thơng qua giao diện mục lục tra cứu trực tuyến (OPAC) mục lục liên hợp Thông qua OPAC mục lục liên hợp, người dùng tin tiếp cận (bằng cách tra cứu) tới nguồn tư liệu thư viện thành viên Ngồi ra, người dùng tin tiến hành mượn liên thư viện với đơn vị chủ trì mục lục liên hợp đóng vai trị quan đầu mối Cán thư viện: Họ tham gia hệ thống với tư cách người trì thống cho sở liệu, đảm bảo quán sở liệu công việc xây dựng CSDL, sửa liệu tránh trùng lặp MLLHTT, tạo biểu ghi quán Thư viện trung tâm: cần có đơn vị đứng với vai trò quản trị hệ thống mục lục liên hợp trực tuyến Vai trò Thư viện Quốc gia Việt Nam đảm nhận, có chức sau: - Duy trì phát triển hệ thống MLLHTT Đảm bảo hoạt động liên tục hệ thống - Quản lý thành viên, cấp quyền sử dụng khai thác hệ thống - Kiểm soát chất lượng biểu ghi: đạo thống chuẩn hoá biểu ghi đơn vị thành viên - Giải vấn đề kỹ thuật vấn đề liên quan đến nghiệp vụ - Thực chức an toàn, bảo mật lưu hệ thống * Quy trình hoạt động Là tổng mục lục, MLLHTT cần phải cập nhật nguồn liệu từ thư viện thành viên chuẩn hoá liệu (về mặt nội dung cấu trúc) Các thư viện sau nhập tài liệu kho tiến hành: tra cứu xem MLLHTT có biểu ghi chưa, có dùng phương thức tra cứu Z39.50 để tìm kiếm tải biểu ghi hệ thống cục mình, cập nhật ký hiệu kho, bổ sung thông tin khác thấy cần thiết Nếu khơng có, tiến hành xử lý tài liệu Kết xử lý biểu ghi biên mục hoàn chỉnh Thư viện tiến hành cập nhật (hoặc gửi) kết vào CSDL chung MLLHTT Việc cập nhật liệu thông qua môi trường Internet file ISO2709 đẩy trực tiếp vào hệ thống Hệ thống MLLHTT cập nhật biểu ghi sau tiến hành chuẩn hố đồng liệu Nhóm biểu ghi trùng lại thành biểu ghi nhất, loại biểu ghi trùng, cập nhật thông tin vốn tư liệu, chuẩn hóa mơ tả nội dung hình thức tài liệu, chuyển vào sở liệu thức máy chủ trực tuyến Internet để phục vụ khai thác Bạn đọc thư viện thành viên thơng qua Website thức MLLHTT để khai thác liệu Việc khai thác thực thông qua môi trường Internet Cán thư viện sử dụng mục lục liên hợp để tải liệu thư mục phục vụ công tác xử lý tài liệu phục vụ nhu cầu thông tin bạn đọc Hình Quy trình chức nghiệp vụ hệ thống mục lục liên hợp trực tuyến * Cập nhật chuẩn hoá liệu Một chức quan trọng mục lục liên hợp trực tuyến cập nhật chuẩn hố liệu thư mục Các biểu ghi thư viện thành viên gửi lên hệ thống bao gồm thông tin thư mục thông tin vốn tư liệu (holding) Các biểu ghi truyền thông qua phương thức khác http, ftp, email bưu điện Cấu trúc biểu ghi lúc dạng MARC, Dublin Core CSD/ISIS Thư viện trung tâm (hay Hệ thống MLLHTT) thực việc tiếp nhận liệu từ thư viện thành viên, tiến hành phân loại, chuẩn hố hiệu đính biểu ghi Các biểu ghi sau tiếp nhận chuẩn hoá thành khổ mẫu thống nhất: MARC21 Bước q trình hiệu đính biểu ghi: xố bỏ biểu ghi thừa, trộn thông tin mô tả thư mục, cập nhật thơng tin mơ tả vốn tư liệu, hiệu đính thông tin mô tả thư mục (trong trường hợp mơ tả chưa đúng) Sau q trình biểu ghi liên hợp hình thành sẵn sàng đưa vào sử dụng Cách thức cập nhật liệu mô tả khái quát hình đây: Hình Sơ đồ mô tả trộn liệu (Dữ liệu mang tính chất minh hoạ) Trong ví dụ trên, có ba biểu ghi ba thư viện Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Hà Tây Thư viện Hà Nội mô tả sách Lịch sử lớp 12 Đinh Xuân Lâm biên soạn Thông tin thư mục mô tả tài liệu ba biểu ghi Tuy nhiên phần mô tả vốn tư liệu khác nhau, biểu ghi mô tả cụ thể thư viện có bản, nằm kho nào, đăng ký cá biệt Tuy nhiên hệ thống MLLHTT lưu ba biểu ghi với lý gây nhiễu thông tin cho người dùng tin Hệ thống lưu biểu ghi đại diện Biểu ghi chọn liệu xác thư viện thành viên làm phần mô tả chung Phần mô tả vốn tư liệu ba thư viện nhóm lại đính kèm với biểu ghi đại diện Như vậy, người dùng tra cứu phải xem biểu ghi, nhiên biểu ghi rõ tài liệu mà họ cần có thư viện với thông tin cụ thể * Yêu cầu thư viện thành viên tham gia MLLHTT Để tham gia hệ thống mục lục liên hợp trực tuyến, thư viện tỉnh, thành phố cần đảm bảo số yêu cầu sau: - Đã trang bị hệ thống thư viện đại: có hệ thống máy chủ, máy trạm phần mềm thư viện điện tử - Có sở liệu điện tử dạng thư mục: đóng góp chia sẻ nguồn lực thơng tin cho hệ thống - Sử dụng tắc mô tả, khổ mẫu mô tả, khung phân loại, từ khoá việc xử lý tài liệu - Có kết nối Internet: theo Dial-up, ADSL Leased Line - Chuẩn bị nhân lực: dành riêng người chịu tránh nhiệm trì hoạt động hệ thống Phần lớn thư viện tỉnh thành đáp ứng yêu cầu này, nhiên mức độ khác Triển khai hệ thống mục lục liên hợp trực tuyến Triển khai MLLHTT đòi hỏi hợp tác chặt chẽ thư viện công cộng nước, với vai trò đầu tàu Thư viện Quốc gia Việt Nam Thư viện Quốc gia Việt Nam chịu tránh nhiệm xây dựng hệ thống MLLHTT Các cơng việc bao gồm: - Lựa chọn phần mềm mục lục liên hợp trực tuyến phù hợp với đặc thù thư viện cơng cộng, có xét đến tình hình cụ thể thư viện thành viên - Soạn thảo ban hành quy định chung chế tham gia Hệ thống MLLHTT cho đối tượng tham gia hệ thống: quy định thu thập, cập nhật, xử lý, lưu trữ, khai thác thông tin việc gửi/nhận, trao đổi thông tin hệ thống MLLHTT - Quy định chuẩn chung sử dụng để xử lý tài liệu khổ mẫu, bảng phân loại, đề mục chủ đề/tiêu đề đề mục, từ khoá - Có chiến dịch truyền thơng để thư viện thành viên tham gia tích cực bạn đọc biết đến MLLHTT để khai thác tài liệu Các thư viện tham gia MLLHTT cần phải định danh để dễ dàng giao tiếp hệ thống điện tử Ví dụ, Thư viện Quốc Gia Việt Nam có mã TVQG, Thư viện Hà Nội có mã TVHN, hay Thư viện Cần Thơ có mã TVCT, Mã sử dụng để thực giao dịch liên thư viện Để triển khai MLLHTT hệ thống hoạt động có hiệu cần tham gia tích cực thư viện tỉnh, thành phố Các thư viện vừa đóng vai trò đơn vị cung cấp liệu cho hệ thống vừa cầu nối giúp bạn đọc tiến cận đến vốn tài liệu Tham gia hệ thống thư viện cơng cộng có hội mở rộng vốn tài liệu Trong báo cáo tổng kết Vụ thư viện hội nghị tổng kết hoạt động Hệ thống thư viện cơng cộng tồn quốc năm 2004-2006 nêu rõ định hướng nhiệm vụ trọng tâm Hệ thống thư viện cơng cộng 2007-2010, “Đẩy mạng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thư viện toàn hệ thống với nhiệm vụ trọng tâm xây dựng nguồn lực thông tin điện tử, đẩy mạng số hoá tài liệu, tăng cường kết nối, truy cập khai thác thông tin mạng” Xây dựng hệ thống mục lục liên hợp trực tuyến góp phần đưa mục tiêu trở thành thực Tài liệu tham khảo Bộ văn hóa thơng tin Hội nghị tổng kết Họat động Hệ thống thư viện cơng cộng tồn quốc năm 2004-2006 - Huế, tháng năm 2007 CMC Phát triển mục lục liên hợp - Cơng ty máy tính truyền thơng CMC, 2004 Đỗ Văn Hùng Nghiên cứu xây dựng mục lục liên hợp trực tuyến cho hệ thống thư viện công cộng Việt Nam: Luận văn tốt nghiệp ngành Khoa học thư viện - Đại học Văn hoá Hà Nội, 2005 Leif Andresen Union Catalogues – Scenarios for Data Distribution Published by Danish National Library Authority, 2000, (www.bs.dk/bibliotekdk/union_catalogues.htm) Srinivas S “Serials Database: Union Catalogue of Serials in International Agricultural Research Centres (IARCs) An example for global resource sharing”, 2004 (http://www.ifla.org/VI/2/conf/srinivas.pdf) The National Library of Canada “The Virtual Canadian Union Catalogue Requirements for Holdings Information”, 1995 (http://www.nlc-bnc.ca) _ ThS Đỗ Văn Hùng: Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn-Đại học Quốc gia Hà Nội (Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam) ... năm 2007 CMC Phát triển mục lục liên hợp - Công ty máy tính truyền thơng CMC, 2004 Đỗ Văn Hùng Nghiên cứu xây dựng mục lục liên hợp trực tuyến cho hệ thống thư viện công cộng Việt Nam: Luận văn... bao gồm: thư viện thành viên, thư viện trung tâm, người dùng tin cán thư viện Hình Các đối tượng tham gia hệ thống mục lục liên hợp Các thư viện thành viên: thư viện tỉnh, thành phố Thư viện Quốc... tin mạng” Xây dựng hệ thống mục lục liên hợp trực tuyến góp phần đưa mục tiêu trở thành thực Tài liệu tham khảo Bộ văn hóa thơng tin Hội nghị tổng kết Họat động Hệ thống thư viện công cộng toàn