HƯỚNG DẪN KHAI BÁO DANH MỤC VÀ NGHIỆP VỤ MUA BÁN HÀNG TRONG OpenERP w w w g s c o m v n DECLARATION LIST OF GUIDANCE AND SALE - PURCHASE TRANSACTIONS IN OpenERP GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS MỤC LỤC Khai báo danh mục (Declaration List) 1.1 Khai báo danh mục vật tư hàng hóa (Declaration List Of Materials & Goods) 1.2 Khai báo danh mục khách hàng (Declaration List Of Customers) 1.3 Khai báo danh mục nhà cung cấp (Declaration List Of Suppliers) Thao tác nghiệp vụ phân hệ (Business Operations on Modules) 2.1 Phân hệ mua hàng (Purchasing Module) 7 2.1.1 Tạo đơn mua hàng (Purchasing Order) 2.1.2 Nhập kho (Warehousing) 2.1.3 Nhập hóa đơn mua hàng (Purchasing Invoice) 2.2 Phân hệ bán hàng (Sales Module) 10 Tạo đơn đặt hàng (Sales Order) 10 2.2.2 Tạo phiếu xuất kho (Delivery Order) 12 2.2.3 Tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) 14 w w w g s c o m v n 2.2.1 GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS KHAI BÁO DANH MỤC (Declaration List) : 1.1 Khai báo danh mục vật tư, hàng Materials & Goods) hóa : (Declaration List Of Vào Hàng hóa&Dịch vụ  Hàng hóa&Dịch vụ  , xuất cửa sổ danh sách Hàng hóa&Dịch vụ, tiếp tục Click « Mới » công cụ, xuất cửa sổ nhập liệu, khai báo thông tin liên quan đến sản phẩm dịch vụ « Lưu » w w w g s c o m v n (Goods & Services  Goods & Services  , appear window Of Goods & Services List , Click « New » on task bar, appear Input data window, declare the informations with regard to each product & service and « Save » Những thông tin quan trọng cửa sổ thông tin : (Important informations in the information window)  Tên : tên sản phẩm (Name : Product name)  Mã : mã sản phẩm (Code : Product code)  Loại hàng hóa, dịch vụ : chọn Hàng hóa Hàng hóa không giới hạn Dịch vụ (dùng để quản lý kho, sản phẩm Dịch vụ, kho không theo dõi số lượng) (Goods & Services Type: Choose Goods or unlimited Goods or Services ( used to manage inventory, if products are services, the inventory don’t have to keep track of quanlity)  Nhóm : dùng để phân nhóm theo dõi hàng hóa, dịch vụ (Group: used to group caterogize and keep track of goods, services)  Phần Giá thành nhà cung cấp : ( The price and Supplies)  Giá vốn (Cost) GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS  Giá bán (Price)  PP Tính giá thành: Mặc định chọn Giá trung bình (bình quân gia quyền) (Price methods: selete the default average price - Lưu ý: kế tốn cơng ty sử dụng phương thức tính giá trung bình, để không cần thay đổi thông số cho lần sau, ta “ghi liệu mặc định” cho giá trị cách nhấp chuột phải chọn “ghi liệu mặc định” Thao tác giao diện Web Browser Ctrl + Chuột phải Notes: The accountant now is using average price methods , we don’t need to change the parameters for the next time, we write “default data” for this value by right licking and selete “write default data” This operation on the Web Browser interface is Ctrl + Right Clicking Cửa sồ Kế toán : (Accouting window)  Nhập Thuế bán hàng Thuế mua hàng : Thêm \ Chọn tỷ suất thuế \ OK w w w g s c o m v n (Input Sales and Purchasing Tax: Add | Choose the Tax rate | OK  Mỗi lần nhập xong, nhớ lưu lại, bấm nút Danh sách cơng cụ để kiểm tra sản phẩm vừa nhập (Everytime you finish, click SAVE, you can press the List button on the toolbar to test products have entered) GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS Thao tác với hàng hóa dịch vụ (Operations by Goods and Services respectively) 1.2 Khai báo danh mục khách hàng : (Declaration List Of Customers) Vào Đối tác \ Đối tác \ Khách hàng \ Nhấn nút Mới công cụ \ Khai báo thông tin liên quan đến khách hàng \ Lưu w w w g s c o m v n (Partners \ Partners \ Customers \ Press New button on the toolbar \ Declare the informations in regard to each customer \ Save) Những thông tin quan trọng : (Important Informations) GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS  Tên đối tác (Name of Partners)  Mã : mã khách hàng (Code : Customers code)  Ngôn ngữ: ngôn ngữ dùng để xuất chứng từ liên quan đến đối tác khai (Language: used output the documents related to the implementation parters)  Phần Thông tin chung : Địa ; Thành Phố … (dùng để ghi hóa đơn bán hàng) (Genaral Information Part: Address, Cities…  Phần kế toán : MST (mã số thuế) (Accounting Part : Tax code) Thao tác với khách hàng (Operations by Customers respectively) 1.3 Khai báo danh mục nhà cung cấp : (Declaration Of Suppliers) Vào Đối tác \ Đối tác \ Nhà cung cấp \ Nhấn nút Mới công cụ \ Khai báo thông tin liên quan đến nhà cung cấp \ Lưu w w w g s c o m v n (Partners \ Partners \ Suppliers \ Press New button on the toolbar \ Declare the informations relate to each suppler \ Save) Những thông tin quan trọng : (Important Informations)  Tên đối tác (Name of Partners)  Mã : mã nhà cung cấp (Code: Supplier code)  Ngôn ngữ: ngôn ngữ dùng để xuất chứng từ liên quan đến đối tác khai (Language: used output the documents related to the implementation parters)  Phần Thông tin chung : Địa ; Thành Phố … (General Information Part: Address, City… )  Phần Kế toán : MST : mã số thuế (Accounting Part : Tax code) Thao tác với Nhà cung cấp (Operations by each Supplier respectively) GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS Mẹo nhỏ: bạn thiết lập khách hàng, nhà cung cấp đối tác khác từ danh mục đối tác nào, cần đánh dấu vào khách hàng hoặc/và nhà cung cấp, chương trình tự động nhận biết w w w g s c o m v n Tips: You can set up the customers, suppliers or partners from any partner list, just only check the customers or suppliers square, the program will recognize automatically GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS THAO TÁC NGHIỆP VỤ TRÊN CÁC PHÂN HỆ (Business Operations on Modules) 2.1 Phân hệ mua hàng : (Purchasing Module) 2.1.1 Tạo đơn mua hàng : (Purchasing Order) w w w g s c o m v n Vào Quản lý mua hàng \ Tạo hóa đơn mua hàng \ Khai báo thông tin liên quan đến đơn mua hàng \ Xác nhận ĐMH (Purchasing Managemant \ renew purchasing order \ Declare the informations relate to purchasing order / Confirm the Purchasing Order) Khai báo thông tin liên quan đến đơn mua hàng : (Declare the infomations relate to purchasing order)  Mã ĐMH : mã đơn mua hàng (P.O Code)  Ngày tạo (Created Day)  Kho : cơng ty có nhiều kho theo dõi chi tiết (Inventory: keep track for detail if have many inventories)  Phần Đơn mua hàng: (Purchasing Order Part) -  Nhà cung cấp: tham chiếu tên nhà cung cấp (Suppliers: compare with supplier name) Mới : bảng Liên kết – Dòng đơn hàng \ Phần dòng đơn hàng : khai báo thơng tin : Hàng hóa Dịch vụ ; Số lượng ; Đơn vị tính ; Chiết khấu … \ OK (New: Link table – The order line \ The order line part : declare the information : Goods and Services, Quanlity, Unit, Discount….) Khi nhập xong thông tin Đơn mua hàng, muốn xem in đơn mua hàng ta bấm vào Đơn mua hàng phía góc bên phải \ kiểm tra lại thông tin \ Print (When you finish entering the information of Purchasing Order, if you want to see and print the P.O , you can click the Purchasing order in the upper right corner \ check the information again \ Print.) GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS 2.1.2 Nhập kho : (Warehousing) Vào Quản lý kho \ Nhập kho \ Chọn hóa đơn mua hàng tương ứng \ Kiểm tra lại thông tin mua hàng \ chọn Nhập Kho \ Xác nhận lại lần lượng hàng hóa nhập kho \ Giao nhận hàng Warehouse Management \ Warehousing \ Choose the corresponding purchasing invoice \ Check purchasing information again \ Choose Warehousing \ Confirm again the warehousing of goods \ Delivery and Receipt of goods w w w g s c o m v n - Chọn đơn mua hàng tương ứng: (Choose the corresponding purchasing order) Lưu ý : chọn đơn mua hàng để ý mục Trạng thái ( Status) Hóa đơn tương ứng Notes: when choosing the purchasing order, don’t forger to take notice of the Status item of the corresponding invoice  Hoàn tất (Finish)  Mở (Open)  Nháp (Draft)  Khi nhập xong thông tin Phiếu nhập kho, muốn xem in Phiếu nhập kho ta bấm vào Giao Nhận góc bên phải \ kiểm tra lại thông tin \ Print (When you finish entering the information of Warehousing Order, if you want to see and print the Warehousing Order, you can click the Delivery & Receipt of Goods in the right corner \ check the information again \ Print.) GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS 2.1.3 Nhập hóa đơn mua hàng: (Purchasing Invoice) w w w g s c o m v n Vào Tài kế tốn \ Hóa đơn \ Hóa đơn mua hàng Chọn hóa đơn \ Xác nhận lại thơng tin liên quan, nhập thêm liệu, kiểm duyệt Tạo hóa đơn (In Financial Accounting \ Invoice \ Purchasing Invoice Choose Invoice \ Confirm again the )informations relate to Purchasing invoice, enter additional data, censor and creat invoice Chọn đơn mua hàng cần tạo hóa đơn : (Choosing the Purchasing order needed creat Invoice) GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS w w w g s c o m v n Xác nhận lại thông tin liên quan, nhập liệu : (Confirm again the related informations, and input data)  Số hóa đơn (Invoice number)  Số hiệu ( Number Sign)  Ngày ghi hóa đơn (Date of invoice) GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS  Tính vào kỳ (Included in period)  Diễn giải, …(Desc,….)  Trước chọn Tạo hóa đơn, kiểm tra số tổng cộng hóa đơn cách bấm vào Tính thuế, chi tiết giá chưa thuế; thuế GTGT; tổng cộng (Before choosing Creat Invoice, check the total on the invoice by clicking on The Tax, will appear the price without tax in details, V.A T, total.)  Khi nhập xong thơng tin Hóa đơn mua hàng, muốn xem in Hóa đơn mua hàng ta bấm vào Hóa đơn phía góc bên phải \ kiểm tra lại thông tin \ Print hóa đơn (When finish entering the informations of Purchasing Invoice, if you want to see and print the Purchasing invoice, you can click the Invoice in the upper right corner \ check the information again \ Print.) Thao tác với nghiệp vụ mua hàng (Operation by each Purchasing respectively) 2.1.4 Phân hệ bán hàng/ Sales Module: 2.1.5 Tạo đơn đặt hàng/ Create Sales Order: Vào Quản lý bán hàng \ Đơn đặt hàng \ Mới \ Khai báo thông tin liên quan đến Đơn đặt hàng \ Xác nhận ĐĐH w w w g s c o m v n Click Sale management \ Sales order \ new \ Declare the informations relating to Orders \ Confirm the sales order GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS Khai báo thông tin liên quan đến Đơn đặt hàng : (Declare the informations relating to Orders) No : mã đơn đặt hàng  Số hiệu : số hiệu đơn đặt hàng (Number sign)  Pro Inv No.: Ngày đặt hàng  w w w g s c o m v n  Pro Inv Date Priced: Ngày tính giá đặt hàng (tạm tính)  Contract No.: Số hợp đồng  Contract Date: Ngày kí hợp đồng  Month Price: tháng tính giá  Pricelist: Bảng giá  Bank Account: Tài khoản ngân hàng  Phần Đơn đặt hàng/ Sales order part: - Khách hàng : tham chiếu tên khách hàng, thông tin liên hệ tự động nạp thiết lập phần Đối Tác Customers: compare with the customer name, the contact information will automatically be loaded if established in the Partnership - Dòng đơn đặt hàng: Tạo \ bảng Liên kết – Dòng đơn hàng, Phần Dòng đơn hàng cần nhập thơng tin : Hàng hóa Dịch vụ (loại café); Sreen; Type of coffee (chuẩn café) ; Số lượng; Đơn vị tính (Tấn), Provisional Price (đơn giá tạm tính), Lose Price (giá trừ lùi), Đóng gói (Bulk, Bags), Sales order lines: Create New\ appear links table – Order line, sales order line part need enter the informations: Goods & Services (type of coffee); Sreen; Type of GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS coffee (standard café) ; quality; Unit (Tons), Provisional Price (estimated price), Lose Price (reconciling prices), Packing (Bulk, Bags), - Packaging Line: Tạo mới\ nhập thơng số gói hàng tương ứng đóng gói giao Kiểm tra lại thông tin lần OK Packging Line: Create new\ enter the corresponding package will be packed and delivered Check out the information again and click OK w w w g s c o m v n  Trước chọn Xác nhận ĐĐH kiểm tra số tổng cộng hóa đơn cách bấm vào Ước tính, chi tiết giá chưa thuế; thuế GTGT; tổng cộng Before click confirm Sales order, remember to check the total on the invoice by clicking on Estimates, will appear the price without tax in detail; V.A.T Tax; total  Khi nhập xong thông tin Đơn đặt hàng, muốn xem in đơn đặt hàng ta bấm vào BBG/Đơn Hàng phía góc bên phải \ kiểm tra lại thông tin \Print  When you finish entering the information of sales invoices, if you want to see and print it, you can click Quotation/Invoice on the upper right corner’s Invoice\ check informations again \ Print 2.1.6 Tạo phiếu xuất kho/ Delivery Vào Quản lý kho \ Xuất kho \ Chọn Đơn đặt hàng tương ứng \ Kiểm tra lại thông tin bán hàng \ Kiểm Tra hàng sẵn có \ Hồn tất giao nhận \ Xác nhận lại lần số lượng hàng hóa xuất \ Giao nhận hàng, Xác Nhận Hàng Sẵn Có\ Hồn Tất Giao Nhận Click Inventory management\ output goods from inventory/ choose the corresponding Sales Order \ check sales information again\ check available goods\ Finished delivery & receipt goods \ Confirm again the quanlity of goods output from inventory \ delivery & receipt goods, or confirm Available Goods \ Fin.ished delivery & receipt goods - Chọn Đơn mua hàng tương ứng/ Select the Corresponding purchase order: GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS w w w g s c o m v n Xác nhận Đơn đặt hàng xuất kho/ Confirm the Order and Output goods from inventory Lưu ý : chọn Đơn đặt hàng để ý mục Trạng thái ( Status) hóa đơn Notes: When you select the Orders, you must take notice the status of invoice  Hoàn tất Finish  Mở Open GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS  Nháp Draft  Khi nhập xong thông tin Phiếu xuất kho, muốn xem in Phiếu xuất kho ta bấm vào Giao Nhận phía góc bên phải \ kiểm tra lại thông tin \ Print  When you finish entering the information of Inventory coupon, if you want to view and print it, you can click Delivery & Receipt Goods on the upper right corner\ check information again \ Print 2.1.7 Tạo hóa đơn bán hàng/ (Sales Invoice) Vào Tài kế tốn \ Hóa đơn \ Hóa đơn bán hàng \ Hóa đơn bán hàng phát thảo\ Chọn hóa đơn tương ứng \ Xác nhận lại thông tin liên quan nhập thêm liệu \ Tạo hóa đơn Clich Financial Accounting \ invoice \ sales invoice \ draft sales invoice\ select the corresponding invoice \ Confirm the related informations and enter additional data \ create invoice w w w g s c o m v n Chọn hóa đơn tương ứng/ select the corresponding invoice: Xác nhận lại thông tin liên quan, nhập thêm liệu/ Confirm the related information and enter additional data: GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS  Số hóa đơn Number of invoice  Số hiệu Number Sign w w w g s c o m v n  Ngày ghi hóa đơn Date of Invoice  Tính vào kỳ Of the period  Nhân viên bán hàng (nếu có) Sales staff (if any)  Diễn giải Desc  Khuyến (nếu có) Promotion (if any)  Trước chọn Tạo hóa đơn, kiểm tra số tổng cộng hóa đơn cách bấm vào Tính thuế, chi tiết giá chưa thuế; thuế GTGT; tổng cộng Before selecting Create invoice, check the total on the Invoice by clicking the Calculate Tax, will appear the price without tax in detail; V.A.T Tax; total  Khi nhập xong thơng tin Hóa đơn bán hàng, muốn xem in Hóa đơn bán hàng ta bấm vào Hóa đơn phía góc bên phải \ kiểm tra lại thông tin \ Print GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS When you finish entering the information of sales invoices, if you want to view sales invoice and print it, you can click Invoice on the upper right corner’s Invoice\ check information again\ Print Thao tác với nghiệp vụ bán hàng w w w g s c o m v n Operation of each sales transaction repestively GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS ... SOLUTIONS KHAI BÁO DANH MỤC (Declaration List) : 1.1 Khai báo danh mục vật tư, hàng Materials & Goods) hóa : (Declaration List Of Vào Hàng hóa&Dịch vụ  Hàng hóa&Dịch vụ  , xuất cửa sổ danh sách Hàng. ..MỤC LỤC Khai báo danh mục (Declaration List) 1.1 Khai báo danh mục vật tư hàng hóa (Declaration List Of Materials & Goods) 1.2 Khai báo danh mục khách hàng (Declaration List... với nghiệp vụ mua hàng (Operation by each Purchasing respectively) 2.1.4 Phân hệ bán hàng/ Sales Module: 2.1.5 Tạo đơn đặt hàng/ Create Sales Order: Vào Quản lý bán hàng \ Đơn đặt hàng \ Mới \ Khai