61 nhấn vào Edit để hiệu chỉnh dữ liệu và Close để đóng hộp thoại. Tiếp tục bước 4 Bước 4: Trong mục Write your letter. Để đưa nội dung các trường cần trộn vào thư, click chọn nơi cần đưa nội dung vào rồi chọn More items… chọn tên trường tương ứng rồi click insert. Tiếp tục click vào Next để sang bước 5 Bước 5: click vào Next để sang bước cuối cùng Bước 6: Hộp thoại sau sẽ xuất hiện. Chọn Edit Individual letters… Xuất hiện hộp thoại Merge to New Document Click nút OK để bắt đầu trộn tập tin chính và tập tin dữ liệu. Sau khi trộn các văn bản ta có thể dùng lệnh File \ Print để in ra máy in. Mỗi một giấy mời sẽ được in bắt đầu từ một trang mới. Tên tập tin văn bản sau khi trộn có tên ngầm định là Letters1, ta có thể ghi vào đĩa với tên khác.  Vuihoc24h.vn 62 PHỤ LỤC 2: KỸ THUẬT LÀM ĐỀ TÀI/TIỂU LUẬN Làm tiểu luận là một trong những công việc mà người sinh viên phải thực hiện trong quá trình học tập tại trường đại học. Để làm tốt tiểu luận, cần phải nắm được các yêu cầu của tiểu luận. Phần này sẽ trình bày một kỹ năng cần thiết cho việc soạn thảo tiểu luận mà chưa được trình bày trong các giáo trình MS Word thông thường như : Sử dụng Style, tạo đề mục (Heading), tạo mục lục (Table of Contens), tạo chú thích (Foonote/Endnote), tạo Header/Footer, tạo tham chiếu chéo (Cross Reference), Tìm kiếm và thay thế trong văn bản, Ngoài ra, khi soạn thảo tiểu luận, cũng cần phải áp dụng một số kỹ năng khác (Chọn các kiểu chữ tiếng Việt; gõ phím tiếng Việt; sao chép, xóa, di chuyển các nhóm chữ hay các đoạn văn bản; định dạng trang in; chèn hình ảnh; vẽ biểu đồ, sơ đồ; v.v) có trong giáo trình. I. Sử dụng Style “Normal” Style là một tập hợp các đặc tính định dạng, có thể sử dụng style để định dạng một cách nhanh chóng một nhóm đoạn văn hay một thành phần nào đó trong văn bản. Để áp dụng một style nào đó vào một đoạn văn bản, hãy đánh dấu đoạn văn bản đó và chọn style mong muốn trong hộp Style. Có thể tạo mới, xóa, sửa style. Tuy nhiên, phần này chỉ trình bày việc sửa và áp dụng style “Normal”. Style “Normal” được áp dụng cho các đoạn văn bản bình thường trong văn bản, vì vậy cần phải sửa chữa các định dạng trong style “Normal” theo đúng qui định của tiểu luận để không phải sửa chữa định dạng nhiều lần. Hãy làm các thao tác : Format => Styles and Formatting => nhấn nút phải chuột vào style “Normal” =>Modify => Format, sau đó :  Bấm chuột vào mục Font để chọn kiểu chữ TIMES NEW ROMAN, cỡ chữ 13, chọn “Normal” ở mục Font style. Vuihoc24h.vn 63  Bấm chuột vào mục Paragraph để chọn Alignment là “justified”, Line spacing là “1.3lines”. Ngoài ra có thể chọn một số mục khác tùy ý. Chú ý : Đừng đánh dấu  vào mục Automatically update. II. Tạo hệ thống đề mục Có thể dùng nhóm Heading styles để định dạng hệ thống đề mục trong văn bản, Heading 1 dùng cho đề mục cấp 1, Heading 1 dùng cho đề mục cấp 2, Việc sửa chữa các style “Heading” giống như sửa chữa style “Normal”. Để lựa chọn cách đánh số phù hợp với tiểu luận, trong hộp thoại sửa chữa style “Heading ”, hãy chọn Format => Numbering => Outline Numbered => Chọn kiểu đánh số => Customize => sửa chữa theo ý muốn. III. Tạo mục lục Với việc dùng các style “Heading ” để tạo hệ thống đề mục, có thể tạo mục lục một cách tự động theo các bước sau :  Bấm chuột để dấu nháy đứng vào vị trí định tạo mục lục.  Insert => Reference => Index and Tables => Table of Contents  Hãy chọn các mục cần thiết, trong đó mục Show level chỉ số cấp đề mục được hiện lên trong bảng mục lục.  Chọn mục Modify => TOC => Modify => để sửa chữa định dạng các dòng của mục lục (Style TOC ). Vuihoc24h.vn 64 Trong quá trình soạn thảo tiểu luận, hệ thống đề mục có thể bị di chuyển, thay đổi, do đó cần phải cập nhật mục lục. Để làm điều này, hãy bấm chuột vào mục lục rồi nhấn phím F9. Cũng có thể sửa chữa bằng tay hình thức của mục lục. IV. Tạo chú thích Để tạo các chú thích, hãy thực hiện các bước sau :  Bấm chuột để đưa dấu nháy vào vị trí định tạo chú thích.  Insert => Reference => Footnote  Tại mục Location, chọn Footnote nếu muốn ghi chú thích ở cuối mỗi trang, chọn Endnote nếu muốn ghi chú thích ở cuối tiểu luận hay cuối mỗi section (ví dụ, cuối mỗi chương).  Hãy chọn cách đánh số thích hợp tại các mục còn lại trong hộp thoại. Định dạng của chỉ số chú thích đặt tại style “Footnote Reference”, định dạng của dòng chú thích đặt tại style “Footnete Text”. Để sửa chữa, hãy bấm chuột vào chỉ số hoặc dòng chữ của một chú thích, chọn Format => Styles and Formatting => nhấn nút phải chuột vào hộp formatting of selected text rồi sửa chữa style. oOo Vuihoc24h.vn 65 PHỤ LỤC 3: IN TÀI LIỆU Để in ấn được tài liệu, ta thực hiện các bước sau: Bước : Vào menu File – Print… Bước : Name: Chọn tên máy in cần in Bước : Page range, chọn phạm vi in - All: in toàn bộ tài liệu hiện hành - Current Page: Chỉ in một trang văn bản hiện hành - Selection: chỉ in văn bản đang được chọn - Pages: in theo số trang lựa chọn bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu phẩy để phân cách các trang rời rạc, dùng dấu “–” để in các trang liên tiếp. Bước : Number of copies, chọn số bản in Bước : OK oOo Vuihoc24h.vn 66 BÀI TẬP TỔNG HỢP Vuihoc24h.vn 67 Vuihoc24h.vn 68 Vuihoc24h.vn 69 Vuihoc24h.vn 70 Vuihoc24h.vn . trình học tập tại trường đại học. Để làm tốt tiểu luận, cần phải nắm được các yêu cầu của tiểu luận. Phần này sẽ trình bày một kỹ năng cần thiết cho việc soạn thảo tiểu luận mà chưa được trình. nhanh chóng một nhóm đoạn văn hay một thành phần nào đó trong văn bản. Để áp dụng một style nào đó vào một đoạn văn bản, hãy đánh dấu đoạn văn bản đó và chọn style mong muốn trong hộp Style xóa, sửa style. Tuy nhiên, phần này chỉ trình bày việc sửa và áp dụng style “Normal”. Style “Normal” được áp dụng cho các đoạn văn bản bình thường trong văn bản, vì vậy cần phải sửa chữa