Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực.DOC

Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực

Lời mở đầu

đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng và luôn luôn tồn tại trong tất cả các tổ chức, là quá trình phức tạp và chịu nhiều ảnh hởng bởi tình cảm của con ngời vì nó dựa trên sự đánh giá chủ quan của ngời đánh giá kể cả khi tổ chức đã xây dựng và sử dụng một hệ thống các tiêu chuẩn khách quan trong thực hiện công việc Bản chất chủ quan của ĐGTHCV chính là nguyên nhân của rất nhiều loại lỗi thờng phạm phải trong quá trình đánh giá dẫn đến tình trạng làm sai lệch các ý kiến đánh giá về tình hình làm việc của ngời lao động, giảm động lực làm việc và dẫn đến các vấn đề khác trong quản lý nhân sự Do đó, vấn đề đặt ra đối với mọi tổ chức là xây dựng và quản lý một hệ thống đánh giá có tác dụng hoàn thiện sự thực hiện công việc của ngời lao động và phát triển ngời lao động.

Tình huống

Hùng là trởng phòng sản xuất trong một công ty sản xuất bao bì nhựa Phòng Nhân sự vừa nhắc Hùng nộp kết quả đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên phòng sản xuất để họ kịp xét lơng và thởng cho năm nay.Thật l rách vià rách vi ệc, năm hết tết đến cũng là thời điểm bận rộn nhất trong năm của phòng sản xuất, anh còn bao nhiêu việc phải làm.

Hùng ngán ngẩm điền vào các mẫu đánh giá tổng hợp Rút kinh nghiệm từ mấy lần đánh giá trớc, anh quyết định xếp hầu hết nhân viên ở mức trung bình, làm nh vậy vừa nhanh vừa đỡ phiền toái Có hai nhân viên bị xếp ở mức dới trung bình vì tuần trớc họ lấy nhầm vật liệu làm hỏng cả một lô hàng, một nhân viên đợc xếp loại khá vì cô là ngời có tay nghề cao nhất và mọi ngời đều yêu mến cô

Những lần đánh giá trớc Hùng phải mất khá nhiều thời gian cân nhắc khi quyết định xếp loại nhân viên Thật là khó có thể xếp loại đợc một cách chính xác, ngời thì làm việc tốt nhng lại hay đi muộn, ngời thì năng suất cao nhng lại làm ra nhiều sản phẩm hỏng, ngời thì chu đáo, có trách nhiệm nhng lại chậm chạp Nhân viên hay so bì với nhau và cho rằng Hùng không công bằng Một số nhân viên đến gặp anh thắc mắc tại sao họ không đợc tăng lơng còn ngời kém họ lại đợc tăng lơng? Họ đa ra bằng chứng và nhiều khi Hùng cũng thấy là họ có lý còn anh lại chẳng đa ra đợc bằng chứng thuyết phục nào Những chuyện nh vậy khiến Hùng muốn phát điên.

ĐGTHCV đợc thực hiện trong công ty từ 3 năm trớc nhằm nâng cao năng suất lao động và ý thức trách nhiệm của nhân viên Các trởng phòng chức năng chịu trách nhiệm đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên dới quyền Việc đánh giá đợc thực hiện vào gần tết, tất cả những việc mà các trởng phòng cần phải làm là điền vào mẫu đánh giá tổng hợp.

Tuy nhiên, Hùng cho rằng việc đánh giá không đem lại bất cứ một lợi ích nào, thậm chí là ngợc lại Năng suất lao động của phòng sản xuất không đợc cải thiện, khi có vấn đề gì thì nhân viên đổi lỗi cho nhau, không ai chịu nhận trách nhiệm Những nhân viên bị đánh giá kém không chịu phấn đấu để làm việc tốt hơn mà lại tỏ thái độ thù nghịch với anh.

Vậy những nguyên nhân gì khiến phòng sản xuất không đạt đợc mục đích đề ra khi thực hiện đánh giá hiệu quả làm việc? Quy trình ĐGTHCV mà công ty thực hiện thiếu những bớc nào và điều đó ảnh hởng nh thế nào đến kết quả đánh giá? Hùng có thể sử dụng đánh giá hiệu quả làm việc nh một công cụ để giải quyết các vấn đề hiện tại không? Nếu có, Hùng cần làm gì?

Để làm rõ vấn đề trên ta đi phân tích các nội dung sau:

Nội dungI Quy trình đánh giá thực hiện công việc:

ĐGTHCV là sự đánh giá một cách hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công viêc (THCV) của ngời lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã đợc đề ra từ trớc và thảo luận về sự đánh giá với ngời lao động.

1 Các tiêu chuẩn thực hiện công việc:

Để đánh giá sự THCV đợc tốt, chúng ta cần đa ra những tiêu chí để ĐGTHCV và hoàn thành công việc cả về mặt số lợng cũng nh chất lợng Các tiêu chuẩn cần đợc xây dựng một cách hợp lý và khách quan, tức là phải phản ánh đ-ợc kết quả và hành vi cần có để thực hiện thắng lợi một công việc Do đó, yêu cầu đối với các tiêu chuẩn THCV là:

 Tiêu chuẩn phải cho thấy những gì ngời lao động cần làm trong công việc và cần phải làm tốt đến mức nào?

 Tiêu chuẩn phải phản ánh đợc một cách hợp lý các mức độ yêu cầu về số lợng và chất lợng của THCV, phù hợp với từng công việc.

Ví dụ nh: tiêu chuẩn thực hiên công việc của công nhân sản xuất bao bì

nhựa là: phải sản xuất đợc 200 sản phẩm/ngày, tỷ lệ phế phẩm phải dới 2%, thời gian làm việc: (sáng từ 7h30 đến 11h30, chiều từ 1h đến 5h Tuy nhiên ở đây, phòng sản xuất đã không đa ra đợc hệ thống tiêu chuẩn THCV, mà chỉ có một mẫu ĐGTHCV rất chung chung, không tập chung vào kết quả, hành vi hay đạo đức của ngời lao động, không thể hiện đợc doanh nghiệp mong đợi ở ngời lao động thực hiện cái gì và vì vậy rất khó để đánh giá (ngời thì làm việc tốt nhng lại hay đi muộn, ngời thì năng suất cao nhng lại làm ra nhiều sản phẩm hỏng, ngời thì chu đáo, có trách nhiệm nhng lại chậm chạp ) Vì không có tiêu thức cụ thể, không tập trung vào tiêu thức gì nên khi nhân viên thắc mắc Hùng không biết giải thích nh thế nào.

2 Đo lờng sự THCV theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn:

Đo lờng sự THCV là yếu tố trung tâm của đánh giá Cần so sánh việc THCV của nhân viên với những tiêu chuẩn mẫu Cần xác định cái gì cần đợc đo lờng trong công việc và đo bằng những tiêu thức nào Cần quyết định hệ thống đo lờng nên hớng vào việc sử dụng các kết quả công việc, hành vi hay phẩm chất của ngời lao động Thiết kế các phiếu đánh giá tuỳ thuộc vào bản chất của từng

Việc này đợc thực hiện thông qua một cuộc thảo luận chính thức giữa ngời lao động bộ phận và ngời lãnh đạo vào cuối kì đánh giá Đó là khâu xem xét lại toàn bộ tình hình THCV của ngời lao động, qua đó cung cấp cho họ các thông tin về tình hình THCV đã qua và các tiềm năng trong tơng lai của họ, cũng nh các biện pháp để hoàn thiện sự THCV của họ.

ở đây phòng sản xuất đã không thảo luận với nhân viên Vì vậy, nhân viên sẽ thắc mắc, thậm chí có thái độ thù nghịch với ngời đánh giá, từ đó sẽ làm thui

1 Yêu cầu đối với hệ thống ĐGTHCV:

 Tính phù hợp: hệ thống đánh giá phải phù hợp với mục tiêu quản lý, phục vụ đợc mục tiêu quản lý Đồng thời phải có sự liên quan rõ ràng giữa các yếu tố chủ yếu của công việc đã đợc xác định ở đây, công ty ĐGTHCV đã không chú trọng vào năng suất và hiệu quả công việc.

 Tính nhạy cảm: phải có công cụ đo lờng có khả năng phân biệt nhừng ngời hoàn thành tốt công việc và những ngời không hoàn thành tốt Nhng ở đây, phòng sản xuất đã không có công cụ đo lờng nên thờng mất khá nhiều thời gian cân nhắc quyết định xếp loại nhân viên mà vẫn không hiệu quả.

 Tính tin cậy: thể hiện sự nhất quán của đánh giá

 Tính đợc chấp nhận: hệ thống đánh giá phải đợc chấp nhận và ủng hộ bởi ngời lao động, nhng ở đây, nhân viên lại thắc mắc, hay so bì với nhau, gây tâm lý làm việc không tốt trong tổ chức và vì vậy làm việc sẽ không hiệu quả.

 Tính thực tiễn: các phơng tiện đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng với ngời lao động và ngời quản lý.

2 Các lỗi cần tránh trong đánh giá:

 Lỗi thiên vị: a thích một ngời lao động nào đó hơn những ngời khác.

 Lỗi xu hớng trung bình: ngời đánh giá ngại đơng đầu với thực tế, không muốn làm mất lòng ngời khác thờng có xu hớng đánh giá tất cả mọi ngời ở mức trung bình.

 Lỗi thái cực: ngời đánh giá tỏ ra quá nghiêm khắc hoặc quá dễ dãi trong đánh giá.

 Lỗi định kiến do tập quán văn hoá: ý kiến của ngời đánh giá có thể bị sai lệch do ảnh hởng của tập quán văn hoá của mình.

 Lỗi thành kiến: không a thích một tầng lớp hay một nhóm ngời lao động nào đó và không khách quan trong đánh giá.

 Lỗi do ảnh hựởng của sự kiện gần nhất: ý kiến của ngời đánh giá cũng có thể bị chi phối bởi những hành vi mới xảy ra nhất của ngời lao động.

 ở đây, Hùng đã mắc 2 lỗi, đó là:

 Lỗi xu hớng trung bình: anh quyết định xếp hầu hết nhân viên của mình ở mức trung bình, làm nh vậy vừa nhanh, vừa đỡ phiền toái Đây chính là nguyên nhân dẫn đến mất động lực làm việc của ngời lao động, do đó năng suất lao động không đợc cải thiện.

 Lỗi do ảnh hởng của sự kiện gần nhất: anh xếp hai nhân viên ở mức dới trung bình vì tuần trớc họ lấy nhầm vật liệu làm hỏng cả một lô hàng, một nhân viên đợc xếp loại khá vì cô là ngời có tay nghề cao nhất và mọi ngời đều yêu mến cô.

Sở dĩ có những lỗi nh vậy một phần cũng là vì :

 Hùng quá bận vì đây là thời điểm cuối năm anh còn biết bao nhiêu việc phải làm.

mắc của họ Hùng không thể giải thích đợc một cách thuyết phục.

anh không có tiêu thức cụ thể để đánh giá, không so sánh đợc các nhân viên với nhau, ngời nào tốt, ngời nào cha tốt, điểm mạnh yếu của từng ngời và không xếp đợc thứ hạng.

III Giải pháp của Hùng:

Để giúp Hùng trong tình huống này chúng tôi đa ra một số giải pháp sau:1 Hiện tại:

 Hùng phải xác định đợc tiêu thức ĐGTHCV của phòng là gì? : căn cứ vào hiệu quả THCV (chất lợng sản phẩm mà họ làm ra), thái

Hựng cần phải xõy dựng và quản lý một hệ thống ĐGTHCV riờng, chi tiết, cụ thể cho cỏc nhõn viờn trong phũng sản xuất của mỡnh.

Kết luận

Đánh giá thực hiện công việc là một công việc không hề đơn giản đối với một nhà quản lý Các kết quả đánh giá có ảnh hởng rất lớn đến việc xây dựng và phát triển đạo đức, thái độ lao động của ngời lao động và bầu không khí tâm lý-xã hội trong các tập thể lao động Đồng thời nó cũng ảnh hởng tới động lực làm việc của ngời lao động và các vấn đề khác trong quản lý nhân sự Chính vì vậy, Hựng cần phải xõy dựng một hệ thống ĐGTHCV riờng, cụ thể cho cỏc nhõn viờn trong phũng sản xuất của mỡnh.

I Quy trình đánh giá thực hiện công việc: 3

1 Các tiêu chuẩn thực hiện công việc: 3

2 Đo lờng sự THCV theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn: 4

3 Thông tin phản hồi đối với ngời lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực: 4

II Yêu cầu đối với hệ thống ĐGTHCV và các lỗi cần tránh trong đánh giá: 4

1 Yêu cầu đối với hệ thống ĐGTHCV: 4

2 Các lỗi cần tránh trong đánh giá: 5

III Giải pháp của Hùng: 6

1 Hiện tại: 6

2 Tơng lai: 6

Kết luận 7