Một số lưu ý cần tránh để kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn diễn ra thành công Lên kế hoạch tổ chức sự kiện là m ột nhiệm vụ khó khăn, ngay cả đối với những người có nhiều kinh nghiệm. Có một số sai lầm mà ngư ời tổ chức sự kiện thường gặp và c ần phải tránh nếu muốn giảm thiểu tối đa những rủi ro và sự kiện diễn ra thành công. Lựa chọn địa điểm không thích hợp Ph ần lớn ngân sách của bạn có khả năng để chi cho các địa điểm, do đó, việc lựa chọn một địa điểm tốt nhất là r ất quan trọng. Khi bạn đang cân nhắc lựa chọn của mình, hãy chắc chắn rằng bạn có bảng dự trù kinh phí đ ầy đủ và hoàn chỉnh từ việc thuê phòng họp, phục vụ ăn uống v à các chi phí phát sinh khác. Và điều quan trọng hơn hết là bạn nên ki ểm tra tất cả các chi phí tiềm năng trước khi cam kết một địa điểm. Thông thường, những ngư ời chịu trách nhiệm lập kế hoạch một sự kiện thường gặp khó khăn và sai lầm khi so sánh giữa các lựa chọn ưu tiên. Dựa vào kinh nghiệm từ các sự kiện trước v à bản phân tích chi phí cũng như rủi ro để bảo đảm tất cả các chi phí phát sinh có thể có và sự so sánh này sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Các thông điệp và mục tiêu không rõ ràng Tất cả các sự kiện cần phải có mục tiêu rõ ràng để thu hút và gây ấn tư ợng cho đối tác, nhà tài trợ cũng như những người tham dự. Đây là m ột trong những yếu tố quan trọng và mang tính quy ết định. Chẳng hạn, khi tổ chức sự kiện trình diễn thời trang tóc. Đầu tiên, cần phải xác định chủ đề và m ục đích của chương trình. Chẳng hạn như tập trung vào việc giới thiệu các ki ểu tóc thông qua các người mẫu. Hay là bao g ồm cả kĩ năng trang điểm, hội thảo về kĩ năng cắt tóc, cuộc thi giữa các nhà tạo mẫu tóc chuyên nghi ệp, hay các buổi tạo kiểu tóc miễn phí và các quầy hàng của nhà cung c ấp bán các sản phẩm về tóc. Bạn phải chắc chắn rằng các thông điệp và mục tiêu là rõ ràng và nhất quán. Thất bại trong việc chia sẻ thông tin Trong một vài trường hợp, có thể ngư ời ta không nhất thiết phải biết tất cả mọi thứ nhưng việc chia sẻ thông tin rộng rãi để tiếp cận đúng đối tư ợng mục tiêu là rất quan trọng nếu bạn muốn sự kiện diễn ra thành công. Bạn nên chia sẻ mục tiêu của sự kiện với tất cả những người có li ên quan từ việc cung cấp các sản phẩm và d ịch vụ (bao gồm cả các công ty phục vụ, các chuyên gia, các quan chức và nhân sự chủ chốt tại địa điểm). Một kế hoạch mang tính chiến lược sẽ giúp bạn tránh những sai lầm không đáng có. Nếu những người khác đang tham gia vào việc phát triển và th ực hiện kế hoạch này, họ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách gi ải thích những chi tiết quan trọng cho các đối tác. Không kiểm tra cẩn thận Tất cả các chi tiết phải được kiểm tra liên tục và liên tục. Điều này đ ặc biệt quan trọng khi mà các dịch vụ với các nhà cung cấp dịch vụ đ ã được đặt trước khi sự kiện xảy ra nhiều tháng. Các dịch vụ đư ợc đặt đúng thời điểm sẽ giúp bạn có được giá hợp lý và cạnh tranh. Tuy nhiên, b ạn không thể lường trước được hết các rủi ro vì v ậy cần phải kiểm tra thật cẩn thận từ các chi tiết nhỏ như: trang thiết bị âm thanh ánh sáng, ngư ời mẫu, MC, PG …. Đi ều đó sẽ giúp bạn kịp thời nắm bắt những khó khăn của đội và đưa ra biện pháp giải quyết kịp thời. Đừng để vẻ ngoài che mắt bạn Đọc tất cả mọi thứ kỹ lưỡng, và điều này bao g ồm các bản in đẹp! Bạn đang thiết lập cho mình (và công ty của bạn) cho rủi ro tài chính có thể xảy ra vì vậy mọi thứ cần được cam kết và ghi thật rõ rang, chi tiết trong h ợp đồng. Tất nhiên, các đối tác bạn chọn là những người đã có m ối quan hệ hợp tác tốt với bạn và uy tín được đặt lên hang đầu nhưng không th ể thoả thuận miệng dù bạn và đối tác có thân đến mức nào đi nữa. Các văn bản và h ợp đồng không chỉ là cơ sở đánh giá chất lượng sự kiện mà còn là cơ s ở pháp lý khi có bất kỳ rủi ro nào xảy ra. Chọn sai nhà cung cấp Trước khi đặt phòng và các đối tác cung cấp dịch vụ (chẳng hạn nh ư các công ty thuê xe sự kiện, giải trí, các công ty phục vụ, vv), bạn nên ki ểm tra chất lượng từ mọi nguồn thông tin mà bạn có thể tiếp cận và th ật tốt khi có thể tham khảo từ những người đã từng sử dụng chúng. Bạn có thể học đư ợc rất nhiều từ kinh nghiệm của người khác và khi gặp phải tình huống t ương tự, kinh nghiệm đó sẽ nhắc nhở bạn và rất có ích để bạn tham khảo. Các đối tác, khách hàng của bạn hoàn toàn không bi ết ai cung cấp dịch vụ cho bạn. Vì vậy, những sai sót từ khâu trang trí, thực đơn … sẽ làm gi ảm uy tín của bạn chứ không phải nhà cung cấp. Cho nên hãy làm nghiên c ứu kỹ lưỡng và cẩn thận, đồng thời mọi thứ cần cam kết rõ rang bằng văn bản v ì uy tín và danh tiếng của bạn phụ thuộc vào nó. Chương trình không thú vị Đổi mới và sáng tạo là cực kỳ quan trọng dù ở bất kỳ trường hợp nào, bạn cần phải làm người tham gia cảm thấy ấn tượng và hào hứng. Nội dung nghèo nàn sẽ buộc khách mời của bạn phải ra về với một ấn tượng tiêu cực và họ mỗi khi nghĩ đến sự kiện thất bại này họ sẽ nghĩ ngay đến bạn. Vì vậy, hãy chắc chắn bạn xây dựng các hoạt động độc đáo, kích thích và thú vị để tối đa hoá sự thành công của sự kiện. . Một số lưu ý cần tránh để kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn diễn ra thành công Lên kế hoạch tổ chức sự kiện là m ột nhiệm. nghiệm. Có một số sai lầm mà ngư ời tổ chức sự kiện thường gặp và c ần phải tránh nếu muốn giảm thiểu tối đa những rủi ro và sự kiện diễn ra thành công. Lựa