Kỹ thuật xây dựng và quản lý các dự án Nông nghiệp Muốn có dự án được chấp nhận phải viết thuyết minh dự án đúng với yêu cầu, biểu mẫu của nhà tài trợ, phải viết một cách rõ ràng, mạch lạc, có tính thuyết phục. Muốn thế phải thu thập thông tin, phải nhắm sức mình, hiểu nhà tài trợ và chương trình mà mình muốn tham gia và cuối cùng là phải hình dung rõ ràng về những điều cơ bản nhất của dự án, trong đó quan trọng nhất là m ục tiêu của dự án. - Một đề tài, dự án khoa học và công nghệ phải thỏa mãn nhiều yêu cầu, tiêu chí khác nhau, trong đó hai tiêu chí cơ bản nhất, có tính quyết định là tính sáng tạo, tính mới hay tính khoa học và tính lợi ích hay tính thực tiễn. - Tính sáng tạo, tính mới hay tính khoa học có nhiều mức độ, tuỳ thuộc và phạm vi xem xét là quốc tế, quốc gia hay địa phương. Ngoài ra, còn phải hiểu tính mới theo đối tượng, phương pháp nghiên cứu. Một đề tài, dự án sử dụng phương pháp nghiên cứu cũ cho đối tượng mới hay phương pháp mới cho đối tượng cũ đều là có tính mới, tính khoa học. Tiêu chí hai về tính lợi ích được đặt ra để hạn chế những nghiên cứu rất khoa học, rất mới nhưng sẽ không (hoặc chưa) đưa lại lợi ích gì cho cộng đồng, cho địa phương. Khi đề xuất một đề tài, dự án người đề xuất cần tự trả lời câu hỏi là kết quả của đề tài, dự án sẽ đem lại lợi ích gì, cho ai. - Các vấn đề khoa học và công nghệ có nguồn gốc từ thực tiễn và trở lại phục vụ thực tiễn. Bản đề xuất là khởi đầu cho đời sống của một đề tài, d ự án khoa học và công nghệ. Muốn đề xuất được chấp nhận, bản đề xuất cần thoả mãn các tiêu chí cơ bản nhất, tuân thủ những bước đơn giản nhưng cần thiết. Khó khăn và phức tạp hơn là viết thuyết minh đề tài, dự án khoa học và công nghệ. Đó là nội dung của phần tiếp theo. 1. Một số lưu ý khi viết đề xuất đề tài/ dự án khoa họ c và công nghệ - Đề xuất là khâu đầu tiên và quan trọng trong đời sống của các đề tài, dự án khoa học và công nghệ. Là phần tóm tắt của thuyết minh đề tài, dự án sau này, nên bản đề xuất cần được viết ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc và quan trọng nhất là đủ thông tin. Nếu cần thiết nên gửi kèm theo bản đề xuất các tài liệu liên quan với tư cách là phụ lục. Đối tượng mà bản đề xuấ t (hay tác giả của các bản đề xuất) cần thuyết phục là hội đồng khoa học và công nghệ chuyên ngành xác định nhiệm vụ đưa vào quyết định danh mục nhiệm vụ khoa học và công nghệ hàng năm của địa phương hay của chương trình. - Việc đặt tên cho đề tài, dự án tương lai là hết sức quan trọng, vì nó phản ánh một cách đầy đủ nhất, cô đọng nhất cả mục tiêu, tính chất lẫ n nội dung của đề tài, dự án. Trong bản đề xuất có hai phần cần lưu ý là phần đặt vấn đề, lý do hay tính cấp thiết phải thực hiện đề tài, dự án và mục tiêu. 1.1 Các tiêu chí của một mục tiêu Các mục tiêu có các tiêu chí riêng của nó. Khi trình bày/ viết mục tiêu trong bản đề xuất dự án hoặc thuyết minh dự án cũng cần tuân thủ các tiêu chí đó. Người ta sử dụng quy tắc SMART để đánh giá xem m ục tiêu đã được diễn đạt đúng hay chưa. 1.2 Những lỗi thường gặp với các mục tiêu a) Không SMART - Không đặc thù - Không đo lường được - Không khả thi - Không chú ý đến các lĩnh vực ưu tiên của các nhà tài trợ qua các thông báo của họ hay không nghiên cứu kỹ các tài liệu, thông tin có liên quan. - Không có lộ trình tức là không xác định các mốc tính thời gian. b) Cách trình bày - Có một số lỗi thường gặp khi trình bày, diễn đạt các mục tiêu của dự án. - Lỗi thường gặp nhất của các bản đề xuất và các bản thuyết minh dự án là lẫn lộn các mục tiêu với các hoạt động (nội dung) hoặc với kết quả trung gian. Nhiều mục tiêu viết liền nhau, không phân định rạch ròi, làm cho người đọc khó theo dõi. Khi viết liền mạch như vậy rất dễ xảy ra tình trạng các mục tiêu ở các thứ bậc khác nhau (mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể, mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn, …) không phân biệt được, không xác định được các mục tiêu cụ thể. - Lỗi hay gặp trầm trọng nhất dẫn đến những bất hợp lý ở chỗ này, chỗ kia là quan hệ giữa mục tiêu của dự án với các yếu tố khác là không lô gic. Có mục tiêu nhưng thiếu các hoạt động để đạt được mục tiêu đó. Hoặc có hoạt động nhưng thiếu đầu vào cần thiết để triển khai hoạt động … 1.3 Ứng dụng kỹ thuật Các kỹ thuật cơ bản cho rất nhiều hoạt động nhóm, trong đó có xây dựng và thẩm định các dự án khoa học và công nghệ. Đó là: a) Kỹ thuật động não - Động não là kỹ thuật tự do liệt kê những ý tưởng, thường được sử dụng trong làm việc nhóm, nhưng cũng có thể sử dụng khi cá nhân làm việc độc lập. Kỹ thuật động não được sử dụng khi cần lấy ý kiến của tập thể về một vấn đề nào đó. - Kết quả của kỹ thuật này là thu được một loạt ý tưởng mà một người không thể nghĩ ra hết (trong thời gian ngắn) đề cập đến mọi khía cạnh của vấn đề sau khi tập hợp ý kiến của nhóm (hoặc các nhóm). b) Kỹ thuật từ khoá Từ khoá là từ chính/ quan trọng nhất trong một ý tưởng, một cụm từ, một đoạn văn bản, một bài viết, đại diện cho ý tưởng, cụm từ hay đoạn văn, thậm chí cho một bài viế t. Từ khoá dùng để: (1) tìm kiếm các bài viết trên các trang web, (2) thảo luận nhóm, (3) chuẩn bị nhanh đề cương và ghi chép (trong cuộc họp), (4) ghi biên bản các cuộc họp/ hội thảo. c) Kỹ thuật xếp hạng Dùng để sắp xếp thứ tự ưu tiên, lựa chọn phương án, thường dùng khi làm việc nhóm, nhưng vẫn có thể dùng được khi làm việc cá nhân. d) Kỹ thuật SWOT - Hiện nay, kỹ thuật SWOT được sử dụng mộ t cách phổ biến để phân tích bối cảnh một ngành hay một địa phương trong quá trình xây dựng chiến lược, kế hoạch dài hạn, quy hoạch tổng thể hoặc một dự án có quy mô lớn. - Phân tích SWOT để nắm được bối cảnh là quan trọng, nhưng quan trọng hơn là trên cơ sở các điểm mạnh, yếu, cơ hội và thách thức đã nhận diện được để định ra chiến lược, ph ương cách nắm bắt thời cơ để phát huy các thế mạnh, vượt qua nhưng điểm yếu; sử dụng tối đa các thế mạnh, khắc phục các điểm yếu để chủ động nắm bắt thời cơ, hạn chế các nguy cơ, thách thức. e) Kỹ thuật khung logic - Một trong những lỗi thường gặp của bản dự án là tính không lô gíc giữa các yếu tố mục tiêu, các hoạt động hướng đến mục tiêu và các kết quả (hay sản phẩm) dự kiến và các đầu vào. Để tránh được các lỗi này, hiện nay, trên thế giới đã có những công cụ giúp các nhà tư vấn, các chủ đầu tư kiểm soát được tính lô gíc nội tại của dự án. - Phươ ng pháp tiếp cận khung logic (Logic Framework Approach – LFA) do USAID (Tổ chức Hỗ trợ Phát triển Hoa Kỳ) đưa ra lần đầu tiên cuối những năm 1960, được hoàn thiện theo thời gian và hiện đang được sử dụng rộng rãi. LFA là cấu trúc lô gíc hay quan hệ lô gíc giữa các mục tiêu, kết quả, hoạt động, chỉ thị, các giả định về các điều kiện cần thiết để thực hiện một dự án. LFA là phương pháp, công cụ phân tích, trình bày và điều hành, quản lý dự án cho các nhà tư vấn xây dựng, quản lý và giám sát, đánh giá dự án. Khung lô gíc cho thấy các yếu tố chính của dự án liên kết với nhau như thế nào, nhân tố chính nào liên quan đến thành công của dự án và ảnh hưởng đến cấu trúc của nó, chỉ thị nào giúp đo lường khách quan tiến trình hoạt động và các yếu tố của dự án. Khung lô gíc giúp phân tích hiện trạng trong quá trình hoạch định các hoạt động (đưa ra các phương án khác nhau và l ựa chọn), thiết lập mối quan hệ có tính thứ bậc lô gíc giữa các mục tiêu và các phương tiện để đạt được mục tiêu, xác định được các rủi ro có thể xảy ra, chỉ ra phương cách giám sát và đánh giá các kết quả (output) và hiệu quả (outcome) của dự án, trình bày một cách cô đọng các hoạt động của dự án dưới dạng một thể thức chuẩn. LFA giúp cho nhà tài trợ xem xét và phê duyệt dự án thông qua kiểm nghiệm tính lô gíc nội t ại của nó. g) Các giả định và rủi ro - Bất kỳ dự án nào cũng bị những yếu tố bên ngoài tác động vào, rất khó dự báo hết và không ai kiểm soát được - Nguy cơ, rủi ro nào đã được xem xét ? Cần có điều kiện nào để cải thiện triển vọng thành công ? Giả định đặc biệt này phải được thoả mãn trước khi bắt đầu dự án, thí dụ, việc tuân thủ các chính sách bảo tồn đa dạng sinh học của quốc gia hoặc quốc tế đối với các dự án phục hồi môi trường. - Khả năng và mức độ đáp ứng thấp hoặc không thoả mãn các giả định là các rủi ro của dự án. Các rủi ro có hai loại: khách quan (thiên tai, biến động giá cả thị trường, hối đoái…) và chủ quan (năng lực thấp hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm của người thực hiện). - Để có cơ sở cho giám sát và đánh giá dự án cần có các chỉ thị (indicator) đo lường định lượng hoặc xác định chất lượng. Ở tất c ả các thứ bậc trong khung lô gíc (mục tiêu tổng quát, mục tiêu cụ thể, kết quả, hoạt động, đầu vào) đều có các chỉ thị. 2. Viết thuyết minh đề cương đề tài/dự án khoa học và công nghệ - Để viết hay, viết đúng một bản thuyết minh dự án chúng ta phải chuẩn bị, cụ thể là chúng ta phải thu thập thông tin, hình thành và xác định ý tưởng. Khi hình thành ý tưởng về một dự án nào đó bạn hãy suy nghĩ , cân nhắc, tìm hiểu để: (1) hiểu rõ tại sao bạn viết và bạn gửi bản đề xuất hoặc bản thuyết minh dự án đó cho ai, (2) nắm được những thông tin cơ bản nhất về nhà tài trợ – là người mà bạn sẽ gửi bản đề nghị dự án đến cho họ, (3) hiểu chính mình (và tổ chức của mình): mặt mạnh, mặt yếu, những thành công, thất bại, khả năng qu ản lý tài chính, quản lý dự án nói chung, và (4) hình dung rõ về dự án tương lai: nội dung, các mục tiêu và toàn bộ quá trình triển khai thực hiện. - Hiểu chính mình là nội dung quan trọng, mà khi viết thuyết minh dự án người viết đã phải biết rồi. Cần cho nhà tài trợ biết (1) anh (tổ chức của anh) là ai (tư cách pháp nhân, sứ mệnh và chiến lược, vai trò trong tổ chức lớn hơn, đội ngũ, đặc biệt là đội ngũ sẽ thực hiện d ự án), (2) điểm mạnh, yếu của anh, cơ hội và thách thức đối với anh (phải sử dụng kỹ thuật phân tích SWOT), những thành tích đã đạt được trong lĩnh vực liên quan đến dự án. - Hiểu bối cảnh. Thông thường các nhà tài trợ nhận được rất nhiều yêu cầu tài trợ. Vì vậy khi trình bày bối cảnh thúc đẩy hình thành dự án phải phù hợp với quan tâm của các nhà tài trợ. Nếu bối cảnh của dự án không phù hợp với nhà tài trợ này thì phả i tìm kiếm nhà tài trợ khác. Phân tích bối cảnh cũng tức là nêu lý do, sự cần thiết phải thực hiện dự án. Thông thường, cuối phần phân tích bối cảnh bao giờ cũng quy về một vấn đề cần giải quyết. Đó chính là sự cần thiết của dự án hay lý do trình dự án cho nhà tài trợ. - Hình dung về dự án tương lai. Rõ ràng là, muốn viết thuyết minh dự án cần phải hình dung rõ về dự án tương lai, cầ n tiên lượng hết các công việc, kết quả, các thuận lợi, khó khăn, lực lượng sẽ huy động (thông thường, Trung tâm Ứng dụng không thể có đủ chuyên gia về mọi lĩnh vực, trong trường hợp đó phải huy động thêm ai, trình độ nào, ở đâu). Nội dung có tính thuyết phục cao nhất, nhưng lại rất hay bị bỏ qua (có thể không phải do người viết, mà do hướng dẫn của cơ quan quản lý hoặc bi ểu mẫu thuyết minh dự án không được giải thích rõ ràng) là lý do phải đề xuất và thực hiện dự án hay sự cần thiết phải thực hiện dự án. Thông qua trình bày bối cảnh nảy sinh vấn đề mà dự án sẽ giải quyết, và nhấn mạnh vấn đề đó là gì, mục tiêu của dự án là gì và tiến trình dự kiến để đạt được các mục tiêu đề ra… - Tóm lại là: Muốn có dự án (tiền để thực hiện dự án và trả lương cho người của Trung tâm) phải có dự án được chấp nhận. Muốn có dự án được chấp nhận phải viết thuyết minh dự án đúng với yêu cầu, biểu mẫu của nhà tài trợ, phải viết một cách rõ ràng, mạch lạc, có tính thuyết phục. Muốn thế phải thu thập thông tin, phải nhắm sức mình, hiểu nhà tài trợ và chương trình mà mình muốn tham gia và cuối cùng là phải hình dung rõ ràng về những điều cơ bản nhất của dự án, trong đó quan trọng nhất là mục tiêu của dự án.  . Kỹ thuật xây dựng và quản lý các dự án Nông nghiệp Muốn có dự án được chấp nhận phải viết thuyết minh dự án đúng với yêu cầu,. một dự án. LFA là phương pháp, công cụ phân tích, trình bày và điều hành, quản lý dự án cho các nhà tư vấn xây dựng, quản lý và giám sát, đánh giá dự án.