Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WORD 2007 Thật vậy, Office 2007 “lột xác” hình thức lẫn nội dung mà chắn bạn phải tốn nhiều thời gian tìm hiểu Tuy nhiên làm chủ phần mềm bạn cảm thấy cơng việc văn phịng trở nên nhẹ nhàng trước nhiều bố cục chương trình xếp lại hợp lý, công cụ hỗ trợ tự động sẵn sàng giúp đỡ bạn, tính đáp ứng tốt nhu cầu bạn Làm quen với giao diện Trong Word 2007, bạn khơng cịn thấy menu lệnh phiên trước mà thay vào hệ thống “ribbon” với thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) nút lệnh (Command button) Các nút lệnh có liên quan đến gom vào nhóm, ví dụ nút chọn font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân gom vào nhóm Font Nhiều nhóm có chung tác vụ lại gom vào thẻ Bạn để ý, góc bên tay trái có nút hình trịn , có tên Microsoft Office Button Nhấn nút xuất bảng lệnh tương tự menu File phiên Word trước, bao gồm lệnh: New, Open, Save, Print Quick Access Toolbar công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh đến nút lệnh thường dùng Bạn nhấn chuột vào nút mũi tên cuối bổ sung thêm nút lệnh bạn hay dùng khác vào công cụ cách đánh dấu chọn vào Sử dụng phím tắt để mở thẻ, nút lệnh ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Ngồi phương pháp nhấn chuột, bạn sử dụng phím tắt để truy cập đến thẻ, nút lệnh cách nhanh chóng Rất đơn giản, giữ phím Alt giây, xuất chữ thẻ, bạn nhấn tiếp chữ thẻ muốn mở, thẻ kích hoạt Bây nút lệnh lại xuất loạt chữ để bạn kích hoạt với cách tương tự Tạo tài liệu Tương tự Word 2003, phím tắt để tạo tài liệu Word 2007 Ctrl+N Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document Tạo tài liệu từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn New Nhấn Installed Templates, sau chọn mẫu cài vào máy hay chọn mẫu từ Microsoft Office Online (yêu cầu có kết nối Internet để tải về) Nhấn nút Create để tạo tài liệu từ mẫu chọn Mở tài liệu có sẵn máy Tương tự Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn Ctrl+O Bạn vào Microsoft Office Button , chọn Open ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Lưu tài liệu Phím tắt để lưu tài liệu Ctrl+S (giống Word 2003) Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button , chọn Save Nếu file tài liệu trước chưa lưu lần nào, bạn yêu cầu đặt tên file chọn nơi lưu Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As (phím tắt F12, tương tự Word 2003) Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở trước Mặc định, tài liệu Word 2007 lưu với định dạng *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn quen thuộc Với định dạng này, bạn mở Word 2003 trở trước không cài thêm chuyển đổi Để tương thích mở Word 2003 mà khơng cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document) Muốn Word 2007 mặc định lưu với định dạng Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Trong Word 2003 có tính mặc định lưu theo định dạng (dĩ nhiên khơng có định dạng Word 2007) Để truy cập tính tương ứng Word 2003, bạn vào menu Tools > Options > thẻ Save > chọn định dạng mục Save Word files as > OK Giảm thiểu khả liệu chương trình bị đóng bất ngờ Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm liệu, bạn nên bật tính lưu tự động theo chu kỳ Cũng hộp thoại Word Options, chọn mục Save bên trái, đánh dấu check vào Save AutoRecover information every, sau nhập số phút tự động lưu vào ô bên cạnh Nhấn OK Lưu tài liệu với định dạng PDF/XPS Một tính có Word 2007 khả lưu tài liệu với dạng file *.PDF *.XPS Có lẽ bạn quen thuộc với định dạng PDF Còn XPS? Tương tự PDF, XPS (XML Paper Specification) loại file điện tử có bố cục cố định, đảm bảo file xem mạng hay đem in giữ lại xác phần định dạng bạn cần, liệu file không dễ thay đổi ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Để lưu xuất sang định dạng PDF/XPS, trước hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ Microsoft Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập vào http://r.office.microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS hay http://tinyurl.com/y32j78 làm theo hướng dẫn để cài đặt Cài xong bạn lưu tài liệu lại với dạng PDF/XPS cách nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As, chọn PDF or XPS Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu Có lẽ bạn quen thuộc với hộp Zoom công cụ Standard Word 2003, giúp phóng to hay thu nhỏ tài liệu với nhiều tùy chọn Cịn Word 2007, cơng cụ nằm đâu? Bạn đưa mắt xuống góc bên phải cửa sổ, trạng thái thấy trượt Zoom Bạn việc kéo trượt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ tài liệu Xác lập chế độ phóng lớn / thu nhỏ đặc biệt Trong thẻ View, nhóm Zoom, nhấn 100% để đưa tài liệu kích cỡ Cũng nhóm Zoom, nút One Page cho phép bạn hiển thị vừa trang hình, nút Two Pages hiển thị trang, cịn Page Width chế độ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng hình Nhấn nút Zoom cho nhiều tùy chọn Xem tài liệu chế độ Full Screen Reading Ở Word 2003, bạn xem tài liệu giống xem sách (2 trang đối diện nhau, chiều rộng hình tận dụng tối đa để đọc ghi vào tài liệu cách dễ dàng) Cách thực hiện: vào menu View – Reading Layout ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS Trong thẻ Developer, nhóm Protect, nhấn nút Protect Document, sau chọn Restrict Formatting and Editing Trong khung Protect Document, bên Editing restrictions, đánh dấu chọn Allow only this type of editing in the document Trong combo box bên dưới, chọn Filling in forms Bên Start enforcement, nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection Để đặt mật khẩu, không cho người dùng gỡ bỏ chế độ bảo vệ, nhập vào mật ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 75 Hồ Anh Thắng - LỚP ĐKTĐ2A – Học viện KTQS ô Enter new password (optional) xác nhận lại mật bên Bây bạn gửi file tài liệu cho người dùng đánh dấu chọn vào, sau họ lưu lại gửi lại cho bạn Rất hữu ích bạn muốn thực thăm dị khảo sát qua e-mail HAT-BW Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com ĐT: 0985545854 - Mail: nguoidixayhokego2003@gmail.com Page 76 ... tạo tài liệu Word 2007 Ctrl+N Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document Tạo tài liệu từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn... hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ Microsoft Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập vào http://r .office. microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS hay http://tinyurl.com/y32j78 làm theo... cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document) Muốn Word 2007 mặc định lưu với định