GIÁO TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH BẢO QUẢN TÀI LIỆU Mục lục Lên kế hoạch bảo quản là gì? Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản Khảo sát đánh giá các nhu cầu về bảo tồn Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản Lập kế hoạch bảo quản: thư mục chọn lọc Những vấn đề cần quan tâm trong công tác bảo quản về việc thiết kế toà nhà lưu trữ: thư mục chọn lọc Nguồn thông tin Sherelyn Ogden Thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và các hội bảo tồn lịch sử không chỉ có nhiệm vụ thu thập, diễn giải và trưng bày các tư li ệu có giá trị minh chứng lịch sử mà còn có trách nhiệm bảo quản lâu dài, đ ảm bảo an ninh và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận các tư liệu đó. Hiệp hội bảo tàng Mỹ đã nhận thức được trách nhiệm này. Hiệp hội này đã chỉ ra trong “Các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp của ngành bảo tàng” trong đó chỉ rõ cơ quan bảo tàng phải đảm bảo “các tư liệu mà bảo tàng quản lý phải được bảo vệ, không làm mất mát, không bị gây trở ngại, được theo dõi sát sao và được bảo quản tốt”. Bảo quản là một phần không thể thiếu được trong nhiệm vụ của một cơ quan văn hoá, do đó việc lên k ế hoạch bảo qu ản phải l à m ột bộ phận trong tổng thể kế hoạch mang tính chiến lược của công tác này. + Lên kế hoạch bảo quản là m ột quá trình đòi hỏi phải xác định các yêu cầu chung và cụ thể đối với việc bảo vệ các tư liệu đã thu thập được, việc này đòi hỏi phải xác định được các trường hợp cần ưu tiên, và cũng phải định rõ được các nguồn vốn để thực hiện công việc. + Mục đích chính của việc lên kế hoạch là xác định được một quy trình hoạt động cho phép cơ quan đó lập được một chương trình bảo quản cho cả hiện tại và tương lai. + Hơn nữa, quá trình này còn giúp cho các cơ quan xác định rõ những việc phải làm và những việc không bao giờ nên làm, nhờ đó vốn tài liệu có thể được sử dụng một cách hợp lý. L ập kế hoạch bảo quản d ài h ạn Kết quả của quá trình lập kế hoạch là việc thiết lập được một kế hoạch bảo quản dài hạn thể hiện bằng văn bản. Đó là một tư liệu quan trọng mà bất cứ một cơ quan nào cũng cần phải có. + Một kế hoạch bảo quản dài hạn phải phác thảo được những yêu cầu bảo quản của cơ quan và phải vạch ra được một quy trình hoạt động để đáp ứng được những yêu cầu của việc thu thập tư liệu. + Kế hoạch đó đưa ra một khuôn mẫu để thực hiện những mục tiêu đề ra và những trường hợp cần ưu tiên theo một cách thức hợp lý và hiệu quả; nó là công cụ để đạt được những việc cần nhất trí làm trước trong một giai đoạn đã định. Kế hoạch đó giúp duy trì sự liên tục và tính nhất quán theo thời gian của m ột ch ương tr ình b ảo quản. + Kế hoạch này phải thể hiện được vai trò và tầm quan trọng của công tác bảo quản, giúp thấy được bảo quản là một công việc có vị trí ngang với các công việc như thu thập tư liệu, diễn giải và nghiên cứu. + Kế hoạch là một sự trợ giúp quan trọng trong việc đảm bảo những nguồn vốn cần thiết để hỗ trợ thực hiện những việc cần làm. + Kế hoạch ghi lại những hoạt động bảo quản trong hiện tại và quá khứ, cũng như những nỗ lực trong tương lai của cơ quan. Kế hoạch bảo quản cần phải phù h ợp với các biện pháp quản lý trọng yếu khác của cơ quan, chẳng hạn như các chủ trương về quản lý thu thập tư liệu. Kế hoạch bảo quản không nên được soạn thảo một cách tách biệt mà nên được soạn trên cùng m ột khung tham chiếu áp dụng cho tất cả các kế hoạch và chủ trương về thu thập tư liệu. Khung tham chiếu này là phương hướng hoạt động của cơ quan. Mọi chủ trương và các vấn đề quản lý phải được thực hiện phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của cơ quan và phải được hiểu cũng như thực thi trong khuôn khổ của nó. K ế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu và phải bao quát được toàn bộ các nguồn tư liệu của cơ quan. Sự kết hợp toàn bộ các nguồn tư liệu thu thập được vào bản kế hoạch là vô cùng thiết yếu đối với việc thúc đẩy sự hiểu biết đầy đủ trong việc ưu tiên xây dựng kế hoạch bảo quản dài hạn. Ngoài ra , sự kết hợp như vậy sẽ tạo ra sự liên kết giữa các hoạt động bảo quản với các chương trình kế hoạch mang tính chiến lư ợc khác. Một kế hoạch bảo quản có hiệu quả là một kế hoạch thiết thực và kh ả thi. Một kế hoạch nằm ngo ài khả năng thực hiện và chi trả của c ơ quan là một kế hoạch vô dụng. Trong khi kế hoạch cần phải đưa ra tất cả những yêu cầu bảo quản thì nó cũng cần phải chú ý đến các bước có thể đạt được nhờ nguồn vốn sẵn có hoặc huy động được (ví dụ như nh ờ các khoản viện trợ hoặc gây quỹ) Kế hoạch của từng cơ quan là khác nhau. Có những kế hoạch dài hạn, phức tạp và chi tiết, lại có những kế hoạch ngắn gọn và đơn giản. Tuy nhiên, tất cả mọi kế hoạch đều phải dựa trên kết quả khảo sát đánh giá nhu cầu của từng cơ quan. Khảo sát đánh giá nhu cầu Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính then chốt đối với việc lập kế hoạch bảo quản và phải được tiến hành trước khi soạn thảo kế hoạch. Kế hoạch bảo quản dựa trên các nhu c ầu của c ơ quan và các ho ạt đ ộng đặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó. Những thông tin này phải được đưa vào các báo cáo khảo sát. Nhiều cơ quan chỉ có báo cáo khảo sát xem xét các nhu cầu đối với các tư liệu thu thập được nói chung. Đối với một số cơ quan có nhiều hệ thống t ư liệu và các nhu cầu lên kế hoạch phức tạp thì cần thiết phải có thêm những khảo sát đề cập đến những khó khăn cụ thể hoặc những yêu cầu về các tư liệu cụ thể hoặc các loại tư liệu khác nhau. Vì khảo sát là bộ phận quan trọng để cơ quan căn cứ vào đó mà lên kế hoạch bảo quản, cho nên tiến hành các khảo sát đáp ứng được yêu cầu lập kế hoạch của cơ quan là điều vô cùng quan trọng. + Khảo sát phải đánh giá được các chủ trương, việc thực hiện và các điều kiện của cơ quan có ảnh hư ởng đ ến công tác bảo quản các t ư li ệu lưu trữ. + Khảo sát phải nêu được tình tr ạng chung của toàn bộ các tư liệu lưu trữ, phải chỉ ra được những gì cần làm để cải thiện tình trạng đó, cũng như bằng cách nào để bảo quản các tư liệu đó lâu dài. + Khảo sát cũng phải xác định đư ợc các yêu cầu bảo quản c ụ thể, phải đề xuất được các hoạt động đáp ứng được yêu cầu đó và ưu tiên thực hiện các hoạt động đã được đề xuất đó. Toàn bộ toà nhà lưu trữ vốn tư liệu cũng cần phải được khảo sát. Cần phải xác định cho được những rủi ro đối với vốn tư liệu thu thập, phải tính đến các yếu tố như môi trường, bảo quản, an ninh, vấn đề sử dụng, trông coi, xử lý bảo quản, các chủ trương và việc thực hiện. Cũng cần lưu ý rằng bản thân tòa nhà dùng [...]... hoá tính Bảo quản phục chế đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường cần đến các chuyên gia có chuyên môn cao, do đó bảo quản phục chế rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập Bất cứ một quy trình lên kế hoạch nào cũng phải đưa ra được một chương trình có sự kết hợp của hai tiêu chí trên Phương pháp lập kế hoach Việc lập kế hoạch bảo quản cần... phương pháp lên kế hoạch chiến lược đạt quy chuẩn Hơn nữa, cần phải phát triển một hệ thống các công cụ chuyên biệt để giúp các nhân viên bảo tàng, nhân viên lưu trữ và các nhân viên thư viện đánh giá được các yêu cầu về bảo quản và định ra các chuẩn ưu tiên để phục vụ yêu cầu đó Tài liệu thực hành “ Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài hạn” của Trung tâm bảo quản tư liệu Đông Bắc có... toàn bộ các tài liệu đề cập đến vấn đề này: 1 Tầm quan trọng của nội dung mà các tài liệu hoặc ấn phẩm này đề cập đến là gì? Các tài liệu này có giá trị chủ yếu mang tính địa phương, toàn bang, cục bộ, toàn quốc hay quốc tế? 2 Các tài liệu ấn phẩm này có liên quan gì đến các tài liệu cùng chủ đề đang lưu trữ tại thư viện? 3 Các tài liệu này có liên quan gì đến các tài liệu cũng cùng đề tài ở các thư... ở các thư viện khác? 4 Thông tin trong các tài liệu này là duy nhất hay sao chép lại thông tin đã được ghi chép, phát hành hoặc lưu giữ tại các thư viện khác? 5 Cơ sở thư viện có cam kết sẽ tiếp tục thu thập tài liệu về đề tài này không? 6 Tại sao lại cần phải đầu tư vào việc bảo quản các tài liệu này hơn là thu thập các tài liệu mới? 7 Việc phá huỷ các tài liệu này có ảnh hưởng gì đến việc minh chứng... của cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện và phải thể hiện rõ việc thu thập tư liệu đã giúp gì cho các mục tiêu đó Việc bảo quản tài sản của một cơ quan lưu trữ, bảo tàng và thư viện được chia theo hai tiêu chí Tiêu chí thứ nhất là bảo quản dự phòng, loại bảo quản này chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tư liệu nói chung Tiêu chí thứ hai là các biện pháp bảo quản phục chế nhằm sửa... giai đoạn Công tác bảo quản dự phòng Khi chuyển từ việc thu thập thông tin và lên kế hoạch chương trình bảo quản sang việc xác định các ưu tiên và thực hiện, cần ghi nhớ trách nhiệm đầu tiên của nhà quản lý là đảm bảo rằng toàn bộ các tư liệu ấn phẩm lưu trữ có thời hạn sử dụng lâu nhất Điều này hoàn toàn đúng vì không có một lý do nào khác ngoài việc bảo toàn vốn đầu tư vào các tài liệu lưu trữ của... các tư liệu, mỗi cơ quan phải đo và ghi lại nhiệt độ, độ ẩm tương đối để thấy được sự dao động về nhiệt độ và độ ẩm trong ngày và trong năm Có thể nhận được hỗ trợ xác lập chương trình giám sát này qua chương trình dịch vụ trong lĩnh vực bảo quản của địa phương, qua các thư viện của bang có chương trình bảo quản hoặc qua các thư viện của các trường đại học gần đó có ban quản lý về công tác bảo quản Hỗ... liên hệ với trung tâm bảo quản về các thông tin liên quan đến các chương trình dịch vụ trong lĩnh vực này của địa phương Tiến sĩ Margaret Child Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học liên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản mang tính thực hành Thực ra quá trình này tương tự như... trích dẫn một cách dễ dàng Báo cáo là công cụ để soạn thảo các kế hoạch bảo quản; nó phải chứa đựng các thông tin dễ hiểu và dễ sử dụng Sẵn sàng hỗ trợ Các chương trình dịch vụ trong lĩnh vực này của địa phương luôn sẵn sàng hỗ trợ các cơ quan văn hoá về tất cả các khía cạnh liên quan đến việc lập kế hoạch bảo quản Các chương trình này tài trợ các hội thảo, tiến hành đánh giá các yêu cầu chung và tiến... quan đã hoàn tất việc đánh giá yêu cầu cho việc soạn thảo các kế hoạch dài hạn Hiệp hội các thư viện nghiên cứu đã đưa ra “Chương trình lên kế hoạch bảo quản Các chương trình này mặc dù nhằm vào các thư viện nghiên cứu và có ý định được thực hiện dưới sự hỗ trợ tư vấn của các nhà quản lý công tác bảo quản có kinh nghiệm, nhưng các chương trình này cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích cho việc . GIÁO TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH BẢO QUẢN TÀI LIỆU Mục lục Lên kế hoạch bảo quản là gì? Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản Khảo. một cách hợp lý. L ập kế hoạch bảo quản d ài h ạn Kết quả của quá trình lập kế hoạch là việc thiết lập được một kế hoạch bảo quản dài hạn thể hiện