GIÁO TRÌNH QUI TRÌNH BẢO QUẢN TÀI LIỆU Mục lục Hướng dẫn đóng sách thư viện Làm vệ sinh bề mặt giấy Sửa chữa đồ tạo tác bằng giấy Duỗi và làm phẳng giấy bằng cách làm ẩm Phương pháp bao kín bằng phim pô-li-ét-te sử dụng băng dính hai mặt Cách làm khung và bản lề Xử lý bảo quản đối với những công trình nghệ thuật và vật tạo tác trên giấy không đóng thành tập Cách xử lý bảo quản đối với tài liệu đóng thành tệp có giá trị Lựa chọn và làm việc với người làm công tác bảo quản Sherelyn Ogden - Trư ởng bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota Sách có giá trị khác nhau và được sử dụng khác nhau, do vậy cần lựa chọn cách đóng thích hợp khi chúng bị rách nát. Đóng lại sách thư viện là một hình thức phổ biến hơn cả. Đây là một sự lựa chọn hay nếu như lấy vấn đề kinh tế và tính bền làm mục tiêu. Việc làm này phù hợp với những cuốn sách có ý nghĩa đặc biệt quan trọng về mặt thông tin mà nó chứa đựng và không có giá trị như những vật thể. Sách có ý nghĩa tạo tạc hoặc có tính liên hợp ngo ài giá trị về mặt thông tin cần được gửi tới chuyên gia bảo quản để xử lý. Mục tiêu của việc đóng sách thư viện đã thay đổi qua nhiều năm. Trước đây, người đóng sách thư viện cố gắng đưa ra cách đóng chắc chắn, kinh tế và thuận lợi cho việc phục vụ. Tuy nhiên, khi người làm công tác thư viện và người sử dụng bắt đầu chú ý tới chất lượng thẩm mỹ của tài liệu thư viện và trở nên quan tâm tới việc mở rộng cuốn sách và các vấn đề sao chụp có liên quan tới việc khâu vắt, mục tiêu của việc đóng sách đã được mở rộng. Năm 1984 Jan Merill – Oldham xác định các dặc tính cần có khi đóng sách như sau: (1) Đóng s ách ph ải thuận lợi cho vi ệc bảo quản, giảm thiểu việc thay đổi trang bản gốc; (2) đóng sách không được làm hư hại tới văn bản gốc và rút ngắn tuổi thọ; (3) tài liệu được đóng phải mở được dễ dàng trong khoảng 180 độ để thuận lợi cho việc sao chụp tránh làm hỏng tài liệu; (4) tài liệu được đóng phải giữ được ở trạng thái mở khi đặt trên một mặt phẳng như v ậy bạn đọc tự do cả hai tay để ghi chép được dễ dàng (1). Ngày nay, khả năng mở rộng và can thiệp tối thiểu cũng như tính bền và giá thành thấp là những mục tiêu hàng đầu của nghề đóng sách thư viện. Kết quả của việc mở rộng mục tiêu này là ấn phẩm sửa đổi Chuẩn mực đóng sách thư viện (Library Binding Institute Standard for Library Binding). ấn phẩm Standard thứ 8 này bao gồm thay đổi về thông số tài liệu và kỹ thuật nhằm phản ánh nhận thức cao hơn về tầm quan trọng của việc sử dụng tài liệu có chất lượng lưu trữ và hợp thức hóa, hoàn thiện các phương thức đóng sách. Phiên bản cập nhật về chuẩn mực này hiện nay đang đư ợc Tổ chức Chuẩn mực Thông tin Quốc gia phối hợp với Viện Đóng sách mở rộng. Chúng ta không nghĩ rằng sẽ có sự khác biệt lớn so với ấn phẩm Standard thứ 8. ấn phẩm thứ 8 được căn cứ trên giả thiết là người đọc có kiến thức về tài liệu, xử lý tài liệu, máy móc và thuật ngữ được d ùng trong ngành đó ng sách thư vi ện v à có th ể lựa chọn đ ư ợc một cách thích hợp trong số những cách thức đang có (2). Bạn đọc chủ yếu của ấn phẩm này là những người đóng sách thư viện. Để đáp ứng nhu cầu của người l àm công tác thư viện về vấn đề giải thích, trao đổi và bối cảnh lịch sử, cuốn sách A Guide to the Library Binding Institute Standard for Library Binding đã được chuẩn bị. Cuốn Guide này nhằm tạo điều kiện để bạn đọc có thể sử dụng chuẩn mực này một cách thuận lợi nhất (3). Khi ký hợp đồng đóng sách thư viện, cần phải tuân thủ theo cả Standard và Guide. Các hợp đồng ký kết với người đóng sách thư viện cần phải nói rõ phương pháp và tài liệu thích hợp cho kho sách của thư viện. Hợp đồng cần phải chi tiết tới mức tối đa. Hai hợp đồng mẫu đư ợc đăng trong Recource Guide: Managing a Library Binding Program. Mặc dầu cần tham khảo Standard và Guide, song số lượng đóng sách giới hạn khi ký hợp đồng l à bao nhiêu thì lại không thành vấn đề vì điều này đôi khi không nói cụ thể được. Trong những cơ quan nhỏ có số lượng sách đóng ít, thời gian làm việc của nhân viên rất chặt chẽ và kiến rhức của nhân viên về đóng sách có giới hạn. Những cơ quan như thế này bao gồm bảo tàng nhỏ, các hiệp hội lịch sử và địa danh lịch sử. Hư ớng dẫn d ư ới đây đ ư ợc đ ưa ra đ ể đáp ứng nhu cầu của những cơ quan này, nhằm mục đích giúp đỡ những người làm công tác thư viện trong việc qui định rõ công tác đóng sách để có thể đạt được chuẩn mực cơ bản và tránh được hư hỏng. Cũng cần phải nhớ rằng tất cả các nguyên tắc đều có trường hợp ngoại lệ và như vậy có những cuốn sách không thích hợp với các hướng dẫn này. Trong một số trường hợp, hướng dẫn này có thể gây ra chi phí đóng sách cao hơn nhiều lần so với mức bình thường vì phải bỏ nhiều thơig gian, công sức và sự chú tâm đặc biệt. Tuy nhiên chi phí cao này không phải là cản trở đối với những cơ quan có số lượng sách đóng nhỏ. Một số người làm công tác đóng sách khi được hỏi đã cho biết rằng cơ quan của họ sẽ tiến hành những biện pháp như vậy nếu như họ được yêu cầu. Bạn có thể cần kiếm một người đóng sách mà thực sự quan tâm đến loại công việc này. Để chọn một người đóng sách, nên chọn người được đào tạo từ Library Binding Institute. Bằng cách lựa chọn này, bạn có thể yên tâm rằng người đóng sách quen thuộc với các bước cũng như là xu hướng hiện tại và kỹ thuật mới. + Người đóng sách không được xén các mép của sách trừ phi bị hư hỏng hoặc các trang chưa đựơc cắt. Việc bảo qu ản gờ l à c ần thiết, không một điều lệ n ào v ề cắt xén đảm bảo rằng trang ảnh gấp, hình ảnh và văn bản in lệch ra ngoài cạnh của trang giấy sẽ không bị xén + Cần bảo quản các trang dễ rách và các t ập đặc biệt bằng cách khâu lại. Tập nào cần thì đóng lại bìa. Nếu một cuốn sách quan trọng bị hư hỏng nặng, yêu cầu đóng lại cuốn sách bằng cách khâu gáy xử dụng đường khâu ban đầu nếu như có thể. Đây là cách lựa chọn tốn kém . Một cách làm khác là làm h ộp đựng sách thay thế. Những cuốn sách không thể đóng hoặc khâu lại qua gáy cần phải đư ợc đóng bằng cách dán keo đôi thì tốt hơn là khâu gáy sách. Người đóng sách có thể được quyền tự quyết định khi nào thì c ần khâu gáy sách (thường là vì cuốn sách dày và nặng). Tuy nhiên kỹ thuật này không nên dùng thường xuyên. Nếu như thường xuyên phải dùng cách này, cần xin ý kiến của nhà tư vấn, người có thể đánh giá được quyết định của người đóng sách. + Về việc sửa chữa trang giấy, nên sử dụng loại băng dính có chất keo dính tổng hợp chuyên dùng cho giấy, chỉ cần miết nhẹ không gây tổn hại cho giấy, chứ không nên dùng loại băng dính gia dụng dành cho nhựa. Mặc dù việc sử dụng giấy Nhật Bản và sửa chữa bằng việc dán hồ bột là một phương thức bảo quản chuẩn mực, việc cần thiết sửa ch ữa theo cách n ày đ òi h ỏi tr ình đ ộ kỹ thuật cao, thể hiện tính cấp bách của đóng sách bảo quản. Hỏi người đóng sách chất liệu gì sẽ được sử dụng cho việc sử chữa và nếu bạn không chắc chắn về chất lượng, hỏi người bảo quản xem chất liệu này có phù hợp không? Hãy nhớ rằng băng dính sửa chữa không phù hợp với các sách có ý nghĩa tạo tác hoặc (associational) mà chỉ dành cho các sách có giá tr ị về mặt thông tin mà nó chứa đựng. + Trong quá trình đóng sách cần sử dụng các chất liệu bền, ổn định về mặt hóa học.Vấn đề dáng chú ý nhất là trang lót, trang giấy này đựơc nhập liền sát trang đầu tiên và trang cuối cùng của sách. Trang lót phải có tính kiềm và đạt tiêu chuẩn ANSI Z-39.48-1992. Yêu cầu người đ óng sách trả lại nhãn sách hoặc bất kỳ cái gì đáng quan tâm. + Yêu cầu người đóng sách gọi bạn khi có vấn đề gì liên quan đến chất liệu hoặc cách thức. Mỗi một tập sách đã được đóng khi trả lại thư viện phải được kiểm tra nhằm đảm bảo rằng chất lượng công việc đạt tiêu chuẩn, đáp ứng được thông số kỹ thuật. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì sản phẩm chất lượng cao. Hướng dẫn đối với việc kiểm tra chất lượng tài liệu đã được đóng có trong A Guide to the Library Binding Institute Standard for Library Binding. Chú thích 1. Jan Merrill- Oldham, “Binding for Research Libraries”, The New Library Scene (August 1984): 1,4-6. 2. Paul A. Parisi and Jan Merrill-Oldham, eds., Library Binding Institute Standard for Library Binding, 8th ed. (Rochester, NY: Library Binding Instutute, 1986). Foreword. 3. Jan Merrill-Oldham and Paul Parisis, Guide to the Library Binding Institute Standard for Library Binding, (Chicago and London: American Library Association, 1990), VII 4. Jan Merrill-Oldham, Managing a Library Binding Program, Jutta Reed-Scott, Series ed. (Wasington, DC: Association of Research Libraries, Preservation Planning Program, 1993). Lời cảm ơn Tác giả xin chân thành cảm ơn s ự giúp đỡ của Jan Merrill – Oldham, Paul Parisis và Robert deCandido trong việc chuẩn bị bài hướng dẫn kỹ thuật này Sherelyn Ogden - Trưởng Bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota Khi nào thì lau chùi Mặc dù không cần thiết làm sạch bụi hoặc vết bẩn trên những tờ giấy cũ, xong lau chùi thường sẽ làm cho diện mạo của vật tạo tác đẹp hơn. Lau chùi cũng có thể sẽ l àm mất đi một số chất mà có thể gây hư hại cho giấy. Thuật ngữ lau chùi đề cập đến một loạt cách thức bảo quản. Một trong những cách đơn giản nhất là lau bề ngoài hoặc lau khô. Việc làm này được thực hiện bằng một bàn chải mềm hoặc một hỗn hợp tẩy. Nếu như đó là vết bẩn trên bề mặt thĩ việc xử lý bề mặt khô có thể cung cấp mọi lau chùi cần thiết. Giấy cũng có thể được lau bằng nước. Đặt vật tạo tác trong nước là cách thông thường nhất để lau chùi bằng nước, nhưng cũng có những cách xử lý bằng nước mà không cần phải nhúng vào nước. Cách lau chùi phức tạp nhất là sử dụng hóa chất. Hai dạng cơ bản có sử dụng tác nhân tẩy trắng hoặc dung môi hữu cơ. Các phương thức lau chùi này, đặc biệt là cách sử dụng chất tẩy trắng rất thích hợp khi bề mặt của vật tạo tác có ý nghĩa quan trọng. Một người [...]... được tương đối nếu không cầm vào tài liệu đó quá nhiều hoặc nó được gói trong phim pô-li-ét-te Xen lu lô za mêtyl tồn tại tốt trong vài tuần và không cần chất bảo quản Các bước bảo quản Tách dải băng bảo quản Đối với công việc bảo quản cần phải có cạnh sách mềm mại nhằm tăng khả năng kết dính và ngăn cho giấy không bị rách ở những chỗ phải bảo quản Để tách dải băng bảo quản, kẻ những đường nước sạch... đè trọng lượng lên vật thể cho tới khi khô Một vài loại tài liệu có thể làm khô theo chồng và đặt giấy thấm giữa từng tài liệu Có thể các bước làm này không loại bỏ hoàn toàn nếp nhăn trên giấy Không nên hy vọng vật tạo tác sẽ phẳng lì Mục đích của xử lý này là làm cho tài liệu phẳng đủ để lưu trữ Tài liệu đọc thêm Alper, Diana “ Trải phẳng tài liệu bằng giấy đã bị cuộn hoặc gấp như thế nào” (How to... http://www.universityproducts.com Lời cảm ơn Tác giả xin chân thành cảm ơn sự đóng góp của các nhân viên NEDCC những năm qua trong quá trình chuẩn bị bài hướng dẫn kỹ thuật này Mary Todd Glaser - Giám đốc Bộ phận Bảo quản Giấy, Trung tâm Bảo quản Tài liệu Đông Bắc Vật thể bằng giấy như bản đồ, áp phích và tài liệu rất khó sử dụng nếu như chúng bị cuộn hoặc gấp lại trong một thời gian dài Một vài loại giấy mềm dẻo có thể... R.Brown đã minh họa trong bài này Sherelyn Ogden - Trưởng bộ phận Bảo quản, Minnesota Historical Society Phương pháp bao kín là một kỹ thuật đơn giản với mục đích là bảo vệ tài liệu không bị sờn, rách và bụi Tài liệu được cất giữa hai tấm phim pô-li-ét-te trong, mép được dán kín bằng băng dính hai mặt Sau khi được bọc kín, thậm chí tài liệu thuộc loại giấy giòn cũng có thể được sử dụng một cách an toàn... số nhà bảo quản khuyến cáo rằng không để bất kỳ một cái gì tiếp xúc với chất bắt sáng trong quá trình làm phẳng và làm khô chỉ đè trọng lượng lên ảnh Lau chùi Khi đã kiểm tra khẳng định không có sự có mặt của chất hòa tan trong nước đồng thời cần đảm bảo rằng tài liệu đã sạch sẽ Lau chùi là việc làm cần thiết bởi vì sự ẩm ướt có thể làm vết bẩn bám chặt vào giấy Mặc dù việc lau chùi toàn bộ tài liệu. .. và đặt lên chỗ rách Nếu như đó là tài liệu một mặt, hãy bảo quản ở mặt trái Giấy nhẹ hơn có xu hướng bị rách khi quết hồ vào Vì lý do này mà việc dùng những dải băng không dài quá 2 inch là dễ nhất Đối với những chỗ rách dài, có thể dùng vài dải băng ngắn xếp nối đuôi nhau Thao tác những dải băng mỏng, ướt khi bảo quản đòi hỏi phải thực hành nhiều Một khi băng bảo quản đã được đặt vào vị trí, hãy trải... được để trong tủ lạnh, đậy kín hoặc tích trữ ở nơi khô, lạnh Nếu làm như vậy nó chỉ giữu được khoảng 1 tuần hoặc ít hơn Một số nhà bảo quản gợi ý cho thêm chất bảo quản Tuy nhiên chất bảo quản được dùng ở đây lại rất độc Nên làm hồ với số lượng ít thì tốt hơn là dùng chất bảo quản và tích trữ nó trong khoảng thời gian dài Nếu hồ chuyển màu, mốc hoặc có mùi chua thì phải bỏ ngay đi Bỏ đi nếu như các đốm... hoặc tập ra Hãy làm khô nó trong tình trạng cuộn, sau đó gói lại và nhờ chuyên gia bảo quản duỗi thẳng sau Các nhà bảo quản đã dùng chất kháng nấm trong khoang làm ẩm để ngăn chặn mốc Tuy nhiên chất kháng nấm nguy hiểm cho sức khỏe Do vậy ai không được đào tạo hoặc không có bảo vệ hô hấp thì không nên sử dụng Mở tài liệu và làm phẳng Bỏ vật thể đã được làm mềm ra, đặt chúng lên giấy thấm khô và mở... Một khi băng bảo quản đã được đặt vào vị trí, hãy trải một tấm giấy không có silic hoặc pô-li-ét-te (Reemay, Hollytex) lên trên Đập nhẹ lên chỗ bảo quản Làm khô trang giấy bảo quản Nếu có thể, đè trọng lượng lên chỗ bảo quản trong khi chờ khô Việc làm này đảm bảo sự kết dính tốt và tránh cho giấy khỏi bị cong Công việc đè trọng lượng có thể được tiến hành như sau: trước tiên đặt một miếng giấy báo hoặc... làm phim ảnh , đặt ở chế độ từ thấp đến trung bình để đẩy nhanh quá trình làm khô Không được để bàn là dán tiếp xúc trực tiếp với tài liệu Đặt một miếng giấy không có pôliette vào giữua bàn là và tài liệu Là cho tới khi khô (10-20 giây), sau đó đè trọng lượng lên trên trong vài phút để làm phẳng Chú thích Nhiều người làm công tác bảo quản giấy chuẩn bị hồ trong lò vi sóng chỉ khi nào lượng hồ cần ít . GIÁO TRÌNH QUI TRÌNH BẢO QUẢN TÀI LIỆU Mục lục Hướng dẫn đóng sách thư viện Làm vệ. lề Xử lý bảo quản đối với những công trình nghệ thuật và vật tạo tác trên giấy không đóng thành tập Cách xử lý bảo quản đối với tài liệu đóng thành