KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP HÀ NỘI.DOC

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP HÀ NỘI

Phần I:

Khái quát chung về đặc điểm quản lý, hoạt động kinhdoanh của công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp

Hà Nội

1.1) Lịch sử hình thành và phát triển của công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tông hợp Hà Nội

Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội có tiền thân là Liên hiệp các hợp tác xã tiểu thủ công nghiệp Hà Nội Theo chủ trơng đổi mới và để thích nghi với cơ chế thị trờng, theo nghị quyết 16/NQ của Bộ chính trị và nghị quyết số 146/HĐBT của Hội Đồng Bộ Trởng thực hiện việc giải thể Liên hiệp hợp tác xã tiểu thủ công nghiệp, ngày 18/12/1989 UBND thành phố Hà Nội đã ra quyết định số 591/QĐ-TC chuyển Liên hiệp hợp tác xã tiẻu thủ công nghiệp Hà Nội thành Liên hiệp sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội trên cơ sở tiếp nhận, tổ chức lại lao động, cơ sở vật chất, nguồn vốn… của của Liên hiệp hợp tác xã tiểu thủ công nghiệp Theo quyết định này Liên hiệp sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu Hà Nội là một tổ chức kinh tế tập thể có t cách pháp nhân và thực hiện chế độ hạch toán kinh tế Từ năm 1989 đến năm 1993, đây là Liên hiệp xuất nhập khẩu tổng hợp mạnh nhất trực thuộc UBND thành phố Hà Nội, có hoạt động trên mọi lĩnh vực xuất nhập khẩu Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là: sắt, thép, phân bón, hoá chất, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất… của Các mặt hàng xuất khẩu chính là hàng hoá nông lâm sản, khoáng sản, nguyên vật liệu thô, các mặt hàng tiểu thủ công nghiệp… của Tuy nhiên, nhìn chung trong giai đoạn này Liên hiệp vẫn chủ yếu kinh doanh theo chỉ tiêu pháp lệnh, đơn đặt hàng, hạn ngạch do nhà nớc cấp, khả năng tự chủ thấp, cơ cấu và bộ máy tổ chức còn cồng kềnh, hiệu quả cha cao.

Năm 1993, công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đợc thành lập theo quyết định số 528/QĐ/UB ngày 29 tháng 1 năm 1993 của UBND thành phố Hà Nội với tên gọi ban đầu là Công ty sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội trực thuộc Liên hiệp sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội Theo quyết định này, công ty là doanh nghiệp nhà nớc có dầy đủ t cách pháp nhân và hạch toán độc lập, đợc mở tài khoản tại các ngân hàng kể cả tài khoản ngoại tệ và đợc sử dụng con dấu riêng theo quyết định của nhà nớc Cũng theo quyết định thành lập này, công ty có số vốn kinh doanh ban đầu là 1564,5 triệu đồng, bao gồm:

- Vốn cố định là 550,7 triệu đồng - Vốn lu động là 1013,8 triệu đồng Trong đó:

- Vốn ngân sách nhà nớc cấp : 1552,5 triệu đồng

- Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 12,0 triệu đồng

Đến ngày 30 tháng 8 năm 1993, UBND thành phố Hà Nội lại ra quyết định số 3236/QĐ/UB đổi tên công ty thành tên chính thức hiện nay là Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội ( có tên viết tắt là HAPROSIMEX) + Trụ sở chính đặt tại 22 phố Hàng Lợc – quận Hoàn Kiếm – Hà Nội

+ Đăng ký kinh doanh số 109194 do Uỷ ban kếa hoạch nhà nớc cấp ngày 10/09/1993.

+ Điện thoại: 8267708 + Fax: (844)8264014

Trong những buổi đầu thành lập, công ty đã gặp phải không ít khó khăn cả về khách quan lẫn chủ quan Đó là do việc phải chuyển đổi từ một cơ quan hành chính bao cấp sang thành đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập cùng với cơ sở vật chất nghèo nàn lạc hậu, đội ngũ công nhân viên cha quen với công việc sản xuất kinh doanh mới cộng với việc thanh tra kiểm tra kéo dài… của Bên cạnh đó là những khó khăn do việc các thị trờng xuất nhập khẩu truyền thống nh Liên Xô và các nớc Đông Âu có nhiều xáo trộn, trong khi thị trờng Tây Âu và khu vực châu á tuy có mở rộng nhng vẫn còn rất mới Trong tình hình đó, toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty đã đoàn kết phấn đấu vừa sắp xếp lại tổ chức, vừa duy trì hoạt động kinh doanh và từng bớc tháo gỡ những vớng mắc về tài sản, về vốn, về tổ chức quản lý … của Từ đó cồng ty đã nâng cao đợc kết quả hoạt động kinh doanh, từng bớc mở rộng thị trờng Đợc sự quan tâm chỉ đạo của thành uỷ, UBND thành phố Hà Nội cùng các cơ quan chức năng kết hợp với sự năng động sáng tạo của ban giám đốc và tập thể cán bộ công nhân viên, công ty đã đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của mình không ngừng phát triển với tốc độ năm sau cao hơn năm trớc Đến nay công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội dẫ là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu của thành phố Hà Nội cũng nh của cả nớc, với tốc độ tăng trởng bình quân là 25%/năm Công ty đã có tích luỹ, đầu t chiều sâu, mở rộng ngành nghề và đa dạng hoá mặt hàng, mở rộng thị trờng xuất nhập khẩu với nhiều nớc trên thế giới, nâng cao hiệu quả kinh doanh Hiện nay, công ty đã có chỗ đứng vững chắc trên thơng trờng và có tiềm năng phát triển lớn mạnh hơn.

1.2) Chức năng nhiệm vụ của công ty

1.2.1/ Chức năng:

- Tổ chức các cơ sở sản xuất may mặc, dệt len, lắp ráp xe máy,gia công chế biến nông lâm sản và các hàng hoá khác để xuất khẩu và làm dịch vụ xây dựng

- Xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng thủ công nghiệp, công nghiệp, hàng nông lâm, hải sản, khoáng sản

- Nhập khẩu vật t nguyên liệu, thiết bị phụ tùng, phơng tiện để phục vụ cho các ngành sản xuất và nhập khẩu hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu cuả thị tr-ờng

- Nhận uỷ thác xuất khẩu và nhập khẩu cho các doanh nghiệp trong nớc và quốc tế, tham gia liên doanh, liên kết sản xuất hàng xuất khẩu và tiêu dùng trong nớc

- Hợp tác, liên doanh liên kết mở cửa hàng làm đại lý giới thiệu, tiêu thụ sản phẩm của công ty và sản phẩm liên doanh với các tổ chức kinh tế trong ngoài nớc.

1.2.2/ Nhiệm vụ:

Là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp nhà nớc do UBND thành phố Hà Nội quản lý, có t cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tài sản riêng, nhiệm vụ của công ty là:

- Tổ chức và hoàn thiện bộ máy của công ty - Bảo toàn và phát triển vốn nhà nớc giao - Nộp ngân sách nhà nớc và địa phơng

- Thực hiện chế độ thu chi, hoá đơn, chứng từ theo chế độ hạch toán của nhà n-ớc

- Chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện đúng đờng lối chính sách bảo vệ tài nguyên môi trờng

1.3) Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổnghợp Hà Nội

Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng, ban lãnh đạo công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội xác định là phải xây dựng một mô hình quản lý gọn nhẹ nhng phải có hiệu lực, phục vụ tốt cho chiến lợc kinh doanh, đáp ứng yêu cầu mở rộng thị trờng cũng nh tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên của công ty phát huy đợc hết năng lực để giúp cho công ty ngày càng phát triển Theo đó, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình sau

*Bảng 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

- Ban giám đốc: gồm một giám đốc và hai phó giám đốc

+ Giám đốc: là ngời lãnh đạo cao nhất trong công ty, điều hành chung toàn bộ

hoạt động của công ty thông qua các phó giám đốc và các trởng phòng chức năng, đồng thời là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và cấp trênvề mọi hoạt động kinh doanh của công ty

+ Phó giám đốc là những ngời điều hành trực tiếp các cơ sở sản xuất gồm một

phó giám đốc phụ trách xí nghiệp may Thanh Trì, một phó giám đốc phụ trách xí nghiệp mũ xuất khẩu Các phó giám đốc chịu trách nhiệm trớc giám đốc về hiệu quả kinh doanh của xí nghiệp mình phụ trách Các phó giám đốc chỉ đợc trực tiếp ký hợp đồng khi có sự uỷ quyền của giám đốc.

- Phòng tổ chức hành chính: là phòng có chức năng tổ chức hành chính quản

trị, tổ chức cán bộ lao động và tiền lơng, đồng thời kết hợp với các phòng chức năng nhằm hoàn thành công tác xuất nhập khẩu Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ chủ yếu là quản lý tài sản, mua sắm trang thiết bị, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên… của

- Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ lập, theo dõi và kiểm tra sổ sách kế

toán… củamột cách hợp lệ, theo đúng chế độ và luật pháp do nhà nớc ban hành, quản lý tốt các hoạt động tín dụng tiền tệ, đáp ứng đủ, kịp thời nhu cầu về vốn cho sản xuất kinh doanh; đồng thời chịu trách nhiệmvề tình hình thu chi tài chính cũng nh việc cung cấp chính xác các thông tin tài chính cho giám đốc

- Phòng kế hoạch đầu t và tài chính: có nhiệm vụ lập các kế hoạch tổng thể

trình giám đốc cùng các phòng ban khác của công ty xem xét ra quyết định kinh doanh Đồng thời đảm nhận hoạt động đầu t trong nội bộ doanh nghiệp cũng nh đầu t của doanh nghiệp ra bên ngoài Ngoài ra phòng kế hoạch đầu t và tài chính còn đảm bảo cung cấp đầy đủ và đều đặn các nguồn vốn cho các đơn vị của công ty nh đi vay hoặc huy động vốn nhàn rỗi từ các nguồn bên trong hoặc bên ngoài công ty

- Phòng đối ngoại: giải quyết các vấn đề về giao dịch, đàm phán với đối tác

cũng nh việc tìm kiếm, khảo sát, thăm dò thị trờng, cung cấp thông tin thơng mại cho giám đốc, trên cơ sở đó giám đốc sẽ đa ra quyết định cuối cùng.

- Phòng xuất nhập khẩu: Hiện nay công ty có 6 phòng xuất nhập khẩu, mỗi

phòng phụ trách nghiên cứu nhu cầu thị trờng, tiếp thị giới thiệu sản phẩm và kinh doanh một nhóm mặt hàng, đảm bảo chuyên môn hoá ngay trong hoạt động xuất nhập khẩu, huy động tối đa năng lực làm việc của cán bộ kinh doanh trong công ty

- Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: Có nhiệm vụ khai thác và tiêu thụ

sản phẩm ở các tỉnh phía Nam và hoạt động theo cơ chế hạch toán kinh doanh độc lập Tuy nhiên nguồn vốn hoạt động sản xuất kinh doanh do công ty cấp

- Các xí nghiệp thành viên: Công ty có hai xí nghiệp thành viên là Xí nghiệp

may Thanh Trì và Xí nghiệp mũ xuất khẩu chủ yếu phục vụ cho hoạt động xuất khẩu của công ty Hai xí nghiệp này đồng thời có bộ máy quản lý riên, thực hiện chế độ hạch toán nội bộ, hoạt động vừa độc lập, có thể trực tiếp xuất khẩu sản phẩm ra nớc ngoài, vừa ràng buộc với hoạt động của toàn công ty.

1.4) Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty:

Là công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp, công ty vừa trực tiếp sản xuất một số mặt hàng, vừa chủ động tìm nguồn hàng để xuất khẩu sang thị trờng các nớc Đồng thời công ty cũng rất năng động nghiên cứu thị trờng, nhập khẩu từ nớc ngoài các mặt hàng phục vụ cho sản xuất cũng nh tiêu dùng trong nớc Do đó, lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là xuất khẩu và nhập khẩu

Về xuất khẩu, công ty hiện nay đã xuất khẩu sang hơn 40 nớc trên thế giới với các sản phẩm có chất lợng cao, mẫu mã và màu sắc đa dạng, giá cả hợp lý và cạnh tranh nh hàng thủ công mỹ nghệ, nông lâm sản, hàng may mặc,… của Bên cạnh khả năng xuất khẩu, công ty còn tham gia vào hoạt động nhập khẩu với các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu gồm: sắt tấm, sắt nguyên liệu dùng cho sản xuất, hàng tiêu dùng nh mỹ phẩm,… của

Phơng thức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo kiểu công nghiệp hoá hớng về xuất khẩu, thực hiện phân công lao động và chuyên môn hoá cao Bất cứ phòng xuất nhập khẩu nào đợc lập ra cũng xuất phát từ yêu cầu công việc và hiệu quả kinh tế, đợc đặt trong mối tơng quan chung với toàn bộ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của công ty.

Từ khi thành lập đến nay, công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đã không ngừng phát triển về mọi mặt Tuy gặp nhiều khó khăn nhng doanh nghiệp vẫn làm ăn có lãi và thực hiện đây đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc Một trong những nguyên nhân dẫn đến kết quả này là nhờ công ty đã thờng xuyên đổi mới và hoàn thiện công tác quản lý kinh doanh theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc Đối với một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong nền kinh tế thị trờng thì vấn đề Maketing rất đợc công ty coi trọng Bên cạnh đó, với mục đích duy trì và đẩy mạnh nhịp độ tăng trởng của hoạt động xuất nhập khẩu, công ty rất chú trọng đến công tác khai thác mở rộng thị trờng Nhờ đó, đến nay, công ty đã thiết lập đợc mối quan hệ kinh doanh xuất nhập khẩu với nhiều nớc trên thế giới, trong đó đã tham gia thị trờng xuất khẩu với 38 nớc, thị trờng nhập khẩu với 26 nớc Ngoài ra, công ty còn có đội ngũ cộng tác viên rộng khắp, biết kết hợp chặt chẽ với Bộ thơng mại và các đại diện, các thơng vụ, sứ quán Việt Nam ở nớc ngoài để khai thác thông tin và mở rộng thị trờng.

Về cơ sở vật chất kỹ thuật, cho đến cuối năm 2003 công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đã có một mạng lới các phòng giao dịch đợc trang bị hiện tại cùng một số các phơng tiện vận chuyển hàng hoá, kho tàng và 2 xí nghiệp sản xuất là:

- Xí nghiệp may Thanh Trì: đợc thành lập năm 1993 và hiện nay đã đợc cấp chứng chỉ ISO 9002 Xí nghiệp này có 4 phân xởng thêu, 13 dây chuyền may với 1000 máy là hơi và hơn 20 đầu máy Tajima đợc điều khiển bằng máy vi tính Xí nghiệp may Thanh Trì có công suất là 600.000 áo Jacket hoặc 2 triệu áo sơmi/năm cùng1200 công nhân.

- Xí nghiệp mũ xuất khẩu: thành lập năm 1996, là xí nghiệp hợp tác với Hàn Quốc với chức năng gia công toàn bộ sản phẩm cho Hàn Quốc Xí nghiệp mũ có 480 máy các loại, trong đó có 5 máy thêu điều khiển bằng máy vi tính, 20 đầu máy và các thiết bị khác chuyên phục vụ cho may công nghiệp và sản xuất mũ Xí nghiệp hiện có 700 công nhân và công suất là5 triệu mũ các loại/ năm.

Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu mở rộng kinh doanh, công ty đã trích một phần lợi nhuận của các năm bổ sung vào số vốn của mình, đa tổng số vốn lên xuất nhập khẩu có uy tín trên thị trờng với những kết quả kinh doanh ngày càng đợc nâng cao, năm sau cao hơn năm trớc.

Phần 2:

Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán ởcông ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

2.1) Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

Đối với mỗi doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm tổ chức kinh doanh, điều kiện của doanh nghiệp mà lựa chọn một hình thức tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội hoạt động với quy mô vừa trên địa bàn rộng, lại có 2 đơn vị phụ thuộc và một chi nhánh hạch toán báo sổ, nên công ty đã lựa chọn hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán Theo đó, bộ máy kế toán của công ty bao gồm: Phòng kế toán tại văn phòng công ty, tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, tại xí nghiệp may Thanh Trì và Xí nghiệp mũ xuất khẩu.

+ Phòng kế toán tại công ty có nhiệm vụ vừa xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phân cấp cho các đơn vị cơ sở, vừa tính toán, tổng hợp số liệu cuối kỳ của toàn công ty để lập báo cáo tài chính cho giám đốc công ty và gửi báo cáo các hoạt động thu chi tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty tới các cấp thẩm quyền theo quy định.

+ Bộ phận kế toán ở đơn vị phụ thuộc sẽ thực hiện công tác kế toán tơng đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị phân cấp hạch toán, cuối kỳ gửi báo cáo kế toán về phòng kế toán công ty.

+ Bộ phận kế toán tại chi nhánh của công ty báo sổ theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh của mình nhng chỉ ở mc độ tơng đối Cuối quý báo cáo quyết toán về công ty, chứng từ gốc nằm tại đơn vị.

Tại công ty, bộ máy kế toán có nhiệm vụ giúp giám đốc kiểm tra, quản lý chỉ đạo các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty và các đơn vị cơ sở; quản lý, tính toán về hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn, kiểm tra việc bảo vệ và sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn, giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nớc còn tồn đọng.

Bộ máy kế toán tại văn phòng công ty gồm có 7 ngời, trong đó mỗi ngời thực hiện một nhiệm vụ nhất định.

- Kế toán trởng: là ngời phụ trách, quản lý chung tất cả các vấn đề phát sinh thuộc phòng kế toán Kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính theo từng kỳ hạch toán, điều hành phòng kế toán.

- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi các tài khoản công nợ, tổng hợp số liệu kế toán, định kỳ lập các báo cáo tài chính.

- Kế toán tiền mặt: phụ trách tài khoản tiền mặt và tài khoản công cụ dụng cụ, theo dõi về lơng, BHXH,… của Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, hoá đơn để viết phiếu thu chi.

- Kế toán ngân hàng: theo dõi các tài khoản ngân hàng và tài khoản ký quỹ, phụ

- Kế toán tiền vay: có nhiệm vụ làm thủ tục vay, trả nợ; trích hao mòn TSCĐ; theo dõi các tài khoản chi phí 641, 642 để phân chia cho từng bộ phận.

- Kế toán hàng hoá: theo dõi nhập kho, xuất kho hàng hoá, doanh thu, giá vốn;

Phòng kế toán công ty có nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi các hoạt động kinh doanh của các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tại văn phòng công ty Vì vậy việc hạch toán sẽ theo mô hình của doanh nghiệp thong mại Hệ thống chứng từ của công ty tuân thủ theo mẫu chứng từ do nhà nớc ban hành, ngoài ra còn dựa trên các chứng từ gốc tùy theo từng nghiệp vụ phát sinh do đặc thù của hoạt động kinh doanh thơng mại xuất nhập khẩu Nh vậy, ngoài các chứng từ thông thờng theo luật định nh: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT,… của công ty còn dựa trên các loại chứng từ khác để làm căn cứ hạch toán nh: Hợp đồng mua bán hàng hoá, Hợp đồng xuất nhập khẩu, Tờ khai hải quan, Giấy báo Nợ,Giấy báo Có,… của

 Luân chuyển chứng từ:

Quy trình luân chuyển chứng từ ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội chủ yếu là tập trung vào 2 loại sau:

- Các chứng từ liên quan đến tiền: (1) Bộ phận sử dụng viết giấy đề

- Các chứng từ về hàng hoá, doanh thu

(1) Các bộ phận kinh doanh viết phiếu nhập kho, hoá đơn, hợp đồng,… của chuyển

(4) Kế toán phụ trách trực tiếp

2.3) Tổ chức hệ thống tài khoản ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

Do đặc điểm là doanh nghiệp kinh doanh thơng mại xuất nhập khẩu nên công ty dã sử dụng hệ thống tài khoản đợc xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản theo quyết định 1141/TC/CĐKT do Bộ tài chính ban hành năm1995, tuy nhiên đãđợc vận dụng sao cho phù hợp với điều kiện của công ty.

Theo đó, các tài khoản sẽ đợc xây dựng chi tiết theo yêu cầu quản lý cũng nh đặc điểm kinh kinh doanh của công ty Ví dụ nh các tài khoản tiền mặt, tiền gửi, tài khoản hàng tồn kho, các tài khoản phải thu, phải trả,… của Đặc biệt, do công ty có 6 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tham gia trực tiếp các hoạt kinh doanh nên các tài khoản doanh thu, chi phí thờng sẽ đợc chi tiết tới từng phòng để có thể dễ dàng theo dõi kết quả kinh doanh của từng phòng Ngoài ra, do yêu cầu quản lý nên một số tài khoản còn có thể chi tiết theo loại hình kinh doanh xuất khầu hay nhập khầu

Sau đây là một số nguyên tắc xây dựng các tài khoản chi tiết cho một số tài khoản thờng sử dụng trong công ty:

Tài khoản này đợc chi tiết theo nguyên tắc sau;

+ Cấp 1: chi tiết theo tiền Việt Nam hay ngoại tệ TK 112.1 – Tiền VN gửi ngân hàng

TK 112.2 – Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ

+ Cấp 2: chi tiết theo từng ngân hàng mà công ty mở tài khoản TK 112.21 – Tiền ngoại tệ tại Vietcombank Hà Nội

TK 112.22 – Tiền ngoại tệ tại Techcombank

TK 112.23 – Tiền ngoại tệ tại NH Công thơng Ba Đình TK 112.24 – Tiền ngoại tệ tại HSBC

TK 112.25 – Tiền ngoại tệ tại VCBTW

TK 112.26 – Tiền ngoại tệ tại NH Đầu t & phát triển Hà Nội + Cấp 3: chi tiết theo từng loại tiền ngoại tệ

TK 112.211 – Dolar Mỹ tại Vietcombank Hà Nội TK 112.212 – Euro tại Vietcombank HN

TK 112.213 – USD quản lý giữ hộ tại Vietcombank HN TK 112.214 – Tiền JPY tại Vietcombank HN

+ Cấp 1: chi tiết theo từng phòng kinh doanh + Cấp 2: chi tiết theo từng khách hàng

Ví dụ:

TK131 – Phải thu của khách hàng

TK 131.1 – Phải thu của phòng nhập khẩu TK 131.101 _ TYHAKO Co.Ltd

TK 131.102 _ Công ty TNHH Phơng Đông

Đối với loại TK ngoài bảng, ở công ty chỉ sử dụng duy nhất một tài khoản là

TK 009 – Nguồn vốn khấu hao cơ bản Việc ghi chép TK này giống nh chế độ

quy định.

* Bảng 4 :

Danh mục các tài khoản đợc sử dụng

Tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

Số hiệu TK

Tên tài khoản

Loại 1: tài sản lu độngLoại 2 : tài sản cố định111 Tiền mặt 211 Tài sản cố định hữu hình

111.1Tiền việt nam211.2Nhà cửa , vật kiến trúc111.2Ngoại tệ211.3Máy móc , thiết bị

112 Tiền gửi ngân hàng211.4Phơng tiện vận tải , truyền dẫn112.1Tiền việt nam211.5Thiết bị , dụng cụ quản lý112.2Ngoại tệ211.6Cây lâu năm, súc vât làm việc

113 Tiền đang chuyển211.8Tài sản cố định hữu hình khác

131 Phải thu của khách hàng 214 Hao mòn TSCĐ

133 Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ214.1Hao mòn TSCĐ hữu hình133.1VAT đợc khấu trừ của HH, DV 222 Góp vốn liên doanh133.2VAT đợc khấu trừ của TSCĐ 241 Xây dựng cơ bản dở dang

136 Phải thu nội bộ 244 Ký cợc , ký quỹ dài hạn136.1Vốn KD ở các đơn vị trực thuộc Loại 3 : nợ phải trả

136.8Phải thu nội bộ khác 311 Vay ngắn hạn

138 Phải thu khác 315 Nợ dài hạn đến hạn trả138.1Tài sản thiếu chờ xử lý 331 Phải trả cho ngời bán

138.8Phải thu khác 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc

139 Dự phòng phải thu khó đòi333.1Thuế giá trị gia tăng

142 Chi phí trả trớc333.12 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu142.1Chi phí trả trớc333.2Thuế tiêu thụ đặc biệt

142.2Chi phí chờ kết chuyển333.3Thuế xuất , nhập khẩu

144Thế chấp,ký cợc, ký quỹngắn hạn 333.4Thuế thu nhập doanh nghiệp

154 CPSX kinh doanh dở dang333.5Thu trên vốn

155 Thành phẩm333.6Thuế tài nguyên

156 Hàng hoá333.7Thuế nhà đất , tiền thuê đất156.1Giá mua hàng hoá333.8Các loại thuế khác

156.2Chi phí thu mua hàng hoá333.9Phí , lệ phí và các khoản phải nộp khác

159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 334 Phải trả công nhân viên

Loai4: nguồn vốn chủ sở hữu 335 Chi phí phải trả

411 Nguồn vốn kinh doanh 336 Phải trả nội bộ

412 Chênh lệch đánh giá lại tài sẩn 338 Phải trả , phải nộp khác

413 Chênh lệch tỷ giá338.1Tài sản thừa chờ giải quyết

414 Quỹ đầu t phát triển338.2Kinh phí công đoàn

415 Quỹ dự phòng tài chính338.3Bảo hiểm xã hội

416 Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm 338.4Bảo hiểm y tế

421 Lọi nhuận cha phân phối338.7Doanh thu cha thực hiện421.1Lợi nhuận năm trớc338.8Phải trả , phải nộp khác421.2Lợi nhuận năm nay 341 Vay dài hạn

431 Quỹ khen thởng , phúc lợi 342 Nợ dài hạn

431.1Quỹ khen thởng Loại 5: doanh thu

Số hiệu TK

Tên tài khoản

431.2Quỹ phúc lợi 511 Doanh thu

431.3Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 515 DT hoạt động tài chính

441 Nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản 521 Chiết khấu thơng mại

451 Quỹ quản lý của cấp trên 531 Hàng bán bị trả lại

532 Giảm giá hàng bán

Loại 6: chi phí sxkdLoại 7: thu nhập hoạt động khác

632 Giá vốn hàng bán 711 Thu nhập khác

635 Chi phí hoạt động tài chính

641 Chi phí bán hàng Loại 8 : chi phí hoạt động khác

641.1Chi phí nhân viên 811 Chi phí khác641.2CP vật liệu bao bì

641.3CP dụng cụ , đồ dùng Loại 9 : xác định kết quả kinh doanh

641.4CP khấu hao TSCĐ 911 Xác định kết quả kinh doanh641.5CP bảo hành

641.7CP dịch vụ mua ngoài Loại 0 : tài khoản ngoài bảng CĐKT

641.8CP bằng tiền khác 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản441.9CP tại XN, CN & thởng kim ngạch

642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

2.4) Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội:

2.4.1/ Hình thức sổ kế toán đợc áp dụng ở công ty:

Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội sử dụng hình thức sổ “Chứng từ – Ghi sổ” để tổ chức hạch toán và đợc thực hiện ghi chép trên máy vi tính.

Theo hình thức “Chứng từ – Ghi sổ”, chứng từ gốc đợc phân loại theo từng loại nghiệp vụ kinh tế Sổ sách trong hình thức này bao gồm các loại:

+ Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp và đợc mở riêng cho từng tài khoản

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.

+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp cha

Chchú Chú thích :

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối kỳ

: Kiểm tra, đối chiếu.